办公室人员管理制度

办公室人员管理制度

办公室人员管理制度1

1 总则

1.1 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

1.2 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

1.3 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作按照制度进行，保证公司的办公事务有效开展。

1.4 办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，合理高效开展工作。

2 职责范围

2.1 办公室管理人员直接受总经理领导，在总经理的领导下主持开展办公室的各项工作。

2.2 负责办公室相关的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

2.3 负责办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

2.4收集员工信息，上传下达各种指令，及时做出整理。

2.5负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待以及来电接听的工作，对外准确、有效地宣传公司。

3 工作规范

3.1办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范，行为

3.2 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 4 办公室事务管理

4.1 文书管理制度

文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。档案是文书基础上形成的，档案是文书的'延续。

4.1.1 文件管理制度

4.1.1.1文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、各类文件等。

4.1.1.2文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

4.1.1.3公司对内公开文件由办公室人员负责起草和审核，总经理批准。

4.1.1.4凡寄至公司的文件、邮件等，由办公室签收并做好相应记录。

4.1.1.5机密文件由办公室主任保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表。

4.1.1.6公司人员因工作需要可借阅一般性文件，需提出申请，对有密级程度的文件，需要总经理批准后方可借阅。

4.1.1.7根据文件属性、类别进行编号整理，定期对文件进行归档整理，做好相应的文字记录，以备查阅。保持纸质文档与电子文档的同步更新。

4.1.1.8根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;

4.1.1.9办公室主任为第一责任人，若发现文件丢失，办公室人员必须查明原因，如实向总经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

4.1.2 档案管理制度

4.1.2.1 办公室人员要维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

4.1.2.2 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

4.1.2.3根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注。

4.1.2.4档案接收、移交，必须做好严格记录。

4.2 办公用品管理制度

4.2.1办公室人员要做好办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

4.2.2办公室人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

4.2.3 办公用品保管实行“日清日结，出入库等量、月末查存统计”原则。

4.2.4公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

4.2.5根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4.2.6任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

4.2.7办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

4.2.8管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

4.3 会议管理制度

4.3.1收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

4.3.2会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

4.3.3行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4.3.4按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

4.3.5会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅需向总经理申请。

4.3.5按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

4.4 日常事务管理

4.4.1接待管理

4.4.1.1来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有

4.4.1.2以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

4.4.1.3接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

4.4.2 后勤管理

4.4.2.1为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格执行。

4.4.2.2办公室后勤人员管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

4.4.2.3办公室后勤人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

4.5其他事务

4.5.1名片制作、收发传真等其他事务。

4.5.2负责公司文书的打印复印工作。

4.5.3负责花草的养护工作。

5、附则

5.1 本制度由总经理办公室制定，解释权归总经理办公室。

5.2 本制度由总经理核准后实施。

办公室人员管理制度2

1.按照规定时间上下班，(夏季)上午8：00—12：00，下午2：30—6：30;(冬季)上午8：00—12：00，下午2：00—6：00，严禁上下班迟到、早退，迟到早退者者按50元/次处罚。

2.工作时间内不准无故离岗，有事时须向部门或办公室负责人请假说明。

3.严禁上班期间玩游戏、看电影、浏览网页等一切与工作无关的`事情。如一经发现，处50元罚款/次。

4.禁止上班期间串岗、闲谈，禁止在办公室内大声喧哗、打闹。

5.白天工作时间内不得饮酒，当天值班人员全天不得饮酒且必须保持手机24小时开机和通讯畅通，若发现饮酒者或不开手机者处50元/次。

6.保持办公室干净整洁，做好个人卫生，不准乱扔垃圾、故意损坏公物。

7.下班后或办公室无人时，应锁好门窗，避免物品被盗。

8.平时要按时按节点完成各自手头负责的工作，不准在工作时间内做一切与工作无关的事情，闲余时间内要加强学习。

硕远集团办公室人员管理制度

1、上班、着装：

1.1、办公室人员每天早上提前十分钟到岗，上岗后要保持良好的精神状态，以饱满的精神、乐观的态度投入到工作中去，上满勤，干满点。

1.2、办公室人员要求上班时间内必需配带工作标识，衣冠整洁，穿着要合乎时宜，禁止穿着奇装异服，男职员头发应常修剪；鬓角长度以不盖过耳部及衣领为宜；胡须应每天剃刮；女员工可略施淡妆，要求适当有度，不宜过浓过艳，以免损坏公司形象。

