关于建立农村干部档案管理制度

第一篇：关于建立农村干部档案管理制度

关于建立农村干部档案管理制度的通知

各乡镇党委、经济开发区党工委：

为规范农村干部档案管理工作，加强农村干部队伍规范化建设，根据市委组织部、市民政局《关于建立农村干部档案管理制度的通知》（临组通字[2009]44号）要求，结合我县实际，决定建立农村干部档案管理制度。现就有关事宜通知如下：

一、充分认识建立农村干部档案的重要意义

建立农村干部个人档案，是加强农村干部队伍建设的一项重要基础性工作，是落实农村干部政策待遇的重要依据。做好农村干部档案管理工作，有利于全面客观地掌握农村干部队伍的现状和特点，有利于农村干部队伍的制度化和规范化建设，有利于增强农村干部的荣誉感和责任感，调动他们干事创业的积极性和主动性，促进全县农村经济社会又好又快发展。

二、坚持统一规范，高标准做好建立农村干部档案工作

一要认真做好资料收集整理工作，确保档案内容的全面性。实行档案管理的农村干部是指通过换届选举产生或乡镇任命的在职村“两委”干部。各乡镇、单位要对农村干部档案资料进行广泛的收集、整理和归类，确保农村干部的档案资料基本信息齐全。档案内容主要包括以下几个方面：含有个人基本信息的农村干部履历表；学历学位、教育培训的相关材料；入团入党的相关材料；年度考核、民主评议及财务审计的相关材料；表彰奖励和处分处罚的相关材料；职务任免文件（参见附件1）以及工资、养老保险、退休（退职）等审批材料；参加党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会议方面的材料。

二要严格审核，确保档案信息的准确性。审核村干部档案资料，要认真细致，反复认证，确保档案信息真实准确。重点把握好三个环节：一是个人保证。农村干部个人要实事求是上报基本情况和有关资料，并保证上报信息材料的准确性。二是基层党（工）委审核反馈。各乡镇、单位要组织专门人员对收集的资料和信息进行审核，到公安、教育、民政、计生等部门征求意见。三是县委组织部、县民政局复核。县委组织部、县民政局对各乡镇、单位上报的个人档案信息进行复查核对。在此基础上，县委组织部、县民政局对各乡镇、单位的村党组织书记、村委会主任档案资料进行备案。

三要统一格式，确保档案整理的规范性。农村干部档案资料的样式、规格、装订及存档等要求严格按照干部档案的有关规定执行。要建立统一的农村干部档案信息管理台帐，结合实际情况，填写《在职村干部档案登记表》（见附件2）。要购买标准、规范的档案卷皮、档案盒，制作档案目录和标签，确保档案资料分类清晰、编排有序、目录清楚，便于查找。（目录格式参见附件3）。档案材料要统一使用十六开规格（B5纸大小）的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝墨水和复写纸书写。要用专业的切纸打孔机装订，切实保证档案质量。

四要及时更新，确保档案资料的时效性。实行农村干部档案资料更新制度。每年12月上旬，各乡镇、单位要集中收集农村干部的最新档案资料，进行集中更新和维护。遇农村“两委”换届、村干部调整等情况要注意及时更新，确保时效性。

三、有关要求

1、加强领导。各乡镇、单位要高度重视农村干部档案建立工作，专门成立档案收集整理工作办公室，集中时间、集中力量，做好基础材料收集整理工作。各党（工）委主要负责同志要亲自抓，专题研究部署，切实履行“第一责任人”的责任，党委副书记、组织委员要全程靠上指导，严格审核把关，确保档案建立工作扎实有序进行。

2、明确责任。农村干部档案建立和管理工作由组织部门牵头，民政部门配合，乡镇集中统一管理并明确专人负责。各乡镇、单位要

精心挑选政治素质高、业务能力强、认真负责、严谨细致的同志专门负责这项工作，明确相应的工作职责，建立健全档案管理保密安全、保管保护、转递移交、材料收集、鉴别归档、提供利用等制度，保证农村干部档案安全保密，管理科学严密。各乡镇、单位对选定的农村干部档案管理专职人员，要认真填写《农村干部档案管理员登记表》（见附件4）。

3、完成时限。各乡镇、单位要分别于今年7月15日、12月15日之前完成农村党组织书记、其他村干部的建档工作。县委组织部、县民政局将组织人员对建立村干部档案工作情况进行检查验收，定期对档案的更新、完善情况进行抽查，检查抽查情况纳入全县基层组织建设年度考核成绩。

