第一篇：办公室管理设计题
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?(P13)
电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条；各种笔,胶水,剪刀,印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放入办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，必做会议记录。如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个专门的那次会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等等。
5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？(P150)
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考,有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主,人数以七,八人为宜；<3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合；<4)主持人负责引导,组织,可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；<6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短；(7)会场应准备些饮料,商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)
(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；<4)预订食宿；<5)迎接来宾；<6)商议日程；<7)安排会谈；<8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。
3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？(P123)
(1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称；(3)日期,时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点:(具体在几楼几号会议室)；（5)议题(或者议事日程)；(6)主办者的联络处,电话号码等；(7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图)；(8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等。
4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)答：文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，作一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。即使是即席发言，也要想好了再说，讲什么，怎么讲，哪些可以叙述，哪些必须强调，都事先有个框架。这样使你的发言清晰明了，富有感染力。
会议上始终保持平稳挺直姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言扣抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停顿，以给听众思考的余地。虽然办公室文秘人员会议通常是非正式的，文秘人员还是要加以引导。要求别人回答时，一次只叫一位发言人，并紧紧围绕议程或主题顺序时行。如果讨论偏离了主题，文秘人员应该提醒各位时间有限。
在某件事情上有不同意见时，不必进行正式投票，表示接受或反对这些意见即可。如果是一位助手，你给他分配一些日常的工作任务，提示一下解决问题的方法，再问他有没有问题即可。在很多人参加的会议上，不要当众批评某个人。应该给其他与会者发言的机会，认真倾听他们的意见。最后，对讨论和任何决定了的事进行总结，统一大家的认识。
每一位参加会议的人员都要记笔记，特别是在任务分配或作出了关于各种程序的决定时。例行的办公室会议不
茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？(P134)
(1)要替搭车回去的人安排车子
(2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领,冒领
(3)有留话时,切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人员送行
(6)文秘人员离去前,要检查烟灰缸,字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭
(7)桌,椅早先若有移动,必须还原;洗涤烟灰缸,茶具等,并收拾妥当,倒去垃圾
(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁。
7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。(P161)
(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)
(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；
(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)
8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)
(1)整理好旅行过程中所有的单据,凭证,送上司审阅,签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作
(4)把在出差时结识的有关人士,单位等情况做好记录,以便将来有用
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？(P186)履行哪些职责？(P1182)
(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P103)
接受任务；了解来宾；制定计划；预定食宿；欢迎来宾；商议日程；礼节性拜访；宴请；正式会谈；签订协议书；陪同参观游览；互赠礼品；欢送来宾；接待小结。
13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223)
(1)了解清楚德方总经理的爱好,文化背景,性格习惯
等
(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内
选购礼物
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的,总经理又
比较喜欢的物品
(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126)
(1)客人的选择.确定名单,再请上司核定.(2)确定时间.如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日.(3)会场的选择.要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛等。
11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典,生日,结婚,荣升,乔迁,或是圣诞节,中 秋节等
(2)还要清楚赠礼对象身份,爱好,文化背景,性格习惯等;(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的 购物环境.(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选 择适当的礼物即可.(5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方.(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下.(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片,贺卡.(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见,以及标明价格范围.(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用
精美包装纸重新包装一下
(5)附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德
方总经理
14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？(P248)
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带；每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁;如因事外出,须经批准交他人代管；加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名；并要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整。
第二篇：设计题-办公室管理
设计题
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答：1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记
录，电脑放在右边2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
答：(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划(4)预订食
宿(5)迎接来宾(6)商议日程(7)安排会谈(8)陪同参观(9)送别客人(10)接待小结
1．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
答：（1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
2．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？
答(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家
和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以
七、／L人为宜；(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
3．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。
要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加
案例分析题
