展会布展之会展策划流程大全

第一篇：展会布展之会展策划流程大全

展会布展之会展策划流程

发布时间：2011-02-15 17:18:33

在展会现场招商的功能逐步削弱的今天，要想充分发挥展会功能，只有一条路——功夫在展外，由在展会上寻找目标变为将已有目标锁定，将展会由招商大会变为签约大会。那么在您进行展会时候就要有自己的策划流程： 展会布展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研

收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归档。

展会布展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。

确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。

展会布展策划流程三：实施前的培训。

让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

展会布展策划流程四：印刷材料的设计制作。

利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。

展会布展策划流程五：展台的布置及展示。

设备的调试安装，展台的人员配备。

展会布展策划流程六：相关的会展服务。

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。

展会布展策划流程七：做好对活动的评估。

第二篇：会展策划流程

会展策划的内容和基本流程

一、会展策划的内容

会展策划与计划不同，它有为达到目的的各种构想，这些构想和创意是新颖的，与目标保持一致的方向，有实现的可能。把策划过程用文字完整地记录下来就 是会展策划案。广义的会展策划案可以涵盖经市场调查而产生的可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划方案、宣传手册等，包括围绕某次会展的展前、展期、展后所有的策划文案。

会展策划行为离不开市场，策划者必须以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展。在整个策划活动中，以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。计划、实施、评估，是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后，会展人员应及时进行评估，总结经验，寻找问题，并写出评估测定工作总结报告，为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展策划的水平。会展的效果评价与测定：

会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展览环境、对展览筹办工作及展览后台工作的评估，这一部分工作在展览会结束时完成；二是对展台工作及展览前台工作进行评估，这一部分比较复杂，先在展览会结束时针对展台工作进行评估，然后在展览的后续工作过程中，跟踪评估。

二、会展策划的基本流程

1.成立策划小组

会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策，因此，首先要成立一个会展策划小组，具体负责会展策划工作。一般而言，会展策划小组应由以下几种人组成。一般由总经理、副总经理或业务部经理、策划部经理等。

业务主管。在会展公司里，业务主管（贸易展示会经理）具有特殊地位，他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介，一方面，他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务；另一方面，他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。

策划人员。一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担，主要负责编拟会展计划。

文案撰写人员。专门负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务 合同协议文书、会展业务法律文书等。

文案撰写人员应该能够精确地领悟策划小组的集体意图，具有很强的文字表述能力。

美术设计人员。专门负责进行各种类型视觉形象的设计。美术设计人员是策划小组很重要的组成部分。因为在整个会展策划过程中，诸如各种类型的广告设计、展示设计、展示空间设计等都需要美术设计人员的参与。美术设计人员必须具有很强的领悟能力和很强的将策划意图转化为文字、图画的能力。市场调查人员。能进行各种复杂的市场行情调查，并能写出精辟的市场调查报告。

媒体联络人员。要求熟悉各种媒体的优势、劣势、刊播价格，并且与媒体有良好的关系，能按照会展策划的部署，进行媒体规划，争取最佳的广告宣传效果。公

关人员。能够为会展公司创造融洽、和谐的公众关系氛围，获得各方面的支持帮助。同时能够从公关的角度提供建议。在会展策划过程中，由业务主管负责，各方面人员需通力配合，协调一致，共同做好会展策划工作。

2.进行市场调查

市场调查是以科学的方法，有系统、有计划、有组织地收集、调查、记录、整理、分析有关产品或劳务市场等信息，客观地测定与评价，发现各种事实，用以协助解决有关营销的问题，并作为各种营销决策的依据。会展市场调查是会展策划的基础。从传播学的角度来看，市场调查是会展策划者为了了解市场信息，把握市场动态，进而确定会展目标和主题，编写会展策划方案，选择会展策略，检查会展效果等所必需的调研工作。只有在系统地收集有关市场与相关背景的资料，并加以科学概括分析基础上确立的会展策划，才能卓有成效地实现其总体目标。在执行市场调查时，不仅要考虑本区域的优势产业和主导产业，还要考虑重点发展中的行业、政府扶植的行业等。具体分析行业市场状况，要摸清市场的归属，即买方市场还是卖方市场等。以一次展览会为例，主办者需要将市场调研的重点放在以下四个方面： 

