如何做好新时期办公室行政管理的工作

第一篇：如何做好新时期办公室行政管理的工作

如何做好新时期办公室工作

在机关青年干部座谈会对我们年轻干部做了“刻苦学习、勤于政务、树立形象”的教育讲话，为我们年轻干部成长指明了方向，结合转业两年多来在办公室的工作，就如何干好本职工作谈一下自己的粗浅认识。

办公室作为一个综合的､全面的办事机构,既担负着执行､调研､智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务,是一个单位承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽｡新的形势对办公室强化政务､搞好事务､规范服务等方面提出了更高的要求｡通过近两年多的办公室工作，我对新时期的办公室行政管理工作有了很深的认识和体会。充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”。一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地､经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的｡行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务､重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作｡

另一方面,从提高办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的工作,而每一项工作的各个环节的合理､准确､及时的衔接,都要靠办公室综合协调､处理､解决｡业务部门的单一性要靠办公室来完成，办公室人员不仅要掌握自己办公的职能，而且还得懂得各业务处室的业务准则，所以只有找准､认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能牢固树立全方位为民服务的观念;只有积极努力､耐心细致地为领导服务､为机关服务､为基层服务，才能以良好的“窗口”形象树立起办公室的威信,才能提高办事效率,促进办公室的各项工作有序、稳定、正常的开展｡正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员｡办公室的行政管理职能主要有四个方面｡

(1)助手作用｡办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理､维护正常工作秩序､保证工作质量起到组织､执行的重要作用｡

(2)参谋作用｡办公室人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见､总结经验､提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋｡

(3)协调作用｡办公室在管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系｡起着承上启下､联系内外的枢纽作用｡

(4)保障作用｡既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务｡

3做好办公室行政管理工作的关键

发挥好办公室的整体功能,关键要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠于职守､善于思考､勇于创新､乐于奉献｡

第一,要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题｡在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性､规范性｡要保持严谨细致､一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己｡无论是大事､小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办､不误办､不错办｡第二,要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求｡办公室工作面广,综合性强,行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋､助手｡要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事

务工作的新路子,要注重对新知识､新问题的学习研究,在规范服务､搞好事务上要主动去想､主动去做｡

第三,要强化团队观念,注重与同事建立良好的合作关系｡办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成｡因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力｡办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率｡

第二篇：新时期如何做好国企办公室行政管理工作

新时期如何做好国企办公室行政管理工作

摘要：在现当代社会的新时期下，如何做好国企办公室行政管理工作能为了有些人的难题，那么本文将结合笔者多年经验，对此问题进行深入逐一阐述。

关键词：新时期；国企办公室；行政管理；工作

作为一名办公室人员，最无法忽视的便是办公室相当于单位的“窗口”的地位和作用，因此为了紧跟时代的变化，我们必须加强企业以及事业单位中办公室人员的重量。一方面，办公室必须发挥它，连接单位中每个部门及其相关工作人员的日常平稳工作的，综合性的办事部门；另一方面，办公室处于行政管理部门的“枢纽”位置上，它主要负责相关行政管理的日常事务工作，即使大部分工作相对来说都是比较繁杂的，千篇一律的工作内容。但是更多的人是从办公室这个“窗口”去评估相关单位的工作质量的。

一、充分了解办公室的行政管理职责

在行政管理方面，办公室人员面对的工作大多是处理单位领导的行政命令，面对的工作者大多是领导与各部门员工。

办公室的行政管理工作的职责主要由五个部分组成：

（一）协助功能

工作人员贯彻单位领导的态度对上级部门的安排进行工作规划，并检验具体操作。这为企业制度管理的强化与工作环境的正常平稳提供了有利的支持。保障了工作的正常运作。

（二）中枢功能

行政工作人员不但要管理工作，还要进行调节工作，维护单位正常的工作环境，协调好各部门的关系，及时传达领导的命令与指示。努力做到上情下达和下情上传的及时实现，促进企业内部信息畅通流转。

（三）督办功能

任何一项命令，下达之后便要落实。办公室不仅要将领导布置的事务高效地完成，还要牵头进行各部门办事流程合规性、有效性的进一步建设，确保单位工作的督察无盲区。同时在各个部门营造良好的工作氛围，全面调动员工的凝聚力，共同完成各项工作。

（四）服务功能

办公室工作是一项具有“服务性质”的工作，这就要求办公室人员树立服务意识，立足日常工作，增强责任意识，为推进各项工作的顺利开展做好铺垫工作。

二、做好新时期办公室行政管理工作的建议

办公室要想良好运作，一定要努力提高工作人员的整体素质，深化服务理念。办公室人员只有在行政管理的岗位上保持优良的作风，才能学会思考和创新，学会团结协作，才能认真细致的开展工作。

（一）提高工作人员的服务意识和能力

工作人员一定要能够处理工作中的矛盾与问题，在单位繁杂琐碎的工作中时刻保持着头脑清醒，才能做到对工作认真负责。办公室行政管理工作的进行一定要有纪律，讲规范。做到严谨细致地完成工作，以纪律为准则严格要求自己，时刻遵守工作规范，做到不能漏办、误办和错办任一项工作事务。而且新时期由于办公室的工作具有极强的综合性，要求办公室人员努力提高工作能力。所以，办公室的行政管理工作人员既要高效完成日常任务，还要成为单位领导的谋士和智囊。对工作中出现的意外，行政人员要能及时解决。要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，积极学习并提高能力，勇于探索行政事务工作可行的新路子，并且要注重对新知识和新问题的学习与研究，不但追求规范服务，搞好事务，更要主动去想，主动去做。

