行政公文处理规范

第一篇：行政公文处理规范

第一章　总 则

第一条　为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政公文处理规范。

第二条　行政公文是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条　各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。

第七条　校办是校行政公文处理的管理机构，主管校行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第八条　各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政公文处理工作。

第二章　公文种类

第九条　行政公文的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）议案

适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（八）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条　校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各学院的相关业务部门行文。

各单位不得对外正式行文。

第十六条　同级单位可以联合行文；行政单位与同级党委可以联合行文。

第十七条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的事项，经校行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经校行政同意。

第十八条　属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。

第十九条　职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政应当责令纠正或撤销。

第二十条　各单位的重要行文，应当同时报送校行政。

第二十一条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条　除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条　受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

第五章　发文办理

第二十四条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

第二十五条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校办协调或校行政裁定。

第二十七条　公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条　以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条　收到校内各单位上报校行政的公文，校办应当进行审核。审核的重点是：是否应由校行政办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条　经审核，对符合本规范的公文，校办应当及时提出拟办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经校办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办并说明理由。

第三十四条　收到上级单位下发或交办的公文，由校办提出拟办意见，送校行政领导批示后办理。

第三十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校办协调或校行政裁定。

第三十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条　送校行政领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条　归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

第四十四条　公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条　各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十六条　上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，校内各单位经校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第四十八条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校办主任批准，可以销毁。

第五十条　销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条　单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二篇：公文处理规范

公文处理规范

为了进一步提高市委和市委办公室文件质量，实现公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》和《甘肃省党的机关公文处理暂行规定》，结合我市实际，特制定如下规范。

一、市委及市委办公室文件制发标准

（一）发布形式

1、《中共平凉市委文件》：用于传达贯彻党的方针、政策；发布市委全委会、市委常委会、市党代会等讨论通过的重大事项、重要决策和涉及全市的重要工作部署；转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告等。

2、《中共平凉市委（）》：用于通知重要事项或批复下级机关的请示；向省委报告、请示工作；任免干部；与不相隶属的机关相互商洽工作、联系有关事宜或询问、答复有关问题等。

3、《中共平凉市委办公室文件》、《中共平凉市委办公室（）》：用于根据市委授权，传达市委指示，向上级机关报告、请示工作，答复下级机关的请示；转发上级机关或部门的文件，批转下级机关的报告；印发有关会议纪要；发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

4、《工作通报》：用于刊发上级领导来我市视察、调研、指导工作时所作的重要指示和讲话；市委书记、副书记、常委在以市委或市委、市政府名义召开的有关会议上的重要讲话；根据市委领导批示需印发的对全局工作具有指导作用和借鉴意义的典型经验、调查报告等。

5、《市委领导批示》：用于刊发市委主要领导同志所作的重要批示。

6、《送阅件》：用于刊发需要在一定范围内阅知的调研材料、情况通报等。

7、《内部明电》和《密码电报》：主要用于通知各种会议，通知各种紧急性或临时性重要事项，或就专项工作作出部署，以及向上级机关报告、请示紧急重大工作等，其中涉密事项使用密码电报。

8、《市委常委会议纪要》：主要用于印发市委常委会研究议定的事项。

9、无版头编号文件：用于印发市委召开的大型会议材料等。

（二）文种使用

10、市委及市委办公室正式文件所使用的文种包括：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、规定、函和会议纪要共13种。

①决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。②决定：用于对重要事项作出决策和安排。③指示：用于对下级机关部署工作，提出开展工作的原则和要求。

④意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。⑤通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

⑥通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

⑦公报：用于公开发布重要决定或重大事件。⑧报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

⑨请示：用于向上级机关请求指示、批准。⑩批复：用于答复下级机关的请示。

规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

11、要根据行文目的、文种特点、用途和文稿内容，合理选择使用上述文种。

（三）公文格式

12、文头部分。由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等组成。

①版头：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。市委及市委办公室和其它单位联合行文，版头仍采用市委及市委办公室的版头。

②份号：公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。

③密级：公文的秘密等级。分为“秘密”、“机密”、“绝密”，用3号黑体字标注于公文首页左上角，第一行顶格排印。

④紧急程度：文件送达和办理的时限要求。按紧急程度分为“特急”、“加急”，用3号黑体字标注在公文首页右上角第一行，顶格排印；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

