展会流程

第一篇：展会流程

企业参加展会流程

企业参加展会流程

展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。在确定了参展目的后，选择核实的展览会是关键。

报展程序

选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。

费用预算

参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的１０％，作为不可预见费用的支出。

展台位置

展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。

标准展台

除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为９平方米（３米Ｘ３米），成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。

展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。

特殊装修

超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，您可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特殊装修可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。展位的装修大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特殊装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。

家俱

大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。

水、电、煤气

如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排、并可以提供这些服务。

电话

您可以申请在展览期间租用电话线（国内长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

物品保管

展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

包装箱的存放

展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。

展品的运输

大会主办者会在参展细则里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。

布展和撤展

大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为３天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。

清洁服务

大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。工作证

参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。

入场券

大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。

会刊

每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到您们的参观这他，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到您们的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。

场地广告

除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。

技术讲座

部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，费普通听众，而是专业人士，这是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。请继续看下段文字。

举办活动及租用会议设备

为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。

参展人员的选用

选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康，乐于出差。

着装

除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。

食宿

如果您对展览所在的城市不熟悉，您可以住宿在大会推荐的招待所、宾馆和饭店。大会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，大会会安排展览期间的午餐供应。展览资料的准备

参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。会后的联系

展会期间，参观者只是对您有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：

一、展会期间的用户访谈记录；这是您的第一笔财富；

二、会后资料的整理：用户跟踪联系。抓住这两条，成功就属于您了。

第二篇：展会流程

展会相关流程

第一章

提出参展需求

一、由相关人员说明参展的目的，提出明确的参展需求，包括展会信息：展会的名称，开展时间，展会地点，展会规模，展会相关性；展位信息：展位的面积，几面开口，展位布置要求，供电模式，结构信息，其他信息：展会的预算，展品，发运，参展人员，宣传品需求，培训需求。展会计划审批意见表见附件1.二、展会计划审批表申请报送公司领导，领导审批是否参加该展会。注：（建议国内展会提前2-2.5个月，国外展会至少提前3-3.5个月提出参展需求，否则准备过于仓促，造成展会效果不佳。）

三、领导通过审批后，审批单下达给展会总负责人，筹备工作开始。

第二章

确定展品

一、自相关人员提出参展要求获批以后，展会总负责人组织商务技术部、国际贸易部、生产部、结构部、照明等相关人员开会讨论相关事宜，明确各部门配合工作，确定初步时间节点。

二、经领导、各部门讨论后选择展品。如会上无法马上确认展品，请2-3日内确定展品详单，报送商务技术部人员，以便下产品任务单和展位装修方案。

三、展品确认后，无特殊情况尽量减少更改，以免造成生产、展位方案的改变，影响整体进度。如更改展品，请立即告知展会各负责人。

第三章 展位申请

一、每年固定参加的展会，广交会（春季、秋季）由国际贸易部根据外贸需求，登陆易捷通完成申请。

二、其他展会由商务技术部人员完成展位申请。

第四章 展位付款

一、确定申请展位类型和面积后，按照展会要求，由商务技术部专员填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。

二、展位施工图纸确认后，按照与展位公司签订的合同要求，由相关负责人填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。

