2014外贸部会议（5篇材料）

第一篇：2014外贸部会议

2014外贸部2-25会议议题

1.付费平台的优势和不足，是否继续保有或开通别的平台

2.对于平台的建设的方法，比如产品的投放、旺铺装修、平台资源的利用等

3.产品投放的具体工作：图片处理、关键词的设置（查找、词库）、产品描述

4.平台的管理工作（具体负责人），询盘的回复跟进（同步）、更新、在线服务，新来的外贸部员工询盘怎么给划分

5.客户开发

6.是否有参加展会的计划，应聘的人员都很关心

7.各自业务量的划分

8.业务提成

第二篇：外贸部规章制度

外贸公司管理规章制度大纲

为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。

一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。员工守则

一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。

二、维护公司声誉，保护公司利益。

三、服从领导，关心下属，团结互助。

四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。

五、不断学习，提高水平，精通业务。

六、积极进取，勇于开拓，求实创新。

办公室管理制度

为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

业务管理制度

一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。

三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。

四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。

五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。

八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

考勤制度

一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离

开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。

三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:00 13:30-17:30 18:00-20:30三个时段

四、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。

五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。

六、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。

七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分；每月累计旷工3天含（3天）以上，扣发当月基本工资并予以辞退。

八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。

九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。

十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元；

保密制度

为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、专有技术；

4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；

5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；

7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；

三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。

六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。差旅费管理制度

结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。

一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：

1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。

2、膳宿费系指膳食费及宿费。

3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。

三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续；

员工出差报支表的处理程序如下：

1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。

2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。

3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销时冲销预支数。

四、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。

五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。

六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。篇二：外贸公司管理制度

外贸公司管理制度

办公行为规范

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第二条 服务规范：

1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

第三条 办公秩序 1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4.部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章 责任

本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。

人事管理制度

第一章 人事制度

第一节 招聘制度

一、用人原则：重选拔、重潜质、重品德。

二、招聘条件：合格的应聘者应具备应聘岗位所要求的年龄、学历、专业、执业资格等条件，同时具备敬业精神、协作精神、学习精神和创新精神。

第二节 考勤管理制度

一、工作时间

公司每周工作五天半，员工每日正常工作时间为 9 小时。其中，周一至周五：上午8：30 － 12：00，下午12：30 － 17：30 为工作时间，12：00 － 12：30 为午餐休息。周六，周日实行单双休制度。

二、考勤

1.所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班实行报道。2.迟到、早退、旷工

（1）迟到或早退 30 分钟以内者，每次扣发薪金 5 元；30 分钟以上 1 小时以内者，每次扣发薪金10 元；超过 1 小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。

（2）月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。旷工一次扣发一天双倍薪金。内旷工三天及以上者予以辞退。3.请假.（1）病假 a.员工病假须于前一天致电部门负责人，请假一天以上的，病愈上班后须补医院就诊证明。b.员工因患传染病或其他重大疾病请假，病愈返工时需持区、县级以上医院出具的康复证明，经人事部门核定后，由公司给予工作安排。

（2）事假：紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门负责人批准，其余请假均应填写《请假单》，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。事假期间不计发工资。4.出差

（1）员工出差前填好《出差申请单》呈权责领导批准后，报人事部门备案，否则按事假进行考勤。

（2）出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负责人，返回后在《出差申请单》上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。5.加班

（1）加班应填写《加班单》，经部门负责人批准后报人事部门备案，否则不计加班费。加班工时以考勤打卡时间为准，统一以《劳动合同》约定标准为基数，以天为单位计算。

（2）加班工资按以下标准计算：

工作日加班费＝加班天数×基数× 150 ％

休息日加班费＝加班天数×基数× 200 ％

法定节日加班费＝加班天数×基数× 300 ％

（3）人事部门负责审查加班的合理性及效率。

（4）公司内临时工、兼职人员、部门主管（含）以上管理人员不计算加班费。

（5）公司实行轮班制的员工及驾驶员加班费计算办法将另行规定。6.考勤记录及检查（1）考勤负责人需对公司员工出勤情况于每月五日前（遇节假日顺延）将上月考勤予以上报，经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤准确性负责。

（2）人事部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。检查分例行检查（每月至少两次）和随机检查。

