浅谈办公室管理策略(办公室心得)

第一篇：浅谈办公室管理策略(办公室心得)

浅谈办公室管理策略

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等纷

繁复杂的工作，是协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽，是机关的参谋中心、信息中心、服务中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。从近一年办公室管理中，我个人认为，办公室要想真正成为机关的中心枢纽和典范，必须按照“133”工作思路，扮好四种角色，做好三大重点工作，强化三项建设，必将为早日实现效能机关、节约机关、勤政机关形象履好职、带好头，促进各部门工作联系更加紧密，工作落实更加有力，工作成效更加突出。

一、把握方向，自加压力，认真落实“133”工作任务

思路决定出路，办公室工作决不能盲目侍从、见子打子，要赋

予更多的细心、安心与责任心，尤其是作为主任的助手，更要“摆正位置，当好配角；胸怀全局，当好参谋；真抓实干，团结带领办公室一班人“围绕一个中心（党委政府的中心工作）、切实做到三个加强（加强办公室内部精细化管理、加强与机关各部门团结协作、加强区域交流）、全面做好三大业务（党务、政务和综合业务）”为主要内容的“133”工作思路，力争实现办文零毛病、办会零失误、办事零差错的工作目标，全力营造机关干部协同干事、和谐干事、高效干事的良好氛围和环境，有效的推进了办公室运转的制度化、规范化和高效化。

二、找准位置，沉下身来，扮好“四种角色”

（一）当好话筒传信息。为确保上情下达、下情上达信息流通

准确、及时，我认为，在认真落实部门工作协调例会的前提下，办公室必须专设一名信息员，专门负责采集、筛选、加工、分类信息工作，为领导提供第一手及时、准确、全面、真实反映社情民意的重要信息，为领导决策提供基础。同时，办公室人员人人都要担当信息员，分别对口联系领导和各部门，形成没周一收集、每月一整理的信息汇编制度，确保全镇信息纵横畅通，促进宣传工作上台阶。

（二）当好“助理”抓调研。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。对此，办公室一定要对全镇工作重点、领导关注的焦点和群众反映的热点问题，主动出击，提前介入，分阶段、有步骤地开展专题调研活动。并有针对性地把调研任务分派到分管领导、部门手中，加强协作、注重落实，确保调研出成果，推动工作。

（三）当好“钦差”抓督查。为杜绝工作布置得多、落实得少，办公室一定要有不怕得罪人的思想，坚持原则、注重方法，对党委政府作出的重要决定、部署进行不定期重点督查，严格执行通报制度，确保政令畅通；对领导批办的文件和安排的重要工作，建议建立专门登记制度，指定办公室人员专门跟踪，及时提醒，做到事事有交代，件件有着落，事事有回音。同时，加大工作目标管理考核力度，硬实要拿出一笔可观的专项考核资金，落实重奖重罚工作制度，功过分明、奖罚分明，进一步提高干部干事创业激情，增强干部合力，确保工作显真效。

（四）当好“管家”抓后勤。建议一是要理顺采购制度，尽量

减少政务成本；二是要加强机关电话、网络系统、用电情况等的监

控、数据分析、分项管理等，努力打造节约型机关；三是要加强小车管理，认真落实派车单制度，抓好车辆的维修养护和安全运行，尽早使用网络“车管家”，加强公车监管，在保证公务用车的前提下减少费用开支。四是要加强安全保卫、卫生保洁、办公用品发放等工作，使机关日常管理有条不紊。

三、重点突出，强化三种意识，做好“三大重点”工作

（一）强化精品意识，办好重点文。所谓“精品意识”就是要业务精、工作熟、能力强，人人都要会干事，而且是要干成事、干好事，在平凡的岗位上扎实工作出成效，创新工作出精品。尤其是在办文方面，需要办公室工作人员把好三关。一是要抓好文稿起草工作，严把政策关，克服文稿“硬伤”，认真审核公文的体例、格式，准确、全面地体现发文意图；二是严把文字关，避免文稿“软伤”，综合文稿要思路清、高度够、表达准、特点明，力争上报材料差错率为零；三是严把程序关，严格按收文、发文程序确保公文运行规范有序、高效，避免文件“误伤”。同时加强档案工作日常化管理，杜绝文件乱、差、丢等现象，要为历史负责。

