第一篇:如何写好监理公文
如何写好监理公文
作为工程建设项目中的重要参与方,工程监理单位受建设单位委托,根据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同,对建设工程质量、进度、造价进行控制,对合同、信息进行管理,对工程建设相关方的关系进行协调,并履行建设工程安全生产管理法定职责。在其管理、协调、履职尽责过程中,会形成一定数量的公文,其中部分公文将作为工程监理资料的一部分,形成建设工程监理档案资料。监理公文的写作水平,可以直接体现监理工程师的技术水平、职业素养。水平较高的监理公文,格式正确、内容表述清晰、有理有据,能够对协调、管理的事项起到良好的推动作用。一个工程项目的整体监理公文的写作水平,更是项目监理机构履职尽责的能力和监理工作成效的充分展示。
但是在现实工作中,大多数项目的总监理工程师都会感觉到:既能在施工现场发现问题、提出问题,又能将其形成书面语言,发出书面指令的监理工程师相对较少;能够对外行文,写出内容完整、言简意赅、格式规范的公文的监理工程师更少。面对现实,笔者认为通过探讨监理公文的写作技巧,加强岗前培训和内部培训,促使现场监理工程师在此方面有所领悟、有所提高,是一条比较现实的途径。下面,笔者就长期的监理工作过程中总结摸索出的一些规律,在此抛砖引玉,欢迎大家交流探讨、批评指正。1 监理公文的主要类别
监理公文的主要类别包括监理规划、监理实施细则;月报、周报、会议纪要;监理通知、工作联系单;监理日记、监理日志、旁站记录;监理报告、监理工作总结、工程质量评估报告、汇报材料、PPT汇报材料;函。
其他如开工令、复工令、工程暂停令和工程款支付证书等在GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》中规定有专用表式,只要总监理工程师按要求认真填写即可,不需要监理工程师起草或参与编写,因此在本文中不一一详述。监理公文应遵守的基本写作规律
监理公文一般应采用议论文的文体,从内容的逻辑关系来分析,采用“总论—分论—总论”式论述结构,或者说“提出问题—分析问题—结论”这样的三段论比较适宜。当然,监理规划、监理实施细则有比较成熟的格式,监理日记、监理日志也有具体的要求,不必拘泥于议论文的结构形式。
监理公文行文要求结构严谨、自然、清晰。正文一般分开篇、主体、结尾三部分,开篇要明意,简述发文依据和理由或者目的、结论;主体表述主要内容,把情况、问题、要求阐述清楚,内容较多的,可分段写,或用序数表明项目,要讲条理,注重逻辑关系,同类事情归集在一起;结尾或请求批复,或要求执行,或提出希望,首尾呼应,结束全文。如有必要,还可附件、附表、附照片。监理公文必须使用规范的书面语言,特别是要使用专业术语,例如“电缆敷设”、“模板拆除”、“见证取样”等。不得使用口语、方言或俗语,例如:有些监理工程师图省事常常将“浇筑混凝土”或“浇灌混凝土”写作“打灰”,是不符合书面语言的要求的。
监理公文在遣词造句方面必须字斟句酌,例如“宜”、“应”、“需”、“必须”等词语就必须仔细区分其用法。监理公文必须做到字、词、句准确通顺,主语、谓语、宾语完整,单句、复句分清,段落、层次分明,标点符号使用无误。特别要注意不出现错别字,例如:“为”经常被写作“未”,“部”经常被写作“不”,导致语意改变,这种现象主要是写作人员用拼音打字后未认真检查出现的错误。有些人对“既”和“即”的意义分辨不清,需要加强学习,提高对语言文字的驾驭能力。
监理公文的语言风格应是高度概括,简洁凝炼、严肃认真、不说废话。公文写作不同于文学创作,只要能将问题或观点说明即可,不必长篇大论或引发联想、感慨。要注重事实、注重数据、注重依据,分析要客观、符合实际情况,就事论事,一般不使用形容词,不添加感情色彩,特别要注意不得进行人身攻击。例如有的监理日志中有这样的语句“监理人员指出后,某某不但不听,反而继续违章作业,真是让人气愤!”这样的写法颇为不妥。
