秘书资格考试理论

第一篇：秘书资格考试理论

2010年5月秘书资格考试(三级)理论知识部分试卷

第二部分 理论知识（26-125题，共100道题，满分为100分）

一、单项选择题（第26题～第85题，每题1分，共60分。）26.叙述是表述人物的经历、行为或（）。

A、事件发生的时间、地点B、事物发展变化的结果C、事件发生的原因、结果D、事物发展变化的过程 27.在有重大传染疾病流行时，为避免传染和交叉感染可采用（）。

A、项目团队工作模式B、弹性时间工作模式C、在家工作模式D、交叉工作模式 28.计算机速记与手写速记功能相同的是能够（）。

A、传递信息B、交流语言C、存储语言信息D、记录语言信息

29.关于文章运用语言的标准必须平实的理解，不正确的一项是（）。A、平易实在B、朴素规范C、明白流畅D、通俗易懂

30.在Excel中，如果输入“0 1/9”，则在单元格中会出现（）。A、1月9日B、1/9C、# # # #D、FALSE 31.对会议的评估应做到（）。

A、淡化宣传B、避免定论C、科学高效D、澄清事实 32.按新的办公模式要求，不需要与其它员工或客户有太多的接触，可安排在家完成工作内容的人员是（）。A、行政事务人员B、研发部门的科技人员C、销售人员D、财务人员 33.关于开放式办公室优点的描述，不正确的是（）。

A、开放式办公室有灵活应变的功能B、开放式办公室不会受到他人的干扰 C、开放式办公室能节省面积D、开放式办公室容易共享办公设备 34．文章的命名通常叫做（）。

A、标题B、文名C、题目D、公文名称

35.某公司中存在许多不同的非正式群体，并因为需求不同而发生冲突，以致影响组织的发展。作为公司秘书，你认为应该建议经理采取的措施是（）。

A、尽力满足各个非正式群体的不同需求B、协调各个非正式群体的分歧 C、禁止非正式群体的活动D、引导非正式群体的活动

36.公文草稿在签发之前进行的全面核查与修正的活动称为（）。A、会商B、催办C、审核D、签署

37．“通报”往往运用“决定”的形式来表达上级机关的意见，下列没有决定部分的通报是（）。A、表彰性通报B、批评性通报C、传达性通报D、发布性通报 38.新职工入职培训首先要解决（）。

A、管理知识B、财务知识C、产品认知D、岗位认知 39.信息利用是使存储的信息（）。

A、系统条理化B、满足工作需要C、达到规定目标D、实现功能扩充 40.评价会议是否成功首先是要（）。

A、设计会议效果评估表B、分析领导的意图是否贯彻执行

C、分析确定影响会议效果的因素D、分析与会代表的满意率程度 41.下列说法中，正确的是（）。

A、由于商业受贿不具有不正当竞争的性质，故不受我国《反不正当竞争法》的调整 B、引入误解的虚假宣传行为，在主观上必须表现为故意

C、通过实施反向工程而获取他人商业秘密，在我国不视为侵犯他人商业秘密的行为 D、商业诽谤行为的具体实施者必须是经营者本人 42.涉外迎接的准备工作，不包括（）。

A、布置会场B、准备酒会C、提供背景资料D、接待人员安排 43.“决定”这一文种属于（）。

A、指令性公文B、知照性公文C、法定性公文D、奖惩性公文 44.办公室温度，应该控制在（）。

A、18℃~20℃ B、20℃~25℃ C、25℃~28℃ D、27℃~29℃

45.中小型的办公会为了便于讨论，一般采取（）的会场布局。A、半圆形B、方拱形C、椭圆形D、大、小方形 46.下列可以被核准注册为商标的有（）。

A、“最亮”牌灯泡B、“补血”牌营养液C、“巧妙”牌手表D、“钢铁”牌汽车 47.涉外接待活动应遵循的基本原则不包括（）。

A、不卑不亢B、内外有别C、依法办事D、必须通知媒体 48.秘书对上司工作环境的关注点应是（）。A、环境整洁、设备完好B、环境整洁、设备先进 C、环境优美、舒适宜人D、环境幽雅、设备整齐

49.决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈是（）。A、正反馈B、输入反馈C、前反馈D、跟踪反馈 50.下列选项中，不属会议沟通特点的是（）。

A、沟通对象有分散性、过程具有延展性B、信息影响具有限制性 C、沟通对象有群体性；信息影响具有传播的有限性

D、过程具有流程性，信息影响具有传播的延展性，沟通对象有群体性

51.在Excel中，单元格B4中的公式为“=A3+B2”，如果将此公式复制到C4单元格，公式将为（）。A、＝B3+C2B、＝A4+B3C、＝B4+A3D、＝A3+B2 52.以下关于馈赠礼品的描述，不正确的选项是（）。

A、不要给信仰伊斯兰教的人送有人物图像的礼物 B、不要给韩国人送日本产品作礼物 C、日本人不喜欢“9” D、日本人送礼不注重包装 53.下列对企业文化叙述不正确的是（）。

A、企业风气是企业文化的直观表现B、企业最高目标是企业共同价值观的集中表现 C、精神层是形成制度层的物质基础D、企业风俗由精神层所主导又反作用于精神层

54．计算用于控制会议财务预算的各项指标，如赢利性指标，来分析会议成本对利润的贡献率，这种会议经费使用的监督方法称为（）。

A，比率分析B、损益平衡表C、质量D、授权和自我控制 55.选择礼品不必考虑的因素是（）。

A、与受礼者的关系B、送礼的原因C、接待规格D、受礼者的特点

56.压缩信息材料的篇幅，达到主题突出，文字精炼效果的信息开发方法为（）。A、压缩法B、转换法C、概述法D、浓缩法 57.在会计科目中，所得税属于（）。

A、资产类B、损益类C、所有者权益类D、负债类 58.导致工作模式发生变化的原因不包括（）。

A、个性发展要求B、高科技的发展C、企业间竞争加剧D、城市交通压力 59.编制目录属于（）。

A、一次信息开发B、二次信息开发C、三次信息开发D、专题信息开发 60．关于Word查找操作的错误说法是（）。

A、可以从插入点当前位置开始向上查找 B、无论什么情况下，查找操作都是在整个文档范围内进行 C、Word可以查找带格式的文本内容 D、Word可以查找一些特殊的格式符号，如分页线等 61.下列总结的标题属于非公文式的是（）。

A、《推动人才交流，培植人才资源》 B、《××公司2008年销售工作总结》 C、《市航务管理处春运工作总结 D、××学院××专业《毕业实习总结》 62.下列不属于授予发明专利条件的是（）。A、平等性B、创造性C、新颖性D、实用性

63.以下关于会见、会谈的描述，不正确的选项是（）。

A、会见是礼节性会晤 B、会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况 C、会见和会谈在程序安排与礼仪要求上不一样 D、会见与会谈时间长短不同 64．合影留念不安排在（）。

A、双方见面之后，会谈开始前B、会谈结束后C、会谈进行中D、双方见面介绍之后 65.会议应急方案应在（）制定完成。

A、意外出现前B、会议举行过程中C、会议开始之前D、会议通知书发出以后 66.下列关于办公用品发放的叙述，正确的是（）。

A、视需要随时领取B、按需分配C、指定专人发放D、严格控制数量

67.某市公安交通管理局拟对某国道采取管理描施，应使用的最恰当的文种是（）。A、通知B、通告C、通报D、公告

68．会议经费使用的程序为：申请经费→（）财务人员提取现金或填写支票→经费支出→审核会议经费支出。

A、财务部审核→主管领导审批B、主管秘书审批→主管领导审批 C、主管领导审批→财务部审核D、财务部审核→会议秘书长审批 69.对讲话内容做一字不差的记录叫（）。

A、补充记录法B、精辟记录法C、完全记录法D、详细记录法 70.办公室工作目标体系应与（）相吻合。

A、组织文化B、组织结构C、领导的意图D、员工的个人利益 71.下列选项中，违背首饰佩带要求的选项是（）。

A、首饰的风格要与服装的风格一致B、首饰的选择要符合自身的特点 C、颈部修长的人宜佩带稍长的项链D、佩戴首饰以少为佳 72.在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是（）。A、单击“文件”菜单中的“重命名”命令B、两次单击该对象的名称 C、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的“重命名”命令D、单击该对象的图标 73．在Windows中，可以打开“开始”菜单的组合键是（）。A、Ctrl+Tab B、Ctrl+Esc C、Ctrl+Del D、Ctrl+Shift 74.按照一定的制度和手续将档案携出档案室利用的方式是（）。A、档案调阅B、档案外借C、档案转递D、档案查询

75.某秘书所拟写的“××会议火灾应急预案”的“组织实施”一节中提到了四条措施，其中内容需要修改的条款是（）。

A、要迅速抢救国家财产，并组织人员逃生，原则是“既要救人，也要救物” B、参加人员在消防车到来之前，在确保自身安全的情况下均有义务参加扑救 C、使用灭火器、水桶、消防水带等器具灭火

D、无关人员要远离火灾地的道路，以便于消防车辆驶入 76.以下关于数码相机保养的叙述，错误的是（）。

A、在正常的工作环境下，相机和镜头并不需要过于频繁地清洗 B、如果有必要，可以用酒精来擦洗相机的金属部分

C、要注意保持镜头的清洁，镜头上的微量尘埃会影响图像的质量 D、相机在低温下可能会停止工作

77．以下情形中属于无效合同的是（）。

A、乘人之危而订立的合同B、恶意串通，损害第三人利益的合同C、无权代理合同D、显失公平的合同 78．企业编制招聘计划的第一步是（）。

A、编制“人力资源招聘计划书”B、进行招聘工作日程安排C、进行招聘测试D、获取招聘需求信息 79．如果一个公司中小道消息很多，而正式沟通的信息较少，这意味着该组织（）。

A、非正式沟通渠道中信息传递顺畅，运作良好 B、有相当多的人好搬弄是非，传播小道消息

C、充分发挥非正式沟通渠道的作用，促进了信息交流D、正式沟通渠道中信息传递存在问题，需要调整 80.下列关于扫描仪的描述中，错误的是（）。

A、扫描仪是一种重要的输出设备 B、分辨率越高的扫描仪扫描出的图像越清晰

C、色彩位数越高的扫描仪，扫描出的图像色彩越丰富 D、扫描仪的精度决定了扫描仪的档次和价格 81.在评估会议秘书处理突发事件的能力时，采用的标准是（）。A、在掌握会议工作技能方面是否存在一定困难

B、能否提醒有关领导组织专门的安全小组负责会议的应急工作 C、能否提醒与会者关闭手机 D、脾气是否好

82.秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于（）。A、信息整理B、信息提炼C、信息开发D、信息反馈 83.对视频会议的会场布置要求有（）。

A、一台摄像机B、主会场和分会场都要悬挂会标 C、摆放鲜花D、采用自然光 84.承袭上一年度的经费，再加上一定比例的变动的预算方法称为（）。A、传统预算法B、零基预算法C、增效预算法D、比例预算法 85．办公资源的管理一般由单位的（）负责。

A、财务部门B、行政部门C、人事部门D、审计部门

二、多项选择题（第86题～第125题，每题1分，共40分。）86.应用文书主要包括（）。

A、行政公文B、警务文书C、商务文书D、事务文书 87．通告与公告的区别在于（）。

A、使用范围不同B、宣布事项不同C、制发者不同D、公文属性不同

88.决定可分为指挥性与知照性两种类型，下列事由中应使用知照性决定的有（）。A、设置机构B、部署工作C、表彰先进D、人事变动

89．下列对西餐餐巾使用方式的表述中，正确的是（）。

A、餐巾叠作两层放置在腿上，表示正在用餐B、餐巾大致折叠后放在桌上，表示不再继续用餐 C、餐巾折叠后放在座椅上，表示暂时离开D、餐巾使用后放在座椅上，表示不再用餐 90．下列选项中，属于说明性新闻发布会内容的是（）。A、澄清有关企业的负面信息B、宣布有关企业的正面信息 C、发布有关企业的经营方针D、说明企业产品质量问题 91.文书拟办的意见要（）。

