员工背景调查制度[共五篇]

第一篇：员工背景调查制度

员工背景调查制度

1总则：

1.1 为了解应聘者相关背景的真实性，侧面评价应聘者的个人品德和职业道德，为录用决定提供重要的参考依据，避免竞争对手窃取商业机密。

1.2 本办法依据国家和省、市有关规定，结合本公司实际制定。

2实施范围：

本制度适用于全司范围内所有新招重点、核心、敏感岗位员工，具体包含中高层管理人员、工程师、财务、审计、采购、法律、保安、仓管、司机和竞争对手新招人员。

3职责与权限：

司属各单位招聘负责人负责新招聘人员的背景调查工作。

4流程

5内容：

5.1 背景调查时间：背景调查宜安排在面试结束后作出录用决定之前，面试通过者，可根据几次面试的情况，有针对性的设计调查重点项目。

5.2 背景调查对象：

全司范围内所有新招重点、核心、敏感岗位员工，具体包含中高层管理人员、工程师、财务、审计、采购、法律、保安、仓管、司机和竞争对手新招人员。

5.3 背景调查内容：包括应聘者的工作经历（含工作单位、工作岗位、时间段、薪酬情况）、职业道德、工作能力、工作业绩、性格倾向、个人品德、人际关系、离职原因、学历、资历资格、身份、家庭情况、有无犯罪记录、有无金融违规记录、有无吸毒经历等方面

5.4 背景调查方法：

A.电话咨询(通过电话的方式了解应聘者的一些基本情况)

B.外调函（通过发外部调查函的形式去了解应聘者的一些基本情况）

C.派专人调查；

D.委托专业调查机构；

E.问卷调查：（发调查问卷给应聘者的上级、同级、下级、客户了解应聘者的情况）

F.家访等其他形式。

5.4.1 电话调查方法，目前主要用电话调查法，先通过114查寻需了解公司的电话，拨打电话与背景调查的协助对象进行沟通，一般调查协助对象为人力资源部负责人和被调查对象的直接上司，按照背景调查表的调查项目进行了解，同时将了解情况记录于背景调查表。

5.4.2 外调函方法，如果协助调查公司要求用书面调查函的话，则需编写外调函，传真至原公司人力资源部，与其确认回复时间，并及时追踪外调函的回复结果。

5.5背景调查协助对象（指应聘者原来单位的相关人员）：

A.直接上司

B.人事部负责人

C.下属

D.工作联系密切的同事

E.应聘者家属

F.客户公司

G.竞争对手

5.6背景调查结果运用：

5.6.1 应聘者的工作经历、职业道德、个人品德、学历以及离职原因与简历所写完全不符，甚至出现不良品德记录，则取消录用资格。

5.6.2应聘者的工作经历、离职原因与简历所写稍有不符，需与应聘者本人核实，如存在客观原因，且不会对所任职岗位造成不良影响，则可视情况决定是否录用。

6附则：

6.1本规定由人事行政课制定，报总经理批准后施行，修改或终止时亦同。

6.2本规定由人事行政课解释与组织执行。

6.3本规定结合招聘管理规定实施

6.4本规定自年月日起施行。

第二篇：员工背景调查清单

员工背景调查材料清单

副总以下员工：

1.身份证原件或户籍证明；

2.本市工作暂住证；

3.家庭常住地址；

4.亲属姓名及工作单位，至少一位亲属的联系电话；

5.学历和学位证书复印件；

6.受教育经历，证明人姓名和联系方式；

7.个人接受各种培训的证明文件；

8.工作履历，及证明人姓名和联系方式；

9.个人近期体检证明（正规医院或体检机构提供）；

10.个人未接受国家刑事犯罪追究，未接受工作单位或国家处分的承诺书；

11.与最近单位解除劳动关系的证明；

12.最近一年的工资记录单或工资支付证明文件；

13.个人曾获得的奖励或表彰证明；

14.曾参与重大项目的履历证明，如工作照片或包含本人姓名的相关媒体报道及有关文件等；

15.本市其他主体提供的担保书（特殊职位需要）；

16.曾发表作品的名称、刊物及出版日期，以及作品复印件；

17.与其他单位签署的《保密协议》和《竞业禁止协议》。

员工背景调查材料清单

副总以上高管:

