秘书实务理论课程设计会议总结

第一篇：秘书实务理论课程设计会议总结

《秘书课程设计总结汇报会》会议总结

2013年6月07日上午8：30，在文体馆B113教室举行了“秘书课程设计总结汇报会”。指导老师参加了此次会议。随着课程设计总结汇报会的结束，为期一周的管理文秘课程设计落下帷幕，经过全体同学的共同努力，课程设计总结汇报会圆满结束，现将此次会议总结如下：

会议的主要目的是为了让学生对会议工作进行实际操作，掌握会前、会中、会后的程序和要求。在接待工作中，让学生掌握接待工作的程序和接待礼仪的要求，熟悉接待工作的具体环节和操作方法。另外，同学之间互相交流经验、收获，总结课程设计期间表现出来的不足，吸取教训，表彰课程设计期间表现优异的同学，为以后课程设计提供经验依据。此外，同学们还将对最近发生的热点、难点问题进行讨论、分析，增强同学们对社会的关注程度、社会责任感。会议主要围绕社会上最近发生的热点、难点问题进行讨论,各小组代表主要就大学生社会实践、社会安全问题、道德信用问题等这些热点进行了演讲，通过同学们的演讲，我们了解了现在社会上发生的这些热点问题，增加了对社会的关注度，增强了社会责任感。

会议的最后纪老师对此次会议进行了总结，充分肯定了同学们的表现，同学们准备充分、团结配合，共同努力，使会议隆重而圆满的结束，同时，也指出了同学们在会议表现中的不足，在同学演讲时，演讲者与观众的沟通交流不足。

一、会前筹备期

（1）优点：

会议职责。明确会议职责，详细分工，做到人人有事做，事事有人干。本次会议分八个小组进行，分工明确，责任清晰，以免引起不必要的纠纷。每个小组要把任务细化，责任安排到人，细到一杯水一张桌子一把椅子。

会议材料。不论会议大小，都会涉及到会议文件的准备和整理，会议通知、会议记录、会议筹备方案等材料，都要提前准备好。要提前安排好责任人，做好量、质、期的要求。

会场布置。会场要提前做好布置，要根据会议的形式提前布置好会议名称横幅、桌牌、主席台怎么摆放、鲜花、饮水等。这些东西都要提前准备好，列好计划，一项一项的逐步落实，不要有遗漏。需要提前调试的一定要提前调试好，确保不出问题。

会议议程。明确发言人员，发言顺序；确定与会老师与主要发言人。

（2）缺点：

由于大多数同学都是第一次涉及会场布置，所以很多同学在完成自己的工作时都很不熟练，大多手忙脚乱十分没有条理性，进而重复工作与错误工作发生的频率较高。望同学们在今后的会议中努力改正。

二、会中服务期

（1）优点：

会议发言人在发言之前都做了充分的准备，在发言的过程中都做到了言之有理、言之有据；声情并茂，富于感染力。同时，各位与会人员对于此次会议都比较重视，其着装比较正式，干净整洁。

会中听演讲的同学也比较认真，在听到感兴趣的问题时会积极讨论与交流。

会议纪录。这是会议秘书的一项重要工作。发言人的讲话要仔细听，认真记，整合成文字材料。

（2）缺点：

演讲的同学在演讲时有一点缺点，老师也指出了，演讲的同学互动比较少，影响了演讲的效果。

主持人应适当的把握会议的流程，每位发言人的时间都不宜过长，如若过长应适时的打断以免影响会议的流程，以至于影响会议效果。同时要注意突发事件的发生，要及时处理好会议期间出现的突发事件。

在遇到会场并更，设备不足时应备有第二、三套方案。

三、会后整理期

（1）优点：

会后院会场做了及时从分的清场工作，于会前不同会后整理工作做的都比较有条理，效率较高，整理效果较好。

相应的会议文件材料，例如：会后总结、会议记录、照片记录材料都做到及时整理、统一存档，以备以后调用。

及时做好会议的宣传和动员工作，以报纸、网站、展板等形式，并在校网站做了报道。

（2）缺点：

小组与小组之间以及同一小组成员之间沟通不足，影响会议的有序进行与正常流程，应及时找出会议中存在的问题与不足以便下一次会议的顺利、有序召开。

会后材料整理的不及时，给会后工作带来一定影响。

总的来说，我们课程设计总结汇报会举办的是比较成功的，这次会议的成功举行不但是全体同学与老师共同努力的结果，也是我们行政111班对秘书实务课程的一次有益实践。

通过这次会议的召开不仅巩固了以前所学过的知识，而且学到了很多在书本上所没有学到过的内容。通过这次课程设计使我懂得了理论与实际相结合是很重要的，只有理论知识是远远不够的，只有把所学的理论知识与实践相结合起来，从理论中得出结论，才是真正的知识，才能提高自己的实际动手能力和独立思考的能力。同时，我也希望有更多这样的实践机会能让我们来进一步提高自己的能力。