监理公文写作完成后应认真检查:文体是否得当;内容是否切题并符合法律、法规、规范的要求;材料是否具体、真实;行文是否合乎语法和逻辑;文字和标点符号、序号是否规范;标题、主抄送单位、附件等是否存在问题;对于不同的级别关系、行文方向,语气是否恰当;发文编号是否编排合理;排版是否美观大方;是否按规范使用印章。一般情况下,总监都应对项目监理机构的对外发文进行检查把关。
监理公文最低的目的是要做到让阅览者明白作者表述的事件和观点,明白作者的意图,并且不产生歧义。
监理公文一般有一定的时效性,特别是涉及到安全隐患的监理通知、工作联系单等有明显时间要求的公文,如果超过时限,就会耽误工作,甚至造成损失。因此,写作必须及时、审定和发文必须迅速,以保证公文尽快处理、尽快传递。各类监理公文的写作要点 3.1 监理规划、监理实施细则
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》中,对监理规划和监理实施细则的作用、编制程序和原则、编制依据、主要内容都有详细的规定,各家监理单位也都有成熟的范本。在编制过程中注意不要生搬硬套,要针对工程特点、难点进行取舍,所依据的国家规范、地方标准必须是本工程所适用的最新版。在监理工作实施过程中,如实际情况或条件发生较大变化,需要及时调整、修改、补充,否则就起不到对监理工作的正确指导作用。3.2 月报、周报、会议纪要
监理月报是项目监理机构每月向建设单位提交的建设工程监理工作及建设工程实施情况分析总结报告。主要内容包括:本月工程实施情况;本月监理工作情况;本月施工中存在的问题及处理情况;下月监理工作重点。监理月报重在形象进度、施工质量、安全文明施工的情况综述和分析判断,还应辅以分析图表和现场照片、监理工程师工作照片等,给阅览者以直观的印象。写作时要注意不要漏项,每一项都要突出中心思想。
由于监理月报的形成周期较长,有的建设单位要求项目监理机构每周编写监理周报,其写作方法可参照监理月报。
会议纪要特别应注意不要写成会议纪录,对每位发言者的观点要进行提炼总结,对同类问题或同一问题要归类汇总,使得全文条理清晰。会议纪要应有开篇和结尾,并附参会人员的签到表,以资佐证。
3.3 监理通知、工作联系单
监理通知是针对施工单位在施工过程中出现的安全事故隐患、不符合设计要求、不符合施工技术标准、不符合合同约定的情况、使用不合格的材料、构配件和设备等行为,提出纠正施工单位在工程安全、质量、进度、造价等方面的违规、违章行为的指令和要求。
工作联系单主要用来进行项目监理机构与工程建设相关方之间的日常书面工作联系,内容包括:告知、督促、建议等事项。
监理通知、工作联系单一般情况下都要注意时效性(某些告知、建议等事项的工作联系单无须特别注意时效性),监理工程师发现问题后,要根据具体情况,评估其轻重缓急,对于重大、紧急、可能会产生严重后果的事故苗头要及时果断下达口头指令,拍照取证,并在最短时间内发出书面指令。
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》对监理通知、工作联系单规定了相应的表格形式,写作时应遵守。
书写“事由”时需要提炼文章内容的精华,用一句话将所要传达的事项表述清楚。每一份监理通知最好不要重名,便于监理资料的收集整理归档工作。
要坚持一文一事的原则,每份监理通知、工作联系单只写某个事项,既可突出重点,又能方便施工单位下发不同的部门进行整改和回复。
要写明具体的轴线、标高、部位和工序,例如:“D-E/15-16轴,二层顶板(标高9.85 m~10.15 m)混凝土浇筑”。
多引用现场量测、统计的具体数据,例如“现场量测5个点,钢筋保护层厚度分别为33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。
要写明依据的规范、条文或图号。
