应用文写作基础 绪论

第一篇：应用文写作基础 绪论

第一章 绪论

教学目标：

知识目标：1.通过学习，了解应用文的基本概念及其作用，并了解其分类情况；

2.初步了解应用文的一般特点，明确学好应用文的基本要求。

能力目标：正确理解应用文写作基本特点，并在今后的学习过程中以此来指导写作实践。德育目标：使学生对应用文写作的重要意义产生正确认识，从而端正学习态度，提高学习效率。

教学设想：

教学重点：应用文写作的作用和特点

教学难点：如何使学生真正理解和掌握应用文写作的基本特点并在今后的写作实践中体现出来。

教学方法：设问导疑、讲授讨论

课时安排：一课时

教学过程

[导入]

自古以来，中华民族就非常重视应用文写作，也出现了大量优秀的应用文作品。如秦朝李斯的《谏逐客书》、汉刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等，都是其中的精彩篇章。应用文体的产生早于其它任何一种文体。何以如此？很简单，因为应用文体比其它任何一种文体都更直接地参与生活。生活需要它，它应运而生。时至今日，随着社会的发展、文明的进步，应用文体发挥着越来越大的作用。人们通过它传达执行党和国家的方针、政策，通过它沟通联系加强协作，通过它繁荣经济促进发展，通过它保障合法权益，维护社会秩序，等等，可见其介入现代生活之广、之深。因此，应用写作作为写作中一个独立的分支，也越来越受到人们的广泛重视。各类秘书人员因他们在机关、团体、企事业单位中的工作性质和特殊地位与作用，促使他们更需要掌握应用写作的理论知识和基本技能，这是秘书人员圆满完成本职工作的一个重要组成部分。

应用文写作讲究的是规范，代表是威严和信誉。学好应用文写作，对于中等职业学校文秘专业的学生来说非常重要，你所写的应用文是否规范，要受到社会各方面的评价、检验，代表你所在单位的公众形象，影响到企业的美誉度和信誉度。因此，我现在就与大家一起探讨公文写作的一些基本知识。首先我们要解决的问题是：到底什么是应用文呢？

[新授]

一、应用文的概念

关于应用文的概念，1979 年上海辞书出版社出版的《辞海》的解释是：应用文是人们在日常生活、工作和学习中所应用的简易通俗文字，包括书信、公文、契约、启事、条据等。定义很简单，但没能概括出应用文的本质特征，仅仅指出应用文的“简易通俗”，这才只是应用文的一些方面，而不是全部特征。

根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文的定义，推广开来，应用文的定义应为：应用文是机关团体、企事业单位以及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公务以及个人事务时，交流情况、沟通信息，具有直接实用价值和惯用格式的一种书面交际工具。这个定义规定了应用文的本质特征，使它明显区别于其他文体，又涵盖了应用文的基本特性。

简而言之，应用文是党政机关、企事业单位、社会团体及人民群众在处理日常公、私事务时所使用的具有一定格式的实用性文体的统称。

二、应用文的起源

我国的应用文源远流长，历史悠久。应用文的起源至迟可以追溯到殷商社会晚期，也就是距今 3000 多年前，可以说我国有初步定型文字的最初年代也就伴随着有了应用文的使用。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎文，《周易》中的卦、爻辞等，都是应用文的原始形态。所以，如果说，神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则是应用文的“祖先”了。

在夏、商、周时代,甲骨文、青铜铭文中就有大量的军事、礼仪、凭证和档案作用的应用文。最早的应用文总集是《尚书》。曹丕的《典论·论文》和刘勰的《文心雕龙》都有关于应用文写作理论的系统论述。

“应用文”这一名称,最早出现在宋代苏轼的《答刘巨济书》中,清代学者刘熙载的《艺概》一书中明确指出“应用文有上行,有平行,有下行,重其辞乃所以重其实也”。

三、应用文的作用

应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如，科研单位的人员，需要用学术论文；政府机关指导工作，需要用公文；工商企业经营，需要用合同；打官司，需要用诉状；即使个人今天生病了、不能上课，也需要用到请假条；„„。相对于其它文体来说，应用文的使用频率要高得多：许多人可以一辈子不写小说、剧本、诗歌、散文，但他在工作、生活、学习中却免不了要写应用文，小到写张请假条，大到计划、总结、论文等。正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”

可以这么说，应用文使用的广泛，已经到了无所不在的程度。今天在中国特色的社会主义市场经济条件下，应用文是任何企事业单位和个人日常工作、生活中不可缺少的一个重要工具。它的作用主要体现在以下四个方面 :

1.指导、规范作用

应用文的指导、规范作用主要体现在上级党政机关颁发的各类公文中。如法规性公文对下属部门或单位以及人民群众的工作或行为具有强有力的规范、约束作用；党和政府下发的各类文件,其中的方针政策对下级做好各项工作起到明确的指导作用；有些反映工作情况、通报典型事件、总结经验教训的公务类文书，能给下属单位及有关人员起到教育、借鉴作用，同时也体现了一定的指导作用。

2.宣传、教育作用

应用文的宣传、教育作用主要体现在公文类和宣传类应用文中。如党和政府下发的各种文件、法规、制度等公文,其中的作用之一便是宣传党和政府的方针政策；各级各类机关单位通过新闻媒体宣传党和政府的方针政策,推广先进经验,表扬好人好事,批评不良现象和揭露丑恶行为,其主要作用是为了向广大群众进行宣传教育,加强舆论监督的力度,规范人们的行为,从而更好地推动各项事业健康、有序的发展。

3.交际、联系作用

应用文的交际、联系作用最广泛,可以说大部分应用文文体都具有这种作用。如公文是加强上下级联系的纽带，也是与平级单位或不相隶属的单位沟通联系的有效工具；还有各种专用书信、启事、海报等，在人们的日常生活、经济活动中起到公关交际、沟通联系的作用。

4.凭证、资料作用

在人们的日常工作与经济活动中，应用文大多具有凭证、资料作用。如上级下达的文件、党和政府颁布的法规、有关方面的规章制度等,都可作为开展工作和检查工作的依据；而一些条据、合同等，是经济业务中的凭证，当事人一旦与对方产生经济纠纷，有了这些凭证便可通过正当的法律途径去追究对方的责任，以维护自身的利益。另外，有些应用文也是历史档案资料，如要了解某一时期的政治、经济情况，只要查阅当时存档的应用文便可得知；有些冤假错案在事后也能凭借存档的有关文书澄清事实，平反昭雪。

5.知照、协调等作用。有些应用文并非只有一种作用，而是兼具多种作用，只是侧重点不同而已。

四、应用文的分类

应用文的种类很多，各种版本的应用文写作书籍对其分类不完全相同，这是由划分的标准不同而形成的。一般来讲，有两种划分标准：一是按应用文的内容、性质和作用划分，二是按应用文的体式进行划分。本书本着宜粗不宜细的原则，在兼顾这两种划分标准的基础上，将应用文分为七大类：公文类、宣传类、法律类、经济类、事务类、礼仪类、涉外类。

五、应用文的特点

每一大类甚至每一种文体的应用文都有各自的特点，但就总体而言，应用文同别的文体比较，有共同的特点，是他们都是对客观事物的反映，都要谋篇布局、用词造句、使用标点符号，讲究条理性、逻辑性，同样使用叙述、说明、议论等表达方式，要求准确、鲜明、生动的文风。具体表现在以下几方面：

1.使用价值的实用性

应用写作，顾名思义，就是实用应用文体的写作，那么它和其他文章体裁的写作有什么不同呢?注重实用，是应用写作不同于其他写作的主要标志。应用文章，需要解决的问题是实际的，需要处理的事务是具体的，大到国际活动的备忘录，小到晚会的请柬，无不是为某一项或大或小的具体事件而准备的。文学作品的写作也注重社会效果，正如高尔基所说的那样：“艺术的作品不是叙述，而是用形象、图画来描写现实”(《高尔基选集·文学论文选》第133页)。当然，这种“现实”，并非自然形成的现实，而是经过作者提炼加工的现实。文学作品的实用，毕竟是间接的，并不靠它传达情况、承办事情或直接解决问题。而应用文则直接作用于人们的生活、工作、学习。我们写一篇市场调查报告是为了了解市场行情、寻求对策；写一份通知，是为了告知有关事项；做一个广告，是为了宣传产品、开拓市场。所以应用写作有着明确的目的，真可谓“有的放矢”了。这种为解决实际问题、讲究实效的实用性，确实是应用文所特有的属性。

2.内容的真实性

写一般文章或文学作品，作者完全可以根据个人的感受、爱好，自由地选择材料和确定主题，写现实材料可以，写历史题材也可以，乃至发挥想象，写写神话科幻，反正有广泛的选择余地，而且为了发挥典型环境和典型性格的作用，要竭力避免真人真事，即所谓对生活加以艺术的概括提炼。应用写作却根本不同，要求的是绝对的真实，并不要求刻意描绘人物的形象及其内心世界，而是要求写人叙事客观准确，什么人做什么事，来不得半点虚假。众所周知，应用写作是为解决现实问题而写作，不管对谁行文，也不管是哪一类文种，都必须根据实际情况成文，绝不能不顾事实和有关背景，想写什么就写什么，想怎么写就怎么写。这一点在公文中最为突出，因为公文是代表某个部门、集体的意见，不是个人在任意发表议论、抒发感情。例如，当本部门出现重大事件时，就要向上级主管部门写出报告或请示。在行文中必须依照事实真相如实汇报，不能夸大缩小，更不能凭主观猜测、臆断，又比如市场调查报告，是对市场营销状况进行调查研究而写成的反映市场客观规律的书面材料，试想如果闭门造车，缺乏真实可靠的依据，又如何作出正确的分析判断去占有开拓市场呢?即便是广告，也不能脱离真实而吹嘘得天花乱坠，不然肯定与做广告的初衷背道而驰，失信于广大消费者而自我毁灭。

3.对象的明确性

应用写作的针对性集中表现为两个方面：其一是对象明确。写文章是给人看的，即要有一定的阅读对象，但这阅读对象对于文学作品而言是宽泛笼统的，并无明显的约束力。有人赞赏苏东坡的词豪放风流，令人荡气回肠；也有人更偏爱李清照、柳永的词婉约感伤，一咏三叹。换言之，读者接受了哪个作品，他即成为该作品的阅读对象了，如不愿意读也不必勉

强。那么对于应用写作来说情况正相反，阅读对象有着明确的范围。书信写给谁，谁就得读，而其他人则不能读或不便读。单位制订的规章制度，本单位人员都应知晓。至于国家规定的法令条例，任何人不得违反，当然人人都该看。应用写作的阅读对象一定要明确。其二是指事明确。应用写作本来就是为解决实际事务而进行的，它指事内容的针对性就不容忽视，倘若内容的针对性不明确，就会引起麻烦和混乱。应用文，尤其是公文都强调“一文一事”，原因就在这里。总之，应用写作因人因事成文，对象、内容必须有现实的明确的针对性。

4．撰写的规范性

程式即格式。各类文体都有各自的结构特点，应用写作也讲究其特殊的格式，甚至比其他文体都更为明显。比如写信，人们都遵守一定的规范，开头先有称谓。正文之后要写上合适的祝颂语，最后写上写信人的名字和写信日期。写公文，要列出发送机关，甚至连盖印的位置都有所规定。这种格式和规定是人们在长期的使用过程中，相沿袭用，约定俗成，保持较长时间内的相对稳定。也有些格式是由国家权威部门统一规定而必须遵守的，比如公文，中华人民共和国成立后，国务院办公厅多次就公文的处理办法作出规定并予修订。又如各类经济合同，其法定内容条款及格式在各类法律中都作了明确的规定。这些相对固定的格式，又对应用写作起到一定的制约作用。所以应用写作的程式性这一特点是不可忽视的。

5．语言风格的简明、朴实性

应用文的语言要求准确无误，朴实无华，简洁有力，不像有些文学作品用华丽多彩的语言去描摹事物，呈现事物的形象，而是提倡朴素美，简洁美。在进行叙述时要用最简短的语言陈述特定时空的信息，通过概述事实的主干，而不应纠缠于耗时费事的具体情节之中。应用文语言表达是否严谨有分寸，关系到对问题的判断、处理是否合理、准确。

