接待外商的准备工作

第一篇：接待外商的准备工作

接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：

1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。

2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。

3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。

4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。

5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。

6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。

7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。

第二篇：接待外商的准备工作

接待外商的准备工作

接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：

1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。

2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。

3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。

4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。

5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。

6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。

7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。

第三篇：接待外商应做的准备工作

1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。

2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。

3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。

4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。

5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。

6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。

7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。

第四篇：接待外商参观的注意事项

1、外商来本地区(单位)参观时，对本地区(单位)介绍应简明扼要、实事求是；内容要真实、材料要丰富、形式要活泼多样，既不夸大成绩，也不掩饰不足。

2、外商参观工厂、学校不应停工、停课，工作和学习都要照常进行。当客人主动与我方人员握手、攀谈时，可热情地做相应表示。

3、外商参观的单位不应自行悬挂标语、国旗和外国领袖像等，应听从接待单位的统一安排。

4、陪同参观人员不宜过多，同时应做好保卫工作。指定陪同人员不应半途离去或不辞而别。

5、介绍情况应面向全体，注意避免冷落另一些客人。对方提出的问题，应区别情况慎做简明答复，不要不懂装懂，不要轻易表态，更不要随意允诺送给客人礼品、产品,资料等，注意内外有别，遵守保密规定。

6、参观时，不仅要照顾好主宾，还应照顾好其他客人，防止队伍首尾不接。

7、我方陪同人员应利用有益于对外宣传的事物，及时向客人介绍。

第五篇：外事接待的饮食住宿准备工作

外事接待的饮食住宿准备工作

一些重要的外事接待任务，往往关系重大。要确保其万无一失，就一定要尽心尽力地做好准备工作。

为外宾接待服务所进行的准备工作，主要应当在有备无患、细致人微、体谅外方等3个具体方面多下功夫。

首先，要争取有备无患。进行准备工作时，一定要对方方面面、前前后后、里里外外的每个环节都充分有所考虑，有所准备，有所应对。

其次，要力求细致人微。对于准备工作之中的各项具体细节，都要反复研究，认真推敲，斟酌再三，力戒因小失大。

最后，要努力体谅外方。从事具体的准备工作时，一定要以外方人士的实际需求为着眼点。在无损国格、人格与力所能及的前提下，一定要尽量照顾对方的具体情况。

在接待外方来宾时，接待部门尤其要高度重视外宾的饮食住宿问题，尽量做到周到细致。饮食住宿问题直接关系到人的最基本的需求，因而是接待过程中最敏感、最根本的环节。在这一问题上安排得如何，直接关系到接待工作的全局，也最能体现接待部门的接待水平。因此，接待人员必须合理安排外方来宾的饮食住宿，为其正常的生活和工作提供良好的基础。

在安排外方来宾的饮食住宿时，从总体上必须掌握下述5条基本原则：一是遵守我方的有关规定；二是考虑我方的实际条件；三是尊 重来宾的风俗习惯；四是满足来宾的合理要求；五是确保来宾的健康与安全。

具体而言，则应当彻底掌握为外方来宾安排饮料、用餐与住宿方面的礼仪规范，并将其准确无误地运用到实际接待中。对于其中的任何一个具体细节，都绝对不能马虎行事。

一、饮料安排

在外事接待中，饮料的安排十分关键。在为外方来宾安排饮料时，接待人员必须熟悉并掌握饮料的品种、盛放的器皿、饮用的方式等3个方面的礼仪规范。

(一)饮料的品种：尊重习惯，力争多样

通常，各国家、各地区、各民族的人都有其喜欢饮用的固定的一种或几种饮料，它们不仅是人们生活习惯的基本特征，更是民族文化的重要部分。因此，在为外方来宾安排饮料时，要充分尊重对方选择饮料的习惯，并通过饮料品种的多样化来确保其习惯得到尊重。