（二）加强办公室人员的团队意识与学习观念

办公室人员都有着不同的分工和职责，有些工作可以靠个人独立完成，但是大量工作都必须靠大家共同协作完成。可见，建设加强办公室团队观念有着十分现实的意义，只有保持着良好的共事关系，才能最大发挥出工作潜力。而且办公室大量的日常任务导致很多人员忙于繁杂琐细的事务，而对单位的整体项目缺乏了解。有些群众会将向办公室咨询情况和信息，但办公室人员却无法给予明确的解答。工作人员要不断学习，充实自己，开拓新视野、新思路，提高工作层面。全面吸收企业信息，以及行业相关政策与管理观点。协助领导进行重大事项的决策。并且健全的部门规章制度是办公室良好运作的有力保障。对现有制度不断评审、改进，保证制度的有效性与可执行性。另一方面，不断提高监督人员的执行能力，建立有效的监管机制与激励机制。通过不断完善部门制度，进而优化管控体系，保障办公室的良好运作。

（三）要有纵观全局的意识，加强工作的紧张程度

国企办公室行政管理工作在整个单位中处于核心地位，办公室人员应正确认识到其工作的内容与意义，在充满挑战和机遇的新时期，以新思路、新方法、做好行政管理工作，以更好地服?沼谄笠捣⒄勾缶帧０旃?室是一个直接服务的部门，作为办公室的员工一定要把自己和普通员工区别开来。办公室的工作人员需要具备整体意识和大局意识，对待工作应该有一种崇高的使命感。一定要始终以严谨认真的态度对待自己的工作，以谨慎负责的精神督促自己。时刻明确自己的政治立场，坚定自己的政治信念不动摇。积极主动地去面对问题和解决问题。从大局出发，从多个方位和多个角度去看待问题。注意维护上级领导的权威，对于恶意抹黑的做法必须采取零容忍的态度。始终不改变自己一心为公的精神，认清当前发展的大趋势。尊重别人给予的批评建议和改善意见。要了解上级政策，也要关注下一级的需求。要从整体去看待问题，不能片面的以偏概全和一概而论。努力提升自己的专业素质和专业能力，以满足日新月异的时代发展的需要。一直保持自己的工作热情，不断加强创造力，敢说敢做。

我们不重要具备发现问题的能力，还要寻找解决问题的办法，提出有价值的想法以推动工作的进步和企业的发展。

（四）建立健全服务体系，对待本职工作尽职尽责

在国家总的方针政策的大形势下，对于体制内存在的问题进行符合时代需求的调整。切实将工作原则和要求落实到工作当中去，条理清晰的列举出工作中发现的漏洞，并想出行之有效的有理有据的系统的解决方式和办法。办公室的工作大多比较繁杂琐碎，而且面对的人群范围较广，因此办公室的工作强度必然就会比较大。所以在进行工作的时候不能浮于表面，要深入的调查以了解真实的情况。要保证工作的质量，而要做到这一点，办公室的工作人员又绝对不能每天只呆在办公室中整理资料做文案工作，更重要的是要深入基层，了解下方群众的真实想法和需求。要以艰苦奋斗的精神强化服务人民的献身精神，定期扎根基层获取第一手资料，在进行文字工作的同时不能放弃实践，时间能够帮助我们从各种角度思索处在不同身份和地位的人的不同需要。

（五）树立创新意识

在新的社会发展趋势之下，以往的传统做法显然已经跟不上现今的对于办公室工作要求。要想高效完成当今办公室的各种工作，就要求我们应当具?浞⑸⑺嘉?，敢于创新并且善于创新。以饱满的热情和昂扬的状态应对工作，接待人事，迎难而上，力求在工作中开创崭新的局面。在新政策新形势下，以前的那种传统模式和习惯做法已经不能再满足现在社会飞速发展的要求了，要想把办公室的各种工作做好，就必须打破常规，开创新思维，勇于创新，改革造就新形式，大胆探索新形势。

例如，要强化超前化的意识，善于分析形式，看清问题，总结规律经验，用新的价值观人生观去观察和分析社会生活中的新问题，新事物。提出有自己思想的新观点，而不是按部就班的进行工作。还要强化全面服务的意识。办公室需要负责的很多，但是每一方面都不能遗漏，都不能有差错，所以要在工作中多思考，分轻重缓急，有层次的进行工作，合理安排工作。最后要强化优质服务的思想，在日常工作中，要密切围绕企业中心工作和大多数员工的热门话题，提出新办法，新思路。在督察方面要有新手段，新途径。

（六）树立好大局与服务意识

办公室作为企业的一个很重要的部门，直接对口部门是企业的领导。要是想很好的使企业有好的发展，有更好的前途，就必须要有很好的集体意识大局意识，要有员工最基本的责任感和使命感，要提高员工的积极性和主动性。要充分发挥自己的能力和实力，为企业的发展和前途加油奋斗。要有大局意识，员工就是大楼建设里的一颗小小的螺丝，尽管不起眼，但是任何一个都不能缺少，缺了任何一个就可能会有致命性的错误要去承担。办公室的每一位成员都很重要。企业的发展离不开大家。而且要全面的看待问题，不能只等通知和要求被动的工作，要善于了解企业情况，围绕重心工作，和发展思路相贴切，积极主动做好服务决策。要一心为企业，敢于提出自己的观点。办公室的“决策”地位起了决定性的作用。要随时发现问题，解决问题要站在企业的角度看待问题，提出既符合公司又符合国情的决策。而且办公室工作纷乱，复杂，服务面覆盖广。不固定的工作时间，经常的加班加点是常态。所以要做好办公室的工作，要求有很强的服务意识，要有积极性。要认真做好每一件事，不断提高工作效率。作为办公室的成员，要擅于多动脑，多思考，几时了解最新的动态和情况。要多站在领导，群众，同事的角度看问题，做到慎独多思。然后还要做到多动腿，通俗一点就是要多跑腿，要深入了解基层，然后做出合领导心意的决策。最后要手勤，要多动手，要有随时做记录的好习惯。

总结

作为具有特殊办公性质的一个部门，办公室员工都需要有很高的综合素质。在办公室中的每一位成员，无论是在做那一方面的工作，都要有终身学习的意识，养成每日读书的好习惯，提高自己的文字水平，沟通能力等等。不仅要增强政治学习，还要加强业务的学习，促进自身在办理业务方面要越来越优秀，越高效率。

参考文献：

[1]郑小利.浅论如何做好国有企业的办公室工作[J].科技与生活，2010，（22）：107.[2]范曼雯.新形势下如何做好企业办公室的工作[J].现代企业文化，2012，（20）：61、63.[3]戴湘萍.浅析办公室工作在企业管理中如何把握好“四度”[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2011（10）.[4]郭尚福，刘兰涛，王志刚.新形势下做好高校办公室工作的有益探索[J].价值工程，2013（06）.

