会议的策划

第一篇：会议的策划

会议的策划

所谓“会议”，是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头、书面或者声像等作为交流方式的群体性活动。在现代企业运转过程中，会议已经成为了不可或缺的重要部分。

一般而言，会议管理包括了四个阶段，依次分别是会议策划、会议筹备、会议实施与会议结束。其中，会议策划开始于筹备阶段之前。它是指为了使会议取得预期目的，而对会议活动的总体战略和进程进行前瞻性规划与设计的活动。出色的会议策划是圆满举办会议，使之达到预期效果的重要前提。

会议策划的前期工作主要包括了两个方面：一是确定会议的策划者，尽量要选择精干而且有丰富经验的人来负责，二是收集信息，充分了解会议的目的与性质，以及召开会议者的要求等。

在会议策划过程中，策划者往往需要遵循四大原则，分别是目的性原则、利益主导原则、整体规划原则、可操作性原则。

目的性是会议的重要特征之一。或者是为了传递有关信息，或者是为了打造品牌形象，或者是为了推动销售额，召开会议总有一定的目的。因此，策划也必须围绕着会议目的来进行，进而满足企业需求。根据亚当·斯密的“经济人”观点，人类的一切策划活动，实际上都是在谋求特定的利益。策划者应该秉持共赢的理念，明确知道会议所要追求的利益，并为利益的实现合理配置资源，考虑是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。

一次会议的成功举行，包括了场地选择、食宿安排、邀请函设计与会后评估等诸多因素。整体规划原则要求策划者应该具有全局观，做出周到的统筹规划，以避免给会议活动造成无法弥补的损失。

会议策划的可操作性要求策划者应结合市场的客观情况，以及公司的实际需要和能力来操作，使会议活动能够在总体策略的指导下顺利进行。

一般而言，会议策划的内容可以归纳为“五W，一H、B”：

首先，What是指开什么会议，会议的名称是什么；

其次，When是指什么时候举行会议；

第三，Where即在什么地方开会；

第四，Who就是指参加会议的人是谁；

第五，Why即为什么开会，会议的主题是什么；

第六，How是指会议将怎样进行；

最后，Budget就是会议的成本预算。

会议名称是会议的正式称谓，标示了会议的某些基本信息。凡举行会议都应当事先确定其名称。一般而言，策划会议名称的常用方法主要包括了

 揭示会议主办者

例如“森马品牌提升发布会”，反映出主办者是森马

 揭示会议功能

例如“汇天公司产品鉴定大会”，反映出会议功能在于产品鉴定

 揭示与会者身份

例如“游戏开发者大会”，反映出与会者的身份是游戏开发者

 揭示会议出席范围

例如“移动通信世界大会”，反映了会议出席范围是全球性的 揭示会议时间或届次

例如“2010年世贸股东大会”与“第24届万国邮联大会”分别反映出会议的年度和届次  揭示会议地点

例如“上海国际贸易洽谈会”，反映出会议的东道主是上海

 揭示会议方式

例如“电信公司视频会议”，反映会议采取的方式是视频

这些策划会议名称的方法通常不是单独使用，而是根据会议组织者的需要来加以综合运用的。会议时间是会议策划内容之一。它主要涉及了两个方面：一是指在什么时候召开会议，二是指会期的长短。

会议地点的策划包含了两个事项：一是选择合适的地方（即会议召开的举办地），如在哪个地区或者城市举办；二是选择合适的、具体的会议活动场所，如在哪个酒店举办会议。为了使会议取得预期效果，策划人员应根据会议需要，综合考虑多种因素，选择并确定合适的会议地点。

就会议举办地而言，选择在哪个地区或城市召开会议时往往需要参考的因素包括： 第一，第二，第三，第四，第五，第六，举办地与会议举办者及参会者所在地之间的距离。距离适中不会让潜在的参会者因相隔太会后是否有观光参观活动。如果有，那么应该考虑与活动地邻近的地方作为会议举办地； 会议期间，会议举办地的气候如何。这一点可以与季节因素共同考虑；

举办地是否适合公司的业务需要。例如，苏州明显要比桂林更能成为华东六省一市区域性举办地的交通环境是否便利。例如，对于国际会议来说，会议地点所在的城市必须要有国举办地的形象是否符合会议目的等。远而放弃，也有助于减少交通成本；