2、接、打电话礼仪：

目前，电话已成为现代社会的主要的通讯工具之一。如果缺乏使用电话的常识，不懂电话礼仪，那么电话所传递的信息就可能产生障碍，使用电话传递信息时通话双方彼此之间不见面，直接影响通话效果的是通话者的声音、态度表情和使用的言词。这是“电话三要素”。它们既与通话内容相关又直接影响通话者之间的相互关系。不管是在组织里还是在家里，凭一个人在电话里讲话的方式，就可以判断其修养水准。

使用电话，应注意以下几个方面的问题：

2.1、电话应在铃响三次之内接听，如果电话铃响超过三声才接起，应该先向对方

道歉；接听时应认真清楚的询问和记录：上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，也不能只说“不在”就把电话挂了。接电话时要尽可能问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来。委婉地探求对方来电目的，不误事而且会赢得对方的好感。随时牢记何时、何人、何地、何事。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备。

2.2、通话交谈中多用礼貌用语、敬语、雅语：拿起话筒后应亲切、和善、优美的向对方报出：“您好，这里是硕远集团，请问您找谁?请问您有什么事需要我帮助？”声音、吐字要清晰、悦耳、清脆。第一声招呼会给对方留下良好的印象，对方对公司也会有好印象。切忌拿起电话就问：“喂，找谁？”，要记住，接电话时，应有“我代表公司形象”的意识。你给别人打电话时，如回访，在对方接听电话后，应该说：您好，我是硕远集团的，我可以和××通电话吗？（或请问××在吗）通话过程中要明确简洁的说出自己的目的，挂电话时应说“报歉，打扰您了!”得体恰当的礼貌用语，彼此恭谨致意，会让双方都感到愉快。

2.3、电话留言：对于我们承诺对方的事情一定要在答应的时间给予答复，一般可

承诺24小时。商业投诉等，不能及时回电话最为常见。为了不损害公司形象，一般在24小时之内也要对电话留言给予回复，如果回电话时恰遇对方不在，也要留言，表明你已经回过电话了。如果自己确实无法亲自回电，应托付他

人代为回复。

2.4、控制情绪，保持喜悦的心情：电话交谈，应该始终心存尊重、诚恳之意。要保

持良好的心情，即使自己心情很不好，接电话时也不要让自己的情绪影响语气、语调，而使对方感到不舒服。打电话时虽然彼此看不见，但应该从热情、亲切的语调中让对方受到感染，给对方留下最佳印象。不同的接电话方式会给对方留下完全不同的印象。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

2.5、声音清晰明朗，语气语调控制在最佳状态：语气语调最能体现细致微妙的情感。

清晰而愉快的语调接电话能显示出说话人的职业水平和可亲的性格。虽然对方无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露。语调过高，语气过重，会让对方感到你生硬、冷淡；语气太轻，语调太低，会让对方感到你无精打采，有气无力，没有信心。所以要语气适中，语调稍高，声音清晰明朗，这会让对方感到亲切自然。打电话过程中要保持端正的姿势，不要躺在椅子上，不要吸烟、喝茶、吃零食，因为这是对对方的不尊重。

2.6、挂电话前的礼貌：结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此

客气地道别，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。越是小事越能反映出个人的素质、企业和管理的整体形象。礼仪是讲尊重为本，让地位高者先挂，尊重上级是天职。客户打来电话，客户先挂。位居平等时主叫先挂，受话人后挂。我们一直在强调教养体现于细节。