（3）对于在考勤中弄虚作假者一经发现，给予 100 元以上罚款，情节严重者作辞退处理。

第三节 人事异动

一、调动管理 1.由调入部门填写《员工内部调动通知单》，由调出及调入部门负责人双方同意并报人事部门经理批准，部门经理以上人员调动由总裁（子公司由总经理）批准。2.批准后，人事部门应提前以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。3.普通员工须在三天之内，部门负责人在七天之内办理好工作交接手续。4.员工本人应于指定日期履任新职，人事部门将相关文件存档备查，并于信息管理系统中进行信息置换。5.人事部门将根据该员工于新工作岗位上的工作职责，对其进行人事考核，评价员工的异动结果。

第四节 薪酬管理

一、薪酬 1.原则:以贡献、能力、态度和责任为分配依据,遵循按劳分配、效率优先、兼顾公平及可持续发展的原则。

2.适用对象：本公司所有正式员工。3.薪酬组成：基本工资（含工龄工资、学历工资）、岗位工资、绩效工资、提成工资、奖金。

（1）岗位工资根据工作岗位和岗位所需要的技能确定，不同岗位对应不同的岗位工资级别。

（2）工龄工资根据员工实际参加工作时间和员工在本公司工作的时间来确定。

（3）学历工资根据员工所具有的学历水平来确定。

（4）绩效工资根据公司对员工考评结果确定。4.工资制度

（1）年薪制。适用于公司总裁、副总裁及其他经总裁批准的特殊人才。工资总额＝基本工资 ＋年终奖金。

（2）提成工资制。适用于从事营销的工作人员。工资总额=岗位固定工资+绩效工资+提成工资+年终奖金。

（3）结构工资制。适用于中基层管理人员、生产技术人员、职能人员、后勤管理人员。工资总额＝基本工资＋绩效工资。

（4）固定工资制。工作量容易衡量的后勤服务人员。（5）计时工资制。适用于工作量波动幅度大的生产操作工人。工资总额＝基本工资+绩效工资+计时工资。

（6）新进人员工资：试用期内一般定为招聘岗位工资等级内第一档工资的70%发放，试用期内无浮动工资。5.公司按实际工作天数支付薪酬，付薪日期为每月 15 日 , 支付上月薪酬。若遇节假日，顺延至最近工作日发放。试用期员工以现金形式领取，正式员工以个人银行帐户形式领取。6.薪酬调整根据公司实际发展情况，联系市场薪资水平与人力资源供求情况实行“市场化动态薪酬管理”。管理委员会于每年底进行“议薪”，人事部门根据公司效益及社会同行业工资变化情况，提出薪资水平合理化调整建议后报管理委员会审议。7.员工工资级别调整的依据：

（1）公司范围的工资调整。根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整全公司范围的员工工资水平。

（2）奖励性薪金晋级。其对象为在本职岗位工作中表现突出，在促进企业经营管理，提高经济效益方面成绩突出者。

（3）职级变更。员工职级发生变动，相应调整其在该职级内的基本工资。

（4）员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。

（5）根据员工即期表现上浮或下调其岗位薪金，以及时激励优秀、督促后进。8.岗位薪金晋级，新岗位薪金从公司下发有关通知的下月一日起执行；岗位薪金降级从公司下发有关通知的当月起执行。

第五节 福利 1.假期

（1）休息日：公司全体员工在法定工时以外，享有休息日。

（2）法定假日：全体员工每年均享有以下 10 天带薪（视为上班）假日： a.元旦（公历 1 月 1 日）b.春节（农历新年初

一、初

二、初三）c.劳动节（公历 5 月 1 日、2 日、3 日）d.国庆节（公历 10 月 1 日、2 日、3 日）e.妇女节（3 月 8 日，女员工放假半天）

（3）婚假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式员工结婚时，可凭结婚证书申请 14 天（含休息日）的有薪假期。

（4）产假 凡在公司连续工作满 12 个月（自转正之日起）的正式女员工，持医院证明书可申请有薪产假 90 天（含 休息日和法定节假日），晚育的顺产 120 天，难产 135 天。男 26 周岁、女 24 周岁以上初育为晚育。

（5）男员工护理假 7 天，晚育者为 15 天（限在女方产假期间，含休息日和法定节假日）。

（6）慰唁假公司员工直系亲属（指配偶、子女、父母及配偶的父母）不幸去世的，可申请 5 天有薪慰唁假。直系亲属在外地的，带薪路途假另计，路费自理。

（7）工伤假 因工受伤休假视为上班，具体情况按国家社会保险法规办理。（8）公假 员工参加国家法律规定的义务或公益活动、参加与本职工作有关的入学或资格考试经所在部门及人事部门 批准的，可按上班时间计发薪资。

（9）有薪病假 病假三天以上需凭县、区级以上医院出具的病情证明请假。其中十天以内病假按基本工资 80 ％计发病假工资，累计十天以上者按基本工资 50 ％计发病假工资，医疗期限的确定按国家相关规定执行。