销售会议的会址； 际机场；

酒店费用主要包括了住宿费用和餐饮费用，在会议成本中占了较大的比例。会议策划者应该搞清楚酒店的市场价格是多少，一般能有多少折扣；收费形式是怎样的，需要在会前预先支付多少定金；针对预订却由于参会者临时缺席等原因而没有入住的房间，是否允许退房，或者允许多高的退房率；会产生附加费用的项目有哪些；等等。

酒店的服务设施关系到会议质量，应该与会议的规格相匹配。通常，会议策划者可以从酒店的硬性设施与软性服务这两方面来考察。就硬性设施而言，考虑因素包括了客房的数量、大小与质量、会议的支持设备、设施的新旧程度、娱乐设施（如游泳池、网球、高尔夫）、展示场地等；就软性服务而言，考虑因素包括了整体环境是否文明洁净，酒店员工整体素质如何，有无接待会议的经验，是否指定了一人总负责协调处理各项会务事务等。

酒店在城市中的什么位置，进出是否方便？附近有没有购物中心、餐馆和店外娱乐场所？是否接近机场？有哪些便利的交通工具？距离最近的医院有多远？等等。会议策划者在选择酒店的时候，应该根据具体的会议需要来综合考虑这些问题。

会议室是选择酒店的核心要素。如果酒店无法提供所需的会议室，那么其它条件再好也无济于事。根据面积大小，会议室可以被分为小型、中型和大型。采用哪种类型主要是由会议人数规模与会场布置模式来决定的。Tips：   

小型会议室30平方米大小为宜，不宜太高，一般为2.4-2.6米 中型会议室60平方米大小为宜

大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米

选择举办会议的酒店涉及到许多细节问题，例如会议室的实际形状，以及刚才视频中所提及的客房实际大小与光线等因素。因此，在做出选择哪家酒店的最后决定之前，实地考察一番是不可忽视的重要环节。

除了地点以外，与会人员也是会议策划的主要内容，即参加会议的对象，其数量是决定会议规模的直接因素。但是，与会人员的数量并不是越多越好，会议规模也并不是越大越好。Tips：

在确定与会人员的同时，策划者同样需要根据会议情况来确定其主办单位、承办单位、支持单位、赞助单位、协助单位、协办单位或者合作单位。

为了提高会议的效率、实现预期目标，确定与会人员的时候，策划者应在遵守上述两大原则的基础之上考虑多项要素，例如：

（1）与会者与会议所要实现的目标是否有直接或者主要的关系（2）与会者同会后的行动是否直接相关（3）与会者是否具备相关的专业知识或经验（4）与会者是否有能力或者有权利形成某项决议（5）与会者是否能全身心投入会议

会议主题是会议目标的转化，高度概括了会议主要内容和实质问题。与会人员通过它就可以形成对会议的大体了解。主题也是会议成功的重要因素，因为会议中所有活动都是紧紧围绕主题来安排的。主题策划的要求：

 将会议主题落实到会议目标上，为目标服务



准确性：主题名称表述清楚准确，避免含混或歧义；主题内容与权限相符，不超出会议的职权范围除了服务于目标以外，准确性也是非常重要的：一方面指主题名称表述要清楚准确，避免含混或歧义；另一方面是指主题内容与权限相符，不超出会议的职权范围。Tips：

会议主题不同于会议议题，一般来说，一个会议只有一个主题，但议题可以有若干个，后者是围绕前者而设立的多个拟讨论的问题。议题是主题的具体化。

例如，博鳌会亚洲论坛2002年年会的主题是“新世纪、新挑战、新亚洲”，而议题则有20多个，如“亚洲经济发展前景”、“亚洲区域经济和贸易合作与展望”等。

当名称、主题等确定下来之后，策划者要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的基本流程进行策划。一般而言，会议的流程通常包括了开幕辞、主要领导发言、特邀嘉宾演讲、与会者自由发言或讨论以及闭幕致谢等环节。

会议成本是会议策划不可缺少的重要组成部分。策划者通过预算会议各项费用来控制总支出，借以适当降低成本，提高会议效率。

一般而言，成本预算应遵守四项基本原则：（1）科学合理地分配各项开支（2）总量控制，不能无限制地增加

（3）确保重点。经费不足时，把有限的经费用在刀刃上（4）精打细算。严格审核每一项开支，合理节省经费

一般而言，不同会议之间的具体收入来源与支出事项会有所不同。例如，有的会议需要向与会者收取一定的参会费用，或者向会议主要发言人支付相应的酬劳费。

会议策划的成果最终要通过形成某种文书的形式反映与表达出来，这就是会议策划方案。它是会议筹备工作的依据，也是会议筹备工作有序进行的保障。方案经相关领导批准后由会务工作机构具体实施。通常，会议策划方案具有预测性和请示性的特点：所谓预测性，是指在筹备之前，根据实际情况和先前经验对会议重要事项进行设想和安排；所谓请示性，是指就方案内容请示上级主管部门或者相关领导的批准。