各乡镇、单位的《在职村干部档案登记表》（附件2）、《农村干部档案管理员登记表》（附件4）以及农村党组织书记、村委会主任的全部档案资料，经各党（工）委主要负责同志审核，加盖党（工）委公章后，连同电子版（限用excel格式），于7月1日前，分别报县委组织部组织科、县民政局政权社团科。县委组织部组织科联系电话：6221546。

2009年6月16日

第二篇：建立档案管理制度

5、建立档案管理制度

包括5 个制度：

1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3、档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。

立卷归档制度

为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。

一、归档范围

凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：

1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；

2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；

3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；

4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。

二、归档时间

1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；

2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；

3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；

4、档案室须在次年六月底前完成本单位上文件资料的立卷归档工作。

三、归档要求

1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；

2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；

3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；

4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；

5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。

四、档案整理

档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：

1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单

一、类型鲜明、不混、保管期限准确；

2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。

3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；

4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。

五、阅档要求

1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；

2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；

3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；

4、外单位人员不得擅自进入档案室；

5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。

机关档案人员岗位责任制

1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律

法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。

2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。



3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。



4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。



5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。



6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。

档案保管制度

1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。

2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。

4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。

5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。

6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。

档案保密制度

1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。

2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。

3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。

4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。

5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。

6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。

档案利用制度

1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。

2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。

3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。

4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料

5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。

6、做好利用登记和利用效果登记。

档案统计制度

1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。

2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。

3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。

4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。

档案移交制度

1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。

2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。

3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。

4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。

5、凡在机关档案向档案馆移交前移出档案的，必须经分管领导审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。

第三篇：管理制度和档案建立与管理

管理制度和档案建立与管理 管理制度和档案建立与管理

第一节 管理规章制度

我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业。从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度。根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家园小区管理制度汇编”。管理规章制度总体归纳为三大部分。即：