要限定整改时限和复查时间,否则施工单位一般都要拖延。4 监理日记、监理日志、旁站记录
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》中对监理日志的定义是:项目监理机构每日对建设工程监理工作及建设工程实施情况所做的记录,并对记载的内容进行了详细规定。个人记载的监理日记也可参照这些规定每日记录。旁站记录也有专用的表格形式。
目前,存在于监理日记、监理日志和旁站记录中的主要通病是记录不连续、字迹潦草、用语不规范、内容笼统、发现的问题没有整改闭合等,总监理工程师必须定期检查,及时指出存在的问题,指导监理工程师和监理员提高记录水平。监理报告、监理工作总结、工程质量评估报告、汇报材料、PPT汇报材料
GB/T 50319-2013《建设工程监理规范》中规定了监理报告、监理工作总结、质量事故书面报告、工程质量评估报告的表式或主要内容,写作者应遵照监理公文的基本写作规律,全面、客观描述或分析,每一段落中心要明晰。起草完成后应反复修改或交叉修改,项目总监理工程师应亲自审批定稿。
有时,根据工作安排,建设主管部门、建设单位或监理单位要求项目监理机构进行工作汇报,总监理工程师就需组织撰写汇报材料或编制PPT汇报材料。PPT汇报材料应做到内容简洁明了、条理清晰、图文并茂,所用字体应适当放大,页面过渡应平缓,便于观看。6 函
函是不相隶属机关之间相互洽商工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文,是一种平行文种。监理工作中较为多见的是向周边施工、监理、建设等单位发函。
函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属机关之间的行文,都要注意语气平和有礼,至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。7 结 语
监理公文的写作质量,是关乎项目监理机构正常运转的一个重要方面,总监理工程师必须对此高度重视,通过培训,通过对监理工程师起草的公文的讨论、审核,详加推敲,以理服人,才能产生对施工单位督促和管理的良性推动作用,才能让建设单位、上级主管单位对项目监理机构产生信赖,反之,则会产生负面影响,降低监理工程师的威信,对后续工作产生不良影响。
从宏观的角度看,本文探讨的写作技巧仅仅是“术”,监理工程师个人的职业素养、专业技能才是“道”,只有加强“道”的修炼,不断提高职业素养、专业技能,才能从根本上提高写作技能,才能源源不断地生产出高质量的监理公文,对监理工作产生良性推动作用。
第二篇:总监如何主持好监理例会
浅谈总监如何主持好监理例会
在工程项目监理的过程中,监理例会是一种定期召开的工地会议,是项目监理机构管理好工程项目的重要手段之一。监理例会开得好与坏,反映出项目总监理工程师(以下简称“总监”)的管理水平和工作能力:项目总监能力强的工程项目,监理例会开得简要、主题明确、很有实效,参建单位人员均能准时到会并积极参与;项目总监能力弱的工程项目,监理例会开得拖沓、主题不明确、没有效果,参建单位人员到会迟到、早退的现象经常发生。因此,如何主持好监理例会是项目总监工作中的一项重要的课题,值得大家认真探讨。笔者根据多年来从事项目总监的实践经验,谈一下个人体会。制定监理例会各参会方必须遵守的规则
监理例会是项目监理机构管理好工程的一项重要的手段。在第一次工地会议上,必须就如下内容进行协商并达成一致:监理例会召开的时间周期、各参建方参会人员、汇报材料的内容要求;参会人员必须准时参加,对迟到人员进行处罚;对有事不能到会的人员,必须事先向项目总监请假并委派能承担责任的负责人参加会议;会议时间一般不超过2 h;会议上发言的语言以普通话为准,参会单位要选定一位主要发言人,其他人员可以进行必要且简短的补充。这就要求各参会单位在会议上提交的问题应在会前得到统一,决不允许同一参会单位有多人意见不一的表述。明确监理例会的内容