   总之，在瞬息万变的市场中，如果没有科学的市场调研和预测做先导，会展策划、运作就很难达到预期的目的。

3.决定会展策略

作出会展决定是一个决策过程，应该有相应的程序。在一般情况下，会展决策应考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。在充分地进行市场调研与预测之后，接下来，需要进行会展目标市场的定位与制定会展营销计划。以展览会为例，组织者在进行目标市场定位时需考虑以下因素。

展览会的类型。组织者首先要明确自己所主办的是什么类型的展览会，因为政府主办的展览会、公益性质的展览会和商贸展览会在具体操作模式和策略 的制定上有很大区别。

产业标准。导致展览目标市场定位复杂的原因之一是一次展览会往往要涉及多个产业。如举办一次汽车展览会，组织者除考虑汽车生产企业外，还要努力吸引销售、运输等汽车需求较大的企业，甚至一些研究机构等。

地理细分。由于不同地区的参展商和专业观众有着不同的需求特征及营销反映，所以地理变量经常被作为划分展览市场的依据。在进行地理细分时，展会组织者不仅要分析不同国家的参展商对展览会的个性化要求，而且要弄清参展商 在本国的具体分布，这样才能行之有效地进行决策。

行为细分。行为细分是指根据参展商的参展动机、购买动机、购买状态或对展览会的态度等进行划分，其中参展动机被认为是进行展览市场细分的最佳起点。决定会展策略应该在充分掌握现有相关资料的基础上进行，如宏观政策环境、企业经营实力、会展市场竞争状况、顾客满意程度等。如从会展营销的角度来说，一份会展营销计划应包括会展营销现状分析、企业（或具体会议、展览会）分析、营销目标的确立、市场营销组合策略、具体的行动方案、营销预算费用以及营 销计划的执行与控制等。

4.制定媒体策略

现代社会是一个信息社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体便是各种各样的媒体。实施有效的媒体策略对会展活动组织者至 关重要，会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或展览会的需要和条件，来选择合适的媒体。在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。在市场经济的冲击下，中国传媒的市场化步伐越来越快。市场化程度的提高，带来了媒体的迅速成长或衰落，会展专业媒体也不例外。因而，在制定具体的媒体策略时，必须要分析媒体在会展活动中的成长策略。以展览活动为例，在制定策略上，要综合考虑媒体在宣传活动中、在联系活动中以及在提升展览企业形象活动中的成长策略等。在会展活动中，不同利益的相关主体面向特定的公众需要采取不同的媒体策略。

例如，若从提升城市形象的角度分析，在一次大型的国际会议或展览会中，城市政府面向媒体的主要工作包括以下三点。

1)在会展活动开始之前，政府需要媒体对展览会前期的准备工作、展览会的特点及创新性等作大量宣传报道，具体方式有举行记者招待会，或组织专家学者讨 论并在专门的媒体上发表声明，以吸引市民和潜在专业观众的注意。

