法务在公司上市工作中的作用

第一篇：法务在公司上市工作中的作用

法务在公司上市工作中的作用

其实在很多企业中，对内部律师的作用认识还只停留在一个初步基础上，当然，这也与某些法务人员的职业水准给企业领导人带来错位认识有关。我现在不谈企业法务工作的重要性和必须性，以及所能给企业创造的价值，仅就企业内部法务在上市工作中浅谈。仅为抛砖引玉。

归纳起来，内部律师在上市的作用主要是两个方面： 一是配合外部律师，二是规范内部行为。这两个方面是相辅相成的。内部律师优势：一是与外部律师有共同职业语言和认同；二是熟悉企业内部环境，更知道领导者需要什么。

IPO是一个极为复杂的系统工程，起领军作用的投行（券商），与券商配合的是三种工具型人才，律师、会计师、评估师，亦即俗称的“三师一商”。在企业上市的整个过程，以及上市成功后的有序运行，都离不开律师。每次“三会”，甚至每次重大的交易都要有律师的意见。在上市材料报到证监会发行部进行预审，而2名预审员中一名是律师。在证监会上市公司稽核部，每个小组有一个律师。可以说，在公司上市及上市后运作中每一个环节都有律师的身影。这就要求以“专业对专业”。

企业上市，业内笑谈为“脱光了衣服跳舞”，虽有不雅，但很贴切，企业上市的过程，尤其是要吸引领袖型、品牌型的投行来参与，说白了就是“请人家来跳舞”，但跳舞之前先要把舞台搭好，而且要搭的很美，让投资者有信心。这里面就牵涉到很多的问题，而有一个

完善的法务管理体系也是机构所看重的，有一个有力的法务团队会事半功倍。

一、尽职调查

不管是以什么样的形式去公募融资，是IPO,REITs，还是CMBS，都离不开律师的尽职调查，这是每一个项目进入实质性谈判前必须要做的工作，要想完全顺利通过尽职调查，并在最短的时间内进行调整，需要做好大量先前的基础性工作，包括企业的合同管理。

1、提高工作效率，节省工作时间。律师往往在调查时会发一个清单，调查清单内容很细，很杂，有的是一般人想不到，也想不通的问题，但却往往却是律师最想知道的。而公司内部人员如何去理解执行这个清单，并按照要求去收集相关材料，这时内部律师就会起到很大的作用。

有过参与尽职调查经历的内部律师，就能很快领会调查机构的意图，特别是专业的法律术语和要求，而一般人员是难以做到的，内部律师却能很快找到需要提供的材料，这样能节省打量的工作时间。

2、披露信息的恰当性。尽职调查，就涉及到披露信息，也就是行内人说的“脱光了衣服给人看”，但是信息披露到什么程度恰到好处，这是内部律师要考虑衡量的问题。有些涉及商业秘密的，有些可能有瑕疵的，可能暂时就不能披露，或者说要更巧妙的披露。

3、对公司进行包装美化。为什么有些本不被看好的公司上市后市盈率会很高，有一个重要的原因就是包装，要有题材，这其中也是需要有相关经历的内部律师来完成的。比如，我现在集团下属企业“祥

盛纺织公司”属于纺织类企业，属于比较传统的企业，如果上市将难以吸引投资者，就套用为当前比较流行的科技概念，改名“祥盛科技”，并利用其在对欧盟反倾销中的胜诉来做文章。

4、处理瑕疵问题。有些问题是前后矛盾的，如何来更好的处理这个矛盾。一般外部律师遇到问题是不会给你比较明确的解决方案的，只要求你提供相关的证明合法性的材料，这也是中介机构的职业道德，尤其是现在对中介机构虚假出报告的处罚力度加大的背景下，中介机构一般是不会去担当此不必要的风险的。比如，在华润玻璃重组中，有一个重组的企业是收购国有股权进行并购的，但并没有经过相关的规定程序，如何来巧妙补救是需要内部律师完成的，我们先后提供几套文件，但都没有得到调查律师的认可，最终，我们通过诉讼的方式，通过法院将股权的收购行为合法化确认。

