提高机关公文写作能力的十大关键词

第一篇：提高机关公文写作能力的十大关键词

提高机关公文写作能力的十大关键词

2012年第10期（总第94期）

2012年03月16日 发布

起草公文是机关干部的一项基本功。作为机关干部，要想提高机关公文写作能力。成为公文写作的行家里手。须牢记以下十大关键词：

关键词一：登高望远。人们常讲，登高才能望远。起草机关公文，也应做到这一点。换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精神具体化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。而是把传统的东西现代化。

关键词二：返璞归真。俗话说：话需通俗方传远。写材料要想达到“纯自然”的状态，一定要多使用通俗易懂、平实准确、群众喜闻乐见的语言来揭示公文的主旨，绝不能像文学语言那样进行描写和夸张，否则会给人以哗众取宠的感觉。

关键词三：悉心揣摩。公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。只有这样，才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确保机关公文质量。

关键词四：量体裁衣。胡乔木同志曾告诫机关的同志：“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能证明观点的事实不要用。”因此。起草公文一定要学会“量体裁衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。对于出思想、出经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。

关键词五：借梯上楼。汉代恒宽说“厚其基而求其高”，宋代苏轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”。对于机关干部来说。要想把文字材料写好，一定要学会“借梯上楼”，也就是善于收集整理各种资料，用心学习运用他人的经验，做到少走或不走弯路。

积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就实现它的价值了。除了积累，关键还是要用活用好相关资料，既要广纳博采，又要超越常规，寻求突破只有这样，才能写出既源于资料又超越资料的高质量材料，产生比原材料更新的思想飞跃，从而达到积累和运用资料的新境界。

关键词六：照猫画虎。纸上得来总觉浅，绝知此事要躬行。提高文字表达能力非一日之功，有一个过程，必须下工夫勤学苦练。特别是对刚刚介入文字写作的机关干部来说，更应该端正写作态度，时时注意多学多练，不能毕其功于一役。常言道：“照猫方能画虎”机关干部提高公文写作水平的方法和途径有多种。但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范文是一条捷径，这也是想成为写作高手一个不可逾越的阶段。比如，在学习范文时，可将自己融进去，首先想一想如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什么观点，然后再看看人家是怎样把握的，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够举一反

三、触类旁通，渐入佳境、升华超越，写出一手漂亮的文字材料来。

关键词七：以新取胜。“文章为时而著”因为机关公文必须符合时代要求，所以起草机关公文，必须坚持与时俱进，围绕时代主旋律，体现时代特征，不能“老套”。文无定论，重在创新。在起草

机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方式和条条框框约束。善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题，用新的思路想问题要经常关注和研究新形势、新动态、新情况和新问题，不人云亦云，善于从“新”中求异。

关键词八：交叉嫁接。当今社会处在信息时代，各种学科发展很快，边缘学科、新兴学科相互联系。交叉渗透。吸收多种信息，利用多种学科知识，为研究课题、制定政策措施服务，为我所用，不失为一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时，完全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野，努力在结合部处做文章、下工夫，通过嫁接，将性质相同或相近的内容结合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特别理想的写作效果。

关键词九：妙用修辞。适当运用排比、对偶、递进、借代、反复等修辞方式。在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情趣，增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容，从而达到“言之有文”、“行之更远”的境界。

关键词十：精雕细刻。常言道：“文章不妨千遍磨。”好的文字材料是改出来的。古今中外大凡文章写得好的人，都会在修改上

下功夫。平时我们常说的修改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲，对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。因此，从起草以前到写完以后，从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精心核对，显得尤为重要。

第二篇：如何提高公文写作能力

如何提高公文写作能力

来到综合管理部挂职锻炼已经快一个月了，在这工作给我最大的感触就是你要想做好一名秘书，最首要的任务就是要让你的公文写作能力过关，这样你才能正常的完成每一项工作。再者，提高写作能力也是我们提高工作效率、做好部里工作的需要，更是为了是我们发展和完善自身的需要，为此，我想谈一下个人的几点想法：