2)在展会举办期间，继续组织有关媒体尤其是本地的主流报纸或电视台对会展活动作进一步宣传，以满足不同公众对此次活动的关注需要。

3)活动结束之后，政府应该鼓励媒体对此次活动的效应和成果等作总结性的报道，以加深公众的印象，并达到提升城市形象的目的。若从参展商与媒体的角度来说，在展览会开幕之前，参展商除了可以通过直接邮寄等方式与客户联系并邀请对方光临自己的展台外，还要积极利用各种形式的媒体对本企业的参展活动作大量的宣传，可以在报纸、杂志或参展手册上刊登广告，也可以利用展览会主办者发行的展览快讯，宣传和介绍企业参展产品，以吸引专业买家来洽谈。在展览会期间，还可以通过别出心的现场表演、公关事件，或召开新产品推介会等，来吸引媒体和专业观众的广泛关注。另一方面，为推广企业的品牌形象或提高产品的知名度，参展商必须与媒体保持良好的关系，并积极提供有价值的新闻，争取让媒体在展会期间对本企业给予更多的报道。随着会展活动的不断升温，不仅是大众媒体，专业媒体也跟着热起来。纵观现有的会展杂志、报纸及网站的竞争格局和特点可以发现：专业刊物正走向多元化，刊物定位也更加鲜明，媒体的形式丰富多彩，互联网正在被深入地应用，因而，在会展的媒体制定上，必须与时俱进，选择更加有效的媒体策略。

5.制定设计策略

商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要机能的有目的、有划的环境、展台、展品设计。好的设计能提高展会的品位，吸引参展者、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。一般而言，较大的展览会，会展的有关设计问题在开展前个月就开始了。

你所了解的展览会设计策划问题是怎样的？

从参展商的角度来说，设计不仅仅是一个展台设计的问题，在策划阶段就要考虑设计展览结构、取得展览公司的设计批准、制作展览宣传册等。展台设计根据具体情况要求有不同的设计原则、功能区分，所以其设计的策略也是千变万化的。我们以宣传材料的设计与制作为例。对于参展商来说，狭义的宣传材料主要 指各种文字资料，如宣传册页、新闻稿件等。而事实上，宣传材料不仅仅限于现场分发给观众或记者的文字资料，它还包括很多形式，如直接邮寄资料、产品介

绍、、纪念包（手提袋）、酒店的户外广告或展览会的每日快讯等。在宣传材料外观的设计上，必须要尊重整体风格，同时，要能形成强大的视觉冲击力。外观设计主要是要解决材料的形状和大小两个问题，并要求设计富有人性化，便于人们携带。

6.制定预算方案

良好的财务管理和预算控制是筹办会展最重要的因素之一，如果安排得当不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使管理者了解收入的来源及比例、分析主要的投入项目、确定主要的收入来源。预算是协助实现财务目标的一个工具。可以把预算看作是一张特有地图，它能引导公司达到所寻找的目标。为了达到这个目标，会展在制定预算时必须做到有计划、有步骤，不断更新信息。制定会展预算所考虑的内容。

一般说来，制定一份会展预算至少包括以下几方面的内容。

历史数据。回顾过去的工作，以便制定出相对精确的新预算。

行政管理费。包括项目共享的费用如工资、奖金和复印、电话、信函来往、计算机等要支付的费用。

收益。即预算带来的收入，包括公司拨款、预算、注册费、出售展品和纪念品的收入、赞助等。

固定费用。如印刷和邮寄宣传资料所需的费用。

可变费用。如餐饮费等。

详细开列的项目。详细开列的项目列明预算中的各个项目。

调整控制。由于预算是根据估计而制定的，因此不一定准确，需要不断地调整。在会展中，为了衡量一个项目的财务成果，必须设置一个用于实现既定财务目 标的预算开支。预算采用的方式，可视具体情况而定。

7.撰写策划方案

会展策划就是会展的策略规划，为了会展的成功举办，必须对会展的整体性和未来性的策略进行规划。它包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟定策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。

