浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议（共五则范文）

第一篇：浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

摘要：企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。公文在企业中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。企业的经营方针、政策，上级的指示、工作部署，下级的请示和意见反馈，各单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的。另一方面，公文还蕴含企业文化及企业形象，若企业公文处理不规范出现差错的话，则会为企业带来的不良影响，基于造成不必要的麻烦。所以公文处理是我们最重要最基础的日常工作，其显著特点是行文的规范化、制度化和标准化。现结合工作实际，列举企业公文写作中较常出现的错误，并提出改进建议，以提高企业公文处理的质量。

关键词：公文写作 常见错误 改进建议

为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》（下称《格式》）国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999)的修订，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。新标准发布施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和办法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与具体要求。但不少单位和部门在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。

一、企业公文普遍存在的错误

（一）文种的选择不当

企业公文中最常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。而在平时的工作中，较常见的文种选择不当主要是，应该用“公告”的文件用“通知”，应当用“函”的文件，却使用了“通知”或“报告”。如：企业与平等的或不隶属的单位之间的联系工作，应当用“函”，而不能用“报告”或“通知”；如xxx社区选举委员会面向本社区发布的关于组织参选居民登记工作事项的公文，应该用“公告”而不是“通知”。

（二）文件格式不规范、得体

企业公文格式的不规范、不得体，应该根据企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报（抄送）机关、签发人等要素。最常见的主要问题有：

1.标题没有准确、简要地概括公文的主要内容和标明公文种类。俗话说：“看报看题，看书看皮。”“标题引人看，新闻活一半”，这些都充分说明了标题的重要性。而企业中的很多公文都仅用“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题，甚至于让受文者无法直观判断公文的重要性。

2.未标注公文编号。在《格式》中明确指出公文编号的作用，其在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。公文编号的使用，在企业中不但起到便于归档的作用，同时起到文件发文单位或部门的标识作用，这样有利于在第一时间区分发文性质和更好的理解发文内容。

3.签发人的标注。日常企业公文中，并非所有的公文都要明确签发人，但是请示或报告类的公文则必须明确印有签发人名，其主要作用在于让上级审批领导了解下级单位谁对上报事项负责，起降低疑问和提高审批速度的作用。

4.单位印章使用混乱。印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。在现在的企业中，由于有很多是集团公司的下属单位，而在日常的公文中，我们不难发现公文的表头有集团公司与下属公司名称同时存在。而在发文中，有些企业用集团公司的印章来发下属公司的一般性公文的情况时有发生。单位印章使用的不规范，不但会让员工陷入混乱，同时也可能为企业带来不必要的麻烦。

5.公文的附件标注乱。公文的附件,是附在主件、正件之后,对文件内容起辅助说明和补充作用的图文材料,是整个公文的有机组成部分。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应为全称并与附件名称一致。而企业公文中对附件的标注常常是五花八门，无论是位臵，字体，还是方式都具有随意性，不合规范。

（三）公文写作不规范

企业公文写作的不规范，最突出的问题体现在公文结构、内容、版面的不完整上。

1.结构缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不可。在平常的工作中，不少企业时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少发文号；有的文件没有红色下划线；有的附件项被臵于版记部分，或被臵于生效标识之后；有的附注项则臵于生效标识之前，或臵于版记的范围内；有的甚至就没有使用页码，等等，这些错误导致公文的执行过程中产生了许多不必要的麻烦。

2.内容缺乏完整性。公文内容完整性主要是指公文的主体部分要阐述明白、清晰，前后呼应，上下连贯，表述完整。例如，公文人名（如：用“刘总”的简称代替“刘xx总经理”）、日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用（如：把“二零一三年”写成“二0一三年”）、单位名称不全或错误（如： 以“粤锦集团公司”代替“广东粤锦集团有限公司”）等问题也应予以避免。

