秘书资格考试秘书三级实务考点汇总

第一篇：秘书资格考试秘书三级实务考点汇总

秘书资格考试秘书三级实务考点1 礼宾次序常用的5种方法

1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列 4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3.拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1.提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人

4.会见、会谈

6.送别客人

接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等

新闻发布会的注意事项。

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

2.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。

5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。

开放式和封闭式办公室优缺点。

1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间

2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。

3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务 3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式 6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

秘书资格考试秘书三级实务考点2 制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位 2.指明组织为实现自己的目标而确定 的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2.每一项任务的数量和质量要求。

1.每一项任务所需费用和其他资源 4.每一项任务所承担的人员及负责人。5.每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报 2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案 5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：

1加强领导 统一指挥 2.快速反应 控制事态发展 3以人为本 保护公众利益 4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据 2.作为安全教育的案例资料 3.便于应对各种赔偿案件 内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人

2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人

办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。

2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。

便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支

付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

秘书资格考试秘书三级实务考点3 申请费用以及报销结算的步骤是:

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式 合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）

3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）

秘书资格考试秘书三级实务考点4 会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性 3原则：严格时间 事项明确 会议必要

4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题 与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任 3.处理会议中意外事件的方法：同上 组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容 做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查

秘书资格考试秘书三级实务考点5 会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法 1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间

3主题明确4鼓励和引导与会者 5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题 7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体 2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素 1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到

秘书资格考试秘书三级实务考点6 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； ②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

秘书资格考试秘书三级实务考点7 会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点

2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿

（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

秘书资格考试秘书三级实务考点8 事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法 6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法（4）选择开发信息的形式

（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

秘书资格考试秘书三级实务考点9 文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告

以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。

第二篇：秘书资格考试秘书三级实务考点

秘书资格考试秘书三级实务考点

1礼宾次序常用的5种方法

1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列 4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3.拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1.提前约定。2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人

4.会见、会谈 6.送别客人

接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；

（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等

新闻发布会的注意事项。

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

2.确定会议主持人，精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。

5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。

开放式和封闭式办公室优缺点。

1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间

2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。

3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务 3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式 6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

秘书资格考试秘书三级实务考点2制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定 的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据

3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限

2.每一项任务的数量和质量要求。

1.每一项任务所需费用和其他资源

4.每一项任务所承担的人员及负责人。

5.每一项任务完成情况的检查和监督。安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向

3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：

1加强领导 统一指挥

2.快速反应 控制事态发展 3以人为本 保护公众利益 4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性：1.作为事故处理的一依据

2.作为安全教育的案例资料

3.便于应对各种赔偿案件

内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人

2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人

办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。

2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。

便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库 支 付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 ⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

秘书资格考试秘书三级实务考点申请费用以及报销结算的步骤是:

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准

政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式

合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）

3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）

秘书资格考试秘书三级实务考点4会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现

2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

3原则：严格时间 事项明确 会议必要

4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限

会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题

与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：同上

组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录 组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分2文件材料的准备3会议布置情况4礼仪接待人员的准备5环境条件与用品的准备6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查

秘书资格考试秘书三级实务考点5会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实

推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间

3主题明确4鼓励和引导与会者 5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题 7掌握会议休息的时机 8适时结束会议

会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体 2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。

会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题

高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项

9会议经费支出合理 10会议服务热情周到

秘书资格考试秘书三级实务考点6信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类

提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

秘书资格考试秘书三级实务考点6信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

秘书资格考试秘书三级实务考点7会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组

（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点

2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序 内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会

（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案

（3）实施应急方案

（4）必要时向公共应急机构请求支援

（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论

（3）总结定稿（4）印发

（5）归档

（6）组织全体工作人员进行总结

秘书资格考试秘书三级实务考点8事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方

（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品

（3）见面讲究礼节

（4）送行前的拜访

（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项

（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人

（5）会见、会谈

（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌 2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工

