会议安排注意事项

第一篇：会议安排注意事项

会议安排注意事项

组织方面：布置、会议座位、座牌、资料、投影、签到、易拉宝

细节：现场安全、指引、音响等

包括对方人员的配合议程

午饭

第二篇：会议组织工作安排细则 注意事项

会议组织工作安排细则 注意事项

如何高质量完成 会议组织工作 海南 张伟

一、会议种类 有桌有椅适合学术讲座、培训等 一课桌式教室式 只有椅子没有桌子或是只有前几排有桌的。二剧场式 U型台或回形台都是大家围绕在一起进行会议适合小规模会议或研讨会。三U型台 像鱼刺一样的摆台样式适合小型的培训会 四鱼骨式 圆桌或椭圆桌会议体现公平适合董事会等重要会议与会人员要体现公平、参与与平等。五圆桌或围桌式 会议的形式不是固定不变的有时会有多种会议类型混用如双U就是把U型和课桌式结合一起按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。六其他种类 较为特殊的会议种类适用签字类型的发布会一般摆台分为台上台下两种。七签字仪式 是由贵宾接见而来档次较高 八会见式 一接到任务后

1、成立会议筹备小组做好会务分工限定时间完成。1谁负责会议总指挥 2谁负责会议总协调 3谁负责酒店选择、确认、酒店使用细节沟通 4谁负责会议接待及会场布置 5谁负责会议资料 6谁负责会议食宿安排 7谁负责会议费用控制 8谁负责车辆协调 9谁负责摄影、摄像、音响、电脑、投影等。

二、会议组织工作内容 成员分工 总指挥负责事项

1、做好会议方案及费用预算一般会议提前两周重要会议提前一个月以上

2、确定筹备组成员并对筹备组成员实施分工

3、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况临近会议前一周每天跟踪各组进展临近会议前两天随时跟踪各

组进展

4、对突发事件快速做出反应与决策。总协调负责事项

1、根据筹备组分工情况及时间要求按总指挥要求跟踪各组进展确保各组所负责事项按时、保质完成

2、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿之间相互关联事项确保相互协调相互配合避免漏洞

3、会议期间每晚召集会务组成员碰头总结当天事项、督办第二天工作。

4、协调处理突发事件。成员分工 会议接待负责人

1、酒店预订房间数及类型确定提前拿出房卡过程协调房间数变化情况

2、确定客人人数、制作签到表客人姓名、性别、单位、职务、地址、电话、备注

3、确定客人住宿安排是否安排大床或是双标以便向酒店预订房间

4、确定报到当天要发放给客人的资料或礼品的数量及种类。

5、确定报到当天要通知客人的事项如有是书面形式还是口头形式做好记录与统计。

6、给接待组进行分工签到人员、发放资料人员、协调住宿人员。

7、事先拿到客人到位大概时间安排表以便安排。

8、协调酒店做好签到台的布置会议水牌一个签到处桌牌一个桌椅等。

9、确定是否要为客人房间布置水果或鲜花

10、提醒酒店是否要安排叫醒服务 成员分工 在确定了会议的承办酒店后要在会议开始前一周内提供一份详细的需要酒店方提供服务的清单表并以正式函文形式传真或送达酒店主办销售经理以确保酒店方需配合事项的准备完整。海南正业经销商会议所需服务明细.doc 会议负责人