以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐4．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副陈小姐顶替自己。
总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。小姐与来电者的对话如下：
参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个来电者：“是利达公司吗？” 月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料陈小姐：“是。”
费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。来电者：“你们经理在吗？” 请计算会议的成本。．
陈小姐：“不在。”
答案：1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” =6(G+S)T•n+后勤开支
陈小姐：“是。”
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)
陈小姐：“1.8美元。”
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入来电者：“1.6美元一打行不行？”
为2．5元。(600÷30÷8)
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。
(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时； 上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；
上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我总和为800(200+100+10×50)
知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800
解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个=19550(元)
错。”
5．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在答：1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司电话礼仪方面还犯了哪些错？
审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。参考答案：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工要量)；
作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报，也没有及时请教恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)刘小姐)；
把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)； 将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了门和人员，分别去函或去电表示感谢。
错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)，6．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门，处理这些事情应考虑什么，怎样做？
(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。
答：1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； 早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方见上面写着：“亲爱的红：„„”，她意识到拆错了信，匆匆看完的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、印在右下角。
以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？ 请讲出理由并说人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
明正确的做法。
参考答案：<1)收领邮件应该把以前的信件另外放开,以免
混淆
<2)应在清点后才能签字
(3)首先应分类,请示上司哪些邮件能拆封,哪些不能拆(4)不能把 回信地址剪掉
(5)检查信封、信纸上的地址、电话是否一致.如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去
(6)拆错信,应在信封上要写上“误拆,‘,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给收信人时向他(她)道歉.(7)把交给上司邮件分成最急件、次急件和普通件,不能混淆;把邮件分成最急件、次急件和普通件
（8)打印寄往美国的信封,收信人姓名、地址打印在右下角,寄信人姓名、地址打印在左上角
3．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？
参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误.遵照领导职
权分工,单向请示的原则,既然向主管领导请示了,就应按孙的意见办,不应多头请示;(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬的境地;<3)两位领导都作了指示,如果张通情达理,小曹应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后,按孙的意见办;<4)如果不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位商议一个方法遵照执行;<5)如果矛盾不能统一,应向总经理请示,遵照总经理的意见办,并请他对孙或张作解释.这时文员执行主要决策人的意见.4．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。心想，是供应商主动送来的，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？
参考答案：(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间(2)把上
司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好
5．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司„„”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说：“公司小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„
你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对？
参考答案：(1)不能说“总经理外出了,有什么事请跟
我说吧”,办公室人员不能替上司做主;
(2)接待来访者应细心倾听,不应边看报表边听;<3)对提重要建议的来访者,应认真记录,汇报上司;(4)应热情,不能对来访者冷嘲热讽;<5)对言辞激烈的来访者应有礼有节,宣传政策;(6)应尽快为总经理解围,可以请保安或打110,6．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中„„这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确？正确的做法应该答：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办
是怎样的？
法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇参考答案：
1、沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，报，请示该如何办？
不符合特定的会谈工作要求;
2、沈的穿着突出自己，影（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？
响了古总经理的形象;
3、陈的穿着打扮干扰谈判、影响工答：（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会
作，破坏工作场所安静;
4、陈用手拿茶叶，不卫生，引起议议程；（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间客商不满，使得谈判一开始就不顺利;
5、小沈应该对领导往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；
总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故（3）从这件事中你得到了什么教训？
引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客答：（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音商;
6、小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场式说明情况，交流思想和感情。
等，（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设7．小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢备应考虑备用（或两套方案）。
迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与9．公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”然后，自己坐在司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一几乎把通知的事忘了。
切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公地对待他，他怎么„„
司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做销售员会议，会议重要，请务必出席。”
才是正确的？
星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室参考答案：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手;
里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有（2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客吗?”