1.身份证原件或户籍证明；

2.本市工作暂住证；

3.家庭常住地址；

4.亲属姓名及工作单位，至少一位亲属的联系电话；

5.学历和学位证书复印件；

6.受教育经历，证明人姓名和联系方式；

7.个人接受各种培训的证明文件；

8.工作履历，及证明人姓名和联系方式；

9.个人近期体检证明（正规医院或体检机构提供）；

10.个人无刑事犯罪记录证明；

11.个人未接受工作单位或国家处分的承诺书；

12.与最近单位解除劳动关系的证明；

13.最近一年的工资记录单或工资支付证明文件；

14.个人最近一年的纳税证明文件；

15.个人最近一年的社保缴纳情况证明；

16.个人曾获得的奖励或表彰证明；

17.曾参与重大项目的履历证明，如工作照片或包含本人姓名的相关媒体报道及有关文件等；

18.个人财产证明，如房产和车辆权属证明等文件；

19.本市其他主体提供的担保书（特殊职位需要）；

20.曾发表作品的名称、刊物及出版日期；

21.与其他单位签署的《保密协议》和《竞业禁止协议》。

第三篇：员工背景调查函

员工背景调查函

（表号：BRS01001版本：1.0）

致：公司由：上海斯米克建筑陶瓷股份有限公司人力资源部小姐/先生人力资源部小姐/先生 电话：电话：

传真：传真：

主题：贵司原职工小姐/先生之背景调查。

调查内容：

核实和了解小姐/先生：

1、在贵司的服务时间；

2、在贵司的工作岗位和职务；

3、在贵司的月薪收入；

4、在贵司的工作表现，有否受纪律处分的记录；

5、离职的原因。

人力资源部

年月日

回执

对贵司就小姐/先生所做之背景调查，回复如下：

1、其在我司的服务时间：

2、其在我司的工作岗位和职务：

3、其在我司的月薪收入：元/月

4、其在我司的工作表现，有否受纪律处分的记录：

5、其离职的原因：

单位（盖章）：

负责人：

年月日

第四篇：如何开展员工背景调查

如何开展员工背景调查

员工背景调查是为招聘保驾护航的重要手段和方法之一，本文解答了员工背景调查中的各种操作性问题，包括：谁来进行背景调查、何时进行、背景调查的对象 和内容有哪些、如何具体操作、如何确保调查结果的可靠性、如何避免背景调查中的各种纠纷，以此为人力资源部门开展背景调查提供实务指南。

员工背景调查（background check/reference check）是指用人单位通过各种合理合法的途径，来核实求职者的个人履历信息的真实性的过程，它是保证招聘质量的重要手段之一。员工背景调查是舶来品，在欧美国家比较盛行。近几年，随着中国经济的腾飞和对外开放的深化，员工背景调查也逐渐在中国流行起来，前段时间的唐骏“学历门”更是推动了用人单位对于它的热捧。然而，大部分的人力资源管理者大概知道背景调查是做什么的，对于如何具体展开专业的背景调查不甚了解，或者是一知半解。本文通过解答背景调查的各种操作性问题，以帮助人力资源管理者们充分利用背景调查这个有力的管理工具，为招聘工作把好至关重要的最后一关。

一、谁来进行背景调查？

对于用人单位而言，在具体操作背景调查的时候，有三种主要的选择。

第一，企业人力资源部门自己进行调查。优点是人力资源部门对候选人背景情况比较了解，能够更好地过滤调查到的信息以做出判断，并节约成本。缺点是个人主观色彩较浓，调查可能不够严谨客观；由于调查技巧不够专业，容易造成大量招聘时间和精力的浪费。另外，如果该候选人是从竞争对手那里“挖”过来的，前雇主难免会对此类调查有抵触的情绪，人力资源部门联系前雇主的时候势必会形成尴尬的局面。

第二，外包给比较专业的第三方调查公司进行统一处理。这类公司有着固定的调查信息渠道，比较专业，态度中立和客观。在中国，第三方员工背景调查的服务 刚刚兴起，各类企业良莠不齐，人力资源部门在选择的时候一定要小心谨慎，否则不负责任的背景调查不仅仅造成人才流失，还有可能带来法律风险。