最后，我要感谢辛苦工作着的老师们，是您的敬业精神感动了我，是您的教诲启发了我，是您的期望鼓励了我，我感谢老师您今天又为我增添了一幅坚硬的翅膀。

以上就是我对本次会议的总结。

第二篇：《秘书理论与实务》复习提纲

《秘书理论与实务》期末复习提纲

一、名词解释

1.公务秘书:指在机关 团体 部队 企事业单位担任秘书工作的人员和为高级领导人或专家学者担任个

人秘书的人员.2.秘密:是指在一定时间内只限一定范围的人员知悉 不准公开或不宜公开的住处和事务.3.沟通:是一种信息交换过程.使人们为了确定目标,用一定的标号,把信息 思想和情感在人与人之间进

行传递的过程.4.会议:是人类自形成之后就出现的重要的社会活动.一是指有组织有领导的商议事务的集会;二是指一

种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织.5.接待:是一个单位与外界联系的重要途径,通过这个途径向内搜集大量的信息,又向外传递大量的信息,是单位接触和了解社会 与社会发生密切联系的重要途径.6.私人秘书:指由私人出资聘请为私人服务的秘书.7.信访:是来信访问的简称,是指人民群众通过书信 电话 上访等形式向领导机关或社会组织提出要求

批评 建议和揭发 申诉 控告的一种社会活动.8.协调:指秘书在领导的授权下,或在自己的职责范围内,使协调者和被协调者之间,或多个被协调者之

间的活动趋向同步化和协化,以实现组织整体目标的方式和方法.9.信息（狭义）:是指接受者原先不知道的 有用的信息.10.秘书的角色意识:是秘书人员对秘书角色的心理体验,是对秘书责任 义务自觉感知的心理活动.11.秘书时间管理艺术:指秘书人员如何有序地帮助领导人进行时间的控制和安排的技巧 学问.二、填空题

1.秘书活动的根本性质是 辅助性。

2.我国秘书工作源远流长，秘书职位经历了从官职向社会职业的转变过程。

3.秘书工作根据具体任务的性质可分为政务类工作和 事务类工作。

4.秘书机构的职能归纳起来不外乎 辅助管理 和 综合服务，它们是相辅相成的。

5.办公时，合适的光线非常重要，一般来说要尽可能采用 自然光照明。

6.印章和介绍信是各级党政机关、企事业单位、组织团体等对外联系的标志和行使职权的 凭证。

7.秘书活动的基本方式是和。

8.在写字时，光源应来自左方，而在打字时，光源最好来自两边。

9.督查工作从内容上看，包括督办、催办、检查等。

10.国家秘书分为、、三个等级。

11.向别人递送名片时，应双手捧交，并将名片文字 正面 朝向对方，表示尊重。

三、问答题

1.秘书应具备哪些工作能力？结合自身实际，谈谈如何培养其中的某一种能力。

表达能力:口头表达能力 文字表达能力 领悟能力

办事能力

沟通能力

2.简述信访工作的基本要素。信息处理能力 操作能力

信访发起者 信访受理者 信访内容 信访形式 信访处理者 信访结果

3.简述秘书应具备哪些角色意识？

高度的责任感

强烈的服从意识

4.简述会议记录和会议纪要的区别。

形式时间不同.会议纪要是在会议结束后,根据会议记录等会议文件归类整理形成的.会议记录是从会议开始起,记录会议进行的整个过程而形成的,不需要整理归类.内容不同.会议纪要是对会议要点的综合和概括,反映会议的主要内容和精神,是公文的一个文种,要按照公文的格式写作.会议记录是会议的客观反映,只要求真实全面的记录会议全过程和有关情况.作用不同.会议纪要一般产生于比较重要的会议,是公文的一种,对下级工作有约束和指导作用.会议记录的使用范围比较广泛,各种会议都可以应用,会后作为资料或档案保存,主要起凭证作用.四、设计题

