第十一讲 领导对下属如何做好沟通协调工作（共5篇）

第一篇：第十一讲 领导对下属如何做好沟通协调工作

第11讲如何对下属做沟通、协调工作

【本讲重点】

会谈沟通的准备

会谈沟通的注意事项

会谈沟通的方式与程序

会谈沟通的技巧

会谈沟通的准备工作

在会谈沟通前，上司应做好准备工作与前导工作：

◆依企业组织系统，收集下属的有关资料如姓名、职位、职责说明、目标内容、评语等； ◆事先作必要的调查，充分了解下属的目标及业务；

◆发放目标卡给下属。此卡在制定目标会谈（第一次会谈）时，由上司交下属填写； ◆事先总结出修改部属所定目标的理由或说明；

◆拟定面谈的计划，再次详读部属以往的目标记录表；

◆发出通知，约定会谈日期。

会谈沟通的注意事项

上司要顺利同下属进行良好的沟通，就不能忽视下列注意事项：

◆上司平时就要与部属保持良好的沟通关系；

◆气氛轻松，态度认真；

◆任何会谈均应是一项有准备的会谈,而非临时的凑数；

◆上司对事情的看法要旗帜鲜明，处理问题则应有幽默感；

◆应该让部属多说话，而对于不善辞令的部属，则要诱导其发言；

◆保持平等立场，如果部属有自卑感，应设法消除；

◆使部属多思考；

◆产生意见分歧时，切勿意气用事，也不要争论——只有冷静下来才能产生正确的结论； ◆会谈应有书面记录；

◆会谈环境宜宁静，不受外界干扰；

◆利用会谈机会，提供情报资料，使部属扩大眼界；

◆把握要点，发掘问题；

◆培养部属有承担责任及尝试失败的勇气；

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气。

会谈沟通的方式与程序

1．会谈沟通的方式

◆按接触方式分直接沟通（直接会谈）与间接沟通（间接会谈）

◆直接会谈是指上司与部属面对面直接商定工作目标；间接会谈则间接进行。

◆间接会谈，是在企业庞大，分支机构多，直接会谈有困难时，通过文字材料按行政程序，事先颁发总目标的有关资料，使各级人员研阅，事后把各级下属目标的调整意见发回。若能把握激励的要领，擅于诱导，同样可以制定合乎目标原则的目标。不过，由于间接会谈以文字传达为主，文义常有晦涩不明的地方，容易引起误会或不同的解释。

◆对于目标制定会谈，最好采用直接会谈。如果明显存在困难，则采用间接会谈。◆按接触人数分个别沟通（个别会谈）与集体沟通（集体会谈）

◆个别会谈有利于开发下属能力，集体会谈可发挥集体智慧。

◆提高业绩型的目标管理，以组织为中心，大多采集体会谈方式。

2．双方沟通的程序

◆上司向部属说明本单位目标的范围与方向；

◆事前个别地与部属讨论各人的工作范围、面临的一般环境和条件及达到目标的途径和手段，指出各人承担的职责；

◆交换意见，听取下属对目标的意见和看法，讨论下属最适合的工作项目；

◆征询下属对完成目标的看法；

◆发放目标卡——此卡在制定目标会谈后，由部属填写；

◆若有必要，约期后再次会谈。

会谈沟通的技巧

◆力求会谈气氛和谐融洽，保持双方平等互助的立场，赢取部属的尊重与承诺。

◆预先通知讨论的目的、重要性及时间，使部属有所准备。时间一旦决定，即应如期举行。

◆保持会场安静不受干扰。如果不断有事插入，不仅无法专心，同时会使部属以为上司尚有重要事务待办，或认为上司不重视该讨论。

◆态度应诚恳亲切，把握下属优点，适时巧妙地赞扬。

◆诱导部属多思考、多发言。对不善辞令的部属，要引导其发言，以便训练其表达能力；在部属发言时则应注意倾听，不打断、不争辩、不露怀疑之色，必要时随声附和。

◆把握要点，发掘问题，该指点之处应明白指出，切忌含糊不清。

◆保证时间充裕，从容不迫。若草率从事，双方肯定无法充分沟通，会议效果将大受影响。

◆注意激励部属，同时利用机会提供情报资料，使部属扩大眼界。

◆若讨论的问题下属难以接受，不妨先搁下，在稍后或下次会议时再诱导，不可使用强迫手段。

◆上司要显示完成目标的决心和协助部属克服困难的勇气，以便培养部属承担责任与尝试失败的勇气。

◆对会谈结果进行书面记录，以供日后遵行、检查与考核。

【自检】

在工作中，你制定目标最少要经过几次双向沟通会议？为什么这样设定？

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【参考答案】

一般要经过两次沟通：第一次明示上级目标与方针，讨论上司的考虑、打算，以及下属工作需要改进的地方，以便下属制定目标；第二次则讨论调整下属目标草案，使之适合个人实际情况。

【本讲总结】

沟通是一件艺术性的工作，在进行前要做好准备，熟悉注意事项；在进行中，既要遵循一定的程序和方式，又要掌握一定的技巧。其核心为：上级要始终把自己放在平等、协助的位置上。

【心得体会】

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第二篇：如何做好沟通协调工作

如何做好沟通协调工作

行政部是一个综合管理部门，对内要正确领会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作，协调好各部门的关系。对外要加强企业与地方的公共关系，树立良好的企业形象。工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、接待、信息等。

行政部职责：综合协调、行政枢纽、参谋助手和窗口服务 部门子文化“强管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。

提升“总揽全局、推进发展、科学管理、应对突发事件”的四种能力。理念、思路：“讲学习、树风气、顾大局”，“勤思考、善谋划、多办事”

方向：建设一支具有一流职业素养、一流业务技能、一流工作作风、一流岗位业绩的部门队伍。

目标：坚定地贯彻上级精神，加强督导督办，进一步提高执行力，提高工作效率。努力将部门打造成一个工作高效率、服务高质量、技能高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。

行政部工作的几个特点： 繁：处理不完的繁多的事务。杂：没有严格的工作程序。

小：相对于安全生产、电量指标，日常工作就显得微小。偶然性或不可预测性。

一、与上级部门及领导的沟通

汇报工作的方法：所谓汇报，就是指将本专业向部门领导或者上级组织报告的一种常用工作（沟通）方法。有的人汇报后，给人的印象很深，觉得这个专业工作不错，汇报也挺好。有的人汇报后，觉得这个专业工作没少做，但没汇报出来。有的人汇报后，叫人根本听不明白这个专业的工作究竟是怎么做的。由此可见，汇报工作是一门学问，值得研究和探讨。

方式方法：

（一）端正态度：

对待汇报，应该有高度的责任心，要从大局出发，坚持实事求是的态度，有一说一，有二说二，有成绩就讲成绩，有问题就摆问题，不歪曲事实，不粉饰成绩，这才是应有的正确态度。

（二）抓住重点：

汇报工作因时间所限和实际需要，不能不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都汇报，而应抓住重点说深说透，有些点到为止，有些干脆不说。这就需要在汇报前作好充分准备。

（三）获得领导满意：

汇报工作是一种比较特殊的回答式对说，既有说话的技巧，又有心理沟通的艺术，是一门综合学问。掌握了它的人，汇报工作时说话既清楚、简练，又分寸得当、逻辑性强，说出的道理令人信服，领导一听就明白，且容易引起心理上的共鸣，汇报前需要在心里回答好以下几个问题：

