会议组织者如何合理快速的选择会议酒店

第一篇：会议组织者如何合理快速的选择会议酒店

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摘要：会议分成两类，一是内部会议或工作会议；另一类则是商务性的会议。前者与会议产业没有太大关系，它们基本上不使用社会资源；而后者通常要借助于会议产业链相关方的力量，才能达到预期的目的。所以我们说的会议组织者，通常指的是组织后一种类型会议的机构及其相关人员。

会议组织者与会议酒店，在会议产业链中，一个是采购方，一个是供应方。那么，会议组织者通常是通过什么途径来找到适当于自己的会议酒店的呢？这也是杭州伍方会议将要为大家介绍的。

美国的会议组织者选择会议酒店，首先是通过专业的会议公司。这类会议公司也被称为site-selection firms(会场选择公司)。美国排名最靠前的三大会议公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe，其业务内容除了为客户提供会议解决方案之外，最主要的一项工作就是帮助客户选择合适的会议酒店；其次是通过专业的媒体和专业信息通道。美国有数十个会议相关的行业组织、20多种专业的会议刊物，再加上差不多每一个城市都有的、把会议组织者作为主要服务对象的会议及旅游局等等，信息传递的渠道是通畅的，传递的信息也可以说是全面而准确的。

我们国家的情况与美国有着很大的不同。一个国家会议产业不发达的一个重要标志就是其会议公司相对弱小。我们国家的情况就是这样，第三方会议公司目前还没有能力担当起这项工作。还有，我们的会议组织者及会议酒店方面的专业组织也才刚刚开始运作；专业的媒体数量少而且影响力也不够；各地的旅游局也没有为本地酒店拉会议的职能。

那么，我国会议组织者与会议酒店信息联络的主要纽带是什么呢？《会议》杂志曾经对参加“会议组织者联谊会”活动的社团组织会议负责人进行了一个简单的调查，结果显示，在选择会议场所时，“经验和别人介绍”排第一位，其次是网络搜索、找当地的会议服务公司、旅行社等。由此不难看出，我国的会议产业中信息的对称程度很低。一直以来，好像没有太多的人把“选择会议酒店”当

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作会议组织工作中“最大的难题”，更没有很多人会去探究这种不对称的信息传递模式所潜藏的危害。不得不说的是，这种片面的、不充分的酒店选择模式，对会议组织者获得最优的性价比、实现最佳的会议效果是不利的，对会议酒店业的发展也没有正面的鼓励作用。

在健康的会议产业运行模式中，产业链各方之间信息传递是通畅的，传递的内容也应该是全面的、准确的。在一个相对公正透明的信息框架内，会议组织者可以比较容易地找到合适的会议酒店。其实快速的选择合理的会议酒店可以很大程度上降低企业的会议成本，像杭州伍方会议服务基本上与杭州85%的酒店都有合作关系，如果企业通过杭州伍方找酒店就能快速的找到合适的会议酒店，同时在成本上也得到了一定的控制。反过来，对于会议酒店来说，在这种模式下，真正设施过硬、服务一流、性价比得当的优秀的会议酒店，一定能得到市场的普遍认可。

从上可以看出，只要找到合理的选择会议酒店的途径，不管是对会议组织者还是会议酒店都是一个双赢的局面。

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第二篇：酒店会议

酒店会议

酒店组织会议质量的高低,能显示出一家酒店管理质量上的高低。酒店高层应充分认识酒店各级例会在酒店管理中所起的作用，因而，制订、完善酒店各层级相应的例会制度，帮助不同层级的管理者开好相应层级的会议十分重要。那么，在酒店管理工作中都通常召开那些层级的会议呢？一般而言，酒店通常召开的例会主要有：店务会（全体员工大会）、总经理办公会议、部门经理会议、中层干部会议、部门管理例会、班组会、协调会、培训会、晨会等。如何才能开好这些会议呢？

酒店召开的主要例会及其内容

1、酒店务会（全体员工会议）

店务会又称酒店全体员工会议，它的组织召开者是酒店总经理，会议参加人员为酒店全体员工。店务会(员工大会)的召开时间一般是淡季每月一次，旺季每季度一次。由于酒店各级管理者的综合素质、管理水平和理解能力不同，常导致酒店必要的工作信息在传递的过程中失真，从而出现员工思想上的混乱、酒店各项工作不能按预期的目标去实施。所以，有必要召开酒店全体员工大会，统一思想，端正认识。通过向员工通报酒店近期工作计划和近期酒店工作成果，既能满足员工的知情权，又能提高员工参政议政的积极性，充分激发员工工作中的创造热情。同时，借酒店员工大会之机，可请酒店月度、季度先进员工登台发言，以激励先进，带动一般，促进后进。酒店员工大会也可不拘泥具体时间安排，每逢酒店重大活动的开始或结束，一定要及时召开全体员工大会进行动员或总结。