（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序

（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰

（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价

（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案

（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因

（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

秘书资格考试秘书三级实务考点8

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心

（4）控制源头，釜底抽薪

（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办

（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查

（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告

（8）对办结回告进行审查评估

（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序

（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标

（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案

（5）评价各种备选方案

（6）选择方案

（7）拟订分计划

（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准

（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标

（3）组织实施

（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费

（3）招标，选择供应商

（4）签订供货合同

（5）货物入库

（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研

（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案

（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况

（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引

（3）目录编制

（4）文摘

（5）信息资料册

（6）简讯

（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料

（3）选择信息开发方法

（4）选择开发信息的形式（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求

（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息

（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法

（3）获取反馈信息

（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息

（6）利用反馈信息

秘书资格考试秘书三级实务考点9文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文

（3）审核文书内容

（4）检查文字表达

（5）检查文件体式

（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求

（3）选择档案利用方式

（4）获取档案

（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档

（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

4、文书拟写

通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告

以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。

第三篇：全国秘书资格考试三级整理

1发文（草拟、审核、签发、复核）：交拟、议拟、撰拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 2收文处理程序（审核、拟办、承办、催办）：签收、登记、拟办、批办、承办、催办、注办

审核：是指对草拟的文稿进行修改&审查

拟办：对收文提出初步办理意见的文书处理环节

承办：是根据文件要求&领导批示对文件进行具体处理，是具体处理文件的工作是文件处理的关键环节包括：办理有关事宜和撰文答复

3确定礼宾次序方案，有五种方法可以交叉使用。一般的习惯是：首先按照来宾的身份、职务的高低排列；身份相同，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；名称的第一个字母相同者，再按某种时间顺序排列。4草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础

5会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全

6会务筹备情况检查;首先要检查会议方案的全面落实

7会议文件审核的方法：①对校法，适用于定稿上改动较多的文件 ②折校法，适用于整洁、改动不多的文

稿 ③适用于定稿内容浅显易懂、生僻字、专用术语名词较少的定稿

8领导沟通会议有关事宜的原则：时间性、及时性、全面性

9会议应急方案的特点（选择）：有的放矢、预防为主、留有余地

10处理会议突发事件的方法：①处理人员问题 ②处理场地问题 ③处理设备问题 ④处理资料问题 ⑤处理

健康与安全问题 ⑥处理行为问题

11提出会议预算方案，首先要以成本观念、时间观念和效率观念为指针

12会中突发事件的类型:人员问题、健康与安全问题、行为问题、设备问题、场地问题

13会议经费：办公费用（会场布置）、宣传交际费用（现场录像）

14会务总结的形式有：座谈会、表彰会和书面总结等

15会议总结的要求：总结工作要以科学的绩效考评标准为指导

16评价会议是否成功，首先要分析明确影响会议效果的因素

17会议的功能包括：集思广益、协调矛盾、资源共享、发布信息

18秘书督查工作的特点：复杂性、原则性、时限性、权威性

督查工作具有明显的政策性、全局性、复杂性

督查工作的方法：书面督查（下发文件&下发督查通知单）、电话督查、专项督察、会议督查、调研督查督查工作应坚持的原则:实事求是、主动性、分层次落实、督查与帮办相结合督查工作的注意事项：实事求是、授权督查、时限要求、办实事、谦虚谨慎