（二）强化精细意识，办好重点会。按照精细化管理规范化安

排、点对点负责、的要求，推行“ABC”角环环协作工作制，坚持“少说话、多干事，少推卸、多担待，少出错、多细心”的原则，确保每一项工作做到有人负责、有人落实、有人监督。特别是对各类综合性会议，从议题确定、材料准备、会议纪律和督查落实等重要环节，在统筹安排中做到有具体的服务细则，该加班就加班，做到会前部署周密细致，会中服务万无一失，会后工作注重落实。

（三）强化精干意识，办好重点事。干事创业关键是干，核心

是干精、干好，我个人认为，党政办要做就要做全机关干事的典范，这样才能达到有令必行。干事者必先劳其胫骨、饿其体肤，要有能吃苦、吃得了苦的敬业精神；要有坐得、等得、干得的毅力；要学会苦干、实干加巧干的方法，勤学好思、博学多长，练就一身过硬的本领，能围绕党委政府中心工作，超负荷完办好重点事，完成各种急难险重任务，为领导分忧，为部门搭桥，为地区谋发展。

三、建章立制，高效运转，强化“三项建设”

为保证办公室工作高效规范运转，不断提高干部的综合素质和

办公室建设水平，我个人建议要大力推进程序建设、责任建设和制度建设。

（一）强化程序建设。把办公室工作按照工作流程链条式推进，做到办会流程清晰化。从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节，编制成一张流程图，确保每个环节有专人负责，责任落实；做到办文流程制度化。明确办文的各个环节、责任领导、责任处室，确保办文及时高效；做到办事流程规范化。对调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、政务值班等日常工作，建立一套规章制度，使每一项工作不断档、不脱节、无死角、无盲区。

（二）强化责任建设。一是硬化岗位责任制。进一步完善办公

室岗位职责，建立健全机关各项工作制度，做到工作有章可循，各司其职、各负其责、团结协作。二是落实双线责任制。对重要接待、大型会议或活动，建立分管领导、分管部门为定点定事牵头负责人、办公室联系人员协作负责的双线责任制，确保每项重点工作有人做、有人查，责任到人，落实到位。三是责任奖惩倒插制。对工作中表

现优异或在工作上出现重大差错的同志，制定责任奖惩倒插制，该奖则奖、该罚则罚，一竿子插到底，减少工作失误，提高工作质量和效率。

（三）强化制度建设。首先有合理分工，根据办公室每位同志的特长与优势，将办公室分成文秘、综合、信息、后勤等各个岗位，制定相应的工作职责，落实任务，各司其职，各尽其责。其次有目标计划，做到年有工作要点、季有工作安排、月有情况通报。同时，办公室负责人要加强督查，建立监督机制，提高办事效率，进一步增强办事合力。再次有考核激励，按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，制定激励措施，进一步提高办公室人员的综合协调能力、服务能力、调研能力、督查落实能力等，整体推进办公室工作向规范化、制度化高效运转，促进全机关日常工作管理上台阶。

第二篇：办公室6S管理心得

办公室6S管理心得

素养建立习惯与意识，从根本上提升人员的素养通过宣传、培训、激励等方法，将外在的管理要求转化为员工自身的习惯、意识，使上述各项活动成为发自内心的自觉行动

工作现场管理的基本目标

5s/6s的精要之处，在于它总结出了工作现场（包括物品、环境、场所等）管理的要点，并融会了工作与生活的哲学。如果离开了工作现场管理这个主题，就不容易体会到这几个要素的精练性、可操作性以及完整性，离开了对其背后的哲学或观念的认同，就不容易理解其重要性。

管理良好的工作场所，其状态具备“门类清楚、区隔整齐、标识分明，洁净安全”这样一些基本特征，它们也就是工作现场管理的基本目标。如表二所列出的6s前四项要素，正是达到和保持这上述基本目标的操作性要点。