1、有针对性地进行一些理论知识学习，我们平时的工作养成了自己只是就事论事而不能开阔思维的缺陷。这样一来，就很有可能导致自己对问题的深入考虑不够，让自己写的东西起点不高，不能抓住本质内容。所以，主任提出的多学习一些管理类的文章、书籍是非常必要的，理论的作用是潜移默化的，它能使我们正确的处理工作中的各种矛盾、各种关系。虽然学习理论不可能起到立竿见影的效果，但只有当我们理论方面的素质提高了，才能让自己头脑更加敏锐，思维活跃，写东西时才能有一个正确的的立场、观点，并且有深刻的思想内容。

2、努力使自己的知识面能不断扩展。机关的工作分工是很细的，别人可能管的是这一块，你可能管的是另外一块，这样就要求能多搜集一些资料，平时多看看。对每天预见和听说的事情有特殊的情况就记下来回去多揣摩。要广泛的对多各个专业都要有所了解，这样才能看懂别人写的东西。当然正如主任所说我们不可能把所有的东西都学精，但最起码要知道大的方向，或者说我们再用到的时候知道从哪里下手查找或解决问题。所以，我建议能不能将搜集的资料都分类存储，再用到的时侯就比较容易查找。这样一来，经过长时间的积累，我们的资料积累和在思想上面的积累都能极大地丰富起来，以后再写东西的时候进入主题就快，完成任务的时间也短，也不至于到写东西的时候摸不着头脑，不知道从哪里开始下手了。

3、多多练习写作，任何人的写作能力都是在实践中锻炼出来的。

因为，一个人将自己想到的东西，转化为文字的形式直观的表达出来也是一种技能，有些公文应该是这样写的，程序这样走，而有些公文是那样要求，程序是另外一种方式走的这都需要经常的总结。所以，我们应该针对公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文的格式等着手，一有机会就能根据其要求多加练习。当然我们也可以通过写一写其他的东西，就像张主任说的读书笔记之类的让我们能一直多练动笔。我想只要我们坚持写着，每次把改过的稿子和改前的认真加以对照体会一下，为什么这样改，好在哪里。只有这样长期的高标准要求自己，日子久了自己写出来的东西就才能一次一次的提高。以上是我自己关于如何让提高写作能力的一些看法，可能有一些不周到的地方，请领导提出意见，加以指正。

王小平

第三篇：提高公文写作能力

浅谈提高公文写作能力的途径

作者：刘鸣霁 张冠英来源：应用写作杂志社

尽快提高公文写作能力，以更好地适应工作的需要，这是众多基层文秘人员对自身的迫切希望。笔者在近几年来应邀为一些机关、企事业单位的有关工作人员进行公文写作培训时很强烈地感受到了这一点。这里尝试谈一谈提高公文写作能力的途径问题，供有志于从事文秘工作的朋友们参考。

据考察，在提高公文写作能力方面，一些基层文秘人员往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。试析如下。

唯格式是重。从实际情况看，很多基层文秘人员极为看重公文格式，甚至把它当成公文写作能力中的根本性因素。诚然，准确掌握公文格式，并在实际公文运作中规范地体现出来，这确实是很必要的。但从公文写作的角度看，达到这一要求，只是浅层次的能力，并不难做到。因为公文格式是极为程式化的规定，完全属于记问之学。如果把格式放在提高公文写作能力的首要位置上，就势必一定程度地忽视公文内容方面的深入学习和训练。

通过听培训课以提高公文写作能力。笔者在与接受培训的一些文秘人员的交流中感到，他们对这种培训课十分渴望，并为能参加听课而格外兴奋。应当肯定，这种积极性是极为可贵的，而且通过听课也确实可以开阔视野，更多、更准确地了解公文写作的各项要求，从而有效地避免一些不规范现象的产生。但如果认为听了课即可以使自己的公文写作能力自然获得提升，就未免有些不切实际了。因为能力是无法直接传授的，而必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。公文写作能力亦然。过于依赖听课而忽视有意识地进行写作实践，就难以使公文写作能力获得扎实的提高。