通过督查促进决策和上司指示的落实，是督查工作的本质要求、基本目的、出发点&归宿

19会议策划方案一般包括：会议筹备方案&会议预算方案

20涉外接待的原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士优、先入乡随俗

21隐私范围：年龄、婚姻状况、收支、家庭住址&私人电话、个人经历、身体状况、宗教信仰、政治态度 22西餐的座次安排：主客间隔而坐、男女间隔而坐、夫妻分开而坐

23车辆座次：【主人驾】（好—坏）副驾、后右、后左、后中

【司机驾】（好—坏）后右、后左、后中、副驾

24西餐宴会开始标志：女主人拿起餐巾打开（3）暂时离开的表示方法：应把餐巾放在自己椅子上，如放

在盘子旁边，就意味着结束进餐了。宴请结束的标志：女主人放下餐具、并把餐巾略加折叠放在桌上 25西方国家送礼普遍忌讳：香烟、香水、内衣、药品等

26改进办公室日常事务工作流程的基本思路：重新安排、修改、替换、合并、精简

正确步骤：定义、评价、分析、改进、实施

27冷餐会要求：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人利益

28俄罗斯礼品要求：送女士鲜花（单数）、好酒（白酒、伏特加）、忌13&周五

29办公模式的种类：在家、远程、虚拟办公桌、临时办公桌、弹性时间、兼职、合同、交叉、项目团队

30处理突发事件的原则：快速反应，控制事态发展、以人为本，保护公众利益、公开透明，真诚面对公众、重塑形象、置之死地而后生

31处理突发事件的第一要务：及早发现、及时应对

32任何危机的发生发展过程均可分为突发期、扩散期、爆发期、衰退期4个阶段

33催办的形式：对内催办&对外催办方法：电话、发函、登门、约请承办部门来人汇报作用：加速文书的运转、防止文书的积压、促进承办的办理、提高工作效率

查办和催办技巧：与信息工作结合、与调查研究工作结合、坚持归口办理、分级负责、坚持结报反馈制度 34可能出现突发事件常有以下几种：火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌

35计划按照幅度和范围，可分为政策型、目标型、规则型、方法型、程序型

按时间：可分为长期、中期、短期

36办公室工作量化管理可用的科学方法：预测、概率估算、实测、预定动作时间法

37政府采购原则：遵循公开、公平、公正、效益及维护公共利益的原则

38政府采购的主体：采购机关&供应商

招标人指：采购机关&政府采购业务代理机构

管理机关：国家财政部及省（自治区、直辖市）级政府财政部门

39政府采购的主要方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源（一般，达到财政部及省级

人民政府规定的限额标准以上的单项或批量采购项目，应实行公开招标采购方式或邀请招标采购方式）40采购预算方案制定的原则：真实性、重点性、目标相关性、经济合理性

编写采购预算方案应包括：效益目标、支出标准、测算依据、技术标准

41传统预算法： 优点：比较简单，核算成本低、节省大量的人力物力时间。

缺点：容易导致一些不良倾向（前提：上的每项支出均为必要）

零基预算法：优点：①有利于避免内部各种随意性费用的支出。②有利于提高主管人员计划、预算、控

制与决策的水平③有利于将组织的长远目标和具体具体目标及要实现的效益结合起来。缺点：

需要花费大量的人力、物力和时间，而且在安排项目的优先次序上难免存在相当程度的主观性。

42办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心

43办公资源的建档内容：设备的购买信息、保修信息、维护合同、操作指南、基本信息（购买日期、设备

编号、供应商、维修日期）、所有设备情况列表、设备的日志记录&故障登记

44信息开发的特性：多次性、共享性

主要形式：简报（一次）、索引&目录编制&文摘（二次）、简讯&调查报告（三次）

方法：浓缩法（压缩信息材料篇幅，达到主题突出，文字精练的效果）、转换法（通俗易懂）

45信息利用服务的特点：周期性、经常性、广泛性、时效性

途径：信息检索、加工、查询、定题查询、网络信息服务

意义：实现信息价值、发挥信息作用、利于信息增值

信息利用中可使用跟踪卡&文档日志记录信息借阅情况

46信息反馈，形式：正反馈&负反馈、纵向&横向反馈、前&后反馈

定义：将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再传递的过程

选择信息反馈的方法：系列型反馈信息、广角型、连续型

特点：针对性、及时性、连续性

目的：检查输出信息的真实性、对信息传递进行检验与调整、为决策提供依据

47对各个工作项目计算出工作定额的科学方法：预测、概率估算、实测、预订动作时间法

48通告：是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文

类型：制约性通告（强制性）&告知性通告(委婉)

49通报的类型：表彰通报、批评通报、传达通报

50通用公文类型命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

可以直接以文种做标题的有：通告、计划、述职报告、公告、意向书

常使用文章式标题的有：简报、总结、调查报告、述职报告

文体中能使用第三人称的文种：通报、会议纪要、会议记录、合同

第一人称：邀请信、慰问信、报告、请示、计划、总结

通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记

眉首包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 公文的主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注

版记包括：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、版记中的反线等

可以免写主送机关的是：公告、通告

公文开头方式：概述式（报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告使用）、目的式（通告、通知、计划、招标书、投标书）、开门见山式（决定、意向书）、引述来文式（函、批复）