1.此次汇报的主要目的是什么？（这是必须清楚的）。

2.不进行这次汇报自己能否顺利解决遇到的问题？（汇报越重要，越要做好这方面的准备）。3.与汇报相关联的情况是否都了解清楚了？

4.领导是否准备讨论自己提出的问题？（这可使汇报者估计到汇报时将出现的一些障碍）。

5自己对汇报的良好开端是否有信心？（会遇到什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何）6.什么样的汇报开端对自己和领导是合适的，什么样的是不合适的？

7.在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用？（援引权威者的见解，谈解决所有问题的重要性）。8.领导可能向自己提出什么问题？

如果按照上述问题做好准备，那么，汇报（沟通）就会有良好的开端。

（四）应避免的汇报方式：

1.长篇大论，没有结论。有的人见到领导，总好像有说不完的心里话，唠不完的知情嗑。汇报起工作来，心底里老暗暗告诫自己：“机会难得，一定得把工作成绩一滴不漏地向领导说到。”于是，汇报起来面面俱到，海阔天空，包罗万象。结果，领导越听越烦，感觉工作没有重点，无法评价。

2.汇报中掺杂个人恩怨。中国有句古语，叫做“无情未必真豪杰”。在工作中，不以亲情和友情代替原则，不拿原则做交易。如果汇报工作中掺杂个人恩怨，领导查清后，恐怕不只是“小事一桩”啦！

3.汇报时间、地点不合时宜。这类问题多出于主动找领导汇报的时候。作为领导，特别是职务较高的领导，工作都比较忙。实事求是地讲，有些领导确实很难随时找到，于是有的人就采取等、堵的办法找领导――上、下班时，午休前，回家途中，或领导参加会议、活动间，都是不要取的。如无特殊情况和紧急事宜，这些时间或地点是不宜汇报工作的。

（五）讲究汇报艺术。

1.条理分明、逻辑清楚、详略得当； 2.注意修辞、褒贬恰到好处； 3.语言流畅、重点突出； 4.用事实说话、事例生动。

（六）做好充分准备。事先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑，拟出提纲，把观点、材料一一书写清楚。这样在汇报时，才能思路清晰，紧扣主题，从而取得满意的效果。

二、如何做好外来人员接待

因工作性质关系，行政部不可避免要与外来人员进行接触，也是外来人员了解电厂的窗口，为维护电厂形象，应坚持如下原则：

1.诚恳热情。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。做到平等相等，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

2.讲究礼仪。接待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人，体现自身礼貌修养。讲究礼仪包括：在言语方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅；在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄，从容大方。

3.细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多方面的部门和人员。这就要求在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终。

对群众投诉的接谈和处理：

对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。

听，就是耐心倾听来访者的申诉，让人家把话讲完。对谈得过长、抓不住要点的来访者，可以适当加以引导。问，就是把来访者没有谈清楚的主要问题问明白，特别是要把事情经过、主要情节、过去上访情况和处理的结果，这次来访的要求及其理由了解清楚。

记，就是把来访者的主要问题扼要记下来，对其中的主要情况要详细记录，以便分析情况和处理问题提供充分的原始材料。

分析，就是对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析，作出判断。对周边群众来访反映的问题，要以事实为根据，以相关政策和国家的法律为准绳，实事求是地进行处理。

对来访者提出的正确意见，要热情欢迎，虚心听取。有重要建议的，应给予鼓励、表扬。对来访者提出的政策上允许、条件上又可以解决的合理要求，要及时处理，尽可能予以满足。对那些要求尽管合理，但限于条件无法解决的，要做好解释说服工作，以争取得到来访者的谅解。

对来访者提出的不符合政策或要求过高的问题，处理时，既要体谅他们的实际困难，又要以明确的态度向来访者讲明不能解决的原因，不要含糊其辞，应耐心说服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。对无理取闹者，要进行批评教育。对那些态度极为蛮横，经劝说无效的，可请求公安机关予以教育和制止。

三、与同级部门的沟通

正常工作中，大部分的沟通及协调会在其它部门同级人员之间进行，但由于部门不同，所站立场、角度不同，可能会存在沟通的不畅通，这就要求做到以下几点：

（一）见贤思齐，强者为师

处理同级同事关系，不仅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之长”的胸怀。强者为师，就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师。这既是在“气度”方面的要求，也是处理同级关系的重要原则。

（二）互相尊重，彼此信任

互相尊重，是因为每个部室都有明确的分工和职权范围。在工作时一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法。尊重，一方面表现为自尊，另一方面表现为尊重别人。每个人都有自尊心，在工作沟通中，既要热情地支持、鼓励，又要善意地指出其不足，不要袖手旁观。随着厂各部门岗位的调整，一大批学历高，有知识，年富力强的青年职工进入到管理岗位，但由于年龄、资历、经验、文化知识的不同，使他们有着不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年纪稍大的员工，虽然文化水平、干劲、精力与年轻员工相比差一些，但经验丰富，办事稳妥，遇事冷静，有许多解决问题的经验和办法，这是年轻员工所不能比的。

信任别人和被别人信任，这是一名员工高贵品质的表现。相互信任、互不猜疑是处理好同级之间相互关系的一个重要原则。信任，一方面是自己要言必行，行必果，给对方以信任感；另一方面是要相信对方，遇事不要胡乱猜疑，更不要依据自己的臆想来推测对方如何如何。

信任是在相互间的交往中产生的，一个人只有自己行得端，立得直，才能有值得别人信任的地方，才能期望得到别人的信任。同时，信任别人，还要正确地看待别人对自己的忠言和直言，千万不要把这些话当做别人对自己不信任的信息加以“反馈”，正是因为别人的信任，才敢于讲真话，敢于对你倾诉肺腑之言。

（三）互相“补台”，积极配合

许多工作需要各部门积极主动地配合，齐心协力地工作，以求得最佳的整体效果。所谓互相“补台”，积极配合，就是既要有合作精神，又要有“补台”意识。这是对同级沟通“行为”方面的要求，也是处理同级关系的又一条重要原则。当同级有困难时，应当热情地帮一把；当同级有问题时，应当尽力地帮助解决；当同级出了差错时，应当主动地弥补一下。而不是视而不见、见而不帮、帮而不力，更不能抱着看“笑话”的态度来“欣赏”同级的困难、问题和差错。

（四）宽容别人，学会自制

宽容水平越高，就越能与人搞好关系。而一个人心胸狭窄，处处不容人，就不会有更多的朋友，也做不好行政部的工作。宽容别人偶尔的过失，是必备的素质。要有宽广的胸怀和气量，对于别人的缺点和短处应该持包容和原谅的态度，并想办法用自己的长处去弥补。当然，容忍和原谅并非是无原则的迁就，而是要在相互交往中互相宽容。

（五）与人为善，以诚相待

任何人都期望有一个良好的人际环境，期望与其他成员和睦相处，在心情舒畅的情况下工作。而要达到这个目标，就要以诚相待，与人为善。以自己的“诚心”和“善意”去换取他人的“实意”和“友善”。古人去：“精诚所至，金石为开”，“诚之所感，触处皆通”。意思是说，只要真心实意以诚相待地对待别人，就会使人感化，无论是什么地方、什么情况下，都会把该办的事情办好。

（六）互相支持和帮助

一个能够在事业、生活等各个方面相互支持的团体，才是一个有力量的战斗集体。彼此之间在工作、生活、学习中得到支持和帮助，是圆满完成工作任务的前提。

四、与同级部门沟通协调的艺术

同级之间发生这样那样的矛盾、分歧总是难免的。处理这些矛盾和分歧，既要坚持原则，又要讲究艺术。

（一）善于沟通

一般善于主动沟通的同事，都容易被对方理解和信任，彼此之间“心理防线”都容易迅速消除。相反，相互之间缺乏主动沟通精神，彼此“各揣心腹事”，最容易发生心理冲突，造成“僵局”。同事之间良好感情的增进，同样也是首先在于主动沟通。如果说主动沟通是一个姿态问题，那么善于主动沟通则是一个艺术问题。这里，有以下几点需要特别注意：

