单店秘书工作职责及流程

第一篇：单店秘书工作职责及流程

工作职责

秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽起着承上启下的作用，是店长的左右手。一个优秀的秘书能为主管分担一半以上的事务及管理工作。店务秘书的主要工作职责有：店内事务管理；互动管理；与总部沟通管理；紧急事务应对管理

（一）客户资料管理

【总客户登记册】用于登记当天值班接待的上门客人和经纪人当天获取的除上门外的客人，秘书负责提醒督促经纪人将当天收集到的所有客人登记在总客户登记册上。及时更换收藏已登记满的总客户登记册，存档一年后作废销毁。

【登报客户登记表】用于登记登报来电问询的客户，编号并与当天下午下班前统一分配给经纪人，督促跟进。及时收藏半年后作废销毁。

（二）房源资料管理

【原始资料】

(1)原始房源编号：按年份+当店的代表字母和顺序如（05E0001）05代表2005年，E代表第五家店，0001代表店内的第一套房源

(2)当天新房源应存夹在新房源夹中，写上编号。

资料详细明确的当天下午17：00-18：00发送给总部，资料不够详细明确的，提醒经纪人落实清楚，第二天发送给总部.(3)当周新房源备份一份并制作一张目录表上交总部存档.(4)原始房源资料根据当店实际情况进行分类存管，作好标识目录便于查询。

(5)定期整理原始房源资料，提醒经纪人精耕房源。根据经纪人反馈的信息（已售、暂不售、价格异常等）及时更新房源信息，确保房源信准确有效

(6)已售原始房源资料作好标识存档保管一年后作废销毁。

【供客户查找的房源资料】（简称对外房源）

每天打印从总部发送到各店邮箱里的各店当天新房源汇总资料，装订成册，供客户查阅。一个星期整理一次，确保房源信息准确有效。

【网络房源、新报房源当天录入网站】及时根据经纪人反馈信息更改更新。

（三）制度执行

秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准，发现某同事违反规定时，及时给予提醒，或汇报店长，由店长决定是否处罚，店长确定处罚，秘书开罚单，店长签字，秘书执行罚款。

（四）考勤管理：秘书应该熟练掌握《考勤管理办法》的详细内容，严格监督打卡情况。

（五）值班管理：秘书于当月的最后一天制定下月的值班表，由店长确认签字生效，于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁，以便于经纪人提前做计划。

（六）卫生管理：当天卫生由值班人员打扫，秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的，告知店长，由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。

（七）表格表单管理

【普通表单格】：经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。

【特殊表单格】：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放，发出24小时内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同（一式三份中的其中一份）。作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总，制作租赁档案上交财务部

（八）当店办公用品和基金的管理

【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力范围内的尽量独立解决，在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

【当店基金的管理】：根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示

（九）数据汇总

【每周】：周考勤汇总，客户和房源统计，带看量、签单数汇总。

【每月】：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。

（十）接待

【客户接待】：在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。

【同事接待】：来者是客，到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待，倒水让座，提供恰当的帮助。

【注意事项】：

a：秘书是公司的形象代表，是当店的窗口和枢纽，接待礼仪要规范细致到位。

b：随时保持饱满的精神状态。

工作流程

一、行政事务

实习报告：实习分行秘书入职前上报主任秘书；

工作报告：入职分行秘书于每月30日上报，内容为上月工作总结与下月工作计划（事前计划、事后总结）； 每月考勤卡、考勤报表的上报：

考勤卡：按公司规定打卡，签卡要注明原因，并须直属上司签字确认方可；

考勤报表：认真填写表格所需内容，切不可造成漏填少报（填报所有涉及的日期全属当月，当月之前的则无需填写）；

分行人员入职时间以到人力资源部办理手续的时间为准，需携带相关资料及所需表格到行政人事部面谈，即后办理入职手续。并督促相关人员同时办理担保手续（担保人需提供户口本及身份证原件），担保一年有效；