⑤发文字号：由市委或市委办公室发文代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。和顺序号用阿拉伯数字标注；应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位，不加“第”字。市委及市委办公室与其它单位联合行文只标注市委及市委办公室的发文字号。

a、《中共平凉市委文件》使用“市委发„XXXX‟X号”。b、《中共平凉市委（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委函字„XXXX‟X号”；

下行文（涉及干部任免的）使用“市委组字„XXXX‟X号”。

c、《中共平凉市委办公室文件》使用“市委办发„XXXX‟X号”。

d、《中共平凉市委办公室（）》使用3种发文字号： 上行文（报告、请示）使用“市委办呈字„XXXX‟X号”；平行文（向不相隶属机关、部门商洽、询问和答复有关事项）使用“市委办函字„XXXX‟X号”；

下行文或平行文，涉及组织人事工作的使用“市委办组字„XXXX‟X号”。

e、《工作通报》编“第X期”。

f、《内部明电》、《密码电报》使用“市委发电„XXXX‟X号”或“市委办发电„XXXX‟X号”。

g、《市委常委会议纪要》编“„XXXX‟X号”。

h、无牌头编号文件，使用“市委办字„XXXX‟X号”。⑥签发人：上报公文应当在发文字号右侧居右空一字的位置标注“签发人”，“签发人”后面标签发人姓名。“签发人”三个字用3号仿宋体标出，签发人姓名用3号楷体字标注；如有两个以上签发人，主办单位签发人姓名位于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排在下面，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

“内部明电”和“密码电报”在版头的右下方标注“签发人和签发时间”。

13、行文部分。由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围等组成。

①标题：由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于横隔线下方居中排布。较长标题可多行排布，回行时要做到词意完整，排列对称。

②主送机关：即主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称，或者同类型机关的统称，位于标题之下、正文左上方，顶格排印。

市委及市委办公室下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委，市委各部委，市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委”；

市委、市政府及市委办公室、市政府办公室联合下发文件的主送机关一般是：“各县（区）委、人民政府，市委各部委，市直各部门，中央、省驻平各单位”；

市委、市政府、平凉军分区联合下发文件的主送机关是：“各县（区）委、人民政府和人武部，市委有关部委，市直有关部门”；

根据发文对象的不同和需要，主送机关也可以是“有关县（区）委和市直有关单位”等。

③正文：公文的主体，用来表达公文的内容。④附件：公文正文的说明、补充或参考资料，位于主件之后。在正文之后、发文机关署名左上方注明附件的名称，附件与主件一起装订；如有两个以上附件时，应注明顺序并将顺序号标注于各附件首页左上方。

⑤发文机关署名：公文制发机关名称，用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。市委、市委办公室文件或市委、市政府和市委办公室、市政府办公室联合下发（上报）的文件一般署机关名称，特殊情况需要以市委和市政府领导人署名的，应写明领导的职务。

⑥成文日期：一般署会议通过日期或市委领导签发日期；联合行文，署最后签发领导的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期位于发文机关署名右下方，用阿拉伯数字写明年、月、日。意见、决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于文件标题下方居中位置。

⑦印章：市委及市委办公室正式编号胶印的下发文件不加盖印章，上报文件和油印文件要加盖印章。用印位置居成文日期中间偏上，以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。

⑧印发传达范围。意见、决议、决定、规定、会议纪要等文种的印发传达范围，用“印发”标注于主题词下方。下发文件印发传达范围为主送机关，一般不再标注；如有特殊要求的，加圆括号标注于成文日期左下方。

14、文尾部分。由主题词、抄送机关和印制版记组成。①主题词。按中共中央办公厅秘书局编印的《公文主题词表》标注，字体为宋体加黑。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“△”。

②抄送机关。指除主送机关以外的其它需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。对上级机关和部门用“抄报”，对不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“发”。抄送机关名称标注于印制版记上方，主题词下方。

