会议室管理办法

第一篇：会议室管理办法

会议室管理办法：

1.目的规范公司总部普通会议室、视频会议室的管理以及对视频设备的维护、保养，保证会议室的正常使用。

2.范围

2.1适用范围：全公司；

2.2发布范围：全公司

3.名词解释

3.1 会议室：指公司128会议室、105会议室、各个洽谈间、晋城基地大、小会议室

3.2 视频、电话设备：指3.1中会议室内的摄像头、电视、设备线、遥控器及投影仪、电

子白板、八爪鱼会议电话系统等。

4.职责

4.1行政部

4.1.1负责会议室的管理工作，每天对会议室内设施、物品摆放进行检查；

4.1.2负责视频会议设备的连接工作；与使用部门进行相关设备的交接工作；

4.1.3负责会议室视频设备的保管。其中前台人员负责设备线、遥控器、电脑的保管，负责会议室视频设备的日常看管（如摄像头、电视、投影仪等）。

4.2基地管理服务中心

4.2.1负责安排公司视频会议预订，通知机关行政部、网络管理部提前准备会议所需设

备；

4.2.2负责视频会议召开发生冲突时的协调工作。

4.3信息部

4.2.1负责会议中技术故障的处理及重要会议的技术保障工作；

4.2.2负责提供会议室设备的技术支持，定期对会议室设备进行维护及保养（每周对所

有相关设备进行一次巡查）。

5.管理制度

5.1 会议室

5.1.1 各部门使用会议室需提前在OA进行预订；禁止采取任何方式（粘贴便签纸、放

置笔记本等）占用会议室；

5.1.2 会议中请保持会议室整洁，使用完毕后，请将个人物品收好，会议椅放回原位，关闭电灯；

5.1.3会议中如需要额外增加椅子，请到领用折叠椅，禁止私自挪用其他会议室椅

子，保证会议室的整体美观；

5.1.4如需茶水服务，请与前台或管理中心联系。

5.1.5会前或会中如遇公司级临时性会议或会议召开发生冲突，由部通知使用部门，协助进行调整；

5.2.1.4如需鲜花、欢迎牌、桌牌，请提前半天预定，保证有足够的时间做准备工作；

5.2.2.2与会人员必须遵守预约会议时间，提高效率，在约定时间内完成会议各项内

容，禁止延长会议时间，以免影响其他部门使用；

5.2.2.3会议间隔时间预留30分钟，作为下一个会议的准备时间；

5.2.2.4使用视频系统过程中，与会人员应注意保护视频设备，如发生故障问题，需

立即通知，由联系信息部技术人员解决；与会人员未经允许不得私

自插拔设备，避免使用不当造成损坏；

5.2.2.5会议结束后，会议负责人应马上通知前台对设备进行交接、检测是否完好，如因使用不当造成损坏，将按公司规定给予赔偿；

6.工作流程

无

7.注意事项

7.1所有视频、投影设备均由经过技术培训的人员操作，避免操作不当造成设备损坏。

7.2各部门在普通会议室召开内部会议，将不提供茶水饮料服务，请自带水杯。

7.3会议结束后及时检查设备、附件、设施使用情况，并关闭设备、电源，一切物品归位；

7.4各使用部门在使用会议室电脑后，应删除其会议文件，避免使公司机密外泄；

7.5前台每日负责巡检各楼层会议室的设备、设施摆放、使用情况；

第二篇：会议室管理办法

会议室使用管理办法

一、制定目的

为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。

二、管理办法

1、会议室是专门用于召开会议，研讨工作的地方。会议室由行政人事部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

2、公司会议室共包括一号会议室(原大会议室)、二号会议室（原大职场）、三号会议室（圆桌会议室）、接待室、洽谈室及贵宾室。

3、为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政人事部，填写会议室使用申请表（见附件），以便统一安排。如有需要行政人事部协办的事项需提前注明，以便行政人事部根据情况做好相关协调安排。

4、正常工作日，各部门提前到行政人事部填写申请表即可使用，使用后及时归还钥匙；若周六日使用，需提前一天到行政人事部填写会议室使用申请表，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

5、会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用，先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政负责人立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

6、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政人事部另作安排。

7、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若下一时间段已安排其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

8、各部门在会议期间要爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。会后使用部门需及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，保持室内干净整洁，禁止抽烟吃东西，禁止乱扔纸屑。

9、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政人事部许可。借用完毕后，需及时归还。

10、本办法自2017年2月1日起生效，最终解释权归山西分公司行政人事部所有。

泰康养老山西分公司行政人事部

2017年2月1日

第三篇：会议室管理办法(2012)

四川工商职业技术学院会议室管理办法

学院会议室（含学术报告厅、演讲厅）是学院召开重要会议的专用场所。为提高学院行政管理水平，保障会议室的合理正常使用，发挥会议室的功能和作用，确保学院主要工作的顺利进行，特制定本管理办法。

