试论规范公文写作应注意的几个问题（五篇）

第一篇：试论规范公文写作应注意的几个问题

试论规范公文写作应注意的几个问题

规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。根据作者、内容的差异，规范性公文可分别作为国家法律、法令、行政法规、行政规章、地方性法规和规章而存在，还可成为机关团体、企事业单位以及其他各种社会组织的“规章制度”。因为规范性公文这种效用等级最高的性质，使对其的撰写要符合撰写一般性公文的要求外，更有更高的标准。这与我国建设法治社会的目标，公司、单位完善规章制度深化管理的要求休戚相关。规范性公文的制定不以对方是否同意为前提，针对的问题是反复多次适用、涉及多数人而非少数人的普遍性问题，且长期有效，故规范性公文的制定需要更为严格和规范，语言的运用更讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。正式这种强制性与广泛适用性，要求我们尤其注意并遵循一些至关重要的特殊规律。

错别字在所有文字书写中均普遍存在，文字的普及使人们在运用中有意无意地忽视了文字的严重性，在一定程度上降低了文字规范的标准和权威。在规范性公文中，标准与权威确是我们不可放弃的防线。中国文字是以独立的文字意义组合运用，字与字的组合在所表达的意义上取着决定性的作用。在关键之处的一字之差，其含义就有可能相去甚远，甚至大相径庭。文字的运用本来是对语言表达的一种规范，在运用中如果不注意谴词用字的准确，有时候就可能产生很大的偏颇。在一般意义上的表达，不会产生大的不良后果，还有因可原。如果是专业文字工作者出现这种现象就不应该了。中国文字在笔划上的分类，不外乎就是横、竖、撇、捺、折，这几个简单的笔划。但这几个笔划结构位置上的搭配变化，却能组成无数的文字，字与字的组合又构成无数的词组，表达不同的含义。有时一点之差或一字之差，就有可会产生很大的不良后果。对规范性公文来讲，任何错别字引起的偏离预想解读所带来的后果是不可承受的。

在起草颁布规范性公文前，要明确认知本单位、部门的职责，在法律给予的指挥权、命令权基础上制定文件。行文中要高度注意文件所有部分的一致性。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难。运用语言的过程中，词语的概念前后必须保持一致，同类型事物与概念的表达在必要时也要大致相同。同时，文件的内容与形式决不与其他法律、法令、法规和规章，以及党的方针政策和上级机关、同级机关有关文件的规定相抵触。切忌不自觉违反相关法律法规，内容本身出现自相矛盾，相同概念用多种词语表达，或者不同概念用同一词语表达等等。规范性公文的制定，其目的是完善法律法规系统，规定空白或模糊不清之处，若文件本身或与其他文件相抵触，轻则削弱文件的效用，重则扰乱法律法规系统的正常运行。

一部法规条例，其受瞩目程度因为它与众多人有着切身的利害关系而格外之高，任何结构上的疏漏，语言上的用词不当，都有可能给人以可乘之机。所以，要保证规范性公文结构及语言上的严密性。结构上，要做到谨严周至，完整齐全。语意上，一定要表意明确，无含混不清、语意多歧或词不达意等现象出现。对于规定的具体要求，要具体明确，有可查指标，不留余地。表达程度及范围的用词上，要范围明确，有关职责的规定上要明了，不给玩忽职守者以说辞。一些不确切的词语，如“一般”、“或许”、“等”、“可能”、“应该”等，影响判断是非、确认程度，要杜绝使用。“严禁”、“禁止”等表达祈使目的的词语，在使用之时要注意辨别轻重，避免错误使用带来不恰当语意。

公文标题作为公文的“眼睛”，对公文质量的影响更加直接。公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。在一篇规范性公文的标题中，应明确的列出作用对象，并用“条例”、“办法”等对公文性质加以确定，使公文的文种一目了然。

为了便于理解、记忆和执行，文件的语言应简约不繁而明确周详。这对文件起草者提出了很大挑战。在这看似矛盾的两方面中找到平衡点是优秀公文撰写者要具备的素质。规范性公文以说明为主，不议论，不分析，例举和解释不应过分详细，直言奖惩。语句要选择精练、概括又没有漏洞经得起的时间及事件变化考验的使用，忌用赘言。规范性公文的内容大部分都是“规定”，故没有必要反反复复强调对象、缘由等。文件面向广泛的人民群众，应避免使用生僻的专业术语，不用令人费解的语句，以减少作解释的必要。