51拟写单位总结，需努力做到科学性&可信性

52决定：是一种指令性行文特点：决策性&制约性

类型：指挥性决定&执照性决定（“决定事项”范围：表彰先进、惩处错误、设置机构、变动人事）53投标书的特点：针对性、求实性、和约性

54述职报告的特点：个人性、真实性、通俗性

称谓：各位领导、董事会、组织人事部注意事项：实事求是、突出特点、语言简洁 55电子档案管理的要求：真实性、可读性、完整性

56企业经行CIS策划必须遵守求异创新的原则

57函：是以不相隶属机关为主送单位的平行公文

包括请批函&批答函两种

使用范围：不相隶属机关向有关主管部门请求批准事项，或有关主管部门答复审批事项

58计划的特点：针对性&预见性

行动计划是用于管理时间、管理工作任务的文件

在制定计划时，对每项任务都要在具体目标、数量、质量、所需资源、负责部门或个人等方面有明确要求类型：（按性质和作用）综合性、专题性、指令性、指导性（按时间）：长期、短期、、季度、月、日结构：文章式&表格式

59总结：（是一种事务性文书）类型：（按性质和作用：综合性总结&专题性总结）

（按内容分为：学习总结、工作总结、生产总结）

60讲话稿的特点：内容针对性&语言平易通俗&交流具有互动性

61市场调查报告的特点：针对性&真实性、典型性、时效性

分类：（按调查范围、调查方式）综合性&专题性（按目的、作用、内容）情况xxxx、事件、经验、问题 62招标书：招标说明书，是一种告知性文书

特点：明确性、竞争性、具体性、规范性

类型：工程建设招标书、技术引进、大宗商品交易、企业承包

前言应交代清楚：招标单位的基本情况&招标目的63投标书特点：针对性、求实性&和约性

注意事项：明确招标要求，实事求是、不可弄虚作假，语言简洁、语气谦和

64档案利用工作可区分为：提供档案利用和利用档案

档案利用是档案工作的目的和出发点

档案利用工作是档案工作的根本目的&中心任务

65档案利用中提供咨询服务的咨询类型有：一般性、专门性、事实性、知识性、专题性、情报性

66档案参考资料的种类：大事记（大事时间+大事记述）、组织沿革、统计数字汇集、会议简介、科技成果

简介、企业年鉴、企业史志（根据企业档案编写的企业史志类型：专门性&综合性）

67电子档案管理的要求：真实性、完整性、可读性

电子档案的特点：信息的可变性、信息的可共享性、对电子技术的依赖性

68常见的拼音速记略符：语句略符、交叠、附离、并列词组

69既是职业道德要求、同时又是社会公德要求的有：文明礼貌、勤俭节约、崇尚科学

70对外宴请时一般会选中餐

71提高会议有效性的关键：会前筹备工作

72公司制企业的组织结构特色是法人治理结构

73社会主义道德建设的基本要求：“五爱”，爱祖国、人民、劳动、科学、社会主义

74会议纪要主要是针对国家行政机关的办公会议

起草程序：阅读会议文件、听取小组发言、拟定思路、执笔写作

75企业公共关系的基本特征：以社会公众为工作对象、以塑造形象为工作目标、以传播沟通为工作方式、以互惠互利为工作原则、以真实诚恳为工作信条、以注重长远为工作方针

公共关系的基本原则：真实信用、互惠互利、全员公关、为社会服务、科学指导、社会规范

职能：信息管理、参谋决策、媒介宣传、协调沟通、促进销售职能

公共关系调查：其研究的目的是：确定问题

调查研究是制定公共关系活动方案的基础，是公共方案实施的需要，决定公共关系评估效果 76企业文化由物质层、制度层&精神层（精神层以企业价值观念为核心内容）

精神层是核心层次，是形成制度层的思想基础，是形成物质层&制度层的基础&原因物质层包括：企业名称、标志，企业外貌、产品特色、式样、外观、包装

企业文化特征：独特性、普遍性、可塑性功能：激励功能、导向、约束、凝聚、稳定、辐射 CIS：全方位推进原则、以公众为中心、实事求是、求异创新、两个效益兼顾

77档案复制本的类型有：副本&摘要

78秘书从事的沟通工作带有明显的职业特点：非权力支配性、非职责限定性、认同疏导性

79沟通划分（按手段）：书面语言、口头、态势（按沟通领域）：网络沟通、团队沟通、跨文化沟通网络沟通应遵循的原则：有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制