（一）康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。请你替办公室秘书小张做一个会议预案（即会议的筹备方案）。

（二）陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：

每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。

（三）根据乘车礼仪，请确定一下双排五座轿车的座次，并简述乘车时还应注意哪些礼仪和细节？鲜明的服务意识积极的参与意识较强的公关意识强烈的法律意识高度的保密意识必要的进谏 规劝意识

五、案例分析题

（一）阅读案例一，指出小林在接打电话过程中存在哪些问题？如果你是小林，你会如何处理这几个电话？为什么？

案例一

应届大学毕业生小林近日在跨国化妆品企业华润公司实习，其职位是经理秘书。经理让小林先负责电话的接打工作。小林觉得这实在是太简单了。这不，电话铃响了。

小林拿起电话，声音圆润地说：“你好，华润公司，请讲。”

“华润吗，你们王总在吗？我有要事找他。”电话里传来对方焦急的声音。

小林一看，王总正在办公室里看文件，立即说：“王总在，你稍等。”

小林放下话筒，走到王总身边，“王总，你的电话”。

“谁打的电话？”王总问。

“不知道，好像挺着急的，”小林答道。

只见王总一皱眉，拿起来话筒，不一会儿，小林听到王总在电话里和对方吵起来。王总挂了电话后，生气地对小林说，以后有找我的电话先问问清楚。小林脸红了，但一副茫然样。这时，电话铃又响了。小林拿起电话，没精打采地说：“你好，华润公司，请讲。”

“请问刘助理在吗？”对方轻声地问到。

小林吸取刚才的教训，“请问你是哪位？”

“我是她的男朋友”。“哦，那请你稍等”。

小林想这个电话肯定要传给刘助理。她看到刘助理正在对面的办公室复印资料，于是大声喊道：“刘助理，你男朋友的电话，快来接。”

只见刘助理一脸不高兴地匆匆赶来，边走边说：“轻点，轻点，别大声嚷嚷。”

这时桌上的两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。”

“我是周洲，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG5193的那份合同，我有急用。千万别忘了。”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从远距离打来的。

另一部电话仍然在响。小林拿起电话：“喂？”

“化工公司吗，我找李主任。”

“什么化工公司？”

“你们是生产肥料的嘉华化工公司吗？我找销售部李主任。”

“我们是华润公司，你打错了。”说完把电话重重地一挂。没想到，接电话这么烦，小林刚想喘一口气，这时刘助理走过来问。

“小林，周副总有没有来过电话？”

“是叫周洲吗？刚来过。”小林想起了要通知刘助理的那个电话。

“他说了些什么？”刘助理问。

“他说要你接机，好像还要带份文件。”

“哪个航班，几点，哪份文件？”刘助理问道。

“这个，我记不清了，”小林红着脸低下了头„„

（二）阅读案例二，分析：小李在与人交换名片的过程中，有哪些做得不恰当的地方？正确使用名片有哪些注意事项？

案例二

某次校友会聚会，大家围坐一桌吃饭。小李是第一次参加校友会活动，在开饭之前向大家自我介绍，并给在座的校友发名片。他单手将名片先递给了在座的女士，然后再递给了男士。在座的各位校友也纷纷回递名片。小李一一收回名片，也没来得及细看，正好服务员上菜了，小李就将名片放在了桌上。

（三）阅读案例三，指出陈小姐因犯了哪些错而被解雇？在电话礼仪方面，还有什么错？

案例三

新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者：“是利达公司吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们经理在吗?”

陈小姐：“不在。”

来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”

陈小姐：“是。”

来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”

陈小姐：“1．8美元。”

来电者：“1．6美元一打行不行?”

陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”

（四）阅读案例四，指出小李在接待客人过程中的的举止言行，哪些是不合乎礼仪的？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

案例四

小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与主相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾

驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐在汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„？

（五）阅读案例五，运用所学知识进行评析。

案例五

一次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地一家公司的考察团。见面之后，李默安排对方代表团团长坐在小轿车的右后座，可是团长不干，他自己拉开前面的车门，做到了司机的身边。李默觉得很为难。按照礼节的规矩，领导应该坐在小轿车的右后座，那个座位既方便上下车，又比较安全。可是让客人再站起来挪到后面也似乎不合适。

（六）阅读案例六，运用所学知识进行评析。

案例六

天地公司的刘秘书深得公司总经理的赏识，一个很重要的原因就是他有令常人羡慕的好记性，公司老总诙谐地称他为处理日常事务的“活电脑”。

其实，刘秘书上任之初却很为他的坏记性苦恼过，为了防止屡次出现过的丢三落四问题，他也像许多人一样，常常随身携带笔记本，有什么需要记的事情都记录下来。这确实起了很大作用，但日常事务工作复杂多样，往往会出现某些场合不适于记录或来不及记录的情况。有一次，副总经理在和他共进工作餐时，让他通知有关业务部门的负责人在次日开会，由于当时没有记在笔记本上，吃饭后忘到了脑后，造成了工作的失误。

事后，他有意识地在处理事务工作中强化自己的记忆力，摆脱了过分以来笔记本的习惯。为此，他借阅了一些关于记忆方面的书籍，逐步摸索出一套有效的记忆方法和技巧，并将其用于工作中。没过半年，他就能够记住单位的重要部门及有业务往来单位的两百多个电话号码，而且处理事务工作很少用记录且不会遗漏。

第三篇：秘书理论与实务复习资料（精选）

选择题

11、在带领客人进入会4.公文的各要素划分为

1、例行会议的组织属于()客室时，通常是（）。（ABD）

4、会议记录——会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会 A.急办之事B.必办之事C.缓办之事D.可办之事

2、秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（）。A、后排右座B、后排左座C、前排右座D、后排中间

3、向距离较远的熟人致意一般采用()A、举手致意B、点头致意C、微笑致意D、鞠躬致意

4、一事一记，按日编排的是()A、会议纪录B、大事记 C、简报D、领导口授记录

5、会见合影时的礼宾次序，主人居中()A、主客双方随意站列B、主客双方前后排列 C、主客双方间隔排列 D、主客双方左右分列

6、秘书与（）的关系属于首属关系 A、上司B、同事C、客户D、记者

7、宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（）。A、备忘B、欢迎惠顾C、务必出席 D、请答复

8、文件传阅的最佳方式是()A、直接送传B、专人送传 C、集中传阅D、轮辐式传阅

9、宴会上考虑男宾座次安排的主要依据是()A、地位高低及身体状况B、年龄大小和身体状况 C、地位高低及年龄大小D、年龄大小和出席时间

10、全国政协十届一次会议属于()

A、日常性会议B、专业性会议

C、座谈性会议D、规定性会议

A、外开门客先入，内开门己先入B、外开门己先入，内开门客先入C、外开门、内开门都客

先入D、外开门、内开门都己

先入

12、面试时，下列做法正确的是（）。A、头头是道，夸夸其谈B、议论过去领导或企业的是非C、提问时你涉及的话题最好与职业无关D、反问考官

13、秘书辅助领导进行协调的前提是（）。A、受 领导委托B、行使法定权力C、履行秘书职责D、利用领导权威

14、秘书实务研究的对象是()A、秘书工作B、文书工作 C、秘书业务活动D、秘书事务活动

15、秘书活动具有()A、预测性B、随机性 C、局限性D、规范性 1.“秘书”的涵义，有一个(C)的演变过程。

A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下 2.秘书学，从学科大类来说，属于(A)范畴。A社会科学B人文科学C管理科学D综合科学 3.广义的公文，包括了通用文书、(C)文书与常用事务文书。A.常用B.专业C.专用D.业务

A、眉首B、主体C、眉页D、版记

名词解释（定义）

秘书定义——组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提

供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。

秘书工作基本原则——准确、迅速、求实、保密。秘书工作特点——从属性、被动性、事务性、综合性。秘书工作的作用——枢纽作用、参谋助手作用、形象作用秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境的特点 ——复杂和多样性、差异性、变异性秘书工作的宏观环境主要有——政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境

2、办公室的空间设计——是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好的工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所做的办公室内的布置。★

3、文书——文书是国家机关、企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，洽谈工作，汇报情况，交流经验的重要工具。议决定事项执行情况的依据和凭证。

5、通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。

6、约会——约会也称约见，是上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。

7、秘书的工作环境——秘书的工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

8、文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

9、会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

简答题

简答题

2、发文处理程序主要有哪几个步骤？ 答：（1）拟稿；（2）审核；（3）签发；（4）缮印；（5）校对；（6）用印；（7）发文登记；（8）封发；（9）归卷

1、简述秘书接待工作的种类 ①根据不同标准，分类方式也不同，具体的有以下几种：②按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。③按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。④按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