完全依赖遵循本单位发文惯例进行模仿以提高能力。应当承认，这样做对熟悉公文运作实际，了解一些公文文种模式是有相当直接的作用的，因之，它不失为提高自 1

身公文写作能力的一个有效方法。但有必要指出，一些基层公文运作状况，往往难以与相关法规、规章的调整、变化同步，因而出现明显的滞后性。如国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）撤销了“报告”中“向上级机关提出意见和建议”的适用内容，而由新增加的法定公文文种“意见”（“适用于对重要问题提出见解和处理办法”——《办法》）来承担这一功能。但有一些行政机关向上级提出建议时仍使用“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”——《办法》）。再如一些基层机关单位尽管文秘人员几经变动，但仍几十年一贯制地将转发上级机关“通知”的公文“通知”的标题拟成“关于转发……关于转发……的通知的通知”。这与《办法》中关于“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”的要求很不相符。又如1994年1月1日起国务院办公厅修订、施行的《国家行政机关公文处理办法》在“函”中增加了适用于“不相隶属机关之间”的全指限定，从而使行政公文“函”不能再用于上下级机关之间，《办法》保留了这一要求，规定“函”“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。但时至今日，一些基层行政机关和单位仍将“函”用于上下级之间。凡此种种，都充分说明，不了解相关法规、规章的规范性要求，完全依赖遵循本单位发文惯例进行公文运作，是很容易出现不规范状况的。

前已谈及，能力是无法直接传授的。公文写作能力只有通过自身的不断实践，才能逐渐形成并得以提高。这是根本性因素。公文写作的实际练习，可以考虑从以下几个方面来进行。

1.表达方式的单项及综合练习

公文的主要表达方式，包括叙述、说明和议论。这些表达方式，与语文教育写作训练中较普遍存在的偏于文学化的状况相比，体现出很强的应用性。对于这一点，进行实际练习时应有明确的认识，从而力避文学化。通过写作实践，切实体会公文写作对表达方式的基本要求——叙述简洁庄重，不曲折、不修饰；说明平实确切，不失真、不渲染；议论精当凝练，不繁琐，不铺展。如针对本单位出现的错误现象，可以有意识地进行属于公文“通报”（“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精种或者情况”——《办法》）所含内容的多个单项练习：叙述错误情况，议论分析原因，说明处理结果，总结归纳教训，提出希望要求。进行这样的单项练习时力求符合、体现上述对表达方式的基本要求。嗣后即可以进行综合，从而形成一篇段落清晰的完整公文。这样的写作实践，可以说完全摆脱了粗放式，而是进入了集约化。坚持这样的集约化练习，对公文写作能力的形成与提高，无疑有事半功倍之效。

2.锤炼反复修改的写作习惯

好文章是改出来的，公文写作亦不例外。尽管许多文秘高手写作一般规模的公文常常可以一挥而就，但这是有多年文章修改经验积淀在其中的，而且是迅速打腹稿的体现。袖手于前，方能疾书于后。应当坦率指出，在各层次的语文教育中，“修改”这一极为重要的写作训练环节常被严重忽视，以致为数不少的文秘人员在刚走上工作岗位时，并没有形成善于修改所拟文稿的良好习惯，往往是写成后即送审，这自然很不成熟，也难以顺利通过。这里有一个很能说明问题的例子，笔者在为某机关文秘人员进行公文写作培训时，曾布置了一道针对某镇政府文教办主任××为庆贺其父八十寿诞大摆酒席、广收礼金问题写作批评性“通报”的练习题。多数练习者写作时将“大摆酒席、广收礼金问题”作为内容的重点，详尽铺叙，诸如宴会时盛况、酒席规格、会后安排的一些活动等，悉数写入，读后使人如身临其境，可谓具体生动。但由于忽视了批评性“通报”必须体现“剖析根源，归纳教训”的核心之点，因而削弱了“通报”应有的教育意义和警示作用。笔者在强调了“通报”的有关写作要求后，布置练习者有针对性地进行修改。最后基本达到了目的。由此，参加培训的人员切实认识到公文写作反复修改的必要性。这一例子告诉我们，进行公文文稿的修改，最主要的，除检查是否符合国家的法律、法规及其他有关规定外，就是按所用文种的内容要求来检查文稿，其前提是必须明确各文种在内容上的要求。这样修改起来才有依据和针对性，而不致盲目进行。这里不妨再举一例，××县教育局向其上级××县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提

