国际学术会议举办程序

第一篇：国际学术会议举办程序

国际学术会议举办程序

为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；

（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（四）会议经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。

2、申办内容

（l）会议名称、举办日期；

（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；

（5）会议联系及筹划进展情况；

（6）会议活动的初步安排；

（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；

（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；

（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

会议批件下达后，主办单位在会议举行前 40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 会议总结

（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。

（二）会议总结的内容：

•会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；

•会议的收获和成果以及存在的问题和建议；

•与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

•会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；•会议论文集出版情况；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法。

关于邀请国（境）外人员来我院讲学程序

为规范我院邀请国（境）外人员来我院讲学的申办工作，加强涉外事务管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。

第一条 申办条件

（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；

（二）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；

（三）经费有保证。

第二条 申办手续

（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前 2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：

1、申办单位

（1）单独举办的，由举办单位负责申报；

（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；

2、申办内容

（l）讲座的名称、举办日期；

（2）举办讲座的背景、主要议题与内容、讲座的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；

（4）讲座的规模、与会代表人数，负责筹备讲座人的姓名、职务；

（5）需要请示的带有政策性的涉外问题。

（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。

收到有关单位的申请后，我办向学校领导请示。如有必要，将会行文向我院上级主管部门上报。会议批件下达后，主办单位在讲座举行前 40天提交国（境）外人员的姓名、性别、出生年月及相关职务职称，由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。

第三条 总结

（一）讲座结束后，主办单位应在15天内撰写讲座总结报送国际交流办公室。

（二）总结的内容：

•讲座名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人；

•讲座的收获和成果以及存在的问题和建议；

•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。

第四条 邀请海峡两岸及港澳台地区学者来我院讲学适用本办法。

第二篇：浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序

浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序

一、行政管理

1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。

2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。

A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。

B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。

3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员会成员应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动和具体会务工作。

4、会议的用房、用车及会议国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事项，由主办或承办单位负责落实。

5、会议经费由主办单位通过收注册费和其他渠道争取资助或赞助解决，原则上自负盈亏。

6、需要校领导出席开幕式或参加的会议，由主办单位会前1个月提出书面申请，交对外交流与合作部办理。

7、会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等由主办单位在会议结束后一个月内，交对外交流与合作部，经整理后交学校档案馆归档。总结提纲和统计表可从我部主页下载。

二、申报程序

1、由会议的学术负责人填写“浙江大学举办国际学术会议申报表”（从我部主页下载），经学院外事负责人签字和盖院章，提前一年交对外交流与合作部。涉及敏感问题的会议还需加附拟参会人员名单。

2、会议申请表由对外交流与合作部主管领导审核后，根据会议规模和是否涉及敏感问题，报主管校长或教育部审批。

3、会议审批时间： 学校审批：2周教育部审批：2－3个月

三、参会外国代表的邀请

1、一般参会人员

（1）会议主办单位填写“邀请外国代表一览表”（从我部主页下载），由学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部审批；

（2）审批时间：3天；

（3）由对外交流与合作部代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

（4）主办单位将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀代表，对方持表到中国驻所在国的使领馆办理入境签证手续。

2、副部级以上和前政要人士参会代表的邀请

（1）填“邀请外国代表一览表”，并附被邀人中文简历，经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部，由对外交流与合作部报教育部审批；