A、准确B、简洁C、抽象D、符合实际 92.拟写讲话稿的注意事项有（）。

A、内容要有针对性B、语言要通俗生动C、主题要明确D、观点要鲜明 93.档案参考资料包括（）。

A、全宗介绍B、人名索引C、会议简介D、组织沿革 94.述职报告的主体部分的内容主要包括（）。A、履行职务的基本情况B、本人自传及阅历C、所取得的成绩和实践经验D、存在问题和努力方向 95.下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（）。A、总结B、计划C、调查报告D、可行性研究报告 96.会议总结的目的具体体现在（）。

A、检查会务小组的分工执行情况B、检查会议目标的实现情况 C、检查与会代表的返程情况D、积累经验，找出不足 97.不属于会议管理与服务方面的文件有（）。A、会议总结B、讨论提纲C、报告D、策划书

98.当总公司准备召开远程电话会议时，会议经费预算要侧重的方面有（）。A、会议场地租用费B、会议设备购买和租用费C、文件资料费D、邮电通讯费 99.以下选项中属于发文处理程序的是（）。A、签发B、封发C、用印D、签收 100.文书登记的形式中包括（）。

A、簿式登记B、卡片式登记C、自动化登记D、联单式登记 101.会议召集方在会后的责任有（）。

A、传达会议精神B、按照会议决议分配的任务开展工作C、落实会议达成的决议D、完成会议善后工作 102.按沟通的手段，沟通可分为肢体语言沟通和（）。

A、口头语言沟通B、语言沟通C、图片或者图形D、书面语言沟通 103.投标书的特点是（）。

A、针对性B、求实性C、合约性D、简洁性

104.会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持的原则有（）。A、细致性B、时间性C、及时性D、全面性 105．拟写投标书应注意的事项有（）。

A、明确招标要求B、实事求是，不可弄虚作假C、语言简洁，语气谦和D、对标的应全面描述 106.计划按内容可分为（）。

A、学习计划B、工作计划C、财务计划D、销售计划 107.为确保会议文件的质量，要做的工作有（）。

A、认真核对会议文件的每一项内容B、对主办单位的会议文件进行全面的审核

C、可以不审核参会单位报送的文件D、会议文件的审核要经过自审、初审、会审和终审 108．以下属于收文处理环节的是（）。A、拟办B、审核C、催办D、签发

109.所谓沟通是指为了一个设定的目标，把（）在个人或群体间传递并且达成共同协议的过程。A、信息B、语言C、情感D、思想

110.下列文书采用引述式开头的有（）。A、商洽函B、请批函C、答复函D、批复

111.在文章层次中经常使用篇段合一式的有（）。A、转发通知B、印发通知C、意见D、批复 112.对会议主持人的评估主要评估其（）。

A、参与能力B、控制能力C、协调能力D、主持能力 113.会议筹备人员对汇报材料的指标要侧重（）。A、方式B、数据C、困难D、问题 114.拟写的拟办意见应当（）。

A、明确具体B、写明收件人C、便于修改D、语言表述准确 115.下面属于会议管理性文件的有（）。A、主题报告B、证件C、会议须知D、统计报表

116.在制定计划时，对每一项任务都要在（）等方面有明确的要求。A、具体目标B、数量、质量C、所需资源D、负责的部门或个人 117.引证法的形式有（）。

A、直接引言B、间接引言C、引证论据D、引证论点 118.文书催办的形式有（）。

A、对内催办B、核实催办C、对外催办D、领导催办 119.文书写作中，使用第三人称的文种有（）。A、通报B、会议纪要C、会议记录D、合同

120．高秘书在检查会议筹备工作时发现，在会议接待、会议文件、录音录像设备的准备等方面仍存在问题，她应向（）会议筹备小组的主管提出批评。A、秘书组B、宣传组C、保卫组D、会务组 121.总结按范围分为（）。

A、单位总结B、个人总结C、年度总结D、工作总结 122.招标书的正文结构包括（）。A、前言B、基本情况C、主体D、结尾

123.以下关于拼音速记描述正确的选项是（）。

A、拼音速记是运用简单而有系统的符号和各种有规则的略写方法 B、拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类 C、拼音速记是依据《汉语拼音方案》的规则

D、拼音速记是通过“记意”达到“记音”的目的 124.文稿审核中发现的（）可以直接修改。A、错字B、漏字C、不对的符号D、不对的标点 125.开放式办公室的特点是（）。

A、不设个人专用办公室B、易于员工集中注意力

C、组合工作间的材料丰富多样D、不设传统的首长座位

一、单项选择题（本大题共30小题，每小题1分，共30分）

在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。

1．秘书及秘书职能同领导者及领导职能，产生的时间形态是（）A．同时B．相继C．先后D．及时 编辑推荐：

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2．秘书工作的本质属性是（）

A．辅助性B．综合性C．文字性D．近身综合辅助性 3．一个系统的职能部门是秘书参谋服务的（）A．主要对象B．间接对象C．直接对象D．可能对象

4．中外古代秘书性参谋活动的发展对现代秘书参谋活动（）A．完全失去了实际参考价值B．有史料价值而无参考价值 C．未提供有益的经验和教训D．提供了有益的经验和教训 5．从社会管理实践看，秘书参谋（）

A．只有脱离上司，才能有效发挥参谋作用B．只有服从上司，才能有效发挥参谋作用 C．只有取悦上司，才能有效发挥参谋作用D．只有实事求是，才能有效发挥参谋作用 6．中外秘书参谋活动都十分注重开发群体智能，（）

A．都将开发专家智能与群众智能并重B．中国将开发专家智能与群众智能并重 C．西方将开发专家智能与群众智能并重D．西方重群众智能不重开发专家智能 7．秘书参谋的角色意识是（）

A．凝固不变的B．动态发展的C．领导决定的D．秘书固有的 8．从内外环境变化来看，秘书参谋有利于领导（）A．适应环境，趋利避害B．抗争环境、坚持己见 C．服从环境、维持现状D．了解形势、被动应付 9．秘书承担参谋任务具有（）

A．定期性B．随机性C．周期性D．秩序性

10．秘书辅助决策要具有针对性，必须首先充分理解领导的（）A．决策条件B．决策意向C．决策价值D．决策程序

11．为了排除干扰，准确把握实情，秘书应协助领导者（）A．督促检查B．微服私防C．多听汇报D．多开会议

12．秘书在进行维护办公环境的参谋建议时所考虑的原则是（）A．朴实无华B．严肃深沉C．整洁庄重D．豪华时尚

13．秘书参谋效应，指秘书对领导者进行参谋辅助的实际（）A．效应B．作用C．成绩D．影响

14．秘书参谋活动的内涵，除指向领导者的工作职能以外，还要指向领导者的（）A．个人缺失B．全部职能C．决策管理D．其它职能 15．秘书对领导者的从属和服从，其范围限于（）A．日常活动B．事务管理C．职能活动D．参谋服务

16．领导者及部门等方面，是相关秘书参谋活动的（）A．客体B．主体C．主导D．环境

17．系统的职能部门是系统目标职能的（）

A．功能实体B．非功能实体C．辅助实体D．辅助成分

18．秘书近身综合参谋辅助领导者的职能特征，也决定了他们应对领导者实行（）A．综合辅助B．民主管理C．近身监督D．民主监督

19．当组织运转过程中遭受挫折、出现严重困难时，秘书应善于协助领导者首先找出问题的（）A．表现形式B．消极影响C．严重程度D．症结所在

20．秘书在参谋活动中能否有效掌握关键性短缺信息，影响到问题研究的（）A．预见性和目标性B．特征性和目标性C．时效性和针对性D．前瞻性和动态性 21．秘书在参谋活动中的多层次思考，要将多个层次的客观情况进行（）A．逐一分割B．分组分割C．有机联系D．分层分解

22．主动参谋是指并未接受参谋对象的要求而出谋划策的参谋活动类型，其时间性质是（）A．被动后发B．适时主动C．主动先发D．及时适应

23．预测参谋是参谋者针对参谋对象某一政事而进行的参谋活动，它着眼于政事的（）A．未来发展B．现实状况C．决策进程D．决策施行

24．随机参谋是参谋者根据有效参谋需要，打破通常参谋程序所进行的参谋活动，其形态特征是（）A．按时有序B．视情适时C．程序严格D．遵守时间 25．秘书参谋活动中选择参谋方法的主要根据是（）A．领导指示B．规章制度C．个人意愿D．实际需要

26．秘书针对领导公务繁忙的情况所运用的参谋方法是（）

A．随机参谋方法B．提醒参谋方法C．统筹参谋方法D．督查参谋方法 27．秘书协助领导以民为本的参谋辅助有利于（）

A．优化领导形象B．强化控制力度C．淡化领导权威D．淡化强制权力 28．秘书在重大问题的参谋活动中要知己知彼，才能使其参谋建议（）A．目标准确B．目标远大C．信心十足D．充满理想

29．秘书面对随机性、模糊性的现象或问题，往往要应用（）

A．程序参谋方式B．微观参谋方式C．宏观参谋方式D．灵活参谋方式

30．面对宏观事物的运动变化，为了有效发挥参谋辅助作用，秘书通常采用（）A．调控全局的参谋艺术B．选点突破的参谋艺术 C．局部推进的参谋艺术D．全面展开的参谋艺术

二、多项选择题（本大题共6小题，每小题2分，共12分）

在每小题列出的五个备选项中有二至五个是符合题目要求的，请将其代码填写在题后的括号内。错选、多选、少选或未选均无分。

31．下述职能活动属于秘书工作内涵的有（）

A．参与决策B．庶务办理C．参谋政务D．协调督查E．施行决策 32．秘书参谋特质主要体现在（）

A．参谋权责的法定性B．参谋职能的自觉性C．参谋内涵的综合性 D．参谋作用的随机性E．参谋活动的受制性

33．领导者及其领导活动，是相关秘书履行参谋辅助职能的（）A．服务核心B．服务对象C．行为主导D．行为指导E．间接对象 34．秘书参谋的忠良贴近律要求秘书在进行参谋活动时必须（）

A．取得领导好感B．忠诚正直无私C．贴近领导职能D．贴近理解领导E．端正参谋动机 35．着眼于参谋政事的未来发展与现实进程等时间状态因素而认定的参谋形态类型是（）A．预测参谋B．主动参谋C．被动参谋D．追踪参谋E．语言参谋 36．秘书信息工作中常用的参谋方法有（）

A．信息追踪法B．信息综合法C．信息审查法D．信息比较法E．信息证实法

三、简答题（本大题共5小题，每小题4分，共20分）37．为什么说秘书参谋是秘书的深层职能？

38．简述一般层次的事务类秘书的基本辅助职能。39．秘书如何处理服从领导与发挥参谋作用的关系？

40．简述秘书在领导微服私访中进行参谋活动的注意事项。41．简述脱离实际的秘书参谋活动的表现及其消极影响。

第二篇：秘书资格考试心得

秘书资格考试

第一章：秘书资格考试心得：行合十礼应注意哪些规范

（一）合十礼又称“合掌礼”，属佛教礼节，通行于印度和东南亚信奉佛教的国家与地区，我国傣族聚居区也用合十礼。行礼时，两掌合拢于胸前，十指并拢向上，掌尖和鼻尖基本齐平，手掌向外倾斜，头略低，神情安详、严肃。

（二）合十礼可分为跪合十礼、蹲合十礼、站合十礼三类。跪合十礼适用于佛教徒拜佛祖或僧侣的场合，行礼时右腿跪地，双手合掌于两眉中间，头部微俯，以表恭敬虔诚;蹲合十礼是盛行佛教国家的人拜见父母或师长时所用的礼节，行礼时身体下蹲，将合十的掌尖举至两眉间，以示尊敬;站合十礼是信奉佛教的国家平民之间、平级官员之间相见，或公务人员拜见长官时所用的礼节，行礼时端正站立，将合十的掌尖置于胸部或口部，以示敬意。行合十礼时，可以问候对方或口颂祝词。

