业主档案的建立

第一篇：业主档案的建立

入伙装修期的档案建立

第一节 业主入伙档案

一、业主入伙资料,主要包括:

1.《入伙通知书》;

2.房产证或购房合同复印件;

3.业主身份证复印件和代办人份证复印件及授权委托书;

4.营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件(业主属法人单位);

6.《业主(临时)公约》;

7.《收楼书》存根;

8.《整改项目报告》。

二、业主家庭情况资料,主要包括:

1.业主档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

2.随住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

3.暂住人员档案(身份证明文件复印件及《业主/住户情况登记表》);

4.业户车辆情况资料(《车辆情况登记表》);

5.办理停车手续资料(《车位有偿使用协议书》)。

第二节 业主装修档案

一、装修申请审批资料,主要包括:

1.《装修申请/验收表》;

2.《装修审批通知书》;

3.装修图纸及审批资料;

4.装修施工单位营业执照及资质证书复印件;

二、装修管理档案,主要包括:

1.《装修管理协议》;

2.装修施工人员档案(《施工出入证办证登记表》);

3.装修巡查记录(《装修巡视检查记录表》);

4.《违反装修规定整改通知书》及《装修验收整改通知书》;

5.装修竣工验收单(《装修申请/验收表》)。

以上业主入伙档案及业主装修档案合并为业主档案,按档案管理规程由兼职档案员进行管理。

附件一:以下为入伙装修期间所使用的文件及表格

1.入伙通知书

2.收楼须知

3.入伙预交费用一览表

(1)业主/住户情况登记表(个人)

(2)业主/住户情况登记表(单位)

4.收楼手续流程条

5.收楼证明书

6.业主公约

7.委托银行代收费协议书

8.业户手册

9.装修指南

10.住宅质量保证书

11.住宅使用说明书

12.收楼书

13.整改项目报告

14.其它入伙代办手续签约表格

15.装修申请/验收表

16.装修审批通知书

17.房屋装修管理规定

18.装修管理协议

19.施工出入证办证登记表

20.单元施工许可证

21.出入证

22.动火许可证

23.违反装修规定整改通知书

24.装修验收整改通知书

25.装修巡视检查记录表

第二篇：业主档案建立流程说明

业主档案建立流程说明

1、地产销售管理部整理入住资料：

① ② ③ ④ ⑤ 《房屋质量保证书》

《房屋使用说明书》 《补充协议》

《业主领取物品签收单》 《业主资料卡》

2、销售管理部将以上资料移交物业公司。

3、物业将资料汇总，待交房时由项目物业办交与业主保存或签字：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《房屋质量保证书》-----------------------1式1份

《房屋使用说明书》-----------------------1式1份 《补充协议》--1式2份 《业主领取物品签收单》-----------------1式1份 《业主资料卡》------------------------------1式1份 《装修管理协议》---------------------------1式2份 《验房单》------1式2份 《流转单》------1式1份 《装修许可证》------------------------------1式1份 《车位租赁协议》---------------------------1式2份

4、交房流程：

① 物业办核对业主身份证、购房合同、购房发票及采暖费发票无误后，对其他相应费用进行收取； ❶物业费； ❷装修保证金； ❸装修垃圾清运费； ❹水费、电费； ② 物业办将《两书》，水、电卡，大门、房门、管井、信箱和梯控钥匙交与业主，业主在《业主领取物品签收单》上签字，由物业办存档； ③ 业主填写《业主资料卡》，由物业存档； ④ 由业主填写《补充协议》和《装修管理协议》，此两种协议1式2份，物业办和业主各执一份； ⑤ 物业人员拿《验房单》陪同业主验房； ⑥ 验房后《验房单》第一联交回物业存档，第二联交与售后服务部根据实际情况维修和存档； ⑦ 需要租赁车位的业主，填写《车位租赁协议》，物业办留存一份存档； ⑧ 需要装修的业主，填写《装修许可证》，装修开始时由业主带领施工人员办理《人员出入证》，所有施工人员必须在物业登记并留存身份证复印件； ⑨ 业主装修过程中，物业办不定时到现场检查监督装修过程。发现隐患的，及时下达《整改通知书》，督促其进行整改，对拒不整改的，按照《装修管理协议》的相应条款进行处罚，并在后期对装修保证金按比例进行扣除； ⑩ 业主在装修完毕后，到物业办登记； ⑪ 物业办将装修完毕的业主进行汇总，上报工程部和售后服务部，进行查验。

