秘书资格考试复习笔记(三级)关于录像

第一篇：秘书资格考试复习笔记(三级)关于录像

关于录像答题技巧：

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，主义站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（一）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进区乡领导书说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在为吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

第二篇：秘书资格考试复习笔记

秘书资格考试复习笔记(三级)第一章 商务沟通

1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节 2.录像中可能出现用餐礼仪：注意

3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。

（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼①圣诞节期间②当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）与阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商务交往中，日本人不太尊重女性。

5.谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。（4）男士不问钱包，女士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P335 8.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P335 9.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P336 10.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。

答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第339页上中要点的第一点。（3）书上第339页上中要点的第二点。

（4）进行岗前培训的基本原则和要求：①.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。②依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339 老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上 12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中

13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低

14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）

15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P342 16.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中

注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题 来源:考试大-秘书资格考试

17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中

（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339下

11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上 12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中

13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低

14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）

15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P342 16.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中 注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题

17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中

（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 下

11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340上 12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340中

13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第341页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低

14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书P341下）

15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P342 16.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342中 注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题

17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344中

18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工—知识拥有者、网络沟通的环境P344 19.网络沟通的环境有三个网：企业内部的Intranet、企业的供应商间的Extranet、企业外部的Internet P344下

20.基于Internet的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。P345 21.Intranet模式以浏览器/Web服务器和数据库服务器为核心。P345 22.Intranet的应用有两种形式：发布内部文件、内部通信 P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。Extranet通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息 P345下

24.选择题：Extranet的作用是：三点（书上第346上）25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第346页

26.网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效；信息传递前，深思又熟虑；注重影响面，圈内与圈外。P347 27.网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态；纵向沟通弱化，横向沟通扩张。P348和P349

28.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349上第四行 第二章 办公环境的管理

老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 1.办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性（把书第353页上表格看一下）2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P352 3.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现

4.发生事故时，秘书要填写《事故情况记录表》；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。

答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第356页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。

6.选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。P358上 7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P358 8.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P359 9.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？

答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第360页中间），最小库存量是（定义，在书上第360页），再订货量是：（定义，在书上第360页）

第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260）

第三：最后（书上第360页下）①检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。

老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样

第三章 常用事务文书的拟写

1.选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。P367中 2.市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。P367 3.市场调查报告的主体由三部分：书上第368页下 4.市场调查报告最重要的是实事求是。P369中

5.计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p369 6.计划的特点：其一是针对性；其二是预见性。P369 7.从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。

北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。（注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第370页，例文分析2 8.总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。（选择题）P372 9.总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等 10.选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P374 11.在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P374 12.述职报告的特点是：一是个人性；二是真实性；三是通俗性。P375 13.重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。P376下

老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 14.第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文

15.第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法 16.投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378 关于投标书的结构和写法同学看一下即可。第四章 会议与商务活动

1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P382 2.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P382 3.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。P382下 4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用

5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子B.圆桌性C..马蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385中

7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P385 8.第七题：秘书如何做好会议协调？

答：在总协调中，先要准备工作协调，即答书上第387页上面的表格，然后再添加两列，一列的标题是：不完成，存在问题；另一列的标题是：落实日期

在组织工作协调中，秘书要引导会议进程，秘书发言（1）着装要得体，注意表情（2）在时机成熟时，适时引导（3）发言时要与领导导向相同。秘书还应做到在会上认真倾听，最大限度地给予鼓励，在会上要尊重他人意见，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。9.决定会议效果的因素：书上第388页下第二点、第三点、第四点和第五点。10.导致会议承销不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八题：某公司开业。请你做好开业典礼的前期准备

答：书上第392页到393页，一共9个点。其中在第四点，阐述来宾邀请的人士包括上级领导，社会名流，新闻界人士和同行业代表。第六点中，开业现场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。第九点中，向来宾赠送的礼品时，应选择有宣传性、荣誉性和独特性的礼品。典礼的程序包括：1——7点（书上第394页），其中第五点，详细阐述揭幕人要由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成，揭去盖在牌匾上的红布，宣告企业的正式成立