Tips：

会议日程是把会议中的各项活动按照时间单位加以具体落实安排。它表明了会议发展的进程，同时也是对完成各项活动所需时间的预测和必要的限制，以提高会议的效率。

第二篇：会议策划

◇会场预约◇

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

◇负责会场的布局，设备安装调试◇

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

◇印刷材料的设计制作◇

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.◇参会者的接送◇

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.◇参会者的餐饮◇

我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.◇参会者业余时间的安排◇

我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

第三篇：会议策划

一、目的以研讨会为平台，以达到：

（1）开发老客户价值，开发新客户。

（2）强力推介.CN和中国域名的注册量，增加中文域名产品在大庆中小企业的覆盖率

（3）提高企业品牌保护意识和传承企业品牌，推荐中文域名产品，彰显卓创集团和互

联网中心的价值服务形象；

（4）拓展中文域名大庆地区代理商

二、目标

（1）70%客户现场注册；

三、主题

保护企业品牌、维护企业利益”

四、活动时间

研讨会由卓创公司在XXXXX举办

会议时间定于10月20日

15：00—16：30

五、活动对象

参加本次研讨会的客户，必须具备以下基本条件：

（1）卓创公司老客户；

（2）具备电子商务意识的，致力于提升企业销售额的企业；

（3）以网站建设网络推广为主业的网络公司；

（4）致力于从事推广中文域名产品和代理电子商务的企业和个人 人数计划70-100左右，六、特邀嘉宾

为提高本次技术研讨会的权威性，邀请大庆高新区服务外包园

XXX领导参与会议，作“应对企业品牌保护盲点、完善企业品牌保护手段”的讲话。具体工作由XXX负责联系，10月17日前给出具体结果。

一）由刘国峰：做保护企业品牌、维护企业利益的主题报告，二）外包园领导XXX主讲：

“应对企业品牌保护盲点、完善企业品牌保护手段”的讲话

七、会议准备

1、客户邀请

（1）10月12日—19日正式发放邀请函。发放邀请函时，原则上谁邀请、谁填写。

（2）发放邀请函时沟通主要内容：

1）本次会议由卓創公司主办，推广中文域名，保护企业品牌，提升企业互联网安全意识。

新市场营销法则 助推企业成长

电子商务营销 食品餐饮营销 建筑房产营销 消费品营销

2）促销政策沟通，增加大家参会的吸引力；

3）探寻其现场注册意向，并及时提醒其带好订金；

4）请妥善保管邀请函，参会时凭邀请函入场。

（3）电话确认：10月19日，业务员电话提醒受邀请客户。

2、邀请函设计与制作邀请函数量130份，由XXX负责联系在当地制作，10.15号前完成邀请函的设计主题为： “小产品、大市场、实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”邀请函上的参会地址：黑龙江省大庆市高新区服务外包园

C1座14层，会务联系电话，会务联系人

3、特邀嘉宾邀请

（1）邀请政府相关领导，且主要沟通以下内容：就卓创举办 “小产品、大市场、实现可持续发展”

“保护企业品牌、维护企业利益”

活动发表正向看法；

1）整个讲话时间控制在20分钟以内；

2）具体邀请工作由XXX负责，10月15日前落实，（2）示范嘉宾邀请

本次的示范嘉宾由刘国峰负责找寻，负责人要通过一切形式确保示嘉宾到达现场开

会。示范嘉宾发言稿由刘国峰准备。

4、会场布置

（1）横幅，与会议主题相同，具体由XXX清点，列出清单

1）会场内主席台横幅：“小产品、大市场、实现可持续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”

研讨会（6M）

2）会场内左面横幅：（7M）

3）会场内右面横幅：（7M）

4）会场内后面横幅：（6M）

（2）主席台背景

以“选择中文域名，保卫企业利益”为主题，按“XX会议”背景图片制作。

（3）入口处展架（制作成喷绘）：卓创集团“小产品、大市场、实现可持 续发展”“保护企业品牌、维护企业利益”研讨会欢迎您（宾馆提供）

（4）会议室进口横幅：

“小产品、大市场、实现可持续发展”