出核拨校舍维修专项经费的请求，以“报告”行文。该公文被××县人民政府办公室退回，要求重新制发。有关文秘人员按“报告”的写作要求来检查这一公文，才发现“„报告‟不得夹带请示事项”（《办法》），于是删去了原公文中“请求核拨校舍维修专项经费”的内容，改为单纯地汇报情况，而另以“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准”——《办法》）行文呈请核拨有关经费。试想，如果该文件的起草者熟悉“报告”的内容要求，并在文稿形成后再检查、修改，这样不规范的情况就不会出现了。教训不可谓不深刻。至于公文语言上的修改，将在下面与语感的培养一并谈及。

3.努力培养对事务语体的感悟及运用能力

公文所用语言，基本属于书面语体中的“事务语体”（又称“公文语体”），也兼及“政论语体”和“科报语体”，而一般不用“文艺语体”。但十几年的语文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文艺语体，以致语言运用偏于文学化，语感畸形化，很难适应社会对实用性语言能力的需求。这一点，已为众多有识之士所诟病。因之，培养对事务语体的感悟能力，恰当、得体地运用公文语言，就成为公文写作能力的重要组成部分。这种能力，并不是了解了事务语体的特点和要求后就能自然形成的，同样需要在写作实践中反复锻炼才能逐渐具备。进行这种实际锻炼，可以说与上面谈到的表达方式的单项练习及写作后的反复修改紧密相连，相辅相成。如讲述某单位未按财务要求逐月上交有关款项时用“有关款项迄今犹未缴足”这样的语句，说明下发有关文件的目的时用“为迅速落实会议精神，特作如下要求”这样的语句，议论发文件的缘起时用“……传销活动……严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一系列社会问题，成为社会治安的巨大隐患”这样的语句。凡此种种事务性语体特点明显的公文语言，都只有在反复的写作实践中才能对其形成感悟能力并进而熟练运用。练习使用公文语言时，还应注意按《办法》的要求“直述不曲”，即不能使用曲笔。如有的文秘人员在起草向上级请求为本单位增加人员编制的“请示”时写道：“恳请上级机关体恤我单位人员极为紧张之情。”这就是不适宜地在公文中使用了“曲笔”，有委婉批评上级存在官僚主义之嫌，后经修改，将这一违反“直述不曲”要求的语句予以删除。

语言运用上同时要注意避免口语化和文学性。如某乡政府向所在县财政局请求增拨校舍修建经费时发“请示”（该乡政府与县财政局是不相隶属的平级关系，所以不应使用“请示”而应用“函”行文。但为数不少的基层机关单位在向无隶属关系的职能部门请求批准某一事项时常用“请示”而弃用“函”，意在表示对收文者的“尊重”，避免引起误解和反感，这是很不规范的文种误用。这里附带论及，同时也再次强调依循本单位发文惯例来进行公文运作容易出现的偏差。）中说：“这次山洪将在建的乡中学一侧围墙及相邻的厕所和建材仓库冲倒，造成约15万元的经济损失，原已下拨的款项不够用了。由于受灾，我乡财政捉襟见肘，雪上加霜。”这段文字语体明显失当。“不够用了”是口语，应改为“不敷使用”；“捉襟见肘，雪上加霜”是文学性的描述语句，应改为“十分紧张”。