1、会场选择及布置

2、背景制作、台花制作布置、条幅制作悬挂

3、现场摆放宣传品制作准备现场桌椅数量现场饮用水安排现场纸笔安排

4、会议所需资料准备并发放至各参会人员手中

5、参会人员名牌打印并摆放

6、现场电脑、投影、音响调试

7、确定会议入场引导人员及场内座位安排人员会议前场、中场休息音乐准备会议需讲解电子版资料拷贝

8、会场外水牌摆放安排

9、安排会议期间拍照与摄影。成员分工 投影能够使用公司的尽量使用公司自己的使用酒店的需额外支付费用。会场的选择要注意

1、大小适中要根据参会人数选择适合的会议不能太大更不能太小

2、会场设施设备齐全所选择会议室要有较完备的会议设施包括投影、幕布、讲台、音响、麦克、纸笔、桌牌、茶水等

3、会场地点要根据会议规格及性质选择适合的星级及地点。

4、桌面物品水、桌牌、纸笔等要摆放整齐。餐饮负责人

1、一日三餐用餐时间确定要与会议时间相结合一般早餐为会议开始前一个小时开始中餐为会议结束后十分钟开始晚餐为会议结束后1020分钟期间开始

2、一日三餐菜单确定切记重复即使是自助形式每餐菜样也要变化

3、一日三餐用餐人数统计并确定

4、参会人员多时间在一天以上的建议均以自助形式用餐可制作餐券用以统计数量

5、参会的重要嘉宾要特别安排包厢单独用餐最好打上桌牌并备好红酒 成员分工

1、如有来自各地客人注意考虑口味问题备好辣椒等调味品

2、早餐时间与会议时间确定后记得安排酒

店叫早服务。

3、酒水的选择与准备一定要事先做好计划并在外面带酒水过去。车辆负责人

1、车辆负责人要及时拿到有详细行程安排与联络方式的参会人员通讯录

2、根据客人到位时间统筹安排出车安排

3、要准备一辆备用车以备不时之需

4、车辆至少提前10分钟到达接机或接车现场

5、行车过程中不得超速保持车辆平衡与尽量匀速行使安全第一 成员分工 成员分工 接机需准备接机牌以免造成接机困难。

1、统一着装

2、统一佩带工作牌

3、女性施淡妆长发统一束起

4、女性统一穿黑色包脚高跟鞋、丝袜、裙装或裤装

5、男士统一穿黑色皮鞋深色袜子衬衫、西裤、西装

6、随时面带笑容

7、不能擅离职守

8、手机在会议期间24小时保持开机并确保电充足

9、所负责事项要至少确认三次以上确保万无一失

10、严格遵守时间在规定工作时间前5分钟到达工作岗位做好工作前准备。要有这样的笑容与仪态 要有这样的形象与气质 职业的自信的才是最美丽的

1、所有会务组成员要在每天工作开始前半个小时到达现场安排当天工作

2、会议进行中会务组负责会议的人员要在现场维持会议纪律与秩序处理突发事件不能离场

3、遇事要镇静切勿推诿、埋怨要共同想办法及时补救

4、会务组成员用餐需统一安排要在将客人安排好后再统一组织用餐

5、会议期间每天中午、晚上会务组成员要在会务组房间召开碰头会查缺补漏

6、最好制作一份会务组通讯录会务组成员一手一份便

于相互联系

四、其它需

1、小型重要会议还需考虑是否需要准备餐点及水果

2、关注会场温度是否适宜并及时调整

3、准备应急药品创可贴、感冒药、退烧药、止泻药、消炎药等以备不时之需

4、大型会议有媒体参加的要有专人负责媒体事务的对接并安排相关费用准备及提供新文通稿。

四、其它需注意事项 会议永恒的主题——细节决定成败 一场成功的会议关键就在于细节对细节的把握就是确保会议成功的关键因此每一位参与会议组织的成员在会议组织过程中都要严谨、细心、周到、认真、反复确认、快速反应一定要做到事无俱细、万无一失。将可能发生的情况都事先考虑好并准备好解决的方案。会议永恒的主题——责任重于能力 对于参与组织会议的每一位成员来说能力并不是最重要的勇于担当对分配给自己的任务能够负起责任确保完美的达成才是最重要的能力再强如果不负责任也不可能将事情做好。对于我们行政管理人员来讲专业、能力并不是我们最重要、最核心的优势我们的核心优势来自于我们的细心、负责任、勇于承担不计较个人得失的奉献精神。99度差一度 人们往往在做许多事的过程中都会遇到这样的情况付出了99的努力就差那一分就放弃了或是停止努力了。往往有一个好的开始却没有一个坚持的过程和一个完美的结局。做任何事一定要做到有始有终事前周全布署、全面考虑事中关注细节检查督导到位事后认真总结吸取教训记

录经验。整个过程都要全力以赴不要认为计划好了就万事大吉了好的计划只是开始还要有好的过程和好的结果才能确保最终的成功。99 希望每一位行政中心的同仁都能通过个人的努力与不断总结参与各类会议积累的经验成为会议组织的高手。成功会议的组织来自于个人的努力与丰富经验的积累

第三篇：会议注意事项

会议上定了的事项：

1.12月26日和27日，邀请了设计、勘察单位及现场监理、总包公司与我公司（包括管理公司）进行了5方验收，为保障孵化基地项目前后阶段施工的合理衔接，本次会议明确了自调试竣工验收阶段开始由王保全副总为项目负责人，对验收资料进行签字。

