软件公司会议管理办法

第一篇：软件公司会议管理办法

会议管理办法

一、目的为严明会议纪律，维持会场秩序，保证会议的质量和效果，特制定此会议管理办法。

二、会议安排原则：小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例行会议。

三、会议纪律

(一)会议召集人员提前10分钟入场，与会人员提前5分钟入场，不得无故迟到、早退；迟到早退者按考勤迟到或早退一次计算。

(二)因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向上级领导报批。无请假者给予处罚，具体处罚见奖惩制度。

(三)进入会场前，与会人员应休整自己的仪表，做到衣冠整齐，精神饱满；会议期间要求集中精力、认真听取发言，不得交头接耳开小会。

(四)会议期间严禁吸烟、吃零食等行为

(五)坐姿端正，不随意走动，不允许打瞌睡，做与会议无关的事情；

(六)手机关机或设置静音状态，不接打电话，不玩手机或上网；如必须接听电话，到会议室外接听；会议期间，参会人员不准离席；如参会人员有紧急情况需离席，需经会议主持人员同意后，方可离开。

(七)会议内容应“精”、“短”、“实”。

(八)与会人员不得泄露会议机密

(九)发言人员会前要做充分准备，要做到发言思路清晰、调理清楚、重点突出、表述明白。要本着发现问题、解决问题、杜绝问题的再度发生为原则。

四、五、会议记录：由专人负责进行会议记录，会议记录需经过相关领导审处罚：处罚条例见佳锐奖惩制度。批后，下发存档。

第二篇：会议管理办法

******公司会议管理办法

为切实转变工作作风、减少会议、控制会议规模、缩短会议时间、提高办会效率和办会质量，确保各项决策的贯彻落实，特制定本管理办法。本着“实事求是、统筹规划、合理安排、讲求实效、分级分权”的原则，公司会议主要分为八类：党政联席会议、总经理办公会议、总经理工作例会、总经理专题会议、公司工作会议、公司生产经营工作调度会、公司技术专题会议、部门专题会议制度。

一、党政联席会议

（一）会议内容：研究制定公司重要制度、规定和涉及全局性的重大改革方案等问题；讨论决定公司重大经营决策、重要人事任免、重要建设项目的安排和大额度资金使用；公司党政主要领导认为需要提交会议研究、决策的其它重要事项。

（二）参加人员：总经理、副总经理、总工程师、党委书记、副书记、纪委书记、工会主席、总会计师以及与会议内容有关的部门领导。

（三）会议组织：根据会议涉及内容由总经理或党委书记主持，综合部收集议题，并做好会议记录。

（四）会期：不定期召开。

二、总经理办公会议

(二)参会人员：总经理工作例会由公司领导、公司各单位副队长及以上领导干部组成。总经理工作例会由总经理或总经理委托的副总经理召集和主持。

(三)会议组织：总经理工作例会由综合部办公室承办。参会人员因故不能参加公司例会的，应事先向会议召集人或承办人报告，并指定人员代替出席。

(四)会期：总经理工作例会原则上每月召开一次。

四、总经理专题会议

(一)会议内容：讨论公司领导职责及工作分工；公司行政机构设置、调整；人事变动和调整；日常工作中需在公司行政、技术领导中研究、沟通或决定的事项。

（二）参加人员：总经理、副总经理、总工程师，分管的公司领导；必要时可通知有关职能部门负责人列席。

（三）会议组织：由总经理主持，综合部收集议题，并负责记录。

（四）会期：不定期召开。

五、公司工作会议

（一）会议内容：公司工作会议主要是总结、安排、布置全公司行政管理、体制改革、生产经营、科技开发、质量管理、后勤服务、文卫等方面的主要工作；讨论生产经营、改革方案、质量目标、科技开发、职工培训、小型基建、多种经营、财务预算、分配方案、外委创收指标等全公司性

（二）参加的主要人员：公司党政领导，总工程师、副总工程师；各职能部门负责人；各生产单位领导；有关项目负责人；计划经营、质管人员。

（三）会期原则上每季度召开一次，必要时可临时安排。

（四）由主管生产副总经理或总工程师主持，计划经营部负责会议召集和会议记录。

（五）会议决定事项，由计划经营部整理形成生产调度会会议纪要，经主持人签发后，印发有关单位执行，并负责检查、落实和在下次会上进行情况反馈。

七、公司技术专题会议

（一）会议内容：公司技术专题会议主要研究、解决生产技术、科研、质量方面的技术性和事务性问题。

（二）参会人员：总工程师、副总工程师，与议题有关的职能部门和生产单位行政、技术领导。

（三）会议承办：总工程师或副总工程师主持。由总工程师或副总工程师召集的专题会议，由技术部负责通知有关人员并负责会议记录。

（四）会议根据工作需要不定期召开。

八、部门专题会议

（一）会议内容：部门会议的主要任务是研究和布置部门重要工作。

（二）参会人员：门会议由公司承办部门和相关单位负

（二）记录纪要

1、党政联席会议、总经理办公会议、总经理工作例会、总经理专题会议、公司会议由办公室记录，整理会议纪要，如需签发由会议主持人签发；

2、公司生产经营工作调度会、公司技术专题会议、部门专题会议由承办部门记录，整理会议纪要，如需签发由会议主持人签发。

（三）会议办理

会务工作主要由办公室承办，其他部门主办的会议，办公室将予以协助。

1、经批准的会议，由承办单位起草会议通知并通知相关人员参会；

2、会议承办单位负责领导讲话和有关文件的起草、人员的组织、会议文件分装、发放以及会场布置等会务工作。有关文件及领导讲话内容如涉及公司重要事项，应由总经理办公会议或总经理审定；

3、办公室负责会议材料的文印和对外宣传联络工作；

4、办公室负责会场的联系和车辆安排以及会议的食宿等工作。未经审批的会议，不得列支会议经费。

（四）会议地点

会议原则上安排在公司内召开，需要在公司外召开的，应报总经理审批。

第三篇：会议管理办法

会议室管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司会议管理，控制会议规模，精简会议数量，提高会议质量，特制定本规范。

