2013.1.25展会参展流程

第一篇：2013.1.25展会参展流程

展会参展流程

一、根据公司年度推广方案制定季度会展计划。

在制定季度会展计划前由会展牵头召开业务部门和市场部门的沟通协调会，会议内容包括，业务开展方向、销售策略、销售计划、主展哪类产品、市场宣传方向、展会成本、任务目标、是否有指定展会、以及业务部门和市场部门的其它具体要求，会展应详细记录会议要求并根据会议要求制定年度会展计划。

二、展会目的二、会展筛选

1.明确参展目标

能够展示公司形象、能够展示新产品、能够了解市场、寻求合作、能够寻找客户、能够销售车辆、能够开发代理商。

2.考察展会品质与行业评价

主办单位与行业背景、展览会的规模与历史、展览情况与专业特点、目标观众、展商构成、展出展品、展览的效果、媒体的参与程度、展览的影响力，展览会的行业评价，是不是在行业中受到好评、是不是能吸引权威单位和人士参与、是不是有好的展览服务。

3.是否可以达到参展目

看一看是不是能满足公司的销售策略、增加现存市场的产品销售、推出换代产品、开拓新的市场、还是区域或纵向销售、展览会是不是适合展出自己的产品、展出的时机是不是合适、是不是能配合企业的销售计划。

4.业务人员也可根据自己业务需要向本部门领导提出参展要求，经该部门领导与运营部总监沟通经总经理批准即可加入参展计划。

三、展会具体信息收集

1.展会信息收集渠道

1)、展会组委会传真、邮件；

2)、往年展会信息；

3)、展会网站上的展会信息；

4)、业务员从经销商、客户那里得到的展会信息。

2.展会收集信息内容

1)、基本信息：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验和反馈、参展单位、参观者范围、交通食宿环境、报名时间材料（注意：展会真实性）