要素关系与分析

清理、整顿、清扫、安全，是6s中关于现场状况改进提升的四项基本行动。“清理”是改进工作现场的源头或开始，在进行清理时，还可参照以下更具体、更具操作性的分类管理方法：将物品区分为“常用，偶尔使用，不使用三类”，然后将1.常用物品安置在现场；2.偶尔使用物品放在固定的储存处；3.不使用的物品清除或处理掉。

“整顿”是衔接在清理之后的，在将不需要的东西移开后，对现场进行整理整顿，包括重新规划与安排，是十分自然的。

“清扫”最好在整顿之后进行，这三项工作是关联的，有次序的。“安全”这一要素，是对原有5s的一个补充。以“工作现场管理要点”这个主题去理解，增加“安全”这个要点是很可取的。安全不仅仅是意识，它需要当作一件大事独立、系统地进行，并不断维护，安全工作常常因为细小的疏忽而酿成大错，光强调意识是不够的。因此，笔者其位置提升到“规范”之前，成为一个行动要素，而在后面的“规范”、“素养”当中自然也应当包括安全方面的规范与意识，这样才真正将“安全”要素融入了原有的5s体系。相比流行的6s提法，有时仅强调“安全意识”，与“素养”并列，并没有真正与5s的行动体系与哲学融合。

“规范”是上述基本行动之外的管理活动。对于大多数管理不善的工作场所，上述的工作通常得不到完整、系统的重视，或偶尔为之，不能坚持。在开始强调和实施6s时，造一些声势，搞些运动，让大家都动起来，重视起来，只要实施得力，总是能在短期内迅速改变工作现场的面貌。然而，运动的缺点就是来得快，去得也快，工作现场的良好状态是需要时刻保持的，从管理方法的角度说，要想保持好的做法长期贯彻，就应当将有关的方法和要求总结出来，形成规范与制度。所以，6s中的“规范”就是要将运动转化为常规行动，需要将好的方法、要求总结出来，形成管理制度，长期贯彻实施，并不断检查改进。一些流行中文提法，将这个要素称为“清洁”，而在含义解释上，加上许多字面上概括不到的内容，这在中文表达上，实在显得很牵强，这与词汇翻译方式有关。综合各种5s资料，尤其是近些年的总结，“规范”是一个比较恰当的、广泛采用的概括。

“素养”，是6s中最独特的一项要素，也是其精华之处。前5项要素，都是十分鲜明的“行动要素”，其中一到四项是现场改善的行动，第五项将现场改善上升到系统的、制度的层面，而第六项，进一步上升到人的意识这个根本。对于人，制度是外在的、强制性的。更彻底的保障，是将外在的要求转化为员工主动的，发自内心的行动。也就是变规定、要求为人的意识、习惯，素养一旦养成，将潜移默化地、长期地影响人们的工作生活质量。素养是建立在人的意识之中的，提高素养需要进行培训、宣传，并有效地运用奖罚、激励等辅助手段。

第三篇：办公室工作管理心得

办公室是一个单位或企业的枢纽，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障大家工作安全的作用。内勤则是办公室的内部勤务人员，负责办公室内部事务管理、文书处理、报表填写、文件起草等日常工作，是办公室工作的直接组织者和承担者。结合以前的工作经历，谈一些我对办公室内勤工作的粗浅认识。

一、干好办公室内勤工作要处理好“四种矛盾”。

一是处理好大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合部门，其性质主要体现在服务性上，内勤人员主要是为领导和基层服务。首先是为领导服务。因此，“一切服从大局，一切服务大局”就是内勤工作的出发点和落脚点，当小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局的基础和前提。

二是处理好主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥内勤人员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要灵活机动，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导所想，谋领导所谋，把问题想在前，把工作做在前，主动做好超前服务。

三是处理好政务和事务的矛盾。政务和事务是办公室工作的两个轮子，政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、政务文电处理、政务督促检查、机要档案保密等工作；事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作，主要是行政后勤工作，诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的，把事务看成是低层次的。办公室内勤工作事无巨细，不能有半点疏忽和懈怠。四是处理好“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意，当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖，要积极谏言献策，但不能瞎掺和。

