如何建立文明单位档案

第一篇：如何建立文明单位档案

文明单位建设档案的说明

一、卷内目录

二、单位自然情况介绍

三、组织机构

组织机构的设置主要体现你单位的一把手是否亲自抓文明单位的创建工作，领导班子是否参与创建工作，有没有专门的负责机构，有没有专门的工作人员负责此事。主要成立文明单位创建领导小组，设组长、副组长、成员(4人以上)下设办公室，指定专人负责。

三、申请报告

申请报告的内容为向你单位所在的辖区文明办申请你欲申报哪级文明单位，申报的理由。

四、关于创建工作的决议

这里的决议是指单位职代会讨论通过的有关创建文明单位的决议。长远规划和年度计划的制定，都要让全体员工参与，由职工大会或职工代表大会讨论通过，形成决议，装入档案。省《条例》有关文明单位含义的第一句话就明确指出：“文明单位是以开展群众性精神文明建设活动为基本特征”，所以说，文明单位的创建目的决不是几个领导要创建，而是要发动全体职工积极参与争创的全员效应。只有这样，才能达到“社会主义物质文明、政治文明、精神文明协调发

展的先进单位”。

五、长远规划

可以3到5年。首先要明确的是题目和内容为创建文明单位长远规划，而不是创建精神文明单位长远规划或精神文明建设长远规划；其次要明确指导思想、创建目标（那年保持或晋级哪级文明单位、业务上达到什么标准）、主要任务（通过3到5年的创建工作，三个文明建设同步发展到什么程度；职工的文明素质、单位的文明程度提高到什么水平；哪一年经济效益或业务工作指标完成到多高标准；环境建设如何改善；职工的待遇如何提高等）、保证措施（从组织领导机构、奖惩制度、创建经费等方面拟采取的措施等）。长远规划的制定要以文件的形式下发到科处室、车间或班组，要让群众知道并明确几年内的创建目标。长远规划的制定要体现原则性，要简洁不冗长，不用太细，但一定要体现出有效性和可行性。

六、年度计划

1、要写明某某单位那一年创建文明单位年度计划。

2、指导思想，要简要明了，但一定要突出本年度所属地区的全局性工作内容，这里最能看出你的计划是不是真的在制定。

3、创建目标，要写明今年保持或晋级哪级文明单位，业务上达到什么标准。

4、主要任务，一是三个文明建设如何开展，即经济、业务工作的主要指标，精神文明和政治文明建设可量化的指标等；二是各项活动的开展，每一年都要围绕每个地区、每个单位的特色设计1－2个主题性活动；三是今年要办几件实事。

5、保证措施，主要包括加强组织领导，明确各部门责任，制定工作日程推进表，要求二级机构联系实际制定自身的年度创建计划等；严格三个文明一体化的考评体系、工作机制；提出具体要求，明确奖惩办法，保证经费落实等。

（几年一样的重复问题必须解决）

七、活动开展

1、学习教育活动的开展情况（社会公德、职业道德、家庭美德，文明知识普及、法律知识普及等，要有方案、活动记录、讲义、学习心得、试卷、总结等）。

2、上级部署的有关精神文明创建活动的开展情况（方案、活动开展情况记录、总结）。比如，我们连续几年开展的“改陋习、树新风、塑形象”活动，加强和改进未成年人思想道德建设工作，诚信建设，文明特色社区建设，生态文明村建设，以城带乡、城乡共建文明村活动，本单位是如何开展的或如何参与的，档案中都要有所体现

3、结合本单位实际，开展的具有特色的主题创建活动记载。

4、岗位练兵、业务培训情况（干部职工专业技能演练。有岗位技术练兵活动方案、活动记录、活动总结）。

5、文体活动（有群众性文体活动方案、活动记载、会议记录、节目单、活动程序、活动总结）。

6、细胞建设开展情况“细胞”建设包括文明户、“四进农户”中的示范户、（如“十星级文明户”的评选方法、奖惩措施等）。（文明科室、文明班组、文明职工、文明家庭、文明小区、文明楼道等评比活动，方案、条件、记录、表彰决定，一般文明科室、文明职工可以达到100%，特殊性体现在标兵上，可占员工或科室的20%-30%左右）。

