办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术

第一篇：办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术

办公室工作要做到“两化”——简论办公室工作的艺术

口吴铁卫

办公室作为一个单位的中枢、纽带、窗口，起着承上启下、联系左右、协调各方的重要作用。一个企业的运转，以及正常运转中很多问题的处理，都要靠办公室来组织协调。办公室工作的质量直接影响着一个单位的工作效率。在当前经济发展加速、结构调整加快、改革工作深入的情况下，做好办公室工作更具有重要的意义。做好办公室工作是一门“艺术”，搞好这门“艺术”需要做到“两化”：将复杂问题简单化，将简单问题复杂化。

复杂问题简单化的艺术

将复杂问题简单化是办公室工作职责所在。将复杂问题简单化，就是要将杂乱无章的事务理出头绪，分清缓急，突出重点，将问题逐步解决。办公室既是领导决策参谋的中心、信息处理交流的中心、会议文件运转的中心，也是综合协调的中心、服务保障的中心。这么多的“中心”说明了办公室工作的复杂性。然而，通常情况是，办公室工作人手少、领导要求高，常常是好多事情一股脑地全部冒了出来，让人理不出头绪。

对于一大堆庞杂繁琐复杂的问题作简单化处理，需要树立大局意识，具备综合分析问题的能力。要将面临的问题分门别类，将一堆复杂的大问题分解为两个相对简单的“中问题”，再将“中问题”分解为多个小问题。比如，首先要分清是属于信息处理的还是需要参谋、协调的，是体现品质窗口形象范畴的还是政务类别的；如果是政务类别的，再细分为办事、办文、办会等小类．，对这些分解后的小问题，要分清哪些是需要马上处理的，哪些可以放一放再解决，哪些一时半会儿解决不了需要深入调研才能办理；同时，还需要分清哪些必须亲自去办理，哪些可以委托别人处理，哪些需要协调部门去解决。经过这样的处理，既不影响办事效率，又不至于因一时忙乱而错下结论，为最终解决问题留下隐患，导致复杂问题更趋复杂。再繁杂的问题总有来龙去脉，再难解决的问题总有突破口。在办公室工作中要善于在事与事之间找到“相似点”，在左与右之间找到“链接点”，在繁与简之间找到“转化点”。办公室工作虽然比较杂乱，但还是有章可循的，应结合单位实际，认真总结办公室工作的经验，形成规范化、流程化的办理模式，制定标准化的工作指南，一丝不苟地去办事，繁杂问题自然会迎刃而解。

在办公室TI作中也常常会遇到某一项让人左右为难或者不知从哪儿下手的复杂问题，这类复杂问题的简单化更是一门艺术，既需要把握原则，又需要巧妙灵活处理。(xiexiebang.com　www.xiexiebang.com)办公室作为一个单位形象展示的窗口，必须始终把握正确的原则，做到政治上坚定、行动上忠诚，自觉与党政领导在思想上行动上保持一致，不折不扣地将党政领导的决策贯彻好、执行好。这既是对办公室人员最基本的政治要求，也是办公室人员处理问题时的行动准则。办公室人员既是决策制定的参谋，又是决策坚定的执行者。坚持原则是做好各项工作的基础，处理再复杂的问题只要不偏离原则，就等于解决了一半。在处理一些问题时，在坚持原则的基础上，又必须灵活把握。办公室人员任何时候都要委婉用语，不能以势压人、颐指气使，始终做到诚恳、平和、谦逊、委婉。不坚持原则，便会乱了分寸，使复杂问题更加复杂化。但是如果不懂得变通，僵硬死板地将各项决策执行到底，不灵活把握，就会失去处理的先机，不但办不好事情，反而会使简单问题变得复杂。注重灵活性，不是说将党政领导的决策抛到九霄云外，也不是将最基本的原则底线置之不理，不到万不得已不能突破底线，而且要在事前及时做好沟通，事后及时做好汇报。

简单问题复杂化的艺术

将简单问题复杂化常常被认为是虚张声势、自欺欺人，可能贻误时机；这些人还常常被人说成是“老油条”、“老机关”。其实不然。这里所说的将简单问题复杂化，是办公室工作艺术化的体现，就是将办公室工作做得更加精细，处理小事情也要有解决复杂问题的心态和智慧。办公室工作表面看都是一些琐碎事、小事，但这些事情往往非常关键、非常重要，有的甚至关系全局。因此，做办公室工作一定要认真负责，丝毫不能麻痹懈怠。