2、总经理办公会议

总经理办公会议是酒店召开的最高级别的管理会议。总经理办公会议的组织召开者为酒店总经理，参加者为酒店总经理、副总经理、总经理助理等总经理办公会议成员，根据会议需要也可以临时安排相关部门经理参加。总办会议除了在年头、年尾因讨论有关酒店发展战略方针、对当年工作进行总结、对来年工作计划进行商定外，一般每月还要召开一次或总经理根据工作需要临时通知召开，会议内容，一般是就近期总体工作的情况通报，检查预算工作完成情况，安排部署下月工作计划,酒店高层互通信息等。酒店总办会议主要是讨论有关酒店发展战略层面以及重大人事任免等方面的问题。

3、部门经理会

酒店部门经理会一般每周召开一次，时间一般放在周一进行，会议由酒店运行副总经理主持。会议议程主要是向总经理汇报部门上周工作完成情况、本周工作打算、工作中存在的以及需要协调的问题。然后，酒店总经理对各部工作进行讲评以及传达相关信息。总经理进行工作讲评时切忌没有具体态度，对该表扬的应大力弘扬，该批评的应予以严厉申斥批评，并按照酒店的各项工作制度进行相应的奖惩。会议还要由运行副总经理具体部署本周工作。会议内容由总经理办公室相关工作人员进行记录、存档，根据需要由总经理决定是否下发会议纪要，并由总经理办公室相关人员和人力资源部质检人员负责对各部任务完成情况进行督促检查，并及时反馈给酒店高层。

4、中层干部会 中层干部会一般放在周五下午进行，参加会议的对象可扩大到领班级。同酒店其它层级会议相比，中层干部会的培训职能大于管理职能。会议除了各部对本周工作进行例行总结和通报外，更重要的是利用这个时间对酒店全体中、基层管理人员进行管理知识培训，鼓舞中、基层管理人员的士气，起到为酒店培养后备管理干部作用。培训授课人可由酒店总办成员以及部门经理轮流担任，根据需要也可以聘请业内专家讲课。

5、部门管理例会

部门管理例会的主持人是部门经理，参加对象是所辖部门的主管、领班级管理人员。会议议程主要是将酒店下达的各项工作以及部门工作计划分解到各班组，提出明确的完成时间与质量要求，并对所辖各区域的工作开展、完成情况进行讲评。为了鼓励先进员工以及培养后备基层管理人员，可邀请先进员工参加会议，起到激励作用。

6、班组会

班组会由领班主持召开，会议议程主要是对本班组工作进行讲评，并将班组具体工作任务分解到人。班组会的时间安排较为灵活，既可采取晨会形式,也可采取在员工交接班时进行。由于基层管理人员综合素质所限，部门经理要对领班级的管理人员进行必要的会议知识培训，并参加班组会予以指导。越是基层会，条理越要清晰，工作安排越要具体，任务越要细化到人。

7、协调会

酒店工作纷繁复杂，一项接待任务往往要牵涉到酒店各部门，因而专门的协调会议是必不可少的。酒店的协调会可分为两种，一是酒店各部门经理必须参加的协调晨会。会议由运行副总主持，对当天的客情进行通报，需要协调的问题进行协调解决。二是部门专项工作协调会，一般根据需要每月进行一次，如没有协调工作需要，则予以取消。协调议题由各部门搜集准备，交由运转副总审议后，由总办安排时间进行。需要指出的是，有关协调的问题，相关部门经理能私下协调解决的尽可能私下协调解决，私下协调解决不了的再提交会议协调解决。协调会议一定要达到协调问题、解决问题的目的，千万不能开成扯皮会。会议的主持人（运行副总经理）一定要对需要协调的问题进行事先调研，经过会议研讨后当场拍板，达到协调解决问题的目的。

8、培训会

培训会由人力资源部根据酒店整体培训计划组织实施。一般来讲，酒店整体培训（如安全消防培训、管理层培训），由人力资源部组织实施；各部培训会，由酒店各部自行制订培训计划，报人力资源部核准后，各部自行组织实施，人力资源部负责对各部培训效果进行监督、检查。