（三）因佛教中不兴握手，所以在我国，一般非佛教徒对僧人施礼，也以行站合十礼为宜。

第二章：全能秘书的全部内涵

（一）传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗?我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

（二）首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语———通常指英语，是最基本的条件;做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。

（三）其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。

（四）另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

（五）还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。

（六）最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

第三章：秘书资格考试心得：必须了解的待人处事小技巧

（一）美国斯坦福大学心理系教授罗亚博士认为，每个人都有足够的条件成为主管，平步青云，但必须要懂得一些待人处事的技巧，以下是教授的建议：

（二）无论你多么能干、多么自信，也应避免孤芳自赏，更不要让自己成为一孤岛，在同事中，你需要找一两位知心朋友，平时大家有个商量，互通心声。

（三）你发觉同事中有人跟你唱反调，不必为此耿耿于怀，这可能是“人微言轻”的关系，对方以“老资格”自居，认为你年轻而工作经验不足，你应该想办法获得一些前辈的支持，让人对你不敢小视。

（四）若要得到上司的赏识与信任，首先你要对自己有信心，自我欣赏，不要随便对自己说“不”字，尽管你缺乏工作经验，但无须感到沮丧，只要你下定决心把事情做好，必有出色表现。

（五）凡事尽力而为，也要量力而行，如果你身处的环境中，有的同事对你虎视眈眈，随时可能指出你的错误，你需要提高警觉，除按部就班把工作完成好外，学会与他们相处、沟通，这是每一位成功人员必备的条件。

（六）利用进餐时间与其他同事多沟通，增进感情，消除彼此之间的隔膜，有助于你的事业发展。

第四章：秘书资格考试心得：商务谈判的技巧

（一）商务谈判并不是空谈的学问，而是一门有着丰富内涵的融多方面知识为一体的综合性学科。作为一个营销人员如何在商务谈判开始之前和之初与客户沟通，建立和谐的交际关系，给对方留下良好的印象，是十分重要的。

（二）“嚗光”前热身运动:

（三）步骤1：积极的参与，尽可能的收集对方的信息

知己知彼，百战不殆。对于谈判对手，你手里有多少资料可供你了解的。尽可能的熟悉它，手里还没有的，马上利用网络收集到，仔细研究他们公司的背景，经营范围，生意场上的信誉，高层领导概貌等等。只要能达到掌握资料的第一步，以后工作的开展就成竹在胸了。

（四）步骤2：往好处想提高自信心掌握主动

大家都经历过与陌生人见面前的惶恐不安，而去谈判，你要有掌握主动的心理准备，因为你有积极的心态，想做成对方的生意，你就要把事情往好处想。如果还没开始谈判你把困难设想得象不可逾越的高山，那么你的脸上势必会显露出畏难的表情，人的底气不足，形象气质会大大受损。

（五）步骤3：准备自我介绍给对方留下深刻印象 好的自我介绍，必须神采奕奕而且精简有力，并以不超过30秒为原则，介绍的重点应该包括姓名以及一句简短的话，让对方不但知道你是谁，而且不容易把你忘记。

（六）另外根据不同的场合，不同的对象，要注意介绍自己的着重点的不同作自我介绍的时候，眼睛要看着对方，口齿清晰的说。有的人可能是出于自卑，心里总觉得自己是小人物，不值得别人记得，介绍的时候含糊的滑过去，结果给对方造成不诚恳的印象，对你办事的能力产生了怀疑。另外有些人，介绍自我的时候心不在焉，好像人家早已知道自己是谁，说不说都没关系，只想快快的进入主题，结果欲速则不达。还有的人在介绍自己的时候夸大其词，胡吹乱扯，结果呢？别人连看都不看他一眼。

第五章：秘书资格考试心得：做好秘书必备五绝招

（一）市场经济下，大大小小的公司不断涌现，对秘书的需求增加，所以，秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着中国加入WTO步伐的加快，会有越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求量也会有所增加。

（二）难道秘书真是一个干不久的吃青春饭的工作吗?其实不然!做好秘书工作，必须具备以下素质：

（三）没有权力欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。

（四）做事干练，能严守机密。秘书是工作在领导身边最近的人。领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密，会使领导的工作被动。

（五）熟练操作各种办公自动化设备。

（六）具有较强的文字处理能力。要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。

（七）主动热情，遵守纪律，性情随和。外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。

第六章：秘书的分类

（一）初级秘书

应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。

（二）中级秘书

包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25～35岁左右。

（三）高级秘书

则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。一般的外资企业，他们需要的高级秘书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的女性凤毛麟角。

第七章：秘书资格考试心得：怎样当好办公室秘书

（一）有些事要想到领导前边

虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。

（二）领导布置的工作要提前交卷

如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

（三）注意保密工作

秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

（四）负责做领导与他人的沟通工作

当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

（五）平时多给领导提供资料

领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

（六）善于听取领导意见

对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。

（七）不要轻易在领导面前告别人的状

轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

（八）不向领导提过高的有利于自己的要求

比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

（九）多到群众中去

听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

（十）要关心领导的生活

经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

第八章：秘书资格考试心得：秘书必备的四种能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，因此，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

（一）判断能力与执行能力

秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？

1、能分析问题

尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

（二）具备解决问题的常识和经验

把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

（三）能迅速采取行动

想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

（四）理解能力与洞察能力

小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

（五）信息收集能力和写作能力

在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力。

第九章：秘书资格考试心得：待人接物的基本礼仪

做客：

（一）进入室内之前应敲门。未请入，不可闯入;未请坐，不可坐下;雨伞等物，应留于室外或主

（二）主人有事，应速退去。

（三）未见主人，可留便条。

（四）旧客去时，新客应起立相送。

（五）访问时间要选择在主人方便的时候。

（六）室中珍贵之物，未经主人允许，勿要拿起耍弄。

（七）坐应讲究姿势，注意适当和自然，如坐得笔挺，不敢动弹，未免拘束，主人也尴尬;坐没坐相，翘腿乱抖，就放肆了，主人会难堪。

（八）作客不可始终不作声。

（九）不要时常看手表，或做出心烦意乱的样子。

（十）初访，不宜久坐。

（十一）探望病人，应注意安静，要尊重医护人员的意见。

（十二）亲友、同事、同学、老师生病，应去探望，但不宜久谈。

（十三）平时不相识者，不可贸然造访。

（十四）说了告辞，应立即起身。来客：

（一）有人敲门，应回答“请进”或到门口相迎。

（二）客人进来，应起立热情迎接。如果家中不够干净整齐，显得凌乱，要做些必要的整理，并向客人致歉。

（三）敬茶须用双手端送，放在客人右边。如果是夏天酷热，要递扇子，或开电扇。

（四）吃饭时来客，要热情邀请客人一同进餐。客人吃过饭后，要送上热毛巾，并另换热茶。

（五）接受客人介绍对方时，姓名职务必须逐字清楚;须先将年轻者向年老者介绍。

（六）客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家属陪着，然后再去干自己的事。

（七）客人坚持要回去，不要勉强挽留。

（八）送客应到大门外，走在长者后面。

（九）10、分手告别时，应招呼“再见”或“慢走”

第三篇：秘书理论教材

秘书实务

导 论

教学目的：

1、了解学生对秘书学职业及秘书学课程的基本认识

2、消除认识误区，培养学习兴趣和树立专业信心。

3、介绍这学期课程的大致安排和设想。教学方法：采用问卷调查和讲述相结合的方法。

教学内容：

一、课堂初步调查：

1、你当初为何会选择秘书专业就读？

2、你将来想做秘书吗？ 如果不想，那想做什么工作？

3、你认为将来是否有可能做秘书？

4、你对这门课程有什么认识？

5、你希望在本门课程中学到哪些知识？

二、当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区

1、秘书要年轻漂亮

2、男生不当秘书

3、秘书专业不热门，以后工作不好找，又无发展前途

4、当秘书不过是当跟班，无需要专业学习

三、树立正确的认识观念

1、秘书工作是一门实践性很强的工作，有其特殊性，课堂的教学只能教授一些秘书需要掌握的基本知识、技能和作为一个秘书所应了解相关背景知识以及秘书所应遵循的职业操守等等。

2、许多高校，还有高等教育自学考试都开设了秘书学课程。如今，还有各式各样的秘书资格证考试（例如剑桥秘书证书考试）等等，这些情况说明，在秘书这个行业中，还是有一些共同的规范需要掌握和遵守。

3、学秘书不一定就做秘书，做秘书的不都是学秘书出身。因此，我们在学习期间，一些基本的知识和规范学习非常重要，这对提高我们的素质非常重要。

4、秘书岗位是培养人才的地方 例1：公文救命（董桥《品位历程》）

秘书实务

例2：从秘书到国务院总理——温家宝

一些著名秘书的例子：

1、微软的女秘书——妈妈级的露宝

2、上官婉儿

上官婉儿是唐高宗时宰相上官仪孙女。麟德元年（664），上官仪因替高宗起草将废武则天的诏书，被武后所杀，刚刚出生的上官婉儿与母亲郑氏同被配没掖廷。在掖廷为奴期间，在其母的精心培养下，上官婉儿熟读诗书，不仅能吟诗着文，而且明达吏事，聪敏异常。仪凤二年（677），上官婉儿曾被武则天召见宫中，当场命题，让其依题着文。上官婉儿文不加点，须臾而成，且文意通畅，词藻华丽，语言优美，真好像是夙构而成。武则天看后大悦，当即下令免其奴婢身分，让其掌管宫中诏命。她起先担任一些文书佐理工作，逐渐参与撰拟诏书、参决奏章，慢慢的，百官奏牍都由她先行过目，并加拟签，武则天只要在上面批一个字即可颁行天下。不久，上官婉儿又因违忤旨意，罪犯死刑，但武则天惜其文才而特予赦免，只是处以黥面而已。以后，上官婉儿遂精心伺奉，曲意迎合，更得武则天欢心。从圣历元年（698）开始，又让其处理百司奏表，参决政务，权势日盛。

作为一代女皇武则天的心腹，上官婉儿以才女著称。她不同于那些酷吏、宫廷武官和男宠，仅仅一时充当武则天镇压反对派的工具。也不同于那些治国能臣、忠勇将帅多是武则天政策的执行者。她是武则天的心腹笔杆，长期生活在武则天的身边。一面精心侍奉武则天，一面在宫中执掌制定命令，为武则天代笔草拟敕诏，活跃在政治舞台上。朝中文武大臣、宫内外官宦人等，无不对她另眼相看。

神龙元年（705），唐中宗复位以后，又令上官婉儿专掌起草诏令，深被信任，拜为昭容。

中共历史上的著名秘书：

1、杨尚昆：在延安时任八路军总部秘书长，1943年任中共中央组织委员会委员兼秘书。建国后担任中央办公厅主任，成为中共中央的大管家，毛泽东外出视察工作时，他都跟随，负责联系各省市的党政领导，安排毛泽东要办的事宜。

2、陆定一：部长，在延安时是毛泽东的政治秘书。

3、胡乔木：毛泽东的政治秘书。

4、田家英：专职修《毛泽东选集》的秘书

秘书实务

秘书的个人道德修养在秘书职业生涯中尤其重要

秘书的工作性质决定他经常在领导身边，要紧跟领导的思路。他们公事为领导分忧，私事为领导解愁，天长日久，无形中与领导建立了一种特殊的关系。作为秘书，不但要服务领导的工作，完成起草讲话稿之类的正常文字工作，还要服务领导的生活。领导出行要为领导安排车，领导在外还要安排领导的住，领导办公室要每天打扫卫生，等等。

反例：河北第一秘——李真 简单介绍国外专家的相关观点：

1、在国外，秘书工作早已被划分到行政管理的范围之内。

2、英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官Shirley—Taylor女士的看法：秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信，文件信息整理，办公室管理等各个方面。她认为，在21世纪，秘书需要有以下5方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力以及团队合作的能力。