由于各参会方所提出的问题涉及面较广,一次例会不可能解决所有问题。因此,总监有必要明确例会的内容,可起到集中主题的作用。
(1)参会单位汇报上次监理例会已议定要求各单位落实事项的情况,对未能完成的要说明原因及确定最终完成的时间界限。(2)检查工程项目各单位施工进度的完成情况;对比进度计划,对滞后的施工进度进行具体分析:是否处于关键线路上、对后续工序影响,采取必要措施,制定出进行赶工的方案。
(3)检查工程质量控制运行的情况,对质量偏差进行分析,查找根源并制定有效和切实可行的措施进行整改,以确保质量符合强制性标准、设计文件和验收规范的要求。
(4)检查工程安全生产、文明施工的状况,对不按规定要求进行安全生产和文明施工的单位,采用现场直播图片的方法指出存在的问题,以加深参会人员的印象,使不安全生产、不文明施工的现象得到纠正,(5)检查工程施工方案及专项施工方案的编制和执行情况;做好专项方案施工前的专家论证和技术交底工作,做好方案施工过程中的督促工作和方案实施后的检查验收工作。
(6)检查工程材料、周转材料和设备机具的投入情况;对不及时采购进场而影响工序施工的,要求分析产生的原因。
(7)检查总包单位与分包单位工序间的配合问题,检查是否存在影响施工场地和作业面的问题。
(8)解决其他需要协调的问题。明确不在监理例会上讨论而需要单独召开专题会议的内容
涉及到工程进度、费用增减等比较敏感的问题,往往各方有较大的争议,难以在短时间内解决,所以要设立专题例会,避免在监理例会上陷于被动。
(1)涉及到设计变更联系单的签证:由于变更联系单可能涉及到工程进度的安排、技术方案的变更、工序的调整、工程进度时间的增减和工程费用的增减等,需要各方认真准备资料,进行现场计量等工作;然后还要经过多次协商,方可达成一致意见。
(2)涉及工程量计量和工程款支付签证:由于涉及已完工工程质量验收合格、工程量计量规则以及施工合同等方面的内容,应认真对待;在多方协商后方可达成一致意见。
(3)涉及替换施工方案、施工验收标准、调整关键线路上的施工工序;涉及到分包单位、甲供材料进场时间的调整。
(4)更换关键岗位工作人员,由于涉及到施工合同中班组成员考核标准,应以合同为依据,严格按程序办理;不应在会议上以口头的形式进行汇报提出。做好监理例会前的资料准备工作
为了开好监理例会,项目总监首先要对例会周期内的工程施工情况进行了解和必要的总结;必要时项目监理部内部开一次短会,听取各监理人员的意见和建议,以统一监理部的意见。对存在的问题分析,找出问题存在的原因。
(1)了解上次会议已议定需要落实整改的结果,对未落实解决的问题要查找根源。(2)收集监理例会周期内各单位工程施工进度数据,与施工进度计划进行对比分析,以获取工程实际进度与计划工期之间的偏差;分析产生偏差的原因及对后续工序的影响,找出调整进度计划的切实可行措施。
(3)对例会周期内监理现场质量检查中发现的问题进行分析,找出影响质量的原因并就其根源采取解决的措施。
(4)对例会周期内监理现场安全生产和文明施工检查中发现的不安全、不文明、不严格按专项方案进行施工的现象,进行现场拍照取证并制作图片;对图片上内容违反哪条安全生产管理条例进行说明并指出正确的安全生产方法。
(5)对总包单位与分包单位之间、总包单位各班组之间、不同标段之间的工序施工、场地作业面、道路运输及成品保护等产生的矛盾,要了解其前因后果,从现场实际出发,确定协调的立场和原则。
(6)对周转材料的使用情况进行检查;对不符合要求的模板等材料,要求施工单位及时更换;根据施工定额分析其周转材料的使用次数。
(7)对例会周期内的建设行政主管部门下发的通知、文件和有关建设单位的通知精神,总监要认真学习,领会其精神;并在会议上抓住精髓,简要转达。组织好监理例会,总监对会议起正确的导向引领作用