“保护企业品牌、维护企业利益”研讨会欢迎你横幅一条（7M）

（5）主席台两侧易拉宝展示板两个，宣传内容为集团公司产业、XX布局图、等，缺少部分请XXX补充缺少的部分。

7、资料物品准备清单：

（1）中文域名彩页；（130份）

（2）手提袋（130个）

（3）销售宝彩页；（130份）

（4）卓创公司彩页；（130份）

（5）抽资箱（一个）

（6）抽奖卡（130张）

（7）宣传横幅及易拉宝，会场背景彩喷

（8）工作卡（30张）

（9）参会证（150张）

（10）订货单（130张），定金收据（130份）加盖公司公章，（11）工作服（30件）

(12),照相机、摄像机、投影仪、音响，话筒

（13）客户签到本（二本）

（14），音乐准备

（15）电脑准备二台，

第四篇：招商会议策划

招商会议策划

招商会首先要确定一个好的主题，然后拟定会议时间和地点。招商会是个系统工程，分会前、会中、会后三个阶段，每个阶段又分为许多步骤，环环相扣、紧密连接。所以需要整体团队具有高度的协作与执行能力，才能使会议达到理想的目的。

主题：2012年美容营销财富论坛峰会暨 “xxx“产品招商会

宗旨:展示产品特点及企业实力,树立经销商信心,促成潜在客户签单.程序及具体细节：

一、招商会议时间策略和地点策略

(1)时间策略：招商会议最好在星期天举行，以方便客户的参与。

(2)地点策略：选择具有一定实力和条件的酒店会议大厅，会议大厅必须具备音响、音像功能、面积适中，地理位置要在交通繁华地。(例如人民大会堂)

二、招商人员及参会工作人员培训 首先对招商人员作一些必要的培训： 一个球队想取得胜利，仅仅依靠球员的个人能力是远远不够的，必须进行团队的磨合和训练。同样，招商队伍组建之后，也必须进行培训。一方面，通过培训是团队了解企业的现状、产品，了解招商策略和操作步骤，同时也是进行磨合的过程。针对招商的培训主要有以下几个方面：

a.企业及产品知识，以使团队成员对企业的现状有清楚的认识。

b.沟通技巧(如接听电话、接待语言、洽谈技巧、仪表举止等)，以培养团队成员的职业感。

c.招商专业知识(招商流程、谈判技巧、接听电话、注意事项等)d.招商要旨(招商策略说明及合同解读等)(1)招商人员必须对产品的各种特点如实掌握。

(2)招商人员必须对自己的客户做事前了解，包括客户的经济实力、销售网络、个人爱好等。

(3)招商人员必须对目前市场具有充分的了解，特别是自己目标客户所在地区市场要进一步了解。

(4)招商人员必须具有一定的谈判策略和能力。

三、会议邀请对象确定

主要分为新客户、老客户、媒体、政要4个部分 通过市场细分界定招商对象：通过市场调查，在各省各个市区选择三到四个具有实力的经销商，发出邀请函，最后在招商会上或以后确定一个具有实力的地市级加盟经销商。(邀请比较突出的老经销商作为代表参加，可以现场发言和带动会场气氛。)

四、确定招商宣传渠道

(一)通过在拟招商地区发行量大的媒体上发出产品招商广告。

(二)通过短信平台向具有一定实力的经销商发出招商信息，并予以跟踪确定。(三)通过公司营销人员，邀请主要准客户参加会议，设计具有超强杀伤力的邀请函。

五、合同策划 对现场签单的客户我们要单独会见，根据不同实力的经销商对招商合同做一定范围内的修改，提供一定的优惠政策。

六、招商会细节安排

招商人员对具有针对性的重点客户整个会议期间全程跟踪服务。(1)做好与会客户的接待、住宿、饮食、返程等方面的工作

(2)营造一个轻松愉快的招商会氛围，同时让前来参加招商的客户从侧面知道他们本地区有相同实力的经销商也要参与招商，激起经销商的竞争心理。(3)招商会上要有营销策划人员、产品经理对当前市场和产品做详细的分析讲解。可以由经销商现场提问关于自己的市场前景和营销策略，营销策划人员做现场解答，帮助经销商树立经销信心。