分行人员离职时间以在分行交接当日时间为准（分行经理级以上人员离职须主任秘书到现场进行财务及物品交接）；

办公用品的申请：每月20-23日为申请时间，大件物品须先申请后购买；

名片的申请：每周星期五12：00提交名片申请，每人每次申请不可超过两盒。

二、财务事务

【每月工作】：

收据、合同自领取日起计三个月未核销的，应退回财务部办理核销及重新领取手续；

对帐：时间为每月初（具体时间财务部通知）；

所须上报表格：租佣对帐表、考勤表、买卖业绩表、工资卡号统计表；

费用报销：时间安排与财务安排对帐时间一样（每张报销单上必须有经理签字确认）；

分行已成交单跟进表：每月5日前上报主任秘书处；

分行未结单明细表：每月5日前上报主任秘书处

合同收据核销、盘点表：每月5日前上报财务部；

铺位租金、水、电、管理费、广告位租金、空调费等费用的申领与核销；

清洁工工资的支付。

【每日工作】：

每天上班即对分行收据、合同进行检查及核销工作；

① 收据所列内容和金额与合同所载内容一致；

② 涂改（包括涂改液）、挖补的合同、收据不予核销并及时上报；

③ 出现以上所述及不及时核销收据、合同的及时上报；

租佣、定金、诚意金的收付；

租佣：收取→开出租佣收据（交客户、业主）→存入指定帐户（24小时内）→备份合同复印件、收据第三联、银行存款回单财务查验；

定金、诚意金：签订委托书或合同（交易员）→收取定金、诚意金→开出收据客户联（交客户）→存入指定帐号（24小时内）→收据第三联同银行回单传真至财务部（同时MSN短信通知相关人员款项入帐）→到财务部交收据第三联原件及银行回单原件并由财务相关人员在收据明细确认表上签收；

付定：签订购买、租赁委托书→业主收条（加盖指模）→留备身份证复印件（查看原件）→收取房产证原件或银行抵押合同原件（收取订金人民币5000元以上的）；

如以上条件无法全部满足，业主收定须总经理签字；如无则分行秘书应及时填写《违规放款反馈表》，为确保无误请先查档；

分行内任何一笔付出的款项，必须由经理签字，如有特别放款的还须由总经理签字方可；

分行成交单上报财务部与客服部所须资料：

财务：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员及经理签字）、客户（业主）身份证复印件，并由财务相关人员签收确认。