在撰写公文前，要做充分的调查研究，听取各方面意见，反复核查。要确认有无起草公文的必要性，能否对作用对象加以控制和约束，自身是否拥有足够的权威与能力。要对控制程度加以论证。在写作过程中，要准确把握各种界限，使各种提法准确而概括，经得起时间的考验，对无碍大局的环境条件变化有一定的适应性，应避免在一切方面、一切问题上均规定过死，过于绝对。要杜绝准备工作不充分，依据不足、情况不明即仓促制定文件；不得朝令夕改；不能过于绝对化。

对同一行为加以约束和规范的文件之间有着必要的继承关系。要维护这样一种连续性应注意在撰写新文件的过程中广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时，应在文中明确对这部分既有规定的废止。重复立法，新不废旧等问题的参在危害了文件的系统性，降低了文件效用，会造成执法中的混乱与困难。

最后，公文文字工作者应在实践中不断提高知识力。知识力的增强与提高，要靠自己广见、博学、多积累。文字综合工作中的知识力，首先要求具有“通才”素质。“偏工易就，尽善难求”。鉴于文字综合的工作性质所决定，虽然“难”，也要“求”。从事文字综合工作，对知识的需求是无限量的。所以，要增加知识的投入和积累。投入多，基本功扎实，才有希望获得产出，收功见效，当然，在实际生活中，投入多未必产出多，这里有个方法是否科学的问题。要使投入的知识在需要的时候能转化成为文字综合的能力，就要特别注意围绕应用去投入。

第二篇：公文写作应注意的问题

公文写作应注意的问题、一、切戒长而空，提倡写短文

文章长而空。一是空洞议论多；二是叙述过程多；三是面面俱到多。如何克服这些问题？

少说空话、套话，把公文写短些、写实些、写精些。

第二，注意公文的效用。要重点考虑要达到什么目的，解决什么事，需要我们做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在实事求是、联合本系实际情况上下功夫。

第四，内容要充实，提倡写短文。

二、避免“三旧”，力求“三新”

1、避免道理旧、办法旧、表述旧。

2、力求观点新、材料新、角度新。

三、详略适宜，突击垂点。

平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，是公文中觉的事，主要是：

一 是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情说得全。

二 是不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。

三 是，流水账，全过程。只写“干了什么”，不写“干得怎么样”不作分析，平平淡淡。

如何突击重点？要掌握详略适宜的原则。

一是：实则详，虚则略。

二是：新则详，旧则略。

三是：特点详，一般略。

四、紧扣主题，材料与观点要统一

材料是文章的基础，观点是文章的统帅。材料与观点的关系，是被统帅与统帅的关系，观点统帅材料，材料说明观点。材料与观点必须高度统一，这是写好公文的基本要求。

处理好材料与观点的关系，达到两者的统一：

一是：先“立意”，紧扣主题。“意”即主题、主题思想、总观点，是一个意思。立意之后文字材料必须紧紧围绕主题，选材必须服务于主题。

二是：概括必须准确。概括不准主要包括有时概括过宽，有时概括过窄，“过宽”、“过窄”，就是概括失度。

要克服这个弊端，取决于对事物（材料）的深入研究，从掌握的材料中提练出观点来，精心推敲操练出来的观点，才能准确，材料和观点才能统一。

第三篇：公文写作注意问题

附件：

公文写作注意问题

一、字体要求

标题：方正小标宋简体，小二号（若无此字体可到网上下载）

正文：仿宋_GB2312，小三号，行间距26-32磅，根据文件长度情况适当调整。

数字处理：文本形成后，做全选，然后在字体里选TIME NEW ROMAN字体（目的对阿拉伯数字和英文字母处理美观）。

结构层次序数:第一层为“一”（黑体，不加粗），第二层为“

（一）”（楷体_GB2312，加粗），第三层为“1.”（阿拉伯数字后面是实心圆点，不是顿号，三层之后加粗，不改字体），第四层为“（1）”。如果只有两个层次，可以第一层为“一”，第二层为“1.”。

二、标题

1.拟写公文标题时，一般先写介词“关于”，准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明文种，任何情况下不得省略文种。