2)、了解这个展会的覆盖地区有多大。

3)、同哪些类型的产品一同展览。

4)、如果是国际性贸易展会，而不是专门的中国产品展览会，将要参展的国外公司有

哪些？是什么产品参展？

5)、展览会预订场地的费用、时间怎样安排

3.将收集到的会展信息整理成统一信息格式同会展计划一同报审，使领导能够更直观的了解会展计划上的会展信息。

四、会展季度计划报审

1.会展季度计划报审方式：根据与业务部门和市场部门的会议要求制作季度会展计划

表，将季度会展计划表通过公司邮件的方式发给总经理、拓展部总监、授权部总监、运营部总监、人事部总监、财务部总监、行政部总监，由各部门领导讨论是否参展和

参展意见，并在计划表格上填写参展意见后通过公司邮箱发回会展。

2.季度会展计划表内容：展会名称、展会时间、展会概况、展会地点、参展方式及价格、参与部门、领导审批意见，并附带展会具体信息。（详见附件1）

3.季度会展计划报审时间节点：上报时间为该计划第一个展会日期的前一个半月，审批

回复时间为该计划上报时间的7个工作日。

五、参展报名

1、展会预算：根据所要参加展会具体情况作出整体预算申请单（详见附件6），由部门

领导签字同意，总经理签字同意。

2、填报名表，参会回执表、展位费用、展位号（一种是组委会统一安排；一种是自己

选）等等表格；

3、组委会统一安排的要跟踪查看，确定展位的位置是否很好，有利于以后更好的利用

展会开拓市场；

4、申请展位费用、汇款；

5、回传汇款底单，电话确认，确定已报上名了；（汇款底单复印存底备用）

6、所有展会报名资料整理归档。

六、展前准备

（一）特展（提前一个半月开始着手准备）

（1）确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。特展需确认展馆限高问题。

（2）用公司电子邮件的形式发送参展通知单（详见附件3）；

（3）确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。

（4）确定展位发票的领取所需要的手续。

（5）参展前一个月准备物料清单（详见附件4），上级领导确认后，发给库管一份确

认库存是否充足；

1、顺序问题：

1)、市场部负责收集特装公司信息、特装设计方案及预算；

2)、汇总后组织相关人员开会，确认1-2个方案，确认需修改动的地方，讨论设

计色彩、设计风格、设计主题，以及细节尺寸，商讨展会预算；

3)、与特展搭建商进行调整，以及细节尺寸的确认，并提供设计尺寸确认图，方

便美工设计方案的制定；

4)、确定最终方案，进行多家询价，确认最终价格；

5)、与搭建商签署合同、申请款项。

合同内容须包括：

①、分期付款，首次30%款项，设计验收合格后70%款项；

②、款项内包括展馆所有押金，特装布展手续由搭建方承担；

③、工期内搭建工人人身安全责任由特装公司全权承担；

④、按图纸验收，图纸需盖公章。

2、需与上级沟通问题：

1)、特装方案的确认；

2)、预算的确认；

3)、设计风格的确定；

4)、高度、空间、灯箱、样品展示柜、接待台等具体尺寸的确认；

5)、灯箱具体内容的确认，包括图片、文字、颜色等；

6)、美工设计方案的确认

3、美工设计问题：

1)、美工前期只需要提供设计创意，以草图或者框架图的方式上报；

2)、细节尺寸确认后即可设计；

4、其他资料准备问题：

根据展会清单准备相关资料

5、其他问题：

布展人员临行前，提供所有展会资料、报道资料、特装合同、布展联系人及

电话方式、物料清单（详见附件4）、展销会参展指南（详见附件5）等相关资料；

（二）标展（提前三周开始着手准备）

（1）确定展会的报道、布展、开幕式、撤展等时间。

（2）用公司电子邮件的形式发送参展通知单（详见附件3）；

（3）确定直接负责我们展会的联系人、联系方式以及报道需要的各项公司资料等。

（4）确定展位发票的领取所需要的手续。

（5）参展前三周准备物料清单（详见附件4），上级领导确认后，发给库管一份确

认库存是否充足；

（6）根据展会清单准备相关物料，并发送或运送物料；

（7）布展人员临行前，提供所有展会资料、报道资料、物料清单、参展评估表（详

见附件2）、展销会参展指南（详见附件:5）等相关资料；

（三）参展服饰

直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，佩上公司统一的司标logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是

对参观者的尊重（选择引人注目的形象，西装是很好的选择；合身、配套的上衣或

T恤衫也会引来潜在顾客的询问和寻求帮助）。

（四）召开展前沟通会

参展前会展应召开所有参展人员的沟通会，人员排班、展会信息确定、注意事项、参展人员有无别的要求等。

七、展中执行

1.展中的工作

（1）确保展中的设施设备状态良好

（2）接待客户介绍技术、产品，有选择的散发公司选产材料，赠送礼品。

（3）收集客户资料、收集同行信息、收集商业伙伴信息；

（4）现场拍照及临时事宜处理，（5）每日展示结束后展位规整、清洁，整理回收客户名片、客户登记表等资料，并根据当天参展人员的表现用展会评估表（详见附件7）作总结（此表格抄送给人事部给与奖惩）；

2.展中注意事项

（1）严格按照展览规定的时间参展和撤展，不迟到、不早退。进入场馆是需佩戴好胸卡，并妥善保管，万一遗失请速与主办单位联系；

（2）参展人员因保管好自身贵重物品，对于重要的展品，每展展览结束后带回酒店，不要留在展场内；

（3）人员仪表、仪态、接待态度。展会期间需着工装或正装，鞋应注意擦干净。应保持精力充沛不要歪扭的到处座，尽量不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应同样的尊重；

此上注意事项都会影响到参展人员的展会评估

八、展后

1.撤展

归还租赁器材，到现场服务中心办理出门条，整理展台，将其他必需品、仓储中心剩余物品以及办公用品清点、整理打包装好，凭出门条将所有物品及车辆运出展馆，并用快递寄回公司，2.撤展注意事项