户在10：00见面。到了·10点，只剩下4位销售员，也谈不出什(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;
么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售(4)司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下;后为员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘上，前为下”;
非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样（5)客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座;的？
(6)客人公司的一些内部情况、个人收人、福利和家庭情参考答案：(1)应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份
况等是不合适的话题;
名单;(2)打印好书面通知;(3)在三 天内，当面发放通(7)应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)新闻等;
到名单上的每个人;(4)通 知 不能写在布告栏里，可能8．波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会，不被人注意;(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时参加的有本单位，外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上间)、地点;(6)应 详 细写清会议内容，应做好哪些准要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会备;(7)应 提 前到会议室做好准备，做好签到工作
议厅和租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十10．为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。小万一边写一边要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是明大厦的会议厅。
卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了如下的会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议通知：
厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最会议通知
后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经9点五十分了，放映机还经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。
各地方来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么有人在大声嚷嚷：“怎么这个地方连停车场也没有„„”
会议，言谈中颇有些责怪的意思。
问题：
问题一：小万错在哪里？应该怎样写这份会议通知？（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参如何处理？
加，小万负责会议材料工作。会议上，听完报告后，进人小组讨论。这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。
问题二：作为大会组织者，小万错在哪里？针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？
参考答案：答案:问题一:会议通知缺少主题(议题),时间
上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席者手上,可进行说明解释.。如本人不在，应请代收人(或秘书)签字,打电话确认是否出席.问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待.(2分)小万没有认真校对材料,最后也没能仔细审查所有会议材料,加以改正.补救措施可以是:小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边,耳语了几句,又拿出底稿解释了一翻,作了自我检讨,终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论.11．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；（3）东方学院2003年招生工作计划；
（4）东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整系主任的决定；（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东方学院2003工作总结；
参考答案：案卷一：
1．市教委关于2003年招生工作的通知；4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；
标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复
案卷二：
2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7．东方学1宪关于调整系主任的通知； 8．东方学院关于做好开学工作的通知；
标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知案卷三：
3．东方学院2003年招生工作计划； 12．东方学院2003工作总结；
标题：东方学院招生工作计划、工作总结案卷四：
9．东方学院各系关于开学准备工作的报告；
10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；
标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告
第三篇：办公室题
行政类考试题
一、填空题：（每题1分）
1.档案室必须随手上锁，钥匙要专人保管，与工作无关人员一律不得入内。
2.本公司员工须持本人上岗证，填写档案借阅审批单，按照档案借阅流程到档案室办理档案资料的借阅。
3.基建方面档案资料允许外借。借阅者须填写档案借阅审批单，按照档案借阅流程来进行。借用期限不得超过一个月，特殊情况需有主管副总签字。
4.销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派员监销。
5.档案库房要保持温度在摄氏14－24°Ｃ，相对湿度在45－60％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
6.职工到餐厅就餐时，要按 次序进入餐厅，自觉排队打饭。(先后)7.炊事员定期 进行，有传染性疾病者要及时调离此岗位。(体检)8.生熟案板要 使用，切完菜后的案板和菜刀要擦洗干净，定置放好。(分开)9.需要进入他人办公室时，必须轻轻敲门，得到 后方可进入；如有紧急情况报告，也可先打电话与领导联系，得到 后再进入。(同意 同意)10.在厂区行走，一律靠 ；上下班人流高峰期间，同一方向行走者，不得超过，并保持良好的精神状态。(右边 马路中线)11.上班前 小时不准饮酒、不宜食用有强烈气味的食品。上班期间 饮酒。(4 严禁)12.员工因工作需要与公司领导接触，请先到 联络。(办公室)13.如遇事件重大或自身职权不能处理的，应立即向公司主管领导汇报，待领导指示后，快速、有效地予以解决。
14.值班人员应按要求及时填写值班记录，包括时间、（地点）、人员（姓名）、（问题经过、处理措施）等方面内容。
15.值班人员在值班过程中必须保证（通讯畅通），并和其他值班人员随时保持联系。
16.来公司检查工作的上级领导、各类参观团体的接待部门为公司办公室，其他来公司公务的人员接待部门为相应各部门。
17.在接待活动中，会议室的使用、礼品的准备、接待用品（鲜花、水果等）的准备由接待部门提出申请，办公室负责安排。18.请示文件后要加“妥否，请批准”。
19.集团公司公章不得带出集团公司综合办公室，特殊情况需异地使用时，需由集团公司综合办公室主任批准。
20.接待人员与客人接触过程中，不要打听或者询问客人的年龄（尤其是女客人）、履历、工资收入、衣物价格等与工作无关且被认为是个人隐私的事情。
21.石药工业园班车乘车证分为两种颜色，日常乘车证为（红）色，临时乘车证为（绿）色。22.不许在班车内或厂区内随地吐痰、乱扔杂物
23.公司各部室办公室的固定电话、传真机由公司综合办公室统一配备。