3、剑桥秘书证书考试要求。

剑桥秘书证书考试是教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会(UCLES)合作在我国实施的社会化职业证书考试项目，为各行业提供规范的、国际标准的现代秘书培训体系，是办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。“剑桥秘书证书考试”的推出，旨在提高从事各行各业学员的秘书实际操作能力，同时加强学员对秘书理论知识的理解。这项考试将使学员更深入地了解各种秘书技能，同时掌握各种工作环境下、不同层次秘书工作需要掌握的各种手段。

剑桥秘书证书考试既适合准备走上工作岗位的学生也适合在职的工作人员。剑桥秘书证书考试能够帮助学生充分理解现代办公环境，又能培养学生在各自的工作环境中使用某一具体技能的能力。

剑桥秘书证书考试三个级别框架的设置是为了满足不同工作能力层次的要求。这些级别要求考生在特定的时间段内呈现出的熟练度和精确度逐级上升。考试的设计力求反应不同办公室环境中的个体可能面对的职责。这在选修模块的设置和能力要求的难度程度上都有体现。

剑桥秘书证书考试一级和二级的每个模块需要大约35个小时的课堂学习时间附加一定的独立自学的时间。剑桥秘书证书考试三级的每个模块需要大约50

秘书实务

个小时的课堂学习时间。但上述时间仅作为参考，具体还要取决于学生已有的知识与经验的储备、学习环境和教学方法等。

三个级别都是必修模块加选修模块的结构设置。必修模块包含了任何办公环境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字处理、沟通和任务管理。选修模块既包括传统秘书技能，如：速记，同时也包括飞速发展的商业环境所要求的现代技能，如：客户服务、组织会议和活动的能力。

三个级别的三个核心模块和一个选修模块(速记)是按照传统方式进行的，即在规定的时间内完成答卷上的题目。这些考试的命题工作由剑桥大学考试委员会负责，要求考生在严格的考场环境中展示自己的知识和能力。剩余选修模块的考试则通过作业考核的形式进行。作业考核的指导提纲也由剑桥大学考试委员会负责提供，提纲中知识和技能的使用会考虑考生所处的当地具体状况。

四、本学期大致安排

1、本学期的讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。

2、有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。

3、有部分实训内容（办文、办会）。

第一章 秘书的基础知识与基本理论

第一节 秘书学概述

教学目的：了解秘书学的产生及发展过程 教学内容：

1、现代秘书学的产生

2、秘书学的研究对象

3、秘书学的学科体系与特征

一、现代秘书学的产生

秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起，大致经历了以下几个阶段。

1、现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段。

2、秘书职业化阶段。

秘书实务

3、秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段。

4、秘书学形成的阶段。

80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志：

（一）秘书教育大发展

初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。

（二）秘书工作组织的成立

从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。

（三）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》

（四）秘书专著的陆续出版 詹银才：《涉外秘书》

二、秘书学的研究对象

关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法

1、“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。

2、“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。

3、“对象多元说”：概括说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。

4、秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动

所谓活动，就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为 秘书活动的基本要素：

秘书人员——主体

秘书工作——客体，是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。

秘书方法——中介要素，包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。领导意图——潜在要素，是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效，往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。

秘书实务

秘书环境——外在因素，包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境；机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。

三、秘书学的学科体系与特征

（一）秘书学学科体系

（二）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。其学科特征体现在：

1、知识的综合性

2、理论的应用性

3、学科的群体性

知识的综合性：秘书学是一门综合性，实践性很强的新兴学科。它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。

1、秘书与管理学关系

两者的关系是密切，因此把它说成管理学的分支不无道理。①秘书学的产生与发展，正是当代管理学科的发展需要。

②秘书部门是管理大系统的一个子系统，秘书工作是管理工作的一个组成部分，秘书为领导工作服务的过程，实际上是协助管理实施管理的过程。

③秘书工作的核心是辅助管理，提高管理效率和管理水平服务，这是它的出发点，也是它的归宿。

2、秘书与领导学关系

秘书工作是为领导工作服务的，秘书工作是领导工作的扩展，伸延和辅垫。在秘书学领域中，要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作，实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。

3、秘书学和应用写作的关系。

4、信息学属自然科学范畴，是研究信息的发生，获得传输存贮，加工处理，分类、识别，利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分，信息理论技术有力推动办公室自动化。

理论的应用性：秘书学是应用性学科，其表现是：（1）秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验；（2）秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；（3）秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。

秘书实务

学科的群体性：即秘书学概论为主导的众多学科群。如：理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学；应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等；历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史；技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。

（三）秘书学的研究方法

德国哲学家黑格尔在《逻辑学》一书中曾把方法比作耕地的犁。方法的选择，研究对象相对应，秘书学的研究方法归纳为几点。

1、理论联系实际的方法。

2、运用比较的方法。

3、注重对其他学科尤其易相关学科的研究。

补充材料：全国性秘书杂志目录

《秘书工作》（中共中央办公厅秘书局编）《秘书》（上海大学编）

《秘书业务》（中共广东省委办公厅）《秘书之友》（兰州大学）《秘书界》（成都市秘书学会编）《秘书学研究》（江汉大学编）《文秘》（沈阳大学编）

《秘书学刊》（郑州秘书专科学校编）

第二节 秘书机构

教学目的：介绍秘书机构的概念功能。教学内容：秘书机构的概念

秘书机构的性质与作用 秘书机构的设置

一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义与广义之分。

秘书实务

狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。

广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务

二、秘书机构的性质

秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：

1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关

2、秘书部门是综合办事部门

3、秘书部门是协调部门

特点：

1、辅助功能的综合性

2、所处位置的中枢性

3、组织关系的封闭性

三、秘书机构的作用

1、组合作用

2、枢纽作用

3、过滤作用

四、影响秘书机构设置的因素

（一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。

（二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。

（三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。

五、秘书部门设置的原则

（一）适用的原则

（二）精干的原则

（三）效益的原则

六、我国秘书部门的组织形式

（一）集中式

（二）分散式

（三）混合式

七、我国秘书部门的设置情况

（一）中央机关的秘书机构

中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式

全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。

秘书实务

（二）省、市、县级的秘书机构

（三）基层单位的秘书部门

（四）企事业的秘书部门

（五）民主党派和人民团体的秘书部门

（六）临时性秘书机构

其中企事业的秘书部门，以企业级别规模的高低大小之别，可采用下述两种形式。

1、大中型骨干企业采用“三足鼎立式”。即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。一般分别称为厂（公司、商场）、党委办公室、厂长办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构，直接受其领导，担任各自系统的秘书工作。

2、一般企业可采用联合式

“三合一”企业只设置一个秘书机构，全部的秘书工作集中，统一由这个秘书机构办理（综合处）

八、秘书机构的建设

（一）队伍建设

1、保持相对稳定

2、提高综合素质

3、优化队伍机构

（二）制度建设

1、秘书工作制度

2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；目标管理制度。

补充材料1：

国务院办公厅机构划分及工作职能

根据第九届全国人民大会第一次会议批准国务院机构改革方案和《国务院关于机构设置的通知》（国发[1998]5号）设置国务院办公厅。国务院办公厅是协助国务院领导同志处理国务院日常工作的机构。

根据职能调整，国务院办公厅的主要职责是：

㈠负责国务院会议的准备工作，协助国务院志组织会议决定事项的实施。

秘书实务

㈡协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。㈢研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，把国务院领导同志审批。

㈣根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。

㈤督促检查国务院各部门和地方人民政府对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。

㈥协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。㈦处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。

㈧根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。㈨负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。

㈩做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。根据职责，国务院办公厅设6个职能司局。秘书一局 主要职能：

办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、《国务院公报》编辑等方面的工作

秘书三局 主要职能：

办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。

中办国办信访局主要职能：

按照中共中央办公厅，国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门，跨地区的信访疑难问题。

人事司主要职能：

秘书实务

负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办会室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。行政司主要职能：

负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后鄞管理工。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工。

补充材料2：

联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务

联合国秘书处由在联合国纽约总部和世界各地工作的全体国际工作人员组成，从事联合国各种日常工作。秘书处为联合国其他主要机关服务，并执行这些机关制定的方案与政策。秘书处的首长是秘书长，秘书长由大会根据安全理事会的推荐任命，任期五年，可以连任。

秘书处的职责同联合国所处理的问题一样多种多样，范围从管理维持和平行动到调停国际争端、从调查经济及社会趋势和问题到编写关于人权和可持续发展问题的研究报告。秘书处工作人员还使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作；就全世界所关切的问题组织国际会议；监测联合国各机构所作决定的执行情况；将发言和文件翻译成联合国各正式语文。

目前，由经常预算提供经费的秘书处工作人员来自170个国家，共约8 600人。作为国际公务员，他们和秘书长都对联合国负责，并宣誓不寻求或接受联合国以外任何政府或其他当局的指示。根据《宪章》，各会员国承诺尊重秘书长和工作人员责任的专属国际性，决不设法不当影响其责任的履行。

联合国总部设在纽约，但在日内瓦、维也纳和内罗毕也设有很多机构。联合国日内瓦办事处（日内瓦办事处）是会议外交中心以及裁军和人权问题论坛。联合国维也纳办事处（维也纳办事处）是联合国药物滥用管制、预防犯罪和刑事司法、和平利用外层空间及国际贸易法等领域活动的总部。联合国内罗毕办事处（内罗毕办事处）是联合国环境和人类住区领域活动的总部。

联合国所设的秘书处（The Secretariat）是联合国各机构的行政机构，秘书处的秘书长为联合国的行政首长，由安理会推荐，联合国大会任命，其权利相当广泛，他除领导来自各国的有七千多名工作人员的秘书处并向大会提出联合国活动的报告外，还可以把他认为威胁国际和平与安全的问题提请安理会注意，并执行大会、安理会等委托的任务。

联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，联合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其机构之大、权力之重、工作人员之多

秘书实务

在各国中莫过于此。其它一些国际组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公约组织（North Atlantic Treaty Organization），设国际秘书处，秘书长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。

秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：①行政秘书，指的是为上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理人或领导人进行汇报；②通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事口授、笔录、抄写、打字以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书，往往比秘书要受更多的监督。

第三节 秘书工作

教学目的：掌握秘书工作的内容原则及秘书工作的特点 教学内容：

一、秘书工作的原则

秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。

1、准确

准确，是对秘书工作质量的要求。办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。

2、迅速

迅速，是对秘书工作效率的要求。首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。

3、求实

求实，是对秘书工作的基本要求。

秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能

秘书实务

脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。

4、保密

保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。

二、秘书工作的内容

秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。

广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：

第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；

第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；

第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。

三、秘书工作的宗旨：三服务

四、秘书工作的特点

秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点：

1、从属性

从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。

第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；

第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；

第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。

2、被动性

秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：

秘书实务

第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。

第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

3、事务性

秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作

“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有事务性的特点。

4、综合性

由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三方面：

第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。

第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责

第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。

五、秘书工作的作用

现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面：

1、枢纽作用（协调作用）

在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。

2、参谋助手作用

领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。

3、形象作用

人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一

秘书实务

个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。

第四节

秘书与领导

教学目的：

明确秘书与领导的关系及领导需要怎样的秘书，并能在以后的工作实践中正确处理好与领导关系。教学内容：

一、秘书与领导关系

（一）在职能上，为领导人服务，做领导人工作上的助手

（二）在组织上，是上下级关系

（三）从体制上、职务上说，两者的关系只有一种——工作关系

我们常说的同志关系、朋友关系、诤友关系、互助关系、互补关系等等，都是对的，是从怎样处理好领导的共事关系这个角度提出的要求，是指秘书同领导人关系中应当体现的一种政治本色和道德精神，不是指两者的组织隶属和工作职能。秘书与其服务的领导人则不同，他们除与领导有共事中的互助互补、诤友关系外，更主要的还是受组织之派去为领导人服务的。他们要接受领导人的指令，而且还要按照派任组织和办公厅（室）的要求进行工作。这是他们之间的本质关系。