召开会议的纪律要求、组织程序和会议进行程序

酒店会风反映一家酒店的工作作风和酒店的管理水平，所以酒店高层管理者一定要对酒店各层级会议的组织召开过程实行标准化管理。

1、会议纪律要求

酒店对各种会议的一般性纪律要求：1）要求参会人员提前到达会场，准时签到。对未及时履行请假手续的迟到、没有参加会议的人员予以相应的处罚。2）参会人员必须携带笔记本和笔，以做好会议记录。3）参加会议的人员必须按照酒店规定着工作装。4）参会人员必须遵守会场秩序，不得交头接耳说话。5）参加会议的人员必须在会议开始时关闭通讯工具，如有紧急工作情况，可由会议服务人员进行转达。6）全体员工大会各部门必须遵守指定的入场时间和顺序，在指定位置落座，会议结束后按顺序离场。酒店质检人员在会议最后一排就座，对会场纪律进行监督检查。7）会议的发言要按指定的发言顺序在规定时间内完成，未事先指定发言的人员如有发言要求，可以用纸条形式请求会议主持人批准。8）对会议主持人、主要组织者所讲的问题存有异议的，可会后单独反映，不得打断会议议程，当场申辩。

2、会议组织程序

酒店一级的会议应由总经理办公室签发会议通知单通知酒店前厅、客房，前厅部负责会议室控制，客房部负责会议室的布置准备、服务工作。酒店一级的例会也应由总经理办公室事先下发参加会议的人员名单、地点、时间等，如有变动，另行通知。同时，酒店办公室还负责会议会场布置的指导与验收、会议内容的记录存档和通报、会议的跟办落实与检查等工作，人力资源部负责会场纪律的检查等等。需要进行拍照、录像等对外宣传工作的，则由酒店公关销售部负责协调新闻媒体予以进行。酒店各部门会议需要使用会议室的可由各部门填写会议通知单后由分管副总批准后按规定程序进行。部门会议组织程序参照酒店程序进行。

3、会议进行程序

酒店级别的会议，一般由总经理的直接下级（运行副总经理）担任会议主持人，负责会议进程的控制。在参加会议人员到齐后，会议主持人向总经理请示会议是否开始，然后，按事先指定会议发言顺序进行发言，发言时间一般控制在5分钟内，超时的由主持人予以提醒。部门经理的汇报内容主要是：上周部门工作完成情况，本周工作打算，本部门存在的问题、需要协调的问题以及需要予以弘扬的先进员工等等。部门经理汇报后，主持人请总经理进行工作讲评。然后，会议主持人（运行副总）布置本周工作。会议议程完成后，主持人请示总经理是否结束会议，最后，按次序退场。

会议结果的落实

酒店任何会议的召开，都是为了解决问题，酒店会议是酒店领导集体解决问题的一种工作形式。会议形成的任何决议，最终都要落到实处。所以，酒店各级领导者一定要抓好会议的落实。酒店一级会议所形成的决议，可由酒店总经理办公室和人力资源部（负责酒店质检）负责跟踪落实。各部门会议所形成的决议的落实工作，由各部门管理人员负责跟踪落实。

最后,需要指出的是,会议作为酒店管理工作的一种必要手段,必须做好计划，精心安排，认真准备。不必要的会议一定要压缩，不要为开会而开会。同时，管理人员切忌不要把会议当作展示自己权威的场所，独断专行，听不得半点不同声音；也不要把会议开成民主谈心会，凡事没有结论，空谈一气。会议结束后，一定要抓好会议内容的落实，这才是酒店通过开会进行管理的关键所在。

第三篇：会议酒店

会议酒店（提纲）

(2009-05-22 16:33:36)

转载▼ 标签： 分类： 酒店设计研究

酒店

会议酒店

酒店类别

酒店设计

2007年－2009年完成的一个Research

会议酒店

MICE产业拉动城市经济发展

城市 / 区位

会议酒店基本要素

目标客源

• MICE，包括会议、展览、活动、奖励旅游、婚宴等，对与会议酒店MICE营收占比较高，有的50％以上

• 商旅客人

•（度假客人－家庭、个人）

规模 － 较大

目的地城市吸引力 / 可达性

位置 －

与大型会议、展览中心相邻

与大型国际枢纽型机场相邻

市区内，但交通便捷

市郊，有良好的户外环境，但距市区或办公园区的时间距离为半小时车程（8公里）

目的地景区但可达性良好（有远方的目的地－航空＋汽车，和地方性目的地－汽车，2～3小时车程）

交通条件

• 便捷

• 宽阔－满足繁忙的会议团体大巴和大型展品货运

• 足够的停车位，1.2～1.5辆 / 间客房

房间

• 数量能与承接会议能力相匹配

• 房间类型搭配合理

会议设施及服务水准

• 瞬间高峰

• 两大流线

• 会议空间的大小和种类配备齐全 • 先进的会议设备、技术配备

• 更职业化的会议服务

• 全球酒店的一个新的趋势是，MICE市场越来越收到重视，会议、宴会部门的级别不断得到提升

餐饮、休闲、娱乐设施

• 能满足会议团体活动特点

会议酒店分类

• 城市会议酒店 － 是自足的会议目的地酒店，会议区面积比重较大

北京国际饭店

MGM

• 会议中心总部酒店－与大型会议、会展中心相连或相邻，拥有更高的入住率

国家会议中心及其总部酒店

北辰洲际酒店 五星级 330余间客房

国家会议中心大酒店 四星级 400多间客房

香港会展中心酒店—君悦酒店/海景酒店

国贸展览中心——中国大饭店/国贸饭店（共拥有1286（716＋570）间客房）

• 郊区和度假区会议酒店

JingJin Hyatt • 机场(会议)酒店

会议场馆主要有以下几类

1．大型会议中心（Convention Center / Congress Center）和会展中心（Exhibition Center / Convention & Exhibition Center）