8.实施效果评估

展览的效果是长期的。展出者在重视并投入很大力量进行展台设计、产品展示、展览宣传、展台接待和推销等工作的同时，也应当投入相当的力量做会展后续工作。如果说会展相当于“播种”，建立新的客户关系，那么，会展的后续工作就相当于“耕耘”与“收获”，将新的关系发展为实际的客户关系。会展的后续工作有很多，实施效果评估是其中的重要一环。会展的效果评估内容也很丰富，有展览工作评估和展览效果评估。展览效果评估需要由展出者自己安排或委托专业评估公司来做。展览效果的评估内容有定性的内容也有定量的内容，条件许可的情况下尽量用定量的评估内容，这样，能使评估的结果更客观、更有价值。总之，会展作为一种营销方式，在开拓市场、巩固市场等方面发挥着重要作用。但是会展是一项复杂、浩繁的工程，它的工作环节很多，为了保证其可行、顺利、有效地开展，必须要重视会展的策划工作。有有学者指出，只有当会展被认为是最有效的营销方式时才决定会展，而在决定会展后，能激发创意，有效地运用手中的资源，选定可行性的方案，达到预期目标或解决一个难题，就是策划。会展策划在整个会展过程中扮演着一个重要角色。

会展策划设计流程会展策划设计流程

一：对企业进行有针对性的市场调研

收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归档。

二：制定详细完整的会展策划方案。

确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。

三：实施前的培训。

让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

四：印刷材料的设计制作。

利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。

五：展台的布置及展示。

设备的调试安装，展台的人员配备。

六：相关的会展服务。

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。七：做好对活动的评估。

开好总结会，做好善后公关工作。

会展服务项目：

视听设备租赁 展示道具制作 展厅专卖装潢 舞台设计灯光表演 花草租赁 写真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆装运输 大型仓储 大型活动安排 提供礼仪，司仪 各地巡演 T台制作、租赁。

会展筹划细节

邀请

不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。餐饮安排

一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

茶歇

茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要，中、小型会议，特别是公司或者组织高层会议，会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会，当然提供的饮品可能不限于中国茶，点心也不限于是中国点心。通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等，一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，有的还有中式糕点。

翻译

可能有的人认为翻译只是传声筒，是一个工具，所以会议翻译的安排就如同其他道具那样很简单，只要 “采购”就可以了。其实，翻译是工具不假，但翻译是个特殊的工具，是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译，特别是临时聘请的翻译值得认真对待。很多所谓翻译不是通才(换言之，除翻译者本身已经掌握的知识外，可能对其他领域的连概念都没有)，而会议涉及的专业术语往往很多，而且通常是很生僻的单词或者组合词，因此提前沟通十分必要。

再者，应当告诉翻译发言者通常的语速，有条件的可以把以往的映像资料交给翻译，让其熟悉一下，并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻，对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露，在此期间内雇用方有权要求翻译保密，并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。

车辆调度 重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者。

第三篇：展会策划操作流程

目

录

一、策划阶段.............................................................................................................1

（一）项目的选定.......................................................................................................1

（二）寻求支持单位...................................................................................................2

（三）寻求合作单位...................................................................................................2

二、实施阶段.............................................................................................................2

（一）广告攻势...........................................................................................................2

（二）招展和组团工作...............................................................................................2

1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；.............................................................3 2.组织实施的具体工作项目；........................................................................................3 3.组织实施过程的阶段划分：........................................................................................4

三、展后阶段...............................................................................................................5

（一）展后跟踪阶段；...............................................................................................5

（二）总结阶段；.......................................................................................................5

（三）评估阶段；.......................................................................................................5

我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。

一、策划阶段

（一）项目的选定

1． 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。

2． 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；

3． 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑； 4． 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。5． 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。

（二）寻求支持单位

寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观； 能代表行业的发展状况和趋势； 能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；

（三）寻求合作单位

寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。

二、实施阶段

（一）广告攻势

宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告 ：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和组团工作

如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目；（１）认真做好项目预算。

（２）收集可能参展的客户名录，建立信息库。

（３）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。（４）主办单位打印文件下发。

（５）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（６）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。

（７）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（８）印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函 d.门票 e.会刊 f.纸袋

g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。

（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。（１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。

（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。（１２）展位的销售安排及布置。

（１３）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。（１４）与展览会有关的各项广告征集工作。（１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。