7、军警民共建共育情况（协议书、年度活动计划、活动记录、活动总结）。

8、辐射作用发挥情况（帮扶济困、奉献爱心、社会公益等活动，长期帮扶的年初要制定帮扶计划，注意记载每次活动的过程，年底要有总结）。

把这些活动的主件，如方案、总结等装入即可，其它特别多的、与创建活动不是太直接的，可装入分卷。

八、环境建设

每年的投入经费计划，职工参与建设的记录，完成情况的总结。

九、新闻报道

注意积累，可复印放入档案。

十、成果记载

可将本单位和职工在上级机关获得的荣誉列出明细存入档案，如有表彰证书复印放入档案。

十一、与文明单位创建相关的规章制度

十二、上级下发的与创建工作有关的文件

十三、创建总结

在我们到基层验收的过程中，往往在档案中看到有的单位将汇报材料作为总结放入到档案中，这是不对的，文明单位档案中的总结是指你这个单位在一年创建工作中对年初制定的各项指标及任务落实情况的最终表述，它是作为领导者向全体职工汇报一年来本单位在创建工作中开展了哪些工作，取得了哪些成绩，总结了哪些经验，得出了哪些教训，明年要往那些方向发展和进一步完善的想法及体会。而汇报材料是对几年创建工作的总结，完全不可代之年度总结。另外，有的单位我们10月去考核，总结就出来了，可信性不强，也不严肃，这是要注意的。

不管是规划、计划，还是细胞建设中年初的方案、年末的命名表彰决定，重要的，尽量以文件的形式下发。

总的来说，文明单位档案的建立和管理从根本上讲是一个逐步积累的过程，不可能一蹴而就，只有坚持认真，坚持细心，才能做好做实。在实际工作中有三种不正确的做法，应尽力避免。一是间断性建档。主要表现为认识到建档的重

要性，但忙起来就忽视了，抓抓停停，停停抓抓，没有连续性；二是突击性建档。平时抓得不紧，迎检时现制定规划，安排活动，组织学习，忙得不亦乐乎，群众意见很大；三是虚假性建档。在思想上很想争得这个荣誉，可在实践中根本没怎么抓，迎检时只能说假话，搞假资料，期上瞒下，结果上下都不满意。在检查时发现，有的单位造假，达到了令人可笑的程度，比如，连续几年的创建计划完全一样，只是换了年份而已，连一些业务指标都相同，甚至说都没有换，说明在造假时都在糊弄，造假都不会或者说不认真。在年度总结方面，也存在类似现象。

汇报材料中提到的内容，在档案中都要有所体现。分卷内容主要为一些佐证材料，比如文明知识考试试卷，深入学习实践科学发展观的一些材料，等等。

声像资料，也要做积累，也要展示出来。

专题片不强求，不做统一要求，有条件的，可作。只供参考，鼓励创新！

第二篇：文明单位档案整理(三卷)

文明单位档案整理

第一卷 班子建设

1、领导重视创建工作，每年定期研究精神文明建设工作至少2次。

存档内容：领导班子定期研究精神文明创建工作的会议记录。要有会议的时间、地点、参加人员、研究的内容及打算等。

2、有精神文明建设领导机构和办事机构，有专（兼）职工作人员。

存档内容：（1）创建单位成立的精神文明建设领导小组成员名单、分工情况，下设有文明办，任命有文明办专（兼）职人员名单；

（2）有创建文明单位的申请、创建规划；

3、有本精神文明建设创建工作安排

存档内容：（1）有本创建活动的工作安排一览表，（2）本单位精神文明创建工作简报，每月至少一期；（3）半年创建小结、年终总结、创建活动自查报告等资料。

第二卷 创建活动

1、素质教育：有学习培训计划、有教材、有教案、学习笔记、考试试卷及成绩单。

存档内容：（1）单位成立的公民文明学校领导机构，有校长、副校长的教员名单，文明学校教学制度、校长（副校长）职责、教员守则、学员守则、考勤制度、考试及考场规则；（2）公民文明学校教学计划，要细化到每月以及每月学习内容；（3）学习的教材结合本单位实际情况，挑选一批（包括政治、文明常识、思想道德建设、业务等）教材；（4）学习教案（有授课人的时间、地点、内容）；（5）学习笔记（单位统一配发），记录每次学习情况；（6）考试试卷（结合单位实际情况，至少每季度考试一次；考卷要有考试日期栏、姓名栏）。

2、业务培训：开展岗位练兵、技术比武、知识竞赛、演讲赛等活动

存档内容：针对单位行业、性质、特点的不同而精心设计的活动载体，开展每项创建活动都要有方案、记录（参赛人员名单）、结果（获奖情况）及评比细则等，并且收集现场图片资料。

3、细胞评比：开展文明科室、文明班组、文明职工、文明楼院、文明家庭等创建活动

存档内容：年初要下发关于开展文明科室、文明职工、文明楼院、文明家庭评比活动的通知，制定出评选条件、办法，根据本单位情况，每半年或一年要评比一次，有评比结果或表彰决定及相关图片资料。