2.7、电话通讯的其他礼仪：接电话最好养成左手拿话筒的习惯，因为接电话时需要

记录的时候较多。这样做是为了右手便于记录。打电话前最好把要谈的重要事情预先整理做成记录(目的明确)，这样可以提高谈话效率。无论什么原因电话中断，主动打电话的一方应负责重拨。打电话前要搞清地区时差以及各国工作时间的差异，不要在休息日打电话谈生意，以免影响他人休息。即使客户已将家中的电话号码告诉你，也尽量不要往家中打电话。

3、文明办公：

3.1、问候：热情，细心的接送每一来访者，做到来有应声，走有送声。

3.1、在通道、走廊时要放轻脚步, 遇到上司或客户要礼让，不能抢行

3.2、进入房间要先轻轻敲门，听到答应再进。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。

交谈工作要控制音量，以免影响他人办公;

3.3、办公区域内要保持安静，不喧哗、打闹，上班时间不得私自放音乐，影响他人

工作;

3.4、公司内与同事相遇应点头行礼表示致意;

3.5、上班时间不准在办公区域接待亲友探访;

3.6、上班不迟到，不早退，有事按制度请假;

3.7、严禁在办公室内吃零食或就餐;

3.8、不准在办公室内、生产现场随地吐痰、丢垃圾;

3.9、办公桌面不得乱涂乱画，更不得刻字、刻图;

3.10、未经同意，不得随意查看他人电脑或翻看他人文件、资料等;

3.11、超过两人以上的接待或时间较长的客户洽谈，一律在接待室内进行。

3.12、借用他人或公司之东西，须征得同意，使用后及时送还或归放原处。

3.13、公司内以职称称呼上司。同事之间以英文名或小姐先生等相称。严禁“姐、哥、弟、妹”等称呼。

3.14、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

称呼：合适的对来访者进行称呼。一种是行政职务，特别是跟政府官员，企事业单位的领导打招呼时，如：局长、处长、老总、经理，不能随意省去行政职务。第二种是技术职称，像博士、医生、教授这样的技术职称，要都用，知道对方有就一定要用。第三种称呼，行业称呼，比如还没有来的及向你做介绍，他是什么级别，他是什么职务一般人不大清楚，比如过来一个警官，过来一个医生，你知道他是那一级的么，所以这种情况下我们可以称行业称呼，医生同志、警察同志，包括老师，都是行业称呼，实际上这是一个泛尊称。第四种是时尚性称呼，在商界，称先生、小姐，但也要分地域，比如小姐这个称呼有些地方不受欢迎，但是不要以偏概全，国际交往中这是个普遍性称呼，而且是时尚性称呼，特别当我们和外商打交道时，外商对职务不感冒，他是董事长、市长也不喜欢被称这个，特别是欧美客商，更习惯的是称先生、小姐或女士，他要强调跟你在社交场合一种平等的身份，你一叫行政职务，他觉得有落差之感，会不习惯。不能用的称呼就是那种容易引起误会的地方性称呼，不适当的简称也不可以，如一般称政府官员，企业领导有时候喜欢把长字去掉，如王局长叫王局，李处长就李处，这种称呼很普遍，这是外交场合的禁忌。

介绍：自我介绍：先递名片再做介绍，这样会加深对方对你的印象，而且会显得自己及公司训练有素。更要注意时间简短，不要没话找话，不厌其烦，一般应该在一分钟之内，或者半分钟之内结束。内容要规范。介绍别人：介绍人不同，意味着给客人不同的待遇。专职接待人员，秘书，公关人员，来了客人负责迎来送往，她有义务替客人和主人做介绍。省市领导或者外国的贵宾，到公司参观，来研究合作的问题，应是公司职务最高者，因为我们的最高领导者的出面表示对贵宾的一种重视和欢迎。介绍的又一重点就是先后顺序，要记住“尊者居后”地位高的人应该后介绍，比如介绍上下级，要先介绍下级后介绍上级，介绍晚辈和长辈要先介绍晚辈后介绍长辈，介绍男士和女士，要先介绍男士后介绍女士，这是对女士的一种尊重。介绍客人和主人，标准的做法是先介绍主人后介绍客人。这是要让客人优先了解情况，是客人的优先知情权，客人不认识董事长，总经理，如果认识也就没有必要介绍，所以接待人员应非常规范的，把领导层的一一按照常规顺序给客人介绍，客人好称呼，不会弄错。替别人做介绍，是很重要的问题，你把客人和主人介绍时的顺序搞错了，别人会说你没修养，重者可能说你蓄意为之，有意让别人尴尬难堪。