在监理例会开始时,总监可以简要回顾会议周期内各项工作开展的情况、上次例会决议的落实情况以及提出问题的整改情况。之后,由各参建单位(施工总包单位、分包单位、建设单位)发言,主要围绕着施工进度、质量、周转材料、劳动力安排、材料/构配件/设备进场计划、安全生产、文明施工等方面的内容进行汇报,以及需要监理协调解决的问题等。然后总监对各参会方汇报内容和需要协调的问题进行必要的点评,并就问题协调各方意见。特别要认真听取建设单位的意见和建议,对违反强制性条文、设计文件、验收规范、质量和安全管理条例的现象,要持明确的态度加以制止。
总监主持监理例会,要把握好会议的走向,要掌握和运用主持会议的权力,控制好会议的节奏和方向。对出现“跑题”和“偏题”的,总监要及时提醒并巧妙地拉到总监原来设定的会议议题上来。对一时难以达成一致意见的问题,可以暂时搁置,不要纠缠不休。可告诉各方,该问题待各方补充证据后,监理将单独召开专项会议来协调解决。对各参会方汇报的时间进行掌控,总监要适当对发言人进行提醒或制止,以提高会议议题的集中度和会议效率。
在会议最后,总监要进行总结性发言,对本次会议协商、一致的问题形成会议决议。在决议中要明确各方完成任务的时间;对尚未形成统一意见的问题,总监要根据自己的工程实践经验进一步评判;对一些原则性的问题,总监应该要有明确的立场和态度。对一些协商性的问题,应在例会纪要中加注,等以后重新安排专题会议时加以讨论解决。整个会议自始至终,总监的发言时间应该是最长的。总监应本着尊重事实、独立、客观、公正的原则来阐明自己的观点。既要从建设单位的观点来考虑问题,又要维护施工单位的正当合法权益,始终坚持公正、独立的立场,才能更好地树立总监的威信,获得所有参会单位人员的尊重和好评。做好会议记录,及时整理发放会议纪要
在监理例会上,总监要指定专人记录会议内容;同时强调,总监本人也应该记录好会议内容。因为总监是整个例会的灵魂,对会议的阐述和参会人员的意见比其他任何人员理解的准确度更高,更能准确地记录各参会方的意见和要求。项目监理部其他参会人员也要做好记录,以便整理会议纪要时进行补充和校正,使记录尽可能地全面和翔实。同时监理参会人员记录也可以使各监理人员集中精力,认真听取别人的发言,寻找今后在工程监理中的重点监控措施。监理例会纪要由项目监理机构负责起草编写,要注意用词恰当、语句通顺、表达的意思清楚。经总监审查后送各参会单位进行审阅和修改。最终由总监审查并协调后定稿。项目监理部要及时打印成稿并发放给所有参会单位。参会单位较多时,项目监理部对分包单位可以不用其对纪要草稿进行审阅,但要在例会纪要后注明“如有不同意见,请在收到本监理例会纪要后的 3 d内以书面的形式上报监理项目部”。监理部收到不同意见后一定要十分重视,及时进行现场查找取证和拍照留存,项目总监要认真对待。如果反映情况属实,应在下次监理例会上予以说明,并写入下次监理例会纪要中。因为监理例会纪要是各方达成一致的会议纪要,可视为协议的补充,各方都必须遵照执行。只有认真写好监理例会纪要,才能减少日后的扯皮现象。加强重视会后的落实工作
监理例会的最终目的是为了落实会议决定的内容。监理例会纪要发出后,总监应重点抓好落实,要根据纪要内容在监理项目部内部进行分工,安排监理人员及时跟踪和督促各有关方按照纪要执行整改工作。总监要对纪要的落实情况进行检查;对未能及时落实的问题,要查找原因,找责任人谈话并协助解决。总监一定要有耐心,坚持原则、跟踪检查,直到落实为止。对久拖不能落实的问题,项目监理部可采取抄报各参建单位上级主管部门的办法,借助参建单位的安全技术管理部门的力量,来达到会议所提出的内容得到落实的结果。
总监保持这种持续的检查落实的工作作风,也会给参建单位形成压力,会起到更好的效果。只要监理认真履职和努力工作,建设单位就会欢迎并且支持监理的工作,施工单位也会理解并转而支持监理的工作。只有形成了各参建方良性互动的局面,才能把项目监理部的工作做好。