在一般情况下，为外方来宾准备饮料，可着重考虑下述几个品种： 1．茶水。饮茶在世界上较为普遍，但不同国家的人习惯饮用不同品种的茶。中国人习惯于饮用绿茶或花茶，日本人比较喜欢乌龙茶，英国人爱喝红茶，一些中亚、西亚国家的人则往往偏爱奶茶。还有一些外国人不喜欢饮茶。所以，既要按照来宾的习惯准备多种茶水，又要准备茶以外的其他饮料。

2．咖啡。众所周知，目前在国际社会中，咖啡乃是一种“人缘”最好的饮料。不论是招待西方客人还是招待东方客人，都可以选择咖 啡。

3．汽水。在一些非正式场合，以可乐、雪碧、芬达之类的汽水待客，通常也是可行的。它既可以解渴，又可以消暑，所以比较受欢迎。不过，因其需要冷藏，而且饮用后易使人打嗝儿，故此不适用于肠胃不好者或正规场合。

4．果汁。在国外，新鲜的果汁是一种很受欢迎的饮料。其中的常规品种，如橙汁、苹果汁、菠萝汁等等，更是待客之必备饮料。但它同样大多适用于非正式场合。

5．矿泉水。目前，以矿泉水待客在国际社会上较为盛行。在外方人士眼里，其身价通常要比汽水高，也更为正式。因此，在接待外方人士时，矿泉水或与之相类似的纯净水，都是应当常备的。

以上饮料是待客时最基本的种类，基本可以照顾到大多数外方来宾的需求。但如条件允许，不妨多备几个品种，包括每一种饮料内部种类也要细分，以使来宾有所选择。饮料品种越多，越说明我方对外方的重视。

此外，在为外方来宾上饮料时，还有一定技巧可循。为周全起见，可采取两种技巧，即“一中一外”、“一冷一热”的方式。所谓“一中一外”，即除为外方备上一种对方所惯用或国际上所流行的饮料外，可

为其再上一道中式饮料——茶水，使其有机会体验“中国特色”；所谓“一冷一热”，则是指应照顾大多数外宾不喜欢热饮的习惯，除为其备上一道茶或咖啡之类的热饮外，必须为其准备一种矿泉水或汽 水之类的冷饮，这样做才能万无一失。

(二)盛放的器皿：讲究卫生，提倡自助

用以盛放各种饮料的器皿不仅应当与饮料相配套，而且须采取必要的措施以确保其清洁卫生。

1．认真进行消毒处理。所有盛放饮料的器皿，均须由专人负责进行例行的消毒处理。

2．绝不使用有残缺的器皿。凡用以接待外方来宾的器皿，用前应当认真进行检查，凡有残缺的、带有污损痕迹的一律要剔除在外。

3．杜绝器皿重复使用。必须注意的是，在任何情况下，都不应让外方来宾重复使用已被别人用过的器皿。为此，应当大力推广一次性饮料器皿的使用。

4．积极推广环保器皿。在可能的条件下，应当尽量采用一次性纸杯等环保类型的饮料器皿。这样做不仅适应了外方来宾的要求，对身体健康有利，还有利于环保。

5．大力提倡饮料自助。如果条件具备，应提倡在招待外方人士时实行饮料自助。这样不仅可使对方自取所需，而且还有助于更好地避免在取用饮料过程中发生不卫生的情况。

(三)饮用的方式：根据场合，处理得当

在款待外方来宾时，接待人员应按照不同的场合和需要，选择合适的饮用方式。基本做法有以下2种：

1．来宾自行选择饮料。当来宾人数较多或宾主较为熟悉之时，接待人员可以根据来宾的数量和习惯，备下多种可供来宾选择的饮 料。来宾选择饮料可以通过2种方式进行。

其一，主动法。可以在接待来宾现场的一角备好各种饮料，由对方进行主动的选择。

其二，被动法。接待人员在为对方上饮料之前先征求一下对方意见，由来宾在给定范围中进行被动的选择。需要强调的是，在口头征求来宾个人对饮料的选择时，宜用“封闭式问题”的方式，即应当报出所有可供选择的品种，由对方从中选择。切勿采用“开放式问题”的方式，即不应直接询问对方“您用什么饮料”，否则就有可能出现不能满足对方要求的情况。