握手：要注意伸手的前后次序：商务交往中讲究独善其身，我们自己要讲究，对方跟我们讲不讲究再说，当然在实际操作中谁先伸手都可以，但实际先伸手的都是地位高的人，比较特殊的情况客人到来之时应该主人先伸手，表示接纳欢迎，但是客人要走的时候。应是客人先伸手，看时间差不多了，一边告辞一边站起来，伸手给主人，意思是您留步。主人不能太急，客人一说再见，你马上把手伸出来了，说再见，让人感觉你很希望人家敢快走，这样是非常不礼貌的，要说些挽留的话如果对方拒绝，再表示再见，欢迎下次再来。握手的几个忌讳：

1、用左手跟别人握手是万万不可的，因为有的民族、宗教左右两手有分工，很多国家、民族和宗教认为左手是不干净的，所以一般用右手，单用左手是及不礼貌的；

2、握手时不应该戴帽子、墨镜和手套，特别是男士，如果戴着帽子的话，要把帽子先摘掉，握完了再戴上。只有女士在社交场合才戴薄纱手套握手，这种情况可以不摘，一般商务交往不是社交，所以戴着手套要摘下来。戴墨镜是非常不礼貌的，这使别人不能了解你的心理活动和眼神的变化，眼睛需要传递给对方尊重和友善。即便在路上，握手时也要把墨镜摘掉，3、要注意当你跟异性，头一次见面时，一般不要用双手握。

4、当然你跟外国朋友打交道的时候，外国的很多礼节，如亲吻、拥抱、屈膝、鞠躬这样的礼节，我们不大熟悉，有个最简单的做法，就是紧跟，他怎么样待我，我怎么样待

他，只要不伤害到国格人格就可以了，当然不要瞎学就可以了。

行路的规范：行路的原则：中央高于两侧，内侧高于外侧，前排高于后排。如果道路开阔，不会影响周围往来的人事，可以并行，并行还存在着两人和多人的区别。两个人一块走，基本的原则是把墙让给客人，原则是内侧高于外侧，如在楼道里有打扫卫生的，走在中间的人就要退让，有人上下也要退让，所以要让客人靠墙，回避的机会就少，如果是多人行走的话，一般是中央高于两侧。单排行进时要前排高于后排，领导、贵宾、长辈先行。在上楼下楼进出房间，应该让客人先行，先进先出，把选择前进方向的权力让给客人，前提是要他认得路，特殊情况，如女士穿超短裙，喇叭裙，楼梯是螺旋楼梯的话，那么男士就要走在前面，这个不是太绝对，一般的原则还是要让客人走在前面。乘坐电梯：要看有人驾驶还是无人驾驶，然后来区分谁走在前，谁走在后，乘坐有人驾驶的电梯，陪同人员，要后进后出，就是前排为上，让客人走在前面，让他先进先出，但也不是太绝对，假如电梯人满了，陪同人员最后一个进，那么只能陪同人员先出去了，是理论上让客人先出去。而无人驾驶的电梯，一般的规则是陪同接待的人员先进去后出去，这是电梯特性决定的，要控制电梯，先进去把电梯开钮摁住，让客人进出方便不至于被电梯门卡到。