总之,项目总监如何主持好监理例会,是一个值得大家认真探讨的课题。笔者认为,主持好监理例会是与项目总监的工作经验、知识水平、工作态度和工作能力分不开的,是项目总监展现自己素质的综合体现。会议开得好与坏,同项目总监说话的语气和态度、对工程现场的熟悉掌握的程度、对合同协议文件的理解深度、对施工方案可操作性的了解深度以及是否有掌握全局的观念是分不开的。当然针对不同的工程、不同的参建单位、不同的施工合同,要采取不同的方法加以区别对待。
第三篇:公文写作要有好的文风
公文写作要有好的文风
公文写作是党政机关、社会团体、企事业单位通过制发文件来实施领导和管理的第一个环节,因此,力戒形式主义,树立良好文风极为重要。
好文章的标准千条万条,归根到底有一条,就是内容与形式的完美统一。任何事物,包括公文在内,都有自己的内容,也都有自己的形式,二者既互相联系,又互相制约,是辩证的统一。公文的内容决定公文的形式,公文的形式依赖于公文的内容。但是在一定条件下,公文的形式对内容又有反作用,形式适应于内容,就会使内容的表述清晰而流畅;反之,就会影响、甚至妨碍内容的正常表达。
在公文写作中,依据内容的需要选择恰当的表达形式,是十分必要的。但是,如果脱离内容而过分追求形式,就会滑向形式主义。因此,在写作过程中一定要注意区分必要的形式与形式主义。形式与形式主义,只有一步之遥,关键在于把握好尺度。偏离或脱离实际内容,仅在形式上做文章,或者把形式与内容割裂开来、对立起来,就会使形式成为“形式主义”。
公文写作中形式主义的突出表现,大致有以下几种:
一是哗众取宠,做表面文章。要么有意无意地高喊口号,将文章、讲话添枝加叶,短话长说,看似面面俱到,实则离题万里;要么牵强附会地夸大其词,歌功颂德,戴高帽子,堆砌数据,言不由衷,看似热热闹闹,实则中看不中用;要么不顾客观情况,弄虚作假,文过饰非,讲成绩头头是道,谈问题蜻蜓点水,看似认认真真,实则虚于应付。
二是空话套话连篇,言之无物。或照抄照搬,移花接木,千人一面,千部一腔,语言雷同,堆砌辞藻,生涩乏味,让人听不懂、看不懂。或不对具体问题进行具体分析,不触及实际情况,不回答群众关切的问题,不提出有针对性的措施,走马观花,粗枝大叶,云山雾罩,不知所云。
三是罗列现象,开中药铺。讲情况,谈问题,不是按照事物的内部联系来分类,也不去分析事物的本质、揭示事物的规律,而是按照事物的外部标志来分类,满足于一二三四的数字游戏,使用一大堆互不关联的概念,排列成一篇文章或一个报告。
四是老生常谈,毫无新意。讲话老一套,行文八股调,不研究新情况,不解决新问题,文字表达没有新角度、新材料,也缺乏富有个性、特色鲜明、生动活泼的语言,缺乏思想的火花,显得很陈旧、很沉闷,跟不上时代前进的步伐。
综上所述,其表现虽然不同,但思想上的根源却只有一个,就是文风不正。毛主席说过:“学风和文风也都是党的作风,都是党风。”党风决定着文风,文风体现出党风。文风不正也是党性不纯的表现,因此,克服公文写作中的形式主义,首先要纯洁党性,端正学风和文风。
克服公文写作中的形式主义,还要加强学习,提高素质,提高自身的理论政策水平,思想认
识水平,逻辑思维能力和文字表达能力。《论语》中有句名言,叫做“工欲善其事,必先利其器”。以上四种素质,就是我们必备的利器。常言道“磨刀不误砍柴工”,学习就好比磨刀,只有把刀磨快,把武器搞锋利,公文写作才能得心应手,避免形式主义。
一篇好的公文,一定是内容充实,言之有物的。这就要按照一切从实际出发、实事求是的原则,搞好调查研究,尽可能详细地占有第一手材料,并且将丰富的感性材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作,从中引出其固有的而不是臆造的规律性,也就是找出这些材料的内在联系。这样,我们才能恰到好处地运用这些材料,写出具有丰富充实的内容、深入浅出的论述、鲜明朴实的文风、生动活泼的语言的好文章。
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第四篇:公文写作应把握好的一些要素