（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。

（１７）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。（２０）着眼于第二届的预告宣传工作。3.组织实施过程的阶段划分： 从展商的角度划分：（１）初步认识展览会阶段。（２）进一步了解展览会阶段。（３）被展览会吸引阶段。（４）拍板决定参展阶段。（５）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（１）信息发布阶段：

a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。（２）营造气氛阶段：

a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传； e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。（３）与展商直接联系阶段：

a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。（４）与展商洽谈阶段：

a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。（５）展览服务阶段：

a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放； f.现场营造气氛；g.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。

三、展后阶段

展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。

（一）展后跟踪阶段；

展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。

1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；

3.发布下届展览信息;4.给展商发放展后意见调查表、征询表。

（二）总结阶段；

一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

（三）评估阶段；

评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

第四篇：展会流程策划手册

展会流程手册
目录

一、日程工作安排

二、会前准备
人员安排 物料准备 会前培训 展会状况分布 交通线路熟悉

三、会中工作
业务开展 现场指导

四、会后总结
总结 制定跟踪目标

五、注意事项

日程工作安排： 日程工作安排：
5 月 3 日讨论具体方案，主要负责人分工； 5 月 4 日做会前各种物料准备、方案实施及人员定位安排，查找熟悉

交通线路，下午培训； 5 月 5 日上午进行注意事项培训，联系、预约客户（北京的或距离比 较近的）到展会参观，下午核对展会上所用物料。5 月 6 日上午针对展会进行业务专题培训，下午 1:00 布展人员必须到 位，布完展到会展现场熟悉环境。晚上回公司开总结大会，作最后的 要点培训，划分业务负责区域； 5 月 7 日全体员工奔赴展会现场，主要负责人在 7:45 分之前必须到场，其他人员 8:00 之前到场，做好当天的工作安排，午饭由行政部统一 安排，并且轮流用餐，下午闭馆前所有物资清点，闭馆后全体总结； 5 月 8 日重复 7 日的工作内容，并根据 7 日总结情况做相应调整； 5 月 9 日上午做好扫尾工作，下午开展会总结大会。

会前准备
参与人员： 参与人员：中国医促会亚健康专业委员会全体员工，共22人，袁宏伟、张浩、周柏河、张利刚、吴培刚、张祎鑫、黄明娟、黄伦、汪梦洁、常凯、付喻喻、王彦、刘冰、吴坳新、刘勇、贺志明、王 世辉、赵存录、张思琪、刘英杰、杨海燕，王凯玥。人员安排： 人员安排：总指挥张立新会长；副总指挥袁宏伟秘书长；组长张 总、周柏河、吴培刚；副组长张利刚、张祎鑫、黄明娟、贺志明。张 总负责仁义堂连锁方面谈判；周柏河、张利刚在展位协助会长工作； 黄明娟、付喻喻、汪梦洁、王凯玥负责后勤工作；常凯负责现场器械

维护；张祎鑫负责机动接待及人员应急调动；贺志明、吴培刚主管业 务。除去指挥人员，负责业务的共 12 人（吴培刚、黄伦、王彦、刘 冰、吴坳新、刘勇、贺志明、王世辉、赵存录、张思琪、刘英杰、杨 海燕），分成 2 个大组（市场组和招商组）个小组，每小组 2 人，6 贺志明负责招商组，吴培刚负责市场组。特别邀请刘老师参加；邀请 中经网记者、编辑及相关工作人员共 4 人。物料配备： 物料配备：电脑 3 台、无线网卡 2 张、插线板 5 个、名片每人 1 盒、工作证每人 1 张、笔记本 25 本、笔 30 支、中经网健康频道手 册 2000 本、仁义堂加盟手册 2000 本、会员手册 400 本、培训手册 400 本、小瓶矿泉水 5 件、相机 2 台、相机电池共 4 块、相机支架 2 个、摄像机 1 部、订书器 3 个、订书钉 6 盒、剪刀 2 把、胶带 6 卷、员