一、众约定部分

本部分主要是为居民提供指引，规范业主使用人的社区行为的共同约定（待成立管委会后经其审批后正式执行）。

二、人事管理体系文件

1、岗位职责：

本部分是根据服务中心人员配备、岗位设置的情况，规范企业管理行为，制定的规章制度。

2、考核制度：

考核制度是结合具体岗位职责，参照国家有关标准，从量到细化，全面衡量每个员工的工作状况和工作能力，是人事管理体系的重要组成部分。

3、管理运作制度：

三、质量保证体系文件

根据导入的ISO9002质量保证模式，按照该标准中19项要素的要求和服务中心的业务流程，逐项落实，构成的一套完整科学的质量保证体系文件。

四、各部分制度名称

一）、公众约定

1、天合家园小区业主公约；

2、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定；

3、天合家园小区住宅装修管理规定；

4、天合家园小区治安管理规定；

5、天合家园小区绿化养护管理规定；

6、天合家园小区消防管理规定；

7、天合家园小区交通车辆、停车场管理规定；

8、天合家园小区供水、供电、供气管理规定；

9、天合家园小区公用天线和有线电视管理体制规定；

10、天合家园小区文体娱乐场所管理规定；

11、天合家园小区暂住人员管理规定；

12、天合家园小区非住人员管理规定；

13、天合家园小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定；

14、天合家园便民超市管理规定。

二）、人事管理体系文件

1）、岗位职责

1、物业管理服务中心经理职责；

2、工程技术部主任岗位职责；

3、维修工岗位职责；

4、社区文化部主任岗位职责；

5、社区文化部工作人员岗位职责；

6、电脑资料员岗位职责；

7、会计员岗位职责；

8、出纳员岗位职责；

9、环境清洁部主任岗位职责；

10、保洁员岗位职责；

11、绿化园艺工岗位职责；

12、安全交通部主任岗位职责；

13、保安队长岗位职责；

14、保安员岗位职责；

15、交通、车辆管理员岗位职责；

16、消防员岗位职责；

17、便民服务人员岗位职责；

18、采购员岗位职责；

19、仓管员岗位职责；20、信息中心值班调度工作人员岗位职责；

21、信息中心工作人员岗位职责。

2）、考核制度

1、员工工作考核及奖惩制度；

2、员工岗位责任年考核表；

3、员工岗位责任月考核成绩汇总表；

4、服务中心服务人员月考核表；

5、服务中心经理岗位月考核表；

6、会计员岗位月考核表；

7、经营管理部主任月考核表；

8、工程技术部主任月考核表；

9、维修工月考核表；

10、安全交通部主任月考核表；

11、保安员月考核表；

12、交通、车辆管理人员岗位月考核表；

13、车管负责人岗位月考核表；

14、环境清洁部主任岗位月考核表；

15、绿化园艺工岗位月考核表；

16、环境清洁部班长岗位月考核表；

17、保洁员岗位月考核表；

18、社区文化部主任岗位月考核表；

19、社区文化部人员岗位月考核表；20电脑资料员岗位月考核表；

21、出纳员岗位月考核表。3)、管理运作制度

1、员工守则；

2、管理人员文明服务准则；

3、员工办公制度；

4、服务中心考勤制度；

5、服务中心员工培训制度；

6、服务中心廉洁制度；

7、天合家园小区社会文化工作制度；

8、服务中心便民服务制度；

9、服务中心便民活动管理规定；

10、服务中心接待来访投诉定期回访工作制度；

11、服务中心器械设备管理制度；

12、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度；

13、天合家园小区保安队奖罚规定；

14、天合家园小区保安队纪律规定；

15、天合家园小区保安队队容仪表规定；

16、天合家园小区保安队学习与训练制度；

17、服务中心员工宿舍管理制度；

18、服务中心文件档案管理制度；

19、服务中心财务管理制度；20、服务中心财务公开制度；

21、财务中心财务监督制度；

22、突发事件的处理程序。

第二节档案的建立和管理

在日新月异高速变化的现代社会中，信息已成为一种有价值的基础性资源。物业档案资料是物业信息的重要组成部分，也是物业管理中的基础工作，在日常管理中起着凭证和参考的作用。

根据物业管理的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和区域性，便于查阅、参考。拟按各部门工作的内容，对档案资料进行建立、分类、排列：

1、综合办公室

可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等。人事档案按汉语拼音，或按姓氏笔画进行排列；管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建筑分类，并作为永久档案保留、其余的按排列。对于物业保险，在保险处列一个清单，列名各个保险的有效期限，以便复审和续保。

2、工程技术部

建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招投标书或报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等。工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置，如门牌号码来排列。而工程合同、标书或报价单等按所涉及的物业归类，然后按年排列，因为这些档案资料提供的成本资料有时间性，用于新工程时必需考虑它的时间性。

3、经营管理部

建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等。市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和来往信件等按年排列，租赁合同、租赁申请表可以按建筑、然后按单元排列，并且单列出一个租期到期日表，以方便了解哪些租约到期而应该续租或终止租约。而过期的租约单独放到一边，按租户的姓名字母顺序排列。客户投宿记录和来往信件等按建筑，然后按客户的姓名字母顺序排列，这一类的文件每年更新，旧的记录三年后可以销毁。

4、安全交通部

建立巡逻检查记录，门卫登记记录、停车场管理资料等档案。这些资料一般按各个建筑分类。

5、财务部

各类帐册、发票存根、支出凭证、预算报告、月度收支报告、年财务报表等等其它财务记录按各个建筑分类，以便按建筑单独核算。

二 物业档案资料的管理

（一）、档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完整、不遗漏。所谓完整、从空间上讲是指物业构成上的方方面面，从地下到楼顶，从主体到配套，从建筑物到环境，从时间上讲是自始至终，从物业的规划设计到售后服务的资料都必需齐全。及时、即要不失时机，做到“六时”：