3.版面缺乏完整性。公文版面是否规范化直接影响企业管理水平的规范程度。在很多日常企业公文中，常常忽略了这一点。例如：有些“通知”公文的“通知”两字用的是一号或小初的字体，正文用的第一段是二号字体，第二段用四号字，甚至于把部分字眼着重用粗体等，这样都让公文各部分显得格格不入。而有的公文，没有对文字进行两边对齐，各行的最后参差不齐；有的序号采用自动格式，数字与文字相差几个空格；有的各个段落的单元格不一致，或单元格过大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的标题部分未作加粗及用黑体字使之醒目：有的正文与落款相距十几行，且全靠在右边，等等，此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清晰，也应引起注意。

（四）语言表达不规范

企业公文的语言表达不规范，最突出表现在两个方面。

一是公文的语言不够准确与完整。所谓准确性，就是指表意清楚明白，确切无误，不产生歧义。企业公文语言之所要求准确性和完整性，是因为公文写作的目的就是要使受文者准确接受作者的旨意，以便指导实际行动。因此，我们在公文写作时，必须反复推敲，仔细斟酌，精心挑选词语和分辨词义，尤其是一些关键词，一个字也不能差，必须表述准确到位。

二是公文的标点使用不符合标准。在企业文书中，对于标点符号使用的不恰当普遍存在于冒号、顿号、逗号的使用。如：段落中的第1点应该为“1.”而不是“

1、”或“1：”；而在一些公文中，因没能正确使用标点符号在句子中的位臵，而让受文者产生歧义，造成意思理解完全不同的情况也时常出现。因此，我们在公文写作时，一定要注意用词的准确与完整，以及标点符号的正确使用，以免造成不良后果。

二、提高企业公文处理水平的建议

企业公文出现上述问题，主要有以下几方面的原因：一是对企业公文文种的正确使用认识不深，二是审核把关不严格，三是办文人员公文写作水平有限。为规范公文文种使用，提高公文处理质量，应着重从以下三方面深化认识，改进工作，提高水平。

一是严格区分企业公文文种的使用。办文人员应掌握如“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等企业公文中常用文种的正确使用能力，区别它们的不同，以免错用文种。

二是办文人员的公文处理能力。从一定意义上讲，办文人员的公文处理能力直接决定公文质量。企业要重视办文人员的选定及培养工作，选择具有专业的公文写作能力的人员从事该项工作，而办文人员也应在工作中时刻保持加强公文写作水平，不断提高公文处理能力。

三是审核人员的严格把关。各层级的审核人员在公文审核中要严格把关、精益求精，纠正公文处理工作中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。对于不符合规范的公文要给予退回，要求重新拟定，把好公文质量关。

三、结论

企业公文是生产经营、改革发展中形成的具有法定效力和规范体式的文书，对内贯彻企业经营方针政策、指导部署和商洽工作、反映和报告情况、施行管理措施、总结和交流经验的重要工具，对外代表了企业的脸面，体现企业的形象与管理水平。所以，任何企业都应重视本企业中公文处理的问题，寻求改善的方法，提高公文处理质量。

参考文献：

1.李春树，企业办公室文书写作规范与经典范本大全，中国纺织出版社（2011.01.01）

2.肖文键，办公室写作精要与范例实用大全，中国华侨出版社(2012-03)

3.谢亦森，大手笔是怎样炼成的:资深老秘书的公文写作秘笈(实践篇)，长江文艺出版社(2013-02)

4.郝惠文，企业文书写作规范与经典范本，化学工业出版社(2011-01)

5.张立章，企业实用文书写作与范例，清华大学出版社、北京交通大学出版社(2011-05)

第二篇：浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

浅谈企业公文写作的常见错误和改

进建议

浅谈企业公文写作的常见错误和改进建议

摘要：企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。公文在企业中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。企业的经营方针、政策，上级的指示、工作部署，下级的请示和意见反馈，各单位之间工作的协调、联系等大多是通过文件来传达的。另一方面，公文还蕴含企业文化及企业形象，若企业公文处理不规范出现差错的话，则会为企业带来的不良影响，基于造成不必要的麻烦。所以公文处理是我们最重要最基础的日