客服：合同（居间、单边）复印件、房产证复印件（抵押合同）、成交报告（交易员、经理签字）、家私清单、客户（业主）身份证复印件，并由客服相关人员签收确认；

收取款项不开收据的按违规处理；

业主与客户直接收付定金的，分行留备业主开给客户的收款收条复印件以备查验；

每日收支、罚款、活动基金流水帐的记录；

三、分行事务

分行人员的值班休假安排；

报纸广告的剪贴，橱窗广告的更换（颜色不可太多）；

考勤的统计与上报（外出登记的跟进），当天出勤情况及时上报行人事部（如迟到、早退、例休、请假、旷工等）；

每日业绩的统计（与分行经理充分沟通，不可造成少报、错报业绩）；

公告栏的布置与更新；

公司公告的传达与张贴（及时跟进及反馈信息）；

分行内固定资产的维护（办公桌椅、墙壁、电子设备等）； 行为规范的监督（着装、形象等）；

简单公文的起草（分行内的业务表格、文书文件等）；

分行人员变动（入、离职、调动）的跟进与新入职人员的基本培训； 日志的统计与检验，并监督执行相应的惩罚制度；

分行打印机墨盒至总务处以旧换新；

维持分行日常清洁卫生

四、监督职能

各种违反政策法令、规章制度的苗头或行为，发现后及时上报

第二篇：店务秘书工作职责

鑫万邦地产店务秘书工作职责

1、考勤管理（迟到、早退、请假、旷工）及换班安排。向单店负责人了解各店的考勤记录。

2、监督卫生情况（所有桌椅、玻璃、电脑、打印机、卫生间、地板纸屑、茶盘清洗、垃圾桶、卫生死角），整理前台抽屉里的表格、笔、纸等接待用品。

3、整理报纸，把房源信息剪下来，夹到房源夹中。并剪贴与房产有关的信息。

4、外出登记跟踪（带客看房回来须交看房服务书，勘察房屋须交勘察表，请假须按正常手续办理）

5、新增、整理、落实当天新房源，有没有发现重复房源和客户，对已经变红色的房源进行回访

6、各类表单的发放与收集整理，各类信息的输入与管理，严格遵守职业道德，严守公司秘密，不做损害公司利益的事。

7、协助经纪人发布房源信息，并打印各类资料；定期更新橱窗的房源信息。

8、每半个小时更新厦门联合网上本公司房源信息。

9、每周组织登报房源汇总打印与发送，并于登报后第二天把登报房源

10、每周每半个月统计经纪人工作量化情况，准备会议所需的材料

11、钥匙登记与盘点

12、协助人才招聘工作，接待来客

13、员工入职与离职手续办理

14、做好门店的各项后勤保障工作。

15、掌管公司业务章，并对办公用品和各类表单进行盘点、领用、回收，收款收据的填写。

16、每日关注新闻公告内容、情报站，执行上级部署，做到各项部署的通知。

17、每日向各大网站发布招聘信息，对已投简历的应聘者给予电话，预约面试时间，对来着进行微笑接待，倒水，并通知上级领导面试。

第三篇：店务秘书工作职责

粤阳地产店务秘书工作职责

1、考勤管理（迟到、早退、请假、旷工）及换班安排。月末做好本店考勤统计。

2、监督卫生情况（所有桌椅、玻璃、电脑、打印机、卫生间、地板纸屑、茶盘清洗、垃圾桶、卫生死角），整理前台抽屉里的表格、笔、纸等接待用品。

3、组织并参与门店早夕会管理，记录并跟踪经纪人的工作规划和工作总结。夕会之前10-15分钟，检查核对所有经纪人的房客源本。

4、整理报纸，把房源信息剪下来，夹到房源夹中。并剪贴与房产有关的信息。

5、外出登记跟踪，跟进《外出登记表》（带客看房回来须交看房服务书，勘察房屋须交勘察表，请假须按正常手续办理）

6、新增、整理、落实上一天新房源，检查发现重复房源和客户，对已经变红色的房客源督促经纪人及时进行回访。

7、各类表单的发放与收集整理，各类信息的输入与管理，严格遵守职业道德，严守公司秘密，不做损害公司利益的事。

8、协助经纪人发布房源信息，并打印各类资料；定期更新橱窗的房源信息。

9、定时督促安排经纪人在各个相关网站刷新本公司房源以及品牌信息。

10、每周组织登报房源汇总打印与发送，及时跟进经纪人的派单记录

11、每周每半个月统计经纪人工作量化情况，准备会议所需的材料

12、钥匙登记与盘点，并做好钥匙外借的相关登记管理。

13、协助人才招聘工作，接待来客

14、员工入职与离职手续办理，开通或注销相关QQ以及网站账号

15、做好门店的各项后勤保障工作。

16、掌管公司业务章（或盖有公章的相关单据文件），并对办公用品和各类表单进行盘点、领用、回收，收款收据的填写。

17、每日关注新闻公告内容、情报站，执行上级部署，做到各项部署的通知。

18、每日向各大网站发布招聘信息，对已投简历的应聘者给予电话，预约面试时间，对来者进行微笑接待，倒水，进行初步筛选并通知上级领导面试。

第四篇：秘书工作流程

秘书工作流程

一、上班时间：09：00-12：00/14:00-18:00

二、负责处理办公室日常事务

（一）打扫办公室卫生

（二）办公室后勤物品的补给工作，如：纸巾、饮水等

（三）办理各类办公用品等易耗品的申购、入库保管、发放等管理工作。

1、申购程序：发现库存物品已经超过定制的最低数量底线时，及时填写申购单申购（如超过总经理规定的额度，需向总经理请示签字后方可交给采购申购）；

2、入库保管：采购购买回来后，根据申购单进行数量及物品的核对，确认后在收据背面签字，进行入库登记；

3、发放程序：各部门来领取办公用品时，需以旧换新（特殊情况除外）并进行登记。

（四）公文的发文办理及收文办理

1、发文办理

由秘书拟稿编号→总经理核搞签发→秘书复印样稿→秘书发放公文→秘书存档

2、收文办理

（1）收文存档：将收到的公文进行分类存档登记，包括上级部门的政策性、指导性、交办性、参阅性公文；下级部门的呈请性公文；平行或其他不相隶属公司的商洽性、询问性公文；参加重要会议的通知、会上印发的会议公文及其他材料等；重要的、密级的刊物、资料以及具有政治、经济、历史、科学价值的公文、资料等；