（10）休假规定 员工提前 15 日向直接主管及人事部门申报拟休假的种类和时间，协商安排休假具体事宜。因工作原因，未能休以上（3）－（7）项假期的，按休息日加班标准给予工资补贴。2.保险 ：公司为正式员工办理养老、工伤、生育、和医疗保险等社会保险。3.贺仪与奠仪

（1）正式员工结婚，公司将致新婚贺仪人民币300元。

（2）正式员工直系亲属去世，公司将致奠仪人民币300元。4.过节费 公司视经营情况在法定节日或公司纪念日发放贺金或贺礼。5.健康检查：公司每两年出资为工作满一年的员工进行身体健康检查。6.员工活动：公司不定期举行各种员工活动篇三：外贸部门管理制度 外贸部门管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要职能： 1.制定销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施； 2.按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更新推广内容； 3.合理进行外贸部的预算控制； 4.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制； 5.留意市场动态收集市场信息； 6.根据客户询盘及时与客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份； 7.与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款； 8.向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户 9.联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情 10.做好合同尾款的回收

11.做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系； 12.组织完成各类产品的销售

二．职能说明： a．外贸部经理：

1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批； 2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施； 3.根据发展规划合理进行人员预备，配备； 4.汇总市场信息，提报调整，修改建议； 5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理； 6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失； 7.评估控制交易风险，避免公司损失； 8.指导巡视监督检查下属； 9.定期向上级述职报告；

10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行； 11.统计记录月销售报表，季度销售报表，销售报表 b.外贸业务人员：

1.严格执行销售程序，规范销售； 2.严格执行行为规范，热情服务客户； 3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，及时汇报； 4.对个人发生的订单，负责催收尾款； 5.接受客户异议与意见，并及时上报； 6.建立客户的完整档案并每月向上级提交 7.完成公司下达的销售任务 8.听从领导指挥，完成上级发布的其他任务

三.薪资待遇： a．工资：

1.岗位工资:业务员1500/月；外贸经理4000/月（试用期80%）2.绩效工资:业务员700/月；外贸经理无

①.业绩部分：300元，按完成当月销售任务百分比计算

②.考勤部分：100元，全勤且无迟到早退（病假丧假婚嫁除外）按100%发放；迟到早退在三次以内（含）或事假一天以内按50%发放；迟到早退超过三次或事假超过一天以上，无考勤奖励

③.团队部分：200元，服从领导管理，无违反部门及公司管理制度，与同事关系融洽，按100%发放，轻微违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放；严重违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生严重争执按，无团队奖励；

④.执行力部分：100元，严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务按100%发放；未严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务，视情节严重发放50%或无奖励 b．销售提成： 1.个人销售提成：

a.销售提成=当月销售返款*提成比率 b.提成比率：

完成个人当月销售目标的0%-100%，1%；

完成个人当月销售目标的101%-150%，100%以内按1%，101%-150%按1.25%； 完成个人当月销售目标的151%以上，100%以内按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5% 2.团队销售提成：

a.销售提成=当月销售返款总额*提成比率 b.提成比率：

完成团队当月销售目标的0%-100%，5‰；

完成团队当月销售目标的101%-150%，100%以内按5‰，101%-150%按7‰； 完成团队当月销售目标的151%以上，100%以内按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰ c.团队销售提成的分配：

销售经理10%；当月销售冠军10%；当月销售亚军8%；当月销售季军7%；当月协作之星5%（如当月销售均为个人独立完成则当月此项奖励累入年终奖）；10%纳入团队福利基金；20%纳入季度奖；30%纳入年终奖 c．奖励：

a.季度奖：由团队销售提成中提出20%，每季度发放一次，根据季度销售报表发

放奖金，销售经理20%；当季销售冠军20%；当季销售亚军15%；当季销售季军10%；其他业务员按业绩分配 b.年终奖：由团队销售提成中提出30%，每一年发放一次，根据销售报表发放奖金，销售经理20%；当年销售冠军20%；当年销售亚军15%；当年销售季军10% c.为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向公司申报奖励，金额100-3000元 d．福利： a.员工试用期满，经公司及部门领导审核转正后，在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇 b.外贸团队福利基金，由每月的团队销售提成中提出10%，可用于团队协作训练，业务技能升级，工作之余放松等

四．惩罚措施：

以下行为构成过失，将处以相应的罚款，严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效奖金内扣除

1.在工作时间长时间接打私人电话，或者接待私人探访超过30分钟 2.在工作时间睡觉

3.在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站 4.将个人情绪带入工作，对客人或同事无理 5.事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟篇四：外贸业务部管理规章制度 外贸业务部管理规章制度

