信件管理制度

第一篇：信件管理制度

信件收发管理制度

为规范本单位信件的收发管理、更好的为本单位各领导服务，特制定本制度：

第一条快递、挂号、汇款单、机要、包裹单等重要信件要认真对待，做好电脑登记工作。凡涉及到查无此人等需退还的信件，要经盖本单位收发章按要求批条退信，没有盖收发章的一概不许退还邮局。

第二条信件收件人已退休需及时联系老干处，按征求意见办理，特殊情况下请示主管领导。

第三条信件收件人为来办公厅帮忙人员投放到帮忙的相应处室，不清楚的及时联系车队、秘书一处、人事处。

第四条关于领导遗属的信件直接请示主管领导解决。

第五条凡包裹单、汇款单涉及时效性的信件直接通知收件人及时领取。

第六条凡收到不清楚的重要信件或特殊情况发不到的及时请示主管领导。

本单位信件应指定专人负责，按以上六条严办。

秘书二处2013-10-15

第二篇：报刊、信件管理制度

报刊、信件管理制度

第一条为规范公司报刊、信件收发管理，特制定本制度。

第二条综合管理部负责公司报刊、信件收发的归口管理，包括公司邮寄资源的整合，公司报刊、信件、物品的日常收发工作。

第三条公司领导、各职能部门的报刊由综合管理部在每年末统一编制征订目录并组织订阅。

第四条保安部保安员应对邮局每天送来的报刊邮件及时分部门发送，不得耽搁延误，对一些重要的货物、信件应进行登记编号。

第五条保安部保安员将报刊邮件及时递送到公司领导和相关部门，应做到不漏递、不错送。

第六条对一些重要的刊物、邮件（专递件、挂号信等）应与收件人办理好签收手续，并做好记录的保存归档。

第七条每年各部门应将本部门的杂志进行整理、装订并归档到综合管理部档案室。

第八条废旧报刊可由档案室整理后交给仓库集中回收处理，并做好记录。

第九条本制度的解释权归综合管理部，未尽事宜由综合管理部负责修订。

吉林省国富集团有限公司

二○一○年十二月十一日

第三篇：公司报刊信件管理制度

公司报刊、信件管理制度

第一条：为规范公司报刊、信件的收发以及保管工作，提高工作效率，特制定本制度。

第二条：办公室全面负责公司报刊征订、信件收发和保管工作。

报刊

第三条：报刊申请：

（1、）在新一年报刊征订开始的前一月，由办公室提出报刊征订的种类报总经理审批；

（2、）部门因工作需征订报刊的在新一年征订开始的前一月向办公室提出报刊征订的申请；

（3、）不得征订与工作无关的报刊。

第四条：采购

由办公室人员按照办公用品的程序进行购买。

第五条：接收保管与发放：

（1、）由办公室每天登记接收的报刊并按照日期进行整理；（2、）及时将报刊送呈领导以及相关部门，做好不漏送、不错送；（3、）定期对报刊进行回收整理。

第六条：报废处理：

对回收的报纸进行分类摆放，由公司档案人员对报刊价值进行评测，凡涉及公司信息的、业务工作内容的、公司形象的等等编纂成档案保存，其他则装订整理存储于仓库，年末集中处理。

第七条：负责报刊管理人员要具有高度责任心，做好相关报刊的防潮、防霉等工作。

信件

第八条：邮件（信函）的收发 ：（1、）公司办公室负责接收外界寄到公司的所有邮件（信函）并进行登记。有具体收件人的，办公室直接交与收件人并进行签收登记，无具体收件人的，办公室分选后再交与相关部门人员，接收人员也需进行签收登记；

（2、）公司重要邮件（信函）由公司董事长、总经理亲自签收，非重要邮件（信函）注明是董事长、总经理签收的，在董事长、总经理不在公司的情况下，由公司办公室负责人签收处理；

（3、）当收件人不在本岗位时，可由其同事代理签收，签收人应及时与收件人取得联系并告知邮件（信函）情况，未经收件人许可，签收人不得私自拆封收件人的邮件（信函）；

（4、）寄出邮件（信函）需经部门负责人批准，涉及到公司机密邮件（信函）的需上报公司总经理批准，任何人不准寄发与工作无关的邮件(信函)；

（5、）寄出邮件（信函）后应及时与收件人联系其是否收到，如因邮件在途中遗失的，要采取补寄措施，不得因邮件（信函）遗失而耽误工作；

（6、）公司电子邮箱由办公室进行管理，如有客户发送电子邮件，办公室应及时查询并向收件人报告。

第八条：工作责任 ：

（1、）收件人必须进行邮件（信函）签收登记，如因个人原因造成邮件(信函)丢失的,要等价赔偿;（2、）代他人签收的邮件（信函）要注意妥善保管,如造成丢失，由当事人负责赔偿；