2．事先指定饮料。当场合较为正式，或是在宾主不甚相熟的情况下，可以为来宾事先指定较少品种的饮料。有时，饮料已在来宾抵达前摆放在其坐席之上；有时，则是在来宾抵达后再由工作人员为其呈上。但都不必当面口头征求来宾选择饮料的具体意见。

二、用餐安排

由于各国用餐的讲究各不相同，接待人员在为外方来宾安排用餐时，除应掌握宴请的形式、就餐的方式、菜肴的选择、位次的排列等4个要点外，还要关注具体的细节。

(一)宴请的形式

在设宴招待外方来宾时，目前我国用以宴请外宾的形式主要有以下3种：

1．宴会。宴会，通常是指最正式、最隆重的宴请。它可以在早、中、晚举行，但以晚宴最为正式。接待部门举办宴会时，要注意会见、菜单、费用、举止与环境等5个方面的礼仪规范，即“五w”。具体说，就是既要提前发出请柬，邀请客人和其他出席作陪人士，又要注意餐具的多少，酒水、菜肴的道数，餐厅的陈设，侍者的仪态，赴宴者的衣着及所需费用等。此外，还要安排宾主致辞，乐队演奏等程序。

2．招待会。所谓招待会，是指一种形式松散、自由的宴请，通常不备正餐、不排座次，而只备一些简单的食物、饮料，由来宾自由取用，多用于节庆活动同时接待多方来宾之时，在国际社会里较为常见。与宴会相比较，它在具体时间上可早可晚，所用时间可长可短，既不太讲究酒水、菜肴的道数，又不会对出席者的装束要求过多。招待会的形式颇多，有酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等，接待部门可根据具体情况采用不同的形式。

3．工作餐。工作餐，即在会议或工作之中以套餐的形式所提供的便餐，属非正式宴请。它多在午间提供，因此在国外经常被人们称作工作午餐。工作餐一般所用时间较短，菜肴道数较少，通常不备酒水。除与工作有关之人外，并无其他人士作陪，所以有人又把它叫做工作聚餐。在用工作餐时，往往不必由宾主先后致辞，但允许用餐者边吃边谈。

(二)就餐的方式

就餐的方式，一般是指具体以何种方式来用餐的问题。在当今世界上，就餐的方式主要存在3种：一是使用筷子用餐，二是使用刀叉用餐，三是使用右手用餐。在一般情况下，鉴于我方宴请外方以中餐为主，所以在涉外宴请中，我方通常都选择使用筷子进餐的方式，以 便使外方人士有机会感受中华美食的独特就餐方式。

不过，在选择以筷子用餐的方式宴请外方人士的同时，还要注意两个问题：

1．必须兼顾外方来宾的就餐习惯。除中国、朝鲜、韩国、日本、老挝等为数不多的几个国家之外，世界上大多数国家并无使用筷子就餐的习惯。因此，在宴请外方人士时，不妨为之安排“一中一外”两种就餐方式。即既为之准备筷子，让其有机会“一试身手”，又同时为之准备其惯用的餐具。在这一问题上，千万不要勉强对方，而是应悉听尊便。

2．考虑到外方人士的不同身份以及中外双方关系的不同，可将中餐以筷子用餐的就餐方式进一步区分为以下4种：

第一种方式是“混餐式”。用餐时，大家围坐在一起，使用各自的餐具取用盛放在同一器皿之内的菜肴。这种方式可使人产生和睦、亲近之感，但是其弊端则主要是不卫生。因此，正式宴请外方来宾时通常不宜采用此种方式。