在我本人参与的尽职调查中，不管是在原来的公司被外来律师调查，如2005年国际金融公司（IFC）委托北京中伦金通律师事务所的尽职调查，2006年中外运集团资产委托北京天元律师事务所的尽职调查等，还是现在就职的公司因对外投资需要，我带队进行的几次法律尽职调查，如对吉林长春实业投资集团股转调查，在其中深有感触，凡是公司内部有律师的，内部律师作为公司员工的一个部分，更清楚公司的实际状况，也有共同的职业素养，基本调查的都比较顺利，配合比较默契。

二、资产重组，股份制改造

一般在尽职调查完结后，如果符合上市的基本要件就会按照上市的要求和融资的需要进行重组和股份制改造。这里也需要公司内部有

专业的部门相配合，比如我们在华尔润集团时，是由资本经营部牵头，成立重组办，重组办分为两个组，一个财务组，一个是法律组，我负责法律组。在祥盛公司时，集团成立上市工作小组，我作为成员之一。

内部律师参与资产重组方案的拟定，有利于上市公司依法重组，使资产重组从一开始就沿着法制的轨道运行。如在资产置换方案的策划、拟定过程中，内部律师可以就上市公司及上市公司的交易对方，被置换资产的基本情况，资产置换安排、作价方法、债务安排、房地产所有权、知识产权等权属处理以及上市公司高级管理人员的安排等问题进行充分必要的法律可行性分析、判断，从中协助上市公司设计、筹划资产置换的最佳方案，其发挥作用的重要原因是内部律师不但精通法律，更了解公司的需求。

三、法人治理

一个完善的、运作正常的法人治理结构是企业上市必须的。我在以前的工作中，在重组引进境外机构投资者的过程中，仅仅因为在法律评估中认为企业法人治理结构不完善的而遭否决的例子，给我留下了极为深刻的印象。当然，这是比较极端的，而且法人治理问题也是现在民企的一个通病。企业法人治理结构的完善，最起码的要求就是完善“三会一层”，按规定办事，要想做好这项工作，虽然在其中外部律师的作用不可或缺，而且占主导地位，但具体事项的完成却完全是内外结合完成，需要公司内部律师的参与的。特别是“三会一层”工作文件的规范性对公司上市前的文件审查、上市后的规范运作、文件公布有着非常重要的作用。

四、公司公报、信息披露

在企业成功上市后，每一次企业的动作都要进行对外披露，也许管理层认为是很微不足道的事情。比如我们近期联合一家上市公司一起申购某上市证券公司的定向增发的股份，在到了实质性谈判后认为股价偏高，放弃申购，这在一般管理层认为是很正常的事情，但按照规定却需要披露，结果也是披露了。

因此，对那些事情需要披露，披露到何种程度，在什么场合讲什么话，这其实是律师对证券规定理解认识的专业问题，一般的人员是无法厘清的，如果该披露没有披露就会对上市公司造成重大不利影响。因此，现在很多上市公司董事会秘书正由传统的MBA来担任转向由公司内部律师担任，是有其深刻因由的。

上市后，“三会一层”规范运作需要律师来指导，律师因为其职业特性，往往比一般人员更注重风险的控制，用语的规范与逻辑，程序的正当，这是一般专业人士不能完成的，以上只是简要的谈谈内部律师的一些在上市公司的工作，其实内部律师在上市中的工作远不止这些，不可能尽数详举，总之，有需要法律服务的地方，就需要内部律师的参与。

结语

当然，一个企业也可以不需要内部律师也能完成这些工作，而由其他人员来完成，但我们也应该看到，越来越多的企业在重视内部律师的作用，并且设立专职的法务部门，这应该并不仅仅是为了追赶潮流！以我多年从事法务管理工作的经历得知，内部律师在作用的发挥取决于管理层的态度！