第三，让猎头公司进行背景调查。这种做法比较节约精力和成本，但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”，因为他们跟候选人的利益是一致的。

现在大部分外企和大型国企的做法是将整个公司的背景调查外包给第三方专业公司来做，对大公司而言，由于招聘新员工较多，且企业有较好的支付能力，第三方公司不失为好的选择。即使这样，人力资源部门也应该熟悉整个背景调查的过程和相关技术，方便对第三方公司进行监督。另外还要注意的是，如果第三方公司调查出负面信息，用人单位须要求第三方公司进行二次调查，必要时，也可以亲自参与调查。对于中小规模的公司，笔者建议人

力资源专员可以自行调查，但是遇到比较高级的职位，特别是有海外背景的候选人，还是要交给专业的第三方来做。对于由猎头公司推荐的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向后，指定某第三方公司进行背景调查，而背景调查的费用由猎头公司承担。

二、何时进行背景调查？

大部分背景调查是在用人单位有录用意向、但候选人尚未入职之前进行，称为入职前背景调查（pre-employment background check）。在这个时段进行背景调查所面对的候选人比较少，可以节约招聘成本，而且一旦发现有造假的情况，用人单位可以灵活处理而法律负担较小，但是这个间隙时间比较短，不一定能够完成背景调查，候选人还有可能因为等待时间长而转向其他公司，导致用人单位失去优秀的人才。

另外一种做法是在员工入职后、试用期之内进行，称为入职后背景调查

（post-employment background investigation）。一般来说，企业试用期在1个月到3个月之间，这段时间完全能够进行充分的背景调查，也不用担心失去优秀的员工；但是由于已经与员工签订劳动合同而且员工已经实际到公司工作，一旦发现有造假情况，公司辞退该员工要冒比较大的法律风险，而且如果该员工存在职业道德上的问题，给公司带来的损失会大很多。

在这里，笔者建议对于大部分的职位，公司可以采取入职前背景调查，防范于未然；对于公司紧急招聘的职位，可以入职后再补上背景调查，但需要在法律上做好相应的防范。

三、调查哪些人？

对于企业而言，并不是对全体员工都要做背景调查。一方面企业要考虑自身的财力和人力安排，资金充裕的大公司完全可以全员进行背景调查，对于中小型公司，笔者建议对一定级别以上的关键岗位进行背景调查；另一方面用人单位要考虑自身所处的行业性质。

四、背景调查的内容有哪些？

员工背景调查的内容主要包括身份识别、犯罪记录调查、教育背景调查、工作经历调查、数据库调查五大类。其中，身份识别指核实候选人身份证的真假；工作经历调查包括调查工作经历是否真实，即时间、职位、是否正常离职等信息，和工作具体表现两种；数据库调查指通过各种权威的信息库来查找候选人被公开的一些负面信息。

在同一个企业中，对不同岗位所进行的背景调查的范围和深度是不一样的。笔者建议企业人力资源部可以根据岗位重要性将员工划分成几档，以此决定对不同员工进行调查的范围和深度：最基层的员工可以仅仅做身份证识别和犯罪记录核实，比如一线的操作工人、保安、保洁人员等。初级专业职位例如文员、助理一类，需要加上教育背景和工作经历的核实，教育背景仅核实最高学位，工作经历仅了解最近一两段工作经历，也只需确认工作起始时间和是否正常离职即可，不需要了解详细的工作绩效。高级专业职位，包括核心技术人员、高层管理者，则需要全面彻底的调查，包括各种专业资格证书的核实、海外经历核实、是否陷入各种法律纠纷、是否在媒体中有负面报道、在前任雇主的详细的工作表现和真实的离职原因。另外，还要进行更长时间范围内的工作经历核实，在中国，一般最长可以追溯到候选人 10年以内的工作经历。教育背景也可以核实从本科开始所取得的所有学位。最后，对于一些特

殊性质的职位，例如法务、财务相关工作，无论职位高低，都需要进行最全面严谨的调查。

五、如何具体操作背景调查？

根据上面所说的调查内容分类，笔者分析下如何具体操作各项背景调查。

1、身份核实

全国公民身分证号码查询中心http://.cn可以辨别候选人身份证的真伪。

2、犯罪记录核实

有两种渠道，一种是候选人户口所在地派出所。由于犯罪记录在中国不对公众开放，所以大部分派出所不会进行口头的核实，比较通常的做法是候选人本人或者 亲属到当地派出所开具无犯罪记录证明，并提供开具证明的警官姓名和办公电话，然后再打电话到派出所找该名警官核实情况是否属实。