六、学好应用文写作的意义

应用文是人们处理公、私事务，交流信息的重要工具，应用文写作在社会生活中的应用日益广泛，与每一个社会成员的联系也愈加密切。本课程以学习和研究应用写作理论知识，突出应用写作思维训练为目的，重在训练学生的书面表达能力，促进写作技能的提高，以满足社会对专业人才的需求，具有鲜明的技能性、实用性和实践性。学好应用文写作的意义主要有以下两点 :

1.应用文写作是中职文秘专业学生的必备专业能力

《 应用文写作基础 》 是中等职业学校文秘专业的一门专业主干课程。对于中等职业学校文秘专业的学生来说，应用文写作能力是最基础的专业技能，是个人岗位所要求的必备能力之一。因此，学好这门课的主要任务是 :具备较扎实的应用文写作基础知识和常用应用文写作实践能力，为自己毕业后能成为企事业单位合格的初、中级文秘人员，以及为继续学习、增强适应职业变化的综合素质打下一定的基础。

2.应用文写作是日常生活、工作中必备的交际工具

即使不从事文秘工作的人，在日常生活、工作中也离不开应用文。它是人们在日常生活、工作中必备的交际工具。在日常生活、工作中，人们可以通过书信等应用文进行交际，加强联系沟通；通过写启事等应用文可以求得别人的帮助；通过写经济合同、诉状等应用文来维护自己的合法权益；通过写计划、总结等应用文使自己的工作做得更好。总之，应用文写作与我们每个人的工作、学习、生活息息相关。除专业性较强的应用文之外，一般常用的应用文最好自己能亲自写，这样能给自己的生活与工作带来极大的便利。

七、学好应用文写作的基本要求

应用文写作是一门实践性很强的课程，要求学生必须用心实践体悟，反复斟酌练习，才会提高。如果仅仅是应付性的小和尚念经式的练习，没有化为内在的知识和技巧，是不会有效的。我们经常碰到参加工作后的大学生因写不好或不会写应用文，感到后悔，而他们中不

少人当年都上过应用文写作课，由于当时不重视，往往上过课却没有真正提高。因此，正确的认识和态度是学习和提高应用文写作水平的关键。

1.端正认识

在中等职业学校文秘专业的学生中，对学习应用文写作这门课主要存在着以下两种错误的看法 :一是认为应用文写作是 “ 小儿科 ”, 是 “ 雕虫小技 ”, 不如写文学作品、记叙文和议论文那样容易出名；二是认为应用文文种多而杂，格式上清规戒律多，既难写又枯燥乏味，不如写文学作品、记叙文那样既有趣，又有一定的写作自由度，允许想像和创新。这两种看法对学好应用文写作是极为不利的，必须纠正。应用文写作不是 “ 小儿科 ” 和 “ 雕虫小技 ”, 文体之间绝无高下尊卑之别，而是各有各的作用。不管是应用文还是文学作品等，只要写得好，都是有意义、有价值的。写作应用文确实有一定的难度，但事物都是一分为二的，应用文格式的规范化从某种意义上说更便于初学者模仿借鉴，更便于遵循写作的基本规律，因此比写其他体裁的文章入门更快，进步更明显。只要方法得当，反复训练，是完全可以写好应用文的。

2．提高政策水平和了解相关的专业常识

要写好应用文，必须提高自己的政策水平，了解党和政府的有关方针政策、法律法规，以此作为行文的依据和内容分析的理论根据。要学好各类应用文的写作，还要了解相关的专业常识。如写公文必须了解和掌握 《 国家行政机关公文处理办法 》 中的具体规定，要写好诉状就要了解必要的法律常识，要写好经济类应用文就必须了解有关的经济常识，等等。如果对写作某一类应用文的相关政策和基本常识不了解、不熟悉，就会闹笑活、出差错，从而影响工作和办事的效率，更严重的还会造成巨大的损失。

3．加强应用文写作的基本功训练

应用文写作的基本功主要包括这几个方面 :善于提炼和归纳明确单一的主题；选材要典型适用，组材要详略得当、先后有序；结构安排要严谨、合理；格式要完整、规范；语言表达要准确、简明朴实；标点和数据的使用要正确；文面要整洁美观等。要练好这些基本功要靠长期训练。主要训练途径有以下几条：一是认真学习、了解教材中介绍的各类应用文的基础知识，熟悉和掌握它们的格式和写作方法。二是要多看教材中的例文或其他途径提供的各类应用文，从中学习、借鉴他人的写法，在此基础上进行拟写。三是要联系实际，注重实践训练。可结合班级、学校开展的各项活动，可根据个人生活与学习的实际需要，也可利用社会实践活动等各种途径，进行针对性的写作训练。只有在写作实践的过程中才能真正明白应该怎样写、不应该怎样写，才能切实有效地积累丰富的写作经验，提高写作水平。四是要认真修改。即使是较简短的应用文也要修改，决不能马虎；重要的或篇幅较长的应用文应反复、全方位地修改，从主题的确定、材料的选用、结构的安排、语言的表述、文种选用及其格式等方面进行审核。

上述三个方面，只是学好应用文写作最基本的要求，最重要的还是要靠同学们自己去多实践、多体会，实践出真知这一规律同样适用于应用文写作的训练。

[小结]

真正的应用文的写作,不要仅追求单纯的形式,而要把它作为“寓理之具,贯道之器”,用正确的立场、观点、方法去认识事物、分析问题、解决问题,并恰当表述。通过本课的学习，我们了解了应用文的基本概念、作用，并了解了其分类情况；也初步了解应用文的一般特点，明确学好应用文的基本要求。希望大家能正确认识应用文写作的重要意义，切实把握应用文写作基本特点，并在今后的学习过程中以此来指导我们的写作实践。

[课堂练习].应用文是党政机关、企事业单位、社会团体及人民群众在处理日常公、私事务时使用的具有一定格式的实用性文体的统称。.应用文主要具有指导、规范作用，宣传、教育作用，交际、联系作用，凭证、资料作用，知照、协调等作用。.应用文主要具有使用价值的实用性、内容的真实性、对象的明确性、撰写的规范性、语言风格的简明、朴实性等特点。

[作业].回忆一下语文课本里哪些课文属于应用文。举例说明它们属于应用文的哪一类? 2.阅读下面这篇应用文,谈谈你准备怎样学习“应用写作”这门课?

学习应用写作的体会

进入中等职业学校,学习文秘专业,始知要成为一名合格的文秘人员需要有过硬的笔下工夫,而秘书接触最多的是各种应用文,故学好应用写作就显得特别重要了。两年来在老师的指导下,我基本掌握了应用写作的规律和方法。以下是我对学习应用写作的几点体会。

一、拟。“拟”就是借鉴别人的成功作品,以其为“蓝本”进行仿写,如采用事务语体。事务语体在语言材料的选择和组织上与其他语体有明显区别,它以务实应用为准则,语言风格平易、朴实、庄重,不追求语言的艺术化,表达方式以说明为主。初中所学的文章大部分属文艺语体或议论语体,而对事务语体接触较少,要掌握应用写作,就需要由习惯于运用文艺语体过渡到熟悉运用事务语体,我觉得“拟”是过渡的好办法。那么,怎样去“拟”呢?首先,要根据需要找准“蓝本”,在文种上要与所写的比较一致。其次,要“拟”准重点。“拟”不是抄袭,而是此一事,彼一事的仿写,重点放在拟框架层次和拟语言风格上。通过对不同文种、不同文件、不同语言主体的反复模拟,使其格式和语言风格在头脑中固定下来,最后就会形成“条件反射”取代“拟”,达到“形似其物”(写什么像什么),“声似其人”(语言风格已转成事务语体)的程度。

二、积。“积”就是收集积累对应用写作有用的事务语体的词汇、句式以及各类文种的格式。应用文大都有一定的表达程式,有一套固定的专门用语,有相对稳定的句式,有比较固定的结构式样,所以,积累这方面的材料对学习应用写作,特别是对学习公文写作有很大帮助。我在初中时有积累好文章、好词句的习惯,学习应用文时,我还是保持该习惯,将一些事务语体惯用词汇、句式以及一般应用文格式摘录在本子上,有空则多翻看。此外,平时多找一些有关应用写作的书籍来参考,有意识地把这些文种、内容相似的文件、文章进行比较,从中挑出一件“精品”进行剖析,将其优点摘录下来,以便日后用到自己的文章中。手头上有了丰富的事务语体词汇和各类文种的格式,写应用文时就会感到得心应手。

三、改。“改”就是对文稿进行修改。应用文旨在应用,不为欣赏,其文“以辨洁为能”,其事“以明核为美”,故应用写作要求准确、简练。一落笔就写出一份简练而又准确表达意思的应用文确非易事,唯有经反复修改,文章才能达到准确、简练的要求。学习应用写作,我体会最深的一点就是:好文章是改出来的。第一学期时,我的一篇文章被老师进行了一次“大手术”,并写上了评语:“文章贵精简,可有可无的字、句、段要毫不留情地删去。”自此,我十分注重完稿后的修改工作。改的准则是:首先要求准确。事实要准,事理要确;字准,词准,句准。其次再要求简约,把可有可无的字、词、句删去,力求简洁。经反复修改,文章就能达到不空,不写大话、假话、套话的要求,也就是说已达到“文章不写半句空”的境界了。通过对文章字、词、句、逻辑的自我修改和对老师评改处的仔细体会,就能清楚自己的优缺点,从中得到许多收益,写文章的进步也就快了。

总的说,“拟”是入门,“积”是基础,“改”是提高,最终都要落实到练。只要平时多写,多练,多修改,多总结经验教训,这样,持之以恒,就不难掌握应用写作的规律和方法。

第二篇：第一章应用文写作绪论

第一章 绪论

教学目标：

1.认识应用文写作的重要性。

2.了解应用文的概念、特点和写作要求。3.辨析应用文与其他文种的区别。4.了解应用文的历史发展脉络。教学重点、难点： 1.应用文的概念及作用

2.学会使用应用文的习惯语言，正确使用应用文的材料 3.掌握本课程的学习方法，理解学习应用文的意义 教学方法：讲述法 教学计划：两课时

教学步骤：

一、导入语

美国未来学家阿尔文托弗勒指出，信息时代家庭工作的任务是编制电脑程序、写作、远距离监测生产过程。信息时代社会家庭化，作为三项家庭工作之一的写作，自然不是文学创作而是文章写作，特别是应用文写作。因为与社会发展关系密切、直接的是文章而不是文学。社会愈是进步，应用文在社会发展中的地位愈加重要。

二、讲授新课

（一）应用文的概念与历史发展脉络

1、概念：应用文是指人民群众或国家机关、企事业单位、社会团体，在处理各种事物时，经常使用的、据有惯用格式的文体。

2、历史发展：我国的应用文有着悠久的历史，自有文字开始，可以说就有了应用文。我国奴隶社会的殷商时期，人们把占卜吉凶的结果、祭祀祖先的活动经过等用符号刻记在龟甲兽骨上，这种甲骨卜辞可以说是最早的应用文。从3 500多年前殷商时期的甲骨文中，便可以看到应用文的萌芽。甲骨文记载的是占卜的事由和结果，故称“卜辞”。这些卜辞，最短的只有几个字，最多的一百多字。据郭沫若《卜辞通纂》分类，甲骨卜辞的内容，除干支数字外，还有世系、天象、食货、征伐、畋游等事项，这些都可视为殷商王室的档案资料，有的可称为公务文书，这就是我们今天所能看到的最古老的应用文。由此可见，原始宗教活动 1 孕育了我国最古老的文字甲骨文，也是我国早期应用文产生的土壤。

随着社会生产的发展，国家各种统治机器的强化，在封建社会中应用文种类越来越多，达到了比较完满的地步，对应用文的使用格式也有了严格的限定。清朝刘熙载正式提出了“应用文”这一名称。我国最早的应用文专集是《尚书》。秦汉时期，公文文体分类和公文格式已初步确立，有了上行文和下行文的区别。其中，上行文（章、表、奏、仪）是臣子给皇帝的上书文书。

我国古代应用文从产生到成熟，经历了萌芽期、发展期和成熟完善期。

从远古到秦统一中国之前，是我国古代应用文的萌芽期。其作品见于甲骨卜辞、钟鼎文和《尚书》。《尚书》是我国第一部以应用文为主体的文章总集，其内容是记载虞、夏、商、周四代的一些政府文告、誓词等。《尚书》中的应用文，较之甲骨卜辞和钟鼎文，从内容到形式都有了较大的发展。

《尚书》古时称《书》、《书经》，至汉称《尚书》。“尚”便是指“上”、“上古”，该书是古代最早的一部历史文献汇编。记载上起传说中的尧舜时代，下至东周（春秋中期），约1500多年。基本内容是古代帝王的文告和君臣谈话内容的记录，这说明作者应是史官。