军用公文写作应把握好“五种关系”
军队各级机关参谋人员撰写军用公文是一项经常性的重要工作,参谋人员要圆满完成这项任务,必须认识和掌握军用公文写作的一般规律,把握好“五种关系”。
一、把握好起草意图与首长意图相符合的关系
军用公文是军队各级首长行使指挥权力的重要手段,参谋人员受命撰写军用公文,其公文起草意图必须与首长意图相符合,不允许掺杂起草者个人意见,如此,才能保证军用公文的质量。参谋人员在写作中对首长的指示和要求,要清楚明白,不能似懂非懂;要全面把握,不能片面理解;要深刻领会,不能浅尝辄止。
首先参谋人员对公文的行文名义、目的、对象、内容、要求、时间等要素要做到心中有数,否则在办理文件过程中容易出现对首长意图的理解偏差;其次要善于把能够反映首长意图的讲话、指示、会议记录及相关文件,有机、完整地结合起来全面分析,对公文中所涉及的事项应着眼全局去考虑,而不是限制在一个局部狭小的范围就事论事,否则就容易断章取义、曲解首长指示精神,不能完全反映首长意图;第三对公文中所涉及事项的关键环节,如原则、方针、核心内容等一定要严格按党委决定、首长交待的指示精神去拟制文件,客观公正地做出科学判断,从而符合实际地制定政策、规定,只有这样,才能确保起草意图与首长意图相符合。
二、把握好行文名义与公文内容相符合的关系
军队各级行文有三种经常使用的行文名义:以党委或纪委名义行文、以部队名义行文、以机关名义行文。行文名义必须符合公文所反映的内容,才能够发挥军用公文的法定效力,体现军用公文的权威性和约束力,更好地实现行文目的。
中央军委对各级部队及其机关的职权范围有明确规定,在这方面首先要把握的是公文内容是否在职权范围之内,这是确定行文名义的基本依据。通常情况,凡是在本级机关职权范围之内的事项,以机关名义行文,而不以部队名义;超越本机关职权范围的事项、战时或特殊情况下才以部队名义行文;以党委、纪委名义制发的公文,在公文内容上往往侧重部队党委、纪委业务,在公文文种上使用“决定”、“通报”、“通知”等文种较多。其次要把握的是以部队名义制发的公文,其内容大多涉及全局或重大事项,且具有指令性,这类公文通常要由部队首长签发,必要时还应经首长办公会或部队党委集体研究通过;而以部队机关名义制发的公文,则通常只涉及局部,且业务性较强,属于业务部门办理的范畴之内;以党委纪委名义行文的文件,其使用时机与以部队机关名义制发的公文比较类似,即使是部队的党委也不能使用“命令”、“通令”等文种。第三要把握的是公文内容的规格等级也与行文名义密切相关,以部队党委或部队名义制发的公文,其公文规格上要明显高于以部队机关名义和纪委名义制发的公文,在部队实际行文当中,即使是司令部、政治部、后勤部三大机关联合行文,其内容规格也不能与以部队名义制发的公文相等同。
三、把握好公文内容与部队实际相符合的关系
军用公文内容与部队实际相符合,不仅是公文处理条例的要求,也是作战需要对军用公文的强制性措施,因而起草者必须保证军用公文内容的真实性、所提措施的可行性,不允许有半点虚构和夸张。写请示和报告等上行文,要如实反映实际情况,否则,上级就不能了解真实情况作出正确决策;写决定、通知、通报、指示等下行文,必须符合执行单位的实际,否则,下级接到文件无法执行与落实。
这就要求参谋人员在起草公文前,首先对公文中所涉及事项,要充分了解实际情况,确保言之有据;下命令、作指示、做规定,要以国家方针、政策、法律、法规,部队条令、条例,上级的指示精神和科学技术的成果作为理由和依据。其次要对公文中所涉及事项结合实际实事求是地进行分析,确保言之有理;拟制首长讲话稿、调查报告、通报等文种,应该用典型材料、对比性材料、数字、典故等说明问题、分析问题,夹叙夹议、事理结合,把叙事与明理结合起来,才能提高公文质量。第三要制定科学可行的措施,确保言之有策;写背景、找原因、定措施,要从受文单位的实际情况出发,用具体的事实反映观点,少写情况分析,多写能够解决具体问题的切实可行的意见、对策、办法和规定,才能增强军用公文的执行性与可操作性。更多相关文章请到免费公文范文网学习参考