4、办公效率：

4.1、上班时间不浏览与本岗位无关的网站，禁止玩游戏（包括加班时间）

4.2、对所负担的工作争取时效，不拖延、不积压，不擅离岗位

4.3、节约资源，非正式文件要求双面使用，已单面打印的废弃资料，应保存再利用;

4.4、严禁用公司电话打私人长途电话，一般工作通话每次不超过3分钟;

5、办公卫生：

5.1、办公台面要保持清洁、整齐；电脑、书立、台历、笔筒等办公用品要摆放整齐，不得摆放其他与工作无关的物品。

5.2、保持办公设备周围干净，特别是显示器和主机上不得放置任何物品及粘贴纸张；

各岗位指定办公设备，不得自行增添。

5.2、设备受损，及时报修并落实责任，不能修理则尽快报废、清理更新。

5.3、将办公设备进行标识（如文件柜、钥匙等），并规范管理。

5.4、书面文件、电子文件要分类建档并标识。

5.5、存档文件夹及存档资料在柜中或固定台面放置保存，文件柜内物品要摆放整齐，并及时清理。

5.6、文件架摆放文件要分类，要求整齐美观，不放置报纸、书刊、雨具等其他物品。

5.7、办公桌抽屉物件应整齐摆列、人离开办公桌前应随手推回抽屉。

5.8、在办公区域内（包括办公室、会议室）拆修设备（如：电脑、打印机、样机等），及时处理和收尾；工作围墙不粘贴任何纸张。

5.9、长时间离开座位或办公区，椅子正面靠办公桌。

5.10、垃圾篓统一放在靠走道边办公桌下面或其它不显眼位置。

5.11、办公场所不得撑放雨伞。

5.12、所有废弃物和其他无用的物品要妥善处理，如是重要文件作废，应先入碎纸

机，以免公司机密外泄。

5.13、通道、走廊保持畅通，不摆放物品。

5.14、所有员工的车辆必须停放在规定的停车场内，严禁停放在过道上。

6、办公清洁：

6.1、自觉保持办公区地面卫生，不得随意乱扔纸屑、杂物及其他废弃物;

6.2、爱护环境，门窗不得随便张贴，因其他需要进行临时张贴，用后应及时清理。

6.3、会议结束，保持环境整洁，一次性水杯等物品丢到垃圾桶内，使用白板的需擦

拭干净，凳子、椅子归位，熄灯、关空调;

6.4、会议所需的所有资料要及时带走;

6.5、有必要时应立即通知清洁，有效处理;

6.6、会议室、接待室的日常维护（包括卫生清洁工作）由各归口管理员负责，对于

临时借用的，则根据“谁使用，谁负责”的原则负责清理。使用会议室（包括所需设备或器材等）需至少提前两小时预约，会议结束后必须恢复会议室原貌;

6.7、公共环境区域保持路面、走道、绿化区域无果皮纸屑。

6.8、每天清晨上班前清理责任人办公点，保持整齐、清洁，办公台面及台下无任何

杂物;

6.9、清理时，不用湿布擦拭电脑显示屏及其他硬件;

6.10、注意垃圾入篓，篓满及时倾倒。

6.11、时刻保持工作区域的干净卫生。

6.12、根据规划责任区对植物花草定期进行施肥、浇水。

6.13、保持植物花草盆内的清洁卫生。

7、防火：

7.1、不出现明火;

7.2、各类用电设备上的照明灯座应使用安全电压，不乱插、乱拉乱接或超负荷使用;

7.3、电气火灾发生时，要先切断电源开关;

7.4、办公室和会议室要求人离电断;

7.5、开关、插座要远离水源和易燃物;

7.6、不堵塞消防拴或电掣开关，禁止在电掣开关上悬挂物件;

7.7、不违反事业本部消防安全管理规定。

8、防盗：

8.1、个人物品自行保管，自行负责;

8.2、办公设备妥善保管;

8.3、工作地点不放置私人贵重物品;

8.4、部门办公室、会议室门窗人走即关。