先秦时期，在用于处理国事的公务文书产生的同时，私人应用文也因人们实际生活的需要应运而生，最早出现的是契约和书信。这在西周中期的铭文和《左传》中均有记载。李斯的《谏逐客书》是秦统一以前私人应用文中的精品，达到了务实性与文学性的完美结合。

秦至南北朝时期，是我国应用文长足发展、趋于成熟的时期。先秦时期的应用文，文辞简约，形式简单，尚未形成固定的格式和完整的体系，秦始皇建立了统一的封建专制主义中央集权国家后，统一了文字，有力地推动了应用文的发展。从1975年在湖北云梦出土的一千一百余枚秦时竹简中可以看到，秦时的法律文书和公文的体制趋于统一，内容丰富，条理清楚，结构完整，并有了比较严格的分类和明确的行文关系。汉承秦制，应用文体趋于繁富，文辞漂亮缜密，如晁错的《论贵粟书》，贾谊的《论积贮疏》、《谏除盗铸钱令疏》，司马迁的《报任安书》等。魏晋南北朝时期的应用文，无论是写作实践还是理论研究，都有了明显的进步与发展。这一时期，产生了我国第一篇文学批评专论曹丕的《典论·论文》和第一部完整系统的文学理论著作刘勰的《文心雕龙》，其中都有对应用文写作理论的阐述。《文心雕龙》所列的33类文章中，属于应用文的有21类，可见当时应用文使用的广泛与地位之重要。曹操的《让县自明本志令》，诸葛亮的《出师表》，陶渊明《与子俨等疏》、《自祭文》，李密的《陈情表》，王羲之的《与桓温笺》，沈约的《答陆厥书》等，都是脍炙人口的应用文佳作。唐代至清代，是古代应用文发展的成熟、完善期。

唐代经济文化的繁荣和由韩愈等人兴起的“古文运动”，对应用文的内容、形式及文风的转变，产生了巨大的影响。宋代文坛盟主欧阳修提出了“信事言文”的主张，并以自己的写作实践倡导人们把应用文写得真实、平易、自然而有文采。散文大家王安石、苏轼等，都有文质兼优的应用文传世。唐宋应用文无论是数量还是质量，都达到了历史最高峰，锦章佳作大量涌现，如魏征的《谏太宗十思疏》，骆宾王的《为徐敬业讨武檄》，韩愈的《柳子厚墓志铭》、《论佛骨表》，白居易的《请赎魏征宅奏》，欧阳修的《与高司谏书》，王安石的《答司马谏议书》，苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等。元明清时期的应用文，体制更加完备，写作理论也得到了进一步发展和完善。明代徐师曾的《文体明辨》、清代姚鼐的《古文辞类纂》、刘熙载的《艺概·文概》等，对应用文的各种体式有了更深入细致的研究。但在应用文体制发展得非常完备的同时，也出现了一些问题，如文体繁芜、浮词套语较多，八股味较浓等。

太平天国时期，对应用文的体制和语言进行了重大改革。辛亥革命后，废除了几千年封建王朝所使用的一些传统旧式公文，建立了使用白话文和新式标点符号的现代公文。

中华人民共和国成立以后，对公文进行了多次改革，其他体式的应用文也在语言上推陈出新，文风上尚实从简，文体上去僵化、增新品，使应用文更贴近生活，更适应现代社会经济文化发展的需要。进入21世纪后，随着经济的迅速发展和全球化的推进，与之相适应的经济应用文文种将更为丰富；现代应用文的体制将更加完备，并趋于国际化、标准化；电脑的普及和网络技术的发展，也将使应用文的写作和传递更为便捷。

（二）应用文的特点 应用文主要具有以下特点：

1、写作目的的务实性。

应用写作的根本目的是为了解决现实生活中的具体问题，这一点与其他欣赏性的文艺类作品有着显著的区别。东汉哲学家王充在《论衡·自纪篇》中说，文章“为世用者，百篇无害；不为用者，一章无补”。显然，这里是以“用”作为衡量文章价值的标准，这一标准，体现了应用文的最基本特点——实用。假如写出的文章不务实，不能在实际生活中切实发挥作用，即使文采斐然，也不能算好的应用文。

2、文章内容的真实性。

应用文的实用性决定了它的内容的真实性。文学作品也要求具有真实性，但那是艺术的 3 真实，文学形象可以虚构，只要反映作者的思想感情和生活的本质即可，不必实有其人，实有其事。应用文则不同，它必须以事实为依据，文章中所用的一切材料，必须真实可靠，准确无误，不夸大，不缩小，不虚美，不隐恶，实事求是，只有这样，才能达到应用写作的目的。传递信息失实，必然会带来不良后果。应用文一旦失去了真实性，便失去了它存在的价值。

3、文体格式的规定性。

应用文的体制格式包括书写形式、排印样式、结构层次、习惯用语、称谓、签署等。与其他文体相比，应用文在格式上有更为严格的规定性。这种规定的形成，大体有两种情况：一是人们在长期的使用过程中约定俗成，如书信、请柬等文体的格式；二是国家或有关部门以法规的形式对某些文体的格式作出了规定，如公文、司法文书等。任何人在写作应用文时都必须按照这种“约定俗成”或“法定使成”的格式，而不能随心所欲、标新立异、另搞一套。这种格式的规定性，使各种不同的应用文有了各自显著的外部特征，掌握了这些特征，便于写作、阅读、分类和查询。假如写作者不按约定俗成的格式去写，就会使读者感到别扭、费解，甚至引起误会；假如不按“法定使成”的格式去写，则违反法规，显然是错误的。当然，应用文的格式也不是一成不变的，但这种变化是一个渐进的过程，是随着社会的发展而不断丰富发展的。

（三）应用文有不同的分类标准，若按制作者划分，可分为公务文书和私人文书。

1、公务文书是机关、团体或企事业单位在公务活动中形成和使用的应用文。主要有三类：一是法定文书，如党务公文、行政公文、军务公文等；二是事务文书，如计划、总结、调查报告等；三是专用文书，如经济文书、司法文书、外交文书、礼仪文书等。

2、私人文书是个人为处理私人事宜，或表达自己的观点、情感，以实现某种具体目的而写作的应用文。主要有四大类：一是契据文书，如租约、借契、请假条等；二是社交礼仪文书，如私信、请柬、庆贺函、吊唁文等；三是笔记传记文书，如读书笔记、日记、自传等；四是专业职务文书，如演讲稿、述职报告、学术论文等。公务文书和私人文书的分类，主要是依据应用文的制作者而言，它们的文种有交叉，如经济文书、社交礼仪文书等。

1、通用类文书：指人们在办公中普遍使用的文书。又包括三类：

（1）行政公文：命令、决定、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、和会议纪要等；

（2）办公事务文书：调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度等；（3）个人事务文书：信函、启事、祝词、悼辞、楹联等。

2、专用类文书：指某种特定行业使用的专业性较强的文书。包括（1）科技类：学术论文、实验报告

（2）财经类：经济合同、说明书、招投标书、审计报告等（3）司法类：诉状、辩护词、公证书、判决书等（4）传播类：新闻、广告、策划等

（四）应用文写作的基本要求

应用文的写作与其他文章的写作要求有相通之处，如都要有良好的语言文字基本功，层次要清晰，中心要明确等。但是，应用文写作又有自己的特殊规律，因而对写作者又提出了一些具体的要求，即：

1、明确写作目的，内容求真务实。应用文写作目的的产生不外乎两种情况：一是作者在生活中遇到了实际问题需要解决，或有了意见、想法需要表达、交流；二是为了完成领导交办或别人委托的事项。这些目的是很具体的，写作时一定要注意围绕具体目的组织材料，根据阅读对象和文体要求遣词造句，求真，求实，求效果，切不可连篇累牍说空话大话，也不可不顾对象，不管效果，只顾自己倾诉挥洒。

2、掌握政策法规，观点正确鲜明。许多应用文的内容都与党和国家的方针、政策、法律、规定有关，如公文、经济文书、司法文书、新闻报道等，因此，要求作者必须具有较高的政策理论水平和法律意识，从党和国家、人民的利益出发去观察分析问题，高屋建瓴，从芜杂的材料中提炼出正确、准确的观点，这样才能写出高质量的应用文。否则，写出的文章就可能与某些政策法规相抵触，铸成错误。

3、熟悉文体特点，格式符合规范。各种应用文章，既有共同点，又有各自的具体特点，了解它们的共性，便于把握应用文的一般规律；掌握各种文体的不同特点和具体格式，有助于我们认识其特殊性，更好地把握其写作要领，写出内容与文体相适宜、格式正确规范的应用文。

4、培养良好文风，语言平实精练。写作应用文，要有诚实信达的文风，讲究平易朴实、准确简练，摈弃矫揉造作、华而不实。应用文贵用直笔，美在质朴，一般不用文学作品中的曲笔、婉言、象征等手法，不用艰深古奥的词语。应用文的平实，并不意味着排斥生动和拒绝一切修辞手法，相反，在一些文体中恰当地使用比喻、对偶、排比等修辞手法，可以于平实中求生动，收到更好的表达效果，如调查报告、总结、新闻、演讲稿等。平实也不是意味着可随便使用口语，相反，许多文种要求语言庄重典雅，得体大方，如公文、司法文书等。应用文的词句还应注意锤炼，表意准确，文约事丰。

（五）应用文的学习方法

1、掌握文种格式，合乎规范要求。

2、精通业务知识，理论联系实际。

3、行文严谨简明，反复修改练习。

（六）学习写作应用文的意义

1、是能力的要求。

2、是成功的基石。

3、是素质的体现。

4、是单位用人的标尺。

三、布置作业：

1、比较应用写作与文学写作的区别。

2、结合自己的学习和工作实际，谈谈应用文写作的重要性。

3、简述应用文发展的脉络，并举出各历史时期的代表作。

四、课后记

第三篇：应用文写作基础

南充交通职业学校

2011年上期《 应用文写作基础》期末考试题

一．单项选择题（在备选答案中只有一个是正确的，将其选出并把它的标号写在题后的括号内。每个2分，共30分。）

1.公文中一般不采用的表达方式是（）。

A.议论B.说明C.叙述D.描写

2.向不相隶属的机关发文，属于（）。

A.上行文 B.平行文C.下行文D.上行文或平行文

3.贺信主要（）。

A.标题+称谓+正文+祝贺词+具名 B.标题+称谓+正文

C.标题+称谓+正文+具名 D.标题+正文+祝贺词+具名

4.欢迎词和欢送词的开头，在写作时应（）。

A.热情洋溢B.具有吸引力

C.设置悬念D.开门见山

5..单位、团体、个人邀请有关人员参加或出席某些重要活动或会议的一种告知性礼仪文书是()。

A.欢迎词B.请柬

C.申请书D.慰问信

6.主办隆重会议的单位邀请人员或主要领导在开会初与会者发表的讲话称为（）。

A.开幕词B.欢迎词

C.慰问词 D.演讲搞

7．开幕词是一些大型会议开始时，由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话，是大会的序曲，其重要任务是（）.A.安定与会者的心情 B制造会议的气氛