第二条 召开会议需遵从的基本原则：

（一）会议主办单位要严格控制会议数量和规模。无明确目的、无实质性内容的会议一律不开，性质相近、内容交叉、人员重复的会议应合并召开。

（二）注重会议质量和实效。会前应做好充分准备，明确会议目的，精炼文件材料，合理安排会期和会议议程。

（三）坚持勤俭办会。会议主办部门要本着勤俭节约的原则筹备各类会议，做好会议预算，不得突破会议经费标准。

（四）提倡采用快捷、简便的电视电话会议形式召开会议。

（五）公司各级会议的上会材料一律用别针进行装订，不再使用订书机进行装订。

第三条 本规范适用于公司举行的所有会议的管理。第二章 管理机构与职责

第四条 公司会议管理归口区公司综合部，由区公司综合部与会议需求单位、会议视讯设备维护管理单位，会议服务管理单位统筹协调，共同进行会议管理。

（一）区公司综合部是公司会议综合管理部门，负责制定并印发公司总体会议管理规范；负责组织承办公司工作会、务虚会、总经理研讨会、总经理办公会、月度生产经营分析会等公司级重要会议；负责对接集团公司综合部，做好集团至西藏公司会议落实工作；负责区公司会议预算管理；受理区公司内部会议室预定分配等工作；负责对公司各单位会议管理规章制度落实情况及会议管理执行情况的监督、检查、通报和考核。

（二）区公司集团客户事业部是公司会议视讯设备维护管理部门，负责公司会议视讯设备管理，拟定标准化维护规程和例行作业计划并落实，保障设备正常运行，为公司各类视讯会议提供视讯支撑服务。（集客应对自身维护的设备列出清单）

（三）区公司行政安保中心是系公司会议服务管理部门。负责区公司会议室管理、会议服务管理、会议接待管理、外部会议服务管理等工作，拟定标准化实施细则经综合部审批后执行，行政安保中心需指定具体责任人负责公司会议室标准化布置、区公司会议室卫生清洁、会场安全保护、会议室非视讯系统类办公物品例行巡检、会议办公用品配备、会场布置、茶水服务等各项工作；负责外部会议室预定管理、会议费用报账、会议接待等工作。

（四）各地市分公司综合部负责本辖区会议管理，根据区公司的会议管理规范制定本地区会议管理实施细则，指定专人负责对接区公司综合部，安排布置好本级视讯会议分会场，确保各项会议顺利进行。

（五）会议需求单位负责协同会议管理单位、会议视讯设备维护管理单位、会议服务

单位共同进行会议管理，指定专人对接集团公司对口部门，做好集团至西藏公司视讯会议落实工作；指定专人对接区公司会议管理单位、会议视讯设备维护管理单位、会议服务单位，提出会议需求，并具体负责会议的组织工作，包括会议室预订、会场布置、通知参会人员等，重大会议应提前制定会议实施方案。

第三章 会议类别

第五条 公司对会议实行分类管理，分为一类会议、二类会议、三类会议和公司级例行或临时会议。

第六条 公司一类会议包括集团公司级会议；公司召开的、要求各分公司及相关单位主要负责人参加的工作会议；公司党组、总经理办公会确定召开的重要会议等。

第七条 公司二类会议包括集团公司部门级会议；公司召开的、要求各地市分公司及相关单位分管领导参加的专业工作会议等。

第八条公司三类会议包括公司各部门召开的、要求各地市分公司相关部门领导参加的专项工作会议等。

第九条 公司级例行或临时会议包括公司例行召开的、要求各分公司及相关单位主要负责人参加的月度生产经营分析会，或仅区公司各部门主要负责人参加的公司办公会；公司党组临时性召开会议等。

第四章 一类会议 第一节 集团公司级会议

集团公司级会议指集团公司在全国范围组织召开的重要视讯会议，集团公司领导、部门领导及相关人员在主会场参会，西藏公司领导、部门领导及相关人员在本公司分会场参会。

第二节工作会

工作会是公司的全区性重要会议，公司总经理代表领导班子作工作报告。会议原则上在每年年底或年初举行一次。会议主要任务是：

（一）总结回顾全年工作，表彰先进。

（二）制定公司发展规划、工作计划。

（三）确定公司第二年生产经营目标。

（四）确定公司第二年财务预算方案和投资计划。

（五）安排部署公司各项工作。

第十条会议议题：会议议题原则上由公司总经理或总经理办公会确定。

第十一条 会议主持：会议原则上由公司第一副总经理主持，可根据会议需要由公司领导轮流主持。第十二条 参加人员：公司领导；区公司各部门负责人；地市分公司负责人；终端分公司负责人；铁通西藏分公司负责人参加。公司可视情况，适当扩大参会人员范围。

第十三条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部负责筹备、召集。

第十四条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备部门根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。

第十五条 会议审批：会议原则上由公司总经理或总经理办公会审批。

第三节 务虚会、研讨会

务虚会、研讨会是公司除工作会以外的全区性重要会议。原则上每年召开一次。

会议主要任务是：总结回顾工作情况，研究制订公司发展战略和具体策略。

第十六条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理或总经理办公会确定。

第十七条 会议主持：会议原则上由公司第一副总经理主持，可根据会议需要由公司领导轮流主持。

第十八条 参加人员：公司领导；区公司各部门负责人；地市分公司负责人；终端分公司负责人；铁通西藏分公司负责人参加。公司可视情况，适当扩大参会人员范围。第十九条 会议筹备、召集：由区公司综合部负责筹备、召集。

第二十条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备部门根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。

第二十一条 会议审批：会议原则上由公司总经理或总经理办公会审批。

第四节 公司总经理办公会决策召开的公司重要会议，如“中国移动在西藏”等。

第五章 二类会议

第一节 集团公司部门级会议

集团公司部门级会议指集团公司相关部门在全国范围组织召开的视讯会议，集团公司部门领导及相关人员在主会场参会，西藏公司领导、部门领导及相关人员在本公司分会场参会。

第二节 跨部门专业会议

各部门专业会议是由公司各部门或部门联合召开的会议，包括市场、网络、计划建设工作会等。各部门专业会议原则上一年只召开一次。会议主要任务：总结回顾各专业工作情况，研究、部署当年工作的计划、目标和具体措施等。