（3、）未经收件人许可,不准私自拆封邮件（信函）,不准泄漏公司的商业机密，违者按公司将严肃处理；

（4、）月末办公室人员进行汇总整理，年末进行年末汇总整理。

第九条：费用报销：

以上所述相关业务费用，均按财务报销程序进行报销。

第十条：附则：

本制度经各部门代表讨论后报总经理审批后执行。

聪哥

第四篇：公司印章、信件管理制度

天津****有限公司印章、信件管理规定为了加强天津****有限公司（以下简称“公司”）印章、信件的管理，保证印章、信件的正确使用，避免因使用不当给公司造成声誉损害和经济损失，结合公司实际情况，特制定本规定。

一、职责

1、公司办公室是印章、信件管理的归口部门。

2、各部门负责人负责部门公章的管理。

3、办公室文书人员负责公司印章、信件的管理。

二、范围

1、本规定规定了印章、信件管理范围、印章使用范围、使用原则、用印手续、印章的管理、部门印章的使用管理和公司信件的使用管理。

2、本规定适用于公司公章、法人代表名章、公司介绍信、证明信及部门公章的使用管理。

三、印章、信件管理范围

1、印章、信件管理范围包括：

（1）公司公章；

（2）法人代表名章；

（3）部门公章；

（4）公司介绍信；

（5）证明信。

四、公司印章使用范围

1、以公司名义上报、下发的公文、函件，应注明签发人。

2、有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等相关文件、资料、报表等。

3、公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。

4、各种证明材料。

5、其他情况需要加盖公章时。

五、印章使用原则

1、使用公司印章时，由承办人填写《天津****有限公司用印审批单》，经本部门负责人和办公室主任签字，公司经理批准后，由办公室文书人员加盖印章。

2、如遇经理外出又急需盖章时，需电话请示经理后在《天津****有限公司用印审批单》上注明。

3、凡使用公司法人代表名章，必须由经理审核签字后方可用印。

4、办理用印事宜一般应在工作时间之内。

5、公文按照相应程序得到经理批准同意后，由办公室加盖公司印章后主送、上报或下发。

6、使用《天津****有限公司用印审批单》的工作包括：

（1）有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等文件、资料、报表。

（2）公司与其它单位发生经济往来的文件、资料、报表。

（3）公司与其它单位制订、签订的协议、合同、章程等材料。

（4）公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。

7、如果印章使用出现失误，造成影响的，根据情况追究相关人员责任。

六、公司印章的管理

1、印章管理人员应要求承办人填写《天津****有限公司用印审批单》，对

没有进行登记而用印的，出现问题由主印人员负责，办公室主任负连带责任。

2、严禁将印章带出公司。如遇特殊情况需借出时，必须由借出人提出申请，填写《天津****有限公司用印审批单》，由办公室主任批准后，方可借出,并严格按时归还。

3、出现公司名称变更、法人代表变更、部门变动、印章磨损等情况需刻制新印章时，由办公室文档管理员负责，按照国家有关制度进行刻制。

4、新印章交付使用前需留存印模，并由使用人签字领取。

5、新印章交付使用前必须将旧印章交回办公室保存。

6、印章应妥善保管，注意防损、防盗，一旦出现损坏或失窃应立即向经理报告，必要时向公安局报警。

七、部门印章的使用及管理

1、部门印章的使用

（1）根据使用情况，由部门负责人批准用印。

（2）以部门名义报送的文件、资料及报表等需加盖部门印章。

（3）根据公司的要求需加盖部门印章时。

（4）部门印章一般不得对外，只限本公司范围内使用。原则上部门印章对外没有法律效力，特殊情况部门印章需对外使用的，必须由经理批准后方可。

2、部门印章的管理

部门印章由部门负责人负责保管。

八、信件的使用管理

1、各部室或个人开据公司介绍信、各类证明信，由开信人填写《天津****有限公司用印审批单》，部门负责人签字后，由办公室审核开信。

2、开出的信件，因某些情况没有使用时，应及时退回，并注明情况。如信件丢失，应立即报告办公室，并由使用人写明丢失过程。

3、严禁开据空白介绍信。

4、各部门及个人要严格执行用印制度，对不符合加盖手续的，文书人员有权不予办理。

第五篇：各类信件格式

介绍信

张明总经理：

兹有我公司业务主管李维雄先生前往贵公司购买Win95软件事宜，请接洽为盼。

致

李张翔

某年某月某日大明汽车公司

（盖章）

证明信

市人事局：

郝明先生原是我公司职员，1990年7月至1998年8月在我公司业务部工作，工作努力，业绩出色，没有违纪记录，离职出于自愿，特此证明。

天宝饮料公司

1998年9月

致谢函

某某公司某某部经理先生：

敬启者祝公司大展鸿图，这次请您了解了某某商品市场情况，承蒙您在百忙之中做深入的调查了解，实在不盛感激。关于某某商品价格，待我公司调整修正以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持，特此书面表达感谢之意。