老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 以上用自己的语言组织一下。即为答案

12.信息发布会的主题大致有两类：（1）说明性主题（2）解释性主题 P395 13.选择：信息发布会的时间选择要注意：（1）避开节日与假日（2）避免与重大社会活动相冲突（3）防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395下

14.选择：确定信息发布会的地点要考虑：（1）本单位所在地（2）事件发生地（3）当地著名的宾馆、会议厅等 P395下

15.信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司、客户、同行业是受邀请的对象 P396上 1.信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。P396 2.选择：图片、实物、模型、录像、光碟等也是新闻发布会准备的材料。P396中

3.信息发布会上要注意：（1）讲话重点突出（2）各发言人口径统一（3）对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼 p397 来源:考试大-秘书资格考试第五章 信息与档案

多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）1.多选：信息开发的主要形式：P401下

2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上 3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。P402中

4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P402 5.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面

6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法）P404中

7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中

10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项

11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408 了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P408 老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样 12.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中

13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）出具档案证明 P411 14.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题P411 15.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P411 16.档案复制本分为副本和摘录两种 P411 17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。

在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。P412中

18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P412 1.“提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412下 2.档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中

1.把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。2.大事记的概念 P413中

秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。在编写的时候，具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413 大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。

23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（）选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P414 24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414中

25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题

老弟，加油！你一定行！要坚持不懈！

呵呵就象我一个月搞定四个计算机模块一样

第三篇：国家秘书职业资格考试(三级)复习资料——录像答题

国家秘书职业资格考试（三级）复习资料——录像答题

内容介绍>>

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

（一）关于商务活动中的签字仪式

注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。

（三）有关商务旅行

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

第四篇：国家秘书职业资格考试(三级)复习资料——录像答题

录像题

参考结论：

根据以上梳理，我们可以对高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断： 1 办公室内缺少绿色植物，错；办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对；将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对；办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；电话铃响三声内接听，用语规范，对；一边接电话一边记录重要信息，对；对总经理布置的工作能马上落实，对；

8能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员，对；

9能安排钟秘书将“碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员，对；提前进入会场检查并调试设备，对；能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对； 13 能在会议中安排钟秘书做好会议记录，对；准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；注重横向沟通，使员工为共同目标而合作，对；以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节，对；在小型展示会举办前能对会场进行现场检查，对；有处理突发事件的应对能力，对

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

（一）关于商务活动中的签字仪式

注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子

预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。考试大提供

（三）有关商务旅行

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定

第五篇：三级秘书录像题答案

关于录像答题技巧：

一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

（一）关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

（四）有关沟通：可能员工家属来闹事

注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你„„的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定