2.一个题目中只能有一个“关于”、一个“通知”、一个“转发”或“印发”，要避免重复。

3.一行放不下分成两行时，第一行不要挤满，一个词语不要分行，要调整到同一行；第一行要比第二行长，居中排列保持 美观。

4.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。5.标题中单位名称对内可简写，标题尽量简单明晰，字数一般不超过40个。例如：“关于中国邮政储蓄银行XX市分行增设定期存单小额质押贷款开办网点的请示”可以简写为“关于XX市分行增加定期存单小额质押贷款网点的请示”。用最少的字数表达清楚意思即可，不用面面俱到。对外单位名称要标明全称。转发公文被转单位名称不得省略。

三、主送单位

应写全称，例如“中国邮政储蓄银行辽宁省分行”、“中国银行业监督管理委员会XX监管局”等。主送机关顶格书写，加冒号。

四、附件

公文如有附件，应当在正文下空1行，左空2字标识，“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，数字后标小圆点，附件名称不加书名号，其后不加标点符号。转发文件时可以不在正文中标注附件。

附件页：要在附件首页左上角标注“附件”，后标全角冒号。多个附件要按顺序标注“附件1：”“附件2：”……字体：仿宋_GB2312，字号：小三，加粗。并按顺序插入页码。

五、成文日期

要大写，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜单栏“插入”→“特殊符号”→“○”）。成文日期为签发日期，不要单独在一页，要和正文在一页，可以通过调整正文行距来实现。成文日期位于距离正文4行的右下角，后面空4字 2 距离。盖章后，印章上沿与正文要有1行距离。

六、版记格式

1.主题词。一般为规范化名词，应包括文种。上行文主题词要在OA系统提供的规范化主题词中选择，OA系统中没有的，要在主题词后面标注“△”。“主题词：”应顶格，词目之间空1个汉字的位臵，词目之间、结尾不用标点符号。主题词要便于计算机检索，体现文件重要内容。

抄送不能为个人，如需送行领导可成文后传阅行领导。2.抄送单位。应当使用全称或规范化简称，按先外后内、先大后小的顺序排列，行内部门应在前面加注“行内：”。无抄送单位的，将抄送文本框和反线删除，不予保留。

3.版记一律在封底，单独在一页。

七、表格

要调好，尽量内容在一页内，打印预览确认无误后再上传。正文中表格字体一般用楷体_GB2312（标题四号、加粗，表内小四）；附件表格字体一般用宋体。数字字体：Times New Roman。

Word（excel）表格格式：

标题：宋体、三号（18号）、加粗、居中排列

表内：宋体、小四（12号，根据内容多少定）、居中排列（长句居左排列，以美观为宜）。

备注：仿宋_GB2312、五号（11号）、居左排列

八、拟发上行文需注意问题

（一）请示

1.一事一请。一般为一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

2.最后以“当否，请批复”为结语，非“当否，请批示”或者“妥否，请批复”。

3.请示必须以附注形式注明联系人姓名和电话，紧贴日期下一行，居左空2字，加圆括号。

（二）报告。报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性公文，不得夹带请示事项。报告一般结尾以呈请语“特此报告，请审阅”或“以上报告如有不妥之处，请予指正”作结。

（三）意见。意见用于上行文时，可以对某一重要问题提出看法、建议，呈报上级批准；可以提出问题，请求上级单位帮助予以解决。

注：请示和报告的区别：请示是在事前，报告在事后；请示应一文一事，报告可以一文多事；请示只送一个受文机关，报告则相对灵活；请示要求上级批复，报告一般不用批复。

九、公文中常见错别字（括号中为正确的）∕账：记账、账目、账本 ＼帐：帐篷、蚊帐、帐子

∕作：作废、作假、作为、作处理 ＼做：做文章、做官、做人、做事

再接再励（厉）精神可佳（嘉）防碍公务（妨）准备就序（绪）待人诚肯（恳）

权力义务（利）自行其事（是）

直接了当（截）

迫不急待（及）任人为亲（唯）

不加思索（假）滑而不实（华）肯请（恳）题纲（提）精减（简）布署（部）部臵（布）

必竟（毕）既使（即）签定（订）充份（分）过份（分）

处份（分）份外（分）份子（分）

份内（分）事必（势）种养殖（种植 养殖）

十、其他应注意问题

1.“截至”或“截止到”XX月XX日，非“截止XX月XX日”。2.公文中日期要写全，例如“2009年”不能写成“09年”。3.“第”字后面跟大写数字，例如“第一季度”、“第二位”。4.公文中尽量避免“了”、“的”等多余的虚词，例如“为了提高竞争力”→“为提高竞争力”、“抓住发展的契机” →“抓住发展契机”。