C.调整各方面的关系 D.为会议定基调

8.“为维护学校秩序，保持校园整洁，特做如下规定”，文件的这种开头称为（）。

A.根据式 B.目的式

C.概括式 D.提问式

9．对未来一定时期工作作出打算和安排的公文文种是（）。

A.简报B.总结 C.调查报告 D.计划

10.某个人对其一定阶段有关工作情况、收获、体会认识、经验教训等所[写的书面材料叫（）。

A.个人计划B.个人总结

C.个人报告D.个人竞选演讲稿

11.规章制度的主要表达方式是（）。

A.记叙B.描写

C.议论 D.说明

12.适用于在一定范围内公布社会各方面应当遵守或者周知的事项的公文叫（）。

A.公告 B.通报

C.决定 D.通告

13.对死者表示哀悼的话或文章的是（）。

A.讣告 B.悼词

C.祝词 D.贺词

14.重点在于阐述事情的性质和自己的态度的常用事务文书是（）。

A.海报 B.启事

C.声明 D.贺词

15.单位或个人在付钱物时，付不清，写给对方作为约期归还的凭证（）。

A.借条 B.收条

C.领条 D.欠条

二、判断题。（每个1分，共5分。）

1.向下级询问有关事宜，用通知而不用函。

2.会 议纪要的精髓在“纪”，要在量直接引用或列举参会人员的原始发言材料。

3.请示必须事前行文，否则就是“先斩后奏”，不符合规定。

4.写闭幕词要了解会议的背景、任务和议程。

5.推荐信、感谢信、介绍信的格式和普通书信格式是一样的。

三、简答题。（每个3分，共15分。）

1.通知与通告的区别是什么？

2.计划的特点是什么？

3.总结的作用是会么？

4.慰问信的写作要求是什么？

5.写条据应该注意些什么？

四、练习题。（第一题20分，其余每题10分，共50分。）。

1.根据本人这学期的情况，写一份自我鉴定。要求从学习方面、生活方面、思想方面等

写。

2.以自己的名义写一份请柬（内容自定）。

3.写一份请假条。

4.某单位将于本月20日下午2点整在会议室召开全体职工大会，讨论单位年终工作事

项，以单位办公室的名义写一份通知。

本试卷答案

一、选择题。

1—5，DBADB6—10，ADBDB11—15,DDBCD

二、判断题。

1—5，错错对对对。

三、简答题。

1、对象：通知一般比通告更具有法规性，政策性和强制性，要求有关单位和人员必须严格遵守，通知虽不排除法规成分，也有一定政策性，但一般起指导作用，多用于指导下级工作或某项活动的开展。

方式：通告多用于张贴，登报或广播电视等形式发布，通知一般以仵开式印发。成文格式：通告没有各级机关通常使用的公文格式，没有秘密等级，通知的成文格式则比较复杂，严格。

2、全面性：做计划要全面周到地把各项工作都安排进去。

预见性：

时间性：计划要在一定时间内完成和达到。

3、总结是推动工作前进的重要环节。

总结是寻找工作规律的重要手段。

总结是培养工作能力的重要途经。

总结是团结群众，争取领导支持的好渠道。

4、内容上应视对象的不同有所区分，如果对方是在某一方面取得重大成绩的同时，内容以赞扬、歌颂对方公绩为主。

如果对方是遭受灾害的集体或个人，内容则着重向对方表示关心和支持。感情真挚，语气诚恳，文字要朴实。

5、字要清楚工整，不能用红笔写。

条据上的款项金额，物品数量必须大写，不能小写，款项金额后面加上一个“整字。”条据写成后，不可涂改，如需改时，应由出具单位或个人在改动处盖公章或私章表示负责。

四、写作题无明确的答案。

第四篇：应用文写作基础

第一单元 导论

一、教学要求：让学生对应用文写作的基础知识有一个概括性认识，为下面的学习奠定良好的基础。

二、教学重点：

1、理解应用文的基本概念。

2、应用文的特点

三、教学过程：

第一节 应用文概述

一、应用文的概念

应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及公民在日常工作、学习和生活中办理公务或个人事务时所使用的、具有某些惯用格式的文章的总称。

二、应用文的种类 行政公文：如公告、通告、通知、通报 通用类 事务应用文：如计划、总结、会议记录

公务文体

法律应用文：如起诉书、自诉状

经济应用文：如经济合同

专用类

礼仪应用文：如欢迎词、欢送词、开幕词、祝词

应用文 涉外应用文：如涉外函电、备忘录

书信类：如证明信、推荐信、感谢信、申请书

私务文体 条据类：如借条、请假条

其 他

新闻文体：如新闻、消息、通讯

其 他：如论文

三、应用文的作用

1、规范和准绳作用

2、宣传和教育作用

3、交流和沟通作用

4、凭证和档案作用

四、应用文的一般特点

1、实用性

2、程式性

3、时效性

4、朴实性 第二节应用文写作的基本要求

一、材料真实典型

二、观点正确鲜明

三、结构严谨

1、层次清楚、段落分明

2、过渡自然、前后照应

3、开头结尾简洁明了

四、语言得体

1、庄重得体

2、通俗易懂

3、准确规范

4、简明扼要

五、格式规范

1、广泛阅读范文

2、大量实践训练

作业：在本单元学习了应用文写作的基本要求后，你掌握了哪些新知识？有哪些感悟？

第二单 元公文

一、教学目的要求：

1、了解公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要

等9种公文的概念、特点、作用和使用范围。

2、掌握通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等6种常用公文的行

文关系及其具体的写作要求和方法。

3、学会仿照教材中的范文进行写作，做到格式规范。

二、教学重点：公文的格式和写法。

三、教学过程：

第一节 公文概述

一、公文的概念

从广义上讲，公文是国家党政机关、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。狭义的公文是指行政公文，主要是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、公文的特点

1、法定的权威性

2、明确的政策性

3、严格的时效性

4、程式的规范性

三、公文的作用

1、规范和指导作用

2、宣传和教育作用

3、凭证和依据作用

4、交流和沟通作用

四、公文的种类

（1）按适用范围划分为命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意

见、函、会议纪要，共13种。（2）按行文方向划分为上行文、平行文、下行文。

（3）按缓急程度划分为特急、急件两种。

（4）按保密级别划分为绝密、机密、秘密三级

五、公文的格式

1、眉首部分

眉首部分位于公文首页上部红色反线之上。

（1）公文的份数序号。简称份号，它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。《办法》规定：绝密、机密公文应当标明份号。份号标注在公文首页左上角第一行，用七位阿拉伯数码顶格标注，不足七位数用“0”补齐，如“0000006”。

（2）秘密等级和保密期限。秘密等级简称密级。《办法》规定：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级顶格标注在首页右上角的第一行，密级和保密期限之间用“★”隔开。保密一年以上的，注明年数；不足一年的，注明月数。

（3）紧急程度。紧急公文均应该标明紧急程度，分特急和急件。紧急程度标注在首页右上角密级之下。

（4）发文机关标识。一般由发文机关的全称或规范化简称后加“文件”组成。若是几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

（5）发文字号。包括发文机关代字、年份、序号三部分，如“中青办发〔2010〕22号”发文机关代字是发文机关名称的缩略语，如“中青办”“是共青团中央办公厅”的缩略语。（6）签发人。它是代表机关最后核查并批准公文发出的领导人姓名。签发人平列于发文字 号右侧，写“签发人”三个字，加冒号，再写签发人姓名。

2、主体部分

（1）公文标题。一般包括发文机关名称、公文主题和公文种类三部分。如《共青团中央关于加强社区共青团工作的意见》。

（2）主送机关。就是主要受理机关，是接受公文并对公文负主办或答复责任的机关。主送机关标注在标题之下，靠左顶格书写。

（3）正文。它是公文的具体内容部分。在主送机关下一行，每自然段空两格写起。数字、年份不能回行。正文有开头、主体、结尾三部分组成。

开头要求开门见山地交代发文的依据、起因、目的。常常用“为了”“为使”“根据”“按照”“由于”“鉴于”等词语开头。

主体是公文的最主要的部分。叙事要突出重点，说理要把握党和国家的方针、政策的核心。在结构上多用总分式，分条列项，做到条理清楚。

结尾常使用固定的习惯用语。一般对受文机关提出具体要求和希望。(4)附件。公文如有附件，应在正文下空一行左侧起空两格注“附件：”然后标出附件名称，名称后不加标点符号；如不止一个附件，应用阿拉伯数字排序。

（5）发文机关。也称“落款”。发文机关是公文的法定作者，在正文右下方标注。

（6）印章。

（7）发文日期。

3、版记部分

版记包括主题词、抄送机关、印发说明。

第二节 公告、通告

一、公告与通告的概念和特点

（一）公告的概念和特点

1、公告的概念

公告是政府职能部门向国内外宣布重要事项或法定事项时所使用的公文。

2、公告的特点

（1）内容公开性。（2）形式多样性（3）行文庄重性

（二）通告的概念和特点

1、通告的概念

通告是在一定范围内向社会公布应当遵守或周知的事项时使用的公文.2、通告的特点

（1）制约性。对遵守性通告而言，他带有强制性，要求人们必须遵守。

（2）周知性。通过公告可以提示人们知晓或注意相关事项。

二、公告与通告的主要区别

1、告知范围

2、约束性

3、事项重要程度

4、发文机关级别

三、公告与通告的写作方法

1、标题

公告和通告的标题可分为完全是标题、非完全是标题两种。完全是标题是“发文机关﹢事由＋文种”三要素组成的标题。如《国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告》。《福建省人民代表大会常务委员会关于颁布施行＜福建省消防条例＞的公告》。非完全式标题只有三要素的一个或两个。如《中华人民共和国农业部公告》、《关于京通快速路施工期间禁止机动车通行的通告》、《公告》《通告》。

2、正文

公告的正文一般有两种写法。第一种写法包括：

（1）发布公告的缘由。它是发布公告的依据，因何事而发，通常用一两句话概况。

（2）公告的具体事项，写清楚时间、地点、事件、决定等。

（3）结束语。一般另起一行，写“特此公告”“现予公告”。

第二中写法：只写具体事项。

通告正文的写法。

（1）发布通告的缘由。

（2）通告的具体事项，写清楚什么范围内、告知谁、告知何事。

（3）结束语。通告的结束语根据具体内容而定，一般写执行通告的要求，作为强调；也

可以写明执行的时间、范围和有效期；还可以用“特此通告”“此告”作结束语。

3、落款。

在正文的右下方写明发文机关的全称或规范化简称，有的直接加盖公章。联合发文时，将主办单位名称写在最前，其余分行书写。发文日期另起一行，注明年、月、日。

四、公告和通告的写作要求

1、公告的写作要求

（1）行文简要。（2）用语得体。

2、通告的写作要求。

（1）目的明确。（2）行文清晰。

第三节 通知

一、通知的概念和作用

通知”，是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的一种公文文体。

二、通知的特点

1、适用范围广

2、具有知照性

3、具有时效性

三、通知的种类

从性质和内容上划分，通知大体可分为以下几种：

（1）发布性通知，指国家行政机关或其他有关单位在发布（或废止）行政法规和条例、规定、办法、实施细则等规章和其他重要文件时的使用的通知。

（2）转发性通知，转发需要下属单位知晓的上级单位、同级单位或不相隶属单位的公文。

（3）指示性通知。用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。

（4）批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。

（5）周知性通知。多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。

（6）会议通知。用于对上级或平级。

（7）任免通知。上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。

四、通知与通告的区别

1、适用范围不同

通知的适用范围广，通知除公布和传达某些事项外，还有多种用途，如批转通知、转发通知等；通告只用来发布应当遵守或周知的事项。

2、受文对象不同

通知有明确的受文对象，写作中标明主送机关；通告的受文对象不确定、不具体、也不标明主送对象。

六、通知的写作方法和要求

1、通知的格式和写法

通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下：

（1）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；一种是由文种“通知”作标题。

（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。

（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。

通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。a、在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”等。b、写被通知单位或个人的名称。c、写通知内容。如内容较多，可分条开列。d、结尾可写“特此通知”等字样。e、最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。

2、通知的写作要求

（1）注意规范使用不同种类的通知。

（2）拟好公文的标题。

（3）通知事项必须清楚明白。

第四节 通报

一、通报的概念和作用

通报时适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的下行文。无论是表彰性的、批评性的，还是情况通报，通报所反映的内容都是典型、突出的，具有一定影响力，给人们提醒与启迪，能起到楷模或警戒作用。

二、通报的特点

1、典型性

2、真实性

3、向导性

三、通报的种类

1、表彰通报。用于在一定范围内表扬好人好事。

2、批评通报。用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。

3、情况通报。多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以供工作参考。

四、通报和通知的区别

1、行文的作用

通报的作用是教育、启迪、提醒或交流情况，一般没有遵守、执行的要求；通知的作用篇二：应用文写作基础

应用文写作基础知识

绪 论

人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作即是

为了解决各种实际需要而开始的。就写作目的而言，分为两大类。一类是文学写作，一类是应用写作。文学写作主要用于抒发作者的主观情感，反映社会现实，是为人们欣赏而进行的艺术创作，如诗歌、散文、戏剧、小说等；应用写作是为了处理公务和个人 私务而写的，用于解决实际问题。人们通常把实用型文章的写作

称为应用写作。

应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各

个阶层、每个个人。比如你们大学毕业的时候要写毕业论文；工

作了，到公司应聘，被录用了，就要与公司签订劳动合同；今天

有事或者说生病了，不能来上班，就要向公司递交请假条；到机

关单位工作，要请示、汇报工作，经常要用到公文；生活中遇到

经济纠纷，要打官司就要写诉状等等，正如叶圣陶先生所说的那

样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和

学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”可以说，当今人们对应用文的写作需求达到了一个“无人不需，无时不有，无处不在”的前所未有的高度。如果没有一定的应用文写作能力，将很难在职场中游刃有余。