1.要善于选择最适合交谈的时机和场合以及最容易引进对方兴趣的话题。2.交谈时，不论对方态度如何，都要谦虚、诚恳，并贯穿交谈的始终。3.要讲究语言艺术。尽量选择“商量式”、“调剂式”、“安慰式”、“互酬式”等语言，并注意分寸。

4.交谈中，要善于体察对方的心理变化。当对方对某一话题或某一句话产生共鸣时，应因势利导，迅速向广度和深度扩展；当对方对某一问题表现冷淡或反感时，应机智地改变话题。有时可转谈对方最关心或最感兴趣的问题。

5.即使谈话不成功，也不要丧失信心，要善于总结经验，寻找机会再谈。因为“成功常常存在于再坚持一下的努力之中”。

（二）“关键时刻送温暖”

是指在对方最需要的时刻及时给予相应的支持和帮助。它是与“雨后送伞”相反的“雪中送炭”。这样做，不仅能及时解决对方的困难或问题，还会使对方倍加珍视和感激。

同事之间平时在工作上，生活上互相关心、支持和帮助，无疑是重要的，但更重要的是当对方遇到困难、挫折或工作上出了“漏洞”，因而最需要帮助的关键时刻，如果能及时给予相应的支持和帮助，这是最有价值并最能产生“奇效”的。因为支持和帮助的价值与对方的需求强度之间存在着“正比规律”。

当然，我们说“关键时刻送温暖”并不意味着平时可以不关心其痛痒，而只是强调不要忽视放过“关键时刻”。同事之间需要支持和帮助的“关键时刻”表现在各个方面，如工作出了“漏洞”需要“补救”时；遇到难题拿不出主意时；新上任岗位不熟悉情况时；受到打击身陷逆境时；以及生活上遇到某些困难时。在这些情况下，给予及时热情的支持或帮助，对方是难以忘怀的。

（三）同事之间怎样开展批评

因影响工作关系或工作出现失误，不可避免同事之间会开展批评活动。同事之间开展批评是非常重要的，但要收到良好的批评效果并不是一件容易的事。这里既需要有“团结－批评－团结”的良好愿望，又需要讲究艺术。

1.要定准批评的目标。2.评语要尽可能明确。3.用“我想”、“我觉得”来讲，不要用责备或傲慢的语言。

4.所批评的行为必须是可以修正的，如果根本不能修正，请免开尊口。

5.善于融批评于闲谈、娱乐等“无形无意”之中，以防止或减少对方的紧张、戒备、抵触等心理。这有利于对方接受批评。

6.在批评时密切注视对方的反应。对方的反应一般包括：分析批评的动机和价值。品评批评的内容。度量情绪成分。注重重复出现的评语。估量改正错误的能力。权衡利弊。

7.可以同意对方的看法，但要让他明白别人未必同意。8.“箭在弦上，引而不发”，以促使对方自觉、自悔、自新。

9.要强调对方的错误对双方都有危害，使其明白如果不改进，其他人也会受其拖累，改了对双方都有益，这虽有些埋怨的意思，但决不会说对方在“多管闲事”。

10.“画龙点睛”，点到为止。

11.善于以表扬代批评。这里表扬是策略，批评是目的。即所谓“醉翁之意不在酒”。12.不宜作结论式或“定性”式评语。如“你不诚实”、“不正派”等。

13.切记“人非圣贤”这句至理名言。有些错误要批评；有些错误要容忍；有些错误既要批评又要容忍，至少是暂时容忍。这样才更有利于同级关系的和谐与稳定。

14.要善于表示能体谅对方的处境和感情。

15.等候最适合的时机再发表批评，冲口而出的批评常不受控制，因而影响批评效果。

16.度之以君子之心，有助于消除对方的戒心和敌意。比如说“我知道你比较实在，才直接和你说，知道你不会计较”等。

17.要尽力使对方相信某人不是“越界”干涉他，而是真正在关心他。否则，即使是出于一片好意，也容易被对方认为是“多管闲事”、“自以为高明”或“故意和他过不去。”

18.必须使对方明白之所以批评的原因。

19.一旦批评产生积极效果，应立即表示赞许或感激。

20.批评必须以客观事实为根据，不可掺进个人成见。如果批评不当，很难引起共鸣。21.批评的同时，要注意肯定对方的长处和成绩，增强对方的自尊心和自信心，促使其主动承担责任或检讨问题。22.提出改正错误的条件和意义，使对方觉得改正有益。

23.假如心中不高兴，不可在言语态度上流露出来。特别注意不要流露讥讽、歧视、反感、敌意等情绪。避免作出握拳头、瞪眼睛、皱眉头等发怒的动作。而应借表情、态度、声调等增加批评的积极效果。

24要注意对方的竞争心理和嫉妒心理，勿使对方感到你是“拆他台”。25.批评应尽量针对共同目标而发，措辞方面强调合作。

（四）牢固建立“友好合作”的关系

同事之间，客观存在着既是天然的“合作者”，又是潜在的“竞争者”这种微妙的人际关系，因此，作为客观存在的一种心理反应，在同级的内心世界，必然会产生既渴望“合作”，又警觉“竞争”的复杂心理。解决的办法就是转变思路，逐步建立互相信任、互相支持的协调关系。一般来说，消除“心理屏障”主要不是靠语言的“表白”，而是靠行为的“显示”。通过工作接触，使对方深信以下几点：

1.对于同事取得的成绩，就和自己取得的成绩一样，同样感到由衷的高兴。

2.自己每取得一点成绩，都将它看做是同级之间密切配合，共同努力的结果，而绝不以此为资本，向同事显示自己的“高明”。

3.自己积极做好本职工作，主要是出于高度的事业心和责任感，而绝无半点“压倒”同事的私心杂念。

（五）主动协调、互相配合

在工作中，同事之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的事务。对这些工作和事务，同事之间应当互相尊重、互相支持。互相支持是互相尊重的标志，只有互相支持，才能互相配合。对需要交叉处理的事务，同级之间应当尽量通过协调去解决，不要擅自做主处理，否则，既影响同事之间的关系，也往往造成工作上的困难，甚至会带来一些不必要的损失。

（六）掌握分寸，分清职责

与同事相处，应当分清职责，掌握分寸，不争权力，不推责任。属于别人职权之内的事，决不干预，属于自己的责任，也决不推卸。本应由自己分管的工作，决不请别人点头画圈，本来不应该由自己处理的事情，也决不争着要管。特别是那种凡好事就争，凡难事就推的行为，是破坏同事间相互协作的腐蚀剂，必须坚决防止和克服。

（七）经常联系，沟通情况

既然是同事，都属于整个管理机构的一个组成部分，工作上有着密切的联系，只有保持经常联系，及时沟通情况，才可能进行有效的合作。也唯有这样，才能彼此了解，互相信任，将一些不必要的误会和摩擦消灭在萌芽状态。因此，无论工作多忙，也应主动向同事提供有用的资料、信息、情况和建议，只要能够坚持下去，就一定会赢得同事的“感激”和“回报”。

（八）相互信任，亲密合作

在与同事接触中，仅有美好主观愿望和正确的行为准则，往往还不能完全收到良好的客观效果。建立“互相信任、亲密合作”的同事关系，还必须遵循事物发展规律，讲究一定的方式方法，掌握科学的合作艺术。