第二种是员工档案所在地。由于中国档案管理不健全，所以不一定所有的犯罪信息都会在档案里面有，所以该渠道只能是一个备用渠道。

3、教育背景核实

全国高等教育学生信息网.cn，能查询2001年后的大专以上的毕业证书，但无法查询学位证书。如果员工获得的是专科学历，由于专科学历只有毕业证书，无学位证书，因此仅查询该网站即可；对于本科或者以上学历，有学位证书一定有毕业证书，而有毕业证书不一定有学位证书，因此该网站不太适用，需要通过高校的档案馆来核实学位证书，一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去，并收取少量的查档费；对于国外的教育经历，可以委托有能力的第三方公司或者国家教育部的留学服务中心来核实。

4、工作经历真实性的核实

通过公司总机转到人力资源部门，进行找到相关人事专员，这是最可靠的一条途径。当遇到总机要求实名转接时，可要求候选人提供一个人事专员的姓名，通过总机转入进行核实。如果无法提供，前任主管也是另外一条可靠的渠道。

5、工作具体表现的调查

如果需要核实该项，首先应在进行工作经历真实性核实时，从人事部门那里确认候选人直接上级的姓名和联系方式，然后通过总机或者公司邮箱采访上级。

6、数据库调查

企业可根据自己的需求，选取不同的信息库网站进行排查。

六、如何确保调查结果的可靠性？

背景调查的可靠性是保证招聘结果可靠性的重要部分，而结果的可靠性来源于过程的可靠性。笔者根据自身专业的调查经验，在这里给出几点建议：

首先，调查前选择可靠的调查渠道，这里所说的“可靠”是指那些权威的信息来源。比如对于工作起止时间、职位等客观信息，人力资源部这样有权保留员工信息的部门是可信渠道之一；而对于工作具体表现，直接主管则更可靠一些，因为主管是对员工进行绩效考核的主要主体。

其次，确保接受调查的人的身份是可靠的。在选择了可靠的调查渠道后，如何认定我们所接触的人真的是候选人的前主管或者人力资源部门呢？总机和办公邮箱是关键。因为一个公司的总机是公开的、可以信赖的、相对来说是不会变的；办公邮箱也是这样，所以如果一个人是我们通过总机或者是公司邮箱联系上的，那么这个人的身份是可以信赖的。

再次，确保接受调查的人提供可靠的信息。即使我们选择了可靠的渠道，确定了该渠道中某个人的身份，那么如何确保他/她说所的话是相对客观公正的呢？这里用“相对”这个词，是因为人都是感情动物，在评价一个人的时候难免有主观色彩，我们只能尽量控制这种主观的程度，而无法完全消除。要做到这点，我们需尽量弄清楚并记录接受调查的人的姓名（至少是姓）、办公电话以及职位，如果一个人被别人知道了自己的姓名、性别、职位和办公电话，那么他/她自然而然就不太可能会说谎，因为他是可以被定位的，同时这些信息也方便我们再次打电话进行二次调查。另外，如果是通过邮件、信件、传真联系此人，应妥善保留这些书面证据，如果通过电话核实出来有负面信息，那么必须找证明人要一份书面的证明。

最后，一旦出现虚假的情况，人力资源部门应该高度重视，除了索要书面证明外，还要进行各种特殊情况的排除。例如：候选人可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入；职位名称方面，候选人可能写的是对外的职位名称，而前雇主提供的则是对内的职位名称；薪水方面，候选人写的可能是税后工资，而前雇主提供的可能是税前工资。在排除了这些可能的特殊情况后，我们再从其它渠道进行二次调查。例如，如果前雇主人力资源部门提供工作时间有很大出入时，可以找前任主管核实，而如果某位主管对候选人评价非常不好时，可以找另外一位主管核实。