为了更好地树立公司的形象，促进公司各项业务的顺利发展，以及加强对外贸业务人员的有效管理，特制定以下管理规定并经总经理签字生效。

第一章 新员工上岗制度

第一条

第二条

第三条

第四条

第五条

第六条

第二章

第一条

第二条

第三条

新业务员到公司正式报到需携带身份证原件，毕业证原件，个人简历一份，2张一寸免冠彩色照片。新业务员到岗后，由公司统一安排进行培训，每个业务员需通过基本培训方可正式上岗。业务员正常上班时间为周一至周六下午1：00-6：00、晚上7：00-9：30，周日休息。公司对外贸业务员实行底薪+提成+全勤奖的工资发放制度，业绩突出者公司颁发年终奖金，鼓励业务员大胆拓展业务范围。（待定）新业务员试用期为 个月，试用期工资是 元/月，试用期满底薪是 元/月，由总经理决定业务员转正时间。（待定）转正时合同问题。（待定）日常行为规范 在公司内，应严格遵守公司各项规章制度，服从上级指挥。严格遵守工作时间，做到不迟到，不早退；下班时间到后，整理好物品下班。因私人原因需请假的须采用书面方式向外贸部长申请，部长同意并报总经理批准后到文员处备案，回公司后到文员处销假；特殊情况来不及书面请假，不能上班的，应电话请假（分别致电外贸部长和总经理），说明事由，并事后补办请假手续，病假时间较长的须持看病证明补假。第四条

第五条

第六条

第七条

第八条

第九条

第十条

第十一条

第十二条

第十三条

第十四条

第十五条员工试用期满合格转正可请婚假，婚假期要和总经理协商，婚假期满回公司需到文员处销假；在公司工作满三年的女性员工享有60天的产假；其他节假日假期则按国家规定标准。（待定）如有事需调班，须提前1天跟外贸部长申请，外贸部长同意并报总经理批准后到文员处登记备案，调上班时间仅限于周日。为了方便工作，员工一个月内请假天数不得超过3天，调班天数不是超过2天。员工辞职需提前15天向总经理提出书面申请，获总经理批准并交接完工作后方可离职；未提前申请，离职时没能结清工资则自行负责。上班时间应认真工作，不许串岗聊天和在工作区内大声喧哗，不得妨碍其他人开展业务工作，不得擅自无故离开工作岗位，不可阅读与工作业务无关的书报杂志，禁止玩游戏、看电影、下载等与工作无关的行为。工作时，不打非业务性电话，接非业务性电话时应尽量缩短时间。必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息泄露给他人。不得将公司资料、设备、器材用作私用，如需携带外出须得到批准。与工作无关的私物不得随意带入公司，工作场地非经许可不得进行各类娱乐活动。个人所借用的工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装。若出现故障须及时向上级申报。公司员工间及对公司外的人员，必须礼貌待人，文明用语，不讲粗话、脏话。同事之间要和睦相处，互相团结、帮助。员工着装应以反映良好的精神面貌为原则，男职员着装要清洁整

齐，禁止穿拖鞋、背心、短裤；女职员穿着要大方得体，不浓妆

艳抹，不穿吊带衫、拖鞋。

第十六条 随时注意保持周边环境卫生清洁，不随地吐痰、不乱扔纸屑烟蒂、不乱涂乱画；雨具、雨鞋一律放置在规定存放处。第十七条 除在指定场所、时间外，不允许饮食、吸烟。

