行政兼海外后勤工作流程

第一篇：行政兼海外后勤工作流程

行政工作

一、日常工作

1.上班例行：每天早晨办公室卫生的打扫，维护公司良好的办公环境

2.下班例行：关灯、关窗，关打印机、复印机、办公区电脑等。

3.前台接听、接转总机电话，处理日常行政接待，酒店、机票、火车票的预定事务。

4.负责管理、维护办公设备器材，及时补充办公耗材。

5.办公用品的登记、管理与发放。

6.每天签收各类信件、货品等，有些到付需付费，并索要发票，并整理好快递单底单，做好收发文的登记工作。

7.负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、午餐预订、定水、复印邮寄、员工生日准备等事务。

二、办公物品的采购库存盘点及领用登记

1、个人在每月25日前向本部门内勤提出办公用品申请，内勤根据实际用量和库存情

况，汇总填写《办公用品申请单》报给董事长签字审批。审批后制定次月的采购计划，统一进行采购。

2、对新购的办公用品进行入库登记。做好入库统计单，并以表格的方式存入电脑。

3、出库统计，员工领用办公用品时要填写领用办公用品登记表，并签字方可领用。

4、每隔两星期核对办公用用品出入库登记表，并盘点库存，做到数据统一。

5、每月最后一至三个工作日内上报办公用品最新的入库统计及库存于董事长。

二、会议管理

1、完善管理会议制度，做好会前的准备工作，如安排时间和场所，做好会场布置。

2、做好会议记录和整理会议纪要等工作，相关会议资料进行存档。

三、档案、合同管理

1、对公司合同制定好统一的合同管理编号，做好保管和记录工作。

2、对于过期合同和作废合同要及时通知相关部门，并做好记录和保管。

3、各部门档案由各部门经理或指定专人自行管理，公司内部文件由行政部专人管理，并制定统一的资料管理编号，和借阅、复制权限。

4、要定期的对资料进行查点。

四、公章管理

对AFX公章、公司公章等进行专门管理，不用时放入保险箱，不得将印章随意放置

或转交他人，员工申请使用公章时，严格审批，并做好印章使用登记，签字确认，对于需要将印章拿出公司的使用的，需上报董事长，批准后方可带出。

五、参与公司人员招聘及劳动合同签订、新员工的入职培训工作。

六、公司活动的组织。

七、、董事长辅助及交办的其他工作。

海外后勤管理

1.海外后勤国内的采购、合同、船运：做好货物出口前期的准备工作：联系国内厂家；制定审核采购合同；报检报关前期单据的制作审核等；联系货代公司做好船运工作等。

2.建立国内采购档案等：对国内厂家信息进行备案，及时更新。

3.做好AFX合同及印章的保管工作。合同进行备案登记，妥善保管。

4.国内合作公司的日常联络工作。

5.办理相关人员护照的签证、公证等：对出国人员做好出国前的准备工作，包括护照的办理，驾照的公证等。

6.国外相关人员档案及保险管理：建立海外工作人员信息登记表，做好备案，做好海外人员的保险工作：咨询保险公司投保险种，选择更适合的险种进行投保，并做好后期的备案管理工作。

7.国外工程项目信息的更新、翻译、沟通等工作：了解国外工程项目负当前的最新情况，及时汇报国内负责人，以及相关信息的翻译。

8.海外公司日常管理工作的传达和反馈。

9.海外公司周报的收集及传达国内公司月度工作总结的翻译工作：每周收集海外工作人员的工作报告，并及时传达相关负责人。每月月底前做好国内公司月度总结报告并进行翻译，发送至各股东邮箱。

10.海外公司财务数据辅助对接。

11.海外人员的接送。

第二篇：行政后勤工作流程

行政后勤工作流程

行政部主要工作是：执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤、食堂的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等，行政后勤工作流程。

具体工作流程

一、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。

二、执行公司证照印鉴管理对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

三、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

五、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量;各部门对维修质量监督、确认。

六、执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

七、文件资料收发、复英传真、打印管理各类文件资料收发、复英传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门，工作总结《行政后勤工作流程》。

八、执行各种费用的支付按时申请、交纳公司各项费用，例如：店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

九、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

十、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

十一、后勤服务保障行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对食堂、宿舍、车辆的管理，为员工提供较为良好的生活、住宿环境，在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况，收集员工建议，提高保障质量;车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

十二、日常事务处理行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

第三篇：行政后勤工作流程

行政后勤工作流程

行政部主要工作是：执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行考勤统计；执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行后勤管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。