第三篇：做好新时期办公室行政管理工作的思考

做好新时期办公室行政管理工作的思考

摘要:办公室行政管理工作是确保单位工作正常运转的重要保证｡阐述了办公室工作的重要地位､工作职能,并就做好办公室行政管理工作提出了建议｡

关键词:办公室;行政管理;服务

办公室作为一个综合的､全面的办事机构,既担负着执行､调研､智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务,是一个单位承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽｡新的形势对办公室强化政务､搞好事务､规范服务等方面提出了更高的要求｡结合工作实际,笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考｡充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作为办公室人员,必须充分认识办公室的地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质｡一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地､经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的｡行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务､重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作｡比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外､左右的单位第一形象,它有上级指示､有各种问讯､有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度､艺术,才能使来电者满意､信服｡因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信｡

另一方面,从提高办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的工作,而每一项工作的各个环节的合理､准确､及时的衔接,都要靠办公室综合协调､处理､解决｡只有找准､认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能牢固树立全方位服务观念,积极努力､耐心细致地为领导服务､为机关服务､为基层服务.以良好的“窗口”形象,提高办事效率,促进办公室的各项工作有序开展｡正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员｡办公室的行政管理职能主要有四个方面｡

(1)助手作用｡办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理､维护正常工作秩序､保证工作质量起到组织､执行的重要作用｡

(2)参谋作用｡办公室人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见､总结经验､提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋｡

(3)协调作用｡办公室在管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系｡起着承上启下､联系内外的枢纽作用｡

(4)保障作用｡既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务｡ 3 办公室工作要处理3个矛盾

一是大局和小局的矛盾｡办公室作为一个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上｡这就要求办公室把“一切服从大局,一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点,当部门工作与机关的整体工作､小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局､局部服从整体｡同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡

二是主动和被动的矛盾｡办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动｡对一些常规性､规律性､阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备､对领导临时交办的任务､应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱｡同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务｡

三是“过”与“不及”的矛盾｡为领导出主意､当参谋,一定要把握“度”,掌握分寸｡办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位｡要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖｡要积极谏言,但不能瞎掺和｡做好办公室行政管理工作的关键

发挥好办公室的整体功能,关键要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠于职守､善于思考､勇于创新､乐于奉献｡

第一,要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题｡在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性､规范性｡要保持严谨细致､一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己｡无论是大事､小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办､不误办､不错办｡

第二,要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求｡办公室工作面广,综合性强,行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋､助手｡要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识､新问题的学习研究,在规范服务､搞好事务上要主动去想､主动去做｡

第三,要强化团队观念,注重与同事建立良好的合作关系｡办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成｡因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力｡办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率｡

公司行政办公室工作职责

一、负责公司本部的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

二、负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报。

三、负责公司来往文电的处理和文书档案的管理工作，负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。

四、加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往来，树立良好的企业形象。

五、产销计划设立修订及产销绩效统计分析。

六、全公司组织系统及单位工作职责、编制人数的规划、研讨、修订。

七、下列各项管理制度的建议、推行与修订。

1、生产管理、质量管理、设备管理制度。

2、技术管理、开发管理制度。

3、物资管理制度。

4、会计帐务、成本管理制度。

5、人事、总务管理制度。

6、其化有关管理制度。

7、管理有关异常事项的检核、报告、追踪与改善。

8、管理有关呈核、呈报案件的分析、审核。

9、全公司教育训练计划的汇总与推行。

10、大专以上程度人员及管理人员的招募、甄选、训练计划的拟订。

11、厂部间有关事项的协调。

12、材料编号、成品编号的设（修）订。

13、标准成本设立修订及单元成本分析与推行。

14、经营资料分析、异常反应及改善方案的提供。

15、预算编制协助建立及管理。

16、专案性成本及产品利益分析。

17、投资计划方案的审核、编制及执行、追踪。

18、新产品的成本预估及售价拟订。

19、负责公司的印章管理。20、负责公司的报关事务。

21、负责公司的礼品管理。

22、负责公司的合同管理和法律事务。

23、负责公司的营业证照管理。

24、完成领导交办的其他工作。

公司办公室主任的岗位职责都包括哪些? 办公室处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各有关部门关系的纽带，保持站内工作正常运转的中枢，在日常工作中具有十分重要的一位和作用。实践表明，高管局、公司、站的各项决策能否在基层不折不扣地得到贯彻落实，站内后勤工作是否保障有力，职工文化生活开展工作得是否有声有色，很大程度上取决于有没有一个合格、称职的办公室主任。因此，做一个忠于职守、勤于职守、胜任职守的优秀的办公室主任，不仅是上级领导的要求，职工的殷切期盼，更应该是办公室主任为之努力奋斗的目标。本人自投身高速公路事业以来，一直担任基层办公室后勤工作。时值河北高速公路管理局成立十五周年庆典，借此机会，根据自身积累的一些经验，就基层单位办公室主任职能、素质与修养问题，谈一点粗浅的看法。

一、办公室主任的基本职能

概括的讲，办公室主任的主要职能就服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。服从具体的讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。