工联络表 双面胶 20 卷、绳子 50 米、员工联络表 20 份、中间专访桌 1 张、椅 子 6 把、业务谈判桌 2 张、椅子 4 把、打印机 1 台、注册申报易拉 一块，一块）、采 宝 1 个、背景 KT 板 2 块（1.6m×5.8m 一块，1.6m×8.8m 一块）采、访稿 5 份、专访大纲 5 份、信息登记表 2000 份、中医治未病资料 100 合同文本（专访、连锁、份、重点实验室再评价资料 100 份、合同文本（专访、连锁、产品 采购、会员理事、培训、申报注册、平面广告）采购、会员理事、培训、申报注册、平面广告）各 30 份、红头文件 50 份、信息登记本 5 本【注：所需物料，相关负责人（红色部分的 由行政部负责，责任人黄明娟；蓝色部分由设计部负责，责任人吴培 刚；绿色部分由张利刚负责；）在 5 号上班之前必须落实到位，未提 到得物料根据需要及时补充】。

会前培训： 由袁会长、张助理和贺主任为全体人员做注意事项培 会前培训： 训、业务专题培训、谈判技巧培训。展会状况分布： 4、5 号展馆是保健食品；

6、展会状况分布：

2、3 号展馆是食品； 7 号展馆是器械类。交通线路熟悉： 国际展览中心位于北京市朝阳区北三环东路静安 交通线路熟悉： 庄，公交车有 966 路、606 路、730 路、731 路、830 路、300 路、18 路、小 20 路、957 快 2、638 路、302 路、801 路、671 路、419 路、984 路、985 路、运通 104 路、367 路、718 路、967 路、304 路、725 路、825 路，到静安庄下车或国展中心下车。

会中工作
开馆后与会人员进入展会，迅速到展位集合，检查所需资料是否 齐全，听取负责人安排具体工作，进行小组、区域划分。会长、张助理、黄主任、付喻喻、常凯主抓协会方面事务，并留 守展位，常凯为机动人员，负责两部分一切设备维护； 张总、吴培刚、王梦洁主抓加盟连锁方面事务，留守展位，吴培刚为机动人员，既负 责带领业务人员开展工作又负责展位接待谈判； 张祎鑫负责各方面联 络及人员调配。业务人员主要围绕着现场专访、预约专访、图文直播、平面广告、加盟连锁、会员理事、培训、注册申报、治未病工作站、重点实验室 在评价等业务展开，各组人员首先在 4、5 号展馆（保健食品）开展

业务，尽量收集参展商详细信息，有意向合作的，索要企业资质，并 以成交为主要目的。张祎鑫没特殊情况不能离开展位，随时准备图文直播的文字录入 工作，王梦洁配合做图片剪辑。主管负责人随时与业务人员沟通，实时了解其工作进展情况，业 务人员遇到问题，要及时反馈到机动接待处，由负责人快速解决，现 场的任何一个问题都是大问题，遇到困难

难需掌握借势，做好相互配合。业务人员要对每家参展商的详细情况做好备注，以便第二次拜访 作为参考。后勤负责人做好就餐人员安排计划，定好轮流就餐时间，以免发 生撞车。

会后总结
会后清点所有物品、资料，及时开总结会，没有返回的意向客户，及时再约，制定会后短期跟进方案。整理客户资料，把客户分类，制定客户跟踪目标和计划，以点带 面拓展新的客户。已合作的客户做好后期维护和服务计划。

注意事项
所有工作人员必须服从上级指挥，严格遵守展会期间工作时间，

穿着正装，佩带工作证，女士不化浓妆；会上手机必须开机并保证即 时能通话；会上注意言谈举止，坐姿端正，禁止嬉戏打闹；所有人员 必须熟悉公司项目的相关报价，掌握自己权限内的低价； 业务人员所 需资料（每人信息登记表 50 份、红头文件 1 份、健康频道手册 1 本、加盟连锁手册 1 本、员工联络表 1 份、培训手册 1 本、会员理事手册 1 本、再评价资料 1 份、中医治未病资料 1 份、产品申报注册资料 1 份、笔记本 1 本、笔 2 支、名片若干、工作证等）携带齐全。