1.运用创新思维来考虑和处理同级之间的工作配合。如AB角互补工作岗位。

2.运用全方位思维来考虑和处理同事提出的要求。与同事的交往中，属于自己向对方提出的要求，都是主动式的，可控的；属于对方向自己提出的要求，都是被动式的，不可控的。每个岗位都要学会巧妙地应对同事提出的要求。

3.运用宏观思维来考虑和处理同事关系。鉴于工作性质及精力有限，对于诸多同事，不可能也没有必要个个皆顾，八方挂联。因此，很有必要站在宏观立场上，冷静剖析一下自己和诸多同事，在整个部门管理上分别处于什么位置，他们之间存在有怎样的工作关系人际关系，然后掂量轻重，分清主次，权衡利弊，鉴别优劣，从中筛选出一些与自己的工作没有直接联系的同级，作为自己“一般交往”的对象，而将其中位置重要、影响明显、联系密切、能够左右全局的同事，作为自己“重点交往”的对象。

（九）心平气和，以理服人

同事之间常常会在工作中遇到一些纠葛和矛盾。在解决这些纠葛和矛盾时，应本着顾全大局，维护团结的良好愿望，对一些无关紧要的“小事”，采取不予细究，委曲求全的态度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要讲究方式方法，尽量做到心平气和，以理服人。这样做，随着问题的妥善解决，同事之间不但不会伤和气，反而会在新的基础上，建立起更加牢固的友谊。

（十）既“合作”又“竞争” “合作”和“竞争”，是同事关系中不可割的两个方面，合作中包含着竞争，竞争中又包含着合作；合作，推动竞争，竞争，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不讲“竞争”，最终将减弱自己与人“合作”的能力，这种“合作”也不可能持久有效。因此应该正确对待“合作”与“竞争”的辩证关系，自觉树立“竞争意识”，对同事，既要热诚合作，又要敢于“竞争”。这种“竞争意识”，应该是积极的、健康的，具体表现在以下几点：

1.以竞争来激励自己；

2.在和同事的竞争中，领先时不自满，落后时不自馁，一如既往，积极进取； 3.自觉向同事中的先进、优秀者看齐、学习； 4.依靠自己的不懈努力，奋力创造工作业绩。5.无保留地帮助在竞争中暂时落后的同事。

（十一）善于“回避”和“等待”

社会生活是复杂的，同事之间工作上的分歧有时也会引进个人恩怨或受已存在的个人恩怨的影响。当同事之间的矛盾或分歧比较严重，并且一下子难以解决时，就暂时回避一下。暂时回避矛盾或分歧，表面看来似乎是消极的，其实却是积极的。特别是当对方“怒火中烧”、头脑不冷静时，暂时回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。回避不是逃避，而是为了防止矛盾激化，并在回避中等待解决矛盾的时机。同事之间发生的有些矛盾或分歧，常常会在回避与等待中自然化解。所以回避与等待是处理同级关系的一种艺术。当然，什么样的矛盾与分歧应该回避与等待，还需要具体问题具体分析。同事之间在工作中产生矛盾或分歧本属正常，只要双方都是为工作，没有个人的私怨和成见，心胸都比较开阔，即使争执起来，也不难和解。

（十二）协调同事之间不同意见的方法

工作中，需要协调同事关系时，有五种方法很值得借鉴；

1.重组。有时候，同事提出的解决问题的意见之所以行不能，并不在于意见本身一无是处，而在于意见中的个别要素排列位置不尽合理。这时候，只需将这些要素调换一下位置，变换一下结构和顺序，就会产生新的结果。2.移植。有时候，将自己的或同事的某一“搁浅”的建议，移植到另一个工作领域，用来处理某一特定的非程序性问题，往往会收到意想不到的奇效。

3.变通。将同事提出的看似难以实行的处理办法，稍加变通，诸如“放大”、“缩小 ”，或者变换其中的某一要素，有时往往会成为令人惊讶的理想处置方案。

4.“杂交”。生物之间的杂交，可以产生良种。同事之间有不同意见和想法，通过“杂交”，也能产生创新思维，促使一种全新的工作模式和同级之间新型的协作关系诞生。

5.综合。对于同事提出的不尽完善的主张和建议，可以将自己的其他同事的合理意见加以综合，最终形成新的处理意见。运用创新思维，是行政部员工处理新时期同事之间的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，对此，应该予以足够的重视。

（十三）处理同级之间矛盾的原则

同事之间都渴望有一个良好的人际关系，与各位成员友好相处，为工作创造舒畅的环境。面对同事之间出现的矛盾，我们可采取以下原则来处理：

1.以德报怨。以德报怨是征服人心的上策。在同一部门工作日久，难免出现些恩恩怨怨的事情。对此，是以德报怨还是以怨报德，将直接影响同事关系的发展趋势和结果。应该胸怀坦荡，有“君子之心”。即使某人做了对不起自己的事，也不能“以其人之道，还治其人之身”，而应该以德化之，以情感之，这样常常会收到奇效。

2.以短比长。同事之间在思想上如果能坚持以短比长，那么在工作上就自然会以长补短，形成一个团结互助的集体。实践表明，大凡善于以已之长补他人之短的同事，其同事关系都很好。在同事之间，尽管总体工作能力和水平不相上下，但在某一方面却会有长短、优劣。有些人常喜欢以已之长比他人之短，因而难免造成某种心理冲突，使同事关系紧张。如果善于以已之短比他人之长，则会明显增强同事之间的吸引力，有效防止这类矛盾的发生。

3.从“治已”开始。同事之间发生矛盾，原因是多方面的。其中既有自身的原因，也有对方的原因，还可能有“第三方”的原因。因此，要解决这种矛盾，作为矛盾的双方，都应首先从“治已”开始，调节自己情绪，控制自己感情，寻找自身的原因，确定解决矛盾的最佳姿态。即使造成矛盾的主要原因在对方也如此。这里，“治已”既是“治人”的前提，又是“治人”的策略。在多数情况下，通过“治已”都能产生强烈的“治人效应”，进而使矛盾化解。

（十四）掌握“度”

处理同事关系，一定要考虑有“度”。准确把握这个度，是处理同事关系的要旨之一。具体说，就是做到“恰到好处”，不论是发表意见的时机、态度还是强调的分寸都应如此。坦诚但不草率、热情但不失态、谦逊但不虚假、谨慎但不拘泥、自信但不傲慢，等等，都是恰到好处的表现，这些也是一个好的行政部员工应该必备的。

总之，相对来说，玉环电厂广大干部、职工整体素质较高，均有较强的敬业精神，希望通过掌握适当的沟通协调方法，更有助于工作的进一步推进，为圆满完成全厂的各项工作奠定基础。

2012年3月26日

第三篇：办公室如何做好沟通协调工作

办公室如何做好沟通协调工作

张文涛

(延安大学 文学院 陕西 延安 716000）

沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间，无论是参与政务、处理事务还是办理会议，都离不开办公室的大力沟通协调。新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交给办公室的各项工作。所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言而喻了。笔者现顺应时代的要求，就如何做好办公室沟通协调工作浅谈一下自己的看法。

[1]

一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提

沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系，为实现共同的目的而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间和工作人员之间分工协作,相互配合,同步和谐地完成任务。在组织坐标中办公室就像两根数轴的交叉点,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和联络沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流,领导与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同配合行动。[2]

1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”

每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同，他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思想淡漠，工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。有关资料研究表明：管理中70%的错误是由于不善沟通协调造成的。那么如何保证上下一心，不折不扣地完成组织的总体目标呢？这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见，同意思想认识，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目标的实现。[3]

2、沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径

一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。唐朝名相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则不纳其诚，惑则不从起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导的职能？领导环境理论认为，领导者就是了解下属的愿望并为此而采取相应的行动，为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，而下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。这些“目的”、“看到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属提高工作的积极性。所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人员只有充分认识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好。