2．（美国的）会议中心(Conference Center / Excecutive Conference Center)

行政会议中心 / 度假村会议中心 / 公司会议中心 / 大学会议中心 / 非赢利性会议中心 / 附属式会议中心 / 无住宿式会议中心

3．酒店(Hotel)城市会议酒店 / 郊区、度假酒店 / 机场酒店 /（美国）全套房酒店

4．游轮(Cruise)5．特殊地点(Special venue)

如：静修中心Retrea Center / 博物馆 / 豪华住宅 / 古城堡 / 运动场馆 / 剧院

第四篇：会议音乐选择

开场音乐：

激昂版（公司代表音乐）

1、相信自己

2、怒放的生命（开场音乐）

3、我的未来不是梦（上午中场）

中场休息：

舒缓版（轻音乐）

1、斯卡布罗集市

2、梁祝

3、爱的协奏曲 等

上午与下午衔接歌曲：（振奋版）

1、最初的梦想

2、夜空中最亮的星

颁奖音乐：

集团颁奖音乐——欢迎进行曲

第五篇：会议型酒店

会议型酒店

含义：会议型酒店是接待会议最主要的场地，会议型酒店主要是指那些能够独立举办会议的酒店，某些业界人士甚至认为接待会议的直接收入至少应该占到会议型酒店主营收入一半以上的份额。在我国国际会议30年的发展历史中，会议型酒店起着重要作用。

不仅可以举办小型会议 豪华会议 宴会.会议型酒店的特色

1、酒店部分必须是一个完整的，符合国标的星级酒店。

2、会议中心部分必须是具有相当匹配的会务硬件功能和设施。

3、两者组合在一起的经营单位，能独立完成整个会务接待任务的星级酒店。

4、由会议带来营业收入占总营收25％以上的，分别体现在会场、客房、餐饮及其他收入等方面的。

5、会议酒店有独立的会议部门和市场营销的专职会务销售岗位，并具备一整套各自的会议接待操作流程和会议市场营销的商业模式、能足以实现符合国际化会议接待能力的目标。

广州白云国际会议中心·东方国际会议酒店，是距广州白云国际机场最近的五星级标准的综合性国际会展酒店，距琶洲展馆20分钟车程。东方国际会议酒店，以其1080间观景客房，白云山的至尊景致，匠心独运的宏伟建筑，成为高端政务、商务活动的必选之地，名流汇聚的尊荣之选。

酒店简介

广州白云国际会议中心，是目前南中国规模最大、设施最先进、配套最完善，集会议、酒店、展览、饮食、娱乐、旅游、物业出租于一体的国际高端商务活动中心，无论在硬件设施方面还是在软件服务上都渗透着国际化大都市的魅力，会议中心总占地面积约为31万平方米，总投资超过40亿元，主体建筑包括三栋会议展览中心和一间按星级标准管理的配套酒店，中心位于地铁2号线白云文化广场站C出口，入驻客人可免费拨打国内长途及31个国家/地区的国际长途。

世纪大会堂

世纪大会堂，适合举办各类大型政务、商务会议，是广东省、广州市大型政务会议的钦定场所；还可变身大剧院，适合举办国际国内高规格演出。

基本参数：总共可容纳2500人，主席台可设180座，一层座位1172个，二层座位805个，三层650个。主席台（舞台）面积530 ㎡，宽23米，深43米，高13米。

会议设施设备：电子表决系统、电子报到系统、会场监控系统、中央控制系统、专业扩声系统、大屏幕显示系统会议音视频采集编辑系统、会务管理系统、电视会议系统、智能化电子信息屏蔽系统等。

演出设施设备：专业舞台设备、升降舞台、升降乐池、观众厅现场调音位、80余套吊杆、舞台追光系统、干冰及烟雾机设备系统等，由舞台监督控制台实现电脑控制操作，使大剧院能满足世界上各种高水准的演出要求。

附属功能区：3间贵宾休息室、2间警卫休息室、2间秘书休息室、1间医疗室、1间司机休息室、2间乐团休息室、2间演员休息室、5间琴房、2间排练厅、3个贵宾化妆间、15个大化妆间、9个中化妆间、7个小化妆间等。