第十八条 节约用水用电，安全用电，爱护灯管、插座、开关等电路设施；

不准私自拆除、搬移和乱拉线路，若有损坏，须通知相关人员进

行更换、修理。

第十九条 必须遵守用电规则（下班前关闭电脑，切断电源）。

第二十条 所有设备、器具等必须保持可正常安全运作状态。

第三章 工作细则

第一条 外贸部日常工作一律在外贸部长邻导下开展，所有工作事宜由外贸

部长直接向总经理报告和负责

第二条 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延 期的，应及时向外商解释。

第三条 业务人员在外商询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包

括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。

第四条 为了更好的发展公司外贸业务，必要时由总经理召集外贸部所有员

工进行会议，对前面的工作做出总结，并安排接下来的工作内容。

第五条 对于外商的产品报价，由总经理办公室根据市场状况及生产成本，定期进行核算，并对产品价格进行调整；业务人员应根据总经理办公室出具的价格表对客户进行报价。

第六条 与客户交流中要充分了解客户目前的状况，和采购渠道，建立各级

客户资料档案，保持双向沟通。

第七条 在业务操作过程中遇到困难和问题，反馈要及时、准确、全面。第八条 在巩固原有客户的同时，要积极调查市场需求状况和发展趋势，搜

集新的信息，开拓新市场。

第九条 业务员在本公司工作期间开发的客户为公司所有，业务员不得以公

司名义私下与客户进行交易；一旦公司发现，业务员要为自己的行为承担一定责任。

第十条 对于公司的客户，业务员要遵从公司的分配。业务员有义务提供客

户信息，以供公司备案；同时，公司也有义务为各个业务员的客户进行保密，以免造成业务员之间的矛盾。篇五：外贸部规章制度

外贸部规章制度

为加强公司的规范化管理，完善工作制度，提高部门工作效率，促进公司发展壮大，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订如下本公司外贸部门管理规章。

一、管理制度大纲

1、外贸部门全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。

2、公司提倡全体员工积极相关学习科学技术和文化知识，努力提高自身的整体素质和水平。

3、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，给公司提出合理化建议。鼓励员工发挥自己工作上和文娱方面的特长。

二、考勤制度

1、外贸部员工必须自觉遵守工作纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须填写人员去向表，并告知总经理。

2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为：08：00-12：00； 13：00-17：30两个时段。

3、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准。未经批准而擅离工作岗位的按旷班处理。事情紧急的需电话联系经理批准，可事毕回公司补写请假条。

4、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷班半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷班半天论处。迟到早退每次罚款5元；旷班半天扣发半天基本工资，累犯者加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

5、工作时间禁止上网打牌、下棋、聊天、玩游戏、听音乐等做与工作无关的事情。上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。

如有违反者每次罚款10元；累犯者依情加重处罚。罚款由受罚人上级领导报公司财务部执行。

6、外贸人员离职必须提前一个月向经理提出，经总经理同意后填写离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。

三、业务管理制度

1、一般业务文件由业务本人拟稿，本人印制；有价值文件由业务员本人按类别归档；外来的文件由接件人负责签收，重要的文件于接件当日报送总经理处；重要的外发文件审核后发送，并由业务本人按类别归档。公司所有图片均加密，发送前请由相关人员解密后发送.2、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项，不得随意向人报价，不得在同行前透漏产品技术、价格等信息。

3、外贸业务中所用的各类工作表格、传真格式等使用统一制定的模板。

4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

5、所有员工杜绝浪费，努力降低办公材料消耗和办公费用。

四、邮件管理制度

2、所有发出邮件，在发送时，标记该邮件的目的，如报价等，收取的邮件，如特别重要，必须标记目的后再次送入数据库；

五、通讯管理制度

1、在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,****！”

2、如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式，并交与专门负责人。

3、外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。

4、外贸部门可用msn、skype等网络电话免费软件为公司控制成本。

5、使用通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须进行备份；

六、工作报告及会议制度

1、本周工作回顾，重点开发的客户以及重点跟进客户。

2、工作报告：本周工作中发现的问题，建议，以及自身的想法、感受。每周六17：00前以邮件形式发到经理邮箱。

3、每周六晚上18：30举行部门周例会，总结一周的工作内容，讨论心得，解决问题。

第三篇：外贸部规章制度

招聘

外贸人员

提成业务员

宁波

杂谈 分类： 管理

外贸部规章制度

公司决定从2008年1月7日商务部门，直属领导（总经理），为了更好地管理电子商务部门及激励操作电子商务人员，正式电子特制订以下规章制度：

管理制度

一、考虑到外贸工作的特殊性(有时晚上要与国外客人沟通)，故早上上班时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午9：30分，如有特殊情况必须向总经理申请；同时考虑到时差问题，外贸人员应自觉在晚饭后再处理一些国外客人的询盘事宜，但公司不提倡外贸人员超过10点以后持续工作。

二、请假必须提前半天向总经理提出书面申请，并填写请假条说明事由，经总经理批准后方可离岗；特殊情况应电话请假，事后需补写请假条一份，不请假或总经理不准假而擅自不到岗的视为缺勤，一律作旷工处理，扣除当天工资，连续3天或当月累计无故旷工5天的员工自动离职处理。病假应向公司提交医院开的病假条，无病假条按事假扣除当天工资，有病假条按病假扣除当天50%工资。

三、为了确保公司对外通讯联系的畅通及以免公司电话费用的浪费，公司员工上班时应尽是避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。