2.按照消防审查有关标准，共用电梯井的电梯间距小于500CM，必须做隔断封闭，由于该施工不在合同清单内，会议决定招标电梯公司进行整改施工。

3.会议通过了关于采购非消防电源强切开关220套，按照单价500元，大约需11万元左右。

4.会议决定选定质监站推荐的三家由资质公司进行室内环境监测已达到将来的消审要求。

5.会议要求北京六建将结算内的工程项目完工，在后来验收工作中发现的新增和变更的施工项目，六建要给出书面形式的报告，并重新招标全部打包完成。

6.考虑到下步消防工程验收的需要，会议要求5号楼装修单位要先出施工图纸然后报审，最后施工的流程进行，可先进场做好装修工作的前期准备，后续与总公司补全合同等相关手续。

7.20号要对孵化基地项目的安防、弱电、绿化进行踏勘，之后按照施工进度支付各类施工款。8.所有推进消防验收的工作都要支持，监理公司和管理公司要确保工程手续齐全、程序严格，能经得起审计审查。9.5号楼七层装修要按照先出图，再报审，最后施工的流程进行。

10.会议要求管理公司尽快做好地下车库立项申报材料的准备，再次明确，要先改造后立项。11.提出要求：

1． 消防注水进展缓慢，要多加施工人员，进行现场检点促进。

2． 对孵化基地2—5号楼出现的问题要求相关施工单位和监理、管理公司出书面报告。

3． 会议决定邀请区消防支队对我工程提出施工意见，以达到后续的消审要求。

4． 做好5号楼装修准备工作，现场物业要对装修单位提出进场要求和制定施工规则。

5． 会议对新物业公司提出了下一步工作要求：每个工作面要派有资质的相关人员去管理，主要在成品保护、水电管理和施工电梯方面。

6． 新物业要在施工面广的区域增加探头进行监督管理，制定施工的现场管理方案，安排的人员要和合理科学，构架明确。7． 会议要求监理公司督促北京六建将竣工图和结算资料送交至财政局和结算中心。

会议了解的施工进度：

第四篇：会议注意事项

会议注意事项

一、会议前：

1、一定要以积极正面的心态参加，将自己的能力表现出来。

2、一定要认清会议主题内容，掌握重点。

3、一定要认清自己在会议中的位置。

4、一定要有准备，写下题纲，掌握发言主要内容。

5、一定要根据会议进行情况决定哪些内容可以提出，哪些不能提出，要谨慎。

6、一定要准备好会议中所要用到的记录本、笔和资料等。

7、一定要处理好与会议无关的事情。如：手机静音等。

8、一定要准时出席，尊重别人的时间。

二、会议时：

1、一定要思路清晰，掌握问题的主次，掌握发言时间。

2、一定要有秩序的发言，不要随意打断别人发言，在别人发言时要保持安静。

3、一定要声音宏亮、语速适中，以确保其他人能听见你的想法。

4、一定要做到就事论事，语言得体规范，无贬低他人的意思。

5、一定要掌握好会议气氛，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。

6、一定要抓住问题重点，明确问题要求，不要在一个无关的问题上纠结。

7、一定要有基本的礼节，在语言和行为上不可随意。如：不要在会场接电话，中途不要无故离会，不要在其他人发言时交头接耳，私下讨论。

8、一定要认真做好会议记录。

三、会议后：

1、一定要做好收尾工作，将会场处理干净，人员带好随身物品有序离场。

2、一定要认真思考会中遗留问题，积极完成所安排的任务。

3、一定要做好会议总结，提出对本次会议看法。

写稿人：程紫微2012年12月4日

第五篇：会议注意事项

关于参加全省“喜迎十八大、争创新业绩”主题实践活动电视电话动员会议注意事项的通知

各市州、直管市、神农架林区党委组织部：

省委决定，1月29日下午3:00召开全省“喜迎十八大、争创新业绩”主题实践活动电视电话动员会议。这次会议是龙年新春全省第一次大会，为保证大会圆满成功，按照省领导要求，现就有关事项通知如下。

一、保证会议参会率。各市州党委组织部门要确保本级及所辖县（市）区会场到会率。县（市）区主要领导因故不能到会的需向市州党委请假，市州主要领导因故不能到会的需向省委总值班室和省委组织部请假。

二、保持良好的会场秩序。所有参会同志需提前15分钟到场。会议期间请将手机关闭或调到静音模式，请不要在会场内随意走动、交谈，不要提前退场，保持良好的会议秩序。

三、各市州党委组织部门请在1月29日上午12:00前和1月30日上午10:00前将本地拟参会人员和实际参会人员情况汇总后分别上报省委组织部。联系人：杨光金，联系电话：02787231822，邮箱：hbzzbzz1c@163.com.中共湖北省委组织部

2012年1月28日