一、应用文的概念

１、应用文的定义

应用文是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在处理

各项公务和日常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。

我国应用文写作已有3500年的历史，可谓历史悠久，源远

流长。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，《周易》中的卦辞、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。所以，如果

说神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则可以说是应用文的“祖先”了。

新中国成立后，我国的应用文写作有了长足的发展并逐步建

立起现代应用文体制。从1951年到1981年的30年中，党和政

府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作

逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。国务院于2000年 8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了行政机关

公文13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段。

２、应用文的特点

ａ．实用性

应用文是针对出现在工作或生活中某件具体事情而写的。写

作应用文是为了达到某种实用的目的，因此有人又称其为“实用

文”。如订立合同，是为了明确双方的权利和义务，从而对双方 有所约束；制定计划，是为了更好地进行工作或完成某项活动；

张贴海报，是为了某个事务进行宣传。它不同于文学作品，一般

不需要文学的形象生动。

ｂ．真实性

应用文是为解决实际问题而写的，强调的是方针政策的正确

和客观事实的真实。要从实际出发，按照客观规律行文，事实确

凿可信，不虚构，不夸张，统计数据准确无误，有根有据，这是

应用文对真实性的要求。

ｃ．简明性

应用文具有很现实的目的性，这就要求应用文的的语言能够

准确表达认知，最大限度与客观事物保持一致。要在准确得体的 基础上做到简洁明快，通俗易懂，不堆砌词藻，不滥用修辞，更

不允许大肆渲染。它的语言风格要体现为一种理性的严肃、庄重，而应该排除文学语言的华美浪漫。ｄ．时效性

很多应用文都有一定的时间限制，过了某个时间段，它就有

可能成为一纸无用的文字。比如请假条，要提前写并送达接受假

条的人手中；对突发事件，要及时报送信息，让上级了解情况并

解决处理，过期会贻误时机，给学习、工作带来不利；开会要提

前通知，不能等会开完了才通知等等。

ｅ．规范性

应用文是有针对性地写给某个或某类明确的对象，在写作过

程中，有一些惯用的格式和固定的程式化词语及语句始终沿用。

沿用它们，方便、简洁、有效。比如，写介绍信和总结的格式一

定是不一样的。介绍信常常使用“兹有”、“贵处”、“接恰”等词

语；往来信函，常常作用“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。

对于这些惯用的格式和程式化的语言，我们要尊重人们的使用习

惯，不能标新立异。

３、应用文的分类

应用文的分类，目前还缺少统一的标准。一般情况下，按功

能和用途可以分为以下几类： a．行政公文类

行政公文类文书，就是以党和国家机关、社会团体、企事业

单位的名义发出或记录某种信息时使用的一类应用文。国务院 2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出 13种公文，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。b．宣传文书类

宣传文书是指人们用于宣传鼓动的文书。它包括消息、演讲

稿、通讯、解说词等。

ｃ．法律文书类

法律文书是指一切在法律上有效力或者有意义的文书的总

称。可分为两大类，一类是国家权力机关制定的规章、制度等；

另一类是司法机关代表国家运用司法权力处理诉讼案件制作的文书，包括民事起诉状、刑事自诉状、上诉状、申诉状、答辩状

等。

d．经济文书类

经济文书是一种专有文书，是以经济活动为主要内容的应用

文，是反映经济情况，处理经济事务，研究、解决经济实用问题的一种具有格式的专业应用文。常见种类有经济合同、意向书、招标书、投标书、市场预测报告、市场调查报告、广告策划书等。e．事务文书类

事务文书是指机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用

来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。如求

职信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、倡议书、申请书、计划、总结、述职报告等。f．礼仪文书类

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。包括欢迎

词、欢送词、开幕词、闭幕词等。g．涉外文书类

涉外文书是在涉外经济活动和涉外事务交际往来中产生的文书，它包括涉外经济合同、涉外货物买卖合同等。

４．应用文的作用

随着社会的发展，作为一种工具，作为信息载体的应用文的作用越来越大，越来越被人们所重视。概括地说，它有四个方面的作用：

ａ．宣传教育作用

通过应用文来宣传和贯彻党的路线、方针、政策，如公文的写作。

ｂ．公务联系作用篇三：应用文写作基础

应用文写作基础课程考试大纲

应用文写作基础考试大纲，依据教育部中等职业学校《应用文写作教学大纲》编写，参考中等职业教育国家规划教材，并结合我省各类中等职业学校的教学特点和实际情况而制定的。

一、考试总体要求：

了解应用文写作的基础知识，应用文主题、材料、结构、语言的特点及表达方式；掌握常用的、不同应用文文种的基本格式、特点、作用、分类与写作要求等；学会辨析、撰写常见的应用文。

二、考试内容及要求：

第一章 应用文写作基础知识

（一）考试内容：应用文写作的基础知识

（二）考试要求：

1.了解应用文的概念、作用、意义等。2.熟悉应用文的主题、材料、结构、语言方面的基础知识。3.掌握公文书面格式的构成要素。

第二章 行政公文

（一）考试内容：通知、请示、函、会议纪要。

（二）考试要求：1.了解通知、请示、函、会议纪要等4种行政公文的概念及使用范围。2.重点掌握通知、请示、函、会议纪要等4种公文的行文关系、具体写作要求、格式及方法，能撰写行政公文。

第三章 工作文书

（一）考试内容：计划、总结、述职报告、简报。

（二）考试要求： 熟悉和掌握计划、总结、述职报告、简报等4类工作文书的结构、格式和写法。

第四章 日常应用文

（一）考试内容：常用书信、条据、启事、自荐书和求职信。

（二）考试要求：熟练掌握常用书信、条据、启事，自荐书、求职信等5类文体的写作格式，并能根据材料选择合适的文种拟文。

第五章 经济及礼仪类文书

（一）考试内容：经济合同、广告、请柬、欢迎词、开幕词、答谢词

（二）考试要求：1.了解经济合同、广告的概念、特点和种类。2.能撰写简单的文字广告。3.掌握请柬、欢迎词、开幕词、答谢词的特点、格

式和写法。

4．能撰写请柬、欢迎词、开幕词、答谢词。

三、试卷结构

（一）全卷满分120分(二)考试题型

1.客观性试题（采用单项选择、多项选择、判断等题型）2.主观性试题（撰写文体）

（三）试题难度

较易约占70%，中等约占20%，较难约占10%。篇四：应用文写作基础试题与答案

应用文写作基础试题与答案

1、某县要召开工作会议前，应告知各乡镇参加，适用的文种是（）a、决定 b、通知 c、通报 d、指示

2、向上级汇报工作、反映情况，应使用的公文时（）a、通报 b、报告 c、请示 d、函

3、狭义的新闻专指（）

a、评论 b、消息 c、通讯 d、特写

4、求职信属于（）

a、社交书信 b、专用书信 c、一般书信 d、个人书信

5、计划属于（）

a、事后行文 b、事中行文c、事前行文 d、以上三种都对

6、内容主要写要做什么，怎么做的应用文是（）a计划 b总结 c报告 d广告

7、在多行新闻标题中，起交代背景、烘托气氛作用的是（）a正题 b副题 c引题 d小标题

8、广告的语言要讲究分寸，不可随便滥用赞誉之词，这体现了广告的（）a介绍性 b艺术性 c真实性 d间接性

9、下列判断正确的一项是（）a广告的唯一作用是促进商品销售b广告的正文要写的具体全面，不可只写某一方面 c说明是广告的最基本、最主要的表达方式 d广告媒介的多样性决定了广告形式的多样化

10、下列符合合同语言要求的一项是（）a甲方要求乙方于2004年8月10日前完成全部加工物件 b货物包装标准：100千克麻袋装 c交货地点：北京

d违约责任：乙方不能按期交货，每延期一天，应偿付甲方5%的违约金

11、下列判断正确的一项是（）a只要甲乙双方协商好，合同中数量接粮单位不一定用国家统一规定或标准计量单位 b以物为标的的，其代价叫酬金，以国家的价格规定为准则 c由于当事人一方的过错，造成经济合同不能履行或不能完全履行，有过错方承担违约责任；如属双方的过错，根据实际情况，由双方分别承担各自应付的违约责任 d经济合同它具有合法性、约束性、对等性、单一性的特点

12、民事起诉状是民事案件的原稿或法定代理人向哪个部门提起诉讼的书状（）a人民政府 b公安局 c检察院 d人民法院 13被视为消息生命的特点是（）a新鲜性 b真实性 c快速性 d简短性

14、中央电视台的新闻联播属于（）a社会新闻 b动态新闻 c综合新闻 d评述新闻

15、按照消息事实的重要性由重到轻的顺序依次排列的结构形式是（）a时间顺序结构 b逻辑结构 c倒金字塔结构 d空间顺序结构

16、下列选项不属于总结标题常见形式的是（）a直接性标题 b间接性标题 c公文式标题 d综合性标题

17、诱发人们的消费欲望，是广告的（）a艺术感染性 b宣传诱导性 c消费指导性 d内容真实性

18、经济合同签订后即具有法律效力，指的是（）a约束性 b合法性 c一致性 d双向性

19、广义的新闻包括消息、通讯和（）a特写 b描写 c报道 d快报 20、公布国家领导人出访情况时使用（）文种 a命令 b决定 c公告 d通告

21、写作调查报告一条毋庸置疑的准则是（）a罗列事实 b用事实说话 c用观点说话 d罗列观点

22、对”总结一年来的工作，我可以问心无愧”分析正确的一项是（）a呼吁式结尾 b总结式结尾 c谦虚式结尾 d表态式结尾

23、下列说法错误的有（））a公文标题由作者、事由、文种组成 b拟写标题时，为了简练，可以不标明文种 c所有的规范性公文的标题都可以省略作者及事由部分 d为了语意确切，不产生歧义，公文标题可以达到60字以上

24、向不相隶属的单位请求答复、批准，使用（）a请示 b意见 c函 d报告

25、向有关单位提出问题咨询情况使用（）a请示 b报告 c意见 d函

26、关于印发《xx市国家税务局局长办公会议纪要》的通知，其作者是 axx市国家税务局 b局长 c局长秘书 d会议记录着

27、单位名称+期限+内容+文种，这种总结的标题类型 a新闻式 b公文式 c双标式 d理论式

28、把计划进一步明细化，即如何完成计划的具体方法和步骤，安排具体行为的文书叫()a要点 b部署 c方案 d设想

29、根据国家行政机关公文处理办法的规定，成文时间必须（）a写明年月日全称 b用汉字书写 c用阿拉伯数字写 d可灵活运用 30、通知与通报的主要区别在于 通报（）a适用范围广 b用途多 c使用频率高 d适用范围窄一些

31、某省国家税务局要开展税务登记验证和一般纳税人年审工作，要将此事告知社会，宜用（）

a通报 b通知 c通告 d公告

32、下列文书不属于计划范畴的是 a规划 b方案 c报告 d要点

33、计划的具体可操作性是指需要考虑（）a方法是否得当 b语言是否准确 c措施是否得力 d目标能否实现

34、公文生效的标志是（）a印章 b文件头 c发文字号 d成文时间

35、适用一定范围内公布社会各方面遵守或周知的事项的公文是（）a公告 b通报 c报告 d通告

36、总结写作要做到（）

a材料统领观点 b观点支撑材料 c观点与材料统一 d观点与材料平分

37、要使总结具有指导今后工作的实际意义，就必须（）a突出成绩 b写出特色 c面面俱到 d找出规律

38、在应用文写作中，为做到条理清楚层次分明，常使用层次序数来标注内容，其顺序排列规则为（）

a一

（一）1（1）b

（一）一 1（1）c1（1）一（一）d（1）1一

（一）39、总结的前言部分，一般是（）a概括主要成绩 b介绍基本做法 c概述基本情况 d归纳主要经验 40、调查报告运用典型材料，主要包括（）a概括性材料 b代表性材料 c比较性材料 d数字材料