简述秘书的分类——

1、按服务对象划分：公务秘书、非公务秘书；

2、按从事行业和职能分：业务秘书、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书、广告秘书、工程秘书、演艺秘书；

3、按工作内容划分：文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书；

4、按照职责划分：高级秘书、中级秘书、初级秘书。

日程安排注意事项：

①日程表编以写记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多的分析，简介具体。②月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是前两者。③所有的日程安排都按领导的意思办。④活动与活动之间要有一定的间隙时间，以避免一些时间冲突。⑤在制度日程表的过程中，应养成谦虚细心的习惯。⑥对已经处理完成的工作，一般应注明结果；对没有处理的也一样。

信访工作基本方法——送、转、办、查。

1、秘书应具备哪些能力？

答：①表达能力；②领悟能力；③办事能力；④沟通能力；⑤信息处理能力；⑥操作能力；

2、开放式办公室有哪些优点？ 答：①降低能源成本和建筑成本；②减少占地面积；③降低重新布局的成本；④由于拆除了办公室的屏障，管理者和被管理者的交往障碍减少了，有利于排除心理障碍。

3、收文处理工作包括哪些程序？

答：签收、启封、登记、分送、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办、归档（销毁）11个环节。

4、会议发言有哪些技巧？答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。

6、会务工作的总体要求有哪些？★

答：①准备充分，②组织严密；③服务周到；④安全保障。

7、秘书工作的作用有哪些？ 答：①枢纽作用；②参谋助手作用；③形象作用。

8、秘书工作的宏观环境包括哪些？

答：①政治法律环境与秘书工作；②经济环境与秘书工作；③科技环境与秘书工作；④文化环境与秘书工作。

9、拟定会议预案包括哪些内容？

答：拟定会议预案包括一下内容 ①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。

10、简述秘书接待工作的种类 答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种：1按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察

与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。

2、按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。

3、按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

案例分析：

梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。

答：王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：

(1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起，就推说忘记了。(2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

(3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

(4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明

理由。

2、1989年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点(机密级)中的部分内容。根据上述案情，分析以下问题：

李某这样做是否算泄露国家机密?为什么? 答：

复习重点：

约会安排的基本原则有哪些？

答：①要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见；②要区分轻、重、缓、急，合理安排约见；③协助领导搜索有关信息，使领导做到心中有数；④酌情弹性；⑤办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方

文书种类——按照不同的标准，文书可以分为三类：同用文书、专用文书、常用事务文书。通用文书——通用文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书，即公务文书。文书撰拟基本要求：①主题正确、鲜明；②语言准确、精练；③格式规范

文书中各要素标识规则：P11

2文书处理——文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

上行文——上行文是之下级机关或单位想所属上级机关或单位的行文。

下行文——下行文是指上级机关或部门想所属下级部门或机关的行文。

收文处理程序——收文处理程序是指文书从登记到立卷归档各个环节运转的工作程序。签收、拆封及登记、分办和传阅、传阅、归档。

发文处理程序——拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、发文登记、封发、归卷。

会议——会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。★ 规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议。会议申报与会议审批形式——①口头申报形式；②书面申请形式；③会议申报形式。

拟定会议预案内容——①会议预案；②会议文件准备；③会议通知；④会前检查；⑤会间调度；⑥会后整理。

会务工作总体要求：准备充足、组织严密、服务周到、安全保障。会议主持原则：① 善于调节各方意见；②充分发扬民主；③效率优先；④集中统一。会议发言有哪些技巧？ ★

答：①语言通俗易懂；②发言简洁明了；③节奏快慢有序；④形体语言得体；⑤保持双向交流。

10、简述秘书接待工作的种类 ★

答：按照不同的标准，分类方式也不同，具体有一下几种： 按照来宾的来访意图，可以将接待分为公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待和其他接待。