1、参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自站领导的。对于站班子的决策，办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任是第一责任人。三是来自站内各科室和班组的。站内职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟，一办到底，落到实处。

3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为站内职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成不站内工作的枢纽。

4、协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调，即指致辞力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。所谓横向协调，即指致于票证、监控、财务等各科室融洽和谐的协调工作。

二、办公室主任应具备的素质与修养 收费工作的顺利开展，需要站内后勤工作的有力保障，也就是说需要一个得力的办公室主任。“得力”，就是素质高、修养好。办公室主任应具备哪些素质呢？危言耸听为大致辞包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念能经得起执政、改革开放和反“和平演变”三大考验，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。

品德素质是除了政治素质以外最基本、最要紧的素质之一。要求做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多在手”。三是宽广的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。

办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强自身修养外，在工作中还要树立三种意识。

一、要树立敬业意识 所谓敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，即辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。应该看到，办公室主任是个很重要的岗位。能够为站领导和同志们服务，是一件很光荣的事。对于这样一项重要而又有意义的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁，而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。第一个“钻”是钻研的“钻”，就是要钻进去，潜心研究；第二个专是专业的“专”，就是通过钻研学习达到很高的专业水平。有人说办公室主任无非是一些服务性工作，专业性不强，不需要很高的专业水平，这是不正确的。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后勤设施的使用保养知识，怎样使我们的工作保持与日俱进的状态等等，这些都不得是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。只有这样，才能当好领导的参谋和助手，才能在工作中有所建树。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研不断提高思想政治工作水平和专业水平，增强使命感和工作能力。

二、要树立公朴意识

公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当上级领导的公仆，当好广大职工的公仆，当好司乘人员的公仆，全心全意地为他们服务。当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克已奉公埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。

诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是而非，以免贻误工作。

耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作单调而琐碎，而是要对全站职工服务，难免有众口难调的现象出现，所以当好办公室主任要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。

脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样在工作用中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务，为实现全面建设小康社会这个宏伟目标服务；怎样才能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，所有这此问题都不得是我们应该经常考虑的。

嘴勤，包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传交通战线广大职工的感人事迹，争取广泛的社会不良分子同和舆论支持。

手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。

腿勤，要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导同志那跑，及是请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是踊跃兄弟单位勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。

三、要树立奉献意识

实实在在地说，当好一名办公室主任是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报，后勤服务，工作具价格政策而繁杂，平凡而枯燥。我们所做的工作大者无形的，不像工人生产一件产品就是一件产品，也不像农民春天播下种子，秋天收获粮食。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩来。

办公室主任职责说明 岗位名称： 办公室主任

岗位编号：直属上级： 总经理 所属部门： 办公室

岗位设置目的

全面负责公司日常行政工作 工作内容：

1．协助公司领导监督、检查各项管理制度及会议决定的执行情况； 2．负责制定、执行和修正公司的各项管理制度；

3．负责公司日常行政事务管理、配套服务和协调处理工作； 4．负责公司定期和考核的组织实施工作； 5．负责对外签订各类合同文稿的审核工作；

6．根据公司及各部室的用人计划组织招聘工作，审核员工岗位调整方案； 7．总体负责公司的质量认证工作； 8．负责公司内外的接待、来访和协调工作，对提出的问题和意见及时解决或上报有关领导； 权限与责任： 1．权限：

1)对公司管理制度的提案权； 2)对公司管理制度的执行权； 3)对公司管理制度的监控权。2．责任：

1)对工作计划的完成负责； 2)对本部门各项工作的有效性负责； 3)对公司的人事工作负责；

4)对公司各项行政工作的完成负责。所受上级的指导：总经理

同级沟通：通宝集团人力资源部、国际实业人力资源部、国际置地各部室、外部相关部门 所予下级的指导：国瑞物业公司经理、供热中心经理 岗位资格要求： * 教育背景：

管理类或经济类相关专业大学本科以上学历；

经验：

5年以上行政或经济类工作经验，3年以上同行业行政或经济类管理工作经验。岗位技能要求： * 专业知识： 掌握管理类和经济类相关知识，熟练掌握国家有关法律、法规及管理规定； * 能力与技能：

* 较强的领导能力、管理能力、组织协调能力、团队管理经验和解决问题的能力。公司行政管理之办公室管理制度

（一）规章概述

办公室是公司的重要的综合管理部门，有的称为办公厅，有的称为综合部，有的称为行政管理部，有的叫做秘书处，等等。名称虽然不同，但职能基本差不多，都是公司的行政事务的综合协调部门。归纳起来，办公室的职责主要是三个方面：一是协调公司内部各部门之间的行政关系，为各部门的生产经营活动提供相应的服务；二是对外代表公司处理相关行政事务，是宣传公司、推广公司的重要的部门；三是领导的助手和参谋，对行政指令起到上传下达的作用。办公室不仅是公司形象的体现，也是公司管理水平的体现。因此，加强对办公室事务的管理，是公司管理的基础工作。

办公室工作千头万绪，涉及公司的方方面面，文书档案通常是办公室必管的内容；机关财务、后勤服务有的是办公室的工作内容，有的可能有独立的机构负责；为公司高级管理人员提供工作服务条件，比如车辆的安排、秘书、生活接待等也是办公室的职责。因此，办公室管理制度是综合性的，机关的全部可能都是它的工作范围。各公司要根据本公司的办公室的职责、权限，制定相应的系列管理办法，以便于做好办公室的管理工作。