2003-2005年秘书四级情景录象题答案

2003年6月秘书四级情景录象题

一、情景录象参考答案及评分标准： 答出以下各点，每点计2分：

1、将挡住通道的移开，保持畅通。（√）

2、公文标题错误（请示和报告是两个文种）（×）

3、无保密意识（保密文件放桌面上，随意让他人看）（×）

4、报销手续错误（《零用现金凭单》没有领导签字就付现金）（×）

5、现金保管不符合要求（现金放在无锁的抽屉中）（×）

6、报销环节错误（《零用现金凭单》没有附发票就付现金）（×）

7、泄露会议中信息（×）

8、忘记告诉陈总和司机下午不要去昌顺公司（×）

9、能注意工作时保护眼睛（办公室光线适当）（√）

10、能主动提示他人室内禁止吸烟（√）

11、电话边备有笔和留言条，能马上记录（√）

12、电话记录记得齐全，并能将关键词复述（√）

13、接电话用语不规范。（没有问候语、没自报姓名、没有告别语）（×）

14、办公桌干净、整齐，物品摆放有序（√）

15、能快速接应电话；

评分标准：

按以上标准评分，最高30分；

如考试所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每点可计1分，最多计4分。

二、情景录象参考答案及评分标准：

答出以下各点，每点计2分：

1、请柬格式不规范，“敬请”应格书写；（×）

2、请柬中没有写明活动地点；（×）

3、开放参观活动的时间不对，五一假期刚过，此时组织参观活动不合时宜；（×）

4、没有准备宣传资料（×）

5、对参观路线不熟悉（×）

6、在参观路线的一些拐角设有指示性标志（√）

7、引导来宾参观时，没有提醒来宾注意路上的障碍物（×）

8、钟苗对参观项目的解说准备不充分，无法回答来宾的提问。（×）

9、保密意识不强（如进货渠道属公司机密，不应泄露）（×）

10、参观路线不安全，准备工作不到位（×）

11、休息室准备得不充分（茶水、饮料、座位都不够）；（×）

12、注意了门口环境的布置（如横幅和彩旗，起到烘托气氛的作用）（√）

13、钟苗的服饰不规范，应穿办公室职业装，以表示正规和对来宾的尊重（×）

14、能够在门口迎候来宾（√）

15、接应电话及时，符合电话礼仪（√）

答出以下各点，每点计1分：

16、办公环境不标准（办公桌前电话线与电线缠绕混乱、桌上不应摆放咖啡瓶）；（×）

17、钟苗的问话不够礼貌（应说：“请问各位是来参观的嘉宾吧！”）（×）

18、引导来宾时，指示方向的手势不对（应用右手）。（×）

评分说明：按以上标准评分，最高30分；如考生所写答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每点可计1分，最多计4分。

2005年5月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题

（二）答案

情景录像题

（二）第一，钟苗办公室内办公设备齐全，文件书籍排列有序。对；

第二，会议室采光充足，桌椅整齐干净，回字型会议桌中间鲜花点缀。对；

第三，会议室温度低于16度。错； 第四，能在会前检查设备是否正常，温度是否适合。对；

第五，8点开会，本应提前进会场检查却8点20分才去检查。错；

第六，能安排初秘书检查录音机和磁带是否齐全。对； 第七，能在会前叫初秘书给她一份人员座位图。对；

第八，与同事说话口气太硬，不注意密切同事关系。错； 第九，没有及时做好会议文件的退清工作。错；

第十，会后能整理“会议简报”。对； 第十一，“第三季度会议时间表”编制不规范。错；

第十二，在回收文件、编制会议时间表、整理会议简报等诸多工作中，没有安排初秘书一起做而是独自去

做，既不利于调动同事积极性，又影响了工作效率。错；

第十三，在进苏经理办公室时未敲门而直接进入。错；

第十四，与领导谈话，不等领导谈完示意“可以走了”就擅自离去。错；

第十五，把文件清退、编制会议时间表两项工作置于一边，而把发“文件处理流程图”这项不很急的工作放在首位，不符合ABCD法则。错；

第十六，在发传真文件时，能先打电话确认对方。对；

第十七，文件传真后，能打电话问对方是否收到。对；

第十八，对挡住过道的大箱子，不是寻找物主、适当安置，而是大骂人“缺德”，将箱子推到灭火器前，既损害了同事关系，又留下了安全隐患。错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(一)

1.电脑与打印机放置一处,便于电源线连接,对;

2.窗户没有窗帘,使打印机和复印机工作时光线耀眼,错;

3.与复印机连接的电源线没有隐藏起来,任其在地下拖曳,造成安全隐患,错;4.钟苗着装不规范,错;

5.能在电话铃响三声内接电话,接电话前先报单位名称,对;

6.在不明电话对方身份的情况下轻易告诉己方领导行踪并泄露新产品发布会的日期,错;

7.把本该放在电话机旁的电话记录本放在抽屉里,错;8.能想到记下对方的电话内容以便告诉领导回话,对;