第二十二条 会议议题：会议议题原则上由公司分管领导确定。第二十三条 会议主持：会议原则上由牵头部门总经理主持或轮流主持。

第二十四条 参加人员：由会议牵头部门自行确定。第二十五条 会议筹备、召集：由会议牵头部门筹备、召集。

第二十六条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备单位根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。

第二十七条 会议审批：会议原则上由公司分管领导审批。

第三节 跨部门专题/专项会议

各部门专题/专项会议是由公司各部门或部门联合召开就某项工作进行安排部署的会议，如工程例会、服务质量分析例会、企业文化宣贯会等。会议主要任务：就某项工作进行宣贯、组织动员、安排部署、沟通协调、审议决策等。

第二十八条 会议议题：会议议题原则上由公司分管领导确定。

第二十九条 会议主持：会议原则上由牵头部门总经理主持。

第三十条 参加人员：由牵头部门自行确定。

第三十一条 会议筹备、召集：由牵头部门负责筹备、召集。第三十二条 会议记录、纪要：由牵头部门进行会议记录、纪要，由会议筹备单位根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。

第三十三条 会议审批：会议由公司分管领导审批。第六章 三类会议 第一节 部门内部会议

部门内部会议是各部门在内部召开的会议。会议的主要任务是：

（一）研究、决策部门内部提交的工作议题。

（二）研究解决决策执行过程中的协调、配合问题，调解部门内部之间的工作关系，督促工作的落实等。

（三）安排部署部门内部日常性工作。

第三十四条 会议议题：会议议题原则上由部门负责人确定。

第三十五条 会议主持：会议原则上由部门负责人主持。第三十六条 参加人员：由各部门自行确定。

第三十七条 会议筹备、召集：会议由部门综合管理负责人筹备、召集。

第三十八条 会议记录、纪要：会议由部门综合管理负责人进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要印发参会人员及相关人员。

第三十九条 会议审批：会议由部门负责人审批。第七章 公司级例行或临时性会议 第一节 总经理办公会

总经理办公会是公司事务除董事会之外的最高决策会议。原则上每周一召开一次，也可视情况，由总经理提议召开。公司总经理不在或公司领导未超过半数时原则上不召开总经理办公会议，但由总经理授权委托召开的除外。会议的主要任务是：

（一）研究、决策各部门提交的立项采购决策事项，预算内决策项目须超过200万元，预算外项目视情况决定是否上会。

（二）研究、决策各部门汇报决策事项，主要对既定工作执行过程中的重大问题进行研究、决策并指导工作落地等。

（三）研究公司工作报告。

（四）安排部署公司日常性工作。

（五）研究其它需要总经理办公会决策的事项。第四十条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。各单位在会前应提前将议题报送分管领导，经分管领导同意后报至综合部，由综合部汇总、整理后报总经理确定。

第四十一条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持。第四十二条 参加人员：会议由公司总经理、副总经理以及行政职能机构的二级经理正职或主持工作人员参加。总经理可以视情况召开扩大会议，必要时可以召开公司全体员工会议。

公司领导兼职秘书、综合部综合秘书、新闻宣传人员和发展战略部工作人员可列席会议。

根据会议议题和参会成员建议，可指定其他有关人员列席。

第四十三条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部筹备、召集。

第四十四条 会议记录、纪要：会议原则上由综合部综合秘书进行会议记录，并根据会议要求整理纪要印发参会人员及相关人员。

第四十五条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批或总经理授权人审批。

第二节生产经营分析会

生产经营分析会是公司对生产经营情况进行分析、汇报和安排部署的会议。原则上每月中旬召开一次，原则上须有公司总经理或一位副总经理在公司时即可召开。会议的主要任务是：

（一）对公司生产经营等方面的进展情况进行分析，总结经验教训，分析解决问题，提出工作要求。

（二）指导各地市分公司、公司各部门生产经营活动。

（三）生产经营分析会上涉及重大决策性建议的提交总经理办公会或者董事会研究决定，一般指导性建议可形成会议纪要予以实施。

第四十六条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。各单位在会前应提前将议题报综合部，由综合部汇总、整理后报总经理确定。

第四十七条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持或授权副总经理主持。

第四十八条 参加人员：会议由公司总经理、副总经理以及行政职能机构的二级经理正职或主持工作人员；地市分公司三级经理以上人员；各项分析报告起草的相关工作人员参加。

公司领导兼职秘书、公司综合秘书、新闻宣传人员和发展战略部工作人员可列席会议。

第四十九条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部负责筹备、召集。

第五十条 会议记录、纪要：会议原则上由区公司综合部进行会议记录，并根据会议要求整理纪要印发参会人员及相关人员。

第五十一条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批或总经理授权人。

第三节 公司党组会

公司党组会是公司党组最高级别会议。党组书记不在时原则上不召开党组会议，但由党组书记授权委托召开的除外。会议的主要任务是：

（一）学习、传达贯彻党中央、国务院、自治区的方针政策和集团公司有关的会议精神、决议及重要工作部署。

（二）按照干部管理权限和程序，讨论审定下级党内负责人及公司管理的干部、员工的任免、调动和奖惩。

（三）讨论其它需经党组会决定的重大问题。第五十二条 会议议题：会议议题原则上由党组书记确定。

第五十三条 会议主持：会议原则上由党组书记主持或由党组书记授权党组成员主持。

第五十四条 参加人员：会议由公司党组成员参加。纪检监察室人员可列席会议。根据会议议题和党组成员建议，可指定其他有关人员列席。

第五十五条 会议筹备、召集：会议由区公司人力资源部筹备、召集。

第五十六条 会议记录、纪要：会议原则上由公司党组秘书进行记录，并根据会议要求整理会议纪要。

第五十七条 会议审批：会议原则上由公司党组书记审批。

第四节 公司董事会

公司董事会是公司事务的最高决策会议。董事长不在时原则上不召开董事会议，但由董事长授权委托召开的除外。会议主要任务是：

（一）决定公司建设和发展的重大决策，包括内部管理体制、组织机构的调整和分支

机构的设置、公司章程和重要规章制度的修改等。

（二）决定和批准总经理提出的重要报告。

（三）决定资本开支超过300万元或成本开支超过200万元的重大项目。

（四）讨论其它需经董事会决定的重大问题。第五十八 条会议议题：会议议题原则上由公司董事长确定。

第五十九条 会议主持：会议原则上由公司董事长主持或授权董事主持。

第六十条 参加人员：会议由公司董事会成员参加。纪检监察室及法律事务部人员可列席会议。根据会议议题和董事会成员建议，可指定其他有关人员列席。

第六十一条 会议筹备、召集：会议由综合部筹备、召集。第六十二条 会议记录、纪要：会议原则上由公司董事会秘书进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要。