（1）撤展是应严格遵守撤展时间，不得提早，避免错过可能的客户。同时，空荡的展位也会影响企业形象。

（2）撤展是应注意清除展板上的胶带、宣传画等，避免因未能将展板回复原档，而遭受不必要的经济惩罚

（3）撤展开始，清点好所属物品，自行打包，全程看管至所有物品离场，以免遗落、遗失。做好展位的装饰废弃材料清运工作。撤展完毕后，出展厅需要向承办方申报，换取出门条。经验收合格，即按规定退还清洁施工保证金，避免造成不必要的经济损失。

3.展后整理

（1）与参会负责人核对帐务，确保物、钱、帐统一；

（2）整理名片、客户登记表、展商资料等登记入档填写展会数据统计表（详见附件2）。（上交运营部总监）；

（3）召开展会总结会向参展负责人索要参展评估表，展会现场照片，参展人员心得等，登记会议信息，确认明年是否参展；

（4）收集展会回来的东西并进行归类办理入库，以备下次继续使用。

（5）确定展会发票已全额带回。

附件1：会展计划表格

附件2：展会数据统计表

附件3：参展通知单

附件4：物料清单

附件5：会展指南

附件6：预算申请单

附件7：展会评估表

第二篇：展会参展经验总结

北京展会参展总结

第三届中国国际投资理财博览会已在4月6日落下帷幕。作为公关部的一员，对此次博览会的参展活动有些许看法。

一、前期的准备工作。公司对此次博览会的重视程度一目了然，无论是人力、物力还是财力方面，都是卯足了劲。这次的展会主办方提供了一条龙服务，舞台搭建、宣传册、纸袋等等的准备都是由主办方负责，在减轻公司任务量的同时公司也承担了一定的风险，就是物品准备不能有效的起到监督作用。单纯的电话联系与网络沟通，存在不足。

二、中期的展示活动。活动的前期准备都是为了更好的为活动服务，中期的活动执行以及取得的效果是整场展会的核心。在这一阶段，人员的任务分配、物资位置就位、突发状况的应急等都是需要特别重视的。

三、展会后期事宜。展会后期在展位需要对物资进行整理；对整体的展会做小结以及参展观众回访等事宜。在此次展会中，有些物品通过快递速运，有些则是由工作人员自行携带。在携带过程中，会由于各种各样的原因而导致一些重要物品遗漏。其中，一人多带的情况会更容易造成遗漏。

以上所述内容对自己以后的工作有一定的借鉴和警示意义。

一、物资方面

在展会开始前，最重要的就是安排好展会所需的一切物品，保质保量。在核对物资时，需要对每一类物品进行数量上的清点确认。如果是主办方提供的物资需要提前1-2天交接确认；遇上印刷、定制物品等则需要更加提前确认，以免印刷出现错误没有时间修改重印。

在展会中会使用到LED显示屏、等离子电视、音响话筒等设备，试音环节就必不可少了。前一天试音正常也并不一定能保证展会当天的使用状况良好，所以现场需要有技术人员随时待命。

二、人员安排

展会规模越大，任务量越多，对每一位工作人员的考验也就越大。为了避免工作人员职责不清，在展会前需要反复强调每一个人的职责，坚守自己的岗位。但是在执行中，往往会出现人员漏空现象，这不仅需要策划前细心考虑，更要在会场中安置若干名机动人员。某岗位出现人员短缺时能及时填补而不是调动固有岗位的工作人员。

三、现场情况应急

在展会中会出现许多突发状况或者和事先预想情况不一致，这需要根据现场已有的资源、条件进行及时的人员调配、物资派送等。面对展内观众不足的情况，就需要开拓展外潜在客户；当其他展位工作人员出现抢拉客户高潮，我们则需主动出击，凭借优质的服务吸引顾客。