9.把手机放在电脑旁,违背了“个人物品不能放在办公桌上而应放抽屉里”的原则,错;

10“请柬”两字未居中排布,错;11.请柬正文用“自定于”开头,错;

12.请柬正文缺少新产品发布会的地点,错;13.请柬的时间不具体,且将2005年简写为“05年”不规范,错;

14“.敬请光临”未左端顶格排布,错;15.落款未空两格居右排布,且日期未标“年月日”,错;

16.请柬未提前一周发送,错;17.向总经理提议用摄像设备来记录保存资料,对;

18.能向总经理建议临时租用摄像机,体现了“经济适用”的原则,对;19.电话通知结束时未说礼貌语,错;

20.传真前把原件的别针(硬物)取下,对;21.在取下原件别针时将文件弄破(容易造成卡纸),错。

2005年11月国家职业资格考试秘书四级试卷情景录像题(二)答案

1.职业培训着装规范,对;2.提前十分钟到达办公室,主动打扫工作区域卫生,做好上班准备,对;

3.办公桌上办公用品、文件摆放整齐,对;4.办公室采光充足,环境良好,对;

5.电脑屏幕侧对强光,以致光线反射,看不清显示内容,错;6.办公室电脑没设置密码,导致“系统界面换了”,错;

7.制作工作日志,以合理有效地管理和计划工作时间,对;8.电话用语礼貌规范,对;

9.上班时间补妆,错;10.离开办公室没关电脑,错;

11.进王总办

公室先敲门,对;12.制定的策划方案零乱,没排页码,又没有会议主题与议题等相关内容,错;

13.邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员,错;14.做事总是马马虎虎,以致不能及时完成领导交办的工作,错;

15.领导布置工作时能做好记录,对;16.与领导交谈时,能正确倾听和有效提问,适时给领导提出建议,对;

17.马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜,做事能区分轻重缓急,对;

18.会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列,错;19.会议时间不具体,且将下午写成了上午,错;

20.会议通知中没说明会议主题,错;21.用车计划考虑不周全,错;

22.预订车辆,出现矛盾时能主动和相关部门协调,对;

06-05四级

1着装正规-对2办公桌整齐-对

3窗帘拉好，避免光线直射电脑屏幕-对4重要信息不能用可擦洗光盘录制-错

5合同书不能用传真-错6会议通知不应该用投递方式-错 7杂物挡道-错8电脑对着通道，电脑秘密容易泄密-错 9能注意主动提醒他人禁止吸烟-对10接电话能够及时-对 11准备好纸笔，做好电话记录-对12电话用语不规范：喂，你找谁-错

13能够重复电话内容-对14会议记录乱放没有作好保密工作-错

15将会议秘密泄露给别人-错16报销手续错误-错

17现金保管没有上锁-错18后来能够注意到杂物挡道，保持道路通畅-对

上司与客户见面的时间有改，没及时告诉上司

补充：1领导交办事项的处理-对2没有填写零用现金账簿---错3提醒要现金发票---对4种苗办公位置----错5电脑显示屏幕摆放--错6办公室光线的来源---错7传真文件没有及时确认---错8擅自做主报销---错9回答员工涉及保密事项---错10刻录时间离开---错。以上为个人补充意见，只作为参考。谢谢。

