跟单理单过程中制定订单工艺文本的重要性

第一篇：跟单理单过程中制定订单工艺文本的重要性

跟单理单过程中制定订单工艺文本的重要性

服装理单一般是指接到服装订单（尤其是出口服装订单）的贸易公司或生产企业依据客户对服装产品的要求，用文字、图表等方式准规范地整理、制作出指导服装产品生销售全过程的详细文本。

服装理单流程随服装企业的规模与性质的不同而有所不同。大型服装企业理单部门一般由业务、跟单、计划、生产单证等部门组成；小型服装企业有一个人承担全部工作。流程包括：报价、签订合同、制定样衣工艺文本、确认样衣、制作产前样、客户确认产前样、制定订单工艺文本、制作出口单据等，其中工艺文本的制作是重点。

一、选题背景和依据

订单工艺文本是对服装产品或零部件规定加工步骤和加工方法的指导文件，是组织设备、面、辅料采购，大货生产等工作订单技术依据。订单工艺文本更是跟单员跟进订单的唯一依据，只有完整的资料才能确保跟单的跟进工作。

二、研究的内容

1． 编制订单工艺文本的主要内容

1.1 订单工艺文本必须用书面形式，列明各项工作的具体操作细则、质量要求等。1.2 为减少工作的繁复性与方便生产，订单工艺文本应以图表的形式为主，简单明了，既利于填写，又利于配合生产程序的顺利进行。1.3 工艺文本的适用范围 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 产品效果图 产品规格指示 面、辅料搭配指示 裁剪方法的规定 标识、配件的有关规定 产品的工艺流程和技术要求

1.10 有关锁钉的规定 1.11 有关整烫的规定 1.12 包装要求的指示 1.13 工艺文本的签发

2． 制定订单工艺文本的具体要求

2.1 订单工艺文本的完整性

订单工艺文本必须包括整个生产流程。2.2 订单工艺文本的准确性

订单工艺文本必须正确无误、清晰明了。2.3 订单工艺文本的适应性

订单工艺文本必须符合市场经济及生产企业的实际情况。

3． 编制订单工艺文本的依据

3． 1 内销服装订单工艺文本编制的依据 3．1.1 设计师提供的新产品及其产前样 3．1.2 计划部门指定的产品要求 3．1.3 产品质量标准 3．1.4 面、辅料各项检测报告 3．1.5 面、辅料确认样卡 3．1.6 样衣试制记录

3．2 出口服装订单工艺文本编制的依据 3．2.1 客户提供的原样、图片及相关文字说明 3．2.2 合约订单指定的产品要求 3．2.3 客户的修改意见

3．2.4 出口国的服装贸易政策、法规 3．2.5 客户对不同质地面、辅料的常规要求 3．2.6 面、辅料的检验报告和理论化测试报告 3．2.7 客户确认的面、辅料样卡

三、研究的意义

只有理单员制作出完整的订单工艺文本，跟单员才能更好的指导工厂完成订单，如果订单工艺文本出现问题，会影响整个订单的生产，会给企业带来很大的损失，有的甚至会危及到企业的生存，所以，制作订单工艺文本十分重要，一定要细心，不能出现任何问题。

以上就是我对这个观点的研究，在我看来，理单员的工作十分重要，特别是制作订单工艺文本，订单工艺文本是用来指导整个订单的生产的，因此，不能出任何错误，往往由于一些理单员的疏忽，使订单工艺文本上的一些服装零部件的规格发生错误，而跟单员又以订单工艺文本为依据指导生产，从而造成生产出错，进而影响了生产进度，同时给企业造成人力、物力的浪费，甚至会影响企业的声誉，使企业的生存受到影响。因此，理单员在制作订单工艺文本时一定要十分细心，不能在任何环节出错。

第二篇：理单员跟单流程

业务理单流程

一、查阅订单资料：

理单员接到订单后，查阅一下订单资料是否完整。具体内容： 1.文字描述和款式图是否一致。

2.面辅料资料是否完整，清楚。包括：面料，商标，挂牌，胶袋，纸箱，箱唛，包装方法及要求，唛头位置，印绣花，洗水方法，大货定单数量，尺寸表。

3.了解客人的其他特殊要求，并整理好，放入订单资料中。4.确认货期。

二、制作订单：

将客人定单整理，并以中文形式发给工厂。定单资料包括：款式图，面料，商标，挂牌，胶袋，纸箱，箱唛，包装方法及要求，唛头位置，印绣花，洗水方法，大货定单数量，尺寸表。