第六十三条 会议审批：会议原则上由公司董事长审批。第五节公司 决策会

公司决策会是公司决策各类项目的专门会议，不定期召开。总经理不在时原则上不召开决策会，但总经理授权委托召开的除外。会议的主要任务是：研究、决策网络建设、资源配置、投资计划、基本建设等项目。

第六十四条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。项目申请部门应提前将决策项目的相关资料呈报公司分管领导，经公司分管领导同意后，报公司总经理确定。

第六十五条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持。第六十六条 参加人员：分管决策项目工作的副总经理、分管公司财务的副总经理和项目具体实施部门负责人及相关人员参加。

第六十七条 会议筹备、召集：由项目申请部门负责筹备、召集。

第六十八条 会议记录、纪要：会议原则上由项目申请部门进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要印发参会人员及相关人员。

第六十九条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批。第八章 办会要求

第七十条 相关单位召开各类会议，如需会议支撑、服务等，会议需求（或承办）单位应提前7 天前将会议主题、召开时间、参加人员及日程安排等具体需求报送至区公司综合部，由综合部审批同意后，交由集团客户事业部、行政安保中心等相关部门完成支撑、服务工作。第七十一条 凡需公司领导出席的会议、活动，应提前报区公司综合部，由综合部请示公司领导统筹安排。

第七十二条 因特殊情况必须召开的计划外会议，主办部门应请示公司分管领导批准，并报区公司综合部备案。

第七十三条 严格控制会议规模，努力精简参会人员。各类会议的参会人员依据会议主题从严确定。一类会议一般不超过100人；二类会议一般不超过40人；三类会议一般不超过30人；公司级例行或临时重要会议一般不超过一类会议人数。

第七十四条 合理安排会议时间和会期。一类会议的会期一般不超过2天；二类会议的会期一般不超过1天；三类会议和其它会议的会期一般不超过半天。

第七十五条 会议内容涉及多个部门职能的，会议主办部门应在会前与相关部门沟通，充分听取和征求各部门意见。召开会议时，与会议主题密切的相关部门1 至2 人参加会议，其它部门一般不参加会议。

第七十六条 会议原则上安排在公司会议室召开，住宿安排在签约的协议酒店。确需在协议酒店以外安排会议和住宿的，需报公司分管领导审批。

第七十七条 业务部门的专业会议，原则上不得在拉萨以外的地点召开。

第七十八条 各部门应加强对本部门会议的管理，做好会议计划，确保会议取得实效。要加强与其他部门的沟通协调，避免会议时间、地点、参会人员发生冲突，避免给地市分公司工作造成不便。

第七十九条会议期间，主办部门不得组织任何形式的游览活动，不得发放礼品和纪念品。

第八十条 所有参会、会务人员要妥善保管会议资料，严格遵守公司保密规章制度。凡违反保密制度，给公司造成后果或不良影响的，公司将依据相关规定追究有关责任人的责任。

第九章 会议预算及费用管理

第八十一条 会议经费实行预算管理。各部门在每年年底提出下一会议计划，由区公司综合部汇总并会同财务部初审，报总经理办公会批准后列入会议计划。编制会议计划应包括：会议名称、内容、时间、地点、参会人员及数量、所需经费及来源等。

第八十二条 公司各类会议的经费必须严格遵守财务规定和党中央“八项规定”，区公司综合部按会议计划核定会议经费预算。

第八十三条 主办单位应在会议结束后15日内将会议经费凭证报区公司行政安保中心汇总，由行政安保中心报区公司综合部审批同意后，财务部依据会议计划和经综合部会签的会议通知予以报销。第八十四条 公司会议计划及会议经费执行情况，由区公司综合部和财务部进行管理并由财务部定期通报。

第十章 会议资源管理 第一节 会议室资源及维护

第八十五 条会议室资源。区公司会议室分为三类，一是集团会议视讯会议室，可设为集团视讯会议分会场，具体为1-5-

1、1-5-

3、2-3-1 三个会议室；二是全区视讯会议室，可设为全区视讯会议主会场，具体为1-5-1,1-5-3,1-3-1 三个会议室；三是一般会议室，配备投影仪，具体为别墅区会议室、1-3-2会议室。

第八十六条 会议室设施巡检及维护。区公司行政安保中心作为会议室管理部门，应对所管理的会议室办公设施（请行政安保中心列出清单）进行例行巡检，确保会议室清洁、办公设施充足、完好、可用；区公司集团客户事业部作为会议视讯系统维护管理部门，应对所管理的会议设施（请集客部列出清单）进行例行巡检，及时发现、解决问题，确保视讯会议系统正常运转。

第二节 会议室申请流程

第八十七条 除重大临时性会议外，使用会议室的部门要至少提前一天通过公司oa 会议系统进行申请，说明使用时间、期限、规模、所需服务、是否有公司领导参加等情况，由区公司综合部统一登记分配会议室并通过oa会议系统发布会议信息，各需求、支撑、服务单位自行获取系统发布的会议信息。未填写会议服务内容的视为无服务需求。未经申请预约会场，一律不得使用。会议室使用遵循先集团会议后全区会议、先全区性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。