(4)公司设计的产品手册、招商手册必须有招商人员亲自发到与会经销商手中，并作登记。

(5)现场悬挂、摆放大量产品平面广告(横幅、易拉宝、宣传单等)(6)邀请已经加盟的经销商，竞争其他地区的经销权，这样就对这个地区想经销而没有经销的准客户产生强大的震撼和压力，使他们看到这个市场的可操作性和利润空间，为了自己的市场不被别人占领，他们可能就会现场签单。

(7)对现场签单的经销商予以更大幅度的价格优惠和政策支持，此信息由主持人现场对与会经销商说明，具体优惠政策由招商人员单独对签单客户说明。(8)会议结束后赠送礼品。

七、会后跟单流程(1)电话跟踪回访

(2)营销人员亲自登门拜访

八、招商会结束后做好善后工作(1)安排好客户的返程事宜(2)总结此次招商会的得失

(3)对招商会所获取的各种信息整理存档 会议程序：

顺序进行内容(演讲)演讲人时间安排 1致欢迎辞，介绍参会人员主持人5分钟

2企业介绍(配合文字及vcd资料投影展示)企业负责人10-15分钟 3产品介绍(配文字、图片投影展示)产品经理20-30分钟

4营销模式、产品推广方案介绍(文字、vcd及图片投影展示)企业营销负责人或所合作的著名营销策划公司负责人30分钟

5合作方式及合同讲解(配文字投影展示)企业销售管理负责人15分钟 6经销商及广告商代表发言10分钟

7产品展示及广告宣传、促销活动资料图像、vcd展示主持人20分钟 8签约方式公布、问题答疑公司几位主要负责人2个小时 9签约商务代表、营销负责人1天

具体时间安排：

1.9：00-10：00来宾签到(派发礼品)，参观展示(人员陪同讲解)。2.10：00-10：30领导讲话

3.10：30-11：00企业负责人讲解。合作单位介绍(如医院等)，4.11：00-11：20前期客户代表谈经营心得。消费者代表谈服务便利性;5.11：20-12：00签单会仪式(可安排前期签约者签约)，工作人员宣读签约政策，营造气氛，促成签约。

6.12：00-1：30午餐,签约客户抽奖 7.1：30-3：00分组讨论;8.3：00-5：00公司参观，签约。九.费用预算(以预计到会人计算)1.场租费: 2.中餐(桌): 3.交通车: 4.空飘(2-6个)5.气拱门(1个)6.花篮(6-8个)7.礼品(200份)8.红包: 9.摄影摄像 10.pop(张)11.展板(2*3米),6块 12.易拉宝:10个 13.邀请函(份)14.歌舞表演(?)15.主持人 16.其它

整个会议过程要注意三个关键方面：

1、演讲水准。演讲人衣着、气质、口才、内容准备都关系着效果，因此事先要进行专业而系统的训练。因为招商会议本身就是利用综合展示企业的方式来吸引经销商合作的活动，因此公司的经理人员一定要努力具备可展示的素质。

2、问题答疑。因为会议局面的控制能力最集中地体现在这里。在这里要注意任何问题都不能逃避，不能用外交辞令，必须予以正面回答。为了较好地控制好会场局面，要做好如下几个工作：(1)“排雷”。参加招商会的经销商虽总体目标趋向一致，但就单独个体来说心态较为复杂，目的、性格各不相同。对个别态度较为偏激的经销商要在事先判断出，并安排沟通能力强的商务代表进行专门有效的沟通、引导;对竞争厂家来人及恶意刁难者要进行有效疏导。(2)选择合作态度较为积极的经销商作为意见领袖，主动就经销商常规关心的问题进行提问。避免会场的气氛被消极的提问及怀疑、不满的情绪所控制。(3)作为答疑人的公司主要负责人应具有较强的亲和力、人格魅力及较好的应变能力，对经销商可能提出的问题要准备充分。3.签约：尽管经销商都是经过理性分析来决定自己的选择，但从众心理在这里体现的仍很明显。为了使会场的签约洽谈朝积极的方向走，要做好以下两方面的工作：(1)进行有效，有目的的会前沟通，选出有条件，态度积极，合作倾向明确的经销商进行事前确定，同时也听一下他们的建议和意见。(2)在招商会上，由事先沟通确定的几家态度积极的经销商首先带头签约。总之，招商会议是一种特别意义的营销公关工作，也是展示企业组织、控制管理、企业基本素质的活动，关系着企业整体招商活动的成败及下步营销运做的顺利展开。因此组织要专业、细致、而周密。