四、会后物品整理

在展会后期不方便快递速运的物品，需要针对物品及个人情况分配携带。在携带过程中，没有特殊情况，不要随意交换或者代拿，否则会容易出现遗漏的状况。返回途中，每一个人除了留意自己携带的物品以外，还要整体稍作留意。

2014年4月8日

第三篇：展会参展合同

合同编号：

车房展参展合同

承办方：

（以下简称“甲方”）参展方：

（以下简称“乙方”）

车房展将于

年

月

日至

月

日在 举办。甲方为该展会组织承办方。乙方为该展会参展方。为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则，订立本合同，以兹双方共同遵守。第一条 展位情况

1、乙方参展展位位置：

；

2、乙方参展面积：

平方米；（备注：）

3、参展场租价格：单价

元／展位，总计

元（大写： 元整）。第二条 付款方式

1、本合同签署后 个工作日内乙方应将参展费用全款付清，甲方在付款后安排商定展位。乙方付款后，甲方开具相应金额专用发票。

2、付款方式： 现金或转账。

3、甲方开户行：农行承德新区支行 账号：***96 第三条 权利和义务

1、未经甲方的书面同意，乙方不得将展位全部或部分转租或分派给他人，乙方对展场设施或其他部位的损坏要负责任，未经甲方同意，乙方不得擅自更改展场基础设施。

2、乙方于 年 月 日前完成展位布置，甲方应为乙方布展提供必要的便利。于展会结束后迅速完成撤展工作，否则由此引起的损失和延误，乙方应向甲方做出赔偿。

3、展会期间乙方由于运输、交通等原因造成的各项费用由乙方自行承担，甲方不对以上原因产生的费用负责。第四条 违约责任

1、乙方违约，或提出退展，甲方可依据下列条件允许乙方退展。

合同编号：

a）乙方书面告知甲方其退展申请，若甲方同意乙方退展，书面通知乙方。b）乙方退展的，定金不予返还。但经甲方同意返还的除外。

c）由于乙方未遵守本合同条款的规定，或未在上述规定的期限内支付场租费，甲方将以书面形式通知乙方解除本合同，定金不予返还。

2、由于不可抗力致使展会被取消、暂停、或缩短展期，双方互不承担违约责任。不可抗力是指不能预见、不能克服、不可避免的情况。

3、除上述约定以外，任何一方违反本协议的约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第五条 附则

1、双方在履行本合同中产生的纠纷，应友好协商解决，不能协商解决的，提交当地法院裁决。

2、本合同一式两份，双方各执壹份，具有同等的法律效力，经双方盖章有效。

3、本合同除要求手写项外，手工涂改、增减条款均视为无效。

4、通行证只负责无牌照通行，其他交通违章由乙方负责.甲方（盖章）： 乙方（盖章）： 法定代表人： 法定代表人： 签署日期： 签署日期：

第四篇：展会参展策划方案

xxxx展会策划书

参展目的：开拓市场。。。。。。参展时间：xxxx年xxx 参展地点：xxxxxx

参展人员：xxx、xxx、xxx、xxx ……

一． 参展组委会

1.顾 问：xxx 2.组 长：xxx 3.副组长：xxx

4.组 员：xxx、xxx、xxx、xxx

二． 前期准备

1.确定参展产品

1）负责人：xxx、xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日前确定参展产品

xxxx年xxx月xxx日前将参展产品信息整理齐全 2.制作产品宣传册

1）负责人：xxx、xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xx日前提供宣传册样板

xxxx年xxx月xxx日前确定宣传册模板

xxxx年xxx月xxx日前将宣传册打印成册 3.设计参展展位

1）负责人：xxx、xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日前出具设计样稿 xxxx年xxx月xxx日前确定最终设计方案

xxxx年xxx月xxx前购买好设计材料

xxxx年xxx月xxx日完成布展 4.展会营销方式： 1）负责人：xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日前确定展会营销方式 5.现场工作人员安排： 1）负责人：xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日前确定人员架构

xxxx年xxx月xxx日前落实岗位人员

xxxx年xxx月xxx日前确定参展人员着装 6.产品知识培训： 1）负责人：xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日 3）内 容：《产品培训》 7.素质培训： 1）负责人：xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx

3）内 容：《商务礼仪》、《谈判技巧》、《参展常识》

三． 现场准备：

1.人员调配

1）负责人：xxx

2）内 容：协调现场人员与后勤人员，处理好展会期间的人员接洽工作 2.销售指导 1）负责人：xxx

2）内 容：接待大客户、介绍产品、推销产品 3.技术指导

1）负责人：xxx

2）内 容：负责解答顾客对产品技术的疑问 4.后勤支持

1）负责人：xxx

2）内 容：准备顾客订购的产品、协调后方供应事宜

四． 后期跟进：

1.经验分享

1）负责人：xxx

2）时 间：xxxx年xxx月xxx日 3）形式：总结讨论会 2.客户跟进

1）负责人：xxx

2）安 排：分配客户给业务员跟进

第五篇：展会参展合同

参展合同

合同编号：

承办方：（以下简称“甲方”）参展方：（以下简称“乙方”）

博览会将于 年 月 日至 月 日在 举办。甲方为该展会组织承办方。乙方为该展会参展方。为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则，订立本合同，以兹双方共同遵守。第一条 展位情况

1、乙方参展展位位置： ；

2、乙方参展面积：平方米；

3、参展场租价格：单价 元／平方米，总计 元（大写： 元整）。第二条 付款方式

1、本合同签署后7个工作日内支付总费用的20％作为定金；剩余80％的款项于展会结束后十个工作日内支付。乙方付款前，甲方开具相应金额增值税专用发票。

2、付款方式：电汇。

3、乙方开户行： 账号： 第三条 权利和义务

1、甲方因外部因素改变展会日期或地点的，应提前一个月通知乙方，乙方同意接受的协议仍然有效；乙方拒绝接受的可解除合同，甲方返还乙方预付款。甲方于展会开始前一个月内更改展会日期、地点的，按照合同总金额10%支付乙方违约金并赔偿乙方布展费用等损失。

2、甲方应对乙方和参观者采取安全预防措施。

3、未经甲方的书面同意，乙方不得将展位全部或部分转租或分派给他人，乙方对展厅墙面或其他部位的损坏要负责任，未经甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展馆柱面或墙面。

4、乙方于 年 月 日前完成展位布置，甲方应为乙方布展提供必要的便利。于展会结束后两个工作日内完成撤展工作，否则由此引起的损失和延误，乙方应向甲方做出赔偿。第四条 违约责任

1、乙方违约，或提出退展，甲方可依据下列条件允许乙方退展。a）乙方书面告知甲方其退展申请，若甲方同意乙方退展，书面通知乙方。b）乙方推展的，定金不予返还。但经甲方同意返还的除外。

c）由于乙方未遵守本合同条款的规定，或未在上述规定的期限内支付场租费，甲方将以书面形式通知乙方解除本合同，定金不予返还。

2、由于不可抗力致使展会被取消、暂停、或缩短展期，双方互不承担违约责任。不可抗力是指不能预见、不能克服、不可避免的情况。

3、除上述约定以外，任何一方违反本协议的约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第五条 附则

1、双方在履行本合同中产生的纠纷，应友好协商解决，不能协商解决的，提交展会所在地法院裁决。

2、本合同一式捌份，双方各执肆份，具有同等的法律效力，经双方盖章有效。

3、本合同除要求手写项外，手工涂改、增减条款均视为无效。

甲方（盖章）： 乙方（盖章）： 法定代表人： 法定代表人： 签署日期： 签署日期：