③印制版记。由公文印发机关名称、印发日期和印制份数组成，位于公文末页下端。左侧注明制发单位名称，右侧用阿拉伯数字注明印发日期，底线下面右侧加圆括号注明印制份数。

15、公文印制

①字体。公文标题用小二号华文中宋加黑字体，正文用三号仿宋字体，一般每页排20行，每行排25个字。

②纸型。使用60克~80克纸，采用16K型（长260毫米，宽184毫米）。

③印装。采取微机打印，双面印刷，左侧装订，50份以上的文件一律胶印。④印制份数。按发文范围确定印制份数，特殊情况需增加印制份数的，汇报分管领导同意后印制。

二、发文审签程序

（一）文稿收取

16、收取范围：拟以市委、市委办公室名义制发的文稿（包括联合行文），均属于收取范围。

17、收取要求：收取文稿时检查来文手续是否合理完备，清点所附文件、材料，了解领导批示情况，对属于收取范围的，随即接收。

18、文稿退办：对拟办手续不符合规定、材料不全的文稿，退回起草部门补办手续；对文字粗糙、字迹模糊、文面太乱和其它不符合收文要求的文稿，提出明确的要求，退回起草部门修改整理后再送。

（二）文稿审核

19、程序审核

①办公室内部科室起草的文稿，先由秘书科审核，再送分管副主任、主任或副秘书长、秘书长审核；市直部门代拟的以市委、市委办公室名义下发（上报）的文稿，由起草部门主要领导签字后，送办公室秘书科审核。

②文稿中涉及几个部门的问题必须协商一致，履行会商手续；特别是涉及机构设置、人员编制、财政资金等方面问题的，必须由联系市委分管领导的副秘书长召集相关部门负责同志会商形成一致意见后，由参与会商的部门负责同志签字。

③联合行文必须由所涉及单位的主要领导审核签字。④需经法定程序通过的文稿，要审核其履行法定程序情况。

⑤规范性文件和涉及国家法律法规等重大问题的，必须经有关部门审核把关。

⑥对不符合上述要求的文稿，要退回起草部门，重新按程序办理。

20、内容审核

①对不需要以市委和市委办公室名义下发（上报）的文稿，汇报分管领导同意后，退回起草部门另行处理。

②文稿内容要符合党的方针、政策和国家的法律、法规，完整准确地体现上级要求、领导意图和行文目的，并与现行公文内容相衔接。

21、规范性审核

①拟下发的文件篇章布局合理，观点明确，条理清晰，内容充实，表述准确，文字精练，结构严谨，篇幅简短，文风端正；人名、地名、时间、数字、引文等准确，汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

②文件的发布形式、文种、格式和密级、紧急程度等符合市委及市委办公室文件制发标准。

③公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用的汉字外，其它数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。

22、审核时限

在保证质量的前提下，一般文稿的审核时间不超过1天，需要作较大修改文稿的审核时间不能超过3天。对有时限要求的文稿，必须在规定时限内审核。

23、文稿修改

①修改文稿的笔迹要与原稿的笔迹有所区别，使用标准的符号勾画，添加修改的部分要清晰可辨。

②文字审核差错率不得超过有关规定；文稿的字号、标题、主送机关、重要的人名、地名不得出现差错。

③文稿修改后文面较乱，影响领导审签的，要退回起草部门重新打印，并附原稿再送领导审批。

24、填写发文审批稿

文稿经审核无误后，附“中共平凉市委发文（电）稿纸”或“中共平凉市委办公室发文（电）稿纸”，填写密级、发文形式、文件标题、拟稿部门、审核意见、主题词、印制份数、时间等项内容，按程序送审。

（三）文稿的签批

25、以市委名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记或书记委托的其他市委领导签发。

26、以市委、市政府名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后送市委秘书长审核后，呈市委书记、市长或书记、市长委托的其他市委、市政府领导签发。

27、以市委办公室名义单独行文的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委有关领导审定或签发。

28、以市委办公室、市政府办公室名义联合行文的，如果公文内容属于市委职权范围内的，先由市委办公室秘书科审核，再送办公室分管政务的副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，然后转市政府办公室会签，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。如果公文内容属于市政府职权范围内的，先由市政府办公室审核，然后转市委办公室秘书科审核，再送办公室副主任和联系市委分管领导的副秘书长审核，最后呈送市委、市政府有关领导审定或签发。

（四）文稿登记

29、文稿经领导签发后，交由市委办公室秘书科审核，加盖“同意挂号”印章后，再送办公室内收发室登记、挂号。

（五）文稿复核

30、挂号后的文件由承办单位在定点印刷厂（市委机关印刷厂）排出清样，由承办人员校对无误后送秘书科进行全面复核，加盖“同意印制”和“责任校对”印章后，再由承办单位在定点印刷厂印制。