四、把握好公文语言与行文关系相符合的关系
军用公文是以书面语言为表达形式的指挥与交流工具,它的语言区别于文学作品与地方行政公文的语言,既具有明白、平实、简洁、规范等特点,又要符合行文双方的隶属关系,根据行文关系选择公文用语。例如,“报告”、“请示”是上行文,在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、礼貌,多用陈述性语气;“决定”、“指示”等是下行文,在公文用语上必须体现出坚定、果断,多用祈使性语气;“函”是平行文,在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭,多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词,都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律,就能实现公文表达形式与内容的有机统一,有利于实现行文目的。这就要求公文起草人员在撰写公文时,一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气,否则,就有失体统,不合规范。
对军用公文语言的运用,首先要做到表述准确,无论是命令、指示、决定等下行的指挥性文书,还是请示、报告等上行的报告性文书,语言的表述含义要准确明白、用词要恰当得体、提法要有根有据,否则就有可能起到误导的作用,给部队造成不必要的损失;其次要做到内涵丰富,如指示、通报、报告等大中型文书,不仅要有针对性,还要有思想性,因而在起草公文时,语言运用应避免浅薄、记流水账,而要十分注重语言的高度概括和凝炼;第三要做到语言规范,新版《中国人民解放军军语》(以下简称《军语》)是拟制军用公文的法规性用语,使用《军语》语言拟制军用文书也是《中国人民解放军机关公文处理条例》的明确要求,但使用《军语》并不是呆板,也不是要千篇一律,郭沫若曾经说过:“就语言方面讲,要求字眼总要用得适如其量。这样,表现的概念才会准确,也才会使人感到鲜明”。一篇好的军用公文应该语言规范、道理透彻、论述明白。所以,把《军语》语言同其他语言有机地结合是军用公文追求的目标。
五、把握好行文格式与行文目的相符合的关系
《中国人民解放军机关公文处理条例》对各种公文的格式有着严格的规定,这是为了充分体现军用公文的法定权威性和约束力,从而更好地实现行文目的。每种行文格式各不相同,都与行文目的密切相联。行文目的约束着行文格式,行文格式反映行文目的。例如,发布行政法规和规章,宣布施行重大强制性措施,就要选用“命令”的文种和格式;对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,就要选用“指示”的文种和格式;向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问,就要选用“报告”的文种和格式,文种的选择是由行文目的所决定的。遵循这一原则,就能正确选择公文的文种和格式,明确行文目的,实现公文的效用;违背这一原则,就可能选错文种,用错格式,必然影响公文办理,影响公文作用的发挥,甚至给部队工作造成损失。这就要求公文起草人员首先必须熟悉军队机关公文处理有关条例和规定,严格按照法定的格式撰写公文,不能随心所欲;其次必须根据行文目的和行文关系正确选择文种,采用恰当的表达方式,使所写公文规范适用。
把握好军用公文写作的“五种关系”,才能体现出一级机关参谋人员基本的素养,提高领导机关威信,确保公文质量与军令畅通。
第五篇:文秘如好做好公文写作工作
文秘如好做好公文写作工作
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