（二）主要内容

办公室管理制度的主要内容，一般要通过若干独立的规章制度反映出来。从通常的办公室的职能考虑，主要管理办法有以下几个方面：

1．办公室管理办法；

2．办公室主任岗位责任管理办法；

3．值班室管理办法；

4．值班管理办法；

5．公司图书管理办法；

6．公司电算中心管理办法；

7．计算机安全管理办法；

8．公司卫生、安全管理办法等。

（三）制作要求

制定办公室管理制度要求根据不同岗位做出相应的规范性要求，力求使每个员工都能按照规范的要求履行各自的职责，保证公司的办公活动正常、顺利地开展。由于不同岗位的要求不同，所以通常不可能用一部统一的规章约束各个方面的工作，因此，实际操作中，可以由各个部门根据各自的职责范围提出相应的管理办法，然后汇编起来供员工遵守执行。

（四）范本

格式一________公司办公室管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本办法。

2．办公室主任对办公室管理负有直接的责任。

3．本办法所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。

4．档案管理

（说明：写明档案管理的基本要求、职责、责任等）

5．印鉴管理

（说明：写明印鉴的刻制、使用、保管等内容）

6．公文打印管理

（说明：写明公文打印管理的程序、印刷质量等内容）

7．用品管理

（说明：写明用品管理的原则、人员、程序等）

8．库房管理

（说明：写明库房保管人的权限、职责、安全防火防盗等）

9．报刊及邮发管理

（说明：写明相关的要求）

10．办公室接待事务管理

（说明：写明接待的标准等内容）

11．办公室对外联络

（说明：写明对外联络的批准程序、费用的审批等）

12．办公室其他事务的管理

13．办公室卫生管理

13．1办公室负责保持全公司公共场所的整洁、卫生，定期打扫；

13．2公司领导的办公室的卫生由后勤办负责；

13．3办公室应定期组织开展全公司的卫生检查，保持良好的办公条件。

14．办公室各部门可根据本办法制定相应的工作细则和岗位责任。

15．本办法自发布之日起施行。

格式二________公司办公室主任工作责任管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．办公室主任应当负责督促、检查行政部门对国家的方针政策、上级指示和经理办公会议决定的贯彻执行。

2．定期组织收集、分析、综合公司生产、行政各方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向董事长、总经理汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。

3．根据总经理提出的指示，负责组织总经理主持的工作会议，安排做好会务工作。

4．负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为总经理当好参谋。

5．组织起草总公司文件（对各职能科室以公司名义起草的文件负责审核），做好公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。

6．组织做好公司印鉴和介绍信的使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写公司大事记。

7．会同其他部门负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。

8．组织做好来客接待和车辆的管理工作。

9．指导做好电话话务与机线维修工作。

10．根据总经理提出的方针目标要求，及时编制本室方针目标，并组织检查、诊断、落实。

11．负责公司办公用房的分配调整及办公用品、用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。

12．负责完成总经理临时交办的各项任务。

13．办公室主任职权

13．1有权向公司各部门索取必要的资料和情况；

13．2对公司经理会议决议和经理指示的贯彻执行情况，有权检查督促；

13．3有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务；

13．4有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作；

13．5有权按公司的指示协调各部门之间的工作关系；

13．6有权安排调度车辆的使用；

13．7对各科室以公司名义起草的文件有审核和校正权；

13．8对不符合上级规定或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放；

13．9对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力；

13．10有权根据公司总经理的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品、用具标准化进行检查、督促。

14．办公室主任职责

14．1对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向总经理反映，以致造成重大损失负责；

14．2对公司行文发生差错、收集与整理的资料失实造成严重后果负责；

14．3对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责；

14．4对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象，影响工作负责；

14．5对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责；

14．6对所属服务工作质量差，造成不良影响负责；

14．7对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责；

14．8对未及时根据公司方针目标要求编制好本室方针目标以及未及时检查、诊断和落实负责。

15．本办法自发布之日起施行。

格式三________公司值班室管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。

2．熟悉业务，认真钻研，提高业务水平，文明值班，积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。

3．重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。

4．加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。

5．维护好室内秩序，做到整洁卫生，禁止在工作时间大声喧哗，无关人员不得随便进入该室。爱护公物，杜绝浪费。

6．坚持批评与自我批评，团结互助，互相尊重。

7．遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。

8．按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。

9．本办法自公布之日起施行。

格式四________公司值班管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．为完善值班管理制度，做好值班工作，制定本办法。

2．公司于节假日及工作时间以外办理一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项：

2．1临时发生事件及各项必要措施；

2．2指挥监督保安人员及值勤工人；

2．3预防灾害、盗窃及其他危机事项；

2．4随时注意安全措施与公务保密；

2．5公司交办的各项事宜。

3．本公司员工值班，其时间规定如下：

3．1自星期一至星期六每日下午下班时起至次日上午上班时间止。

3．2例假日：日班上午8时起至下午5时止（可随办公时间的变更而变更）；夜班下午5时半起至次日上午8时止。

4．员工值班安排表由各部门编排，于上月底公布并通知值班人员按时值班。并应配置值日牌，写明值班员工的姓名悬挂于明显地方。

5．值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出，并须在本公司或工厂内所指定的地方食宿。

6．值班员工遇有事情发生可先行处理，事后再行报告。如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。

7．值班员工收到电文应分别依下列方式处理：

7．1属于职权范围内的可即时处理；

7．2非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理；

7．3密件或限时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导；

7．4值班员工应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班后送主管领导转呈检查，报告表另定。

8．值班员工如遇紧急事件处理得当，使公司减少损失者，公司视其情节给予嘉奖。

9．值班员工在值班时间内，擅离职守应给予记大过处分；因情节严重造成损失者，从重论处。

10．值班员工因病和其他原因不能值班的，应先行请假或请其他员工代理并呈准，出差时亦同，代理者应负一切责任。

11．本公司员工值班可领取值班津贴，其标准另定。

12．本办法自发布之日起施行。

格式五________公司前台值班管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．本办法适用于公司前台接待工作。

2．前台及各楼层值班人员，统称值班员。

3．值班员上班须着工作装、化淡妆。

4．值班员要按以下程序工作：8时15分到公司，穿工作服，检查打卡机，8时30分收卡。由公司派车接送上班的员工，因堵车或其他非主观原因不能准时上班的，不以迟到论，但要注明原因。