公文写作能力的提高，离不开自身写作实践这一要素。基层文秘人员应牢固树立“写作实践永远是第一位的”这一理念，在诸如参加培训、阅读指导书等辅助条件之下，积极地、有针对性地进行公文写作实践，在不断的实践过程中去体会各类文种的写作要求，熟悉运用恰当的表达方式，感悟事务语体的特点，同时将公文格式、文种适用范围等易记、易用的程式化规定融入其中，这样就能逐渐适应工作的需要。提高公文写作能力的途径在于自身的反复实践。这一实践不应是简单地循环往复的过程，而应循序渐进，不断有所收获。当然，这种收获绝非能立竿见影般地迅速体现，而须日积月累。希望毕其功于一役的急迫想法是不切实际的。笔者这里所谈及的进行反复写作实践的“途径”，卑之无甚高论，但提高自身公文写作能力，除此别无他径。

注：本文为吉林省教育厅人文社科项目《吉林省公文写作现状调查与研究》阶段成果（吉教科文合字〔2007〕42号）。

（作者单位：吉林师范大学管理学院 长春理工大学文学院）

（《应用写作》2010年第4期）

第四篇：如何提高公文写作能力

今后工作中如何提高公文写作能力

我觉得要提高公文写作的能力和水平，必须勤学、苦练，切实做到两手抓、两手硬。

一、抓住关键，重点突破，全力以赴勤于学习

加强学习，善于学习，不断充电，是工作性质的客观需要，是形势发展的必然要求。文书人员主要从事文字工作，为领导起草会议讲话、工作总结、计划等材料，就必须站在整个单位的高度，做到心中有大局、脑中有全局、手中有全局，要成为行家里手，统揽全局，独挑大梁，真正提高单兵作战的能力，必须围绕学习这条红线，重点解决好学什么、怎么学的问题。

一是熟悉上情，吃透下情。学习各级政府的文件、会议、领导讲话，对上级的路线、方针、政策了然于胸，对单位工作情况了如指掌，才能将上级的路线、方针、政策和本单位的工作联系好、嫁接好，找准上情下情的结合点、切入点，把上级的精神变成本单位的工作措施和要求。只有真正做好上下结合，把本单位的工作任务摆进去、放进来，文章才有可操作性，才有高度和深度。

二是领会意图，掌握动态。形势千变万化，工作日趋推进，领导的决策部署也会因势调整，快步跟进，以便更好地驾驭全局，推进工作。要了解市场发展概况，勤于了解各部门各部门工作动态和进展情况，做到既要窥一斑，又要见全豹。要及时领会领导意图，调整工作思路，把握单位大局，洞察单位情况，这样才能与时俱进，紧跟形势，制定出切实可行的规划，撰写出切合实际的总结。三是学习身边现有材料。包括讲话总结、计划、汇报、体会等等。这些材料经过了层层把关，反复修改，高度提炼，领导审阅，凝聚了多人的心血、汗水、智慧和共识，具有相当的理论高度和思想深度，是必不可少的学习内容之一。要把这些高质量、高标准的范文，与自己的思维成功对接，融为一体，快速高效地转化为自己的能力和水平。

二、坚定不移，苦练内功，不遗余力刻苦练习

实干是方法，干实是关键。任何事都是干出来的，而不是看出来、说出来的。只有干，才能打开局面，积累经验，提高水平。公文写作就是要在勤于学习的基础上，坚持经常“润笔”，真正把学来的东西写出来、用到位、讲清楚，在夯底功、强内功的过程中，切实提高公文写作的能力和水平。首先，要做到持之以恒，样样精通。公文的体裁种类繁多，写作时要想胸有成竹，信手拈来，必须做到两个务必。一是务必坚持天天写日记，经常写体会，主动写简报、信息、总结等，在坚持不懈地练笔中，夯实基础，提高水平，开拓创新。二是务必树立循序渐进，螺旋上升的意识。公文写作更不是一日之功。练笔要克服心浮气躁、眼高手低、急功近利的思想，以甘于吃苦的精神，愚公移山的信念抓练笔，强基础。通过始终如一的练笔，达到量的积累，实现质的飞跃。