第八十八条 使用会议室期间，使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用。

第八十九条 会议结束后，行政安保中心通知物业公司及时打扫会场卫生，归整物品等。

第三节 视讯会议管理要求

第九十条 集团视讯会议支撑流程。集团视讯会议申办状态通常会在集团公司OA 会议平台展示出来，西藏公司综合部会议管理人员每个工作日均需登录此系统查看并安排本地会议室作为分会场，并将结果反馈集团，同时，通过集团视讯系统管理员飞信群进行会议信息确认。之后，会议管理人员将集团会议信息上传西藏公司OA会议系统，西藏公司参会人员自行查看后按要求参会；集团客户事业部系统支撑管理员从该系统获取会议信息，进行视讯系统支撑服务；行政安保中心会议管理员从该系统获取会议信息，进行服务保障；需参加会议的地市分公司会议管理员从该系统获取会议信息，配合上级单位在约定时间进行本地会议系统测试、开通及会场管理。

第九十一条 全区视讯会议支撑流程。经审核同意在指定的会场召开全区视讯会议后，各需求部门提前半小时完成主会场的会场布置，并检查会议服务准备情况。集团客户事业部系统支撑管理员从公司oa会议系统获取会议信息，进行视讯系统支撑；行政安保中心会议管理员从会议系统获取会议信息，进行服务保障；需参加会议的地市分公司会议管理员从该系统获取会议信息，配合上级单位在约定时间进行本地会议系统测试、开通及会场管理。

第九十二条 测试和使用过程中出现系统问题及故障，由集团客户事业部进行现场处理和跟踪维护。

第九十三条 重大视讯会议需集团客户事业部进行现场待命全程维护。

第十一章 会议纪律

第九十四条与会人员必须遵守会议纪律。1.保持会场清洁、卫生；

2.不得迟到、早退，不做与会议无关的事情；无法参会需向会议主办方请假。

3.爱护会场设施，不涂抹刻画，刻意损坏会议设备； 4.不得喧哗、吵闹；

5.不得使用会议禁止使用的设备。6.未经允许，不得将会场设施带离会场。7.加强保密意识，妥善保管会议材料，未经允许，不得外传，不得录影录像，不得在公共场合讨论保密内容。

第十二章 附则

第九十五条 本规范由区公司综合部负责解释。第九十六条 本规范自印发之日起执行，此前制订的相关管理制度或者办法自行废止。

第四篇：会议管理办法

会议管理办法

1.目的：规范会议时间、议程，提高会议效率和质量，提升公司管理。2.范围：公司会议及部门会议。3.内容: 3.1主要包括：董事会会议、总经理办公会、全体员工会议、部门会议、专题会议。

3.2注意事项：会议的召开在于提升公司的管理，促进各部门的工作沟通与交流，发现、提出并解决问题。公司提倡会议的召开有明确的主题或议程，有针对性，简明高效，不流于形式。

3.3 会议准备：会议组织部门本着精简高效和解决问题原则，策划必须要开的会，会前要精心选择主题，确定参会人员，落实会议流程、准备所需设备与材料，确定会议时间、地点等。

3.4沟通要求：会议组织者必须提前通知参会人员；参会人要按照会议要求，按时到会，积极准备材料，必须带着解决方案提问题；主持人宣布会议结束前必须有问题解决决议。

3.5会场安排：相关部门提前通知综合部，会议原则上由综合部负责安排召开地点。

3.6会议管理： 3.6.1会议签到：董事会会议、全体员工会议、专题体会及其他需要进行签到的会议应有《签到表》，会议组织者需提前根据应出席人员名单进行准备，并对参会人员的出勤情况进行登记和统计，未经批准无故缺席或迟到的，按照会议纪律相关条例进行处理。

3.6.2会议记录：凡正式会议均应有会议记录，重要会议还需留有图文资料，并提交综合部备存。董事会、总经理办公会、全体员工会议记录由综合部留存；部门会议、专题会议记录由召集部门专人在指定的统一《会议记录本》留存，综合部不定期复核。

3.6.3会议记录的内容：①召开的日期、地点和召集人；②出席、缺席人员；③会议议程；④发言要点；⑤会议结论及决议。

3.7会议纪要：董事会、总经理办公会议、全体员工会议的会议纪要由综合部负责编写，部门会议、专题会议由召集部门编写。会议纪要必须包括：主题事项、问题意见和建议、会议决议、会议要求；并于会后次日打印经审批后，下发各相关部门。附《会议纪要》模板。

3.8董事会会议 3.8.1董事会会议根据公司章程规定召开，公司全体董事参加，总经理及高管人员列席。

3.8.2会议议题：根据公司章程规定的董事会职权确定。3.8.3会议召开程序依据公司章程有关规定执行。3.8.4参会人员不能到会必须在会前提前向董事长请假。

3.9总经理办公会 3.9.1每周五下午3点召开，由综合部召集、主持或者公司高管轮流主持，参加者为各部门负责人及高管人员。

3.9.2参会人员不能到会必须在会前向总经理请假，并知会综合部。

3.10全体员工大会 3.10.1全体员工大会每年至少举行1-2次，内容主要为传达公司发展战略及战略实施过程中所处的状况；学习重要文件精神，提高员工思想觉悟；年终工作总结和表扬先进等。

3.10.2参会人员不能到会必须在会前向综合部负责人请假。

3.11部门会议 3.11.1部门会议由部门负责人召集本部门人员参加，根据工作需要每周召开1次； 3.11.2主要内容：围绕工作的计划总结、重点工作部署、专题讨论等开展，有专门的主持人和记录人，将会议主要内容记录于指定的会议记录本上存档管理，并在会后整理成电子版《会议记录》发给与会人员并抄送综合部，综合部还将对会议记录本的记录情况进行定期、不定期的抽查。