第五篇：招商会议策划

成功领先的餐饮形态独树一帜的行业气质

**市***路步行街餐饮项目

招商

活

动

策

划

书

2012年5月

***

一、活动背景

随着人们对生活质量的要求不断提高,单一的中式餐厅已经不能满足人们的需求.人们不只满足于吃饱，而且开始更讲究食品的环保和营养。此时，西餐等餐点便出现在人们的菜单里了。

通过对**市前期的市场调查和分析，我们发现潜江市以西餐为主的消费场所很少，没有形成一个以西餐为主的餐饮消费环境，而以肯德基派乐士为主的西餐厅则主打西式快餐，无法体现西餐极重视各类营养成分的搭配组合，充分考虑人体对各种营养（糖类、脂肪、蛋白质、维生素）需求，选料精细，用料广泛讲究调味，注重色泽工艺严谨，器皿讲究等特点。

虽然西餐也已经步入中国好多年了，但是目前内地发展现状还不是很成熟，西餐业还存在着较多的不足。首先，费者群体相对集中于大城市的市中心等一些商业区；其次，消费者主要还是以外宾和高级白领为主，仍是为少数人服务；再次，西餐的价格普遍较高。西餐虽然早已被当代中国人所认知，只是由于其较高的价格，让很多人对其望而怯步。

据此，为提升**市餐饮形象，展现**餐饮多元化的一面，我们提出了“高端但不高傲 兼容但不平凡”的思路，我们希望通过此次洽谈研讨活动将西餐高端品味，高端气质通过有意向的客户合作，以亲和的姿态将西餐送上**人民的餐桌，着力为**市民打造一个餐饮消费新环境。

二、活动目的1．传达政府在此项目上的政策导向、行业发展等多方面信息，且扩大***路步行街在市民中影响力，从而奠定步行街餐饮市场在**市的基础。

2．通过媒体的宣传，扩大品牌影响力，打造***路餐饮行业的标杆。

3．宣传**文化传播有限公司实力，树立良好的企业形象，重点把握此次洽谈会参与媒体，并通过传播带动新的客户群；

4．为后续新颖、独特、隆重的活动开展充分造势，营造超越其他任何类似餐饮区域的庞大气势。

三、举办时间

2012年10月1日国庆节

四、活动地点

**市潜江宾馆会议厅

五、活动形式

以**市政府有关领导及***路招商办工作人员与有意向在***路步行街区域内开设餐饮（厅）店面的的客户为主，武汉市**文化传播有限公司为铺，开展一系列的关于***路主题餐厅或西餐厅开设的主题研讨与洽谈。

六、组织结构

主办单位：**市***路招商办

承办单位：武汉市**文化传播公司

媒体支持：**日报 **电视台

七、参与人员

（一）参会嘉宾

为了使仪式活动充分发挥其轰动及舆论的积极作用，制造新闻效应，邀请市政府有关领导、**街道办主要负责人 8人，**文化传播公司主管及项目负责人2 名，**市餐饮行业协会会长，潜在意向客户名,***路步行街餐饮招商项目组人员5人