[4]

13、沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系的桥梁

无论政府的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组织部门，发生各种各样的联系，他必须按照已定的法规法令并结合人民的要求调整政策，承担自己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突，有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头处理，协调相互之间的关系，使其他部门也能积极地参与或支持配合才能化解矛盾，平息冲突。

沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每一个环节上。作为处于枢纽位置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性，把沟通协调工作作为办公室的一项重要工作来完成。只有这样才能使组织整体工作的高效运转和任务的圆满完成。

二、准确把握沟通协调工作的核心是做好办公室工作的基础

沟通协调是通过平衡、调整和改善相关组织及其人员之间的关系，使其思想与行为由分散变为统一，由冲突变为合作，从而使组织系统发挥最优的整体性功能的一种管理方式。办公室沟通协调工作的目的主要是促进领导班子的团结，理顺决策机关、执行部门和基层单位之间的关系，同时增强决策的科学性和决策实施的穿透力，从而使组织上下一致，目标一致，行动统一，合力推动各项事业的顺利发展。具体是要突出抓好办公室的工作沟通协调与关系沟通协调两个方面：

1、工作沟通协调

第一、公文沟通协调，包括对外公文与对内公文的撰写和外来公文的处理工作，广泛征求各方面的意见完善公文内容，提高公文质量，为领导提供优质的智力服务，并根据领导的意见、决策或指示，办公室要综合、筛选各方材料交于领导阅览，以此减少领导的工作的压力，提高领导的工作效率。

第二、会议沟通协调，这是最常见的一种沟通协调方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是沟通协调会议的时间、地点、议题和决策的落实工作，避免“会议撞车”，保证会议达到预期的目的。而重要的是指：通常上级机关为了加强宏观管理，会制定一系列的政策规定。这些政策在具体的地方部门的执行中可能会有不一致，甚至“撞车现象”的发生，矛盾各方都是取其有益的政策规定为依据，各执一方，互不相让。在此情况下，为了统一思想认识，统一政策规定，统一步调，办公室人员有责任召集矛盾各方以开会的形式沟通协调解决问题。通常情况下参加会议的人员较多，各方的意见发表后，与会者会“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”，会顾大局、识大体，一般不会在众多部门人员面前赤裸裸的要求自己的利益得到满足而弃他人于不顾。这样就容易结合实际情况讨论出合理的方案来解决矛盾。因此这种方法有利于解决情况比较复杂、各方矛盾比较尖锐的问题、比较敏感的问题。

第三、事务沟通协调。办公室的职能之一就是管理事务。把握“尺度”协助领导管理事务，使领导腾出更多的精力抓大事、抓要事。由于办公室工作琐碎且纷繁复杂，就使有的工作人员对其产生了不屑一顾的消极思想，认为这些是小事随便应付一下即可，还大言不惭地喊着“要就干大事，要么不干”。据说这种思想倾向在许多单位存在。对此，必须要引起办公室人员的高度重视。岂不知一屋不扫，何以扫天下的道理。万丈高楼平地起，有这种思想的秘书人员要及时纠正自己的工作观念，不要让时代的车子把你淘汰。另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作，努力提高接待水平，赢得各级领导和各届人士的理解与支持。[5]

2、关系沟通协调

第一、领导关系的沟通协调。任何一个单位的领导者都有相应的职责权力。由于领导的阅历、经验、作风、气质不同，或者由于他们的认识、观察事物的角度、出发点不同，导致在处理具体的问题、形成某项决策时，往往会因一些不同的观点而出现矛盾。此时办公室人员就要及时沟通信息、协调关系，做好解释工作，消除分歧和误解，发挥好调节领导关系的“粘合剂”、“润滑剂”和领导决策的“催化剂”作用，增强领导班子的凝聚力、向心力和战斗力。切不可因过去那位领导对你有偏见就趁此机会从中挑拨离间，使单位关系紧张，影响了组织工作的正常运行。

第二、搞好部门之间的沟通协调工作。由于利益关系的调整，往往会引起部门之间工作的不和谐，从而影响领导决策的实施。办公室的主要任务就是把握动向，合理引导并沟通协调各方面的关系，促进部门间精诚合作，防止推委扯皮等不良现象发生。另外，在重大决策出台与实施前，办公室应及时向有关领导部门汇报，听取指示，做到既填补“盲区”又避免“撞车”，使领导部门之间的工作连接成一个整体，以促进组织整体工作目标的实现。

第三、内外关系的沟通协调。在办公室内部，办公室的负责人员应带好头搞好沟通协调工作，充分调动各方面的积极性处理好内部上下级、横向部门间、工作人员间的矛盾，实现内部信息畅通交流，创造一个团结协作、温暖和谐的内部人事环境。在处理外部关系时,办公室应辅助协调领导将全能型领导机构转变为有限型。改变过去无所不包、无所不能的传统习惯，坚持有所为，有所不为。凡是社会能自我调节、自我管理的事，上层领导组织就不必介入，减少上层领导组织不必要的负担。另外，办公室要协调领导部门在制定公共政策方案时应积极推动组织及个人的民主参与，广泛听取群众的真实呼声，以此准确地了解政情、社情和民情，从而实现决策的民主化与科学化。

第四、中心工作与其它工作关系的沟通协调。项目办公室工作千头万绪、纷繁复杂。办公室一定要有预见性，提前为领导提出活动预案，并协助领导处理好中心工作与其他工作的关系，突出重点、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，没有重点、次重点与非重点的分别，最后搞的领导与下属都忙的疲惫不堪，积劳成疾。要学会“十个指头弹琴”，而且要十个指头都能应用自如，有“重音”与“轻音”之别。从而能让领导把主要的精力投入到重要工作中去，用放松与休闲大脑的时间来处理大量的一般性事务性的工作。

三、掌握沟通协调的艺术是做好办公室沟通协调工作的关键

沟通协调工作是一门艺术，也是一门科学。办公室的沟通协调工作具有层次高、难度大的特点，所以只凭秘书人员的满腔热血、埋头苦干是远远不够的，还必须要既注意工作的方法又讲究沟通协调的“艺术”性。在具体的工作中，就是要做好“三不”与处理好“四个统一”的关系。

1、做好“三不”

首先，要有胸怀全局“不近视”。毛泽东同志说过，没有全局在胸，是下不出一着好棋的。办公室处于承上启下、沟通左右、联系内外的“中间”地位，要面对层出不穷的新情况、新问题，处理好这些工作必须要把握好全局，要有全局观。要让他们学会从宏观上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。摈弃那种只看到眼前的琐碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻远瞩的工作做法。让工作人员尽快从每天匆匆忙忙、筋疲力尽、叫苦连天的困境中走出来。惟有这样沟通协调工作的立足点就高了，办公室的工作人员想问题就更全面、更深刻了。同时也就会慢慢克服鼠目寸光、捉襟见肘、顾此失彼的被动局面。另外要自觉的维护大局、服从大局，真正从大局出发，把增进领导之间，部门之间的团结与办公室的本职工作作为沟通协调工作的出发点与落脚点。

其次，要超前运筹“不粗心”。马克思主义辩证唯物主义认为，水无常形、物无横势、斗转星移、事过境迁，一切事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。万物的运行皆有规律。古语言，凡事“预则立，不预则废”，“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”办公室工作也是如此。办公室既是领导的左臂右膀也是领导的“智

囊团”，同样办公室的工作人员必须要有超前运筹的意识，例如制定工作预案、工作计划等等。而且要明确工作的重点，确保各项工作有条不紊、忙而有序的进行。同时要密切注视工作的进展情况，及时发现并弥补由于衔接不及时或其他难以预测到的原因造成工作的“脱节”、“失误”。