将简单问题复杂化需要无比的细致。在办公室工作，100件事中，99件做好了是职责所在、理所应当，可能也没有任何人注意，但是l件没有做好，就暴露在大家的眼皮下，而且还可能对工作造成损失，甚至影响工作的全局。因此，对于任何一件事情，哪怕再小、再微不足道的“小事”，都不能掉以轻心或者认为无所谓，而要以无比的细心去处理。在这个过程中，不仅要考虑到事情本身，更要考虑小事涉及的方方面面，将“小事”放在大环境里去综合分析和处理。对于每一个文件，都不能以文论文，要充分了解发文的背景，对于一个字、一个标点都不能放过，务必做到准确。对于每一次会议，都要周密组织：会前要把握一个“精”字，精心设计内容，精心布置会场，精心安排服务，做到滴水不漏；会中要把握一个“严”字，严格按照既定议程进行，严格按照要求做好服务保障，做到有条不紊；会后要把握一个“快”字，在第一时间做好会议总结，以最快速度做好宣传报道，以最高的效率做好会议决策的执行，做到不留后患。细致反映了一种工作作风，越是细微的地方越能体现能力。办公室人员在工作中要高度关注每一个环节、每一个步骤，心平气和，细致入微，不放过每一件最平凡、最普通的小事，将自己岗位中的所有小事情都做得精细、得体。

将简单问题复杂化需要主动发现问题，前瞻性地做好大量工作，将可能发生不良影响的小问题提前解决好。做办公室工作要积极主动，主动思考、主动沟通、主动服务、主动协调，掌握各项政策、领会领导意图、弄清实际情况，紧紧围绕中心服务大局，竭力提升参谋助手水平，积极为领导出谋划策，并多了解重要工作的进展情况，主动汇报，使领导及时掌握重要动态。这不仅是按照领导指示做好相关工作，而是要具备超前思维，主动查找问题、分析问题，在领导发现问题之前，将可能发生的问题提前处理掉、解决好，将可能影响到发展的问题解决在萌芽状态。尤其是对于那些角角落落里看似无关痛痒的小事情，或者那些没有明确归口的工作，更要做细，做实。当遇到问题时，在给领导汇报之前如果能解决则要努力解决，然后一并汇报；如果不能解决，要考虑好解决问题的思路，提出解决

问题的建议，供领导决策参考。

（作者单位：中国煤炭地质总局水文地质局办公室）

第二篇：办公室文员工作计化

办公室文员工作计化

对工作岗位的认识

办公室文员这一职位是中介性职位，整个公司的上传下达都是有办公室承接代办的，因此，文员工作一定要做到以下几点：

1、服从，一切工作听从领导的吩咐和安排

2、领会，要完全理解、遵照领导的意图办事

3、执行，要坚决的落实贯彻领导意志，强化执行力

对未来工作的计划

1、时间观念要提高，要做到每天按时上下班，不迟到不早退，不是特殊情况尽量不请假，要做到上班比领导早下班比领导晚。

2、要及时的、准确的收集各店铺员工资料，及时掌握辞职以及新入职的员工信息。

3、每天在早上十点办之前了解、收集各店铺的每天的销售额以及存钱单，做到细心准确的登记。

4、每周的周一，我要去了解每个店铺上周的销售情况，然后收集每个店铺个小组及个人的销售额，及时准确的统计，做成表格发放个各店铺，让每个店铺及时的了解自己在上周的工作表现。

5、每个月的28号准时的将店铺销售表格发放各个店铺，并于下个月3号前及时的将各个店铺上个月的店铺销售表格收集上来，有便于领导能够及时的了解各个店铺在上个月的工作表现及店铺的销售情况，发现店铺中存在的不足能够及时了有效的总结方案加以改进。