24.通讯设备安装、变更由相关人员或部室提出申请，集团公司综合办公室负责实施。
25.班车租赁费用由石药工业园班车管理小组统一管理结算，根据各公司在职人员数分摊费用，班车领导小组监督。
26.班车定点准时发车，按时到厂，途中到达各站点时间相对固定不应提前，严禁发生职工漏接事故。
27.冬季班车须将暖风开启并确保能正常供暖
28.请客有四个层次，第一个层次是吃饱，例如吃工作餐；第二个层次是吃特色，例如到北京一定要吃烤鸭；第三个层次是吃环境，重要的客人，要给他找一个适当的就餐环境，如星级酒店；第四个层次是吃文化，这一点最能显示你的素质。
29.所谓礼貌服务，是指礼貌用语使用的问题。以下五种最基本的礼貌用语，是日常接待中人人必讲的：问候语、请求语、感谢语、道歉语、道别语。
30.在商务交往中，宜选的礼品均应具有一定的宣传性、纪念性、独特性、时尚性，有时还应令其具有便携性。
二、选择题（每题1分）
1、使用会议室的部门要提前提出使用申请，由 C 统一安排，未经同意，任何部门和人员不得随意占用。
A人力 B生产部 C办公室 D安保部
2、第 B 会议室主要召开公司调度会、经济活动分析会及视频会议等较大型会议 A一 B二 C三 D四
3、由办公室接待人员根据会议室使用申请，合理安排具体会议室地点，经办公室 A 审核后，及时通知使用部门。
A主任 B副主任 C主管 D主管副总
4、公司一切外事活动由总经理领导，一切重大事宜请示 D 批准决定。A办公室主任 B副主任 C主管副总 D总经理
5、上级领导视察公司厂区时，A 根据参观路线时间安排表，确定参观路线。并由安保部抽调保卫人员在厂区各路口站岗保卫。
A办公室 B市场部 C生产部 D技术部
6、各公司办公室要在事发 B 将事项详细经过及处理进展情况，以书面形式上报集团公司综合办公室，由集团公司综合办公室转呈集团公司主管行政高级副总裁阅批。A36小时 B24小时 C12小时 D1小时
7、收发文件、资料、图纸需建立严格的登记制度，传递机密文件、资料、图纸，按规定的运转制度传阅，传阅停留时间最多不超过 A 天。A三天 B五天 C十天 D十五天
8、印刷、复制秘密文件、资料，须由本公司的 C 批准。A本部门主任 B办公室主任 C主管副总 D总经理
9、文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在 B 小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起集团综合办公室办公事务有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。
A36小时 B24小时 C12小时 D1小时
10、B 是下级部门向主管上级领导请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。
A红头文件 B请示 C通知 D函调
11、计算机信息系统的使用人员不得向他人泄露自己的登录（D）A用户名b口令c密码d口令和密码
12、归档的文件材料必须使用（A）进行书写、签批。A、碳素或蓝黑墨水 B、圆珠笔 C、铅笔
13、公司的一切官方证件、证书等资料归档时必须为（A）。A、原件 B、传真件 C、复印件
14、公司主管副总、办公室主任、（A）及兼职档案管理员组成四级档案管理网络，实行档案综合统一管理。
A、专职档案管理员 B、专职设备管理员 C、专职能源管理员 D、专职现场管理员
15、借阅和查询人事档案时，先填写档案借阅审批单，经公司（A）审签同意方可借阅和查询。借阅时间不超过30天。
A、人力资源部经理 B、环保部经理 C、设备工程部经理 D、品质部经理
16、领导接待日时间安排为每周四下午14时到15时，接待地点为办公楼三楼，接待人员为（A）。A、公司工会主席B、总经理C、副总经理
17、（C）为本公司危机管理中心机构，负责危机信息的收集、汇总、分析，协调进行危机公关及媒体采访工作，对子公司涉媒工作进行统一把控。
A、生产部B、党群部C、办公室
18、危机事件处理实行（C）负责制，分管副总负责落实到位，各子公司办公室、质量、安全、生产、环保等易发生危机事件部门经理为成员，按专业分工负责。
A、办公室主任B、副总经理C、总经理
19、新提任和轮岗的各级管理人员和重点岗位人员，按照“谈话权限”的规定，由（C）对其进行廉洁从业教育，提出廉洁自律要求。
A、总经理B、人力资源部经理C、主管领导
20、子公司党群人员每周深入车间一线，采取（B）的方式与一线职工面对面的沟通，沟通的形式多样，了解职工思想动态，以及对管理、服务等方面的意见建议。
A、问卷B、交谈C、座谈
21、新入车间、部室的大专以上学历毕业生由（A）、部门正职进行入职谈话。
A、班组长B、副主任C、车间主任
22、食堂要建立健全物资收支台帐及物资入库、验收记录，入库物品要有专人验秤查质合格后，保管员填写收料单一份，由保管员、管理员、出纳员签名，实行 C。A、永续盘存制 B、实地盘存制 C、日清月结盘存制 D、其他方法
23、食堂剩余食品必须冷藏，冷藏时间不得超过（Ｂ）小时，在确认没有变质的情况下，必须经高温彻底加热后，方可继续出售。
Ａ １２ Ｂ ２４ Ｃ ３６ D 48
24、认真执行档案人员“三纳入”“四参加”制度，“三纳入”包括将档案工作（A B C）A、纳入集团公司的长远规划；B、纳入集团公司的计划；C、纳入日常管理工作。
25、会计档案包括（A B C D E）
A、会计凭证 B、会计账薄 C、会计报表 D、工资表 E、其它类。
26、本公司档案分类设置五个类目，即：（A B C D E）
A、文书档案 B、科技档案 C、会计档案 D、人事档案 E、照片声像档案。
27、库房要保证通风良好，门窗安全，仓储物品要清洁整齐，严防 ABCD。A、发霉腐烂 B、变质 C、防蛀防鼠 D、防盗
28、卖饭人员要树立窗口意识，口齿清晰，报价准确；并且要 ABCD。A、举止大方 B、文明售饭 C、不徇私情 D、不打“人情饭”
29、办公楼内 ABCD ；在楼道内不得随地吐痰，乱扔杂物。
A、不得高声谈话 B、不得大声喧哗 C、不得聚众聊天 D、保持楼内安静
30、开会或者会客时，要集中精力，做好记录，不准 ABCD 等，期间一律关掉手机或将手机调为无声；
A、交头接耳
B、左顾右盼
C、当众挖鼻孔
D、搔痒
三、判断题（每题1分）
1.在厂区行走，一律靠右边；上下班人流高峰期间，同一方向行走者，不得超过马路中线，并保持良好的精神状态。（√）
2.值班人员因事由他人替班时，代替人员必须在签名后写清楚原值班人员，并通知办公室。（√）
3.凡出现重大信息泄密事件一经发现必须在12小时内报集团综合办公室。可能出现泄密事件时也必须于12小时内报集团综合办公室，以便及时采取应对措施。（×）
4.档案管理是为确保档案的完整、系统、安全，使档案在企业管理、生产建设及科学技术研究中发挥更大的作用而实行的集中统一管理。（√）
5.档案管理员要做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。（√）
6.档案管理员要严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。（√）
7.兼职档案管理员要负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作。（√）8.各部门在本工作终了后，按照归档要求进行分类整理，于次年2月底向档案室移交。（√）
9.文件资料在归档前由档案管理员先编制档案检索工具，然后再分类、妥善保管，以便于查找利用为原则。（√）
10.要建立健全各类档案管理制度，对案卷的接收、移出要有登记，履行手续，按照制度执行。（√）
11.在档案室内查阅任何档案资料，都须经各部门直接领导的同意后方可，并认真填写档案资料阅读记录。（√）
12.不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问。公共场所不得携带、翻阅或谈论密级档案内容。（√）
13.严禁利用办公电话拨打各类声讯信息台、股票交易电话等高费率电话号码。（√）14.享受通讯费用补贴的人员如无特殊原因关机，并由此造成工作延误，产生严重后果的，将扣减责任人当月部分通讯补贴。（√）
15.办公行政事务管理人员应严格按照公司各级管理人员的通讯费用标准进行领取，如果超出标准，超支部分则不予报销。（√）
16.1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（√）17.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）
18.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（×）19.在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）20.男女之间，男士先伸手了，女土才能与之握手。（×）
四、简答题（每题5分）
1、档案库房管理工作的“八防”是指什么？
答：防水、防火、防盗、防潮、防光、防高温、防污染、防有害生物等“八防”工作。