常工作，其显著特点是行文的规范化、制度化和标准化。现结合工作实际，列举企业公文写作中较常出现的错误，并提出改进建议，以提高企业公文处理的质量。

关键词：公文写作 常见错误 改进建议

为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》的修订，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。新标准发布施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和办法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与具体要求。但不少单位和部门在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。

一、企业公文普遍存在的错误

文种的选择不当

企业公文中最常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。而在平时的工作中，较常见的文种选择不当主要是，应该用“公告”的文件用“通知”，应当用“函”的文件，却使用了“通知”或“报告”。如：企业与平等的或不隶属的单位之间的联系工作，应当用“函”，而不能用“报告”或“通知”；如xxx社区选举委员会面向本社区发布的关于组织参选居民登记工作事项的公文，应该用“公告”而不是“通知”。

文件格式不规范、得体

企业公文格式的不规范、不得体，应该根据企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报机关、签发人等要素。最常见的主要问题有：

1.标题没有准确、简要地概括公文的主要内容和标明公文种类。俗话说：“看报看题，看书看皮。”“标题引人看，新闻活一半”，这些都充分说明了标题的重要性。而企业中的很多公文都仅用“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题，甚至于让受文者无法直观判断公文的重要性。

2.未标注公文编号。在《格式》中明确指出公文编号的作用，其在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。公文编号的使用，在企业中不但起到便于归档的作用，同时起到文件发文单位或部门的标识作用，这样有利于在第一时间区分发文性质和更好的理解发文内容。

3.签发人的标注。日常企业公文中，并非所有的公文都要明确签发人，但是请示或报告类的公文则必须明确印有签发人名，其主要作用在于让上级审批领导了解下级单位谁对上报事项负责，起降低疑问和提高审批速度的作用。

4.单位印章使用混乱。印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。在现在的企业中，由于有很多是集团公司的下属单位，而在日常的公文中，我们不难发现公文的表头有集团公司与下属公司名称同时存在。而在发文中，有些企业用集团公司的印章来发下属公司的一般性公文的情况时有发生。单位印章使用的不规范，不但会让员工陷入混乱，同时也可能为企业带来不必要的麻烦。

5.公文的附件标注乱。公文的附件,是附在主件、正件之后,对文件内容起辅助说明和补充作用的图文材料,是整个公文的有机组成部分。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应为全称并与附件名称一致。而企业公文中

对附件的标注常常是五花八门，无论是位臵，字体，还是方式都具有随意性，不合规范。

公文写作不规范

企业公文写作的不规范，最突出的问题体现在公文结构、内容、版面的不完整上。

1.结构缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不可。在平常的工作中，不少企业时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少发文号；有的文件没有红色下划线；有的附件项被臵于版记部分，或被臵于生效标识之后；有的附注项则臵于生效标识之前，或臵于版记的范围内；有的甚至就没有使用页码，等等，这些错误导致公文的执行过程中产生了许多不必要的麻烦。

2.内容缺乏完整性。公文内容完整性主要是指公文的主体部分要阐述明白、清晰，前后呼应，上下连贯，表述

完整。例如，公文人名、日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用、单位名称不全或错误等问题也应予以避免。

3.版面缺乏完整性。公文版面是否规范化直接影响企业管理水平的规范程度。在很多日常企业公文中，常常忽略了这一点。例如：有些“通知”公文的“通知”两字用的是一号或小初的字体，正文用的第一段是二号字体，第二段用四号字，甚至于把部分字眼着重用粗体等，这样都让公文各部分显得格格不入。而有的公文，没有对文字进行两边对齐，各行的最后参差不齐；有的序号采用自动格式，数字与文字相差几个空格；有的各个段落的单元格不一致，或单元格过大；有些公文中的标题部分未作加粗及用黑体字使之醒目：有的正文与落款相距十几行，且全靠在右边，等等，此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清晰，也应引起注意。