6、做好办公室设备的维护和保养，要做到不浪费不破坏。

在以后的工作中我将做到以下几点：

1、努力成为领导的助理，急领导所急、想领导所想，勤跑腿、多汇报当好参谋助手。

2、做好各店铺的服务，加强与各店铺的沟通，系统的快递的传递信息，保证信息在各店铺内及时的准确的传递到位。

3、做好员工服务，及时的将店铺员工的信息像领导反馈，做好员工和领导的沟通桥梁。

4、做好信息保密工作，保存好员工档案和信息。

5、我会及时的完成领导交办的6、各种文稿，学习办公要领，提高自身的工作能力。

总结

办公室文员这个岗位是琐碎、繁杂的，我讲根据实际情况然后进行合理分工、合理安排，认真落实岗位的责任制，确保工作井然有条，还要创造性的工作，不断探索工作的新思路、新方法和新经验，在增强工作创造性的同时，我一定注意办事到位而不越位，提供服务而不干渋决策，真正的成为领导的参谋助手和上下员工沟通的桥梁。

第三篇：艺术教育办公室工作职责

宁江区实验中学艺术教育办公室工作职责

一、起草艺术教育办公室发展规划、工作计划、工作总结及重要规章制度等综合性文件材料。

二、组织开展各种形式的艺术教育研究、学术交流等活动。

三、组织开展文化艺术教育、培训、服务，推动艺术教育成果的推广与应用。

四、举办或组织参加艺术教育专业比赛、艺术展览和演出活动，发现并推荐人才。

五、协助主管部门组织开展艺术教育学科建设与评估工作。

六、开展全省艺术考级工作，促进艺术考级工作规范化。

七、协助主管部门组织开展艺术教育表彰和奖励活动。

八、加强与全国及国际艺术教育组织和团体的联络，交流信息，组织参与全国及国际性的艺术教育活动。

九、负责办公室的人力资源管理工作。

十、负责办公室文件资料的收发和管理工作。

十一、负责办公室有关党、团建设方面的工作和思想政治工作。

十二、完成学校领导交办的其他工作。

第四篇：办公室工作

对加强和改进办公室工作的思考

办公室既是我站后勤服务工作的承担者，又对全站后勤服务工作担负着监督、协调、考核职能。事无巨细，内容繁杂而又责任重大。随着站内各项业务工作日益的繁忙，对后勤服务工作的要求也越来越高、越来越具体。如何认真贯彻落实科学发展观，进一步做好后勤服务工作，为核心业务工作提供更好的支持，我们进行了认真调研和思考。

一、当前办公室工作存在的主要问题

1、工作的主动性、超前性发挥的不够。主要是做日常性、事务性工作和站领导交办的任务，对于领导未安排部署的工作缺乏主动思考，对工作滞后反映得多，预见性和前瞻性不强。没有或很少从领导的角度考虑问题、替领导减轻负担，尽量为领导决策服务，对于拿不定的问题往往交领导批示，却未能提出建设性意见供领导参考。

2、敬业、服务、奉献的精神不足。我站是技术性较强的业务单位，相较于业务科室，在办公室很难有突出的业绩，大家都想到业务科室去，容易出成绩，评职称也相对容易些。但办公室工作必须得有人干，所以同志们有些情绪上的不稳定。同时由于生活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方面存在差异，又因分工不同，忙闲不匀，同志之间欠缺沟通，造成了办公室工作有些拖沓、不及时。

3、综合协调不够。办公室作为综合部门，本身的工作繁而杂，但在实际工作中，职责划分不清的、承办不明确的遇到推委、扯皮事项时，在相互协调、理解，推动问题解决方面做得还不够。

4、管理精细化程度不高。办公室工作纷乱繁杂，头绪多，杂事多，科室工作分工时不能具体到一件事上，这就要求办公室每个工作人员兼职多项具体工作，要使每项工作都做到突出成效存在一定的困难，同时在一定程度上也存在着工作量分担不均等问题。

二、如何解决工作中出现的问题

1、摆正心态，充分认识办公室工作的地位，正确把握办公室工作的特点。办公室不同于其他职能部门，而是一个综合服务部门，是承上启下，联系左右，协调内外的桥梁。办公室是领导的参谋助手、机关的中心枢纽、纵横联系的纽带，担负着上情下达、下情上报、协调服务等繁重工作，是机关的信息、服务、参谋、运转中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能，其工作实质就是服务。从事办公室工作的同志都有这样一个感受：从早忙到晚、从初一操心到除夕，忙忙碌碌，但到了年底，写起单位的总结来扬扬洒洒一大片，可是静下心来回顾自己一年来究竟做了哪些可圈可点的工作，很难发现“闪光点”，工作难做，要求较高。而且一年忙到头，看不出成绩，体现不出业绩，工作头绪多、具体事务多。但办公室岗位是一个大舞台和大熔炉，在活杂、事多中久经淬火和磨炼，能够锻炼统筹协调、分析判断、语言表达、文字写作等综合能力，有利于造就高素质的人才。这就要求大家必须摆正心态，对工作要有“耐心、细心、平常心”。