2、紧急报告内容包括哪些内容？ 重大火灾、爆炸、毒品泄漏、多人中毒、职业病发生等事故； 2 因生产、设备、施工等发生事故，造成人员伤亡； 因内外部意外性因素造成的突然停工、停产，可能造成重大损失的事件； 4 在生产技术、科研开发、业务往来、企业管理等方面发生重大泄密事件； 5 聚众闹事、打架斗殴等重大恶性事件，造成严重后果； 本单位职工因车祸、被盗等意外事故造成人身伤亡或万元以上重大损失；
五、案例题：（10分）
小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎，欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？
(1)主人和客人之间,应该主人先伸手;2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以吗 ”(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;(4)司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;后为上,前为下”;<5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(6)客人公司的一些内部情况,个人收人,福利和家庭情况等是不合适的话题;(7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气,风土人情,新闻等;
第四篇：办公室管理
办公室管理
一、单项选择题1．办公室布置要注意(各种沟通、保密)。2．传真机的使用哪一项是不对的(随时随地可向对方发送)3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(作会议记录时离开会议室接听电话)。4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的(让员工们随意领取办公用品)。5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力)。6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的(最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要)。7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的(应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己)8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的(审查功能)。9．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免(日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃)
二、判断题1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍(√)2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。√3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。(√)4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档“，有归档范围和要求，但没有期限。×5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。×6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。√7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。×8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。√9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。√10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。×
三、简答题1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；(3)补缺作用；(4)增进关系作用；(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)适时。考虑时机；(7)适地。看场合；(8)适度。要注意掌握分寸。2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2)按问题特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
四、设计题1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以
七、／八人为宜；(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料
费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)
五、案例分析题1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；
(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作
环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；
(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
一、单项选择题
1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名）
2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（发表意见）
3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）４、以下哪些接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）５、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）６、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）７、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告、统计报表等）８、值班人员不应该做以下哪类事情（签发文件）９、接受忠告的反应应该是（切勿事感用事）
10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）
二、判断题
1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）
2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（√）
3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）
4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客
室，等客人进入后，再轻轻关上门。（√）
5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（×）
6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）
7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，(√）８、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）９、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（√）
10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（√）
三、简答题１、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？(1)单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。２、按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。