5．值班员对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访高层领导的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。

6．各楼层的值班员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做好工作。值班员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。

7．会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的人员倒茶水。会议结束后，立即清理会议室。

8．值班员应推迟30分钟下班，各楼层值班员下班前应先关好空调整机并检查各办公室，发现里面没有人时，应锁门关灯，做到人离灯灭。如有员工确因工作需要须加班时，要告知其离开时通知前台。当天值班的前台值班员，亦应在员工下班后巡逻楼层，确保安全后，方可离开。

9．值班员违反本办法或其他与其本职工作相关的工作制度的，视情节给予其批评，或处________元以上________元以下罚款；屡教不改的，扣除当月奖金直至给予辞退处理。

10．本办法自发布之日起施行。

格式六________公司电算中心管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．为了维护公司电算中心工作秩序，做好电脑保密工作，制定本办法。

2．本办法适用公司电算中心及其员工。各部门应当参照本办法，制定本部门的电脑管理细则，报总公司电算中心备案。

3．电算中心员工应遵守公司的保密规定，禁止非电算中心人员进入电算中心。输入电脑的信息属公司机密，未经批准不准向任何人提供、泄露。违者视情节轻重给予处理。

4．电算中心员工必须按照要求和规定，科学地采集、输入、输出信息，为集团领导和有关部门决策提供信息资料。采集、输入信息以及时、准确、全面为原则。

5．信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出电算中心。

6．电算中心员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

7．电算中心应每月统计核算费用上报办公室，同时抄报财务部。

8．严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。

9．电算中心设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则造成设备损坏的应照价赔偿。

10．本办法自发布之日起施行。

格式七________公司计算机安全管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．总则

为加强对公司计算机的安全管理，防止泄密，维护公司利益，制定本办法。

2．适用范围

本办法涉及的计算机设备，包括电算中心计算机设备及由电算中心负责安装在其他部门或单位的计算机设备。

3．病毒防护要求

3．1装有软驱的微机一律不得入网；

3．2对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档；

3．3对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电算中心负责；

3．4任何计算机需安装软件时，由相关专业负责人提出书面报告，经经理同意后，由电算中心负责安装；

3．5所有计算机不得安装游戏软件；

3．6数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供；

3．7软盘在使用前，必须确保无病毒；

3．8使用人在离开前应退出系统并关机；

3．9任何人未经保管人同意，不得使用他人的计算机；

4．病毒防范措施

4．1由电算中心指定专人负责电算中心管辖范围内所有计算机的病毒检测和清理工作；

4．2由电算中心起草防病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电算中心经理批准后实施；

4．3由各专业负责人和电算中心的专人，根据上述作业计划按时（每周最少一次）进行检测工作，并填写检测记录；

4．4由电算中心经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。

5．硬件保护及保养要求

5．1除电算中心负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关的设备；

5．2硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施；

5．3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；

5．4要求各专业负责人认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任；

5．5要求各专业负责人采取必要措施，确保所用的计算机及外设始终处于整洁和良好的状态；

5．6所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁；

5．7对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电保护电源。

6．硬件防范措施

6．1各单位所辖计算机的使用、清洗和保养工作，由相应专业负责人负责。

6．2各专业负责人必须经常检查所辖计算机及外设的状况，及时发现和解决问题。

7．奖惩办法

由于计算机设备已逐步成为我们工作中必不可少的重要工具，因此，电算中心决定将计算机的管理纳入对各专业负责人的考核范围，并将严格实行。

7．1凡是有下列情况之一的，除责令纠正外，可以扣发当月奖金：

7．1．1计算机感染病毒；

7．1．2私自安装和使用未经许可的软件（含游戏）；

7．1．3计算机具有密码功能却未使用；

7．1．4离开计算机却未退出系统或关机；

7．1．5擅自使用他人计算机或外设造成不良影响；

7．1．6没有及时检查或清洁计算机及相关外设。

7．2凡是具有下列情况之一，造成公司经济损失的，应当扣发当月奖金，情节严重的，可扣3～6个月的奖金：

7．2．1违章作业；

7．2．2保管不当；

7．2．3擅自安装、使用硬件和电气装置。

7．3造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿。

8．本办法自公布之日起施行。

格式八________公司图书管理办法

年 月 日（）办字第 号

1．总则

1．1为加强对公司图书的管理，提高图书利用效率，鼓励员工多读书、读好书，制定本办法；

1．2本公司图书的管理，除另有规定外，均依本办法办理。

2．本公司图书由总务科图书室负责管理，并于每年5月和12月下旬各清点一次。

3．新购图书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书馆登记总簿”并填制图书卡插放于图书之末页。

4．本公司图书由总务科图书室编制目录卡以供员工查阅。

5．借书人以本公司员工为限。

6．辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，必须阅览者限于当日归还，其借还手续比照本办法规定办理。

7．一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出公司或撕剪，但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴供公司参考不在此限。

8．员工所借图书，如遇清点或公务上需参考时，应随时通知收回，借书人不得拒绝。

9．员工的借书分个别借书与科别借书两种。科别借书系指属某科之专用图书，由单位主管具名借用。

10．借书时间限办公时间内上午10时30分至11时，下午1时至3时30分，其他时间概不受理。

11．借书期间一律为1个月，到期应即归还，倘有特殊事由需续借者，务必办理续借手续，但以续借一次为限。

12．借书册数以10册为限。

13．科别借书期间与册数不受前两条的限制，遇调（离）职应将借用图书全部归还。

14．员工欲借书应先查阅图书目录卡片，填写借阅单，持单向管理员取书，管理员将图书交借书人，应先抽出图书卡，由借书人签章后，一并与借阅单妥为保管。

15．员工还书时应将所借图书交予管理员收讫，管理员除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。

16．员工借出图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。

17．员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇清点期而仍不还者，除未还书前应停止其借书权外，必要时，可予以通报。