三、初样确认：

1.工厂提供面料品质及色卡，商标，挂牌，胶袋，印绣花供客人确认。

2.工厂提供初样供客人确认。初样面料按客人要求，可使用正确或代用面料打样。款式和尺寸要正确。3.初样经QC检验确认后，寄客人确认。

4.初样我司需留样。如果没有留样，需拍照及尺寸表（要求尺寸和实际尺寸的对照）留样。特殊细节要拍清楚。

四、产前样：

1.产前样需核对初样意见修改。

2.产前样要求使用大货正确面辅料，正确尺寸及正确包装方法。（如有洗水，产前样要正确洗水方法。）3.产前样经QC检验确认后，寄客人确认。

4.产前样我司需留样。如果没有留样，需拍照及尺寸表（要求尺寸和实际尺寸的对照）留样。特殊细节要拍清楚。

五、大货生产：

1.工厂需提供正确大货面料以便确认。

2.面辅料及产前样确认后，根据客人批版意见，工厂方可生产大货。

3.理单员需提供正确资料与QC，以便QC跟进大货质量及货期等。查货资料包括：款式图，面料，商标，挂牌，胶袋，纸箱，箱唛，包装方法及要求，唛头位置，印绣花，洗水方法大货定单数量，尺寸表。

六、船样：

1.大货生产中，工厂需提供船样。船样要求齐色齐码及正确包装。2.船样需经QC检验确认后，方可寄给客人。

七、出货：

1.出货前一星期要求工厂提供预估数量的出货数。

2.出货时，需提前通知出口公司船务部出货时间并准备订舱，如果为FOB国外客人指定货代的，必须提供货代详细资料给出口公司，然后催促出口公司及货代将进仓地址发给工厂以备送

货。

八、出货后，根据各种订单付款方式的不同，具体：

1）做信用证或D/P：通知出口公司将所有单证按信用证条款送进他们银行议付或托收，发票数量要求同实际出货数量一致，价格要求同收购合同中的价格一致，特殊情况要送总经理报批，空运货D/P不适用。

2）做前T/T:在总经理确认货款已收到后通知出口公司电放提单。空运货必须收到钱再送货。

3）做后T/T:提醒出口公司在出货时申报出口信用险，国内外海关发票应为实际收款金额的130% 出货后，理单员需整理资料存档。包括：面料，商标，挂牌，胶袋，纸箱，箱唛，包装方法及要求，唛头位置，印绣花，洗水方法。初样，产前样。然后将出货数量报给统计员。

第三篇：跟单职责

袁淑萍与杨海滨的 职 责

一、跟单职责：

1．跟踪每张单订单的生产进度并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。

3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。

4．掌握、了解市场信息，在阿里巴巴网上进行业务宣传，开发新的客源。（宣传高尔夫练习机和激光加工、钣金制作）

5．做好售后服务。（开送货单时注明是否已收款）二．跟单时在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查每张订单都是不同的图纸、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。然后给客户报价，报价算好后给主管审核，传真或发电子邮件给客户，待客户确认单价回传以后再下订单。

3．开生产单、流程卡每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。三．售后服务客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四． 如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通：面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通：这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了, 五． 对新员工的培训，安全与企业文化、公司制定等的讲解； 六． 部门考勤记录；负责部门人员的季度考核时间安排。七． 客户文件与图纸整理和存档。

八． 通知开会，准备会前资料，做好会议记录。九． 月底进行产值汇总，原料盘点。

十． 每个月要求交一份月报表给领导，并写一份感谢谈谈工作上的不足，和公司的一些不足，提提个人意见。

第四篇：生产跟单

生产跟单是一种管理职业，跟单：订单。

即，如果你公司根据客户要求生产一种产品，那么，在生产中就要有个人去执行管理，让整个生产围绕客户的要求制作生产，根据客户要求，分配生产任务。

生产跟单又叫跟单员，就像我公司的跟单，即跟随客户的订单，不仅负责把客户的要求分配到生产任务中，还负责管理监管这个订单的产品的质量、标准、规格要求是否符合客户订单要求，最后还应根据交货期分配安排装车时间、还有的要及时联系客户，查看客户的满意度，这也有的是售后客户联系，总之就是做好客户的订单，跟单员就负责整个单子的全部流程。

接单---安排---分配----生产----查验---装货---跟客户联系---获取满意度。

2、在企业业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况，3、严格把握“报价单”，精确地报出核算价格。

4、为客户提供主动,热情,满意,周到的服务

5、在接到需打样订单时，要按照客户的要求，并以书面的形式详细列出打样明细单。打样单上应严格注明打样的货

号、原料、颜色、包装要求等以及工艺做法

6、如打样需新购原料或辅料，应书面申请购买。

7、样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须先拍照存入电脑档案。做好产品留样工作。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，都需要按照公司规定决定。