四、设计题１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？（1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
五、案例分析题
1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷；“怎么这个地方连停车场也没有„„”问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？
（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。
（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？
2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前应征求同意；“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
一、单项选择题1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的(接通电源可立即复印操作)。2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的(标准的零用现金单据有一个签名)。3．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的(可以按照文员自己的习惯进行工作)。4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见)。5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的(打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话)。6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的(未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内)。7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的(不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明)8．文员协助举行宴会时，不用考虑(有无休息室)。9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜(由过程先说)。10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(骑边章)。
二、判断题1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。(√)2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。(×)3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。．(√)4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。(×)5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。(×)6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(×)7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(√)8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(×)9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。(√)10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。(√)
三、简答题
1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范围是：
国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工
作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”
(4)一定要简短、扼要、流畅；．(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
四、设计题1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下
规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。
(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如
果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
五、案例分析题1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮们科长”，小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总邀请总，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。
2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)市教委关于2003年招生工作的通知；(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(3)东方学院2003年招生工作计划；(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7)东方学院关于调整系主任的通知；(8)东方学院关于做好开学工作的通知；(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11)东方学院各系关
于提高教学质量的报告；(12)东方学院2003工作总结； 2．(题略)答案 案卷一：
1．市教委关于2003年招生工作的通知；4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复案卷二：(2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7．东方学1宪关于调整系主任的通知； 8．东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知案卷三：3．东方学院2003年招生工作计划； 12．东方学院2003工作总结；标题：东方学院招生工作计划、工作总结案卷四：9．东方学院各系关于开学准备工作的报告； 10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 公
第五篇：办公室管理
中央广播电视大学2002—2003学第二学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题
2003年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．社交场合很讲究次序礼仪，一般（）
A.以右为次B．以右为尊
C．以后为次D．以左为尊
2．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题?（）
A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题
C．保密的话题D．应当忌讳的话题
3．邮件的寄发不要考虑以下因素（）
A．时间B．便利
C．经济D．爱好
4．文员做会议记录时，可以在会议记录中（）
A．加入自己的主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
5．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?（）
A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣
C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣
6．传真机最好用来传送以下哪种邮件?（）
A．一般的图纸B．机密文件
C．很长的文件D．感谢信
7．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（）