第二篇：法务部门在合同管理工作中的职责

法务部门在合同管理工作中的职责

合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。

当前，许多企业法务部门在合同管理工作中的处境尴尬，主要体现为：首先，无法介入日常业务和管理活动，合同管理工作没有计划性，找不到预防的有效途径。其次，被业务部门视为绊脚石，业务部门订立合同不重视法律问题。因此，法务部门必须对自己在合同管理工作中的职责作合理的定位，法务部门的具体职责为：

1.参与合同的谈判、起草、审查和审批，规范合同文本。

各个部门草拟的合同可能只从本部门的利益出发，对合同条款及法律风险的考虑可能不够全面和仔细，因此，合同签订前应将相关合同提交法务部门评审并对相关条款予以修正或补充。对于重大合同，法务部门可咨询外聘律师予以审核、修订。

2.制定示范合同文本库

为了便于业务操作，法务部门应根据本企业情况组织拟订常用合同示范文本，建立合同范本库，并负责合同示范文本的管理工作。为了最大限度的规避法律风险，可聘请外部律师为本企业量身打造出一套适合本企业情况的合同范本。

3.定期对合同履行、变更、解除等情况进行监督检查

合同履行过程完全顺顺利利、当事人之间毫无不同意见可能只是一种理想状态。利益的不同与冲突使合同履行过程中容易产生争议，法务部门应与业务人员一道，订好解决纠纷的各类具体协议并参与、监督这种救济性协议或合同的实际履行情况，实现妥善解决纠纷的合同管理目标。

4.处理合同纠纷

出现合同纠纷后，如果不具备协商或调解的可能，法务部门需单独或聘请外部律师代表公司参与调解、仲裁或诉讼活动，以便最大限度的维护公司的合法权益。

友为合同管理系统以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的 5 大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。友为合同管理系统功能以“合同”为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。

根据现代企业合同管理的应用特点及管理瓶颈，友为合同管理系统在NFS平台上，构建合同管理组织流程体系，对合同进行体系化、动态化、全流程地管理，更加及时和准确地防范企业的法律风险，使得企业在规范合作管理的同时，且规避合同执行中可能出现的问题及法律风险，从合同管理中实现企业利益的最大化。

企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以合同管理是企业经营管理的重要制度之一。合同管理企业对合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。只有实施有效的管理把好合同关，才能维护公司的良好信誉、合理规避市场风险、保证顺利实现预定的经营目标，进而促进公司事业不断发展和完善。

第三篇：浅谈秘书在管理工作中的作用

浅谈秘书在管理工作中的作用

前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从它的作用和意义层面上来讲的。要做好秘书工作，并非一件易事，这其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰明确的辨别力。但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧。处理好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用。

关键词：秘书 管理工作 桥梁作用 关键职位

一、秘书的含义

自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、智囊等。

1、文牍

宋代词人苏轼的《上初即位论治道》之二中说道：“而尚书诸曹，文牍繁重，穷日之力，书纸尾不暇，此皆苛察之过也。”文中提到的“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的《黑猫》中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人。而现在文牍这个称谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记号。

2、文书

与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就是指从事公文、书信工作的人员。直到现在，文书这个称谓还在使用，它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分析整理能力。

3、参谋

唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划。清末，军、政、师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用的，也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的讨论。

4、智囊

同样，跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出谋划策的人。现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，处事泰然。仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内容和职责要务。时代变迁，统治方式也不尽相同。因此，在一定时期内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的。但总体来说，有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务。

二、秘书工作在领导决策中的作用

秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导，接受指示，服从命令，完成任务。同时也体现出它的重要性，以及不可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐，但又不可懈怠，所以它的重要作用也是不可小觑的。

1、参谋、助手作用

作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的。怎么使这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋了。所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的。工作思路，事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合，做到互不冲突，并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行。

2、提供信息的作用

秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，迅速准确地输出信息，提供服务。及时准确地提供信息，既节省了工作时间，有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。