41、总结内容切忌空洞，因此要做到（）a语言生动 b主题突出 c结构合理 d有理有据

42、《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文有十三种，除某种公文外，应该加盖印章，这某种公文指的是（）

a通报 b会议纪要 c通知 d通告

43、演讲稿或用华丽的辞藻和澎湃的激情，以类似散文或诗歌的形式开场，以引导听众进入美的意境，这种开头方式叫（）a 抒情式 b幽默式 c悬念式 d开拓式

44、通知的适用范围有（）a批转下级机关公文 b转发上级和不相隶属机关来文 c发布规范性公文 d传达事项任免人员

45、下面哪种公文是不适合向下级制发的文种（）a决定 b指示 c报告 d通报

46、无论请示的事项多么重要，时间要求多么紧急，请示的主送机关一般是（）a多个

b一个 c二个 d视情况而定

47、应用文写作源远流长，诸葛亮《出师表》就是一流传千古的（）a请示 b报告 c意见 d通报

48、下列事项适合用函行文的是（）a公安局请求财政局增拨经费 b局纪委答复检察院的询问 c区教育局对所属学校做调整 d省政府同意某县改市

49、与一般文章相比，机关公文的特点是（）a时效性 b实用性 c形象性 d程式性 50、写作调查报告，在表达方式上，要做到（）a只叙不议 b只议不叙 c多议少叙 d叙议结合 参考答案

1b2b3b4a5c6a7c8

c9d10b11c12d13b14b15c16c17b18b19a20c21b22b23bcd24c25d26a27b28c29ab30d31c32c33acd34a35d36c37d38a39c40abcd41d42b43a44abcd45c46b47b48ab49abd50d篇五：应用文写作基础试卷(a)《应用文写作基础》试卷（a）

一、填空题（每空1分，共20分）

1、应用文的一般特点有四个，分别是：、。

2、涉及国家机密需要控制阅读对象的公文，要标明秘密等级，秘密、三等

3、。

4、报纸上的常见的新闻，按写作特点可分为、、。5。

6、启事中正文部分是主要内容，其写法通常有

7、涉外应用文的作用有联系作用、约束作用和

二、名词解释（每题4分，共20分）

1、通知

2、广播稿

3、法律应用文

4、计划

5、欢迎词

三、简单题（每题5分，共20分）

1、“公告”与“通告”有何区别？

2、民事起讼状具有哪些特点？

3、章程的内容、作用和制发者分别指的是什么？

4、备忘录的写作要求主要有哪些？

四、写作题（共40分）

1、根据下面材料，拟写一份通知。（10分）

为了欢送07届毕业生，数学与应用系决定在2007年1月10日举办一场大型文艺晚会。要求全系各班准备2个节目参加演出，并于2006年12月30日前把节目单报系学生会文艺部。

2、结合自己实际，向用人单位写一份自荐信。

第五篇：应用文写作基础

应用文写作基础知识

绪 论

人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作即是为了解决各种实际需要而开始的。就写作目的而言，分为两大类。一类是文学写作，一类是应用写作。文学写作主要用于抒发作者的主观情感，反映社会现实，是为人们欣赏而进行的艺术创作，如诗歌、散文、戏剧、小说等；应用写作是为了处理公务和个人私务而写的，用于解决实际问题。人们通常把实用型文章的写作称为应用写作。

应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如你们大学毕业的时候要写毕业论文；工作了，到公司应聘，被录用了，就要与公司签订劳动合同；今天有事或者说生病了，不能来上班，就要向公司递交请假条；到机关单位工作，要请示、汇报工作，经常要用到公文；生活中遇到经济纠纷，要打官司就要写诉状等等，正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”可以说，当今人们对应用文的写作需求达到了一个“无人不需，无时不有，无处不在”的前所未有的高度。如果没有一定的应用文写作能力，将很难在职场中游刃有余。

一、应用文的概念 １、应用文的定义 应用文是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。

我国应用文写作已有3500年的历史，可谓历史悠久，源远流长。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，《周易》中的卦辞、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。所以，如果说神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则可以说是应用文的“祖先”了。

新中国成立后，我国的应用文写作有了长足的发展并逐步建立起现代应用文体制。从1951年到1981年的30年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。国务院于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了行政机关公文13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段。

２、应用文的特点 Ａ．实用性

应用文是针对出现在工作或生活中某件具体事情而写的。写作应用文是为了达到某种实用的目的，因此有人又称其为“实用文”。如订立合同，是为了明确双方的权利和义务，从而对双方有所约束；制定计划，是为了更好地进行工作或完成某项活动；张贴海报，是为了某个事务进行宣传。它不同于文学作品，一般不需要文学的形象生动。Ｂ．真实性

应用文是为解决实际问题而写的，强调的是方针政策的正确和客观事实的真实。要从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，不虚构，不夸张，统计数据准确无误，有根有据，这是应用文对真实性的要求。

Ｃ．简明性

应用文具有很现实的目的性，这就要求应用文的的语言能够准确表达认知，最大限度与客观事物保持一致。要在准确得体的基础上做到简洁明快，通俗易懂，不堆砌词藻，不滥用修辞，更不允许大肆渲染。它的语言风格要体现为一种理性的严肃、庄重，而应该排除文学语言的华美浪漫。

Ｄ．时效性

很多应用文都有一定的时间限制，过了某个时间段，它就有可能成为一纸无用的文字。比如请假条，要提前写并送达接受假条的人手中；对突发事件，要及时报送信息，让上级了解情况并解决处理，过期会贻误时机，给学习、工作带来不利；开会要提前通知，不能等会开完了才通知等等。

Ｅ．规范性

应用文是有针对性地写给某个或某类明确的对象，在写作过程中，有一些惯用的格式和固定的程式化词语及语句始终沿用。沿用它们，方便、简洁、有效。比如，写介绍信和总结的格式一定是不一样的。介绍信常常使用“兹有”、“贵处”、“接恰”等词 语；往来信函，常常作用“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。对于这些惯用的格式和程式化的语言，我们要尊重人们的使用习惯，不能标新立异。

３、应用文的分类

应用文的分类，目前还缺少统一的标准。一般情况下，按功能和用途可以分为以下几类：

A．行政公文类

行政公文类文书，就是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出或记录某种信息时使用的一类应用文。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出13种公文，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

B．宣传文书类

宣传文书是指人们用于宣传鼓动的文书。它包括消息、演讲稿、通讯、解说词等。

Ｃ．法律文书类

法律文书是指一切在法律上有效力或者有意义的文书的总称。可分为两大类，一类是国家权力机关制定的规章、制度等；另一类是司法机关代表国家运用司法权力处理诉讼案件制作的文书，包括民事起诉状、刑事自诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。

D．经济文书类 经济文书是一种专有文书，是以经济活动为主要内容的应用文，是反映经济情况，处理经济事务，研究、解决经济实用问题的一种具有格式的专业应用文。常见种类有经济合同、意向书、招标书、投标书、市场预测报告、市场调查报告、广告策划书等。

E．事务文书类

事务文书是指机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。如求职信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、倡议书、申请书、计划、总结、述职报告等。

F．礼仪文书类

礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。包括欢迎词、欢送词、开幕词、闭幕词等。

G．涉外文书类

涉外文书是在涉外经济活动和涉外事务交际往来中产生的文书，它包括涉外经济合同、涉外货物买卖合同等。

４．应用文的作用

随着社会的发展，作为一种工具，作为信息载体的应用文的作用越来越大，越来越被人们所重视。概括地说，它有四个方面的作用：

Ａ．宣传教育作用

通过应用文来宣传和贯彻党的路线、方针、政策，如公文的写作。

Ｂ．公务联系作用 应用文是机关、团体、企事业单位之间协商、联系工作的一种手段。如专用书信、启事、海报、合同等。

Ｃ．法律法规作用

是指有些应用文特别是公文和规章制度所具有的法律法规的性质，对于规范人们的行为、维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障公民的合法权益等方面均有极其重要的作用。

Ｄ．凭证和记载作用

指应用文是一种确定的文字记录，它可以作为一种文字材料，作为今后检查和监督的依据，如总结、条据、审计报告等。

二、应用文写作的基本要求

1、材料的要求 A．材料的含义

材料有广义、狭义之分。广义的材料是指为写作而搜集、准备的具有一定意义和价值的全部资料；狭义的资料是指写入文章的、用以支撑主旨的事实、数据和理论依据。材料是形成主旨的基础，是表达主旨和谋篇布局的物质条件，是应用文文本构成要素之一

Ｂ．材料的种类

从不同角度，可划分出以下类别：从时间上分，有现实材料和历史材料；从性质上分，有感性资料（事实、数据）和理性材料（理论）；从范围上分，有概貌材料和典型材料；从获取途径分，有直接材料和间接材料；从材料内容分，有正面材料和负面 材料。

Ｃ．材料的选择和使用

无论文学文学还是应用文，都要搜集材料。搜集材料为的是储存写作信息待时而用，故宜“广”;选择材料为的是写入文章，支撑观点，故宜“精”。选择材料应坚持四条原则：一是针对性原则，既要切合题意，与主旨相符；二是可靠性原则，即要真实准确，符合客观实际；三是典型性原则，即要有代表性，能反映事物的本质与特点；四是充足适量的原则，即能充分说明事实，表现主旨，又不致重复冗赘。在此前提下，注意材料的新鲜感与可读性，让人乐于、易于接受。

2、结构的要求 A．结构的含义

结构指文章的内部组织构造，是运用材料以表现主旨的有序安排，是应用文文本的构成要素。具体而言，它指的是文章的谋篇布局和层次构架。如果把主旨比作文章的灵魂，把材料比作文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。

B．应用文结构的特点

应用文结构的特点主要包括以下几点：

(a)定型性：应用文的结构要符合法定或约定俗成的格式要求，不同文种有不同的特定格式或惯用格式，不宜随意变动。(b)严密性：应用文要求结构完整合理，立足主旨表达需要，井然有序地划分层次段落；各层段中的小观点必须紧扣基本观 点，重点突出，联系紧密，切忌复杂的结构。

(c)条理性：必须体现思维的规律性与有序性，有条有理，一段或一条说明一个问题。常用小标题及序数标明层次。Ｃ．应用文结构的组成部分

应用文文本结构通常由标题、正文、落款（署名与成文日期）组成。正文又常分为开头、主体、结尾三大部分，各部分依内容表达需要划分层次或条款，各部分之间有过渡与照应，从而形成一个严密、完整的结构体系。

应用文标题、开头、主体及结尾的基本结构形式种类繁多，写法灵活，无法一一讲解。写作时应立足行文目的和主旨的表达需要，来选择、确定最佳的形式，不必拘泥于陈规。

过渡和照应是连接文章层次内容的方法和重要手段，可使文章首尾圆合，段与段紧密相连，文气贯通，浑然一体。如“由此可见”、“因此”、“鉴于”、“综上所述”、“总之”、“现将有关事项通知如下”、“特作如下通告”、“主要体现在以下几个方面”“为此，特制定本条例”等等都是过渡句，承上启下，使文意延展。照应的方式有文题照应（内容照应标题）、前呼后应（行文过程中）、首尾呼应（开头与结尾呼应），照应使文章内部联系得到强化。

3．语言表达要求

（1）应用文语言运用的要求是：准确、鲜明、简洁、得体。A．准确 这是对应用文语言的第一要求。具体表现在几个方面：（a）内容的表达上，无论事实、数据、细节都要做切实无误的反映。如《全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定》中就将澳门特别行政区的成立时间、管辖区域以及行政区域图的公布事项作了直截了当、具体准确的说明。

(b)词语的选择上，应仔细辨析词义，精选中心词，用准修饰语，恰如其分地反映客观事物。如下行文中提出执行要求的惯用语：“以上各点，应严格遵照执行”、“请研究执行”、“可参照执行”，这些句子就准确地表达了不同程度的贯彻落实要求。

(c)巧用模糊语言。所谓模糊语言，是指内涵与外延都不确定的语言。应用文达意，应主要用含义精确的词语，力避歧义，但在特定的语境中，恰当地使用模糊语言，能增加行文的灵活性和分寸感，使意思的表达更准确，如“近年来”、“近期|”、“有关部门”、“大部分”等等。

B．鲜明

即对事物要态度鲜明、是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明确，不模棱两可，转弯抹角，吞吞吐吐，含混暖昧。如一些规章制度中，经常看到“

一、禁止„在什么场合„做什么事。

二、禁止„„”，几条内容均以“禁止开头”，语气坚决，措辞严厉地表明态度。

C．简洁

即用最少的文字表达尽量多的内容，做到“文约而事丰”。做 到简洁的关键是：

(a)删除一切套话、空话、意思重复的话；(b)注意语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象;(c)恰当使用缩略句，如互联网、奥申委、世贸组织等；(d)恰当运用文言词语及短句。如请示中结束语经常用“当否，请指示”等。