二、领导需要怎样的秘书

（一）领导需要忠于职守安于本分的秘书

1、明确职能范围，在被动地位发挥主观能动性

忠于职守是结所有公务人员的基本要求，对于职能范围比较宽泛又有一定弹性的秘书人员来说，做到忠于职守、不失职、不越权并非易事、特别是秘书工作直接为领导工作服务，事关全局、无论是失职还是越权，都可能产生较大的消极影响。秘书人员在工作实践中，对此应予高度的重视。

对秘书工作而言，其职能范围，随着组织的不同实际情况，领导工作的不同需要是有所区别的。

秘书实务

秘书在实际工作中，如果不能准确地把握自己的职能范围，就可能陷入误区，就可能出现失职或越权的现象。

无论什么原因引起的失职越权，都是对领导工作的干拢，其作用都是消极的

2、安于本分，不争名图利

在现实生活中，秘书人员若不能正确对待个人名利，就很可能误入歧途而不能自拔。一方面，秘书和职业性质其必须具有正确的名利观；另一方面，在秘书的这种工作环境中，一些意志薄弱者不难找到追名逐利的机会。

当无名英雄是秘书的职业道德。秘书作为领导者的助手，为领导活动做辅助工作。安排公务活动，操办会务工作，草拟文件，撰写领导讲话稿等，都是幕后的准备工作，由领导出面主持或最后认可，才能在管理中发挥作用。这是组织管理需要，是法定期的岗位职责决定的。秘书职业特殊性征，决定了其必须具有集体的名利观，争组织之美名，谋事业之公利。一个合格的秘书人员，必须具备这种职业道德。

（二）领导需要敏于观察勤于思考的秘书

1、敏于观察，做到拾遗补缺

秘书为领导当参谋，是建立在双方相互理解、彼此信任的基础上的。秘书人员在工作实践中正确理解领导意图，并以其扎实勤奋的工作取得领导者的信任，敏于观察，善于从日常事务工作中捕捉有价值的信息，提供给领导者，从而优化领导工作。秘书人员在领导者身边工作，有着信息枢纽的优势，这就为其拾遗补缺，开展参谋建议活动题动了极好的条件。

所谓敏于观察，就是要密切注视客观事物的发展变化状态和趋势。秘书敏于观察，处处留心，对领导工作拾遗补缺，是对领导的十分有益的补助。

2、勤于思考，敢于进谏

所谓勤于思考，就是要在深入调查客观现象的基础上，对客观现象中的各种要素进行由此及彼、由表及里地深入分析研究。对秘书而言，就是要将收集处理信息，调查研究，及办文办会办事中了解到的有关情况，与工作的总目标、总任务以及事业的整体技校联系起来；把大政方针、法规、纪律与工作行为联系起来，把长远计划、中期计划于短期计划、具体工作联系起来；把组织运转状况与环境发展趋势联系起来；把领导工作意图与职工群众要求联系起来；把管理决策与执行反馈联系起来；把计划目标与实际的需要和环境条件的可能性联系起来等等。

秘书实务

秘书人员只有将组织管理实践中的有关要素主动地、全面地做动态分析，才能从全局和发展的角度，提出有价值的参谋建议。

（三）领导需要提供信息，敢说真话的秘书

1、及时提供准确信息，说真话报实情

信息是展开领导工作、进行科学决策不可缺少的重要依据，收集、处理、传递信息是秘书的重要职责。

秘书对领导者说真话，报实情，关键是要实事求是。就秘书人员来说，为领导工作服务的一个极为重要的方面，就是提供及时、准确的信息服务，只有对领导说真话、报实情，才能谈得上信息服务。由此可以看出，秘书人员对其领导者说真话、报实情，即使秘书的职能要求，也是领导工作的需要。

2、善于积累和整理资料，供领导之所需

领导者推进工作，经常要使用大量文件，资料、有关数据，典型经验教训、各项工作的总结、报表以及国际国内的有关参考文献。领导者的经营管理活动，必须依据大量的、及时准确的信息资料，秘书人员必须做好信息服务，才能适应领导工作的需要。收集、整理、存储信息的工作，必须贯穿于秘书办文、办事等项任务的始终。

（四）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书

1、乐于吃苦、忙而不乱，累而无怨

事务繁杂的秘书人员必须具有吃苦耐劳的精神，在为领导工作服务的过程中，既有琐碎的日常事务，又有繁重的突击任务。而且事事都与领导工作直接关联，都是领导机关工作作风的具体体现。秘书人员工作中忙而不乱，累而无怨正是领导者的近身助手所必须具备的工作作风。

2、办事可靠，能够分忧代劳

在实践中，由于公务繁忙，领导者常把一些具体事物交给身边的秘书办理；甚至有些较重要的公务也授权秘书处理；有时还把某些难以直接干预的问题，让秘书去协调解决。这是领导工作的需要，也是对秘书能力才干的锻炼和考验。

（五）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书

1、联系群众，充当领导与群众的纽带

密切联系群众是有效开展领导工作的前提。这要求秘书多搞调查研究，多下基层，多联系群众；要求秘书通过信访、调研等接近群众的机会，了解群众的实

秘书实务

际状况、意见、要求和建议，反映群众的呼声，以便使其领导工作更符合人民群众的利益要求，更能忠实地体现人民的意志。

2、善于协调，为领导工作缓化矛盾

领导工作中遇到诸多矛盾和问题是不足为怪的，领导工作的过程实际上就是缓和矛盾、解决问题的过程。秘书除了要协助领导者进行管理协调外，在自身工作中也要注意协调关系。一位不善于协调自身工作关系的秘书，是难以协助领导者进行管理协调的。

秘书人员接触面宽，工作中相关方面多，而且事事均有较大的影响。因此，秘书人员在工作中必须明于事理，把握分寸，办事得体，这不仅关系到秘书办文办事的工作成效，而且影响工作和组织的整体形象。

秘书在自身工作的协调和协助领导者进行公务协调中，都要以有利于事业发展，有利于有关各方的根本利益和长远利益，有利于增强组织的凝聚力和提高工作效率出发，缓化矛盾，促进发展。

三、秘书为领导班子服务的几种关系的把握

（一）为主要领导人服务与为领导班子服务

（二）为中心工作服务与日常工作服务

（三）正确处理多头指示，避免酿成矛盾

（四）加强沟通，促进领导班子的密切合作

（五）对口请示，避免交叉请示

（六）逐级请示，避免越级请示

（七）加强沟通，避免产生误会

（八）筛选信息，避免说是道非

第二章 秘书的办文工作

教学目的： 学习和掌握文书处理程序及各环节的要求;能够运用所学的文书处理知识完成日常工作.教学重点与难点：收文与发文处理程序

秘书实务

办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。

第一节 文书的撰拟

教学目的：学习和掌握秘书撰写公文的程序和要求 教学内容：

一、文书的概念

文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

二、文书的种类

根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类：

1、通用文书 是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

2、专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。

3、常用事务文书 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。

秘书实务

通用文书按行文方向可分为：上行文、下行文、平行文。行文方向是指发文单位和收文单位之间的关系。

上行文 指具有隶属关系的下级机关报送给上级机关的文书。下行文指具有隶属关系的上级机关发送给下级机关的文书。平行文指不相隶属或同一系统内平级机关之间往来的文书。

按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。这是从公文办理时限来说的。一般来讲，特急件应在一天内办理完毕，急件应在三天内办理完毕。按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读的范围而言的。

密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。

三、文书写作的基本要求 1.主题正确、鲜明 2.语言准确、精练 3.体式规范

四、公文的基本结构与格式

根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基本结构。具体来说，置于公文首页红色线以上各要素统称眉首；置于红色线以下、主题词以上各要素统称正文；置于主题词以下各要素统称版记。

第二节 文书的处理

教学目的：掌握公文行文关系及文书处理的原则和方法 教学内容：

一、文书处理的含义及原则

文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。

根据文书处理的内容与要求 文书处理必须坚持及时、准确、安全、统一的原则。

秘书实务

1、及时 现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。

2、准确 信息社会要求决策者必须获得准确的信息。

3、安全 现代公文的办理以安全为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。

4、统一规范 文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。

综上所述，文书办理过程必须以文书的基本特征即解决工作中实际问题为出发点，围绕文书及时、准确、安全、规范作好文书的传递工作。

二、公文的行文关系、方式、规则

行文关系主要有三种：上行文、下行文、平行文。

1、上行文，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。上行文可分两种情况，一是逐级上行文，用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。

2、下行文，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。逐级下行文 按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复、意见等。

多级下行文 对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。

直接下达至社会各界的行文。

3、平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位 之间的公文往来。如：函、通知等。

三、公文办理程序

公文办理程序主要有收文办理程序和发文办理程序。

（一）收文办理程序：收文办理程序主要有以下几个步 骤。

1、签收 指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿上签字、签章的过程。核对、检查、签字。对急件应注明收到日期。

2、拆封及登记

秘书实务

3、分办和传阅

分办 即根据来文的性质，确定具体承办及批阅对象并及时准确送达。分办文书有三种：内容重要或带有指示性的公文应由文书部门负责人决定送达对象。隶属日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接负责人承办。对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织传阅。

传阅 根据公文的内容，由秘书部门负责人决定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。传阅者会做出批示或写明意见。秘书人员应按传阅者的批示或意见进行处理。在分办和传阅后秘书人员应根据批示或意见做好催办、注办工作。

催办 指对必须答复的文件，根据时限要求、及时地对承办情况进行督促与检查，以确保落实。

注办 亦称办结 指对文件承办情况和结果，由经办人在文件处理单上扼要注明结果，作为办理完毕的标志。

（二）发文办理程序

1、拟稿是文件承办人根据领导交办或批办的意见草拟文稿的过程；

2、审查

（1）行文的必要性

（2）审查文稿内容是否符合有关法律、法规、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明确和具有可行性、可操作性。

（3）审查是否涉及其他职能部门以及是否经过协商一致和会签。（4）审查拟办的公文用语是否符合相关要求

3、签发，指有关领导对文稿签字发出；

4、缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、复印或排版印刷；

5、校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿核对、校正；

6、用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正，加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致；用印须核对发文数量；

7、发文登记 凡发出的文件均应进行登记，包括：时间、发文对象、发文方式等；

8、封发 对准备发出的文件分装和发送。应注意发文渠道及相应问题。

秘书实务

第三章 秘书的“办会”工作

学习目的：通过本章学习，学生应了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议议案，掌握会议组织工作的六个环节，掌握办公会组织的基本要点。

教学重点与难点：制定会议预案和会前准备工作

第一节 会议概述

教学目的：掌握会议的分类及会议审批过程 教学内容：

一、会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。

二、会议的种类

三、会议的申报与审批

1、会议申报与审批的形式

一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。口头申报、书面申报、会议申报。

2、会议审批的原则 精简从严。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

第二节 会务工作的具体内容

教学目的：了解并掌握会前准备，会中服务与会后落实的内容及要求 教学内容：

所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。

一、指导会务工作的原则 1.准备充分。2.组织严密。3.服务周到。4.确保安全。

二、大中型会议的组织工作

各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。

秘书实务

大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：

①会议预案 ②会议文件准备 ③会议通知 ④会前检查 ⑤会间调度 ⑥会后整理

(一)制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。

会议预案一般包括以下内容：

1.会名 2.会议时间 3.会场 开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。4.出席范围 5.会议票证 6.会议筹备班子的职责分工 7.会场布置 此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。8.主席台 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。9.会议议程 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。10.经费预算 会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。11.选举投票的组织工作 12.发奖活动的组织工作 13.集体摄影活动组织工作 14.特殊活动的安排

（二）会议文件准备

会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。

为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。

（三）会议通知

会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。

秘书实务

会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。

会议通知的一般体例是： 兹定于×月×日（星期×）×午×时在××地点召开××会议，会期×天，参加人员为××，凭××入场，有关会议的具体事宜，请与××联系（电话号码××××××）