A．订购B．制造
C．分配D．储备
8．文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种（）
A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信
C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（）
A.口字型B．教室型
C．圆桌型D.U字型
10．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（）
A.按通讯者特征立卷B．按地区特征立卷
C．按文种特征立卷D．按作者特征立卷
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。()
2．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。()
3．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。()
4．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。()
5．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。()
6．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。()
7．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。()
8．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。()
9．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。()
10．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。()
三、简答题（每小题10分，共20分）
1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
2．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。
某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗?”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们经理在吗?”
陈小姐：“不在。”
来电者：“你们是生产塑胶手套的吗?”
陈小姐：“是。”
来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打?”
陈小姐：“1．8美元。”
来电者：“1．6美元一打行不行?”
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1．4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1．8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么?”上司说：“你犯了五个错。”
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
2．文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?
试卷代号：2180
中央广播电视大学2002—2003学第二学期“开放专科”期末考试
现代文员专业办公室管理试题答案及评分标准
(供参考)
2003年7月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分)
1．B2．A3．D4.C5．C
6．A7．B8．A9．C10．A
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1．√2．√3．×4．×5．×
6．√7．×8．×9．×10．√
三、简答题(每小题10分，共20分)
1．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
(1)受意是文员接受和领会上司意图。(1分)
(2)一种是直接受意。(1分)
(3)另一种是间接受意。(1分)
(4)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。(1分)
(5)但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(1分)
(6)要做到：备好记录本，记录下指示要点。(1分)
(7)注意倾听，用心判断指示的用意。(1分)
(8)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。(1分)
(9)如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。(1分)
(10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(1分)
2．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(1分)
(2)密级、紧急程度。(1分)
(3)签发人姓名。(1分)
(4)公文标题。(1分)
(5)主送机关。(1分)
(6)正文、附件。(1分)
(7)发文机关、成文日期、机关印章。(1分)
(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)
(9)主题词。(1分)
(10)抄送单位、印发说明。(1分)
四、设计题(每小题10分，共20分)
1．(题略)
电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录；电脑放在右边，(2分)新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条，(2分)
各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内；参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；(2分)
公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；(2分)
墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。(2分)
2．(题略)
(1)接受任务(1分)
(2)了解来宾(1分)
(3)制订计划(1分)
(4)预订食宿(1分)
(5)迎接来宾(1分)
(6)商议日程(1分)
(7)安排会谈(1分)
(8)陪同参观(1分)
(9)送别客人(1分)
(10)接待小结。(1分)
五、案例分析题(每小题20分，共40分)
1．(题略)
(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(3分)
(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3分)
(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(3分)
(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(3分)
(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(3分)
(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(3分)
(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话；(2分)
2．(题略)
(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(5分)
(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地，(3分)
(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4分)
(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议呷个方法遵照执行；(4分)
(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。(4分)
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