D．得体

得体，指用词、语气、语体风格等符合文体的特定要求。应用文种类繁多，不同的文体呈现不同的语言风格，如公文要庄重，调查总结须平实，学术文章应严谨，礼仪文书宜典雅且有较浓的感情色彩等。

（2）应用文语言表达的要求

表达，在写作中的特定含义是指通过语言反映思想、表明意愿、陈述事实、说明问题等所采用的方式。写作的表达方式，主要有叙述、说明、议论、描写、抒情五种。应用写作中常用的是前三种，一般不用描写、抒情。当然，在写作目的、内容、文种等有客观需要时，偶尔、酌情用描写与抒情也是可以的。如报道校园信息时，反恐演练时，对恐怖分子手持大刀，气势汹汹闯进校园的样子可以略加描写。

A．叙述。叙述是叙说和交代人物经历和事件发展变化过程的一种表达方式。在应用文写作中，叙述主要用来介绍事实经过，交代问题、原由，不能有任何虚构和夸张，基本要求是简明扼要、直截了当、客观真实。表达时，出于礼仪的需要，可用“贵”代替“您”、“本”代替“我”，第三人称则常用“该”。公文因发文者与受文者均明确，又常用无主句，往往不出现人称。

应用文中的叙述六要素（时间、地点、人物、事件、起因、结果）不一定俱全，也不要求过程的具体完整，常用概述。叙述方法以顺叙为主，有时也可用倒叙，先介绍结果，再交代人物、起因，一般不用插叙等其他方法。如《关于**油库漏油事故的情况报告》的基本情况部分：

今年2月25日至28日，我石油站**油库先后进汽油1500吨，因输油管线第一次进油发生爆裂，造成漏油250吨重大漏油事故。油库领导积极组织人员，一方面抢修输油管线，另一方面回收漏油15吨，减少了损失，但仍造成直接经济损失三百余万元。

这一叙述完整地交代了事故的概况，语言简洁，事实清楚。B．说明。说明是对客观事物、事理进行解说和阐释的表达方式。在应用写作中，使用非常广泛，像产品说明书、旅游指南等几乎通篇使用说明文字；行政公文、事务文书以及一些专用文书，也经常采用这一表达方式。说明的基本要求是客观、准确、恰当、简明。如合同中的“解决争议方式”条款常常这样说明： “本合同双方当事人如发生违约责任纠纷，应及时协商解决；如协商不成，任何一方可向合同管理机关申请调解，或双方根据约定，向仲裁机构申请仲裁；也可直接向人民法院起诉。” 应用文常用的说明方法有：下定义、诠释说明、举例说明、比较说明、数字说明、图表说明、概貌说明、比喻说明等。

C．议论。议论是作者对某个问题或事件进行分析评论，发表自已观点和看法的表达方式。在应用写作中，发表意见、阐明道理、做出评价、批驳他人观点乃至提出要求、措施，大多属于议论范畴。但在大多数应用文（论文除外）特别是公文写作中，议论主要是叙述、说明的补充手段，处于从属地位，不能喧宾夺主。

应用文中的议论往往不要求三要素（论点、论据、论证）齐全、论证过程完整，而是三言两语，一针见血，就事论事，叙述事实后便下结论，或提出观点后即举例证明。不需要周详的论证推理过程；同时，作者的态度是冷静、公允的，一般不带个人感情色彩。

上述三种主要表达方式在应用文写作时通常综合使用，从而实现准确表达文意、突出主旨的目的。

三、几种常用文体的写法 １、计划 A．计划概述

计划是企事业单位或个人，对未来一定时期内将要完成的工作，学习任务提出预想目标，制定具体实施办法而写作的应用文体。它是一个十分宽泛的文种概念。由于内容及涉及的范围不同、时限不同、又有粗细、远近等方面的差别，所以名称也不统一，常见的有打算、安排、设想、规划、要点、方案等。

Ｂ．计划的格式与写法

计划的结构一般由标题、正文、落款三部分组成。(a)标题

计划的完整性标题应由单位名称、计划期限、计划内容、文种四个要素组成，如《****公司2013年工作计划》；有的也可省略单位名称、计划期限等，如《新产品开发计划》、《关于2014年党支部工作意见》等。如果认为计划还不成熟或者还没有经过正式讨论通过，或未经上级批准，则可在标题的后面或下一行用括号加注“草案”、“初稿”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样，并加上括号。如“**大学党支部2014年工作要点（讨论稿）”。

(b)正文

计划的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头，即前言（序言、导语）。简明扼要地交代制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，指出制定计划的政策依据以及要努力达到的目标，回答“为什么制定该计划”。如《**企业安全生产工作计划》中的开头：“为了认真贯彻落实《中华人民共和国安全生产法》，加强安全生产意识，落实安全责任，实现安全生产目标，创造一个安全稳定的生产环境，特制定本生产安全工作计划。”

（2）主体，即计划事项。说明计划的基本内容，是计划的核心，它紧接计划的开头部分，回答“做什么，做到什么程度、怎样做、什么时候做”的问题，即具体的任务、目标、要求、措施、步骤。一般可采用序号或小标题的方法展开内容。

（3）结尾，即结束语。是计划的辅助、补充部分。一般用来强调计划的重点、应注意的事项、需要说明的问题，或提出希望要求、发出号召，以鼓舞士气等。计划也可以根据具体情况不加结语部分。

（c）落款

在正文右下方署上制定计划的单位名称或个人姓名，在署名的下行写一制定日期。如标题中已经写明单位名称，此处只写日期也可。上报或下达的计划，应在日期上加盖单位的印章。

C、计划的写作要求（1）．注重依据

制定计划要有依据。一是依据党和国家在一定时期内的方针政策、法令法规，以及上级部门、领导同志的指示、意见和要求；二是要针对本地区、本部门、本单位的实际情况。制定计划前，必须深入实践，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况。

（2）.具体明确

计划的目标应写得具体明确，切忌含糊不清，模凌两可，职责不明。尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。文字表达要简明扼要，任务措施要分项列出，以利于实施检查，使人一目了然。例文：

***公司2015年环保工作计划

长期以来，我厂始终把环保工作作为企业的头等大事来抓，不断完善环保运行规章制度，总结环保设施运行经验。在生产运行过程中，坚持可持续发展理念，节能消耗，最大限度减少污染物的排放。通过一系列卓有成效的工作，我厂的环境得到了很大改善，废水污染物排放量小于《国家污水综合排放标准》，为了更好的把我厂环保工作做好，特制定工作计划。

1、严格按照国家环保要求，坚持“预防为主，防治结合”的环保方针，进一步加大力度，做好环境保护工作，实现生态效益和经济效益的双赢目标。进行保护环境、节约资源意识教育，使全厂形成了“我要环保”、“我为环保”的良好氛围。

2、推行清洁生产、开展节能降耗，提高资源利用效率。环保先行，末端治理不放松，发展循环经济、把发展循环经济放在重要位置；开展资源综合利用，变废为宝。

3、绿化美化环境，营造美好的工作生活环境。规范管理，持续改进企业环境绩效。企业环境保护工作的精髓是持续改进、持续实施，只有起点，没有终点。做好企业的环境保护工作，必须与规范的具有持续改进管理功能的环境管理体系工作有机结合起来。

4、落实节水、节电、节焦、资源综合利用项目，以技术创新为动力，采用先进的污染治理技术，治理生产过程排放的污染物，全面完成减排计划；采用先进的工艺技术与设备，改进管理，提高综合利用率，进一步实施循环经济，以低消耗、低排放、高效率实现企业可持续发展。

5、尽量利用其他专业统计已有的各种资料，对环境保护工作进行系统全面的分析研究，总结成绩，找出矛盾，提出建议。

6、通过环境统计分析，反映出我厂环境保护与经济发展的比例关系是否合理，为制定环境保护措施提供参考依据。

7、使全厂职工了解自身的环境权利和义务，从而增强热爱环境、保护环境的自觉性和积极性，充分行使宪法赋予的知情权、参与权、表达权、监督权，对各类环保公共事务进行深度参与，积极支持环保工作的开展。

总之，环境问题要从大处着眼，小处入手，如今国家正在大力宣传和倡导节能减排，全民行动，在我们企业就更需要政府、民众和企业同心协力做好污染防治和生态保护工作，才能把节能减排的目标任务落到实处，收到经济发展与环境保护双赢的效果。

赏析：本文采用完整式标题，结构要素齐全，层次分明。前言部分简明扼要地介绍了制定计划的总体依据和指导思想。主体部分分条列项详细地说明了计划实现的目标要求、具体做法和措施，这是计划 的核心内容。最后一段是结尾部分，表达执行计划的决心和对未来环保工作的期待。总之，这是一篇言简意赅、要点明确、条理清晰、书写规范的工作计划。

2．报告 A．报告概述

报告是机关、单位经常使用的重要的上行文。它在下级机关使用的频率很高，是用来向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种公文。用好报告，能帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供证据，同时，有利于下级机关、单位接受上级的监督和指导。因此，报告是上下级机关之间沟通信息不可缺少的工具。

报告根据其适用范围，可分为如下类别：

(a)工作报告。即为定期向上级机关汇报本单位的全面工作情况而写的报告。

(b)专题报告。即针对某项工作或问题所写的报告。(c)答复报告。用于答复上级询问的报告。

(d)递送报告。在向上级机关递送文件、物品时使用的报告。

一般的报告都具备以下特点：

（1）反映实践性

报告汇报工作，是对本单位的工作的回顾或总结。所反映的情况，只能是本单位在工作实践中所碰到的情况或问题。答复上级机关的询问，也只能依据本单位的实践 情况。报告的内容须真实，不能弄虚作假。

（2）概括陈述性

报告的表达方式是陈述性的，即以叙述和说明为主，然而，它的叙述和说明却必须是概括性的，只要求做粗线条的勾勒，而不用详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。即便运用议论，也多限于夹叙夹议。

B．报告的格式与写法

报告的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款等五部分组成。

(a)标题：通常有两种写法：一是由发文机关、事由和文种名称组成，如“山西省人民政府关于***煤矿8。12特大瓦斯爆炸等三起事故的调查报告”。二是省略发文机关，由事由和文种名称组成，如“关于我校工会干部有关待遇的报告”。

(b)发文字号：由发文机关代字、发文号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。

(c)主送机关：报告的主送机关一般只有一个，即要汇报的事项的主管部门。

(d)正文：多由导语、主体和结语组成。（1）导语

导语多交代撰写报告的目的或缘由或者概括内容、提出观点。写完后多用“现将有关情况报告如下”的过渡语过渡到下文。

（2）主体

主体即报告的具体内容、具体事项。要围绕报告的目的和主 旨陈述基本事实。

◇工作报告

内容要求写明工作进程、工作成绩、经验、存在的问题与下一步的工作安排；主要运用记叙方式；重点突出，点面结合。要避免把工作报告写成面面俱到的流水账；要实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，并能从中揭示出一定的规律；在报告中可以写设想、提建议、但不可写请示事项。

◇专题报告

在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前工作的开展；写作要及时，做完一项专门工作或解决某项问题之后，立即报告。

◇答复报告

要针对上级的询问，客观地、实事求是地回答问题。

◇递送报告

写作内容简单，将报送的材料（文件、物件）的名称、数量写清楚。

无论哪一种报告，如果内容较多，可采用分条列项的方式写。但都要做到突出重点，恰当安排层次，体现一定的逻辑性。

（3）结语

一般报告的结尾都有习惯用语。根据报告的不同内容选用不同的习惯用语。提出建议要求上级批转下级机关的工作报告，常以“如无不妥，请批转有关单位执行”等请求式用语作结，其他各类报告常以“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅”等作为结语。有的报告也可以不使用结语。

(e)落款 这一部分在正文末尾的右下方，写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。

写作时注意：

①材料要确凿，立意要新。

②不要把要求答复的请示事项夹带在报告中。请示与报告是两种不同的文种。报告是向上级机关反映情况、汇报工作，上级机关不一定作答复；而请示是需要上级机关批复的。例文：

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。病毒的存在和传播，威胁着每个儿童，一旦发病将导致儿童肢体损伤、残疾乃至死亡；未接受免疫的儿童，不仅自己可能受害，而且还会作为传染源危及他人。鉴于该病危害大、传染性强以及“可防不可治”的特点，世界儿童问题首脑会议通过的《儿童生存、保护和发展世界宣言》，把消灭脊髓灰质炎作为继消灭天花后人类限期消灭的第二种传染病，要求各国采取全球性的统一行动。