四、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，不准上网聊天、玩游戏、看电影，不准会客。对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退，且必须在24小时之内移交完所有公司物品。

五、外贸人员离职必须提前半个月向总经理提出，在总经理同意后提交离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。

六、原则上公司按排每周日休息，若有特殊情况处理，外贸人员也应该放弃休息。

七、每周六下午3点开周会任何人不能请假，所有外贸人员统一向总经理汇报一周以来电子商务部门的询盘情况及客户跟进情况并且同时提交工作周报表，以便给予指导及相应的支持。

业务提成制度

一、除来自公司参加展会，促销活动和其他户外广告行为，公司领导开发的客源及其他业务员非关联中介所获得的客户下单外，业务员在电子商务平台上接来的订单或通过其他渠道自费开发的订单一律按实际销售回款进行提成。

二、报价，统一由总经理制订报价单，若有新款没有报价单时，应先报总经理核定价格之后再报，若确实有特殊事情，则外贸人员应在报完价后汇报总经理。

三、提成比例

a:外贸人员在试用期期间（三个月），不享有提成，不过可以根据出单额的大小给予奖金奖励，具体奖励制度由公司总经理制定。

b:外贸人员如在试用期间有业绩公司可以提前转正，同时给予加薪奖励。

c转正后提成奖励如下。

e:提成为纯利润10%

四、公司集体战略性开发的重要客户、公司参加展会，促销活动和其他户外广告行为、公司领导开发的客源及其他其他业务员非关联中介所获得的客户下单，交由业务员跟单时，业务员享有比例提成，提成比例为纯利润的5%

五、订单/合同在执行中，非业务员因素造成的损失，业务员不承担任何比例赔偿责任，因业务员操作失误和工作不到位造成的损失，依失误大小和关联程度进行赔偿，原则上不高于业务员提成累计总额的80%。

六、如果客户要求寄样品，原则上必须让客户预先汇进样品费和快递费，若有特殊情况，可以在向董事长申请后不要客户付样品费，但快递费还是要由客户出。

七、工资发放条例：公司对新业务员前三个月试用期，每月发1200元工资，从第三个月起工资1500元保底基数。每个外贸人员的考核基数是15万人民币/季，三个月内销售额不能达到15万人民币的，公司考虑将其换岗位。工资发放时间由公司统一发放，公司不得无故拖延时间。

八、货款回收条例：资金流转是公司的命脉，货款回收关系公司职工的切身利益和企业的正常运转，外贸人员应该负起对所做订单的销售回款的催收责任，国际业务订单的付款方式必须严格按照30%的预付款，余款在拿到提单传真给客户后付清。需特殊处理的客户，必须由总经理批准。

注：以上制度公司享有最终解释权。

第四篇：外贸部策划书

淮北合众机械设备有限公司

淮北合众机械设备有限公司

---外贸部策划书

目的:

淮北合众机械设备公司（以下简称淮北合众）近两年国内贸易发展迅速，并且取得良好的业绩，公司决定成立企业外贸部，开发国际客户，创建自己的品牌，走品牌化道路。

出口可以拿到国家的出口创汇的奖励和退税，而且有利于打响公司的知名度，利于企业走长期化发展道路。

一、外贸部的组建

二、外贸部工作要求

三、业务流程（附件单独涉及）

四、外贸部单证要求

五、外贸业务的开展方法

六、客户分布群的简要概述及特点。

七、总结 淮北合众机械设备有限公司

一、外贸部的组建 1，外贸部成员。

外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。

A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。

B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司

C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。淮北合众部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。但是随着公司的发展，业务的增多，部门主题应逐步完善。2，硬件设施。

业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。3，部门之间的合作。

首先与生产部的合作，在和客户谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客户要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。

核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。4，货运代理，快递公司

CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。

快递公司，依据当地情况，择优而取。

二、工作要求

1，分工明确，权责分明，有团队精神。淮北合众机械设备有限公司

2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。3，信息要及时处理，尤其是询价。

4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。

5，业务部成员定期对工作汇总。

6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。

三、业务流程 1，询盘与报价

在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。2，订单及生产。

报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客户的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。

如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客户沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。4，验货。

如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5，出货。

FOB情况下提前与客户沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。

四、外贸部单证要求。

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有

1、报价单

2、形式发票/合同

3、生产单

4、财务跟踪单，5、出货明细

6、箱单

7、订舱单

8、出货通知（客户要求 淮北合众机械设备有限公司

时做）等。

五、外贸业务的开展方法 1，展会。

参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。2，网络推广

通过关键词搜索、B2B网站注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正的成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。