（四）会前检查。

（五）会间调度 1.会议签到制度 2.候会制度 3.会议特殊情况的应急措施 4.做好会议记录，写好会议简报 5.大型集会的现场指挥

（六）会议结束和会后整理

会议结束和会后整理工作包括会议内容总结、会议纪要、代表离会工作、会议新闻报导、会务经验总结等。1.并非所有的会议在结束时都要有总结 2.会议纪要 3.会议代表离会工作 4.会议新闻报道 5.会务经验总结 最后，要归还借用物品，做好财务结算，善始善终地完成整个会议的会务工作。

三、办公会议的组织工作 在企事业单位中，各种类型的非常规的大中型会议毕竟在日常工作中是少数，大多数的会议是日常工作

（一）办公会议题的收集整理 办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定。由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。

（二）准备相关材料

1、与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；

2、议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；

3、拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。

（三）会议通知

办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应

秘书实务

在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。

秘书人员无论用何种方式事先通知了与会者，在会前仍要当面或用电话再次确认与会者是否能按时出席。如不属会议的第一个议题相关的职能部门，还应另行明确何时到会和候会地点。

（四）会前检查安排

在企业中，办公会一般在固定会议室召开，秘书人员应在会前先检查会场桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议题涉及人员较多，座位不够，应事先预作安排。

打开会议室灯光和空调系统并调到合适温度。

（五）会议过程中的服务工作

秘书人员列席会议的任务主要是做好会议记录。此外，随着会议议题进展，应注意适时安排与下一议题的相关人员进入会场。

散会时在其他人员退场后，秘书人员应检查会议室有无遗忘的文件，并收捡会议使用的器材，关闭空调及灯光。

（六）会议后的相关工作

办公会结束后，秘书人员对会议决定事项中需要以纪要方式通知相关部门协调办理的内容，应及时整理出会议纪要。

（七）会议文件的管理

办公会会议记录，应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件，应按文书处理的有关制度予以妥善处理。

案例分析

案例 1 ：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ 案例 2：

秘书实务

一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。案例 3：

某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。

以上三个案例中的问题都是会议组织中的细节所致。分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。

观察你所能见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。

参考会议组织筹备的预案要求，为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。

第四章

教学目的：

秘书“办事”的工作

本章主要讲解秘书所从事的各项事务工作，要求学生掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识，并能熟练地利用现代化办公设备进行“办事”。

教学重点与难点：

掌握处理办公室日常事务、收集处理信息的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本知识

第一节 信息与信息工作

教学目的：了解信息的定义，信息工作的特点性质与作用 教学内容：

一、信息的定义 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。

二、信息的基本特征

（一）客观性

（二）传输性

（三）时效性

（四）共享性

（五）开发性，受历史与认识能加局限

三、信息分类

秘书实务

1、按信息源的性质分

可分为自然信息和社会信息。秘书主要接受社会信息。

2、按信息的表现形式分 语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。

3、按信息内容所涉及的社会领域划分 政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息

4、按信息来源方向分 纵向信息、横向信息

5、按信息稳定状态分 分静态信息，如资源、统计资料；动态信息，如市场信息

6、按信息在秘书工作中的作用分 预测信息、动态信息、反馈信息 秘书应获得多种形态的信息资料：文字、声像、记忆。

三、信息工作的作用

1、辅助决策的一项重要工作。

2、信息工作是秘书部门的一项重要任务

从两方面理解：一是从秘书部门的工作性质看是枢纽部门

二是从秘书部门的工作内容看，除辅助领导决策处，办公办事和联系各方面也必须依靠信息。秘书经常性的工作是起草文件和各种材料，这写作过程实际是收集信息的加工信息的过程。

3、信息工作有利于开创秘书工作新局面。

第二节 信息工作的基本要求和程序

教学目的：掌握信息工作的基本要求和程序 教学内容：

一、秘书信息工作的基本要求 准确、及时、适用

1、准确： 要如实地进行反映和描述，决不能迎合个别领导的意图而将情况任意夸大缩小，人为造成信息失真。

2、及时 信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，它的流动速度越快，在实践中获得的价值就高。尤其是经济信息。

3、适用： 适用，既要有针对性，适合领导利用。提供信息是为领导决策服务，秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解。

秘书实务

⑴他们分布在不同的组织类型中——决定所追求的目标各不相同 ⑵他们分布在不同的组织规模中——导致具体工作内容与时间的差异 ⑶分布在不同的组织层次中——决定了他们工作重点的不同。

⑷分布在不同的组织环境中——使他们奉行不同的管理哲学和管理方式。这种种差异，决定了决策不仅内涵不同而且层次不同。

因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时处处以是适合不同单位，不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到任何领导者每个时期领导工作都有其中心，都有关注的“热点”和“难点”。

二、秘书信息工作的程序 包括：收集--整理--传递--存储--利用

1、信息的收集 ：根据一定的目的，通过不同的方式搜集，获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。

收集内容： 就某个机关、企业来说，它们收集信息的内容如下： ⑴党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。

⑵上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导、指挥性文件，如指示、决定、批复。

⑶本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况，以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。

⑷本机关执行政策、推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息，如群众的反映、意见、建议、要求等。

⑸与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息，如社会动态，思想倾向，城市与农村经济改革。

⑹与本单位、业务性质相同的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。

⑺收集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果（包括新产品、新工艺、新材料）以及先进的经验、方法等信息资料。

也可以概括为：企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息

法律信息、交际活动信息、秘书收集的信息，有以下三方面特点：

秘书实务

⑴领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性，与社会组织的整体发展情况大局有关。

⑵要为变换着的中心工作与临时索要等突发性任务做好准备。

⑶收集储存的信息资料大多具有较长时期的使用价值，如起草文件，常常要翻阅过去相关的文件，以求保持政策的连续性；说明问题或预测未来对常查找过去的资料。

收集方式：

一、是传统收集 形式：文件、会议、电话、口头

渠道： 收集上级来的信息 通过下级机构的口头汇报和书面材料 同级机构其他系统互相交换材料 通过信访或报刊

二是开拓式收集 组织健全的信息网络 方法：（试以今夏饮料市场为例）

（1）观察法 优点：A、方法简单灵活 B、获得比较客观的第一手资料 C适用于对环境、人物、事件实际状况的了解 缺点：A、不易收集到深层次信息 B、获得的信息量有限 C、观察效果受秘书观察能力的影响

（2）阅读法 优点：A、获取信息方便 B、获得信息量大、适用性强 C、能全面提供工作需要的参考信息 缺点；A、报刊、杂志的信息来源多、信息可能失真、有杂质 B、需要筛选、判断信息的真实性

（3）询问法 优点：A、应用灵活、实用 B、直接交流、互动沟通 C、能获得大量有价值的信息 缺点：A、要求秘书具有一定素质和能力，能很好地运用询问技巧 B、费用较高、时间较长、规模小

（4）交换法 优点：A、实现彼此间的信息共享 B、获得信息及时、适用 C、节省信息收集时间 D、可以临时交换各自感兴趣的专题信息 E、可以根据需要、商定交换的方式、内容长期交换 缺点： A、信息交换建立在自愿、互惠的基础上 B、要注意信息保密问题 C、交换信息的范围窄

（5）问卷法 优点：A、避免主观偏见，减少人为误差 B、节省时间、人力和经费，效率较高 C、收集的信息客观、真实 D、收集的信息便于定量处理和分析 缺点；A、问卷的回收难以保证 B、问卷的质量难以保证 C、要求被调查者具有一定文化水平

秘书实务

（6）网络法 优点：A、信息时效性很强 B、最新信息补充及时 C、收集信息迅速、广泛 D、收集不受时间、地域的限制 E、能收集文字图表信息与声像 缺点：A、来源复杂、有大量未经核实的信息和信息垃圾 B、需要计算机知识（7）购置法 优点：A、信息比较集中 B、书店与出版社有订购业务 C、获得大量系统化、专业化知识 缺点：A、费用高，花费时间和人力 B、要从大量信息中筛选有价值信息 C、信息要经真实性鉴别后利用。

秘书收集信息的渠道主要有： A、大众传媒 B、图书馆 C、收据库 D、贸易交流 E、信息机构 F、关系渠道 G、调查渠道

收集的原则： A、价值原则 B、时效原则 C、层次原则 D、针对原则 E、全面系统原则

2、信息的整理

信息的整理是对收集到的大量原始信息，在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递，利用和储存的过程，信息的整理是整个信息工作的核心。它包括分类、筛选、校对

（1）分类

方法： A、字母分类法 B、地区分类法 C、主题分类法 D、数字分类法 E、时间分类法

（2）筛选

①剔除虚假信息，失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。除去，假的，重复的，过时的，表面的，与本单位关系很小或意义不大的信息，从量与质两方面突出少量的重要信息。筛选体现了对内容的初步鉴别，其目的是让领导用最少的时间获得最大量的优质信息。

② 挑选出有价值的信息 A、挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息 B、挑选带有倾向性、动态性或突发重要信息 C、分析需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息 D、挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息 E、坚持信息数量与质量的统一

方法: 看来源 看标题 看正文

决定取舍：A、突出主题 B、注意典型性 C、有新意 D、有特点 校对 方法：溯源法、比较法、校对法、逻辑法、调查法、数理统计法 ③加工： 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量。

秘书实务

信息加工分为两个层次： 一是对现有网络上的信息和各部门提供的信息进行初步加工，称为基础性信息。这类信息只能供接受者了解动态。二是对各种基础性信息进行归纳、综合、分析和调查研究提出有情况;有分析、有建议、有深度的信息，称为高层次信息。——这类信息具有较大的参谋咨询作用。

信息加工能力，是事务型秘书与开拓性秘书的主要界限。加工信息须从以下方面着手。

第一，充实内容。就是对零碎肤浅，杂乱而有用的信息，弄清它的性质、范围、意义和发展趋势，充实，丰富它的内容，使它成为完整，深刻和系统的信息。编写 信息需要通过文字传递。编写是用书面形式对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤，又是信息传递的前提，它对提高信息的质量和实用价值起着关键性的作用。

类型 动态型信息 建议性信息 经验型信息 问题型信息 预测型信息 编写的步骤： A、确定主题 B、分析材料 C、材料组合

第二，综合分析。就是对获得的信息，从总体上进行系统的归纳、分类、作出定性、定量分析和判断。通过综合分析，往往能发现带来规律性的变化和倾向性的问题，对领导掌握指导工作，预测未来有重要参考价值。

第三，提出意见。在综合分析的基础上，提出相应的处理意见，供领导参考。

3、信息的传递

⑴单通道传递。信息从信源发出后沿着单一通道，传给信息接受者。⑵多通道传递。即信息从信息源发出后，沿着两种以上通道传递给信息接受者。注意合理分流。

信息传递的方式有： ⑴口头传递 ⑵书面传递 ⑶电讯传递 传递要求：迅速、准确、保密

4、信息的利用与储存

（1）分类——对各种信息按一定的规则进行分类（2）著录——如实的记载（制分类卡）（3）建立储存检索系统 归类存放（4）保管——存放与保护 【思考与练习】

秘书实务

1、结合信息实例说明信息的特点。

2、谈谈如何利用信息辅助决策？

第二节 调查研究工作

教学目的：掌握秘书调查研究工作的性质与内容 教学内容：

一、秘书作调查研究的重要意义

1、秘书做好调查研究的工作能够弥补领导精力与知识的不足辅助的其更好地决策和指挥管理。

2、秘书的调查研究可以密切领导和群众的关系。

3、研究调查是秘书履行的职责的重要途径。

二、秘书调查研究的内容

1、为领导提供决策依据的调查研究

2、为解决具体问题而进行的调查研究

3、掌握基本情况而进行的经常的调查研究

三、怎样做好调查研究工作

1、认真做好调查研究工作 a.明确目的，选好对象 b.掌握标准，准备资料 c.确定方案，拟写提纲

2、常用的调查研究的方法 a.普遍调查 b.典型调查 c.重点调查 d.抽样调查，四、调查研究的具体方式

1、开调查令

2、现场调查

3、问卷调查

4、民意调查

5、专家调查

6、统计调查

7、收集资料

8、个别访问

五、做好调查研究工作应注意的事项

1、实事求是是根本原则。

2、做好充分的准备，选择科学的调查方法。

3、科学占有调查资料，摆正调查研究的关系。

4、认真写出调查报告。

六、调查报告的写作

（一）调查报告的含义、特点与作用

秘书实务

调查报告是对客观事物进行调查研究，将所获得的成果反映出来的书面报告。

（二）调查报告的基本特点是：

1、真实性

2、客观性

3、科学性

4、叙议结合

（二）调查报告的分类

1、经验调查 又叫典型调查。它主要报告经济创造的过程，具体做法及取得成绩效果。

这类调查报告与经验总结颇为近似，但它的要求材料更加具体，重要写清具体情况或经验产生的过程，对事实的表达也比总结更细致。此外，经验总结是自我认识深化的表达，经验调查则是第三者对经验的客观报道。