31、明、密电报审核编号后，由承办单位排出电报清样送秘书科复核，加盖“中共平凉市委办公室发电专用章”后发出。发往县（区）的，送市委机要局发出；发往市直部门的，由承办部门将原件复印后按要求发送，发出的密码电报事后要由承办单位收回交市委机要局销毁。

（六）文件分发

32、分发文件一般按《市委文件分送范围一览表》（见附表）的要求执行。

33、正式文件一般不在会议上分发，特殊情况经分管领导同意，可分发参加会议的市上领导和主办单位。

34、绝密公文要严格按照规定范围分发，每份文件分送时都要编号登记，履行签字手续。

35、紧急公文的分发要做好登记，通知有关单位限时领取，并履行签字手续。

三、收文处理程序

36、签收登记

对收到的公文要逐件清点，以签字或盖章方式签收，重要紧急公文要逐页检查，并注明签收的具体时间；签收的公文中如果发现收文份数不符或有其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。公文登记要将来文单位、收文日期、份数、标题、密级、发文字号、发文机关、办理情况等逐项详细登记。

37、公文的审阅

①对上级下发的公文要仔细阅读，准确理解和把握公文的内容和要求。

②对无隶属关系的单位来文，要弄清来文意图和需要办理的事项。

③下级报送的公文，不得出现以下情况： a、越级行文。b、请示与报告不分。c、党政不分、多头报送。d、请示内容“一文多事”。

④对上述不符合行文规范的文件，汇报分管领导同意后作如下处理：

a、一般情况下，越级请示和报告工作的，退回来文单位。

b、报告中含有请示内容的，退回来文单位，要求其将请示事项、报告事项重新分别上报。

c、请示、报告的内容不属于市委、市委办公室公文办理范围的，退回来文单位并说明情况。

d、请示内容“一文多事”的，退回来文单位，要求其按“一文一事”重新上报。

38、提出拟办意见

①对收到的中共中央及其办公厅、国务院及其办公厅、省委及其办公厅、省政府及其办公厅的各类文件，如文件内容属于阅知性的，按照《市委收到上级来文分送范围一览表》（见附表）的要求，在文件原件或复印件首页左上角加盖“呈请XXXX阅”字样的印章按规定填写后，分送市委领导和市委各秘书长阅知和阅批；如文件有明确要求需要落实或办理的，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。

②对收到的各县（区）委、市委各部委和市直各部门及中央、省驻平各单位党组、党委主送市委的报告或请示，附上“中共平凉市委办公室收文处理单”，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导阅批。③对收到的上级发送市委或市委、市政府的各类传真电报，送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见后，呈送市委领导或市委、市政府有关领导阅批。

39、传阅交办

①公文传阅。对需传阅的公文，按照传阅范围，做好传阅工作，一般应在5天之内传阅完毕。

②公文交办：

a、市委领导对拟办意见有改变的，根据需要将改变情况及时向副秘书长、办公室主任反馈，有两名以上市委领导批示的文件，要将最高领导的批示意见报告给其他领导。

b、公文交办要做好登记，严格签字手续，以备查找，在办理过程中要做好跟踪催办。

c、市委领导有批示的文件，要由内收发室及时转市委督查室，由市委督查室负责按领导批示意见，转有关县（区）委或市直有关部门办理，并向作出批示的领导反馈办理结果。

40、公文存档

公文办理完毕后，及时注明办结时间。公文办理过程中形成的文字材料要收集齐全，按规定存档、备查。中共中央及中共中央办公厅、省委及省委办公厅文件存档2份，市委及市委办公室文件存档3份，当年年底全部移交办公室档案室统一管理。