按照接待的对象不同，可以把接待分为外宾接待和内宾接待。内宾接待又可分为对上级单位来人的接待和对本单位来人的接待。

按照来访者有无预约，可以把接待分为预约来访者接待和未预约来访者接待。

握手避讳：①贸然伸手；②长时间不放手；③交叉握手；④该先伸手而没有伸手；⑤出手时间慢腾腾；⑥握手后用手帕或纸巾擦手。

接电话礼仪：①电话铃声一响时，应尽快去接，最好不要让电话铃声超过五声。②听电话时要集中注意，回答问题要耐心和热情，不要生硬、讨厌、冷淡的语调说话；③接到打错的电话时候，应该说：“这是××公司，电话是„„你是不是打错了？”而不应该说“您打错了”，就“啪”地将电话挂掉。④电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，若确需自己来结束对话的，应该先向对方解释。

按信息沟通是否存在反馈分类P220

沟通的基本方法和技巧：①多使用陈述语句，避免情绪化的评论和对感情方面上不愿意接受的语言文字；②语言文字的使用力求准确，不使用产生歧义的词汇以及含混不清的、模棱两可的语言；③不要使用华而不实的语言，④与非专业人士交谈，避免使用专业术语，语言平实，通俗易懂；⑤多使用短句，少使用长句；⑥语言的逻辑和条理要清楚，人称指代要明确。

面试注意事项：①如果考官让你提问时，你涉及的问题最好与职业无关，譬如工作内容、企业对员工的要求、晋级制度等，也尽量不谈或少谈待遇问题，否则容易引起对方的反感。②回答要语调自然，态度平和，用词简洁明了，条理清晰，实事求是。③不要头头是道，夸夸其谈，也不要过分谈论自己。④不要过分讨论企业或领导的是非。⑤不要反问考官；⑥不要谈论你的家庭和恋人，也不要炫耀你的社会关系；⑦不要使用性的魅力。

案例题

1、你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

答：外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第四篇：商务秘书理论与实务课本内容总结

第一章商务秘书概述

一.商务秘书分类(考)

按智能特长划分: a.参谋型秘书b.办事型秘书c.公关型秘书d.技术型秘书f.秀才型秘书g.综合型秘书

二.商务秘书专项业务与工作方法： a.商务秘书协调方法b.商务秘书督促检查方法c.商务秘书信息沟通方法 d.商务秘书公文撰拟方法 e.商务秘书工作进程调度方案:

1.ABC分类处理方法 2.集中办理与分段进行相结合的方法 3.统筹计划法

f.商务秘书工作时间调度方法： 1.计划使用时间方法2.弹性管理工作时间方法3.反馈控制工作时间方法4.合理使用零碎时用方法

g.商务秘书工作手段现代化

三.商务秘书的职业道德与作风修养（P15）： 1.忠于职守，服从领导，自觉履行各项职责 2.埋头苦干，任劳任怨 3.谦虚谨慎，办事公道，热情服务 4.遵纪守法，廉洁奉公，公正无私 5.恪守信用，严守机密6.实事求是，勇于创新

第二章：商务秘书工作实务

一．信息的存储(P32)

含义：信息的存储就是对信息材料的科学积累。归根结底，信息存储就是“存在”与“组织”两个方面。

无论怎样存储信息，均应符合以下要求:1.便于查找、提取和利用 2.利于机要信息的保密 3.要设专人负责信息材料的管理

二.会议及其作用(P33)

会议的含义：一般指聚会议事或商讨问题的行为和过程。会议是管理工作和领导活动的一项经常性的方、方法，也是古今中外社会活动中的一种经常的社会活动形式。

会议的作用：会议对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见、行为，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作用。

会议活动中商务秘书的职责与任务：P3

4三.会议程序:1.会议的准备阶段 2.会议的进行阶段

3.会议形成意见的传达，催办阶段

四.会议预案制定

内容一般涉及如下方面： 1.会名 2.确定会期 3.会场 4.出席范围 5.会议票证

6.会议筹备班子的职责分工7.会议议程

五.公文处理工作的原则和要求(P48)

A.公文处理工作的基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，集中统一管理，实事求是，严格遵循行文单位要求和公文处理规定。