2、情况调查

是反映某地区、单位、行业或某一个方面的基本情况，发展状况。它着重较全面的反映现状，说明基本面貌及发展趋势，或剖视存在的问题的症结，以利于宏观决策。

写这类调查报告要注意： 材料要丰富充实，运用较多的数据、实例，来反映基本面额或发展状况；同时，还要提出建设性意见，针对实际情况提出建议设想。

3、事件调查 这类报告着重反映历史或现实的重大事件的来龙去脉。重在说明事实的本来面目。

4、问题调查 针对现实中存在的各种问题或矛盾，作出敏锐反应，并提出解决的措施或办法。

（三）调查报告的写作环节

调查报告产生的全过程，由三个环节构成，即调查情况，分析研究一成果反映。

1、深入调查，掌握材料

“广泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客观性”。正面与反面，历史与现实，具体的与概括的，各方面材料完善，为得出正确结论提供可靠的依据。

2、分析研究，把握本质

分析研究是保证调查报告正确反映客规规律的关键环节。

3、准确反映，合理表达

（四）调查报告的写作要求

秘书实务

1、材料与观点的结合 调查报告要让事实说话，运用适当的材料来说明观点是它的文体要求。从丰富的事实材料中引出观点是它的一个写作特点。

运用材料一般有以下几个类型。

⑴综合材料 这是原始材料经过整理归纳，对有关情况进行概括的材料。它不是具体的个性材料，而是反映普遍的倾向或题问的材料，具有“面”的广泛性。

⑵典型材料。富有个性特征又具有一定代表性的个别具体的实例。运用时典型材料必须精心选择，要从大量材料中选取几个最能说的观点而个性鲜明的个例。这样把概括材料与典型材料结合运用，有面有点，很有说服力。

⑶比对材料 通过纵横，今昔，正反及对比，用来说明观点的材料。⑷数据材料 运用精确的数据，有助于定量分析，进而揭示事物的本质。必须强调，运用数据务求确凿无误，坚决反对“拼凑虚拟，官样数字”的做法。上述四层材料在调查报告中常互相配合，从多方面反映真实情况，表达观点。

2、夹叙夹论，叙议结合 【思考与练习】

1、调研工作有哪些特点？

2、调研工作的内容是什么？

第三节 办公室日常事务

教学目的：了解掌握办公室日常事务工作的内容与办事方法与原则 教学内容： 值班工作

一、值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：

1、办理领导交办的有关事项

2、下班后和放假期间的文件和事务处理

3、来访接待工作

4、沟通上下级通讯联系

5、记好当天大事记

（三项记录：电话记录、接待记录、值班日记）

秘书实务

二、对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

2、要提高警惕、遵守值班纪律

3、认真做好保密工作。

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作。

三、值班日志与交接班

填写值班日记应注意以下事项：

1、填写值班者的姓名和值班时间

2、填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、注意做好交接班工作。印信工作

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

一、印信

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章（含钢印）；二单位领导人“公用”私章；三秘书部门的公章。

作用：（1）标志作用。（2）权威作用。（3）法律作用。（4）凭证作用。

二、介绍信。注意事项：

1、印信的刻制

2、印章启用前应备文通知有关部门

3、保管者不得委托他人代管，4、盖章要端正、清晰

5、盖章要领：把握标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳。电话工作

秘书实务

一、通话工作的内容包括：打电话，接电话和作电话记录

1、接电话： 熟悉接电话的礼仪和接电话要领

2、电话记录：它包括五个部分：即来话时间（年月日时分），来话单位姓名和对方电话号码，来话内容，处理意见和记录人署名（复述，核对）

3、传话：问清收话人姓名、职务、电话号码

二、通话工作的要求

1、礼貌热情

2、作好记录

3、收话后，必须马上解决问题

4、不属于职权范围内的事，不随便应允或反驳 办公效率和时间管理

运用时间表进行管理，目的是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通

时间表可分：时间表、季度时间表、月度时间表、周时间表

保密工作

信息保密是秘书人员的基本和重要的职责，是保卫国家、组织利益的起码的要求。

一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

从载体上分，信息的安全及保密工作通常包括： *口头信息的安全及保密工作，*纸面信息的安全及保密工作，*电子信息的安全及保密工作。

1、秘书在保密工作中需要注意的几个方面（1）文件保密。做好接收、传递、保管工作（2）会议保密。不能随意扩散和泄露。（3）科技保密。

2、做好特定信息的保密 *人事信息 *财务信息 *产品信息 客户信息 接待工作

接待工作可分内宾接待和外宾接待

一、内宾接待

秘书实务

内容主要有掌握来宾情况，派专人负责落实各项安排，搞好迎送食宿的日常服务，拟定接待方案与日程安排等。

1、掌握来宾情况 如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次，时间和大体意图。

2、指定专人负责落实各项安排

3、搞好迎送，食宿和日常服务

4、了解来访目的，给予必要帮助

5、接待来宾应持的态度

二、外宾接待

1、来宾的性质

2、外宾接待工作的内容 外宾接待工作的内容，是具有高度政策性的工作

3、做好各项接待准备工作 ⑴物质准备（吃住外）⑵人员准备 ⑶资料准备 ⑷信息准备 ⑸政策准备

4、安排好生活服务

5、做好宣传报道和安全保卫工作

6、宴请与赠送活动

7、要安排好外宾的会见

8、做好经费结算与接待工作总结 【思考与练习】

1、编制计划表时，有那些注意事项？

2、印章如何审批与使用？

3、保密工作有那些内容？

第五章

秘书工作原则与悟性

教学目的：

使学生掌握秘书工作的基本原则，领会坚持秘书工作的原则性和灵活性的统一是秘书思想水平与工作悟性的体现，着力培养秘书工作的领悟力。

教学重点和难点：

掌握秘书工作的基本原则，培养秘书工作的领悟力

秘书实务

第一节“办文”、“办会”、“办事”三者的交汇关系

教学目的：掌握“办文”、“办会”、“办事”三者的关系 教学内容：

“办文”，“办会”、“办事”是秘书对秘书工作形式的精练概括。研究三者之间的关系，实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对整体书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，把秘书工作做好。

一、“办文”、“办会”“办事”三者的相对独立

（一）办文文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点“行文”可以指“写文”，即撰拟文书、起草文件等；要以指“走文”，即文件的收发、运转、传递等；还可以是两种意义综合，甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见，办文的核心是文字工作，这的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制公文的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则，所以，“办文”具有相对独立的工作系统。

（二）办会无论会议、会谈、还是会晤，“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚，是多人参与的事，无论“议”还是“谈”，都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来，形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内，既有各自的畅所欲言，心情舒畅，又有共识共通，一致认识，不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。必须定时定点做好一切会务，是办会的特点。针对会议特点，秘书还应总结出会议的要素，制定会议的基本程序，并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。

（三）办事一切事务性工作都是“事”。广义地理解，“办文”、“办会”也是“办事”。所以，“事”的特点就是杂，无边无际，无尽无休，无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律，举一反三，才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求，都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的，“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最佳结果。

秘书实务

二、“办文”、“办会”、“办事”三者的相互联系

（一）“办文”有时是通过“办会”解决的

秘书所办之文，是代表组织的，即使是以领导个人或法人代表名义发文，文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可，也有必要集思广益。围绕着“办文”，领导可以通过开会交代撰文意图，秘书通过开会领会意图，可以通过集中讨论，分析归纳办文的要领，也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递运转，也可以能过会议来发传达。所以，“办会”，有的时候是“办文”的另一种形式。

（二）、“办会”离不开“办文”的工作

围绕着会议的筹备和组织落实，秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议决录、会议简报、会议纪要，还有典型发言、领导讲话、开幕词、总发言等等，每一份会议文字材料的落实，对办会的会务秘书来说，都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标，也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料，是组织好会议的重要工具，也是贯彻落实会议精神的重要依据，还是记录记载会议的重要历史资料。所以，“办会”工作中融舍合着“办文”的工作。

（三）“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的 以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图，这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法，特别是在一些具体问题的处理上，秘书要通过会议收集信息，广泛征求解决问题的意见建议；能过文书的形式拿出解决问题的办法。

三、全面掌握“办文”、“办会”、“办事”的原则方法

（一）“办文”、“办会”、“办事”，首先体现秘书的综合职业能力

（二）“办文”、“办会”、“办事”体现秘书准确地选择处理事务方式和判断力

（三）“办文”、“办会”、“办事”的原则和方法

1、功力扎实，工作落实

“办文”、“办会”、“办事”首先是办具体事务，秘书的事务能力必须扎实。办事员浮躁，工作毛糙的秘书，什么也干不好。秘书的工作是琐碎平凡的，秘书实务

做好了不显眼，做不好误大事。所以，“办文”、“办会”、“办事”的首要原则是秘书的事务工作基本功扎实，工作落到实处。

2、综合考虑，系统筹划

在扎扎实实做好具体工作的基础上，秘书要学会从局的角度综合考虑工作安排，从全系统的工作考虑，采取哪种“办文”、“办会”、“办事”的具体方式更有利于工作，秘书选择“办文”、“办会”、“办事”具体方式的依据不仅仅是哪种方式自己熟悉或熟练，而是要从全局考虑怎样对工作更有利、效果更好，更能准确达到领导确定的目标。“办文”、“办会”、“办事”在具体实践中相互交汇，相互融合，不可分割。在完成具体工作任务，解决 具体问题时，“办文”、“办会”、“办事”三者只能有所偏重，不能有所偏废。秘书的工作中一方面应当尽量采取灵活多样的形式，另一方面应当明确主要的办事方式，力求主攻成果显著。比如开会，会务工作中有“办文”工作，也有具体的事务要办，文和事也都要办好。“办会”就有会务工作的特点，工作侧重点要放在会务上。“办会”中“办文“也重要”，可以另派文笔优秀的秘书主抓会务中的文字工作，“办会”的秘书要一心一意做好会务。

3、勤于总结，勇于创新

在完成领导交给的任务、承接领导交办的事情时，秘书常常在时间紧、任务重的情况下及时选择了具体的处理事务的方法。事情按这种方式办了，就不知道按另一种方式办是什么结果。这么办成功了。也许另一种方式更成功；这么办失败了，也许另一种方式不一不定失败。在实际工作中，秘书总结失败的教训比总结成功的经验更重要作用。所以勤于总结，勇于创新，并且在创新中模索更好的工作方法，是秘书在“办文”、“办会”、“办事”中取得事关功倍效果的一项重要原则

四、秘书工作的性质

（一）政治性：提问：如何理解秘书工作的政治性？

文字与国家的产生是秘书工作产生的两个基本条件，任何一个时期的秘书部门都是从属于一定的经济阶段。体现在贯彻领导的意图工作。

（二）辅助性 辅助性是秘书工作的本质属性。

各级党政机关与企事业单位内在的机构分两类：一类是职能机构；一类综合机构。职能机构负责机关单位一定的具体业务。

秘书实务

综合机构：又称办公机构，主要指办公厅、室、秘书处科以及档案、信访等秘书性机构，这些机构它不独立分掌某方面的工作，而是领导的办事机关、工作助手，一是辅助领导议政、谋政；二是机关的日常管理工作的重服务工作。