二、干好办公室内勤工作要扮演好“三种角色”。

首先，要当好领导的“计囊团”。内勤人员是企业领导的参谋助手，是领导的“计囊团”。要不断学习理论，分析形势，研究问题，善于站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题，提出新观点、新思想、新认识；要深入基层、深入社会、深入市场进行调查研究，找准企业运行过程中的优、劣势，形成有分析、有建议、有对策的调查报告，为领导科学决策服务；要围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，针对实践报告中急待解决的问题所提出参谋意见；要为落实某项工作或贯彻领导者的意见提出具体的实施办法，根据客观要求和企业运行的状况提出切实可行的工作思路等等。

其次，要当好干群的“勤务员”。内勤人员要做到眼勤、手勤、嘴勤、脑勤、腿勤。要尽心为领导搞好服务。领导交办的事情要想方设法去完成，积极主动去干好，做到积极而不越权，服从但不消极，让领导满意。要热心为群众办好事情。热情接待每一位前来办事的同志，主动帮助办理各种相关手续，让办事人员满意；主动关心员工的工作和生活，员工的合理诉求及时向领导汇报，及时给予答复和办理，让员工满意。力求做到不让工作在自己这里延误，不让事项在自己手里积压，不让差错在自己身上发生，不让来办事的同志在自己这里受冷落，不让办公室的形象在自己这里受损害。

三是，要当好机关的“内当家”。要认真抓好公司的日常事务管理，安排好每一次会议，筹划好每一次宴会，调配好每一次用车；要认真抓好公司考勤管理，对各部门员工的出勤情况做好监督管理，按时统计公示；要积极搞好各部门之间、上下级之间工作的协调，保障公司各部门工作的统一性和集中性；要切实发挥督查职能，在动真碰硬上下功夫，严厉查处每一个部门和个人不落实的行为，使办公室的参谋服务更加有效，领导的决策真正得到落实。

三、干好办公室内勤工作要做到“五‘得’兼备”。

一是“想得到”。多谋才能善断。办公室内勤人员要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，发挥参谋助手作用，不断提高参与决策能力；要有较强的政治意识、责任意识，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查漏补缺；要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作，既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。

二是“管得宽”。办公室内勤工作综合全局，协调各方，承内联外，有自身的工作职责和工作规则，既要全面了解领导们各方面工作情况，为领导们工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，处理好上下左右的关系，确保政令畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，也要义不容辞承担起来，做到工作不留空档，保证各项工作全面推进。

三是“做得细”。内勤工作无小事。这就要求内勤人员在工作中一要细心、细致，二要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。要时时刻刻、事事处处，认真再认真，细致再细致，做到不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的文电在我手中积压，不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷落，不让办公室的形象在我这里受到影响。

四是“碰得硬”。内勤工作涉及到的事务方方面面，有的还关系到职工的切身利益。在原则问题上敢不敢碰硬是检验作风是否过硬的重要标志。因此，工作必须讲原则，严肃办事纪律。要按政策办事，决不允许在政策问展工作；要按组织原则办事，坚持民主集中制原则，坚持一级对一级负责。

五是“抓得实”。要据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。内勤人员一定要实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，包括听取基层意见，向领导反映情况，都要全面、真实。工作中，要一步一个脚印，不作表面文章。

从内部环境来看，要做到：

1、观念的创新，企业与员工是整体与个体的关系，员工观念的落后制约着企业的发展，反之，员工观念的超前就会促进企业良好的运转。当然，作为企业英雄人物的前卫意识，应当引起高度重视。

2、治理的创新，从生产调度到管网安装，从水质安全到计量营销，从制度建设到行政后勤，摸索一条适合企业自身发展的企业文化，以文化为载体，形成合力，增强凝聚力。

3、技术的创新，时代在变迁，社会在发展，技术改造的步伐在加快，无论是工程建设还是设备更新，从配用管件到专用工具，都在发生着变化，有许多先进的技术等待我们去开发应用。

以上仅是笔者个人的泛泛之谈，更多的内容还需我们供水行业的有识之士不吝赐教。不过，我想，只要大家群策群力，开动脑筋，挖掘自主创新的潜力，就会共同实现供水行业的大丰收