（2）审批时间：2－3个月；

（3）对外交流与合作部收到教育部批件后，代表学校签发“被授权单位签证通知表”；

3、台湾人士参会

（1）由会议主办单位填“台湾参会人员一览表”，（从我部主页下载）经学院外事负责人审签和盖院章后，交对外交流与合作部港澳台办，由港澳台办报省台办审批。

（2）得到批准后，会议主办单位正式向对方发邀请，对方持台胞证办理入境手续。

4、港澳人士参会

由会议主办单位发邀请，对方持回乡证直接入境。

第三篇：某大学举办国际学术会议统计表

XX 大学举办国际学术会议统计表 填表人

填表日期

会议名称 批件文号 主办单位 会议日期 注 册 费 标 准 国内代表（人民币元）

注册费收入 经费来源情况

人民币（元）

学术牵头人 会议主席 境外代表（美元）

美

元（元）

与会 学者 情况 总

计 中

国 美

国 加拿大 澳大利亚 德

国 英

国 法

国 意大利 俄罗斯 日

本 韩

国

国外代表数 外国代表国别数 大

陆 台 湾 省 港 澳 地 区 人数

论文 篇数

XX代表数

XX 论文数

对举办国际学术 会议管理工作的 意见和建议

备

注

留学人员

特邀报告 篇

数

代表数

第四篇：XX大学举办国际学术会议管理办法

XX大学举办国际学术会议管理办法

第一条 为规范程序，加强管理，保证学校国际学术会议的办会质量，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）的通知》（教外际„2006‟105号）等文件精神，特制订本办法。

第二条 本规定的国际学术会议是指由XX大学主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、报告会、论坛等会议以及双边会议和国际合作项目工作会议。

第三条 举办国际学术会议的单位（简称“举办单位”）为我校从事教学或科研的机构，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力。

第四条 举办单位是国际学术会议的承办人和责任人，负责会议方案拟定、会议组织、会议预算编制、会务管理、与会专家邀请及接待、突发事件处理、会议学术成果收集及应用、会议宣传报道等工作。

第五条 国际交流与合作办公室（以下简称“国合办”）负责学校国际学术会议的申报及审批工作。举办单位须提前5个月将会议计划报送至国合办，由国合办上报广东省人民政府外事办公室等相关部门审批。获得批准后，举办单位方可对外宣布或承

–– 1 –– 诺。

（一）举办单位提交申办会议的书面请示文件，内容须包括： 1.举办国际学术会议的必要性、会议预期目标；

2.国际学术会议的中、英文全称；会议举办的时间、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；会议规模及拟参会外宾人数和名单（中英文姓名、单位、职务及论文题目等）；

3.会议的主题、议题及主要内容； 4.经费来源及预算；

5.有关境外国际组织介绍（中英文名称、该组织的章程、组织机构、历次活动、政治背景、对华态度及有无“一中一台”或 “两个中国”问题等）。

6.报批所需的其它材料

（二）国合办将相关材料报上级主管部门审批。

（三）会议批件下达后，举办单位须在会议举办前40天向国合办提交拟参会的国外及港澳台代表名单（含中英文姓名、护照、证件号码），国合办协助办理国（境）外代表来华签证及入境手续。

第六条 举办单位须于国际会议举办前2周内，将会议日程安排、与会国外及港澳台代表接待方案等报国合办备案。

第七条 举办国际学术会议应厉行节约、讲求实效，从严控 –– 2 –– 制经费支出，努力做到以会养会。国际会议的收入、支出等经费管理参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行„2015‟371号)及学校财务部门的具体要求执行。

第八条 国际学术会议结束后，举办单位须在1周内向国合办提交会议总结报告，总结报告应包括以下内容：

（一）会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位和学术负责人，与会中、外代表实到名单（港澳台代表单列），收到中、外论文数量；

（二）会议学术水平评价；

（三）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

（四）会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；

（五）印制或出版的会议论文集；

（六）是否出现意识形态问题以及解决情况。

第九条 本办法自发布之日起施行，由国合办负责解释。

–– 3 ––

第五篇：南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。

一、申请举办国际会议应具备的条件

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位。

2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

3、得到有关主管部分的同意和支持。

4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

二、申请举办国际会议的程序

1、凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范大学举办国际学术会议申请表》（附件一）送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。

2、申请报告应包括以下内容：

1）举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件； 2）会议的主要议题和组委会的主要成员；

3）举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）；

4）提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址； 5）如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区； 6）会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。

3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。

4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南京师范大学聘请外籍专业人员审批表》（附件二）报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。

三、举办国际会议的注意事项

1． 会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。

2． 对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。

3． 原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。

4． 原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。5． 一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。6． 确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

7． 一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议总结

1． 会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求（附件三）在一个月内写出书面总结，分别送科技处和国际交流处。

2． 会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。

3． 承办单位必须将有关会议始末的全套材料（包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录象、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料），于一个月内搜集、整理完毕，送国际交流处归档。

本规定自2004年发布之日起实施。宁师外（1999）第115号文作废。本规定由国际交流处负责解释。