18．本办法自公布之日起施行。

第四篇：做好新时期办公室行政管理工作的思考

做好新时期办公室行政管理工作的思考

摘 要:办公室行政管理工作是确保单位工作正常运转的重要保证｡阐述了办公室工作的重要地位､工作职能,并就做好办公室行政管理工作提出了建议｡

关键词:办公室;行政管理;服务

办公室作为一个综合的､全面的办事机构,既担负着执行､调研､智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务,是一个单位承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽｡新的形势对办公室强化政务､搞好事务､规范服务等方面提出了更高的要求｡结合工作实际,笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考｡充分认识办公室工作的重要地位

办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作为办公室人员,必须充分认识办公室的地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质｡一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地､经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的｡行政管理岗位往

往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务､重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作｡比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外､左右的单位第一形象,它有上级指示､有各种问讯､有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度､艺术,才能使来电者满意､信服｡因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信｡

另一方面,从提高办公室整体效率看,机关各业务部门只负责本业务系统的工作,而每一项工作的各个环节的合理､准确､及时的衔接,都要靠办公室综合协调､处理､解决｡只有找准､认识到行政管理工作特定的位置和职能,才能牢固树立全方位服务观念,积极努力､耐心细致地为领导服务､为机关服务､为基层服务.以良好的“窗口”形象,提高办事效率,促进办公室的各项工作有序开展｡正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看,办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作,面对的人员主要是领导和各部门工作人员｡办公室的行政管理职能主要有四个方面｡

(1)助手作用｡办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果,对加强机关管理､维护正常工作秩序､保证工作质量起到组织､执行的重要作用｡

(2)参谋作用｡办公室人员要经常深入工作一线,了解基层情况并听取意见､总结经验､提出改革建议,及时向领导汇报并提出建设性参考意见,作好领导参谋｡

(3)协调作用｡办公室在管理工作中的确需要负责协调工作,以维持正常的工作秩序,及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神,主动协调好各部门的关系｡起着承上启下､联系内外的枢纽作用｡

(4)保障作用｡既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成,保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题,又要同单位内各部门建立良好的工作关系,倾听他们的意见,充分调动员工的积极性,齐心协力完成各项任务｡办公室工作要处理3个矛盾

一是大局和小局的矛盾｡办公室作为一个综合部门,其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上｡这就要求办公室把“一切服从大局,一切服务大局”作为工作的出发点和落脚

点,当部门工作与机关的整体工作､小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局､局部服从整体｡同时尽力做好小局工作,因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡

二是主动和被动的矛盾｡办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动｡对一些常规性､规律性､阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备､对领导临时交办的任务､应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱｡同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务｡

三是“过”与“不及”的矛盾｡为领导出主意､当参谋,一定要把握“度”,掌握分寸｡办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位｡要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖｡要积极谏言,但不能瞎掺和｡做好办公室行政管理工作的关键

发挥好办公室的整体功能,关键要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠

于职守､善于思考､勇于创新､乐于奉献｡

第一,要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题｡在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性､规范性｡要保持严谨细致､一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己｡无论是大事､小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办､不误办､不错办｡第二,要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求｡办公室工作面广,综合性强,行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋､助手｡要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识､新问题的学习研究,在规范服务､搞好事务上要主动去想､主动去做｡

第三,要强化团队观念,注重与同事建立良好的合作关系｡办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成｡因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力｡办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率｡

第五篇：浅论如何做好办公室行政管理工作

浅论如何做好办公室行政管理工作

摘要：对于一个单位来说，办公室的设置相当于维持机器运转的零部件。单独零部件的运行情况、各个零部件之间的磨合情况，决定了企业这部机器的最终运转情况。为了更好的维持企业的运转，就必须加强对办公室的管理，这时如何做好办公室的行政管理工作就显得尤为重要。常人眼中的行政文员看似只是每天整理整理文件和做一些繁杂的琐事，看起来是一份既体面又容易的工作。但事实并非常人所想、常人所见那样轻松那样完美。行政文员在工作中也有遇到挫折的时候，如何去面对和以什么样的一种态度去面对它显得至关重要。本文结合我在中水七局红星路项目担任办公室行政文员一职的工作经历，来阐述对如何做好办公室行政管理工作的一些看法。

关键词：如何做好；行政管理；工作

一、办公室行政管理工作的内容

办公室行政管理在单位中，由于所处的特殊位置和它的工作性质，决定了众多职能，其中办公室行政管理和服务是它最基本的职能，也是办公室工作的立身之本，是保证一个单位日常工作正常运行的基础。因此，办公室务必明确办公室行政管理和服务的职能要求，优化办公室行政管理体系和工作运行机制，提高管理和服务的能力和水平。企业行政管理人员的主要工作内容包括：

1、做好办公用品及日常用品的采购、发放管理。月末办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，收集好各部门的请购计划并根据相关规定核算好价格后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，确保帐物相符。

2、做好各部门基础设备、设施维修管理。办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。、做好文件档案的归档管理。据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用、传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。、做好文件资料收发、报送管理。文件资料收发、报送均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类上级单位信息应登记后及时传递给相关部门。

5、做好会议管理。会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。

6、做好公章管理。公章管理必须严格审批手续，应坚持“先批准、后用章”的原则，使用公章事宜须报单位一把手批准后用章；用章登记，要求用章人员认真填写《用印登记表》，登记内容包括：编号、时间、用章单位或人员、用章事由（或文件名）、文件字号、用章数量等；严格控制将公章带出单位外使用，确因工作需要带出使用时，须经主要领导批准，并由印章专管人员携带外出使用。