随着知识经济和科学技术的迅猛发展以及社会主义市场经济体制的建立，在企业管理方面的人才需求量，给国有企业的发展带来前所未有的挑战。现代企业管理在社会经济发展中的地位日益重要。我国现代化建设急需大批既拥有一定的专业技术知识基础、又懂得管理学基本原理和必要的管理技能、了解中国企业实情、具有决策能力、创新意识和开拓精神的复合型企业管理人才。而学校提供的这门课，给我们提供了系统学习现代企业管理知识的平台，优化管理知识结构，更新管理理论，开拓视野，自我超越，全面提升管理能力和管理素质。目的是让我们了解和掌握企业管理的一般原理、理论和方法，培养我们专业性的企业管理意识和企业管理思维，为我们从事具体企业管理工作奠定理论基础。

现代企业管理是一门应用性很强的学科,它直接指导企业管理的具体实践,促进企业管理水平的提高,在我国社会主义市场经济下,努力提高管理,增强企业的竞争能力和发展能力,已成为当务之急.因此学习现代企业管理具有十分重要的理论意义和现实意义.通过学习,我们应该掌握现代企业管理基本原理和基本知识,熟悉企业管理的主要职能和一般过程,掌握现代管理的科学方法和技能,为今后工作奠定一定的理论基础.管理学家克拉克说过一句很深刻的话，信息革命改变着人类社会，必定要改变企业的组织和机制。一方面，随着世界经济一体化进程的加快，新知识、高科技发展异常迅猛，企业间竞争已由“大鱼吃小鱼”向“快鱼吃慢鱼”急速转变。企业直接面对更大范围、更深程度上来自国内外越来越大的竞争压力。如果企业组织内部的变化速度慢于外部的变化速度，那么失败就在眼前。另一方面，天下没有白吃的午餐，你投入一些钱，拿到人家标准化的软硬件，依样画葫芦想大幅提升竞争力，也是不可能的事。从许多管理专案活动失败的案例可以得知，没有执行力，就没有竞争力。依据当今世界各种先进管理理论，并结合已往的经验，经过对公司发展状况的科学分析与判断，我们应当选择以学习力为依托，以执行力为抓手，全面提升企业管理水平，推动企业健康、持续的发展。总的来讲，可将此种方法归纳为如下几点：

一、着眼学习力，增强创新力，创建学习型企业

当代企业之间的竞争，说到底是人才的竞争，是人才的学习力的竞争。所谓学习力就是一个人、一个企业或一个组织学习的动力、毅力和能力的综合体现。学习力贯穿于企业管理的始终，是企业获得生存与发展的基本条件。我们紧紧围绕“三要素”提高学习力，针对工作的重点、难点增强创新力，实实在在从组织保证、措施落实、载体创新等方面抓好学习型企业的建设，为做大做强企业打好基础。

1、提高认识，完善激励，激活员工学习动力

当今，纺织品市场竞争日趋激烈，市场开拓难度越来越大，特别是一些私营、合资企业的兴起，对包袱沉重的国有老企业挤压力越来越大，产品质量要求高、价格低、批量小、周期短，给企业的工作和盈利带来了一定的难度。面对这种情景，我们要求把工作的压力作为学习的动力，倡导干部员工树立新的学习理念，以学习带动创新，以创新推动企业发展。通过对市场上产品竞争、价格竞争、服务竞争的宣传报道，使每个员工都认识到面对竞争日趋激烈的纺织品市场，要适应市场需要学习；要产品上做到人无我有、人有我好，更需要不断学习，使学习工作化，工作学习化；不仅是适应性的学习，而且是创造性的学习。

学习的动力源于学习目标的确立，思想意识的提高使员工获得了不仅要个人学而且要团队学的全员动力，而内部激励机制完善更催发了个人学习内动力。一是薪酬激励。近年来出台了不同学历给予不同的基本薪酬制度；同时，完善岗位聘用制度，对有学历而无学习与创新能力的不聘，对无学历而勤奋学习，不断有创新成绩的给予破格聘用。二是奖惩激励。制定新产品开发奖励办法、小改小革奖励评选制度、设立“金点子”奖等，对在管理创新、科技攻关、产品创新等方面做出成绩的给予及时的奖励。极大地鼓舞了员工学习的积极性和主动性。三是目标激励。制定各种培训目标，明确学习的步骤与计划并量化考核。在员工中开展一对一帮教、集中培训、传统性技术比武等活动。对各部门的综合技术水平和个人技术等级目标要纳入量化指标考核中，并与集体和个人的能力工资挂钩，进一步激发员工学习的热情。