2005年11月秘书四级考试实操视频B 1衣着规范-对2会议室环境明亮，整洁-对

3会议前检查会议室，调试会议设备录音机跟磁带-对4能注意到空调温度调至适中-对

5会议前有准备人名台签座位表-对6开会时有摆放人名台签，便于落座与记录-对

7对同事不太友善，用命令语气-错8会议文件清算不及时-错

9办公桌面整齐-对10会议时间计划表没有清晰设计-错 11没有正确对待领导批评-错12电话用语规范-对

13没有专用的传真纸去传真-错14使用传真机操作不规范，用手去拉扯-错 15传真前能打电话确定对方是否在-对16传真后能打电话确定对方是否收到-对

17将通道杂物推到消防灭火器前，挡住灭火器-错18会议时使用笔记跟录音结合的方法记录-对

1、提前到会议地点检查会议的准备情况

2、能事先准备好与会人员的文件和茶

3、做好会议记录前的准备工作，准备记录本和录音机、录音磁带

4、在对公司不熟的前提下，能够为会议记录备好座次表

5、知道有外单位参会时要在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录

6、在指导下属工作时，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧

7、在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将温度控制在适度的范围内

8、文件清退不及时

9、办公桌面摆放整齐

10、会议计划表编制不合理

11、对领导指出的意见，态度不是很好

12、不注重文件的轻重缓急

13、和上司说话的语气不是很温和

14、在传真文件时，不能准确的使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽

15、能确认对方是否收到传真文件 1-着装规范-对2-提前对会议室进行检查-对

3-会议室室温调到适宜温度对4对同事态度不好-错5确认各个出席者的座次-对6-没有及时处理清退文件错

7-工作不分急缓-错8-日程表不规范-错9-把重要资料传真-错10-及时进行确认-对

11-文件夹整齐-对12-对工作抱怨-错13-对障碍物没有及时进行处理-错

14-没有正确对待领导的批评-错15-准备好会议用品-对

2006年11月秘书四级考试实操视频B 1.着装符合要求--对2.在正式场所走姿不符合规范要求--错

3.会议接待没有提前到岗--错4.能安排会议服务人员到位工作，提醒培训注意事项--对

5.能注意加强岗前培训--对6.手部示意动作不正确--错 7.接待语言规范--对8.注意多种等级形式--对

9.会议指示牌位置放置不当--错10.接待参会人员态度没有一视同仁--错

11.会议资料准备不充分--错12.对会议情况能及时总结--对

13.能采取补救及时挽回一定影响--对14.能拟定会议计划--对 15.对会议的评估较为客观--对16.能利用会间做调查--对

17.没及时接听电话--错18.接电话语言不规范--错 19.放电话太重--错20.注意及时收拾会议室--对 21.收拾会议室有遗漏问题--错---下个星期六我就要考文秘证了，好紧张啊

1-着装正确-对2-接待迟到-错

3-会议资料准备不足-错4-接待处没有指示牌-错 5-会后及时进行总结-对6-会后整理会议室-对7-没有询问事由直接挂电话-错

8-离开会议室前关好门窗-对9-窗户没有锁好-错10-对来人准确的称呼-对

2006年11月秘书四级考试实操视频A 1秘书着装正确-对2办公室有灭火器，安全意识强-对 3电源线裸露，存在安全隐患-错4窗帘有关，避免阳光直射到电脑屏幕上-对

5接听电话及时-对6电话用语规范7开介绍信用印需要填写用印申请单-对

8能够及时修改上司工作日程日志-对9桌面整齐-对 10能够及时修改秘书个人工作日志-对11能通知后勤预订会议室-对

12用印申请单上没有负责人签字不能开出-对13遇到不明情况能够打电话给上司确定核准-对

14介绍信随便摆放，没有放进加锁的抽屉中报管好-错15印章有加锁保管好-对

16印章位置正确，骑年盖月-对17没有盖上骑缝章-错 18用章后有填写用章登记表-对 19拒绝开空白的介绍信-对

1、着装正确

2、电源裸露，存在安全隐患

3、放置灭火器，有安全意识

4、接听电话及时

5、电话应答语规范

6、能提醒上司要注意的事项

7、能过对上司的工作日记及时进行修改

8、对个人日记及时修改

9、遇到不明白的地方会主动询问上司

10、对修改的会议通知及时通知个部门经理

11、介绍信应该放在加锁的抽屉里，随用随开

12、文末盖反了

13、没有盖骑缝章

14、用印后能够及时进行用印登记

15、不能开空白信