语言表达不规范

企业公文的语言表达不规范，最突

出表现在两个方面。

一是公文的语言不够准确与完整。所谓准确性，就是指表意清楚明白，确切无误，不产生歧义。企业公文语言之所要求准确性和完整性，是因为公文写作的目的就是要使受文者准确接受作者的旨意，以便指导实际行动。因此，我们在公文写作时，必须反复推敲，仔细斟酌，精心挑选词语和分辨词义，尤其是一些关键词，一个字也不能差，必须表述准确到位。

二是公文的标点使用不符合标准。在企业文书中，对于标点符号使用的不恰当普遍存在于冒号、顿号、逗号的使用。如：段落中的第1点应该为“1.”而不是“

1、”或“1：”；而在一些公文中，因没能正确使用标点符号在句子中的位臵，而让受文者产生歧义，造成意思理解完全不同的情况也时常出现。因此，我们在公文写作时，一定要注意用词的准确与完整，以及标点符号的正确使用，以免造成不良后果。

二、提高企业公文处理水平的建议

企业公文出现上述问题，主要有以下几方面的原因：一是对企业公文文种的正确使用认识不深，二是审核把关不严格，三是办文人员公文写作水平有限。为规范公文文种使用，提高公文处理质量，应着重从以下三方面深化认识，改进工作，提高水平。

一是严格区分企业公文文种的使用。办文人员应掌握如“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等企业公文中常用文种的正确使用能力，区别它们的不同，以免错用文种。

二是办文人员的公文处理能力。从一定意义上讲，办文人员的公文处理能力直接决定公文质量。企业要重视办文人员的选定及培养工作，选择具有专业的公文写作能力的人员从事该项工作，而办文人员也应在工作中时刻保持加强公文写作水平，不断提高公文处理能力。

三是审核人员的严格把关。各层级的审核人员在公文审核中要严格把关、精益求精，纠正公文处理工作中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。对于不符合规范的公文要给予退回，要求重新拟定，把好公文质量关。

三、结论

企业公文是生产经营、改革发展中形成的具有法定效力和规范体式的文书，对内贯彻企业经营方针政策、指导部署和商洽工作、反映和报告情况、施行管理措施、总结和交流经验的重要工具，对外代表了企业的脸面，体现企业的形象与管理水平。所以，任何企业都应重视本企业中公文处理的问题，寻求改善的方法，提高公文处理质量。

参考文献：

1.李春树，企业办公室文书写作规范与经典范本大全，中国纺织出版社

2.肖文键，办公室写作精要与范例实用大全，中国华侨出版社

3.谢亦森，大手笔是怎样炼成的:

资深老秘书的公文写作秘笈，长江文艺出版社

4.郝惠文，企业文书写作规范与经典范本，化学工业出版社

5.张立章，企业实用文书写作与范例，清华大学出版社、北京交通大学出版社

第三篇：公文写作常见错误

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

一、文种不明

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)

(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

三、错用文种

错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“()”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。

七、标题不准确

具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

八、主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。

九、抄送单位不规范

抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

十、成文日期不规范

最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。

十一、序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录

三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

第四篇：公文写作常见错误

公文写作常见错误举例分析

公文是单位与单位之间处理公务的文书，特别是在党政机关单位，公文的往来十分频繁，几乎每人每天都要与公文打交道，所以熟练使用公文显得相当重要。但由于公文写作主要是在中高职学习阶段进行相关内容的学习与训练，大学阶段学习的主要是专业知识与技能，绝大部分大学生很少再接触使用公文，从而导致在党政机关和事业单位工作的相关人员公文知识的匮乏，公文使用常常难免出现差错。本文对公文使用中经常出现的错误进行列举与简要的分析，并提出正确的修改意见，旨在减少公文使用的错误，提高公文办理质量。

2012年4月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，规定现行各类党政机关的公文种类有15种，分别是决议、决定、命令（令）、公报公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