3.11.3参会人员不能到会必须在会前向部门负责人请假。

3.12专题会议 3.12.1根据业务需要可临时召开专题会议，相关部门负责按照要求通知人员参加，并做好会议组织和会议纪要。

3.12.2参会人员不能到会必须在会前向会议组织者请假。

3.13其他：会议如需提供相关茶水招待、制作悬挂条幅、布置会场等要求时，应以书面形式提前与综合部联系，由综合部办理，会议召集部门会前进行最终确认。

3.14公司级会议纪律要求： 3.14.1筹备会议责任部门或责任人必须充分准备会议事项，并提前20分钟到达会场；会议主持人必须率先垂范，提前10分钟到场。

3.14.2会前必须熟悉会议议程、会议材料、需要讨论的问题，并对会议纪律、会议节奏、会议效率负责；参会领导更应该带头遵守会议纪律，按时到会，以实际行动支持会议主持人准时开会。会议开始前，主持人需重申、强调会议纪律，要求参会人员将手机调至静音或震动状态，中途不要随意走动等。

3.14.3为倡导严谨高效的会议纪律，特设立会议专项“欢乐基金”，违反会议纪律者，一律罚款并现场缴纳，存入基金账户，具体标准如下：  迟到：总经理300元/ 次，部长100元/ 次，员工50元/ 次；  无故缺席：总经理500元/ 次，部长200元/ 次，员工100元/ 次；  无法当场缴纳而后未及时补缴者或拒绝缴纳者，将在当月工资中按双倍扣除，以示警戒。

会议“欢乐基金”将由综合部专人管理，用于公司团队活动费用的支出。4.附件：

附件一：《会议签到表》 附件二：《会议记录》模板

附件三：（公司级）《会议纪要》模板

第五篇：会议管理办法

会议管理办法

为了建立科学规范的会议制度，提高会议质量和效率，确保各项决策的贯彻落实，根据《____市国家税务局会议管理办法 》（__国税发[________]12号）的有关规定，制定本管理办法。区局实行局长办公会议、局务会议、局长专题会议、区局国税工作会议、专业会议、部门专题会议制度。

一、局长办公会议

（一）局长办公会议由局长、副局长、纪检组长、总经济师、调研员、助理调研员(以下简称“区局领导”)和办公室主任组成。

（二）局长办公会议由局长或局长委托的副局长召集和主持。

（三）会议的主要任务：

1．传达、学习上级决定、指示和有关重要会议精神；

2．研究贯彻落实上级指示精神的办法和措施；

3．制定区局工作计划；

4．学习税收政策，讨论税收工作中的重大事项；

5．审定区局国税工作总结；

6．讨论决定局属各单位请示区局的重要事项；

7．分析税收工作形势；

8．互通重要工作情况；

9．审定召开区局国税工作会议和专业会议；

10．研究部署其他重要工作。

（四）局长办公会议一般每半个月召开一次，如工作需要可随时召开。

（五）局长办公会议可通知有关部门负责人列席。列席人员由会议主持人确定。

（六）局长办公会议由办公室承办。

二、局务会议

（一）局务会议由区局领导、局属各单位主要负责人组成。

（二）局务会议由局长或局长委托的副局长召集和主持。

（三）局务会议的主要任务：

1．传达学习上级重要文件、指示，重要会议精神，研究贯彻意见；

2．研究落实局党组会议、局长办公会议议定有关事项的贯彻措施；

3．研究和中长期工作计划的制定方案；

4．初审区局国税工作总结；

5．制定区局阶段性工作计划；

6．通报经济和税收形势；

7．听取局属各单位的阶段和专题工作汇报及下阶段的工作安排，协调工作关系；

8．审议内部工作制度；

9．学习有关税收政策，讨论贯彻落实措施；

10．其他需要局务会议讨论、决定的事项。

（四）局务会议一般每月召开一次至二次。

（五）局务会议议题由局属各单位于每月25日前交办公室集中，由召集人或主持人确定。

（六）单位主要负责人因故不能参加局务会议的，应事先向会议召集人或主持人报告，并指定人员代替出席。

（七）局务会议由办公室承办。

三、局长专题会议

（一）局长专题会议由区局分管领导和有关科室的负责人以及有关人员组成。

（二）局长专题会议由区局分管领导主持。

（三）局长专题会议的主要任务是讨论、研究、部署专题性工作。

（四）局长专题会议根据工作需要不定期召开。

（五）局长专题会议由主要相关科室承办。

四、区局国税工作会议

（一）区局国税工作会议由区局领导、局属各单位主要负责人组成。

（二）会议由局长或局长委托的副局长主持。

（三）会议的主要任务：

1．总结全年税收工作；

2．分解全年税收收入计划；

3．表彰区局国税系统先进单位和先进个人；

4．交流工作经验；

5．讨论局长主题报告；

6．研究新一年税收工作要点；

7．讨论研究其他有关重要工作。

（四）区局国税工作会议一般每年召开一至二次。

（五）区局国税工作会议由办公室承办。

五、专业会议

（一）一般专业会议由区局分管局长、区局承办科室及相关单位负责人组成;重要专业会议由区局党组书记、局长和局领导、局机关各科室主要负责人组成。

（二）一般专业会议由区局主办科室主要负责人主持;重要专业会议由区局局长或局长委托的区局领导召集和主持。

（三）专业会议的主要任务是研究部署专业性工作。

（四）专业会议分专业每年召开一次至二次。

（五）专业会议由主要相关科室承办。

六、部门专题会议

（一）部门专题会议由区局承办部门及相关单位负责人和有关人员参加。

（二）部门专题会议由承办部门负责人主持。

（三）部门专题会议的主要任务是研究和布置部门重要工作。

（四）部门专题会议根据工作需要不定期召开。

（五）部门专题会议由有关部门承办。

七、有关要求

（一）会议要本着精简效能的原则，能够精简的会议要精简，能够合并召开的会议要合并召开。

（二）会议实行审批制度。局长办公会议、局务会议由局长审批；局长专题会议由分管局领导审批;区局国税工作会议由局长办公会议审定,局长签批;专业会议由局长办公会议或局务会议审定，局长签批；部门专题会议由分管局长审批。