二、如何做好办公室行政管理工作

（一）明确办公室行政管理和服务的职能要求，奠定开展办公室工作的基础

1.全面熟悉和了解本单位的情况。

做好办公室行政管理和服务工作的前提是要全面熟悉和了解本单位的情况，对本单位的组织机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况要了解。我从2012年7月份开始在项目部工作，当初什么都不懂的我，就脚踏实地的向同事了解项目各个部门的信息，对各个部门的工作职责、工作重点、所需支持有一个充分的了解，才更有利于我后期工作的开展。

2.保证工作落实。

办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、安保、食堂的管理进行监督，收集员工建议，通过有效途径进行改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量。日常事务处理，办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。也要及时执行上级交办事务，优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

总体来讲，办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。以服务为理念，细心为指导，才会使得各项工作做到实处。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。

（二）规范办公室行政管理和服务的方式，建立科学的管理体系

俗话说无规矩不成方圆，在办公室的行政管理工作中明确的工作标准、规范的工作程序、优化的管理体系是提高工作效率、加强办公室效能建设的必然要求。而办公室行政管理中科学管理体系的建立又可以从以下三点进行开展。

1、确立工作标准，推进管理和服务的标准化。

办公室作为一个单位的龙头机构，应大力推进管理服务工作的标准化建设，既要把办公室的工作梳理出来，如文件处理、会议安排、档案管理等，对每项工作建立标准、规定要求，明确分工。

对于工作周期比较长、收效比较慢的工作，无法短时间内对其工作成果进行测量，但是制定详细的工作计划，将长远的计划分解成各个阶段的小计划，制定小的工作目标，对每个阶段的成果进行测量，一步一个脚印才能确保最后的工作计划得以实施，才会实现最终的工作目标。

2、建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。

第一要结合部门实际，设立岗位责任制，进一步明确岗位的责权利；第二要对每个事项确定工作流程，坚持按流程办事；第三要严格按照实效、动态等原则要求，对岗位目标进行分解、优化；第四要结合实际，制定不同岗位人员工作的考核内容、标准，不断完善考核的程序和办法。

以单位文件呈报制度为例，各部门接收的文件统一先交给办公室人员，办公室人员交至部门负责人处，由部门负责人给予处理意见；再由办公室上报总经理处，并根据批示下发各部门。该制度的实行，避免了文件处理的混乱，大大提高了工作的效率。

3、发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，把各方面的情况综合好、关系协调好、工作协调督办好，会促进单位工作务实高效的运转。

要做好协调和督办作用要做到以下几点：一要牢固树立大局意识和服务意识，从高处着眼，于细节着手；二要注意原则性与灵活性的有机统一，要有原则而不呆板，要灵活而不散漫；三要加强对内、对外的协调，努力做到寓沟通、协调于联系之中，确保信息的畅通；四要增强督办工作的主动性，及时督促按规定要求和时限贯彻落实情况，并注意发现落实过程中出现的新情况、新问题，提出解决问题和完善决策的建议。

（三）增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平 在办公室的行政管理工作中，有了科学的管理体系这项“规矩”，当然就需要执行“规矩”人，这就到了办公室的职工发挥作用的时刻。办公室在提高部门单位行政工作质量和效率等方面担负着重要责任，这就要求办公室人员必须具有更高的政治觉悟、更强的奉献精神、更精的业务本领和更严的纪律观念。为此，办公室的职工要不断加强自身建设，提高综合素质。

1.加强学习。

加强学习除了依靠自我学习以外，还要充分的利用公司给提供的各种学习机会。有些公司会为员工提供各项提升职业技能的培训。

2.强化服务理念。

明确办公室的服务立场，树立良好的工作态度，摆正工作位置，把管理寓于服务之中，把提供优质服务作为管理工作的首要任务；

3.弘扬协作精神。

办公室人员虽然各有分工，但对外是一个整体，一定要加强协作，强化团队意识，做到“人人有事管，事事有人管”，互相帮助，齐心合力，提高办公室的整体管理能力。协作精神的培养是一个循序渐进的过程，要明确每一份工作的正常开展都离不开各个部门、各个工作人员的积极协作，做1+1＞2的事。

（四）争取领导支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件

充分发挥办公室行政管理和服务的职能作用，不仅要靠办公室人员的努力，还要有单位领导的关心和支持。公司内各项工作的开展，需要公司各个部门的支持与协调，获取领导对于办公室工作的肯定，可以获取直接的支持，也更有利于工作的开展。

1.善于沟通

沟通是各级间解决问题的桥梁。要具备良好的沟通能力，准确的传递信息，准确的吸收信息，能够跟领导进行无障碍的交流，让领导充分了解工作的内容、工作开展的进度及工作成效等。

2.学会信息反馈

让领导了解工作进度及工作中所需支持，但切记不能滥用这项权利，一定要对问题进行分析后进行呈报，不要事无巨细，会降低工作开展的效率。3.知人善任

这是对领导基本素质的要求。既要对办公室人员严格要求，又要理解和体谅办公室人员，为他们创造良好的工作环境，使员工从工作中获取肯定和成就感，由于员工结构的稳定，也利于员工潜能的开发。

三、小结

工作已经2年多了，我从一名初出校门不谙社会规则的天真大学生逐渐成长为一名能立足于社会的工作人员，在这段时间里让我学会了很多东西，也学会了站在一名行政文员的角度分析和看待问题。在办公室的行政管理中，贯彻明确办公室行政管理和服务的职能要求；规范办公室行政管理和服务的方式方法，建立科学的管理体系；增强办公室人员综合素质，提升管理和服务的能力和水平；争取领导重视支持，为发挥办公室管理和服务职能作用创造条件的宗旨，才能将办公室的行政管理工作做到最好。

二〇一四年十月十八日

作者简介：

xxx，19xx年出生，女，一分局，xxx项目部综合部文员，从事行政文员、后勤管理以及团支部相关工作，联系地址：xxx，邮编：xxxx，电话：xxxxxxx，邮箱：xxxxxxxxx