第三、沉着冷静“不冲动”。有人说冲动是魔鬼，这一点也不假。人在冲动的情况中，就会丧失理智，思维混乱，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作为办公室的工作人员冲动就会给组织造成难以估量的损失和灾难。这就要求他们遇事要有“海纳百川”的雅量，且能沉着冷静积极地理解对方，并用换位思考来考虑共同面临的问题，以求得相互理解、相互沟通目的一致的结果。

2、处理好“四个统一”的关系

第一、处理好程序性与时效性的统一。无规不成方圆，办公室沟通协调工作只有遵循一定的程序和章法才能达到最佳效果，否则许多工作就乱作一锅粥。但若完全拘泥于固定的程序就会错失做事的最佳机会，影响工作的实际效果。为此，在做具体工作时要简化程序。尤其是对一些重大突发事件地处理上，必须要坚持时效第一，急事急办的原则。有时甚至要反程序而行之，先沟通协调有关方面解决问题，再向领导汇报。另外，危机时刻还可以临时越级指挥或处理。有些事因找不到或来不及向领导请示，可以妥善处理后再将结果向领导汇报。有时为了快速处理问题减少中间环节，可把领导指示不通过中间部门而直接下达到基层事发部门。这样就既按程序办事，又根据急缓程序坚持时效性收到事倍功半的效果。

第二、处理好对上级与对下级的统一。为领导、为基层、为员工搞好服务是办公室工作人员的重要职责。特别是沟通协调领导之间、上下级之间的关系时，由于办公室受角色的制约，不可能事事都身临其中，从而增加了沟通协调上级工作的难度。再者，由于体制和个人素质等方面的差异，有的办公室人员从个人利益的角度考虑，将对上级与对下级的服务割裂开来、对立起来。他们对上级曲意逢迎、阿谀奉承，对下级傲慢骄横、盛气凌人，一副“哈巴狗”形象。其实上讲对上级与对下级在本质是统一的，其出发点与落脚点都是为人民服务的。办公室只有把对上级与对下级结合起来，才能使服务更到位，更有效。所以，办公室应该对上级的指示和领导意见要高度重视，作充分的准备，全面领会精神实质，确保上级指示通过沟通协调工作能全面落实。同时对下级要放下架子，拉下面子，要“不耻下问”，多看看低层的疾苦，多听听基层的呼声与解释。能兼顾各方面的利益，做到秉公办事，并保障问题的解决与上级政策的顺利的实施。[6]

第三、处理好静态与动态的统一。每人都知道办公室事务性工作多，其实几乎每天都在文稿起草、新闻信息、办文办会、沟通协调等日常工作中忙碌度过。办公室管理中要坚持静态与动态相结合的原则，既要在忙碌的工作中凭借自身的能力与素质做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作的成效如何，往往是为人处世能力的真实写照。古人云“先做人后做事。”就是这个道理。我们虽然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己学会在“动”中聚精会神做事；在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质都能适应办公室工作的要求。只有这样才能不断提高工作质量和效率，才能出色地完成各项工作。

第四、处理好原则性与灵活性的统一。办公室沟通协调工作要坚持原则性与灵活性的统一。惟有这样单位才有凝聚力，战斗力；才能形成心往一处想、劲往一处使的良好氛围。办公室在履行职能时，一方面要有原则性，特别是在大是大非面前要坚定立场、原则。否则，一味的追求“和”为贵，而迁就无原则的事，就会是沟通协调工作变的苍白无力，单位也就毫无战斗力可言了。另一方面，要有灵活性。由于许多事情人们无法预料，所以办

公室必须随时调整思想改变应急对策，多做思考换位灵活应对，坚持以理服人切忌以形而上学、本本主义的思维方式生搬硬套，简单行事，这样只会进一步激化矛盾。在实际工作中只有把原则性与灵活性接起来取长补短，才能实现内在和外在的统一，否则会给工作带来不利的影响和结果。

四、建立良好正常的人际关系是做好沟通协调工作的纽带

办公室工作繁、杂、难。在工作中，如何在身处矛盾中而妥善的解决矛盾，做到当局者不迷，办公室的工作人员就必须要有良好正常的人际关系。试想如果有一个在整个组织中人际关系左右逢源，上下畅通，大家信任、尊重的办公室工作人员，那么沟通协调的目标就很容易达到了。美国人际关系学家卡耐基曾经说过，良好的人际关系是一个人成功的重要因素。所以，办公室工作人员在参与公司事务的同时还必须要建立良好的人际关系。具体就是要做好以下两个方面：

首先、要学会感情联络法。人非草木，孰能无情？ “感情投资是人际沟通中的润滑剂，掌握了感情投资的技巧可以大大提升我们的沟通能力。”感情投入有着其他方法难以达到的效果，它可以使工作人员之间相互理解和信任。从而树立起办公室人员自身的形象，建立起正常的人际关系，使办公室沟通协调工作的顺利实施。[7]

其次、要抓住最佳的沟通协调时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。沟通协调工作就是要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓的“机”通常指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识与利用。在办公室的沟通协调工作中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”随时随地都在变化之中。高明的办公室工作人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机。得先机之利的工作人员不可忘记“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”机不可失，失不在来，要及时沟通，相机协调。

五、提高办公室人员的自身素质是做好沟通协调工作的基本保证

办公室的角色决定了其沟通协调工作面广量大，头绪繁多。加强自身素质修养，具有本职工作相适应的思想素质、理论水平和决策能力，是搞好沟通协调工作的基础。魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”沟通协调之本，集中于办公室工作人员的基本素质，没有良好的素质连一般的工作做起来都会感到吃力，做沟通协调工作自然是力不从心。所以办公室工作人员必须充分认识自身素质的高低对办公室工作的重要性，正视自身素质的不足，有针对性地提高自己，充实自我。

搞好素质建设，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要解决人的世界观、人生观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在办公室沟通协调工作中，德是第一位的，要求以沟通协调好组织的工作为重，以整个组织的利益为重。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力的强弱，与沟通协调的效果是成正比的。智是沟通协调工作的基础，多智才能多沟通协调，足智才能善沟通协调。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有沟通协调之心，无沟通协调之才，只能是临渊羡鱼、望洋兴叹。

其次，要有不断创新的精神。创新是一个民族进步的灵魂，更不必说是一个单位了。办公室要有新的突破、新的发展与其工作人员的创新精神是分不开的。创新正是办公室工作的持久动力。如果办公室人员总是因循守旧、办事谨小慎微，不能突破陈规，放手去干，那么沟通协调工作也就无法有新的进展。

总之，搞好沟通协调工作既是提高办公室整体工作水平的一个基本前提，也是防止政令不通，避免单位工作被动的一个“法宝”。只有充分认识清楚了沟通协调工作的重要性，准确把握好沟通协调之“的”，真正掌握了沟通协调工作的艺术，诚心建立了良好正常的人际关系，切实提高了自身的素质，才能适应新世纪，新形势对办公室工作的要求，才能不断提高办公室的工作质量与水平，进而做好办公室的沟通协调工作。

参考文献：

[1]历尊.赢在会沟通[M].北京：中国纺织出版社,2004.（12）

[2]张国庆.行政管理学概论[M].北京：北京大学出版社,2000.（8）

[3]凡禹.沟通技术的训练[M].北京：北京工业大学出版社，2004.（2）

[4]张振学.中层领导艺术[M].北京：中国商业出版社,2005.（5）

[5]王乐夫、许文惠.行政管理学[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）

[6]曾仕强、刘君政.人际关系与沟通[M].北京：清华大学出版社,2004.（6）

[7]方圆.办公室文秘事务处理技巧[M].北京:石油工业出版社,2001.（4）

[8]廖小鸥.第一次当秘书[M].北京：企业管理出版社,2002.（5）

How to do the communication Work in the Office

Zhang Wentao

(College of Chinese literature yan’an university, shaanxi,716000)