8、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时查询客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即和客户联系，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

9、负责催讨所欠应收销售款项.10、对客户在销售和使用过程中提出或出现的问题 ,应做好记录。帮助或联系有关部门妥善解决，以保证客户满意。

11、收集一线销售信息和用户意见,对公司销售策略、广告、售后服务、产品改进、新产品开发、等提供建议供公司

参考。

12、填写有关销售表格,提交销售分析和总结报告.并做好月、季、的销售统计报表和来年的销售计划工作。

13、做到以公司利益为重,做好上门客户的接待和电话来访工作.14、负责客户合同明细、要求、合同更改等信息的传递，并以书面的形式传递给公司的有关部门。

14、负责公司销售合同，合同评审附件及其他销售文件资料的管理，归类，整理，建档和保管工作。

完成领导临时交办的其他工作任务.概 论

跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。

一、跟单员的定义：

跟单员是指在企业运作过程中，以订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二、跟单员的工作界定：

（1）业务跟单：对产品进行跟进。尤其是对外协厂加工的产品；

（2）生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。

三、跟单员的工作定位：

（7）分配产品：计划表的定制和执行，辅料采购及协调工作。

四、跟单员的主导意识：

跟单员要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。作为跟单员不是我将生产任务跟进了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。

目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

五、跟单员的工作内容及知识，技能要求：

跟单员的工作内容主要有：白茬生产跟单，物料采购跟单，成品生产过程跟单，货物运输跟单及协厂联络跟踪。

(1)白茬生产跟单；了解白茬生产流程及质量标准知识。(2)物料采购跟单。了解生产成品所有所需材料及采购周期。(3)生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。

(4)货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，了解和根据货物运输情况。(5)协厂联络跟踪，了解协厂的管理，和现状。

六、物料采购及物料进仓跟踪

我们要掌握：物料采购跟单的基本要求

物料采购跟单的原因

物料采购跟单的流程

物料采购跟单的方法策略

物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

1、采购跟单的基本要求：

适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）

2、物料采购跟单的原因：

以下原因造成我们要对物料进行跟催：

（1）供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的订单和超过技术水准的订单单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。

（2）企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。（3）沟通方面的原因：信息交换不及时。、物料采购跟单流程：（1）制作订购单: 跟单员接到核算员的工程物料需求单，转给采购。制订购单时注意：审查请工程物料需求单。确认物料需求量，将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后由采购部发给供应商。（2）订单跟踪

物料需求单，转采购部后，待发货前24小时跟进。将工厂发运由采购出单确认。（3）物料检验

确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题(4)物料进仓

协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题

4、物料采购跟单的方法策略：

催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。

七、催单的方法：

按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

八、生产跟踪：（生产过程跟单）要掌握生产过程跟单的基本要求 生产过程跟单的流程：

生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。

1、生产过程跟单的基本要求：

（1）按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：（2）按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。

2、生产过程跟单的流程：（1）下达生产通知书。

跟单员接到生产通知单后，应将其记录在生产通知单登记表上。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。（2）分析生产能力

生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？

（3）制定生产计划：

生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要根据实际生产能力分析制定计划表。（4）跟踪生产进度 4.1生产进度控制流程： 4.2生产进度控制作业程序 4.3生产进度控制重点：

4.4实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因： 4.4.1原计划错误 4.4.2机器设备有故障 4.4.3材料没跟上。4.4.4不良率和报废率过高 4.4.5临时工作或特急订单的影响。4.4.6前制程延误的累积

4.4.7员工工作情绪低落，缺勤或流动率高 4.5跟踪生产进度的表单：

生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

3、材料的收发和产品的收发。（1）材料的收发流程：

收：供应商 ——进料数量验收——进料品质验收——是否合格（不合格退给供应商）——入库入帐——表单的保存与分发

发：生产命令或领/补料单——发放物料——物料交接——帐目记录（表单的保存与分发）（2）成品的收发流程：

收：成品生产——检验——是否合格（退回生产线）——人库人帐《成品入库单：成品入库单即是成品库存管理之入库凭据。成品一旦入库成品仓权责人员既有责任对其未来去向要有交代，发：出货指令——出货检验——是否合格（返工）——产品出货——记帐——表单（3）成品出仓：仓管员接到《提货单》后，开出《成品出仓单》，经主管签字认定。

一． 跟单员职责：

1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。

3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。

4．掌握、了解市场信息，开发新的客源。

5．做好售后服务。

二．跟单员在收到订单后要做的工作：

首先谈接单的方法

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。

下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查

每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。

要分清此单是加工单还是OP单。

3．开生产单、流程卡

每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单

一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。

三．售后服务

客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。

客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产，补单生产再送货。

还有采用相互让步的折扣法。

有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四． 如何沟通好使跟单工作做得更好

同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。

同客户的沟通：

这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？

一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler?