备注：所有员工必须认真阅读，注意里面的数字！备注：所有员工必须认真阅读，注意里面的数字！

中国医促会亚健康专业委员会策划部宣 中国医促会亚健康专业委员会办公室发 2011 年 5 月 3 日

第五篇：展会策划操作流程（范文模版）

展会策划操作流程

所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。

一、策划阶段

（一）项目的选定

1． 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。2． 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等； 3． 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；

4． 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。

5． 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。

（二）寻求支持单位

寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观； 能代表行业的发展状况和趋势； 能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；

（三）寻求合作单位

寻求的目标--媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。

二、实施阶段

（一）广告攻势

宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告 ：围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。

（二）招展和组团工作

如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展： 1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络； 2.组织实施的具体工作项目；（１）认真做好项目预算。

（２）收集可能参展的客户名录，建立信息库。

（３）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。（４）主办单位打印文件下发。

（５）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（６）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。

（７）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（８）印刷宣传资料一般有： a.招展邀请函、征询函、调查表等 b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函 d.门票 e.会刊 f.纸袋

g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。

（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。（１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。

（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。（１２）展位的销售安排及布置。

（１３）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。（１４）与展览会有关的各项广告征集工作。（１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。

（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。

（１７）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。（２０）着眼于第二届的预告宣传工作。3.组织实施过程的阶段划分： 从展商的角度划分：（１）初步认识展览会阶段。（２）进一步了解展览会阶段。（３）被展览会吸引阶段。（４）拍板决定参展阶段。（５）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（１）信息发布阶段： a.发送调查表； b.发送征询表； c.发送邀请函。（２）营造气氛阶段： a.媒体广告、文章宣传； b.新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业； d.电话、传真、网络广泛宣传； e.第二次发邀请函； f.合作单位发邀请函。（３）与展商直接联系阶段： a.电话、传真、电子邮件； b.拜访重点客户；

c.合作单位同时开始招展工作。（４）与展商洽谈阶段： a.电话； b.约见； c.拜访； d.传真；

e.发送筹备进度报告； f.发送门票。

（５）展览服务阶段： a.广告征集；

b.工程预定展具工作； c.招商广告安排； d.招商邀请函； e.招商门票发放； f.现场营造气氛；

g.发送各种类型的调查表； h.着眼于第二届的宣传； i.现场的专业服务。

三、展后阶段

展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。

（一）展后跟踪阶段；

展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。

1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。

2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等； 3.发布下届展览信息;4.给展商发放展后意见调查表、征询表。

（二）总结阶段；

一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

（三）评估阶段；

评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

一、计划立项

1、工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查 对行业而言项目的利润增长点是否够大

地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。

时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。（2）实施的具体方案（3）宣传费用计划表 A、广告时间段的投入

以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体] B、广告投放的形式

户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）

杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）

2、寻找主办单位。

（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等

（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。

3、申请各种批文

4、场地联系

以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.5、联系宣传媒体

（1）对象：专业媒体和大众媒体

（2）方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。

6、制作邀请函（已经附）

7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、实施招展

1、招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等

2、招展的步骤：

（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）（2）跟踪拜访（找准负责人）A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）； 针对第一种客户： 问清客户需求 要求进一步促成购买 愉快地答应客户的 针对第二种客户： 了解客户拒绝的原因 为面谈作好准备 二次面谈

向客户推荐下一届展览会 要求客户介绍其它客户 保持关系，待以后联系 针对第三种客户： 问清客户需求和异议 进行第二次拜访 消除顾客顾虑

3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、实施招商

（1）在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商（2）通过媒体可以间接招来一些参观商

（3）主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。（4）组办单位为展会提供的工作

四、相关活动

展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、展会现场

（1）布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等（2）开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、展会后的控制工作

包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作