其次，要做到抓住关键，深挖细嚼。具体说要从四个方面下功夫。一是结构的严谨性。要先把握大框架、大方向、大目标。然后把要写的内容分门别类逐一装入，切忌张冠李戴。二是文风的鲜活性。通过平时的读书看报，掌握时代性语言，用时代性语言表述文章的内容。三是语言的流畅性。学习中要积累摘抄、熟记于心，练习中要反复推敲、多次锤炼。四是思想的深刻性。公文写作既要与上级保持高度一致，又要符合实际，严格贯彻落实上级的方针、政策，用以指导实践，开展工作。

在未来的工作中我必须把勤学苦练作为方法常用常新，作为关键扭住不放，作为根本坚定不移，在勤学苦练的过程中，增强感性、提升理性、提高水平。

第五篇：文秘人员怎么提高公文写作能力

作为一名基层文秘工作者，公文起草是其最重要、最基本的任务，那么怎么才能提高公文写作能力呢，一起来看看！遣词造句

要提高公文写作能力，首先要提高文字表达能力，而文字表达能力归根到底就是遣词造句能力。根据观察和分析，一些文秘人员遣词造句方而的问题突出，表现为词不达意，句子冗长。公文作为政府上下级之间信息和政策传播的媒介，其词之精准与否，句之恰当与否，直接关系到机关作用的发挥和职责的履行效率，所以文秘人员必须努力提高遣词造句的能力。汉语中很多词语意义虽然差别甚微，但语义轻重、褒贬色彩不一，这就要求文秘人员必须准确理解词义，掌握它们的用法差异，在特定的语境中，只可用最恰当的词语。公文语句，在确保公文的规范化、严肃性和权威性的前提下，应尽可能用生动形象的语句来描写事物，阐明道理，讲清问题，把抽象的东西变得直观些，把深奥的道理变得通俗些，尽量用短句少用长句，适度用排比句、反问句、设问句增加语言的感染力。博览多练

随着国家建设的发展，公文的应用已扩展到社会各个领域。古人云，“读书破万卷，下笔如有神”。这说明，从事文秘工作的人员，其公文写作水平的高低除了受其理论水平、思维方法的影响，很大程度上还取决于作者知识的丰富与否。而一个人丰富的知识，不是一朝一夕得来的，是长期学习积累起来的。因此，一个文秘工作者，平时应多读书，读方方面面的书，包括政治理论、方针政策、经济文化、经典讲稿、优秀公文等等，不断积累和提高自己的文化素养进而提高公文写作能力。公文写作除了要有丰富的知识还需要实践练习。而实践练习不能只局限于具体公文文种的写作，对于基本表达方式的训练，尤其是公文写作中运用较多的叙述、议论、说明等表达方式要多加练习。除此，基层文秘人员应对工作中可能需要用到的各种文体进行写作训练，可以模仿范文训练，可以根据材料训练，也可以到某一部门进行实地考察进行实战训练。通过多种形式的写作训练和自己的揣摩，不段熟练掌握公文的写作格式，提高公文写作能力和水平，写出合乎要求的公文。知上晓下

知上，就是领会领导的工作思路、工作要求、工作目的，站在领导的角度、全局的高度、时代的高度认识和分析问题；不能闭门造车，想当然。对某一工作来说，假如你是领导，你会怎么想，会采取哪些措施，把你的想法与领导交流，如果领导不认可，就认真去分析自己错在哪里，找出根源；长此以往，就会把握领导的工作思路，充实完善领导提出的对策或措施，使其更有针对性；就会对领导的思想观点进行更全面、更深刻的阐述，对领导提出的问题进行更深入的研究，提出新观点。领导对问题的把握理解，往往具有很强的政治性、政策性、全局性的特点，这就从广度和深度上对文秘人员提出了很高的要求。所以，文秘人员必须知上，否则很难将领导的意图转换为公文，形成一个单位的工作计划、方案、乃至具体的措施等等。如何才能领会领导的意图，笔者认为，文秘人员平时要多与领导接触、沟通，认真倾听领导在各种场合的讲话，做领导身边的有心人。单知上不够，还得晓下。所谓晓下，就是了解下级单位、群众的心声，深入基层，与群众直接交谈，听取不同意见，把群众意见调查了解清楚后集中反馈给领导，领导经过综合分析才能作出正确的决策，制定出可行的计划，才不会脱离工作实际。如果文秘人员不能晓下，对解基层情况把不准，那么写出来的文稿自然与群众的需求对不上号。只有晓下，才能从其根本利益出发，才能从人文角度分析问题，尊重人、理解人、关怀人；只有对基层人民充满感情，真心实意地关怀人民，才能打动群众的心。实践证明，好的公文都是在充分知上晓下的前提下写出来的。细察勤思