A、阿里巴巴：名气大，用户多，但是竞争激烈，费用高。

B、中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家，中国制造网的海外推广主要通过Google等搜索引擎及参加海外展会两种形势进行。

C、环球资源：会员质量较高，高质量的买家资源也最为丰富，主要行业是电子和礼品行业。

D、搜索引擎：Google按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。Google是国际电商寻找客户的最高阶段。

鉴于淮北合众初次成立外贸部，应先做准备，最好从产品的市场，客户的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。

3，客户的介绍

有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。

综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。淮北合众机械设备有限公司

六、客户分布群的简要概述及特点

淮北合众即将面对的客户分布群的简要概述及特点：客户分布其基带本上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客户有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为参考，具体以实际情况而订。）

1）欧洲区：主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此本区客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。

2）美洲区：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，哥伦比亚在内的国家。北美地区经济较发达，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。南美洲经济一般，对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求供货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。

3）中东区：中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家，贸易覆盖人口达到13亿，类似一个中国的总人口，在这里云集了全世界120国家的客商，这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。需求大，要求出货快。

4）亚洲区：主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，中国等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发。但南亚及其它市场视情况而定。在对外贸易中要视具体情况而定。

5）非洲区：非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。

6）大洋洲区：主要指澳大利亚及其周围的地区。澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。7）其它地区

七、总结

初入公司，对公司的整体业务情况还不了解，以上只是基于先前的工作总结得出的，希望对本外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，恳求各位领导在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部 淮北合众机械设备有限公司

分给予指点。毕竟做外贸，产品知识很重要，业务员做到比客户更专业，销售才具有说服力。

附件一：出口办理的条件和手续

前期资料准备：

1、工商营业执照复印件，2、税务登记证复印件，3、组织机构代码复印件，4、企业法人身份证复印件，5、到商务部门办理对外贸易经营资格备案手续，6、到海关办理备案手续，7、到检验检疫部门办理备案手续，8、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户，9、到税务部门办理出口退税登记手续，海关办理备案手续

企业应当持下列单证向主管地海关申请办理合同备案手续；

1、项目批准文件的副本及复印件；

2、批准证书的副本及复印件；

3、国家工商行政管理局或其授权机构签发的营业执照副本及复印件；

4、企业的合同、章程及复印件；

5、到检验检疫部门办理备案手续；

6、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户；

根据《境内外汇账户管理规定》、《境外外汇账户管理规定》、《中资企业保留限额外汇收入操作规程》，目前需在国家外汇管理局管理检查司审批的经常项目外汇账户共包括两类：

1、外汇结算账户；

2、外汇专用账户。

附件二：外贸单证业务操作基本流程

1．客户询盘：一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给外贸部业务员，做一些细节上的了解。

2．报价：外贸部业务员及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格等，并把P / I 给客户做正式报价。淮北合众机械设备有限公司

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。

4．下生产订单：得到客户的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．外贸部审批：外贸部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客户订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟进员跟进。6．下达生产通知：外贸部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改正。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是通过银行D/A等方式收汇等，需认真审核确认。7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10． 租船订仓：

10.1．如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。淮北合众机械设备有限公司

10.3．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11． 安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13． 获得运输文件：

13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14． 准备其他文件

14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。淮北合众机械设备有限公司

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客户发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客户要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客户查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的在取得提单后马上传真提单给客户付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

附件三：外贸业务经常涉及到的单据

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1．样品单：（SAMPLE FORM），业务中有些客户要求看样办，及打样品。样品确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配件 供应商按照样品确认，以确保质量交货期。

样品在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样品时，要填样品单，样品单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样品单业务部存一份，交会计一份，样品单填写一定要标明所有的客户要求细节。

样品要比客户要求多做一个，留存业务部，以便客户确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后在通知生产。淮北合众机械设备有限公司

2．报价单：（QUOTATION FORM），同客户面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标。标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。

3．形式发票：（P/I），这是在客户确认订单后开给客户的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客户唛头等。经部门主管或经理确认后要让客户签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4．成本分析单：（COST ANALYSE FORM），在报价时，业务员要做本询价的成本分析。在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。

5．生产订单：（ASSEMBLLING FORM），在订单确认后，要根据同客所签合同，把客户的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客户对订单的具体要求。每个细节都要有注明。

特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。

6．采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O），这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。7．验货报表：（INSPECTION FORM），公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或经理。以便及时解决问题。

8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM），公司要求会计处要有明确的订单财务记录。包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。

2）各订单配件的款项明细资料。

9．装箱单：（PACKING LIST），每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客户。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。