（三）记录纪要

1．局长办公会议、局务会议由办公室记录，整理会议纪要，会议纪要由会议主持人签发；

2．局长专题会议由承办部门记录，整理会议纪要。会议纪要由会议主持人签发；

3．专业会议由各承办单位记录，会议结束后，应将全套会议材料送办公室归档。

（四）会议办理

1．经批准的会议，由承办单位起草会议通知，经办公室审核，报局领导签发；

2．会议上局领导讲话的书面稿由承办单位起草，需要上网发布的，可先送办公室核稿，再报讲话领导审定。如涉及较为重大的内容，应由局长办公会议、局务会议或局长审定；

3．办公室负责会议通知的上网发布、会议材料的文印和对外宣传联络工作；

4．会议承办单位负责领导讲话和有关文件的起草、人员的组织、会议文件分装、发放以及会场布置等会务工作；

5．机关服务中心负责会场的联系和车辆安排以及会议的食宿等工作。未经审批的会议，机关服务中心不得列支会议经费。

（五）会议地点

会议原则上安排在区局召开，需要在局外召开的，应报局长审批。

（六）本办法适用于区局机关

会议管理制度

一、目的

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

二、职责

（一）行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。

（二）会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。

（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

（一）、公司部门周会制度

1、主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持

2、召开时间：每周一上午10:00。特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。

3、参加人员：部门主管、部门员工

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。

4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。

（二）、公司员工周会制度

1、主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。

2、召开时间：每周五下午4点。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。

3、参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。

4、会议内容：

（1）公司日常运作情况的总结。

（2）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。（3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

（三）、公司工作述职会议制度

1、主持与记录：工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。

2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由人力资源部安排。

3、参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。

4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。

（四）、其他会议

1、公司年终总结表彰大会

总结全年工作情况，布署下一工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。

2、各专题会议

相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。

3、员工发起的会议

公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由主经理批准。

四、会议召开

（一）会议安排：

1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。

2、行政管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。

3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

（二）、会议的准备：

1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；

2、会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；

3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： 3。1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）； 3。2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； 3。3会议场所布置； 3。4会议服务人员的安排； 3。5会议签到； 3。6会后事项安排。

3。7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。

（三）、会议召开及传达：

1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。

2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。

4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。

5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。

6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。

7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。

（四）、会议纪律

1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。

2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳100元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。

3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则缴纳500元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。

4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助10元，成长10次。

5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。第三十三条 附则：

本制度由行政管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行 1 会议管理办法 1.目的

为进一步规范公司会议管理，本着精减、有效、节俭原则，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，节约会议成本，提升公司运营效率，特拟定本规范。2.范围 本办法适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。3．职责 3．1会议发起人和主持人 3．1．1 确定会议目的；

3．1．2 确定会议议程及参加人员，审核会议通知； 3．1．3 控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题； 3．1．4 掌握会议时间；

3．1．5 确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语、故意刁难、逃 避责任、急于了事等；

3．1．6平衡发言，发挥群体力量，确保每位与会人员都发表意见； 3．1．7 善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；

3．1．8 确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体； 3．1．9 会议不能准时召开等其他变故要在会前协调； 3．1．10会议纪律的监督执行； 3．1．11会议记录的签核；

3．1．12 会议决议或对策实施效果跟踪验证。3．2 通知人 3．2．1制作会议通知(内含会议议程)；

3．2．2确保通知到位，每位参会人员要在会议通知上签名； 3．2．3异常情况及时通知会议主持人；

3．2．4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。3．3记录人 3．3．1组织会议签到； 3．3．2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)； 3．3．3会议记录的发放； 3．3．4检查、协调和跟进会议执行状况； 3．3．5向主持人汇报执行状况。3．4参加人员

3．4．1 事前准备相关会议资料； 3．4．2 遵守会议纪律； 3．4．3 会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；

3．4．4 临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时，通知会议主持人，并委 任职务代理人参加。4．会议分类

5.会议内容

5．1 总裁办公会（月度经营分析会）5．1．1会议时间 每月召开一次（即每月2日）。5．1．2会议人员 主持人：总裁

参加人员：总监、稽核组长、公司所有部门主管 5．1．3会议内容

5．1．3．1汇报分析工作计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩、揭露矛盾，提出改进措施，不断提高公司经济效益。

5．1．3．2研究决定公司日常工作中的有关事项，通报、交流重要工作情况。5．1．3．3研究分析公司整体运营状况，制定工作方针、工作计划、目标、措施、策略。5．1．3．4讨论决定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章、规定。5．1．3．5需要总裁办公会集体研究解决的其它重大事项。

5．1．5总裁依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并

落实到人。

5．1．6由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结

束会议。

5．1．4会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。5．2 周工作例会 5．2．1会议时间

每周召开一次（即每周一上午9：30至10：30）。5．2．2会议人员 主持人：行政部经理

参加人员：总裁、总监、稽核组长、稽核专员、公司所有部门主管 5．2．3会议内容

5．2．3.1各部门报告本部门一周工作情况（汇报标准按照周工作计划内容），下周计划、存在的问题、解 决方法。

5．2．3.2逐条逐项检查落实完成情况，指导重点工作开展，并实行问责制。

5．2．3.3听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，执行会议的各项决议及具体实施措施。5．2．3.4布置公司日常工作，平衡计划进度。5．2．3.5总结工作经验和教训。

5．2．3.6总裁对各部门工作进行总结讲评，布置工作。5．3 职能中心例会 5．3．1会议时间

每周一次（每周六下午17：30-18：00）。5．3．2会议人员 主持人：总监

参加人员：分管部门主管 5．3．3会议内容

5．3．3.1总裁办公会等各种会议精神、公司各类管理制度、流程、标准、公司文件及公司重大经营活动等

信息的学习和传达。

5．3．3.2本中心各部门上周工作总结、下周工作安排及部门间的工作协调。5．4晨会 对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每天的早上必须以10分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告。同时还可以利用早会表扬优良员工以提高士气。5．4．1会议时间

每天一次（每天早晨8：30-8：50）。5．4．2会议人员

主持人：管理人员轮流担当 参加人员：全体总部员工 5．4．3会议内容

按照《晨会流程》标准执行 5．5部门例会

每天一次，进行工作检查与安排，为短会。5．5．1会议时间 每天一次（每天早晨8：50-9：00）。5．5．2会议人员

主持人：部门经理（或委托代理人）参加人员：部门员工 5．5．3会议内容

5．5．3．1本部门当日工作安排及工作完成情况检查。5．5．3．2 进行公司文件、会议精神的传达。5.6 专题会议

公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司运营方面等紧急情况而召集的临时会议。专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专题会议为不定期性的临时性会议，一个专题如果需要多次的研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，要以一案一会为原则。5．6．1会议时间 不定期