5.转发公文或者公文中引用其他公文时，被转发或被引用公文标题后要标注发文字号，用圆括号括起来。发文字号中年份为公元纪年，用六角括号括入，非圆括号或方括号。例如：“现将总行《关于规范本外币储蓄代扣代缴利息税手续费处理流程的通知》（邮银办发„2009‟576号）转发你们，请认真学习，并严格按通报要求执行。”

6．法规、规章、制度等不能直接以正文形式出现，需拟正文后，再以附件形式出现。标题应为：关于印发XX规章的通知。7.常用法定公文文种有决定、通知、通报、通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十种，其他法定公文外的文种如规划、计划、要点、安排、活动方案等不能以法定公文的形式制发公文。如要以公文形式下发计划、安排等，应以“关于印发XXXX规划、计划、要点、安排、方案等的通知”的形式，使用的文种是通知。

8.人名、地名、单位名称等名词在一篇公文中数次出现时要表述一致；如果需要排列次序，要按照一定的规则排列；不能 5 随意用简称。

9.密级文件不得通过网络或传真流转，一律用纸质形式通过机要形式邮寄。

第四篇：标引公文主题词及应注意问题

标引公文主题词及应注意问题

（一）主题词标引程序“三步”走 第一步：审读文件，分析主题。

首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。

主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。

分析主题重点是主题结构分析，确定主题因素。主题结构分析即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。

主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。

第二步：提炼、转换主题概念。

经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。

1、公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。以能表达公文的主要内容为原则。

2、主题词组配标引，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。应优先考虑交叉组配和限定组配。

交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。

在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》一文的主题词，必须使用《国家行政机关公文主题词表》中所列之词。因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。

第三步：标引记录，审核校验。

主题词成功组配后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行著录。

在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：

1、主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；

2、主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；

3、同类型公文所选用的主题词是否一致；

4、标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

（二）主题词标引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要准，即主题词的标引对公文的内容揭失要准确，包括两个方面的内容，（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确，（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有由于使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。

二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。

（三）在公文主题词标注中应注意以下几点：

1、必须熟悉各自的《公文主题词表》。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。

2、必须认真审研公文内容。可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。

3、切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。

4、必须遵守如下标注规则。

（1）主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。

（2）坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。

（3）标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。

（4）用词数量一般不少于3个，最多不超过5个。

（5）明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。

（6）掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。应注意的问题

(一)主题词的排列

反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。

(二)文种的标引

文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。

(三)标点符号的标引

公文主题词一般不应出现标点符号。

在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。

（四）自由词标引

自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。

自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。

自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。四是应尽可能做到词形简单、概念明确。五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作△标记。

（五）值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词是“文秘工作 公文 办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

第五篇：公文写作应遵守语体规范

公文写作应遵守语体规范

所谓语体(a register of language)，就是人们在各种社会活动领域，针对不同对象、不同环境，使用语言进行交际时所形成的常用词汇、句式结构、修辞手段等一系列运用语言的特点。语体在实际生活中，根据不同的语言环境来有效地进行语言交流，不仅涉及内容，而且也涉及语言的本身，涉及语言材料及其表达手段、组合方式等等的准确选择。因此，语体学可以说是现代语言学中紧密联系社会交际环境来研究语言可变性规律的一门分支学科。语体分为口头语体和书面语体两类，其中口头语体包括谈话语体和演讲语体，书面语体又分为法律语体、事务语体、科技语体，政论语体、文艺语体、新闻语体、网络语体七种。

一、区分口语与书面语。语文准确来说应该是指口语与书面语。因此口语中有可能出现用词不当、句子不顺、次序颠倒、前后脱节、以及重复遗漏等问题。这些问题如果通过书面语可以完全避免。

二、区分书面语体内部的不同类型。口语、书面语各有不同类型及语体风格，公文写作要运用事务语体，特点如下：

在词语上，名词、动词多，形容词、代词少，副词、介词比较固定，拟生词、语气词几乎不用。

在句式上，从功能上看，公文的陈述句、祈使句多，疑问句很少用，感叹句只用于少数文体末尾，用来号召、祝福。从结构上看，公文句子较严整，主谓句、动宾句多，兼语式多，介宾短语多。

在修辞上，公文修辞格的类型很少，使用频率也较低，使用的几种修辞格较简易。如比喻、比拟、夸张手法限于常见的流行词或短语上（如文山会海、钉子户、保护伞等）。对偶、排比句式较常见，但结构比较宽松（常用数字概括法，例如一个中心