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。?

官方定义:外贸跟单员是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。外贸跟单员是指在出口贸易业务环节，在外销员签订贸易合同后，承担各类单证运转，衔接合同、货物、单证、订船、报检、保险、报关等环节，协助外销员按贸易合同规定交货的业务助理。外贸跟单员是本世纪以来随着我国国际贸易发展、业务细分出现的一个新岗位。据记者从会上了解，由于生产企业、流通企业、外资企业以及各进出口企业的内部分工不同，名称亦有不同，除跟单员、业务助理、驻厂业务员的称呼外，有的不分跟单员，由外销员一票到底。外贸跟单员又可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；而全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。绝大多数专家认为外贸跟单员培训内容应包括全程跟单范围，而考试内容则仅为中程跟单范围为宜。目前在一些地区开办的跟单员培训内容以及相关教材，大部分是订单跟单，而非外贸跟单，很少涉及外贸业务知识和工作流程。

二、跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。

2．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

三、跟单员的工作定位：(工作性质)跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。

因此，跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

四、跟单员的工作特点：

跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3．做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4．工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5．工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。

五、跟单员的主导意识：

什么是主导意识？就是全局观念。你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。

作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。

有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。

有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力

有效：有效率，有结果。

目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

六、跟单员的素质要求：（跟单员的训练）

跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

（1）分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

（2）预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

（3）表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

（4）专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

（5）与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

（6）人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

（7）法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）谈判能力。有口才，有技巧。

（9）管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

（10）物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

七、跟单员的工作内容及知识，技能要求：

跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。

1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。.物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）.生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。.货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。

5.客户联络跟踪（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识等。0

第五篇：跟单文员

跟单文员工作内容 1.听从上级管理意见，听从其他部门，每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。

2.负责客户样品管理：

1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，2）当客户有交货需求时，督促工程迅速完成样本工作。

3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产FORCOST或其他生产排程依据，以方便安排生产。

4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。

5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。

6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。吴龙得 2015-03-09 13:29:49 3.下单跟单工作：

1）追客户下FORCOST或其他生产排程依据，以方便安排生产。

2）依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作，并做好工单发放记录，避免造成有单无货或有货无单情况。

3）审核生产日报表，进行工单产能结算工作，以追踪工单达成情况

4）开立发料通知单给生产部门和物料员，通知其部门做好物料的准备工作。5）如有其他物料需要领取的，审核领料部门是否领料正常。

6）督促PC计划员依据客户交期情况，与生产部门协商制订生产计划表，并依据生产状况和客户协商交期。

7）如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外协跟单员。

吴龙得 2015-03-09 13:31:05 4.出货追踪管理工作：

1）将和客户协商的交期制定成出货计划，请仓库，品质做好出货准备。2）如客户对出货时间有疑问，与客户协商；尽量满足其合理的要求。

3）督促生产部门达成交期并及时入库，要求仓库及时备料请品质部门检验，以上工作需要提前完成，避免出现备料不及时或无计划的出货。

4）当仓库备好产品时，依据备料数量开立客户送货单，要求仓库按照客户要求时间内将货物送到。

5）督促仓库送货员将送货单准确收回，并建档以方便查帐。5.其他工作：

1）按时和客户有关人员进行帐务核对，确保送货单没有失误。2）召开新产品发布会时，要参加。

3）如客户有变更交期的，积极与PC协商，修订生产计划，督促生产部门执行之。

4）如客户有紧急插单的，立即召开紧急插单说明会，向生产部门说明插单重要性，督促生产部门执行。

5）如生产部门因交期没有达成，及时和客户协商，商讨新的交货时间。

6）如有品质问题而影响交期的，同样及时和客户协商，商讨新的交货时间，必要时和品质部门协商让步接受；如需要返工处理的，当接到品质信息时，确认工程和品质部门意见，及时与生产部门沟通返工完成时间。跟单文员主要工作范围是生产部门，登记好产品的生产情况，管理好产品的相关信息，跟进下单情况。其一日的工作流程可以归纳成以下的工作顺序： 1.听从上级管理意见，听从其他部门，每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。

2.负责客户样品管理：

1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，2）当客户有交货需求时，督促工程迅速完成样本工作。

3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产FORCOST或其他生产排程依据，以方便安排生产。

4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。

5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。

6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。