B.公文处理工作的具体要求：1.公文处理必须准确而周密，确保质量

2.公文处理必须迅速而及时，注重时效

3.公文处理必须做到安全可靠，切实保密

4.公文处理工作必须加强集中统一管理

5.公文处理工作必须实事求是，遵规守纪

6.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义

六． 公文写作的基本规程：1.领导交代发文意图

2.确定发文的主旨和应当使用的文种

3.收集和选择所需的材料

4.拟写提纲，安排结构

5.落笔起草，拟写正文

6.修改润色，确定初稿

七． 秘书工作中涉及的保密事项：1.文件保密 2.会议保密

3.新闻报道和出版的保密.涉外工作的保密

5.领导工作的保密

6.各种信息资料的保密

7.文书档案的保密

8.电子计算机保密

9.电讯设备和通讯保密

八． 安排领导活动的原则（P64）：1.适当分担，各就其宜

2.需要为准，尽量压缩

3.社会活动，年长及德高望重者宜多按拍

4.业务活动，第一线领导宜多安排

5.自愿为主，商谈为辅

6.原则性与灵活性相结合九． 安排领导活动的方法：1.制定详细的活动计划

2.在有关部门间搞好协调

3.需要时察看现场

十． 仪式活动的安排（应注意）：1.有主办方主持，拟定出席人员名单

2.正式发出请柬，邀请有关客人出席

3.必要时向出席者印发仪式程序安排

4.仪式开始要有简短的讲话和剪彩

5.安排参观介绍

6.最后可举行简单的招待酒会

十一． 节庆活动的安排：1.活动方式要灵活，注重细节创新

2.重在营造气氛，突出象征意义

3.户外活动要慎重选择场地，仔细查看现场

4.重大活动可请当地主要或有关领导人出席

5.讲话要简短精彩，防止连篇套话

6.精心组织，注意安全，防止意外

7.必要时请当地有关媒体，配合宣传

8.崇尚节俭

十二． 纪念活动的安排：1.分清各有关单位或部门的任务和职责

2.在上面基础上，制定完整的活动计划，并将经筹备组领导审定的活动安排印发各领导和有关部门

3.活动工作人员分组开展工作

4.及时检查督促，协调各方

5.及时向活动筹备组或指挥部及其负责人汇报工作进展情况，对于发现的问题提出初步的处理意见，请领导定夺

6.协助做好活动的总结工作

7.提供活动纪要或报告的草稿，供活动的领导机构审定 十三． 庆功祝捷活动的安排: 1.选择合适的会场，会场布置要能突出相应的气氛

2.代表要广泛，人员要坐满

3.主席台上人要多一些相关各主要领导要尽量出席

4.发奖时要播放音乐，烘托热烈氛围

5.视情况需要，可安排献花活动

6.必要时请新闻媒体配合第三章商务文书

一． 简报的种类：1.工作简报2.会议简报3.动态简报

第五章企业管理基础

一.决策，是指组织或个人为了实现某种目标而对未来一定时期内有关活动的方向、内容及方式的选择或调整过程。

影响决策的因素分析：1.环境2.过去决策

3.决策者对风险的态度

4.组织文化5.时间

第六章 市场营销战略

一．市场是潜在的或现实的顾客的需求总和，由人口、购买愿望和购买力三大要素构成。

二．目标市场覆盖战略：1.无差异营销覆盖战略

2.差异性营销覆盖战略

3.集中性营销覆盖战略 差异性营销覆盖战略，指企业决定以几个细分市场为目标，为每个目标市场分别设计产品及营销方案。优点：差异营销往往能带来比无差异营销更大的总销售额。劣势：差异性营销会增加贸易成本，改进一种产品以满足不同细分市场的需求通常会导致额外的调研、设计或特殊加工等费用。对不同的细分市场分别采用不同的市场计划需要额外的市场调研、预算、销售分析，促销策划和销售渠道管理。同时，为打入不同的细分市场而作的不同的广告也会增加促销费用。

四．事件营销：（P218）

就是通过把握新闻的规律，制造具有新闻价值的事件，并通过具体的操作，让这一新闻事件得以传播，从而达到广告的效果。

事件营销运作的两种模式：1.借力模式

2.主动模式

借力模式：就是组织将组织的议题向社会热点话题靠拢，从而实现公众对热点话题的关注向组织议题的关注转变。

遵循的原则：1.相关性2.可控性 3.系统性

主动模式：指组织主动设置一些结合自身发展需要的议题，通过传播，使之成为公众所关注的公共热点。

遵循的原则：1.创新性 2.公共性3.互惠性

1、关税的作用.（P273)（1)增加财政收入.（2）保护国内产业与市场（3)调节进出口商品结构。

2、从关税对进出口贸易的限制作用来看，关税对一国贸易的影响主要体现在：（1）、关税设置所产生的直接影响是增加交易成本。进出口海关对本国进口商征收的关税会间接地影响到出口国的出口商（2）进口国进口外国商品：一是因为国内无法生产与供给，或是因为国内供给不足；二是因为国内产品质量不如外国同类产品。因此进口税在提高了进口商品价格的同时也抬高了国内同类产品价格。国内消费者或是减少对该产品的消费量，或是保持原先的消费量而付出更多的钱，从而使进口国消费者遭受损失。（3）关税的作用保护了国内同类生产厂商的市场与生产，在表面上表现为国内产品能维持较高的价格与市场，而使进口国生产厂商收益。因此，征收关税使国内生产效率较低的产业获得发展，但也降低了社会福利。