80有效沟通的前提：尊重&理解

81把握沟通关键：有效倾听、构建良好的倾听环境、克服倾听的障碍、实现有效倾听的准备、有效提问和

拒绝、自信的提出要求、学会礼貌的拒绝、了解提问的禁忌

82有效沟通原则可信赖性、保证沟通计划与环境一致、内容、明确性、连贯性、渠道、准确判断接受能力 83秘书常使用的沟通渠道：面谈、书面、会议、演讲、电子媒介沟通

84下行沟通的载体形式有：备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议、演示

85下行沟通的策略：制定针对性的沟通计划、精简沟通环节、减轻分流沟通的任务、提倡简约的沟通、启

用反馈、多介质组合上行沟通策略：建立信任、适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通、维护领导层的内部一致性 86现代企业制度的基本特征：产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学

87税收原则：公平、效率、适度、法制税收的基本特征：强制性、无偿性、固定性

构成要素：纳税人、征税对象、税率（三基本）减免与加征、纳税环节、纳税期限、违章处理 88流转税：增值税、消费税、营业税、关税行为税：印花税

89合同履行原则：全面履行原则&诚实信用原则

89劳动争议处理机构：劳动争议调解委员会、冲裁委员会、人民法院

解决途径：协商、调节、仲裁、诉讼

90劳动就业的原则：平等就业、双向选择、照顾特殊群体人员就业、禁止雇佣童工

91著作权的内容：人身权、财产权

92世贸组织基本原则：最惠国待遇、国民待遇、互惠、透明度、逐步削减、一般取消数量限制

第四篇：秘书实务

礼宾次序常用的5种方法

1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。

1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。3拟定来宾访问日程。4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。1提前约定。

2.通知对方有关事项。3.准备工作.4.迎接客人 5会见、会谈

6.送别客人 接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；（6）其他不可预见费用。进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重 ②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项

1.确定新闻主题，选择发布良机。2.挑选媒介单位、落实宴请范围。3.确定会议主持人，精选发人

4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。5.编排活动程序。6 安排其他活动。7.善后工作处理。开放式和封闭式办公室优缺点。1开放式：有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。难保机密 干扰大 无私人空间 2.封闭式：有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。难交流 费用高

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。2.综合分析不同模式各自优缺点。3.确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益 4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据 3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致 4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限 2每一项任务的数量和质量要求。3每一项任务所需费用和其他资源 4每一项任务所承担的人员及负责人。5每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向 3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能 7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件 内容：

1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人 2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点:一次付费过高。设备难更新。2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性 ⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。制定采购预算方案的程序和内容

1程序：确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准 政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）会议筹备

1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现 2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

3原则：严格时间 事项明确 会议必要 4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限 会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：同上组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分 2文件材料的准备 3会议布置情况

4礼仪接待人员的准备 5环境条件与用品的准备

6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员 2协调会议相关事项 3协调会议议题 4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实 推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题 2严格遵守会议时间 3主题明确

4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素 6合理安排议题

7掌握会议休息的时机 8适时结束会议 会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批 3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票 4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题 高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性 2经过精心准备 3地点选择适中 4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程 6与会者经过认真确认和专心挑选 7严格开会、散会时间 8会议作出的决定事项 9会议经费支出合理 10会议服务热情周到 信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益 3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规 登记