4、文体活动：每开展一项文体活动要有通知、方案、参赛人员名单及获奖情况及图片资料

存档内容：（1）结合单位和职工实际，积极开展丰富多彩的文体活动，活跃职工文化生活；（2）各类文体活动包括本单位举办活动和参加上级及县里组织的文体活动。

5、公益事业：开展扶贫、帮困、送温暖、献爱心等社会实践活动，热心支持社会公益事业。

存档内容：（1）本单位参加上级党委、政府及职能部门布置的各项创建活动记录、图片资料等。（2）单位或职工为社会福利事业做贡献的情况资料。（3）单位为群众办实事、好事的情况记录或落实情况。（4）文明单位结对帮扶工作（清洁家园行动方案、开展情况等）资料。

6、有树立的创建先进典型 存档内容：本单位在创建活动中培养、树立的先进典型人物的先进事迹材料。

第三卷 制度建设

1、优质服务：有文明行为规范，开展优质服务、规范服务和承诺服务

存档内容：根据本单位的工作性质和工作实际，制定出切合各自工作实际的职业道德规范和文明行为规范的条件及效果资料，窗口单位和服务行业开展优质服务承诺服务的内容、、宣传单、创新经验材料及工作总结等资料。

2、内部管理:有严格的行业及内部管理规章制度和安全防范制度

存档内容：（1）单位内部管理所规定的各种规章制度、管理办法；（2）职工劳动保护、安全生产的措施及落实情况；（3）安全保卫方面成立有治保组织，配备有治保人员，制定有治安防范措施；（4）保密教育方面的资料。

3、奖罚制度

存档内容：制定有本单位的文明创建奖罚制度（在创建活动中，各科室和职工完成情况及考核结果）。

▲注意事项：

1、开展各项创建活动必须保留影像资料，一并存入档案。

2、创建省级文明单位必须有创建活动专题片（10—15分钟）。

3、创建档案资料齐全规范，指创建档案资料内容齐全，立卷规范，装订整齐，有目录（与内容相符）、有页码、不缺项，档案封面设计美观大方。

第三篇：文明单位档案管理办法

文明单位档案管理办法

1、文书档案

文明单位创建档案资料按分类立卷，装订整齐，当年的档案可按照案卷类目进行分类组卷，活页整理，到年底资收集齐全后及时装订归档，档案文字材料格式要统一，一般最好统一用A4纸装订，档案盒侧面打印组织领导卷，下面标明，正面标明盒装订的内容，盒内打印一纸全引目录说明每项内容的页码，档案盒按档案局要求装盒。

2、照片档案

按分类法，以每次活动的若干张照片为一卷，按要编写文字说明，文字说明的内容包括：事由、时间、人物、背景等五要素。

要求：文明单位创建档案一定要实事求是，资料应真实客观反映单位精神文明创建工作的全过程。各基层党委与一般单位支部立档要求不一样，要注重平时收集、整理，坚决反对突击应付、捏造、抄袭档案。如发现弄虚作假是新申报的取消申报资格，已命名的将给予停发文明单位奖金直至撤销为荣誉称号处理。文明行业、乡镇、窗口、社区参照以上类目进行，文明村档案尽量简化，能反映基本创建工作就可以。

建档组卷具体内容为：

1、组织建设卷

（1）班子建设（领导班子建设情况，领导班子的任命文件，民主生活会资料，主要内容包括；民主决策方面的制度，政务公开制度，落实情况，依法行政、文明执行公务情况，上级主管部

门对理论联系实际考核的相关内容的会议记录、文字材料，理论联系实际团结协作、作风民主、务实创新等）

（2）理论学习（党委、党组中心组或党支部理论学习情况，主要包括：学习制度和考核制度；学习计划和总结每年中心组学习不少于12次录考勤，两篇调研论文，4篇中层心得体会，专题研究精神文明建设工作不少于2次）。

（3）廉政建设（领导班子党风廉政和反腐败教育情况，安排，总结，责任追究、民主决策、重大问题事项集体决策、警示教育图片、小结、基层组织建设中廉政建设内容，制度，班子廉政问卷调查以及签订责任状情况）。

2、道德建设卷

（1）道德教育（思想总结，建设计划年终总结，自治区“公民道德建设月”和全国“公民道德宣传日”工作安排，总结；开展诚信教育、“四德”教育、文明礼仪教育及时事政治教育等情况，精神文明测试，每周提示，文明知识宣传栏）。

（2）道德实践（参与社会各类公益活动和社会志愿服务活动，每年不少于6次；参与社区并开展道德模范、先进典型评选表彰活动，单位要成立红十字工作机构，交纳会费和开展活动情况）。

（3）未成年人思想道德建设（家长学校；单位职工子女中未成年人教育，围绕做一个有道德的人专题开展实践活动；配合学校、街道、社区工作情况）

3、文化建设卷

（1）市民学校（市民文明学校教育培训计划、制度教育培

训人员名单、图片资料等）

（2）教育培训（单位科学技术、文化知识、业务技能教育培训开展情况、测试卷、成绩表、讲义等）。

（3）文体活动（单位要有模范职工之家创建方案，职工文化体育活动开展情况；做到五有即有牌子、有章子、有账户、有活动室、有参与渠道；新闻内外宣传情况；信息简报、安排、全员参与活动不少于2次，查看活动场所，相关简报等）。