（二）活动小组人员及职责：

组长：1名（**文化传播有限公司活动负责人）

（1）全面负责，统一指挥，检查督促，工作总结。

（2）衔接、协调各方面工作。

副组长：3名

副组长甲

（1）具体负责会议工作，人、财、物准备工作。

（2）检查工作进度，完美情况，提出整改意见，并督促实施。

（3）负责宣传资料、培训资料的内容安排、设计及制作并运送到现场，组织发放。

（4）负责礼品的准备并运送到现场，组织发放。

（5）负责影像资料的准备，指定专人安放，调试。

（6）负责新闻记者的邀请、联系、接待。

（6）负责安排活动进程中的辅助工作和协调工作。

副组长乙

（1）协调解决活动进程中和之后的车辆，搬运。

（2）帮助、协调活动进程中涉及的行政事务问题。

（3）负责领导的邀请和联系、接待。

（4）负责请柬、嘉宾胸花等物料的准备。

（5）负责迎宾小姐培训及现场安排。

副组长丙

（1）具体分管会议流程，会议现场指挥，控制现场局面。

（2）负责安排、指挥活动期间本部人员及公关人员的工作，统一调派。

（3）负责客户的邀请、联系和接待。

（4）负责现场现场桌椅、签到台、讲台布置及场外布置。

（5）负责处理有关突发性事件。

其他人员（配合各组长工作）

（1）保安负责人1名，（处理突发事件 场面调度）

（2）设备调试技术人员2名（调试各种设备）

（3）保安5人（提供安保服务）

（4）咨询人员2人（提供咨询解答服务）

迎宾小姐6名

（1）负责接待来宾 指引至会场等礼仪性工作

（2）签到及纪念品的发放

（3）礼品、红包的发放

（4）PPT播放

（5）现场摄制的跟进

（6）现场酒水的供给

八、会议程序安排

（一）、前期准备阶段

（1）2012年8月，武汉市**文化传播公司将本项目策划草案送***路步行街招商办审阅，就本方案做出实际性的修改意见。双方就此次活动签订《合作合同书》（**招商办为甲方，**文化传播有限公司为乙方）。《合作合同书》应对本次活动中双方的责任及权益进行说明，同时应说明的有本次活动的规模、举办地点等要素。以便着手安排工作。

（2）甲乙双方应就此次活动成立联合工作小组，联合工作小组应当于当天召开第一次联席工作会。联席会应对近期工作做出明确安排。

（3）8月15日，甲乙双方召开第二次联席工作会议，对本次活动的规模大小、项目设置做出决定，并做出详细的设计方案。

（4）9月前，按照项目实施方案的要求开始广告宣传工作运转，第一批的软性广告宣传应见报，电视台播放关于本会议的新闻。

（二）、制作、实施阶段工作安排

（1）9月15日，联合工作小组招商办方应拟定好邀请嘉宾名单，书学请柬后向相关方发送请柬，收取回执，并在三日内完成回执的回收工作。

（2）9月18日，各种活动用品(印刷品、礼品等)应完成制作、采购工作并入库指定专人进行保管。

（3）9月20日，邀请媒体记者并通知活动开始时间（事先与媒体朋友进行沟通，避免现场问到不适合的问题）。

（4）9月25日，**文化传播公司方应完成活动所需物品的前期制作工作，至此**文化传播公司与***路招商办确定的前期准备工作应全部完成。

（三）、现场布置阶段工作安排

（1）9月26日，**文化传播公司开始现场的布置工作，应完成所有条幅、挂旗的安装工作。(**招商办派两名工作人员配合，确认准确位置)

（2）9月 27日，开始现场的布置工作，需要完成个个场地搭建及背景牌安装、主会场签到处、指示牌、嘉宾座椅、音响的摆设布置，并协同**招商办有关人员检查已布置完成的物品。

（3）9月28日完成充气拱门、空飘气球的布置工作。

（4）9月29日前完成花篮、POP 牌、胸花、胸牌的制作工作。

（5）9月30日上午，**文化传播公司应完成花篮、花牌、盆花的布置。下午，**文化传播公司与**招商办联合工作组对全部环境布置进行全面检查、验收。

至此全部准备工作完毕。

（四）活动实施阶段工作安排

（1）10月1日，上午7：00**文化传播公司工作人员和**街道办工作人员到达现场做准备工作，保安人员正式对现场进行安全保卫。

8：00礼仪小姐、乐队准备完毕。

8：30主持人、摄影师、音响师准备完毕。

9：00活动正式开始。乐队奏迎宾曲，礼仪小姐迎宾、为嘉宾配戴胸花胸牌

并协助签到。领导、媒体签到凭请柬条形码，以机读方式电子签到，悦耳女生报嘉宾到，同时以同步投影将嘉宾人像或相片投到大屏幕上。（媒体记者签到投影其所代表媒体）

（五）、会议流程

10月1日上午9：00活动正式开始。

8：30播放迎宾典，乐队演奏迎宾曲；礼仪小姐迎宾，帮助来宾签到，为来宾佩戴胸花、胸牌、并派发礼品。

8：50音响播放庆典进行曲，一块很大的红绸从空中徐徐降下，音乐改为舞曲，以调动现场气氛，吸引现场的目光。同时播放**市步行街建设完善后的CG宣传片

9: 00音乐结束，主持人上台宣布**路餐饮招商洽谈会正式开始，宣读祝贺单位贺电、贺信。

9：20主持人解说开场语并介绍现场嘉宾（开场语见附件）

9：30主要领导发言（会议致辞并说明会议主要内容）（发言内容见附件）9：45招商办本项目主管发言（使用幻灯片介绍关于本次会议的目的及意义，介绍本项目在***路步行街区域内所处的位置以及市场定位）

