原始记录管理制度

原始记录管理制度

原始记录管理制度1

一、总则

为妥善保存原始记录、统计台帐、统计报表,并规范原始记录、统计台帐、统计报表的标识、收集、编目、归档、贮存、保管和处理工作,特制订本制度。

二、适用范围

适用于各部门原始记录、统计台帐、统计报表的保存控制,也包括分供方的原始记录。

三、原始记录、统计台帐、统计报表种类、收集、标识

1.原始记录、统计台帐、统计报表的形式由使用部门根据自身的`需要制定,经工程部长审核其可行性后,交厂务经理审批其是否能正式使用。

2.对于已超出保存期的原始记录,由各相关责任部门负责销毁,工程部有权检查其是否按规定实行。

3.原始记录、统计台帐、统计报表的保管方式要便于存取和检索,保管设施应提供适宜的环境,以防止损坏、变质和丢失。

4.工程部规定原始记录、统计台帐、统计报表原始记录、统计台帐、统计报表的保存期。

5.各部门需查阅原始记录、统计台帐、统计报表时,需向厂务经理提出书面申请,经批准后,再向相关记录的部门负责人借记录查阅,各部门做好查阅记录。

四、各部门要做好原始记录、统计台帐、统计报表的填写和呈报工作,原始记录、统计台帐、统计报表的填写应准确,干净。不得在原始记录、统计台帐、统计报表上随便涂写。如记录时出现错误,在错误处划一杠,再填写正确数据,任何人不得随意更改、涂写原始记录、统计台帐、统计报表,以保证原始记录、统计台帐、统计报表的有效性。

原始记录管理制度2

原始记录是用以记载和证明经济业务的发生执行和完成情况的书面证明,是作为检查和考核经济活动和重要依据,也是进行会计核算的基础,为了正确地反映经济业务和明确各方面及个人的经济责任,特制定本制度:

一、原始记录的内容

1、材料物资方面的原始记录

医用卫生材料及低值易耗品的验收领用单;

总务仓库的其他材料及低值易耗品的验收领用单;

药库药品的领用单;

药房消耗日报表;

各类材料,药品盘点报告单

2、劳动方面的.原始记录

职工人数的记录;

职工调动、考勤的记录;

工资结算的记录;

奖金测算的记录。

3、设备使用方面的原始记录

医疗仪器设备的固定资产验收单、领用单;

图书及其他设备的固定资产验收单、领用单;

房屋建筑物固定资产验收单、领用单;

各类固定资产登记卡,设备报废单,调拨单;

固定资产盘点报告单;

固定资产报损报废审批单。

4、费用开支的原始记录

水、电费结算单;

领款收据;

劳务以及办公费开支;

零星维修结算表。

5、财务管理方面的原始记录

借款借据。

收款收据

二、原始记录的填制方法、格式

序号 项目内容 管理部门 记录格式 应具备内容

1 医用卫生材料

药剂科

单据式记录单

日期、品种、

规格、数量、

单价、总金额、经办人、验收人、审批人

2 低值易耗品

药剂科

信息科

总务科

单据式记录单

3 医疗药品

药剂科

日报表式记录单

4 专业图书资料

图书室

单据式记录单

5 借款借据

借款人

单据式记录单

6 收款收据工资计算表

收款人

制表人

单据式记录单

7 行政家具设备

总务科

单据式记录单

始凭证的审核

原始记录是财务科最基础的核算资料,财务科确定由审核员对各种原始记录的正确性、真实性和手续的完备性等进行审核,稽核员每月进行抽查,每月与各管理部门进行帐实核对。

原始记录填制人的责任

各管理部门的专职原始记录员,应按原始记录的格式的各项内容如实填写,不能遗漏,对各项经济业务发生情况及时做好记录工作,所有记录的数据必须如实反映,计算准确,不得弄虚作假,原始记录填制人对填制的业务内容负责。

卫生材料领用单,图书设备等固定资产单据,一般由经办人员填写,经部门负责人签署意见,专职记录签章后及时送财务科审核,然后入帐。

药品的入库、领用,由药库会计,根据发票验收,及领料单,单据送财务科审核,无误后,登记入帐。

总务材料的领用,由经办人填写后,科主任签署意见,经专职记录员汇总后每月交财务科审核,审核无误后列报支出。

借款单和领款单的填制,一般由经办人填写,经院长审批后,报财务科审核,无误后付款。

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（一）原始凭证必须具备下列内容：

1、原始凭证的名称

2、原始凭证的的填制日期和编号

3、接受凭证单位的名称

4、经济业务内容摘要

5、经济业务的实物数量和金额及收付款方式

6、填制凭证单位的名称及填制人员、经办人员的签章

（二）原始凭证的填制必须符合下列要求

1、记录真实

2、内容完整

3、填制及时

4、书写清楚

（三）原始凭证的.审核

1、合法、合理性的审查

2、完整、正确性的审查，以合法凭证审核凭证有关数量、单价、金额是否正确无误。

3、自制原始凭证应有经手人、填制人、负责人的签名。必须按符合规定的要求填制。

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1、严格执行《记录管理程序》；

2、严格执行现行标准、规范及有关规定；

3、记录的填写应字迹端正、清晰，技术术语使用准确；

4、记录经相关权责人员复核后，方可作为编写试验报告的依据；

5、记录应包含足够的`信息，必须使用法定计量单位；

6、根据原始记录出具检测报告，报告应与记录结论一致；

7、所有记录实行统一管理并分类存档；

8、所有记录的原件一律不外借；

9、依据记录保存期限对到期记录予以销毁。

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1、原始记录是填写试验报告的'依据，是衡量检测水平的第一手资料，是试验结果收集、整理、分析的基础。

2、原始记录必须如实记录检测结果，不允许更改。

3、原始记录内容填写应该完整并和委托单相等，字迹端正、清晰，严禁用铅笔或普通圆珠笔填写。

4、原始记录如有笔误，确需更改，应在作废数据上划两条水平线，将正确数据填写在上方。

5、主要仪器设备使用情况，应如实记录在《仪器设备使用记录本》上，并记录试验项目、内容和日期。

6、原始记录定期整理、装订、存档。

7、原始记录属保密资料，查阅必须按规定办理查阅手续。

8、违反本制度，视情节轻重以处罚。

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原始记录管理制度

(一)原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。

(二)从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。

(三)凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。

(四)一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。

一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

(五)发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的 1

凭证，不得以退货发票代替收据。

(六)职工公出借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

(七)经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

(八)原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

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2001年1月