对于文秘工作者而言，留心观察身边的人和物，不仅能为公文的写作提供真实生动的感性材料，更能发现问题，增加公文写作的现实针对性。一些文秘人员随同领导视察工作时，也大都是大面上走一走，看一看，对所见之人、事和物熟视无睹，司空见惯；即或观察一些现象也是走马观花、浮光掠影、不究细节；对重要情况也好，一般事情也罢，习惯于掌握一星半点儿，以偏概全；缺乏自己的独特思考与见解，一味借鉴，实行拿来主义照搬他人。借鉴别人的观点固然必要，但缺乏丰富的感性材料和切身体会写出来的东西，必然缺乏广度和深度没有新意，这样的东西不会给他人以说服力、启示，对实际工作指导意义不大。所以，文秘工作者应该注重养成良好的观察习惯，从习以为常的现象中发现不同点，从初露端倪的现象中发现未来的问题，从表面现象中发现本质问题。观察固然重要，但亦应学会思考，去粗取精，去伪存真，透过现象看本质，探索出事物的发展规律，提出自己的见解。若实际情况与权威见解或传统定论不符，要敢于质疑。听汇报对收集公文写作材料来说是必要的，但要有甄别地听取，不能不加思考地完全吸收。做到不唯“风”、不唯众，认真进行思考鉴别。这样写出来的文章才可能有创造性、有真知灼见，才经得起历史和实践的检验。广积词汇

公文写作应根据不同文种的要求选择多样化的词语，使文章生动活泼，富有文采。文采也是力量，能更有效地吸引人，说服人。毛主席就是这样一位运用多样化语言进行写作的大师，在此仅举一篇。1949年所写的《党委会的工作方法》一文只有两千多字，词语却是多种多样。文章以现代汉语为主，也有成语，如“鸡犬之声相闻，老死不相往来”、“要不耻下问”；有口头语，如“工作要抓紧，伸着巴掌当然什么也抓不住，就是把手握起来，但是不握紧，样子像抓，还是抓不住东西”；“开会事前不发‘安民告示’，人到齐了临时现凑合”；有比喻语，如“要学会‘弹钢琴’”、“要精兵简政”、“是延安还是西安”；还有专用语，如“互通情报”、“书记要善于当‘班长’”、“兵马已到、粮草未备”等。生动活泼的词语，有着极大的感染力和说服力，使人读起来爱不释手。公文写作直接面向广大群众，因此要改变总是那几个名词和一套“官话腔”，用群众喜闻乐见的多样化词语进行写作，包括恰当引用一点古语、成语、警语、谚语以及含义丰富的典故和通俗易懂的口头语，使公文语言更生动，更有情趣，更有表现力和感染力。善于总结

我们收集了一些领导干部的精彩的体会性词语，仅举几例。（1）作为一个领导干部，应当好“挑夫”，一头挑着上级精神，一头挑着广大人民群众的期望和要求。（2）领导干部既要当“伞”，又要当“牛”，站起来当伞，为群众遮风挡雨，俯下去当牛，老老实实为群众办事。（3）有位抓信访工作的领导干部说，真正悲哀的不在于老百姓有冤，而是有冤无处诉，有屈无处伸。因此，对待上访群众要见不要躲，要疏不要堵，要热不要冷，要柔不要刚。（4）华西村的干部讲，“有福民享，有难官当”，“不怕群众不听话，就怕干部不听群众的话；干部听了老百姓的话，老百姓肯定会听干部的话。”这些有血有肉的词汇和语言所放射出的感染力，远比那些套话、空话、虚话高明得多。