附件四：企业产品相关认证 淮北合众机械设备有限公司

1、欧盟CE认证

CE认证是产品进入欧盟国家及欧盟自由贸易协会国家市场的“通行证”。任何规定的（新方法指令所涉及的）产品，无论是欧盟以外还是欧盟成员国生产的产品，要想在欧盟市场上自由流通，在投放欧盟市场前，都必须符合指令及相关协调标准的要求，并且加贴CE标志。这是欧盟法律对相关产品提出的一种强制性要求，为各国产品在欧洲市场进行贸易提供了统一的最低技术标准，简化了贸易程序。目前包括24条新方法指令涉及CE认证。

2、GS认证

GS的含义是德语“Geprufte Sicherheit”(安全性已认证)，也有“Germany Safety”（德国安全）的意思。GS认证以德国产品安全法（SGS）为依据，按照欧盟统一标准EN或德国工业标准DIN进行检测的一种自愿性认证，是欧洲市场公认的德国安全认证标志。

3、CSA认证

CSA是加拿大标准协会（Canadian Standards Association）的简称它成立于1919年，是加拿大首家专为制定工业标准的非盈利性机构。

在北美市场上销售的电子、电器等产品都需要取得安全方面的认证。目前CSA是加拿大最大的安全认证机构，也是世界上最著名的安全认证机构之一。它能对机械、建材、电器、电脑设备、办公设备、环保、医疗防火安全、运动及娱乐等方面的所有类型的产品提供安全认证。CSA能够帮助我们的产品迅速有效地打入美国和加拿大市场。

非洲SONCAP 这种合格评定需要对产品质量进行两步法定的必须认证过程，以确保产品达到特定的标准要求，两步过程包括：产品认证和SONCAP强制认证。第一步产品认证，仅适用于初次向非洲出口某一特定类别的管制产品。通过产品认证的出口商将获得产品证书（Product Certificate），证书有效期最长为3年。之后，即可申请开立“M”表格（Form “M”）。第二步SONCAP强制认证，适用于某一批装船前货物。SONCAP证书（SONCAP Certificate）是管制产品在非洲海关办理通关手续的法定必备文书，缺少SONCAP证书将造成管制产品通关迟延或者可能被拒绝清关入境。

需要特别注意的是，除办理产品认证和SONCAP强制认证手续外，管制产品必须同时进行所有其他现行的进口程序规定，比如装船前检验（PSI）。或者说，办理了产品认证和SONCAP强制认证手续并不能替代尼日利亚政府要求办理的其他任何现行进口程序规定。淮北合众机械设备有限公司

备注：

1、淮北合众简介，淮北合众所有产品英文翻译，2、平台选择，通过什么途径营销，3、如何做好出口，4、其他需要补充项目，日期：2014.10

第五篇：外贸部策划书

成立外贸部策划书

目录

一，外部的组建 二，工作要求 三，业务流程

四，外贸部单证要求 五，外贸业务的开展方法 六，总结

由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。

一，外贸部的组建

1，外贸部成员。

外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。

A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。

B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司

C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点：

 公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处

理各项事情的机会。

 定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。

 定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中

遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。

 生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出

货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让

业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客

户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。

在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。

另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。

2，硬件设施。

业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。

3，部门之间的合作。

首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。

核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。

4，货运代理，快递公司

CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定

合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。

快递公司，依据当地情况，择优而取。

二，工作要求

1，分工明确，权责分明，有团队精神。

2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。

3，信息要及时处理，尤其是询价。

4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。

5，业务部成员定期对工作汇总。

6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。

三，业务流程

1，询盘与报价

在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。

2，订单及生产。

报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。

如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。

4，验货。

如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。

5，出货。

FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。

四，外贸部单证要求。

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单 2，形式发票/合同 3，生产单 4，财务跟踪单，5出货明细6，箱单7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。

表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。

五，外贸业务的开展方法

1，展会。

参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是

客户的来源最直接也最有效的方式。

2，网络推广

通过关键词搜索、B2B注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。

A，阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产

品。

B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。

C，搜索引擎：GOOGLE按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。

如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。

3，客户的介绍

有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。

综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。

六，总结

初来乍到，对公司的出口业务情况还不了解，以上只是基于以前的工作总结出的，希望对外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，肯求王总在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部份给予指点。毕竟做销售，产品知识很重要，业务员做到比客人专业，销售才有说服力，尤其是有技术含量的产品。

由于以前的工作没有涉及过进口业务，但是了解到公司也需进口，在以后的工作中我会积极学习积累这方面的知识，同时也希望领导和同事给予指教。