辅助性是秘书工作的基本属性：是由下列因素所决定的。

1、在任何一个有机联系的管理体系中，不存在一个独立的秘书部门，它处于从属地位。

2、辅助性是由秘书部门所承担的工作内容决定的。

秘书部门作为领导决策的参谋部门和综合办事机构，它的全部工作都必须紧紧围绕着领导的指挥活动运转。领导工作涉及到哪里，它的工作范围也扩大或延伸到哪里。

3、辅助性是由秘书与领导之间的关系决定的。

工作上分担不同的角色：一是领导，一是秘书；一是上级，一是下级；一是主将，一是参谋；一是首长，一是助手。这种主辅关系决定了秘书所从事的工作理应是辅助性质的。秘书处理任何问题只能根据领导的意图和指示精神办。

（三）服务性 服务性是秘书工作的出发点，就是为领导的决策工作创造方便条件，以便提高领导以至全机关的工作效率和工作质量。

为领导服务应主要办好三件事： 一是参与大事的调查研究；二是传达和贯彻党的各项方针政策，并检查其落实情况；三是搞好领导同志批示的查办工作。

（四）机密性

秘书人员泄密心理探析：

1、性格方面的弱点被人利用（如出卖机密）

2、不善于约束自己的言论

3、膨胀的虚荣心理

五、秘书工作的作用

1、参谋作用

2、助手作用

3、信息作用

4、协调作用

秘书工作的核心是领导 提问：如何正确领会首长意图？

明确要作好参谋、助手的工作，必须正确领会首长的意图，准确把握意图，必须从以下几个方面入手。

1、立足大背景去领会。

2、摸准“大情”去领会。

3、根据单位工作的规律去领会。

4、要紧跟重点工作去领会。

秘书实务

办法： ⑴从主动询问中获得； ⑵从领导批示中去领会； ⑶从平时言谈中捕捉； ⑷从批评表扬中领悟； ⑸从讲话材料中把握； ⑹从积零为整中综合。

补充材料：

（一）参谋作用（见书）

（二）助手作用

秘书工作之所的重要，是因为它直接为领导服务，直接关系和影响着领导工作，起着领导助手的作用。

（三）信息作用

做领导的耳目，秘书机构除要获取，准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息，掌握的信息面要广、大，但反映给领导要少要精。信息有助于领导作出决策，领导作出决策后，还要贯彻、落实过程中，将执行的情况、成绩、经验以及在的问题时向领导反馈。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的秘书工作就组织和完成这种循环。

（四）协调作用

从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的职责分明的机构，它们的级别不同，既互相联系又具有一定的独立性，形成一个复杂的网络，秘书机构在这个网络中心位置，起着枢纽的作用。

秘书工作的基本要求：高效、求实、创新 1、1985年做好“三服务”即为直接领导服务，为相关的各级领导服务，为人民群众服务。

1985年，四个转变 ：第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为力争主动服务。

实质：加强秘书部门的参谋职能，发挥参谋作用。

1990年抓好信息调研，督促检查，精兵简明“三项重点”不搞文山会海工作。1994.12，四项建设 ：思想建设，组织建设，业务建设和作风建设。

【思考与练习】

1、如何评价秘书工作的优劣？

第四篇：秘书资格考试《秘书理论与实务》试题(A)-中大网校

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秘书资格考试《秘书理论与实务》试题（A）

总分：100分

及格：60分

考试时间：120分

一、选择题（10分）

(1)会场的大小要根据会议的（）而定。A.性质 B.时间 C.规模 D.作用

(2)会议签到工作是（）的重要手段。A.准确统计到会人数 B.分发会议文件 C.联络感情

D.掌握会议报到动态

(3)秘书要摆正自己与上级的位置，其基本原则是（）A.为人作嫁衣，甘居人下

B.敢于公开指出上级的一切过错 C.兢兢业业，甘当无名英雄 D.韬光养晦，养精蓄锐

(4)一般研讨会，汇报会，座谈会等小型会议的记录，最好采用（）记录法。A.摘要 B.详细 C.录音 D.补充

(5)了解来宾基本情况，包括（）、一行人数，以及到达的日期和地点。A.所在单位、姓名、年龄、级别 B.所在单位、姓名、职务、级别 C.所在单位、姓名、职称、级别 D.所在单位、姓名、性别、级别

(6)下面（）是属于会议管理性文件 A.日程安排表 B.会议通知

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C.会议发言稿 D.统计报表

(7)大会发言是属于（）类文书。A.指导 B.主题 C.程序 D.管理

(8)存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要（）A.科学编码 B.利于检索 C.登陆准确 D.存放有序

(9)认真聆听是要求听者（）A.适时做出积极反应 B.不应有任何反应 C.恰如其分的赞美 D.不断地随意插话

(10)保密是秘书必须遵循的一项（）A.规定 B.任务 C.原则 D.要求

二、判断题（10分）

(1)秘书没有责任办理会后反馈工作。（）

(2)经理办公会属例会，是非决策性会议。（）

(3)信息分类的目的是对信息资料进行详细的区分。（）

(4)秘书的职责之一是服从上级，既然秘书要服从上级，那么即使发现上级有错误时也不能中大网校

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指出来。（）

(5)在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。（）

(6)以召开座谈会形式调研，缺点是与会者会产生从众心理，不容易得到真实的看法。（）

(7)凡找领导的电话，秘书都要及时转接或转交给领导。（）

(8)在分工越来越细、相关因素越来越多的现代管理实践中，秘书工作中的横向同级关系之间的通力合作、协商配合就显得十分重要。（）

(9)会场的装饰主要是指色调的选择、色彩的搭配。（）

(10)秘书不做计算机管理工作，也就不一定要有信息处理的能力。（）

三、情景题（30分）

(1)×总公司将召开一次销售工作会议，要求各分公司主管此项工作的负责人参加，会期两天。请按要求草拟一份会议通知。（要求：格式正确、内容完整、文字标点规范）。

(2)厂里将举行一次关于生产管理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？

(3)你刚刚应聘担任某企业的办公室主任，发现该企业以往的信息资料只是有一份保存一份，没有任何顺序。你该如何存储这些信息资料？

四、问答题（20分）

(1)如何清除职能环境障碍？

(2)简述秘书工作的基本属性和主要特征。

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五、案例分析（30分）

(1)一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请求分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请求第一把手贾主任也许会更好办事。在请求贾时又没有把已请求黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。要求：请你对方秘书的行为做一下评点。

(2)值班秘书小吴突然接到装配车间电路断路起火的报告。由于小吴不熟悉电路防火规程，一时不知所措，后来感到水火无情，就代表领导命令全厂拉闸断电。结果，火灾是制止了，其他车间的生产及正在运转的计算机系统在突然断电中却受到损失。领导严厉地批评了小吴。小吴为什么要受批评？

(3)有一次，XX省委办公厅来电话通知：中央某部某领导，在XX省的视察工作告一段落，定于次日乘飞机到达N市，请接机，并请告知你省某书记。因某领导是他的老熟人，希望能在N市见面。接到通知后，秘书即向机场问讯处查询航班时刻，问讯处答：正点是明日上午9时着陆，但可能停航。秘书接着即向某书记报告。书记指示：明天我去接机。其他接待安排，请接待部门安排好，并把情况告诉我。结果书记按时到机场接站，未接到客人，回来即查问是怎么回事？经再查询是：最近因故民航暂停。当天下午4时有一架军用飞机于N市机场着陆，某领导是乘军用飞机来的。第二次到机场才接到客人。请指出该秘书工作中的疏漏之处，并予以纠正。

答案和解析

一、选择题（10分）

(1):C(2):A(3):C(4):A(5):B(6):A(7):B(8):A(9):A(10):C

二、判断题（10分）

(1):0(2):0(3):0 中大网校

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(4):0(5):1(6):1(7):0(8):1(9):0(10):0

三、情景题（30分）

(1): 答案要点： 会议通知要求六要素齐备(2): 答案要点：①选择大小适中的会议厅，布局形式选择，椭圆型或囗字型，会场装饰要讲求合乎亲切、和谐的气氛；②会场用品包括文具用品与饮品；③会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；④签到、标识座次。(3): 答案要点：（1）登记及具体操作方法；（2）编码及具体操作方法；（3）存放排列及具体操作方法；（4）编制检索及具体操作方法；

四、问答题（20分）

(1): 职能环境障碍指的是有不利于秘书发挥职能作用的各个因素的总和。其中常见的且能够通过主观努力可以克服的主要障碍有以下几种：

其一，信任障碍。要通过努力提高各方面的信任度，还要弄清产生信任障碍的原因、范围、程度等有针对性进行排除。

其二，沟通障碍。秘书要充当信息枢纽和上传下达、左右沟通的中介一旦出现沟通障碍必须修复，主动协调，化解矛盾，加以排除。

其三，理解障碍。不要当面对抗，事后解释；多从自己方面找原因，检点自己的行为。(2): *领导近身综合辅助性 *角色意识多重性 *公共事务操办性 *职能活动中介性

*作息边界模糊性 *主辅运作协同性 *工作绩效隐透性（以上7分，展开说明3分）

五、案例分析（30分）

(1): 方秘书向分管办会的领导请求，领导有了决定的意见，就应按该领导的意见办。因为一个单位的领导同志往往不止一个，各项工作需要在集体领导下分工负责。秘书应遵照领导职权分工与单向请求的原则，向分管的领导请求即可。不应多头请求。再说，既然请求副职领导已决定了的事情，你又再去请求第一把手。这样做弄不好容易造烦恼误会，使副职领导以为你心目中不尊重副职领导职权。有厚此薄彼之嫌，不利于今后工作，也不利于自己与领导的关系。两位领导在同一事情上有不同的意见，秘书最终遵照第一把手的意见执行，是比较妥当的。按照领导班子民主集中制的建设原则，秘书执行主要决策人的意见，这是按组织原则办事。(2): 小吴处理突发事件不当。主要原因在于他不能把握秘书处理事务的特殊要求，即秘书协助领导者，向上级单位及下级沟通取得支持与配合，防止事态的扩散与蔓延。(3): 电话值班员不能只做简单的传声简。不但要听清对方说什么事，而且要用心思想一想，有什么疑点，查询清楚后，才能向有关部门和领导报告。如果接到XX省委办公厅电话时，及时问清乘什么飞机？何时到达N市？或听到问讯处说可能停航时提出疑问和追问清楚，就不会了出现这次差错。可见，值班员平时还应多学习，丰富自己的知识。这样才能及时发现疑点，找到矛盾。避免只是等因奉此出乱子。

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第五篇：秘书资格考试报考条件

凡报考商务秘书的人员必须遵守国家法律法规，有良好的职业道德，热爱本职工作，工作业绩突出，同时具备以下条件：

凡报考商务秘书的人员必须遵守国家法律法规，有良好的职业道德，热爱本职工作，工作业绩突出，同时具备以下条件：

（一）初级商务秘书：

1、具有中专以上学历的均可报名参加。

（二）商务秘书（具备以下条件之一即可）：

1、大专以上学历；

2、取得初级商务秘书证书后从事相关工作2年以上。

（三）高级商务秘书（具备以下条件之一即可）：

1、本科毕业取得商务秘书证书后从事相关工作2年以上；

2、大专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作3年以上；

3、中专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作6年以上。

（四）商务师（具备以下条件之一即可）：

1、取得硕士学位或以上；

2、大学本科毕业从事相关工作3年以上或取得高级商务秘书证书后从事相关工作1年以上；

3、大专毕业从事相关工作5年以上或取得高级商务秘书证书后从事相关工作2年以上；

4、中专毕业从事相关工作8年以上或取得高级商务秘书证书后从事相关工作4年以上。

（五）高级商务师（具备以下条件之一即可）：

1、具备博士学位者；

2、取得硕士学位后工作3年以上或取得商务师证书后从事相关工作1年以上；

3、大学本科毕业从事相关工作5年以上或者取得商务师证书后从事相关工作3年以上；

4、大专毕业从事相关工作8年以上或取得商务师证书后从事相关工作5年以上；

5、中专毕业从事相关工作12年或取得商务师证书后从事相关工作8年以上。