（2）承办：凡需要我酒吧贯彻执行、具体办理或阅读的公文将公文发放至相关部门处理、阅读并签字回传，存档。

（五）会务工作

1、会务通知

（1）临时会议：按照总经理要求通知相关人员会议时间、地址；（2）固定会议：一般在第一次通知后，以后可以不用通知，特殊情况除外。

2、会议准备

（1）准备好会议相关资料；

（2）组织与会人员签到，统计到会情况；

（3）根据制定的会议记录对扰乱会议次序、缺席、迟到等情况会后进行处罚；

（4）做好会议记录并归档。

3、会议纪要的发放：将会议纪要整理完后，将会议纪要发放至与会人员，并进行登记。

（六）信件收发工作

1、及时将收到的信件发放给相关工作人员并做好登记工作。

（七）人事管理工作

1、招聘：协助各部门主管定期进行招聘工作，及时更新招聘信息

2、培训：由各部门组织新员工进行培训，秘书协助主管整理培训文件

3、入职：新员工试工三天后，由部门主管带至总经办秘书处办理入职手续。

入职流程：填写入职表→主管签字→总经办签字存档→入职 准备物品：身份证复印件及1寸照片2张

4、辞职：搬离宿舍后，后勤主管方可在辞职表上签字；将公司配备物品，如工服洗净、工作用品退还后，总经办方可签字。辞职流程：提前半个月到主管处申请辞职→到秘书处领取辞职表→主管签字→后勤签字→总经办签字→辞职

5、HR系统的整理：将入职员工的相关资料编辑进行HR系统进行存档

6、考勤管理：每月月底进行考勤统计、审核

（1）各部门主管于月底最后一天完工后，将考勤交至秘书处；（2）秘书根据部门主管交至的考勤将考勤整理成电子表格，结合考勤机进行核对，看是否有舞弊行为；（3）将每月奖惩统计入考勤表；

（4）将参与考核部门的分数统计入考勤表中；（5）收集整理员工银行卡号；

（6）统计完成后将原考勤表、评分表、奖惩单、请假条等及考勤电子表格于每月3号前交予财务部，进行工资核算。

7、人员晋升

（1）领班及以下的人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部门主管推介填写→交至秘书处审核→总经理签字批准

（2）主管及主管级以上人员晋升：到秘书处领取人员晋升表→部门经理（总经办）推介填写→交至秘书处审核→总经理签字批准→上报总部→总部总经理批准

8、人员开除

严重违反公司相关规定后，由总经办下文开除并上报进入黑名单，以后均不得录用。

三、差旅安排

（一）调出程序：除演艺部外，其他部门的调职，在相关店沟通完毕后，上报总经理下文后方可安排调职。

相关店沟通完毕后→调出部门主管申请→秘书→总经理同意→调出 秘书将调职表发至调入店

（二）调入程序：除演艺部外，其他部门在收到公文，调出店差旅表、调职表后，通知后勤安排住宿等相关工作。

收到调职表→入档→安排宿舍→通知相关部门 如调职人员未来报到，在报到之前不计入考勤

四、完成领导安排的其他工作

秘书与各部门的对接工作

对各部门的对接工作

1、办公用品的领用：各部门部相关负责人到秘书处，以以旧换新的形式领取办公用品，秘书做好物品的领用登记，领取人签字；

2、制服、对讲机的领取：新员工办理入职后，由部门主管到秘书处领取制服并做好登记；领班级（楼面部、吧台吧、咨客部、保安部、包房部、收银部）以上管理人员配备对讲机，做好对讲机的领取登记；

3、整理各部门的相关资料文件，如：培训文件，相关制度等；

4、辞职员工到秘书处办理辞职手续，将洗干净的工服、工作用品、对讲机等退还；

5、与各部门主管保持良好的沟通模式。

与财务部的对接工作

1、考勤整理后交予财务部核算工资；

2、费用报销，交发票收据等粘贴、填写后交予财务，每张发票收据要签上报销人姓名及大致报销内容；

3、每日供货商的相关收据在收集好后交予财务；

4、日常工作中如遇到员工询问关于财务的事情，如：工资、费用报销等，向财务了解情况后，转述当事人；

5、差旅费用，如财务不清楚相关人员的差旅费用，需向财务说明部门、职务、挂账何店、差旅费用产生原因等；

6、遇到向财务借支费用时，向财务说明原因并及时冲账。

第五篇：秘书工作职责

秘书的工作职责及分工

秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、商务沟通

（一）接待工作

1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4.了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二)沟通与协作工作

1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

（三）商务谈判

1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3.做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一)会议筹备

1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准