41、公文清退

按照有关规定，每年3月底前要清退上中共中央及其办公厅、省委及其办公厅下发的文件。具体要求是：

①及时向各县（区）委、市直各部门下发清退通知，提出相关要求，包括清退时间和文件清退核对表等。

②对要清退的各类文件经认真核对无误后，双方履行签字手续。

③个别单位因工作需要暂时留用被清退文件的，要先清退再办理借阅手续。

④有明确清退时限要求的文件，要按时限要求清退，绝密件要在阅办完毕后及时收回，专门保存。

42、公文销毁

①对清退收回和整理后的公文，除存档或根据需要留存外，严格按有关规定予以销毁。

②销毁文件必须进行分类、登记，列出销毁文件份数、文件号等内容的详细清单，汇报分管领导审批同意后，予以销毁。

③公文销毁主要采用送纸厂化浆等办法。

④采用化浆销毁文件，要到保密部门确定的定点纸厂，并有2名以上工作人员现场监销。

附：

1、市委收到上级来文分送范围一览表

2、市委、市委办公室文件发送单位一览表市委收到上级来文分送范围一览表

份数发文机关分送范围备注1中共中央 国务院

中共中央办公厅 国务院办公厅 省委 省政府 省委办公厅

省政府办公厅送市委副秘书长、办公室主任提出拟办意见，按拟办意见传阅办理，办结后，绝密件将原件退回，其它密级的将原件存档。省直部门送市委分管领导。8省政府

省政府办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（复印件），市委常委、秘书长1份（复印件），市人大、市政协、市委办各1份（原件），存档1份（原件），根据需要复印分送市委有关部委。15中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委书记、副书记各1份（原件），市委分管领导1份（原件），市委常委、秘书长1份（原件），市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、市委办各1份（原件），华煤集团1份（复印件），存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。25中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委常委各1份（原件），市人大、市政府、市政协、平凉军分区、市委办各1份（原件），崆峒区委5份（原件），市中级法院、市检察院、华煤集团各1份（复印件）、存档2份（原件），根据需要复印分送市直相关部门。148中共中央

中共中央办公厅 省委

省委办公厅市委常委各1份，市委副秘书长、副主任各1份，市人大、市政府、市政协、市中级法院、市检察院、平凉军分区、华煤集团、市委办各1份、崆峒区委10份，存档2份。所剩文件分送市委各部委、市政府各部门及中央、省驻平相关单位（以上文件全部为原件）。

第三篇：行政公文格式规范

上海保奇影视文化发展股份有限公司

行政公文格式规范

第一节 公文格式的种类

根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、纪要格式等。

第二节 公文格式的基本要求

1、公文用纸：一般使用纸张定量为60g/m²～80g/m²的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

2、3、纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。

版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

4、字体：如无特殊说明，各要素一般用3号仿宋字体。特定情况可作适当调整。

5、行数和字数：一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。

6、7、公文应当双面印刷。公文应当左侧装订。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

第三节 公文的通用格式

版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人。

主体：标题、正文、附件说明、署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：印发单位、日期、页码。

一、版头部分

1、份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的动向。份号一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。份号用黑色标注。

2、密级和保密期限：涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，公司秘密分为秘密、机密和绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。

3、紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4、签发人：上报的公文需标识签发人姓名。签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

字标注。

联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文单位的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名下使用红色分隔线，距离为4mm。/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

二、公文主体

1、公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题一般用2号小标宋体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；

2、公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

3、附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

隔断公文前后的造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符

4、发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如长于发文机关署名，应使其右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字；

5、成文日期：是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

6、印章：印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

7、附注：一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。如有附注居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行。

三、版记 / 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

1、抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

2、印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机/ 11 上海保奇影视文化发展股份有限公司

关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

3、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。/ 11

第四篇：行政公文处理制度

xxxx局行政公文处理制度

第一条 为进一步提高以文辅政的水平，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我局实际，制定本制度。

第二条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。做到及时、准确、安全。

第三条 各科室负责人应当高度重视公文处理工作，认真做好本科室公文处理工作。

第四条 办公室是公文处理的管理机构，主管全局的公文处理工作。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

收文办理

第六条 秘密级以上文件由办公室机要人员签收，其他文件由办公室收发人员签收。

第七条 文件签收后，由办公室根据文件内容提出拟办意见或分发意见，送局领导批示后办理。需要拟办的文件有以下三种：

（一）上级机关主送本局并需要贯彻落实的文件；

（二）本局所属部门或各级街道办事处主送本局请示性文件；

（三）平行机关或不相隶属机关送本局的商洽、征询性等需-1-

要办理或答复的文件。

无拟办事项的阅知性文件，由办公室确定传阅范围和提出分发意见。

第八条 为减轻领导工作负担，坚持实事求是、精简、高效的原则，下列文件不写拟办意见：

（一）一般性简报、刊物、资料；

（二）抄送本局机关的请示性文件；

（三）与本局职责范围无关的请示性文件。

第九条 承办科室收到交办后的公文后应当分清主次先后，及时办理，不得延误、积压、推诿；需要两个以上科室办理的应当请示领导后明确主办部门。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当说明理由。