Abstract: The office is in the key position of a unit.it not only gives advice to the government affairs ,but also is in charge of the routine work, which shouldering the heavy load such as linking the preceding with forewing, realizing execution, decomposing transmission, synthesizing feedback, contacting communication, coordinating all sides, superfine inspection, giving rear-service and so on.Coordinating enables this heavy responsibility to be carried out orderly and amity, but not to “have acollision”.It may be said that the communicating and coordinating work seepage in each aspect of office work, which is of vital importance to the execution of the office function, of the normal and effective revolution of the whole work.Facing new century, new situation and new duty, the office personnel should coordinate the relations of each function correctly and only by this can they fulfill their own function and adapt the time request.Key words: Office;link up;coordinate

第四篇：如何做好下属沟通、培训 及工作执行力

如何做好下属沟通、培养及工作执行力

按照传统的观念，领导者在组织中处于强势，在人际关系处理上特别是在对待自己的下级方面，并不需要他们花费过多的心血。现在，这种观念正在逐步得到修正。人们日渐认识到，在知识经济、网络经济时代，领导者的信息优势、知识优势正在逐步丧失。领导者与下属的关系问题已经成为影响组织发展的重要问题，不能不引起领导者的高度重视。那么，如何做好下属的沟通培养及工作执行力显得尤为重要。

如何做好员工沟通

人与人之间最宝贵的是真诚、信任和尊重。其桥梁是沟通。关心员工善于听取员工的意见和建议，充分发挥其聪明才智与积极性。企业决策广泛征求员工的意见，参与的员工越多，获得支持的员工越多。“一言堂”排斥参与，只有争议、争辩、“斗智”，才能增强员工的主人翁意识，才能集思广益，才是真正的沟通。沟通是从心灵上挖掘员工的内驱力，为其提拱施展才华的舞台。它缩短了员工与管理者间的距离，使员工充分发挥能动性，使企业发展获得强大的原动力。

既然沟通如此重要，那我们要通过什么方式来达到沟通的目的呢？

1、“伟大”来源于对待小人物上。

领导与下属人格上是平等的，职位的不同，不等于人格上的贵贱。有句话说的很对：“伟大来源于对待小人物上”。尊重你的下属，实际上所获得的是不断增进的威望。某银行行长，每次进单位大门的时候，总要对门卫和收发室的临时工问这问那的，表现得很随和，使这些临时工感到十分亲切，和正式工比起来，临时工本来就有自卑感，常常被人看不起，但是，银行第一把手的做法，大大感动了他们，更重要的是，这些所谓的小事，却大大提高了行长的威望，也成了人们赞誉的话题。

事情往往就是这样奥妙，你越是在下级面前摆架子，让下级服从你这位大领导，就越被下级看你不起，认为你是“小人得志”；你越是对待“小人物”放下架子，尊重他们，你在他们心中就越显得伟大。

2、多激励少斥责。

每个人的内心都有自己渴望的“评价”，希望别人能了解，并给予赞美。身为领导者，应适时地给予鼓励、慰勉，认可褒扬下属的某些能力。当下属不能愉快的接受某项工作任务之时，领导会说“当然我知道你很忙，抽不开身，但这事只有你去解决，我对其他人没有把握，思前想后，觉得你才是最佳人选。”这样一来使对方无法拒绝，巧妙地使对方的“不”变成“是”。

这一劝说技巧主要在于对对方某些固有的优点给予适度的褒奖，使对方得到心理上的满足，使其在较为愉快的情绪中接受工作任务。对于下级工作中出现的不足或者是失误，特别要注意，不要直言训斥，要同你的下级共同分析失误的根本原因，找出改进的方法和措施，并鼓励他一定会做得很好。要知道斥责会使下属产生逆反心理，而且很难平复，对以后的工作会带来隐患。

积极的激励和消极的斥责，对于下属的影响就会是两种不同的结果，更重要是心理上的影响，这是最根本的东西。

3、放下架子站在下属的角度考虑问题。

俗话说，设身处地，将心比心，人同此心，心同此理。作为领导，在处理许多问题时，都要换位思考。比如说服下属，并不是没把道理讲清楚，而是由于领导者不替对方着想。关键在于你谈的是否对方所需要的。如果换个位置，领导者放下架子，站在被劝说人的位置上瞻前顾后，同时，又把被劝者放在领导的位子上陈说苦衷，抓住了被劝说人的关注点，这样沟通就容易成功，你站在下属的角度，为下属排忧解难，下属就能替领导排忧解难，帮你提高业绩。

4、领导应该是下属真正的朋友。

推心置腹，动之以情，晓之以理。领导者的说服工作，在很大程度上，可以说是情感的征服。只有善于运用情感技巧，以情感人，才能打动人心。感情是沟通的桥梁，要想说服别人，必须架起这座桥梁，才能到达对方的心理堡垒，征服别人。领导者与对方谈话时，要使对方感到领导不抱有任何个人目的，没有丝毫不良企图，而是真心实意地帮助自己，为下属的切身利益着想。这样沟通双方的心就接近多了，就会产生“自己人”、“哥儿们”效应。

情感是交往的纽带，领导能够很好运用，和下属交朋友，使自己成为下属真正的自己人，是完成群体目标的主体力量。语言幽默，轻松诙谐。

5、领导者与下属谈话，语言幽默，轻松诙谐，营造一个和谐的交谈气氛和环境很重要，上级和部下谈话时，可以适当点缀些俏皮话、笑话、歇后语，从而取得良好的效果。只要使用得当，就能把抽象的道理讲得清楚明白、诙谐风趣，会产生一种吸引力，使下属愿意和领导交流。

领导的语言艺术，对于下属来说，即使一种享受，又是一种激励，可以拉近上下级关系的距离。

6、与下属常谈心，增强凝聚力。

有一位厅级干部在他还是一般职员的时候，一次他的领导（厅级）在路上见到他，和他打招呼握手并问候他，虽然这是领导不经意的一次举动，但是在他心里产生莫大的震动，回去后，心情久久不能平静。他当时认为，这是领导对自己的重视和认可。此后他的工作一直做得很出色，受到单位领导和上级的一致赞扬。现在这位职员升为一个厅级单位的领导，他也经常找下属谈心，谈心的面很广，谈工作、谈生活、谈发展，每次谈话，职员都受到很大的鼓舞，就是这个举动，增强了全员的凝聚力，使整个工作做得有声有色。经常找下属谈心，可以充分了解职员对单位发展的看法，职员的心态、情绪变化，自己工作的反馈等等，有利于更好的开展工作。

每个职员都想得到上级的重视和能力认可，这是一种心理需要，和下属常常谈谈话，对于形成群体凝聚力，完成任务、目标，有着重要的意义。当众讲话对下属要有激励作用。

7、当众讲话属于公共场合沟通，如果一位领导或是管理者，在大众场合讲话没有鼓动性，言语平平，淡而无味，甚至连条理性都没有，那么这位领导在群众心里的威望就会大打折扣，因为领导对于广大群众来说是能力的象征。当众讲话不力，就会被群众认为这位领导能力不行。这就要求领导、管理者努力提高自己的语言表达能力，训练自己善于当众讲话的基本功，当众讲话能起到振奋士气，激励下属，达到统一思想、统一步调的作用，有利于形成一股强大的向心力，使群众以满腔的热情投入到工作中去。当众讲话的魅力会影响下属的士气，在人们心目中一个真正的领导者，应该是一个获得众人拥护的领导者，哪怕你认为你是上级任命的，如果不能获得众人的认可，领导者对你来说只是一个空壳，没有实际的意义。因为，领导的才能只能在群体业绩中体现。领导者和下级有效沟通的目的是最大限度的发挥其潜力从而提高群体绩效。