一、错将日常应用文当做公文

（一）直接将“工作总结”当做公文

×××关于中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结 ×××：

根据×××要求，现将我局中秋国庆节期间开展水产畜牧产品的质量安全监管工作总结报送贵办。请审核。

……

常用的公文种类中没有“工作总结”这种文种，“工作总结”只是日常应用文并非公文，要将“工作总结”报送常常要依托公文文种“函”来完成。正确写法应将标题改为：“×××关于报送中秋国庆节期间水产畜牧产品质量监管工作总结的函。”函是公文的一种，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）直接将“说明”当做公文文种

×××内陆100吨级渔政船建造项目委托设计费付款说明 ×××水运规划设计院：

×××与你院签订的《内陆100吨级渔政船建造项目委托设计协

见随文报送贵委，请审示。

……

“意见”是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文。而此文的审核意见只是单纯的认可或同意，不属于行政公文中“意见”这一文种，这种意见的报出常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题应修改为：×××关于报送广西2013年奶业龙头企业标准化规模养殖场项目可行性研究报告的审查意见的函。

（五）直接将“工作要点”当做公文

×××局机关及直属事业单位2013

公共机构节能工作要点

为切实抓好我局机关及所属事业单位节能工作，根据×××结合我局公共机构节能工作实际，制定我局2013公共机构节约能源资源工作要点。

……

“工作要点”是日常应有文中的一种，并非公文文种。要报出“工作要点”常常只能依托公文文种“函”来完成。正确的标题写法应修改为：×××关于报送局机关及直属事业单位2013公共机构节能工作要点的函。

（六）直接将“公示”当做公文

关于《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》

推荐人选名单公示

×××：

根据×××精神，经研究，决定推荐×××等105名科技人员作为《广西水产畜牧业技术推广骨干人才培养计划》培训对象（名单详见附件），现予公示。

对推荐人选如有异议，请以书面形式并署真实姓名，于×年×月×日前邮寄或直接送×××监察室（邮编：×××；联系电话：×××）。

“公示”是随着干部人事制度改革应运而生的应用文书，但它决不仅限于党政干部任前的公示，其适应范围广泛，使用的频率相当高。近年来，无论是党政机关，还是企事业单位等向社会或有关单位及人员公开某一信息，以达到广泛征询公众意见，接受群众监督的目的时，常使用“公示”。由于公示制产生的时间不长，“公示”这一应用文的文种及格式等问题，目前在《中国共产党机关公文处理条例》和《国

……

“通知”和“函”是两种不同的文种，在一份公文的标题中不能同时用两个文种（转发、印发的公文除外）。正确写法应将标题改为：“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的通知”（主送单位为下级单位）或修改为“×××关于参加海洋100吨级渔政船设计方案讨论会议的函”（主送单位是平级或不相隶属的单位）。

例2：

关于×××项目批复的通知 :

……

“批复”和“通知”是两种不同的文种，这两个文种不能在同一份公文的标题中使用（转发、印发的公文除外）。正确的写法应将标题改为：×××关于×××项目的批复。

（二）用函代替通知

关于征求《广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区

备案管理办法（修订稿）》修改意见的通知

自治区环保厅、区发展和改革委员会，各市、县（区）水产畜牧兽医局：

《广西壮族自治区畜禽养殖场养殖小区备案管理办法》自2007年实施以来，对规范畜禽规模养殖场、养殖小区管理发挥了重要作用。根据×××规定，近期对“办法”进行了修订。现将“办法”（修订稿）送请你们，请于2014年1月10日前将书面意见反馈我局畜牧与饲料处，以便尽快修改完善后报自治区人民政府。逾期不反馈视为同意。

……

自治区环保厅、自治区发展和改革委员会和发文单位自治区水产畜牧兽医局是不相隶属的单位，不相隶属的单位特别是主送级别高一级的单位是不能用“通知”这种公文文种的。正确写法应将标题修改为：关于征求广西壮族自治区畜禽规模养殖场养殖小区备案管理办法（修订稿）修改意见的函。

（三）用“报告”代替“函”

关于上报2013年上半年广西生鲜

违禁添加物专项监测总结的报告

农业部奶业管理办公室：

为提高我老秘网区生鲜乳质量安全水平，根据×××要求，我局下达了《广西壮族自治区水产畜牧兽医局关于印发2013年广西生鲜乳

广西壮族自治区2013年兽药监督执法工作总结的函。

（四）公文标题用词不准确

例1：

×××关于 :