2、牢固树立大局意识和责任意识。办公室的地位和作用要求办公室人员必须摆正位置，跳出小圈子，把握时代的脉搏，自觉运用换位思维方法，站在全局的高度，站在经济社会的高度，站在领导的高度，认识分析问题并思考研究问题，以便提出有分析、有见地、有份量的 决策方案和建议。办公室工作的特点要求办公室人员必须正确看待岗位的“苦”与“乐”，以高度的政治责任感投入工作，树立强烈的事业心，增强使命感和责任感，培养认真负责的态度、严谨细致的作风、乐于奉献的精神，做好职责范围内的每一件事，要在办公室内部开展、敬业、服务、奉献精神的再教育，以此来调动全室工作人员工作的积极、主动性，始终保持与时俱进、奋发有为的精神状态，为各项工作的开展注入持久动力。

3、进一步加强办公室人员自身建设

首先要充分发挥办公室主任的示范作用。办公室主任既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，必需加强政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验，以品德凝聚人、能力折服人、实绩鼓舞人，一定会带动办公室同志形成人人讲学习、个个求进步、力争出成绩的良好氛围。其次要树立服务意识。从大的方面讲，办公室位置很重要，也是领导的左膀右臂，站内的管家。但是，办公室的工作头绪多、服务对象多，方方面面应酬也多。事情多而杂，而且哪一方面做得稍有不周，不是领导不满意，就是职工有意见。一年忙到头还出力不讨好，因而不少人都不愿意从事此项工作。但既然从事了这项工作，就要安下心来并全身心地投入，并且办公室工作是锻炼人能力的地方，办公室人员可以在工作实践中培养提高组织协调能力、综合分析判断能力以及文字综合能力等。可以说，能够全面提升自身素质。因此要珍惜岗位、把握契机、使我们的能力得以充分发挥。

4、努力提高办公室的工作质量。要发挥办公室人员服务的主动性，领会“以站为家”的深刻涵义，不管管理人员、工勤人员还是驾驶员，在对内联系还是对外服务的过程中，都要按规矩办事，服务到位而不越位，认真做好服务工作，树立办公室的良好形象。

在这次深入学习实践科学发展观调研活动中，我深切的体会到：地位来自业绩、创新提高效率、学习提升效能、比较缩小差距。回顾办公室过去的工作，尽管我们取得了一定的成绩，但离领导及同志们对办公室高标准、严要求、快节奏的工作要求和解放思想树理念、理清思路抓发展、振奋精神创一流的工作思路还有一定的差距。我们要勇于承认差距、面对现实、迎接挑战，要用全新的观念，更广的视角，重新审视我们的工作，解放思想，知难而进。结合办公室工作的实际，我认为在当前及今后的工作中，办公室要找准定位、明确方向，转变观念、提升能力，围绕中心、服务全局，以目标凝聚力量，以作风树立形象，以能力求得主动，以业绩赢得地位，努力开创办公室工作新局面。

第五篇：办公室主要工作

办公室主要工作

1，负责出租车车体广告登记，发放福利。（名片登记，核对，办上岗证）

2，负责出租车led更换登记

3，负责所有出租车的广告费发放。

4，负责媒体广告，庆典广告所有客户的广告审批（彩虹桥，墙体，大屏，出租车车体以及led）5，公司所有办公耗材的入库，出库（登记，购买）6，公司所有的合同存档（传媒，主题，庆典，租赁等合同）

7，打印，复印，传真。

8，上传下达。

9，各位领导交代的工作。

10，客户接待

11，各种大型活动前期的准备工作，和后期的整理工作 12，处理及协调各个部门的琐碎事情。13，卫生协助及检查卫生

14，公司人事档案

15，查岗（不定时）