具体工作流程

一、执行公司证照印鉴管理对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

二、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

三、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

四、执行每月店铺和工程部考勤和加班统计，按照公司制度于每月6号前将店铺考勤统计完毕并交财务审核。

四、执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量;各部门对维修质量监督、确认。

五、执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

六、文件资料收发、复印传真、打印管理各类文件资料收发、复印传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门。

七、执行各种费用的支付按时申请、交纳公司各项费用，例如：店铺租金、水电费、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

八、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。

九、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

十、日常事务处理行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

第四篇：后勤工作流程

后勤工作流程

1.每天1-2人休息，保洁2人，三楼一个，四楼一个。

2.洗碗间6人，包括洗东西和打扫宿舍卫生。

（1）10点半上班至下午1点半，两人值班洗餐盘。下午4点半至晚上9点半。

（2）还有三个人11点半上班至下午2点半。帮忙到洗菜间摘菜。晚上6点至10点半，上班一样，到洗菜间摘菜。完了之后过来洗餐具。

（3）洗菜间3人，9点半上班到下午1点班下班。洗完菜以后，到洗碗间帮忙洗碗。下午4点半至8点半。完了洗完菜之后，到洗碗间洗碗。

（4）四楼阿姨，11点上班至中午结束，上班时属于机动，哪边需要人，晚上7点半上班，在四楼洗小餐具至结束。三楼阿姨，由原来楼面安排（二份工作）。

第五篇：后勤工作流程

搜浩88东兴店后勤岗位职责及前期工作流程

后勤部是公司的一个重要组成部分，俗话说：“兵马未动.粮草先行.外行看兵法.内行看后勤。”后勤部的工作质量将大副提高各部门人员的斗志及决心。和一线部门及其他部门一样，都是最重要及不可或缺的部门。后勤部的工作很繁琐.工作量大，有时会被员工不理解，因此，后勤管理员应具有较强的事业心、具有较强责任感、对员工耐心、心系员工、工作兢兢业业、一丝不苟。

一.后勤管理人员职责：后勤管理人员主要是筹备规划.监督.管理及维护好公司员工住宿区的：

1.伙食.自来水.电力.饮用水的正常供给。

2.宿舍设施.家电物品的齐全.正常使用及维修。

3.各宿舍及厨房卫生状况的监督。

4.员工伙食标准的监督。

5.按照公司规定对需要入住宿舍人员的审批及安置。

6.宿舍秩序的监督及规章制度的落实。

7.多问多关心员工的生活状况.特别是生病及心理较弱的员工。

8.让员工以最饱满的精神状态面对每天的工作。

9.处理宿舍纠纷。

10.后勤管理人员必须24小时待命。

二.后勤部工作流程

1.上下班时间

东兴分公司分为男后勤主管1名，女后勤助理1名，前站后勤主管1名，共3人： 男后勤主管及前站后勤主管——早：9点30分打卡上班，晚：20点00分打卡下班，保持24小时待命。

女后勤助理——早：11点00分打卡上班，晚：20点00分打卡下班。

2.男后勤主管每日工作安排：

第一.检查昨天因客观原因而未完成的任务，将其摘抄到当天工作日记本继续跟进，需 要其他部门协助的立即联系约好时间。

第二.主动询问各部门负责人旗下员工有无反应关于宿舍的情况及建议（保持和各部门 负责人的每天联系），摘抄好并尽速解决，超出公司标准的建议及要求必须立即上报，并对员工给出解释。

第三.中.晚餐尽可能到餐点巡查一遍，出现问题立即处理及改进。

第四.中午避免维修宿舍设施，影响他人休息，如无紧急任务，自己也休息下。

第五.下午两点之后，尽速完成工作日记里的内容，遇到无法完成的立即上报，争取其 他部门协助解决或等待总经办给出处理意见。

第六.晚上23点00分监督工地宵夜状况。

第七.24点过后视察宿舍的能源使用状况。

第八.打卡下班，也可以20点时打卡。

3.女后勤助理每日工作流程

第一.打卡上班后及晚上19点半检查宿舍，检查结果通知后勤主管。

第二.中午12点及下午18点监督工人食堂，直到工人用餐结束，情况及时汇报后勤主 管。

第四.将回收的床上用品拿去清洗并拿会仓库待用。

第五.协助后勤主管工作，如后勤主管不得空时带新到人员入住.领师傅维修宿舍内器具.打印文档.帮叫及接水气等。

三.每月注意事项

1.每个月的25号必须准时交水.电及公司电话费。

2.每个月30号必须将各宿舍的水.电费报表及表底号交于财务。

3.每个月15号.30号集体大扫除的组织及监督。

4.每个月必须通知采购从菜类供货商处取得菜类价格清单，易于厨房下单及监视其价格浮动所带来的成本增加。

5.每月30号制作后勤部人员当月考勤表并交于秘书处。