3、给予反馈的技巧.(P373)(1)针对对方的需求（2）反馈要具体、明确（3）正面、具有建设性（4）反馈要对事不对人(5)将反馈的焦点集中在对方可以改变的地方。

4、接受反馈的技巧。（1）注意倾听，不打断对方。（2）避免自卫。（3）提出为题，澄清事实。（4）总结接收到的反馈信息。(5）理解对方的目的。（6）向对方表明自己的态度和行动。

5、与上级有效沟通的六个因素。（P374）①适当的时机。②合适的地点③灵活运用事实数据④预测质疑，准备答案⑤突出重点，简明扼要⑥尊重领导的决定。

6、公关危机的涵义。（P348）由于各种各样的原因，组织与公众发生冲突，组织形象受到损害，甚至造成相关公众生命和财产损失，社会舆论反应强烈，组织公共关系便处于危机状态之中，即为公关危机。

7、公关危机形成的原因。①组织（企业或政府）自身行为不当引起的危机。②突发事件引起的危机③新闻失实报道引起的危机。

8、公关危机的特点。①突发性②扩散性③危害性

9、公关危机管理的原则。①树立完善的危及防范、处理和善后机制。②处理问题态度要端正，坚持对相关公众尤其是受害公众负责。③第一时间内快速做出反应。④充分处理好和媒体的关系。⑤密切与行关行业机构、技术权威机构、权威人士的联系，避免单兵作战。

10、商务谈判的开局策略。(P402)商务谈判的开局阶段是指谈判双方进入面对面谈判的开始阶段。

在谈判开局阶段需做好以下几个方面的工作：1.创造和谐的谈判气氛2.正确处理开局阶段的“破冰期”

创造和谐的谈判气氛需做以下工作：1.谈判者要在谈判气氛形成过程中起主导作用2.心平气和，坦诚相见3.不要在一开始就涉及有分歧的议题4.不要刚一见面就提出要求

顺利度过破冰期需注意：1.行为，举止和言语不要太生硬，应是感情的自然流露2.不要紧张3.说话不要啰嗦4.不要急于切入正题5.不要与对方较劲6.不要举止轻狂

破冰期是谈判双方见面后，进入主题之前的这段时间。通常情况下破冰期一般控制在全部谈判时间的2%-5%，也就是3到5分钟的时间。

报价的确立策略：1.己方为买房时的策略（若对方是新伙伴，要集中精力压低对方报价，同时注意找出对方产品的下次，以挑剔的态度让对方降价。关键要造成卖方对这笔交易难以形成的担心，然后抓住时机，突破设置的报价防线，扩大成果。若对方是交往多次的伙伴，就应坦诚相见，各自做出适当让步，使买卖高效率的成交。2.己方为卖方是的策略。（若己方为卖方，其期望价应为防御性的最高价。若对方已种种策略迫己方让步，己方要仔细分析对方的意图并以分析的结果作为采取行动的依据。若对方意图是凭某种优势，运用战而胜的方式，一味压己迁就他的种种要求，己方就应采取策略破快，打破其妄想念头的攻击性行动。若对方采用互利性、胜对胜、双方已彼此了解，气氛和谐，那么报价就采取较为实际的守势，确保谈判成功

第五篇：秘书实务

礼宾次序常用的5种方法

1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。

1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。1提前约定。

2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5会见、会谈

6.送别客人 接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 ②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。3.确定会议主持人，精选发人

4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2每一项任务的数量和质量要求。3每一项任务所需费用和其他资源 4每一项任务所承担的人员及负责人。5每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件 内容：

1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 ⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

3原则：严格时间 事项明确 会议必要 4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分 2文件材料的准备 3会议布置情况

4礼仪接待人员的准备 5环境条件与用品的准备

6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间 3主题明确

4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题

7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。