还需要注意的一点是，我们在判断一名员工是否弄虚造假时，需要将他填写在背景调查表上的信息与实际核实到的情况进行对比，所以必须防止该候选人在招聘的前几个环节使用一个版本的简历，而等到背景核实的时候因为心虚又使用另外一个版本的简历信息。这种情况屡见不鲜，尤其在招聘人员和调查人员不同或者是将该项业务外包给第三方时，因此为了避免这种情况，人力资源部可以自行或者委托第三方将背景调查表上的信息与应聘的简历进行对比，一旦有出入则要求候选人做出解释。

七、如何避免背景调查中的各种纠纷？

背景调查的纠纷主要是由于候选人对背景调查的过程和结果不满造成的各种劳动关系的纠纷，由于中国目前的法律没有明确地对企业背景调查的权力和义务进行 界定，不满的候选人就很有可能诉诸于法律。这种情况违背了背景调查的初衷，无论是对于公司的声誉，还是对于公司正常的运营，都是极为有害的。

首先，企业要在背景调查前做好两手准备，一方面，要获得候选人/员工的理解和支持，把调查的目的、调查的内容、调查人员范围都向被调查人做解释说明，最好是在面试中就告知候选人，让他们有思想准备，这样后续的调查也能获得他们的配合和支持。另一方面，要求候选人填写背景调查信息表。在该表中，除了要求候选人提供各种需要调查的信息外，还应包括候选人亲笔签署的授权书和声明书。授权书的大体内容是授权用人单位以及其第三方代表来调查表格中的各项信息，并免除因此产生的一切责任；声明书的样本则如下：本人声明，该调查信息表里面填写的信息真实无误，本人清楚如有虚假或者遗漏信息，可以按照公司的聘用、惩戒和解聘规定处理，可能导致违纪处分，包括拒绝聘用和解除劳动关系。其次，在背景调查过程中要保持严谨和客观的态度，妥善处理背景调查的负面结果。对于疑似负面的信息，要排除各种特殊情况，并多渠道求证，不能轻易地下结论，要相信大部分的员工都是诚实的，何况是过五关斩六将的候选人。但是一旦确定这些负面信息属实则需采取相应措施，情节较轻者从轻处理，如培训、调整工作岗位等，情况严重的要果断地拒绝聘用，或与之解除劳动关系。

值得一提的是，由于很多候选人是骑驴找马，所以可能尚未与目前的公司解除劳动关系。所以在背景调查表的每段工作经历后面，需要候选人注明“是否可以与该雇主联系，如果现在不行，何时可以”。否则人力资源部冒失地打电话过去，会产生一些不必要的麻烦。最后，我们要完善背景调查的各种制度和流程，保留各种书面资料。这些资料包括：（1）背景调查信息表的存档，尤其是里面的授权书和声明书；（2）书面形式记录的调查内容，包括证明人拒绝核实等情况都应一并记录，将其归档；（3）为雇员建立并完善背景调查档案，并保证这些档案的安全，确保只有相应工作人员才能查看或者处理这些信息资料。

第五篇：2008-5-23C-TPAT员工背景调查

员工背景调查

员工人事档案

员工身份证鉴别管理制度：员工身份证代表员工身份，人事行政部日常的新工人招聘工作中，经常遇到持假证或借他人身份证来应聘，企图蒙混过关。在假（借）证的人员当中，不乏有不够法定做工年龄、隐姓埋名之不法分子存在，为使公司正常的人事工作不受影响，同时为对员工本人、公司及客户三方面负责，公司特成立员工身份证监控小组，并制定员工身份证鉴别管理制度

1.1 人事招聘作业规范

1.1.1 招聘由人事主管或文员对应聘人员进行面试，核实身份证及其它有效证件，符合《劳动法》务工年龄等条件的发给招工《人事基本资料表》。

1.1.2 要求应聘者在《人事基本资料表》中据实填写个人履历、学历、政治背景及详细地址。1.1.3 对将从事重要岗位（如运输、仓管、搬运等）的人员人事部要通过公安部门协助查核其身份、背景，经核实合格后方可上岗。