此致

敬礼

某某敬上

某年某月某日

查询函

某某公司某某经理先生：

敬启者最近我公司接到贵府某某公司来函，定购大量货物，该公司地址随函附上，因为与该公司第一次交易，B公司不知其资讯及经济状况如何？愿请贵公司代请查明敬告。贵公司所提供情报，B公司严守秘密。今后若有同类情况，B公司愿作同样之效劳。

某某公司经理某某

某年某月某日

申请记帐函

某某某商行：

敬启者数日以来，我公司向贵商行购买之货物，均是以货到付款之方

式办理，为要求双方便利起见，您申请开立银行帐户，所需资料及查询事宜与

贵行之通常赊账期限请记告之。

某某公司敬上

某年某月某日

复定货函

某某公司：

大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顾之信函，格外高兴，在此深表谢意。

第27号办公桌既可装运，35号办公椅可在元月10日前运出，元月底到达贵处，若贵公司认为满意，请寄函告以资确定。随函附上本公司科技产品预告一份，希闲暇时阅览。其中各种货物都尚未上市，但望贵公司先行注意，以你做将来

之计划。

某某办公设备公司

某年某月某日

关于结帐、清单

某某公司：

现一季度已届满，资寄上今查核的贵公司之季结算清单一份，共计1200元，量数无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。

某某公司（盖章）

某年某月某日

函附结帐清单

某某公司：

今接大函及所附结至3月31日一季度结算清单一份。所列各款均相

符，总计无误，现邮寄奉上银行汇票一张，计1200元。请将收据寄我公司。

某某公司

某年某月某日

关于通知提价函

某某总公司：

敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年6

月1日起，原有的价目表予以作废，并代之以另定新价目表。现随函附上，5月

31日前收到之定货单仍按旧价计算。6月1日以后则以新价目表为准。因本公

司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨，阁

下如需购买，务请尽早，以免误失时机。

某某某公司

某年某月某日

通知开会函件

各位董事：

董事会定于某年某月某日上午八点至十一点在公司总部二层会议室召开会

议，请各位准时出席为荷。

某某董事会议办公室

某年某月某日

关于求职任职函件

某某先生：

您所申请的秘书职位以补满，我们刚雇用了一位大学毕业的小姐，将先予

以使用几个星期，以决定其能力是否胜任，我们很乐意把您的名字列入秘密人

选档案之中，但倘若将来有缺额，一定首先与您联系。

某某公司经理

某年某月某日

关于结束商业信函的方式，可以从以下方面着手：

（一）祝愿式，例如：“祝您事业成功！”；

（二）促销式，例如：“选购我公司

产品，将是您的英明决策！”

（三）行动式，例如：“收到通知后，请回函确认！”

关于拟写一封给顾客致歉函，在这封信函中，必须包括以下方面的内容：

（一）称谓与结束语、签名；

（二）承认事实；

（三）正式道歉；

（四）解释原因；

（五）赔偿意见；

（六）感谢顾客协助工作。

关于拟写一份介绍信，介绍信应包括以下方面的内容：

（一）抬头；

（二）持信人的姓名、职务；

（三）接洽事项；

（四）结束语；

（五）签名、盖章；

（六）日期。

关于拟写一封致谢函件，必须包括的内容有以下方面：

（一）抬头；

（二）事由；

（三）致谢；

（四）合作愿望；

（五）结语；

（六）签名、盖章、日期。

关于拟写一封推荐信，必须包括的内容有以下方面：

（一）抬头；

（二）说明被介绍人的职务、岗位；

（三）评价被介绍

人的能力、个性、水平；

（四）表示支持被介绍人继续深造；

（五）附上被介绍人在公司的主要业绩；

（六）结语、签名、盖章。

关于咨询信函的内容必须包括以下方面：

（一）抬头；

（二）说明事情原由；

（三）指出新客户公司的具体要

求，包括定单规模与付款期限；

（四）请求达成公司评估并提供细节；

（五）预致谢意，并表巩固良好关系的愿望；

（六）结语、签名、盖章、日期。关于拟写一封退货函件必须包含的内容包括：

（一）抬头；

（二）事由；

（三）退货要求；

（四）结束语、签名、盖章、日期。

关于给供应商的一封信函必须包括的内容有以下方面：

（一）抬头；

（二）事由；

（三）要求；

（四）结束语；

签名、盖章、日期。

首先，关于拟写一封给顾客的致歉信，必须包括的内容主要有：

一）抬头；

（二）事由；

（三）解释；

（四）致歉；

感谢批评指正，希望建立良好关系；

（六）结束语、签名、日期。

（五）（五）