2、确立愿景、建立组织、强化员工学习毅力

学习型企业的创建工作是一项长期的系统工程，要扎扎实实深入持久，必须保持员工的学习毅力，也就是坚持学习、学有成效。为此，公司应组织创建学习型企业领导小组，提供组织保障、落实监督措施、规定目标跟踪具体办法；确立学习愿景规划，并层层制定贯彻执行办法；建立奖惩约束机制，确保员工学习的积极性。如我们首先确立学习型企业创建目标，围绕整体目标，层层开展培训需求调查与分析，再结合企业的实际，设计出专门的培训计划记录表，对学习内容、目标要求、学习进度、时间、学习型式等做出详细的安排，并做出对学习效果验证的具体要求，报企管部对各种学习措施的落实效果进行考核。

3、扩充载体，学以致用，提高员工学习能力

我们在设计载体，开展活动中，着重围绕干部员工学习能力的培养和提升，重点解决怎样学更有效的问题。为此，我们应根据企业中现有人员的素质状况，从实际出发，建立了适合不同层次需要和不同工作需要的各种载体，在组织形式上采用外送培养、内部培训、联合培训、定期讲座等办法，在活动形式上采用集中培训、调研、学习、经验交流、岗位目标学习等。重点是引进戴尔提出的三种方法：在错误中学习、通过提出问题学习、通过比较学习。如我们通过提高如何做到降本增效的问题，要求各部门学习《利润倍增》这本书，并结合工作实际完成有分析和见解的学习心得体会。利用比较学习，开展多次的内、外部学习交流活动，取长补短，促进先进经验的推广与利用。

二、着手执行力，形成凝聚力，打造独特竞争力

树根理论为学习企业寻求不断进步，超越自我，获得充足资源，提供了新型管理平台。有许多企业不乏经营战略、人力资源管理、运营管理等各种新型经济理论中学到了多种方法和技巧，但却很少关注他们之间的相互联系和结合，没能取得预期的效果，达到希望的速度。而将人员、战略、运营三个流程结合起来，正是执行力的精髓所在。执行力要求快速行动，简洁明快。在快速发展与变化的世界里，速度已经起主导作用。速度就是一切，快慢决定成败，为此，我们在创建学习型企业的同时，以执行力的提高来打造企业的独特竞争力，从而为企业的长久生存和成功抓好关键。

1、明确目标，常抓不懈，引导执行力文化

随着知识经济的发展，企业文化已成为一种强大的力量。21世纪企业之间的竞争，最根本的是文化的竞争。引领执行力文化的形成，贯穿于公司的各项政策和领导行为中。

首先，对公司出台的各项方针政策和管理制度，始终如一地坚持，决不能虎头蛇尾。如在对公司方针目标和管理制度的措施落实上，我们结合质量管理体系的内审工作，查措施落实、查制度执行的有效性。针对存在的不足，提出整改要求，拿出改进方案，并纳入工作管理业绩考核。同时，对各种政策、措施的执行，公司领导亲自抓并带头执行，发挥引导作用。如在抓比价采购工作中，公司总经理亲自抓货比三家、价比三家措施的落实工作；查安全制度的落实情况时，公司分管领导亲自督查；对质量事故的追究先从分管领导开始等等。凡是牵扯到管理者方面的，领导都率先示范，做出表率。

2、面对现实，作风严谨，维护执行力文化

如果不将信念和价值观转化成具体的行动，再好的信念和价值观都只是空中楼阁。所以，对企业内的各种行为进行规范和引导是维护执行力文化的重要手段。为此，我们应在每引进一项新的管理体系，或新的管理制度，实施新的管理办法时，本着严谨的态度，结合实际先分析其可行性，再衡量其合理性、规范性，谨防生搬硬套，全盘照搬带来的水土不服。并经过认真的论证后下达执行，按照九千体系的方法，先试行，后改进，再固定。在试行过程一定维护政策的相对稳定，决不朝令夕改，在试行期内也维护政策的权威性，其次，从正反二方面入手，一是选其首恶，进行批评处理，杀鸡敬猴；二是树立正反典型予以表彰奖励。改变执行者的意识。