4、民族团结卷

（1）学习教育（“民族团结教育月”活动安排、总结；开展党的民族宗教政策、马克思主义“五观”、“四个高度认同”、《民族区域自治区法》等学习教育情况、测试、成绩、信息等）。

（2）实践活动（开展民族团结联谊；结对帮扶办好事实事；评选表彰民族团结模范单位及模范个人等情况，选树典型）

5、社会治安卷

（1）法制教育（普法安排（包括单位专业法规学习）、总结；国防、反邪教、消防安全等法制宣传教育开展情况以及购买书籍的发票复印件、测试卷、成绩册等）。

（2）综合治理（社会治安综合治理工作制度、措施及落实情况，三年内有无违法乱纪发生，需上报部门提供证明，三防措施投入及落实情况，考核结果）。

（3）人口与计划生育（人口与计划生育工作措施落实情况，出生政策符合率，独生子女奖励政策落实情况以及单位职工人口健康档案等，考核结果）。

6、环境建设卷

第四篇：档案的建立

档案的建立

一.总则

1.为规范档案管理工作，特制定本办法。

二.公司档案范围

公司建档范围确立为：

1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

3.财务、会计及其管理方面的文件材料；

4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

5.经营管理方面的文件材料；

6.生产技术管理方面的文件材料；

7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

8.仪器、设备方面的文件材料；

9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

10.科研、技术引进、转让方面的材料；

11.教育培训方面的文件材料；

12.信息、情报方面的文件材料；

13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

公司档案还包括声像资料：

1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；

3.录音档案：唱片、录音带；

4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。

三.公司档案管理体制

1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

四.档案管理工作(一).档案材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二).档案的归档、立卷与管理。

1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7.每年对档案进行一次清理：

1.清除不必要保存的材料；

2.对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三).档案的保管：

1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；

3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四).档案的鉴定：

1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五).档案的销毁：

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；

3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

1.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

2.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六).档案借阅、利用工作

1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

3.借阅期限不得超过枣星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。

4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

6.公司内档案利用的方式有：

1).提供档案原件；

2).提供档案复印件；

3).提供文献索引资料。

7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。

10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则

1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

第五篇：消防安全档案建立

消防档案

区域内单位必须加强和完善消防制度建设，严格按照公安部61号令要求建立和完善各项消防档案。尤其是要体现防火巡查、检查制度和火灾隐患整改制度，制作专门记录。

形式：分类整理，档案盒选用优质产品，内装活页夹分装的各项档案，采用彩色封皮，封皮注明档案名称，各使用本单位形象标识。

内容：档案至少包括消防安全基本情况档案（至少1盒）、四个能力分项档案（4盒）。消防安全基本情况档案应包括单位基本情况，行政许可文件，组织机构和消防安全管理人，各项消防安全制度（，消防设施、灭火器材情况，专职、义务消防队及装备情况等。四个能力分项档案包括检查、巡查记录，消防设施定期检测、维修保养记录，火灾隐患及整改情况记录，动火证记录，燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）记录，消防奖惩情况记录；灭火和应急疏散演练预案及演练记录，演练图片，演练录像（选定）；消防安全培训教材，培训计划，培训保障或制度，培训签到或培训图片，培训录像（选定）。

消 防 安 全 制 度 登 记

消防安全基本情况应当包括以下内容：

（一）单位基本概况和消防安全重点部位情况；

（二）建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料；

（三）消防管理组织机构和各级消防安全责任人；

（四）消防安全制度；

（五）消防设施、灭火器材情况；

（六）专职消防队、义务消防队人员及其消防装备配备情况；

（七）与消防安全有关的重点工种人员情况；

（八）新增消防产品、防火材料的合格证明材料；

（九）灭火和应急疏散预案。

消防安全管理情况应当包括以下内容：

（一）公安消防机构填发的各种法律文书；

（二）消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录；

（三）火灾隐患及其整改情况记录；

（四）防火检查、巡查记录；

（五）有关燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料；

（六）消防安全培训记录；

（七）灭火和应急疏散预案的演练记录；

（八）火灾情况记录；

（九）消防奖惩情况记录。

前款规定中的第（二）、（三）、（四）、（五）项记录，应当记明检查的人员、时间、部位、内容、发现的火灾隐患以及处理措施等；第（六）项记录，应当记明培训的时间、参加人员、内容等；第（七）项记录，应当记明演练的时间、地点、内容、参加部门以及人员等。