印发全国渔业渔政工作视频会议精神的通知

“精神”一般只能传达而不能印发。正确的写法应将标题修改为：×××关于印发全国渔业渔政工作视频会议要点的通知。

例2：

关于给予2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的

“经费”一般用“拨付”来表述，正确写法应改为：关于拨付2013年下半年奶牛布病结核病扑杀补助经费的请示。

例3：

自治区×××局关于请求自治区台办领导参加我局赴台项目

对接洽谈工作团行前培训的函

自治区台办与发文单位自治区×××局是不相隶属的单位，发文单位没有资格要求台办的领导参加本单位举办的会议。正确的写法应将标题改为：×××局关于邀请自治区台办领导莅临我局指导赴台项目对接洽谈工作团行前培训工作的函。

例4：

×××关于

申请延长桂北渔80209号等2艘渔船

批准书有效期的请示

“申请”与“请示”词义重复，应将“申请”两字去掉，正确的标题应为“×××关于申请延长桂北渔80209号等2艘渔船批准书有效期的请示”。

例5：

×××关于

同意将文明渔港创建项目资金调整为

南万渔港航标维修经费的批复

“同意”与“批复”词义重复，应将“同意”两字去掉，正确的标题应为：×××关于文明渔港创建项目资金调整为南万渔港航标维修经费的批复。

例6：

广西×××局关于

提供在建大型渔政船拟使用进口船用产品情况的函

第五篇：公文写作格式要求及常见错误

网运部关于公文写作格式要求及常见错误 的学习材料

一、公文版式格式要求

（一）字体字号

1．公文大标题一般用2号小标宋体字（或华文中宋体字）居中排布。如两行以上、需要回行时应注意词意完整、排布美观，尽量用梯形或菱形排布，不适用上下长、中间短的沙漏形，也尽量不适用上下长度一样的长方形。

2．正文一般用3号仿宋字

（1）文中结构（标题）层次序数应依次用“

一、”“

（一）”“1．”“（1）”。

（2）正文中一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级以后同正文用仿宋体。

（3）一级标题单独作为段落时不加标点，二级以后标题单独作为段落时应加句号。

（4）全文加粗，并点击字体中的Times New Roman字体，使全文的数字显得饱满且醒目。

（5）领导讲话稿等材料字体字号可灵活掌握。

（二）页面设置

1．公文一般每页排22行，每行排28个字。设置方法为，（一）文件和便函

指网运部负责主办的通信中心管理文件和便函，按照通信中心有关程序办理。

（二）请示、报告和意见

指网运部负责主办的通信中心向上级管理单位，或网运部向通信中心领导报请的请示、报告和意见。需要请上级管理单位或中心领导指示和批准的，用“请示”；汇报工作、反映情况、回复上级领导询问的，用“报告”；就有关问题提出见解和处理办法的，用“意见”。

三、公文写作常见错误

（一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

例1：各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（错误）

各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（正确）

例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。（错误）

公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。（正确）

确）

【解析】用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。

（四）在并列分句中使用句号后再使用分号

例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（错误）

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（正确）

【解析】分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。

（五）同一形式的括号套用

例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））（错误）

围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]（正确）

【解析】同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。

（六）阿拉伯数字表示次序时使用点号不当 例8：

1、督促主办单位按时办结。(错误)1．督促主办单位按时办结。(正确)

市基础设施配套费征收标准的批复》（××规„2012‟59号）文件要求，特制定本管理办法。（错误）

根据《××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规„2012‟59号）文件要求，特制定本管理办法。（正确）

【解析】书名号内标示停顿时用空格。

（十）句内括号行文末尾使用标点符号不当

例13：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任。），负责该项工作的协调处理。（错误）

为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任），负责该项工作的协调处理。（正确）

【解析】括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。

（十一）附件名称后使用标点符号 例14：

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；（错误）

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单（正