3、依托学习，找准方法，提高执行力水平

执行力发挥的水平主要取决于执行的人，以及他们头脑里所有的想法和他们一起工作的能力。从运营流程的设计到人员流程的选择都直接关系到执行力的发挥。为此，在提高执行力效率上，我们应通过学习引进信息化管理中某些先进管理理论，进行科学的流程再造提升工作效率，如对跨部门配合的项目，实行项目负责制，选准项目负责人，组成跨部门的项目小组，促进有效配合，提高了最终效果。对需要综合技术解决的问题，可以以召开专题会的方式，代替以往各部门的逐个审批，提高了快速反应能力。其次，在提高执行的准确性上，我们应认识到方向比速度和距离更重要，在提高各自的学习能力的同时，对每一新制度的出台，在实施前明确规定：要组织相关执行人员学习理解规定的要求，有相关部门指导执行的努力方向，并作具体的解释，保证让能执行的人去执行。执行速度的快与慢在此有了质的变化。

4、实施监督，完善考核，顺畅执行力流程

执行力三个核心流程是以完善的管理制度为纽带，灵活多样的考核制度为航标紧密连接在一起，去实现企业的战略目标的。

为保证各项规章制度能得到正确的贯彻执行，在制定各项制度时就应明确目的、责任部门、适用范围及运作方式，并指定目标监督部门和考核方式。文件格式的标准化，涵盖了战略流程、组织流程、运营流程的内容，同时为监督与考核的实施创造了便利。在制定考核项目与指标时，结合公司的长期目标与短期计划，针对不同时期出现的具体情况，合理调整考核项目与目标值要求，将公司要实现的战略意图以不断完善的考核方式加以引导。如在绩效考核设计上，分集体指标与个人指标、质量指标与消耗指标等，随公司战略导向的变化而不断调整与完善；在考核目标设置上，以纵向比较为主，横向比较为辅；在奖惩形式上，以奖励为主，扣罚为辅。既培养团队精神又鼓励个人奋斗，为执行力在各个流程中顺畅地发挥威力起到推波助澜的作用。

总之，学习能力的提高扩展了我们的思维能力；共同的学习目标培养了我们的团队精神；学习的毅力铸就了我们执行的坚韧性。而现代企业管理最为直接有效的方式也可以此为基准来达到推动企业健康、持续的发展的目标。

第四篇：办公室节约策略

办公室节约策略

纸类减量

1公司同仁请使用玻璃杯、磁杯，纸杯主要供访客使用。2.影印时尽可能双面使用，并适量印刷。

3.用过的牛皮纸袋尽量反复使用。

4.公文用纸、名片、文宣品及其它用纸尽量采用双面印刷。

5.使用过的计算机报表纸、传真纸裁成便条纸使用。

6.尽量避免

购买使用一次即丢的物品，如免洗餐具、纸杯、纸巾等物品。

7.购物时避免不必要的包装，并自备购物袋。

8.多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费及尽量使用抹布。

9.尽量使用电子文件，减少纸的用量。

10.尽量使用再生纸制品。

《建议》

1.尽量使用回纹针、大头针、订书机来取代含苯的胶水。

2.尽量使用铅笔﹝写错了，可以用橡皮擦擦掉﹞，如此，可减少挥发性墨水和立可白﹝修正液﹞的使用。

3.办公室尽量少用清洁剂、地板亮光剂。

4.减少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶剂的空气芳香剂或电话筒的芳香片锭。

5.选择并慎用杀虫剂。

其它建议

1.购置可换笔蕊之原子笔或钢笔作为书写工具。

2.购买外食的同仁鼓励自备餐具。

3.各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。

第五篇：办公室管理

办公室管理

一、单项选择题1．办公室布置要注意(各种沟通、保密)。2．传真机的使用哪一项是不对的(随时随地可向对方发送)3．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(作会议记录时离开会议室接听电话)。4．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的(让员工们随意领取办公用品)。5．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力)。6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的(最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要)。7．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的(应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己)8．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的(审查功能)。9．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去10．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免(日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃)