1、物业接管时。此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况的最佳时机。

2、楼宇入伙时。此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用情况的最佳时机。

3、上门访问时。通过主动上门访问，与业主或使用人进行对话和沟通，核对已有记录，注记变动情况。

4、接待投诉时。通过日常接待和处理投诉，掌握动态变化，修正原有记录。

5、维修更新时。此时应将维修更新后的物业变动情况注记在案。

6、检查评比时。此时应将已经建立的物业档案进一步整理完善，以备查考。

（二）、建立标准化的图、档、卡、册、表

为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。

1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等

2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。

4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。

（三）、建立动态管理机制

由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种：

1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。

2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，等等。

第四篇：建议建立农村干部待遇保障机制

建议建立农村干部待遇保障机制

师荣兴曾明生

农村干部是社会注意新农村建设的组织者、推动者和实施者，其素质的高低和作用发挥的如何，直接关系着新农村建设的成败。在当前正在开展的村两委换届选举工作中，我们通过调研了解到：存在着“条件差，无集体经济的村不愿当，把组织开展新农村建设的重任继续留给上一届年迈的老干部”的现象，追其原因，主要是在条件差的村当干部工作环境差、难度大，吃苦受累待遇低，经费不够自己垫，加之离开干部岗位后，也没有适当补助或有效的生活保障。因此，各级政府应重视提高村干部待遇，完善村干部养老保险制度，这对于激发广大农村干部的积极性，加强农村基层政权建设，促进农村经济和社会稳定，构建和谐社会都具有十分重要的意义。

针对以上问题，我们提出以下建议：

一、建议提高待遇。建议各级政府把村干部的补助报酬纳入预算，并适当提高现行补助标准。

二、建议统一出台补助办法。针对任职时间超过3届的离职干部，制定统一、具体、规范、切合实情的补助政策，确保离职干部生活补助制度化、规范化。

三、建议建立激励机制。建议把优秀的村干部选拔到乡镇站所、部门工作，让年轻有为的村干部政治上有奔头。

第五篇：建立文件和档案管理制度的通知

美森发【2013】11号 签发人：张浩宇

关于建立文件和档案管理制度的通知

公司各部室：

加强公司的文件收发、人事档案、合同签约、工程技术资料、设备随机原始资料、图纸、说明书及安全生产管理等综合资料的管理，是公司长远发展、应对各种突发事件、操作维修保养设备必不可缺的部分，也是公司基础管理工作的重中之重。为此，特制定建立文件和档案管理制度，现印发给你们，各部室务必按该制度落实本部室的建档和设置专人管理工作。

一、综合部要对文件收发、公司各种会议记录、证照、人事档案、职业卫生健康检查档案进行登记造册，设专人管理，明确责任，严格执行保密纪律和执业纪律。一般档案，文件存档一年以上，作为今后工作指导性文件；历史考证资料、单位证件照，按其功能分阶段性或永久性保存。档案管理人员要对建档资料书写工整，字迹清楚，不准有随意涂改的地方，不该本人观看、书写、更改的一律禁止，否则视档案管理人员违纪行为。

二、技术部要把招、投标书，工程合同等每个项目的设备、配件设计制造的图纸、说明书依据主管生产技术副总或技术部长的要求，进行登记造册，建档保管。要根据保管时间要求分类，按图纸号、工程期限有序建档，对属公司机密性的资料要设专柜保管。

三、生产部对每一项工程，每一台设备的制造维修，每一个配件制作的图纸、说明书、任务单都要登记造册，注明时间、经办人。分类、有序装订，建档管理，为生产、质量管理，工期考证提供服务。对资料管理混乱，缺东少西的资料管理员，给予经济处罚或撤换。

四、运营部对采购计划审批、采购合同、销售合同的签约，每一份销出产品的存根票据，同样要登记造册，注明时间、经办人、负责人。分类、有序装订整齐，建档管理，至少保存两年以上。对双方钱物没处理清楚，有纠纷有问题的，要永久保存，直至双方解决满意为止。

五、安质部一要对公司所有设备（凡应归属设备管理的）建立台账管理，对旧设备，能收集到的资料，都要归类登记造册，建档管理。对新购进的设备一定索要随机档案资料，对缺少忘带的，用货款卡其配齐，这对我们的设备管理、操作、维修、保养是不可或缺的。另外设备管理部门要建立健全设备包机、维修保养制度，巡回检查大、中、小修记录，一并存档保管。二要依据安监局关于安全生产管理检查考核细则和职业卫生标准化管理考核细则的要求，建立健全公司的安全生产、职业卫生工作的管理机构、三项制度、安全承诺、消防安全的一系列基础资料。要一项不少的，分类建档管理，为便于上级安监部门的检查，该类档案可存放在公司一楼档案室，公司专职安全员是公司安全生产管理资料的编写人和负责人，安全生产管理档案作为永久保存档案。

六、以上各部门档案管理人员，如工作调动或离职，部门主管领导要及时安排人员进行工作交接，双方办理完交接手续，部门领导方可给予签字，否则不予办理离职手续。

美森工业技术有限公司

二0一三年八月十日