10：10市餐饮协会会长发言（介绍本市餐饮行业的基本概况及展望）（见附件）

10：25会议研讨洽谈时间

11：00媒体记者对本次活动主要领导以及商家进行采访

11：30**文化传播有限公司负责人宣布本次活动圆满结束并置谢幕词 11：45礼仪小姐引导参会人员进入潜江宾馆餐厅

11：55组长导引媒体记者离场并发送车马费并发送礼品，同时三位副组长组织人员清场

12：00主要领导与参会商户共同在**宾馆会餐

六、会场布置及执行

（1）场外（八点之前设置完成）

空飘气球携条幅升空

充气拱门支起

停车区域划定并设置保安引导

停车指示牌

（2）场内

主席台（视嘉宾、领导人数而定）

座椅、座椅前置小桌配桌布

主席台设司仪台、话筒架及花篮

主席台桌上摆放矿泉水、嘉宾名字卡片、话筒

每位主席台上的嘉宾胸前戴鲜花嘉宾卡

酒店正大门旁、电梯旁，设置一个宣传通告牌，上面写道“**市***路步行街招商活动会场”

电梯进入大厅门前，两侧摆放花篮，旁边设置来宾签字处

礼仪小姐负责来宾的指引，并在会议期间进行端茶递水工作，必要时解答与会人员所提问题

副组长丙调试音响设备，安排录像摄影并交由专人负责

安排来宾休息室 休息室中放置沙发、茶几、宽屏彩电，茶几上摆放烟灰缸

打火机、矿泉水，供贵宾在此休息等候

媒体记者来宾设置25个座椅（不设小桌）记者来宾每人发放矿泉水、资料袋，并在媒体记者来宾席备两个无线麦克风，方便记者来宾提问

九、活动所需物料及使用位置

邀请函

***路步行街餐饮店面宣传资料

***路餐饮项目加盟意向书

横条幅（3条，宾馆门口及会场）

巨幅喷画（1幅，会场内正面墙壁）

宣传告示牌（3块，停车场一块，室内两块）

投影仪1（会场中央）

投影屏1（会场背景墙）

嘉宾胸花 20

矿泉水5件

指示牌2个

资料袋50个

司仪台1

音响设备

签到台1一张

立式话筒1个

桌上话筒8个

无线麦克风2

贵宾姓名牌8

花篮8个（宾馆门口两个，会场内六个）

签字笔5支 签到本2本

空飘气球两个（会场外大门口）

大型充气拱门一个（会场外大门口）

礼品袋50袋（内装宣传资料、礼品）

十、媒体发布策略

前期宣传及方式

·平面宣传

海报宣传，通过本地纸质媒介进行宣传:

邀请函内附本活动宣传册通过众嘉宾进行宣传

借助各类媒体、街头报亭、公交车车体等，同时在本区域周围扩大宣传。与社会中其他产业形成联盟宣传（如与KTV等娱乐行业相互宣传等），达到市场双赢的目的，还可减少宣传经费。

·动态宣传

把本次活动的相关信息，通过合作电视媒体进行宣传

后期宣传

后期媒体整合传播应打造平面、电视、广播三位一体传播态势，实现高密度、高宽度、大纵深的传播目标

附件：

主持人开场语

尊敬的领导、来宾、女士们、先生们，大家上午好！

非常感谢大家的到来，现在我宣布**市***路步行街餐饮项目招商洽谈研讨会正式开始。在这个的金秋十月，让我们用激动的心情共同见证，在**文化传播有限公司的精心组织下………（此处省略300字）

首先我介绍一下今天到场的嘉宾：

**市..领导***

**招商办主任***

市餐饮协会会长***

武汉市**文化传播有限公司负责人***

媒体******等

我们知道，……（此处省略300字）

领导会议致辞：

各位领导、同志们：

大家上午好！

今天在这里召开关于**市***路步行街餐饮项目的会议，标志着***路步行街餐饮项目招商活动正式启动。我谨代表**市政府，对**街道办的工作人员，**文化传播有限公司的活动组织者等给予的大力支持，表示衷心的感谢！

一直以来市委市政府都高度重视„„（此处省略500字）

我相信在市各级机关有关部门、相关单位的不懈努力下，***路步行街餐饮市场将迎来一个新的发展机遇。最后再次感谢在座各位领导的光临和对此项目的大力支持！

谢谢大家！