二、判断题1．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍(√)2．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。√3．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。(√)4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档“，有归档范围和要求，但没有期限。×5．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。×6．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。√7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。×8．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。√9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。√10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。×

三、简答题1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用；(3)补缺作用；(4)增进关系作用；(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)适时。考虑时机；(7)适地。看场合；(8)适度。要注意掌握分寸。2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?(1)文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；(2)按问题特征立卷；(3按作者特征立卷；(4)按文种特征立卷；(5)按时间特征立卷；(6)按地区特征立卷；(7)按通讯者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

四、设计题1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以

七、／八人为宜；(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。，2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料

费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800 =18750一-800=19550(元)

五、案例分析题1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林了你的才能?你是大材小用，为什么不去大公司呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好„„你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；(3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；

(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。2．东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作

环境，不符合特定的会谈工作要求；(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；

(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；(5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。

一、单项选择题

1、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（姓名、部门、地址、国名）

2、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（发表意见）

3、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致（应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）４、以下哪些接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）５、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）６、以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）７、文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（下级单位报送的报告、统计报表等）８、值班人员不应该做以下哪类事情（签发文件）９、接受忠告的反应应该是（切勿事感用事）

10、以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）

二、判断题

1、办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（×）

2、文员应避免必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（√）

3、文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×）

4、如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客

室，等客人进入后，再轻轻关上门。（√）

5、文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（×）

6、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。（×）

7、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，(√）８、文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（×）９、交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（√）

10、不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（√）

三、简答题１、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？(1)单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。２、按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。

四、设计题１、康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？（1）会议的名称：（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。２、某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。

五、案例分析题

1、波扬公司准备在本市市中心如开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情总，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放时间是十点十五分。刘小姐打电话给租凭公司，要求租千凭公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾陆续进场，刘小姐心急如焚„„突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷；“怎么这个地方连停车场也没有„„”问题：（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理？（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办？

（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时？（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）；（6）召开大会型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等，（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么？（3）从这件事中你得到了什么教训？

2、小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么„„你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（3分）（2）在替客人拿行李前应征求同意；“我替你拿可以吗？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（5）客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

一、单项选择题1．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的(接通电源可立即复印操作)。2，以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的(标准的零用现金单据有一个签名)。3．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的(可以按照文员自己的习惯进行工作)。4．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见)。5．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的(打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话)。6．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的(未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内)。7．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的(不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明)8．文员协助举行宴会时，不用考虑(有无休息室)。9．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜(由过程先说)。10．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(骑边章)。

二、判断题1．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。(√)2．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。(×)3．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。．(√)4．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。(×)5．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。(×)6．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(×)7．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(√)8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(×)9．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。(√)10．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。(√)

三、简答题

1．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范围是：

国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。2．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工

作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是„„。”

(4)一定要简短、扼要、流畅；．(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

四、设计题1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下

规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。

(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如

果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮们科长”，小李把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总邀请总，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料白不拿，于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?(1)河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员)，发出前复印一份，留待上司过目；(5)发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。

2．请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：(1)市教委关于2003年招生工作的通知；(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；(3)东方学院2003年招生工作计划；(4)东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定；(7)东方学院关于调整系主任的通知；(8)东方学院关于做好开学工作的通知；(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告；(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；(11)东方学院各系关

于提高教学质量的报告；(12)东方学院2003工作总结； 2．(题略)答案 案卷一：

1．市教委关于2003年招生工作的通知；4．东方学院关于2003年招生工作的请示(呈市教委)；L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复案卷二：(2．东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要； 6．东方学院院务会议关于调整系主任的决定； 7．东方学1宪关于调整系主任的通知； 8．东方学院关于做好开学工作的通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知案卷三：3．东方学院2003年招生工作计划； 12．东方学院2003工作总结；标题：东方学院招生工作计划、工作总结案卷四：9．东方学院各系关于开学准备工作的报告； 10．东方学院各系关于加强学生思想工作的报告； 11．东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告 公