1.1.4 培训由人事部组织安排对新招人员进行培训，让员工了解公司的品质系统及政策，厂规、厂纪等，派发《新员工上岗前消防卫生消防守则》，作好记录，存盘于人事部。

1.2 身份证件真假鉴别 1.2.1 视觉鉴别

ü 身份证网格直接印在证身上，而假身份证网格在过胶片上。

ü 真身份证中公安机关印章“局”字，外形上下整齐，并且“尸”与“”右上方连接在一起（96年1月1日以前办理的身份证）。

ü 真身份证中公安机关印章字体偏长，笔划采用类似隶书形式如“一”，而假身份证中印章字体属铅体字“一”。

ü 真身份证防伪标志„长城图案‟与„中国‟字样鲜明，并会反光；而假证图案与字样暗淡、不明显（96年1月1日以后办理的证件）。

ü 真证反面国徽比较精细、清楚，假证则粗糙、简单。1.2.2 使用身份证测试鉴别仪：（略，见使用说明书）1.3 借身份证入厂的辨别程序： 考虑到借他人身份证应聘者有三方面特点，即①仔细审查会发现许多特点与证件不相符；②对证件内容未能熟记；③临时借用他人证件，不能长久持有，为此我们平时在招聘验证时，要遵循此规定并实行三级查证管理。

a）人事文员在招聘时要特别留意查对身份证：①首先辨别身份证上的年龄是否与其本人相符合；②证件相片是否与其本人相同。

b）当证件模糊不清或一时辨认不清时，则应：①询问应聘者的家庭地址与出生年月日，有时特意报错内容，要应聘者予以纠正；②寻找身份证或特征部分位置作比较，或找定脸部某一特征作比较；③在身份证或应聘者器官位置作比较，如耳朵的高度与口、鼻子比较，下颌的宽度、口、鼻的距离，眉毛的长度与生长的倾斜度，眼的形状、额头的宽度等都可以作比较；④检查应聘者其它证书，如毕业证、计生证等。

c）入厂后，根据应聘者所提供的人事资料、身份证复印件、相片，人事部主管及经理分级作二级、三级检查，如有疑问重新返回下一级作重新鉴定，确认后并在人事表格中签名作实。

1.4 身份证有效性和真实性跟踪监控管理：

a）员工在职期间，人事部会不定期的测试员工身份证的有效性和真实性，例如：①发放工资时，需要员工出示其本人有效身份证；②办理暂住证时，需提供身份证复印件。

b）如对测试到有遗失、假证、过期或身份证寄回家的员工，人事部会出具《催办身份证通知书》。c）一般通知期为6个月，6个月后仍未能办理到本厂身份证件者，作无证人员处理。重要职员背景调查报告 人力资源安全程序

1、制订人力资源安全稽查程序，满足美国海关C—TPAT防恐指导要求。本程序所有雇员。人事部主管负责策划和督促实施，相关部门密切配合。

2、招聘由人事主管或文员对应聘人员进行面试，核实身份证及其它有效证件，符合《劳动法》务工年龄等条件的发给招工《报名表》。

3、要求应聘者在《报名表》中据实填写个人履历、学历、政治背景及详细地址。

4、对将从事重要岗位（如运输、仓管、搬运等）的人员人事部要通过公安部门协助查核其身份、背景，经核实合格后方可上岗。

5、由人事部组织安排对新招人员进行培训，安排导师进行消防安全、防恐等培训内容包括：防火、急救、逃生等安全常识和识别非法进入、举报内部阴谋及自身安全、危险意识等防恐常识，并保存培训记录。

6、深入员工群体调查了解，着重调查了解员工中有否可疑现象，有否拉帮结派等。

7、对从事特殊工种（如运输、仓管、搬运等）的人员，人事部要通过公安部门协助查核其身份、背 景，内容包括有无犯罪前科，有否参加不明党派，有否复杂的社会关系等。

8、鼓励或奖励员工进行防恐安全举报，及时发现、调查、处理异常行为和可疑对象，对举报人进行保密、保护举报人。

重要人员人事调查表 姓 名

性 别

民族

籍贯

相 片 年 龄

出生年月

身份证号码 文化程度

婚姻状况

职务

健康状况 常住户口地址

邮政编码 家庭主成员 姓名

性别

年龄

职业

关系

何时何地受过何种教育

教育层次 起止日期 学校名称 毕业/结业 学校地址 何时何地受过何种奖励

何时何地受过何种处罚

工作经历

自我鉴定 单位意见