5．6．2会议人员

主持人：专题会议发起人 参加人员：相关人员 5．6．3会议内容 一案一议

5．7总结表彰会 5．7．1会议时间 每年召开一次（即每年12月31日）。5．7．1会议人员 主持人：总裁

参加人员：总监、公司所有部门主管、全体员工 5．7．1会议内容

5．7．1．1对一年来的工作进行回顾和分析。

5．7．1．2总结一年来的公司所取得工作成绩和缺点。5．7．1．3总结一年来的成功的经验与教训，对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到管理的高度来认识。

5．7．1．4 根据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。5．7．1．5 总结全年工作情况，部署新工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

6、会议准备和要求

6．1 议题准备。各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题,通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总裁办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。

6．2 会前协商。会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。

6．3 资料准备。各部门需提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前提前半天以上送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。

6．4 拟好会议议程。会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。

6．5 发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3－5分钟。

6．6 通知与会人。根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知行政部。

6．7 会议纪要与催办。会议议定事项，由总裁办公室或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议，办公室要及时进行催办，保证决议落到实处。

7.0会议效果评估与督查

7.1当天由记录人负责编写会议纪要经主持人当天或次日中午12点前签发，负责送交与会人员。7.2 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议

7.3稽核小组负责对会议纪要执行督查，根据会议纪要，检查相关人员和部门落实会议决议的情况。7.4会议主持人必须主动了解会议决议的落实情况，有责任督促执行人落实会议决议。8.0 会议纪律规定 8．1 纪律规定

8．1．1应准时到会，并在《会议签到表》上签到，否则按缺席处理。8．1．2会议发言应言简意赅，紧扣议题。

8．1．3遵循会议主持人对议程控制的要求，会议准时开始，会议时间按议程控制； 8．1．4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。8．1．5保证会议不受干扰；参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动、交头接耳。8．1．6会议期间禁止吸烟；

8．1．7与会人员遇突发事件急须处理时，应知会主持人；

8．1．8需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言；

8．1．9已知会应参会人员，因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小

时通知会议主持人；

8．1．10与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动；会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征

得主持人同意后到会场以外的地方接听。8．1．11会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄；其调阅应严格按公司保密制度的有关规定 执行。9．0 处罚规定

9．1会议迟到15分钟以内的，处1元／分钟罚款；超过15分钟的，按缺席处理，处罚10元／次(有事耽搁

或不能参加时，须提前跟会议主持人请假并另行指派代理人参加)； 9．2未经会议主持人同意私自早退会议的，处以10元／罚款；

9．3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚10元，若因此给公司造成损失的，按照相

关管理规定追究责任；

9．4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，处会议主持人10元／次罚款，会议记录人5元／次罚款；

9．5会议期间手机铃声响，处以责任人5元／次罚款。10．O 相关表单 10．1《会议通知表》 10．2《会议签到表》 10．3《会议记录表》 10．4《工作汇报表》 11．0本管理办法解释权归行政部，本办法执行自总裁批准之日起施行。

会议管理制度 目的

为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。适用范围

适用于广东粤运朗日股份有限公司高速分公司全体员工。内容

第一条 总则

为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本制度。公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。

第二条 会议类别

1、领导班子会议（1）由经理本人发起的内部高层会议。

（2）参加人员为经理、各分管副经理或相关议题的负责人。（3）会议不定时召开，由经理本人或综合办发出通知，综合办负责收集和记录会议议题。（4）会议纪要由综合办负责整理，各相关部门负责落实会议决议。

2、经理办公会

（1）经理办公会是由经理本人或委托人定期召开的工作例会。（2）参加人员为经理、各分管副经理及相关的科室负责人。（3）时间原则上定为每月________。（4）例会由综合办转发通知，并做好会议的相关准备工作。

（5）会议纪要由综合办负责整理，并于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。

3、科室例会

（1）科室例会是由各科室负责人定期召开的工作例会。（2）原则上定为每周一次。（3）例会时间由各科室根据科室工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

4、科室联合会议

（1）科室联合会议是由经理或各分管经理发起召开的跨科室协调、协作专题会议。

（2）会议由综合办转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由综合办负责整理，并于次日呈经理审阅后发放至各有关科室。

5、其他会议管理

（1）综合办每月应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各科室及有关人员。

（2）凡综合办已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前____天报请综合办调整《会议计划》。

（3）对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，综合办有权安排合并召开。第三条 会议程序

1、会前准备

所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，组织者应提供会议相关资料并上报申请，该资料包括：（1）会议名称、会议主旨和目标；（2）会议时间、地点、议程、议项；（3）会议主持人、出席人员（名单）；

（4）会议财务（支出收入）预算、现有筹备情况及进展；

（5）（可能）存在的问题、解决方案及要求、筹划备时间进度表。该申请批准后方可执行。

2、会议通知

根据会议拟订会议通知，并提前张贴或发送。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。

3、会场准备

会议组织者及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。

4、会议记录

会议进行中要做好记录。记录方式最好为速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。第四条 会议秩序和纪律

1、严格遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准。

2、会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听。

3、会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。

4、凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，由综合管理部行专人监督执行。

5、会议应按规定时间准时召开，组织会议的科室会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

6、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

7、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

8、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。第五条 会议记录

1、会议记录原则

遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

由经理发起、主持的领导班子会议原则上由与会的综合办主任负责会议的记录工作，经理另有规定的，依据经理指定的办法实行。

2、会议记录员应遵守的规定（1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。（3）会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。第六条 会议室管理

1、管理和使用权限

（1）会议室由综合办负责管理，各科室如因会议需要使用会议室，须事先向综合办申请，由综合办统筹安排。

（2）会议室卫生由综合办安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

2、会议室设备管理

会议室相关设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

第七条 附则

1、本制度由综合办负责解释。

2、本制度由经理批准后生效，自颁布之日起执行。