（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型；

①总括登记，对存储信息按批分类登记；

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类 提供档案利用的要求及方式

1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。

第五篇：秘书实务

《秘书素养》2011年第15 期《黑龙江科技信息》

1、《毛泽东论秘书素养》2010年第十一期《今日浙江》

2、《论秘书素质与培养》2009年10月22日武汉市中等职业艺术学院

3、《21世纪企业秘书素质谈》2003年福建师范大学福清分校庄文泉

4、《高校秘书人员的档案学素养》《大理学院学报》2008年第1期

5、《论高校教务秘书的职业素养》2008年第16期《中国成人教育》

6、《简论高校秘书人员的信息素养》2006年第24期《文教资料》

7、《论秘书素质与培养》2009年第9期《科技创业月刊》

8、《论当代秘书的基本素养》2008年第2期《传承（学术理论版）》

9、《浅论现代秘书应具备的素养》2012年第17期《中国科技博览》

10、《浅论秘书人员素养》2005年第3期《和田师范专科学校学报》

11、《政务秘书应具备的媒介素养》2007年第6期《当代传媒》

12、《论秘书的基本素养》2011年第11期《科学财富》

13、《国企办公室秘书应具备的素养》《中国核工业》2010年第12 期

1、毛泽东一生中用过许多秘书他对秘书人员的政治立场、理论修养、思想品德、工作作风、知识素养以及业务能力等方面，都提出了很高标准，给秘书人员提高素质指明了方向。

2、秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作.秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理完善的课程体系等途径来培养秘书素质.。

3、随着我国政治经济体制和经济体制改革的不断深入，二十一世纪我国高职高专的秘书教育应重点关注企业对秘书人才的需求情况，从而为企业培养出大量适用型、技能型、复合型的高素质的综合型人才。据此加大培养力度，从宏观上调整教育方式，有针对性地加大对秘书人才素质的培养。

4、高校秘书工作与档案工作有着密切的联系，秘书的工作性质决定秘书除了具备秘书学、行政管理等学科知识以外，还必须兼备档案学知识，本文从秘书工作与档案工作的关系、秘书必须具备档案知识等方面论述了秘书掌握档案知识的重要性，并提出提高秘书人员档案学素质的途径。

5、高校教务秘书是专职管理人员，是学校与院系、教师与学生之间联系、沟通的桥梁和纽带，是高校教育思想、教育计划的执行者、实施者与管理者，因此在高校管理中具有不可替代的作用。新形势下高校教务秘书必须具备优良的政治思想素养、娴熟的业务素养和良好的心里素养。

6、高校秘书人员除了应具备较高的政治素养、思想作风、职业道德素养等外，还应具备较高的信息素养。信息沭阳是指个体认识到何时需要信息，且能够检索、评估和有效地利用信息的综合能力。它的本质包括信息意识情感、信息伦理道德和信息技术基本知识以及操纵、利用和开发信息的能力四方面。

7、秘书在现代社会中具有十分重要的作用，秘书素质的高低会直接影响直属领导工作。秘书素质主要包括职业道德、知识素养和人文素质等几个方面，并可以通过建立合理的课程体系等途径来培养秘书素质。

8、秘书人才必须具备以下基本素养：深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养，娴熟的文字处理能力和较强的当代办工技能，全面的综合能力和灵活的协调能力，健康的身体和健全的心理素质既要思维敏捷。

9、现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者有着更高的要求。要做一名合格的办公室秘书，不仅需要具备广播的基础知识、精湛的专业技术、灵活、创鑫的工作能力，而且需要具备良好的心理素质。

10、秘书工作的基本规律，决定秘书人员具备必要的能力素养、治理素养、心理素养、职业素养、职业道德素养和政治素养。秘书人员必须努力提高自身素养和修养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手多喝参谋作用。

11、媒介是各种政治、经济、文化等社会信息的载体，作为社会管理者的政府，在行使管理者的政府，在行使职能时与媒介有着天然、密不可分的联系；作为政府部门信息管理者的秘书必须了解媒介、掌握媒介规律，具备良好的媒介素养。

12、随着信息时代的发展，特别是在经济全球化，社会多样化的今天，秘书面对的文化背景宽了，思维领域广了，知识更新快了，作为领导的助手，作为新时代的秘书，应该与时俱进，内强素质，外树形象，培养良好的职业素养。

13、一名合格的国企秘书，必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、睿智的心智。人的素养是指在道德品质、政治思想、业务能力、工作作风及专业技能方面，经过实际工作历练、培养所达到的水平。要成为一名合格的国企秘书必须具备高尚的职业道德、过硬的政治思想、高超的业务能力、瑞达的心智。