一、各会议室的功能区分

1．行政楼四楼会议室，是学院召开党委会、院长办公会以及院领导召集有关专题会议和接待重要客人的场所。

2．行政楼一楼会议室，是学院及各部门召开相关大型工作会议的场所。

3.行政楼二楼会议室，是学院及各部门召开小型会议的场所。

4.学术报告厅、演讲厅，是学院召开大型会议或举行学术讲座的场所。

二、使用管理规定

1．各部门如使用会议室须提前向学院办公室提出申请，由学院办公室根据申请部门的参会人数、会议内容和各会议室功能进行安排。

2．若各部门预定的会议室与学院临时性重要会议所用发生冲突，全校性会议优先使用。若各部门之间预定的会议室使用发生冲突，原则上由率先提出申请的部门优先使用。

3．除会议外，各部门的其它活动不得安排在行政楼各会议室。以学生为主要参加对象召开的各类会议，一般不使用行政楼各会议室。

4．会议需使用音响设备的，由使用部门向宣传部提出申请，安排专业人员负责操作，非专业人员不得进行设备操作。

5．爱护会议室公用设施，小心使用，不得带出，不得随意改动室内设施的布局，不得擅自改变、损害会议室墙面、地面和顶棚，不得在室内随意张贴、乱写乱画。如设施受损，须照价赔偿，并负 1

责修复。

6．会议室一经借出，会务工作一般由使用部门派人负责，会议用水果、仪器等由使用部门负责准备；茶水、杯子、果盘、鲜花等由学院办公室负责提供。

7．要注意保持会议室内的卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。会议结束后及时撤除横幅、会标和粘贴物。

8．注意安全，节约用电。会议结束后，会议召集部门负责关闭会议室所有电器（包括灯、空调、饮水机、音响设备等）和窗户，锁好会议室大门，并把钥匙及时送回学院办公室，通知办公室管理人员，予以验收。

三、日常管理与维护

1．办公楼会议室、演讲厅、学术报告厅的日常管理与维护由学院办公室负责。

2．保洁人员每天上午上班前要对会议室进行清扫，保持室内干净整洁。

3．会议室内的家具摆放要整齐有序，布置要规范。

4．随时检查会议室内的家具、设备，发现问题及时处理。

5．会议室、演讲厅、学术报告厅音响设备的操作、维护由宣传部负责。

6.会前十分钟要开门、开窗、通风，遇到炎热天气要提前开空调。

7．负责会议室使用后的验收工作，记录异常问题，通报使用部门负责人，并报学院办公室统一协调解决。

二○一二年五月十七日

第四篇：会议室管理办法

会议室使用管理办法

（此办法适用于关南二楼、三楼会议室）

第一条 会议室是公司举行会议，接待来客的场所，为加强管理，特制定本规定。

第二条 会议室使用细则

（一）会议室由行政部负责管理，有任何会议室使用问题可直接联系行政部。

（二）会议室预定：

二楼及三楼会议室全天开放，使用单位在使用会议室前需做会议预定（填写会议室预约表），会议室的使用一般按照“先预定先使用”的原则进行，如遇重要、紧急会议则按照“紧急、重要优先原则”。

（三）会议室管理使用：

会议室按预定状况使用，使用过程中注意爱护会议室设施（包括黑板。桌椅、投影仪等），与会人员在会议室使用过程中要做到节约用电，随手关灯，随手关投影仪，椅凳随手归位等。如未做到，一经发现，将对使用者所在部门做通报并通知部门主管。会议室公共资源使用后，需随时恢复原状。包括：欢迎牌使用完当天需撤除；白板使用后随时清理干净；会议室收件夹用后资料及时删除等，以便其他人开会使用。

（四）会议室保养：

由行政人事部门统一安排，需做到每天清洁。保证会议室无纸屑，灰尘，会议桌无污渍。与会人员在会议过程中也需保持桌面清洁，会议过程中产生的废纸等需在会议结束后随手带走。

（五）任何部门和个人未经行政部同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

（六）与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，不得将室内物品移做他用。

第三条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

第五篇：会议室管理办法

云茶集团·会议室管理办法

XX大酒店三楼会议室已全面翻新粉刷，置换新桌椅设备，为了更好的维护会议室，现拟定如下管理办法：

1、2、由XX集团综合部对会议室进行统筹管理； 各分公司、部门如需使用会议室需提前三天告知综合部，以便作出合理调整安排，使用后请保持桌椅整齐、仪器设备完好、卫生干净；

3、会议室如对外出租，需提供使用单位的营业执照副本复印件及经办人身份证复印件备案，并且于确定租用时一次性缴纳租用费及押金，收费标准如下：

１）上午８点半至晚上１０点半收费人民币5000元/天； ２）上午８点半至下午５点收费人民币3600元/天；

３）半天收费人民币2000元。

使用超时按每小时400元收取费用，不足一小时按一小时收费。

4、本办法自颁布之日起执行。

XXXX集团有限公司

综合部

2014年5月30日