对不属于本科室职范围或者不宜由本科室办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

对办理中涉及其他科室职权的事宜，承办科室应当主动与有关科室协商办理；如有分歧，所涉及的科室要相互协调，不得互相扯皮和推诿。

第十条 送承办科室办理的文件，办公室有权催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。

发文办理

第十一条 行文应当确有必要，注重效用。属于科职权范围内的事务，应当由本科室自行行文，并且只能以本科室的名义发

出。

第十二条 本着精简文件的原则，遇科室之间职权交叉的事务，应在协商一致的基础上以牵头科室为主行文，其他相关科室应当提供必要的资料和数据，不得各自行文或重复行文。

第十三条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及部令、规章等有关规定；

（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）使用文种正确。

（四）定密准确。

第十四条 公文送局领导签发前，应当送办公室文秘部门进行审核。审核范围主要包括：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定，定密是否准确等。

公文管理

第十五条 公文由办公室指定专门人员收发、审核、用印、归档和销毁。

第十六条 凡绝密级和注明不准翻印的公文不得翻印，其他涉密公文应经科室负责人审核签字并经办公室领导批准后方可翻印，但应当注明翻印的部门、份数、日期、经办人和印发范围等。

第十七条 不具备归档和存查价值的公文，由办公室机要人

员统一销毁。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第十八条 各科室应当搞好公文日常管理、防止丢失、泄密、毁损。工作人员外出考察学习、参加培训或调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用或保管的公文按照规定办理移交、清退手续。

第十九条 借阅文件必须履行登记、签字手续并交待注意事项，借阅秘密文件须经办公室领导批准，严格控制阅知范围和借阅期限。

第五篇：行政公文写作处理-行政公文格式

行政公文写作与处理

（三）——行政公文格式

一、行政公文的一般格式

公文内一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

1、眉首

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如：一份公文份数序号标识为：0000123。

（2）秘密等级和保密期限

公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标知在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受遭受特别严重的损害；机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全遭受损害。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

（3）紧急程度

如需标识紧急程度，用黑色3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。

（4）发文机关标识

发文机关 标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如函等）。发标识文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告等），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份使用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。如国发[2001]2号如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排布，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体自标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名只下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2、主体

置于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识。附注。（1）公文标题

公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字标识，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。

（2）主送机关

公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：（××发[2001]11号）。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如：主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。

（3）公文正文 主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。

（4）附件

公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识。“附件”2字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件：1.××××），附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行用3号仿宋体紫顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（如：附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称；附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间和公文生效标识

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。

联合行文需加盖两个印章时，应将成为内时间拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间,印章为红色．两印章互不相交或相切，相距不超过３mm．联合行文需加盖３个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心．最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空２字标识成文时间。

当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决，无比使营帐与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（六）附注

公文如有附注，用３号仿宋体字居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的２００７年统计数字）

３、版记

置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（１）主题词

“主题词”三字用３号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用３号小标宋体字，词目之间空一字。

（２）抄送栏

公文如有抄送，在主题词下一行，左空字用３号仿宋体字标识，“抄送”两字后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。

（３）印发机关和印发时间

印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词之下）占一行位置，用３号仿宋字体标志识，印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

４、公文用纸、排版规格与标点符号的使用

（１）公文用纸幅面及版心尺寸

公文用纸采用Ａ４型纸，其成品幅面尺寸为２１０mm×２９７mm，天头（上白边）为３７mm±１mm，订口（左白边）２８mm±１mm，版心尺寸为１５６mm×２２５mm（不含页码）。

（２）排版规格

公文正文采用３号仿宋体字，一般每页派２２行，每行排２８个字，双面印刷。

（３）标点符号的使用

正式公文标点符号应按照《标点符号应用法》的规定执行。正式公文除发布规章性公文外，标题一般不使用标点符号。

（４）公文内容结构层次数字标识

公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。

第一层用：一、二、三、......第二层用：

（一）、（二）、（三）......第三层用：１、２、３......第四层用：（１）、（２）、（３）......（５）页码和表格

页码用４号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。如：－１－。单页码居右空１字，双页码居左空１字。空白页和空白页以后的页不标识页码。