5、物业办将各种资料进行汇总后归档，包括：

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ 《车位租赁协议》---1份

《装修许可证》------1份 《补充协议》---------1份 《业主资料卡》------1份 《业主领取物品签收单》------------------------1份 《装修管理协议》---1份 《业主身份证复印件》----------------------------1份 《代办人身份证复印件》------------------------1份 《验房单》-------------1份 《流转单》-------------1份

6、物业办将以上资料核对完毕后，进行存档。

第三篇：业主档案的制作

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：

（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

（1）

经业主签署后的《业主公约》。

（2）

经业主签署后的《消防安全责任书》。

（3）

《业主家庭情况登记表》。

（4）

《钥匙领用登记表》。

（5）

《业主证领用登记表》。

（6）

《业主入住验房表》。

（7）

《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

（8）

《违章处理通知单》及处理结果资料。

（9）

业主的有关证件复印件。

（10）其他应保存的资料。

2、档案盒（夹）的制作

（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由

组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪：

（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：

a、通讯电话联络方式发生变化时；

b、业主发生更替时。

（2）

业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》

第四篇：档案的建立

档案的建立

一.总则

1.为规范档案管理工作，特制定本办法。

二.公司档案范围

公司建档范围确立为：

1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

3.财务、会计及其管理方面的文件材料；

4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

5.经营管理方面的文件材料；

6.生产技术管理方面的文件材料；

7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

8.仪器、设备方面的文件材料；

9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

10.科研、技术引进、转让方面的材料；

11.教育培训方面的文件材料；

12.信息、情报方面的文件材料；

13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

公司档案还包括声像资料：

1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；

3.录音档案：唱片、录音带；

4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。

三.公司档案管理体制

1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

四.档案管理工作(一).档案材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二).档案的归档、立卷与管理。

1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7.每年对档案进行一次清理：

1.清除不必要保存的材料；

2.对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三).档案的保管：

1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；

3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四).档案的鉴定：

1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五).档案的销毁：

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；

3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

1.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

2.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六).档案借阅、利用工作

1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

3.借阅期限不得超过枣星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。

4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

6.公司内档案利用的方式有：

1).提供档案原件；

2).提供档案复印件；

3).提供文献索引资料。

7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。

10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则

1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

第五篇：建立档案管理制度

5、建立档案管理制度

包括5 个制度：

1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3、档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。

立卷归档制度

为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。

一、归档范围

凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：

1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；

2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；

3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；

4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。

二、归档时间

1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；

2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；

3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；

4、档案室须在次年六月底前完成本单位上文件资料的立卷归档工作。

三、归档要求

1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；

2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；

3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；

4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；

5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。

四、档案整理

档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：

1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单

一、类型鲜明、不混、保管期限准确；

2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。

3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；

4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。

五、阅档要求

1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；

2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；

3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；

4、外单位人员不得擅自进入档案室；

5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。

机关档案人员岗位责任制

1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律

法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。

2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。



3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。



4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。



5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。



6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。

档案保管制度

1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。

2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。

4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。

5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。

6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。

档案保密制度

1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。

2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。

3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。

4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。

5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。

6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。

档案利用制度

1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。

2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。

3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。

4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料

5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。

6、做好利用登记和利用效果登记。

档案统计制度

1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。

2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。

3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。

4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。

档案移交制度

1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。

2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。

3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。

4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。

5、凡在机关档案向档案馆移交前移出档案的，必须经分管领导审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。