第二种方式是“分餐式”。即“中餐西吃”，指用餐时，接待人员将菜肴和主食等量分给每位用餐者，然后来宾们围坐在一起，使用各自专用的餐具、器皿独享自己的食物。它的优点是既卫生又公平。举行正式宴会时，它往往被视为一种最佳选择。

第三种方式是“自助式”。“自助式”就餐，一般也叫自助餐。国际上流行的酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等一般都采用这种方式。其具体做法是，接待人员事先将所有食物分类摆放在一起，然后任由就 餐者根据本人口味自由取用。在用餐时，人们可站可坐，但一般不排座次。它的长处主要是节省开支，节省人力，不排座次，不拘礼仪。举行较大规模的招待会时，通常可选择此种方式。

第四种方式是“公筷式”。它实际上是“混餐式”的一种特殊形式，用餐时，大家围坐在一起，先用公用的餐具取被放臵在同一器皿内的食物，再以各自专用的餐具享用。此种方式兼顾了卫生要求，又创造出亲密氛围，适宜在为外方来宾举办家宴时采用。

(三)菜肴的选择

接待人员在安排外方来宾用餐时，必须对菜肴的选择问题高度重视。在为对方准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方的禁忌和喜爱一清二楚。

一方面，要坚决避免安排外方来宾的忌食之物。一般而言，外方人士的饮食禁忌可以分为以下5类：

1．宗教禁忌。这是所有各类饮食禁忌中最严格的一种。许多宗教都有其特殊的饮食禁忌，信徒绝对不能违反。例如，伊斯兰教禁食猪肉，印度教禁食牛肉，犹太教禁食无鳞无鳍的鱼等等。

2．民族禁忌。不少民族都有各自的饮食禁忌。比如，美国人不吃鲤鱼，俄国人不吃海参，英国人不吃狗肉，日本人不吃皮蛋等等。

3．职业禁忌。一些特殊工作岗位上的工作人员在饮食上也各有顾忌，如司机不准饮酒；法官与检察官，一般也不得出席有碍其正常执行公务的宴请。

4．健康禁忌。在安排用餐时，接待人员要对身体条件欠佳者给 于一定的照顾。如应为糖尿病患者准备无糖餐，为高血脂患者准备低脂餐，为高血压患者准备不含酒精的饮料等。

5．口味禁忌。饮食中，个人口味也差异较大：有人忌荤，有人忌辣，有人不食海鲜。接待人员要高度重视这些个人口味禁忌。

另一方面，除排除外方来宾忌食之物外，还必须尽量在菜单上安排受外方来宾欢迎的食物。依照一般经验，外宾主要欣赏下述3类菜肴：

第一，具有民族特色的菜肴。外方来宾垂青的中餐特色食物有：春卷、水饺、兰州拉面、扬州炒饭等主食和咕老肉、狮子头、糖醋鱼、宫保鸡丁、鱼香肉丝、清炒豆芽、麻婆豆腐等菜肴。

第二，具有本地风味的菜肴。中华饮食，讲究“南甜北咸”。各地菜肴，各具不同风味，而且有着各自的颇负盛名的“代表作”。比如，北京的“全聚德烤鸭”，上海的“三黄鸡”，天津的“狗不理包子”，云南的“过桥米线”等等。它们通常都是宴请外方人士的适宜之选。

第三，外宾本人偏好的菜肴。在以中餐的特色菜、风味菜招待外方来宾时，必须考虑到不习惯中餐的外方人士的个人口味偏好。因此，在力所能及的时候，应为对方备上—些本国菜、家乡菜，特别是对方爱吃的菜肴。

(四)位次的排列

由于外方来宾的地位、身份、职衔有所不同，因此接待人员在为外方来宾安排用餐时，对其位次排列必须予以重视。越是正式的宴请，就越应重视其位次的排列。在一般情况之下，安排中餐的用餐位次，往往涉及桌次与席次两个方面。接待人员必须对它们的排列熟练掌握。