第五章 展位设计

一、根据展位规模和展会装修要求，由商务技术部专员联系展位服务公司，招标设计方案，最终展位设计方案由展位总负责人、领导审核签字确认。

二、展位施工方案由商务技术部，结构部，如含照明展品，照明部相关负责人一起确认。

第六章 展品的准备

一、由展会总负责人牵头，各部门积极配合共同完成。按时间节点准时、保质保量准备展品。商务技术部跟踪进度，协调各部门，把情况及时汇报给总负责人。

二、关键：负责发货人员尽早制作展品的详单、确定包装箱尺寸。

三、商务技术部人员负责制作产品的连线图、配电图等。技术部人员与发货专员及时沟通和配合，明确各备品备件的数量。

四、展会用电电量、强电由电子电气部专员负责。

五、结构部同事给出框架制作的建议，如箱体距地面的高度和背后预留空间大小等。结构图纸确认后，发给商务技术部相关，便于展会服务公司施工作参考。

第七章 展品发货

一、展品调试完成后，由展会总负责人，生产部，质量部，商务技术部、参展人员等到现场，检查箱体，各部门确认没有问题后，生产检箱，展品打包。

二、发货相关人员和商务技术部人员配合核对展品、备品的数量、型号等，确认无误后签字，避免发生展品、备品数量不足，影响展品使用。

三、包装完成后，装外包装，发货，直至发货完成。

第八章箱体标识要求一、二、三、四、LED显示屏行列号标签粘贴牢固，字体清晰（如国外展会要求英文）产品品名、型号标识明确。备品备件：标识明确。外包装箱唛头明确。

第九章 展会后展品回运一、二、展位撤展后，展位负责人应告知发货专员的展品回运时间。

回运展品到达后，发货专员、展位负责人对展品进行核对，对损失，丢失，或售出的展品进行汇报，商务技术部人员清点剩余画册数量。

第十章展会宣传品

一、由相关人员提出具体需求，是否需要宣传品（如画册，光盘等）以及宣传品的数量，如没有具体要求，按现有库存画册准备。

第十一章 展前培训和人员规范

一、由技术部、工程部、研发部根据参展人员提出的需求在展会前2周左右，组织参展人员培训。

二、三、展会期间，全体参展人员要求统一着装。

参展人员提供展会的现场照片、客户洽谈的照片至少5张，把展位的设计搭建的建议反馈给商务技术部人员。

四、展会后，做好总结会。

第三篇：展会流程

时值2009年岁末，伴随着各大展会的落幕，今年的展会安排算是告一段落了，展会业也进入了淡季，很多中小企业也在筹划着明年的展会的计划，或许有第一次参展的，也可能是展会的常客。今天我们主要来了解下企业参加展会的流程。

展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。在确定了参展目的后，选择核实的展览会是关键。

报展程序

选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。

费用预算

参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的１０％，作为不可预见费用的支出。

展台位置

展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。

标准展台

除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为９平方米（３米Ｘ３米），成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。

展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。

特殊装修

超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，您可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特殊装修可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。

展位的装修大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特殊装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。

家俱

大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。

水、电、煤气

如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排、并可以提供这些服务。

电话

您可以申请在展览期间租用电话线（国内长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

物品保管

展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

包装箱的存放

展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。

展品的运输

大会主办者会在参展细则里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。

布展和撤展

大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为３天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。

清洁服务

大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。

工作证

参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。

入场券

大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。

会刊

每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到您们的参观这他，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到您们的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。

场地广告

除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。

技术讲座

部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，费普通听众，而是专业人士，这是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。请继续看下段文字。

举办活动及租用会议设备

为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、ＶＣＤ、ＤＶＤ等。

参展人员的选用

选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识；自信、适应能力强；性格外向，易于与各种人交谈；有参展经验；身体健康，乐于出差。

着装

除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。

食宿

如果您对展览所在的城市不熟悉，您可以住宿在大会推荐的招待所、宾馆和饭店。大会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，大会会安排展览期间的午餐供应。

展览资料的准备

参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。会后的联系

展会期间，参观者只是对您有了粗浅的认识，真正的生意往往会来自于会后。展览会虽结束，生意则刚刚开始。所以切记两点：

一、展会期间的用户访谈记录；这是您的第一笔财富；

二、会后资料的整理：用户跟踪联系。抓住这两条，成功就属于您了。

第四篇：展会誓师大会流程

Xxx公司

2018上海展·誓师大会

时间：9月10日（周一）下午15：30 地点：一号会议室 内容：

一、产品竞争力 1.1 打样师代表发言 1.2 产品设计师代表发言 1.3 展厅软装负责人发言

二、销售竞争力 2.1 营销副总裁讲话 2.2 营销一部展示 2.3 营销二部展示 2.4 营销三部展示 2.5 营销四部展示 2.5 跨境电商展示 2.6 国内营销展示

三、军令状

四、合影留念

第五篇：小型展会流程

开展小型展会相关制度规定

各办事处：

2011年1月份-6月份，公司在合肥举行大型展会1场；在凤阳，滁州，阜阳，亳州、芜湖、巢湖、池州等地共举行中型会议13场；在县级地区南照，阜南，东至、桐城、马店等地举行小型会议7场，会议过程基本可控，但总结看来，还需要进一步把控细节，以达到更好效果。

现针对中小型会议，出现的相关问题以及流程把控等，公司出示相关制度，望各办事处，积极响应配合。

参会人员：争对目前市场竞争激烈，下半年装载机任务之重，希望各办事处负责人对自己所在区域进行细分，争对某一县城区域，开展小型展会。在展会开展前15天进行市场跑动调研，搜寻意向客户，进行跟踪。对于前期此区域有近日内交车客户进行邀请，参加会议，以口碑带动品牌效应。

会议规模：小型会议一般以1-3桌人为准，每桌10人。

会议目的：公司要求以订机为展会主要目的，附带宣传公司最新购买商务政策，以及个别新办事处地址宣传（庐江、广德等）。完善安徽中建机械代理商品牌建设。

会前准备：会议申请报告：报告中应包含：会议邀请人数估计以及会议邀请对象，在何地区召开，以及召开会议目的，会议酒店，哪些地方需要费用支出等，可以根据具体情况再相应增加。

相关费用标准：小型展会，以宴请客户为主，不需要另布置会议室，备横幅两条，餐饮费用以当地标准为标准，每桌按2包烟（玉溪），2瓶酒，2瓶饮料为准，每桌烟酒费用控制在300元内。另注明：请展会当天将现场照片以及参会人员详细名单，礼品具体发放名单传真至市场部彭琼收。（照片传至邮箱）希望各办事处负责人，对于小型展会的开展引起重视，积极发挥主观能动性，响应二季度末主任会议中所提到的小团队建设，为下半年的任务量发起冲刺。

2011年7月5日