关于员工培训 很多企业花费了大量的人力精力，把员工培训工作开展的轰轰烈烈，但结果却发现：人员抱怨培训价值不大，听着激动，完后不动，培训走形式，这让培训负责人和管理者都困惑不已。发生这种情况，除了培训与企业战略、制度不协调外，忽视了培训中的关键细节，也会让培训功亏一篑，效果差强人意。这些细节主要包括：培训调研没有抓住人员真正需求；培训实施缺乏了对现场有效控制；培训结束后没有后续跟踪应用。

培训调研是许多企业经常做的，但依据调研开展的培训，很多时候依然达不到学员要求，学员抱怨很大。这主要是因为，调研中的关键细节被忽视，调研的只是一些表面问题。许多企业培训调研时，往往是把设计很简单的调研问卷一发，任职者直接填写上交，组织者一汇总就成了培训需求，这样草草而就的调研随意性很大，人员真正的需求并没有调研出来。另外是，培训组织者也知道人员需求的大体轮廓：如干部缺管理知识，工人缺乏技术，但到底缺哪些技术，缺乏到什么程度，都不是很清楚。经常是人员自己提要求，上报课程，培训组织者没有充分核实考察就安排。这样就导致调研的培训需求失真，培训效果也就差强人意。

因此，只有充分重视调研中的关键细节，才能调研出真正的培训需求。这主要从两方面入手，一是调查人员应该掌握什么，二是调查人员真正缺乏什么。两者共同作用，真正的需求就会找出来，而虚假的培训需求也会有效剔除。第一，调研人员应该掌握什么，需要从企业战略、岗位需求入手，这需要对知识内容进行分类分级，要了解人员应该掌握什么知识技能；还要了解应该掌握到什么程度。这其中每步都可以继续细分。如人员应该掌握的知识可以分为知识、技能等大类，知识可分专业知识、相关知识等；技能也可分为操作技能和通用能力等。人员对各类知识掌握到什么程度，需要用程度词来描述，是初步了解、基本掌握还是完全精通等等。通常来说，对本岗位应用的关键性知识应该做到精通，对于相关岗位或上下游的知识，做到掌握或基本了解就可以了。如销售人员必须精通销售知识。而掌握了策划知识，了解了生产、物流知识，就会更有效的开展工作。

通过对人员的知识进行分类分级，我们可以清楚看到：并不是所有的知识都需要培训，必须精通的知识需要培训，需要掌握的知识可以通过辅导、交流等形式获得，而了解性的知识可以通过自学、观摩等形式就可以了。

第二，了解人员欠缺什么，除了对照应该掌握的知识标准，逐一比较分析之外，还需要了解人员绩效差距、主要问题在哪里？这其中，人们很容易被表面现象所迷惑，认为绩效差就应该赶紧培训。事实证明，培训并不能解决所有的问题。很多人绩效不高，很多情况下并不是由于知识能力欠缺，而是因为态度或其它原因所致（如下所示）。而这许多问题，如流程、激励等并不是培训所能解决的，越培训可能越糟，而这时最有效的解决方式可能是改变激励方式或改变流程。

需要注意的是：调研培训需求要以任职者和上级主管为主，而不是培训调研人员闭门造车想出来的。这主要是因为：对具体岗位，任职者和上级是行家，他们对岗位了解最深，岗位需要什么，缺什么他们自己最清楚，而上级在场，可以对人员需求进行有效的补充；也能避免人员盲目提要求的状况。而培训调研组织人员主要起到设计调研标准、组织调研、辅导汇总等的作用。

如何提高员工执行力

所谓执行力，简单地说，就是保质保量的完成自己的工作和任务的能力。企业管理专家指出，一家企业的成功，30%靠的是战略，30%靠的是运气，另40%靠的是执行力。可见，执行力是何等重要，仅有战略和运气是不行的，必须有强的执行力。作为一个团队，那就不是个人的事，而是一个团队的事。一人做好，不是一个好团队的表现，一个团队都优秀，才是好团队。如何打造一个优秀的团队？这个与团队的领导人有着直接而且至关重要的关系，也将决定着团队的成功与否。那如何做好培养下属的能力？

第一：了解下属。每个人都有自身独特的性格特点和做事风格，如何使每个下属都能发挥出最大的能量，作为主管，就应该充分了解每位下属的性格特点等，做到针对性的对下属进行指导，运用具体问题具体分析，来达到因人施教，真正发挥每个人应该有的能力。

第二：安排工作。做事，才能知道每个人的能力水平，才能发现每个下属的优缺点。在做事过程中，进行指导，比纸上谈兵来的实在。所以要根据下属的特点和工作性质，合理的安排工作，在工作中，发现问题，对症下药，来提升能力。

第三：注重跟进。作为下属，在做事的过程中，容易出现过程偏离目标的情况，这是由于下属的工作经验上的不足、和处理事情上的不熟练而出现的问题。作为主管，要做到及时跟进。这样不仅能及时获悉工作的进度，而且能及时发现下属的可能出现的问题，及时纠偏，更为关键的是，可以在不断强化反馈和跟进中，教会下属做事要及时反馈工作进度。这将不断的影响着后续的工作作风，提升执行力。

第四：制定计划。每月制定部门月度计划，和下属确定时间表。做事有条理、工作有步骤，就不容易出现心慌害怕，没有目的性的盲目工作。每件工作都设定具体的时间节点。

第五：重视考核。有句话叫做，需要别人做什么，不要做什么，就要引入考核，用考核去引导下属做事，来提升办事效率和保证工作结果。

第六：强化培训。能力不会与生俱来的，而是要经过不断学习和培养，养成的。对下属的培训，将在一定程度上提升下属的能力，而且在培训中，加入执行力方面的培训，更是有着直接的效果。

第七：制度规定。无规矩不成方圆，制度约束，在很大程度上，能对人的行为进行管理。在管理下属，下属提升执行力时，结合公司制度进行推进，做到以规矩办事，并形成心中有规矩，做事有原则。

第八：言传身教。很多人只喜欢说，不愿意做，只要做，就是错。为了提升下属的执行力，就要自身硬，在处理事情的时候，做到言传身教，把自己处理事情的方式方法和过程的把控等，都教会给下属，让他们有榜样的力量，这样在以后遇到新问题的时候，不会心慌。

第九：做好总结。每个人的成长都是要经过一个过程的，及时肯定下属的成绩和进步，对于下属是一种很好的鼓励。同时，在肯定的基础上，要发现下属在执行力方面的一些不足，共同分析和找出原因，进而改进。没有总结，也就意味着，做事存在着不圆满，总结可以让前期的努力和经验得到升华。

前期部门主管会累些，但当下属能为自己分担的时候，部门主管也就能轻松许多了，而且能极大的提升部门绩效。但，需要注意的是能力的提升，是一个过程，万不可为达目的而揠苗助长，否则将适得其反。

第五篇：如何做好与各部门沟通协调工作

如何更好做好与各部门沟通协调

1、及时将信息准确无误通知到各部门；

2、明确部门的分工及完成时间，询问解决问题是否存在困难，有困难及时协助解决；

3、在过程中进行跟进及提醒；

4、提前一定时间进行结果审核。