1．桌次的排列。举行正式的中餐宴会时，所设餐桌往往不止一张，这时就要按“尊卑”之别排列桌次。接待人员主要应遵守如下3项规则：

首先，“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以位于右侧的餐桌为上桌，此即所谓“以右为上”。应当说明的是，此刻的左右，是按照“面门为上”的规则来确认的。

二是，“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌，此即所谓“内侧为上”，又叫“以远为上”。

三是，“居中为上”。当多张餐桌并排列开时，一般居中央者为上。在大多数情况下，以上3条桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。

2．席次的安排。在宴会上，席次具体是指同一张餐桌上席位的高低。中餐宴会上席次安排的具体规则有4点：

其一，面门为主。即主人之位应当面对餐厅正门。有两位主人时，双方则可对面而坐，一人面门，一人背门。

其二，主宾居右。它的含义是，主宾一般应在主人右侧之位就座。其三，好事成双。根据中国传统习俗，每张餐桌上就座之人应为双数，以示吉祥。

其四，各桌同向。通常，宴会上的每张餐桌上的排位均大体相似。

三、住宿安排

接待部门在为来宾解决住宿问题时，可采用两种方式。其一，来宾自行解决，接待部门只需为其提供一定的协助，如代为预订，或为其提供建议、咨询。其二，接待部门解决。即接待部门负责解决与来宾住宿相关的一切问题。至于究竟应采用何种方式，通常由宾主双方提前商定。

当由接待部门负责解决外方来宾的住宿时，主要应当注意如下3个要点：

(一)慎重选择住宿地点

根据惯例，目前国内在接待外方来宾时，通常都会将对方安排在条件优越、设备齐全、服务与国际水准接轨的涉外饭店住宿。

在选择适合外方来宾住宿的涉外饭店时，除了考虑外宾的个人习惯与要求之外，还要注意以下8点：

1．拟请外宾住宿地点的口碑。2．拟请外宾住宿地点的服务质量。3．拟请外宾住宿地点的接待能力。4．拟请外宾住宿地点的周边环境。5．拟请外宾住宿地点的交通条件。6．拟请外宾住宿地点的配套设施。

7．拟请外宾住宿地点距接待单位、机场、港口、车站及工作地点路程的远近。

8．接待单位用以安排外宾住宿的经费预算状况。(二)充分尊重外宾的生活习惯

接待人员在为外方来宾安排住宿地点时，不能想当然地自作主张，应当掌握并尊重对方独特的生活习惯，争取做到以下4点：

首先，尽量不安排同性别的外宾共居一室。在很多国家里，惟有同性恋者才会与同性别的成年人住在一起，所以不要冒犯对方的此种禁忌。

其次，努力为外宾创造出良好的卫生条件。外方来宾通常都非常重视个人卫生。因此应将其安臵在配有浴室和单独卫生间的房间中。

再次，充分保证外方来宾住处的安静。接待人员为外宾安排的住所应远离噪声源，使其能安静地休息。

最后，严格做到外方来宾的休息不被干扰。根据国际惯例，不宜在饭店的客房之内会客。因此，我方人员尽量不要进人外宾临时下榻的客房，以免干扰对方。

(三)细心照顾外宾的生活需要

接待人员在安排外方来宾住宿时，在力所能及的前提下，应对对方体贴人微，尽量满足对方的合理生活需要。

1．就近住宿。若所接待的外宾不止一人，接待人员应尽量安排其在同一饭店、同一楼层或相邻楼层住宿，以便其相互关照或集体行动。

2．“主随客便”。在照顾外方来宾的生活时，既要周到热情，又不能大包大揽，限制对方的个人自由，为对方平添麻烦。

3．安排闲暇活动。在不影响外方来宾个人休息或整体接待计划 的前提下，应当在对方的闲暇时间适当为之安排一些文艺、娱乐、健身、游览、购物之类的活动项目。

4．满足合理需要。对于外宾在生活方面所提出的要求，理当予以满足。但是，其所提要求必须合情合理，而且必须符合我国法律和有关规定