关于建立“文件和档案管理制度”的通知

第一篇：关于建立“文件和档案管理制度”的通知

关于建立“文件和档案管理制度”的通知

××【2012】×号

各科室、车间：

为了加强公司安全标准化的各项管理工作，提升企业的安全管理水平，公司研究制定了“文件和档案管理制度”，现印发给你们，希遵照执行。

××××××公司

二〇一二年×月×日

第二篇：建立文件和档案管理制度的通知

美森发【2013】11号 签发人：张浩宇

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

二0一三年八月十日

第三篇：建立档案管理制度

5、建立档案管理制度

包括5 个制度：

1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3、档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。

立卷归档制度

为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。

一、归档范围

凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：

1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；

2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；

3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；

4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。

二、归档时间

1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；

2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；

3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；

4、档案室须在次年六月底前完成本单位上文件资料的立卷归档工作。

三、归档要求

1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；

2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；

3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；

4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；

5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。

四、档案整理

档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：

1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单

一、类型鲜明、不混、保管期限准确；

2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。

3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；

4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。

五、阅档要求

1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；

2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；

3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；

4、外单位人员不得擅自进入档案室；

5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。

机关档案人员岗位责任制

1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律

法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。

2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。



3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。



4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。



5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。



6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。

档案保管制度

1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。

2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。

4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。

5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。

6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。

档案保密制度

1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。

2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。

3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。

4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。

5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。

6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。

档案利用制度

1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。

2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。

3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。

4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料

5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。

6、做好利用登记和利用效果登记。

档案统计制度

1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。

2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。

3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。

4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。

档案移交制度

1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。

2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。

3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。

4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。

5、凡在机关档案向档案馆移交前移出档案的，必须经分管领导审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。

第四篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3、做好档案柜内“五防”（防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀）工作。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅；外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。

六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

工程技术部

第五篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整，等制定本制度：

一、工程部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图标簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、档案管理员要对公司相关文件资料分类建档，进行管理。

四、立卷应根据相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

五、文件资料档案的保管、查阅：

1）所有文档必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3）公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；资料室档案一律不允许外界。不论是谁查阅、复印档案。查阅者须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、等相关内容。

资料管理流程

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面借阅申请表——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门档案员根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、档案员根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，档案员对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、档案员按立卷要求立卷

6、档案员填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、安全防护

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出书面申请——部门领导审核——总经理签字批准——主管领导签字批准——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。