为实现《９０年代中国儿童发展规划纲要》规定的１９９５年消灭脊髓灰质炎的目标，保护儿童健康，提高人口素质，国家决定开展强化免疫活动。现将有关工作报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接 种率提高，发病率显著下降，取得了可喜成绩。但是，由于我国地域辽阔、人口众多，部分地区计划免疫工作落实不力，目前全国仍有一些地区出现疫情，时有暴发流行。

各级政府要加强领导，将强化免疫工作切实纳入议程，实行目标管理并依据全国实施方案制定本地工作计划，落实经费安排，采取有力措施，认真组织实施。卫生及有关部门要按照各自职责，做好疫苗的生产、储运、供应、发放和指导服务工作。机关、团体、企事业单位和城乡基层组织，要做好所属范围的强化免疫工作，每位家长应主动促使孩子服用疫苗。公众传播媒介要广泛进行宣传，普及知识，增强免疫保护意识，做到家喻户晓，人人参与。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱，在此期间开展强化免疫活动，是能否消灭脊髓灰质炎的关键。为此，决定从现在起至１９９５年１月期间，每年的１２月５日和１月５日，对全国所有４岁以下儿童各加服一次疫苗。各地要按照全国实施方案的要求，统一部署，统一行动，在保证一般对象服用疫苗的同时，重点做好流动、暂住和漏服儿童的服用疫苗工作。

三、各地区要认真做邓疫苗服用的统计、考核、检查、评价和总结工作。各省、自治区、直辖市卫生厅（局）于每年３月１５日以前，将统计报表和工作总结报送卫生部。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

中华人民共和国卫生部

****年*月*日

赏析：这是一篇工作报告。正文开头是事由，交代呈转报告的起因和目的。接着是报告事项，写了三方面的内容，采用条款式写法，脉络分明。先写我国开展免疫工作取得的成绩，然后提出问题。接着写在冬季开展强化免疫工作的原因、具体时间、工作对象、任务要求等。结语用“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行”，点明呈转性报告的目的。全文写法规范，符合格式要求。

3、请示 A．请示概述

请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题，给予答复。

B．请示的类型： 请示有以下几种类型：(a)请求指示的请示

请求上级机关对有关的方针、政策、规定中的难以理解或不明之处，以及在执行过程中需做变通处理的问题或涉及其他机构职权范围的问题给予回复。(b)请求批准的请示

请求上级机关批准编制、机构设置，领导班子组成，干部任免以及经费、工作任务等问题

(c)请求批转的请示

请求上级机关部门对本部门就全局性或普遍性问题所提出的解决办法予以批转各单位执行。

C．请示的特点：（1）事前行文性

请示一定要在工作开始前行文，得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。

（2）请示批复性

请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。

（3）一文一事性

即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。D．请示的结构与写法：

请示的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文和落款五部分组成。

（a）标题

一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由和文种名称构成，如“＊＊市人民政府关于严厉查处行业不正之风的请示”。另一种由事由和文种名称构成，如“关于开展春节拥军优属工作 的请示”。

（b）发文字号

由发文机关代字、发文号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。

（c）主送机关

请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每份请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

（d）正文

请示的正文由请示的缘由、事项和结语三部分组成的。（1）缘由

即请求事项所持的依据、缘由，它是上级机关批复的主要依据，因此，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、有说服力。

（2）事项

即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。事项要具体，所提的要求要有可行性和可操作性。这部分内容要单一，一般只宜请求一件事。如果内容比较复杂，则分条列项写。用语要明确，不能含糊其辞，语气要得体，以便上级机关给予及时批复。

（3）结语

请示用结语表达要求，应另起一段，通常使用“妥（当）否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“以上请示如无不 当，请批转„（各地区、各部门）执行”等惯用语。这是请示结尾必不可少的惯用语。

(e)落款

写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。这一部分位于正文末尾的右下方，末尾要缩进四格。

Ｅ．请示的写作要求

（a）写请示须遵循以下原则，即一文一事；只主送一个主管的领导机关，不能多头主送，也不送领导者个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下，不越级请示；请示上报的同时不抄送下级与同级机关；请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。

（b）两个以上单位联合向上级机关请示时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统一认识，而后会签、印发。

（c）提出请示事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请示的问题提出解决的初步意见与方案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与方案准确切实。

(d)请求批准行政规章的请示，要在正文中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，然后将规章草案作为请示的附件，一并报送。例文：

关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示

***[****]*号

国务院：

随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民自费出国旅游的管理，特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。

附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法

以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。

国家旅局（盖章）

公安部（盖章）

****年*月***日

赏析：这则请求批转的请示结构完整，主体部分内容分三层：一是请示的缘由；二是请求批转的对象；三是请求批转的尾语，符合请示写作的一般要求。

４、批复 Ａ．批复的概述

批复是上级机关答复下级机关的请示事项时使用的公文。先有请示，后有批复。批复是下行文。

Ｂ．批复的分类

批复根据内容、性质的不同，可分为两类：（a）指示性批复

主要是针对方针、政策性性问题进行答复。这一类批复，不仅是对请示机关提出请求事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，都具有普遍性的指导和规范作用。

（b）表态性批复

是对指示事项表示同意或不同意的批复。Ｃ．批复的特点

（a）针对性：批复总是针对来文答复问题，不能另找话题。（b）被动性：批复以下级请示为存在条件，先有请示后有批复。

(c)权威性：批复是答复下级机关请示事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。

Ｄ．批复的结构格式和写法

批复的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款五部分组成。

（a）标题 一般包括批复机关、批复事项和批复文种名称三个部分，如“＊＊县人民政府关于＊＊乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复”；也可只写批复事项及文种两部分，如“关于建立东风电机厂工会委员会的批复”。

(b)发文字号

由发文机关代字、发文号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。

(c)主送机关

即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上，顶格写。批复是有针对性的，所以不可缺少主送单位。

(d)正文

批复的正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。（１）批复引语

批复引语的写作，必须先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司《关于„„的请示》（＊＊［２０＊＊］＊号）收悉”。引述来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示单位一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。接着用“经董事会研究，批复如下”、“经研究，批复如下”等语句过渡。注意不可简单写成“＊＊年＊月＊日的来文收悉”，因为同一天中可能有许多来文，究竟是哪份文件，不明确。

（２）批复事项

这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指 示，做到态度鲜明，语言简明，绝不能模棱两可，含糊其辞，以免下级无所适从。

一般来说，对常规事项、例行工作的批复，特别是同意有关请示的批复，不必阐述批复理由，表明态度即可。如不同意请示事项，或对下级机关要求的支持和帮助难以满足，则除在批复中表明态度外，一般还需要说明理由，以便对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。

（３）批复结语

一般在正文末尾写上“此复”、“特此批复”等惯用语。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求，如“此复，希执行”等。

(e)落款

写上发文单位名称和成文时间，并盖公章。这一部分位于正文末尾的右下方，末尾要缩进四格。

Ｅ．批复的写作要求

（Ａ）一个批复针对一份请示。有时数个下级联合请示同一件事，经研究后，应分给别各个下级机关行文批复。

（Ｂ）收到请示必须予以及时答复，以免贻误下级机关的工作

（Ｃ）批复问题应持慎重态度，加强调查研究与磋商，而不宜轻率定夺。有的批复如需要其它所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在文件公报上刊登。例文：

关于山东省设立蓬莱市的批复

民字[2008]74号

山东省人民政府：

你省2007年12月20日《关于撤销蓬莱县设立蓬莱市的请示》（**[2007]50号）收悉。经国务院批准，同意撤销蓬莱县，设立蓬莱市（县级），以原蓬莱县的行政区域为蓬莱市的行政区域，不增加机构和人员编制，由省直辖。

民政部 ****年*月*日

赏析：这是一份表态性批复。正文先引发文标题和字号，便于收文者明确这是自己哪篇请示的批复。然后明确表示对该请示的态度，并且对设市的原则作了指示，便于下级机关执行。

5、函 A．函的概述

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。

Ｂ．函的特点 函具有以下几个特点：（a）使用广泛性

函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位 均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛使用函。

(b)行文多向性

函可以上行、下行，但大多数函为平行文。(c)用语谦敬性

不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。

Ｃ．函的种类 常用的函有：

（a）商洽函：是不相隶属相关之间商洽工作的函；(b)询问函：是向有关机关询问情况的函；(c)答复函：是针对询问函而制发的函；

(d)请批函：向业务主管部门或对口管理部门请示批准事项；(e)知照函：向有关单位告知某些事项。Ｄ．函的格式与写法

函的结构一般由标题、发文字号、主送机关、正文和落款五部分组成。

（a）标题

标题有三种写法；一是由发文机关、事由和文种组成，如《重庆市＊＊学校关于申请困难学生生活补助的函》；二是事由和文种组成，由于有些公函是套红印发的，红头部分已经发文机关的名称，在标题中就只有事由和文种两个要素，如《关于商请增加

学生艺术节表演节目的函》；三是发文机关和文种组成，比较少见。如《中华人民共和国交通部函》；如果是答复性函，标题中应有所体现，如《关于＊＊＊问题的复函》。

(b)发文字号

由发文机关代字、发文号和发文顺序号三部分构成。写在标题之下正中位置。

(c)主送机关

即受文并办理来函事项的机关单位，复函的主送机关是来函的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后有冒号；

(d)正文

正文结构由开头、主体、结语三部分组成。

(1)发函缘由。这是函的开头部分，主要交代去函或复函的依据、理由或原因。不同类型的公函发函缘由有所不同。如果是发函，主要是主动向对方询问、商洽、请批事项，在开头可直接写了函缘由、目的。如果是复函，开头要先引述对方来函的标题或发文字号和日期等，如“＊＊＊＊年＊月＊日函收到”，或以文号概括来函基本情况，如“＊＊发［２０＊＊］＊号涵悉”，然后用“经研究，函复如下”、“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文对来函所询问问题或商洽工作的答复，以表示对来函的尊重和支持以及已方的责任态度。

(2)事项。这一部分是函的主体和核心部分。需要注意的是询问、商洽或请批的内容要写得具体、清楚，行文要直陈其事，一

文一事，便于对方答复；答复函要针对来函的问题做出明确的表态，批准性批复，要明确说明同意或不同意某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项等。

(3)结束语。这是函的结尾部分，根据内容的需要，可有不同的表达，中心目的是向对方提出希望、要求或重申致函的目的，表明自己的态度。要根据函询、函商或函复的事项，选择运用不同的惯用语，如“特此函询（商）”、“特此函达，即请复函”、“盼复”、“此复”、“特此函复”、“特此函告”等。

(e)落款

用全称或规范化简称写发文机关。日期也要写全，并加盖公章。

Ｅ．函的写作要求（a）开门见山，直奔主题

无论去函还是复函，都不要拐弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

(b)一事一函，简洁明了

函一般都比较简短，一份函围绕一件事情，内容单一，语言要简洁明了，便于对方回复。

(c)语言规范，表述得体

体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，33 则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统，犹豫不定。例文一：

广州*局销售公司请求批准函 *局销办函 [1996] 5号

广州*局：

我销售公司从去年十月成立以来，国内务活动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印，为便于工作，我们拟购买一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州*局销售公司（盖章）****年*月*日

赏析：这是一份请求批准的函。局和公司是两个性质不同的单位（一个是机关，一个是企业），是不相隶属的机关，所以用函的形式。正文部分先阐明去函的原因和目的、然后提出具体的请求事项，最后用请求批准函的规范式语句“可否，请批复”作结语。这份函结构紧凑，内容完整。

例文二：

*市人民政府办公厅关于临时工、合同工

能否执罚问题请示的复函 市政办函 [1996] 40号

*市容环境卫生管理局：

你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。现复函如下：

《中华人民共和国行政处罚法》于1996年10月1日起执行。该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。按照行政处罚法和国务院《关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知》，从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。„„

你局应按照上述精神，对全市市容卫生执罚人员进行清理，理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施，促进市容卫生管理工作。

特此函复

*市人民政府 ****年*月*日

赏析：这是一份复函。由于*市人民政府与*市容环境卫生管理局是不相隶属的机关，因此，只能以函的形式答复*市容环境卫生管理局的请示，并在复函中注明回复的依据，然后表明态度“从今年10月1日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作。”态度明朗、依据清楚，回复意见具体，有鲜明的针对性，结构也规范，值得我们学习。