3、协调作用

协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。

时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万缕的复杂关系面前，领导要及时解决这些问题，就十分需要一座桥来权衡了。秘书的协调作用要从矛盾双方入手，分析掌握情况，看清矛盾着的双方与自己的关系，也给自己定定位。首先要顾全大局，权衡矛盾的轻重缓急，其次还要做到原则性与灵活性的统一，既不违背上级领导的意愿，也不过分迁就不合理的要求和观点。处理好矛盾双方的关系，做好沟通工作，不仅缓和了工作氛围，提高工作效率，同时也能体现出一个优秀秘书的素质修养。

4、耳目作用

耳目，顾名思义，就是要做领导的耳朵和眼睛。当然不是去监督领导的言行，而是要求秘书人员具有灵敏的应变能力和精确的分析能力。在领导的决策过程中，若有不妥或不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正，以免出现不必要的错误和问题。秘书工作的耳目作用，体现出秘书人员丰富的知识储备和敏锐的思维。同时也是一个卓越领导背后的重要支撑力量。

三、秘书与上下级的关系

秘书人员在办公室主要起到桥梁纽带的作用，负责上下级、内外部门的沟通，同时还是领导工作上的参谋和助手。要处理这么多层关系，秘书所要具备的能力也就更加严格具体了。

1、对上级服从，但不盲从。

领导的工作就是制定方针计策，然后向秘书传达并命其执行。而秘书的工作就是听从指示，服从安排，完成任务。然而一个称职的秘书人员，在接受到一条指示命令后，若发现其中有不妥之处，定会认真分析，及时了解领导的想法和思维，并适时与领导协商调解，而不是为了不得罪领导而盲目听从执行。虽然秘书和领导是上下级关系，分工不同，职位不同，但没有贵贱之分，因此，处理好与上级领导的关系，既能提高工作效率，有可以增加领导的信任。

2、同下属和谐相处，共同提高

在执行上传下达任务的过程中，秘书需要与各个部门的人员沟通和交流。在与各部门人员相处时，尤其是跟下设部门的工作人员。尽量放低自己的身份，以平视的目光注视每个人，不要依靠自己的领导来压迫或排挤他们。能够及时发现他们的困难并及时给予帮助和支持，良好的人际关系能够帮助自己扩展人脉，提高办事效率。

3、与同事和气共事，公平竞争

在同一个部门，水平相当，年龄相仿的年轻工作人员之间，难免会出现很多矛盾和争端。随着市场竞争日趋激烈，职场当然也避免不了暗中的斗争。面对这些，秘书人员就要体现出专业的职业素养。面对诋毁、暗刀伤人，无论什么情况，都要使自己的头脑保持清醒、镇定，反省自己的工作是否有不当之处。以防招致不必要的误会，要及时跟对方沟通调解，并在今后的工作中不断提升完善自己。避免此类事件重蹈覆辙。

四、秘书人员所需的职业素质

现代秘书不比从前，它是一个综合性的工作职位，所以对秘书从业人员的素质和修养要求越来越高。要成为一名优秀出色的秘书，就要不断提升自己，完善自己，使自己变得多面、博学、有见识。主要有一下几个方面：

1、扎实的文字功底

秘书作为领导的助手，主要是完成一些辅助性的工作。主要有记录抄写新闻消息，起草文稿，登记来访人员的信息记录，领导的会议记录等，这些都需要秘书具有一定的文字驾驭能力和分析能力。在起草文稿时，根据领导所给出的题目，秘书能够快速掌握领导的意愿拟定提纲，并及时搜集查阅相关资料。将这些零散的信息汇总整合，在既定的时间内拿给领导做批阅。这整个流程，都需要秘书人员具有非常扎实文字撰写能力，才能够在规定的时间内完成符合领导口味的文书。扎实的文字功底是秘书人员所需具备的最基本的一项技能。

2、敏锐的政治头脑

在行政部门工作，大部分内容都是涉及到政治的。秘书工作中的方方面面，都带有很强的政治性，在工作中，要时刻保持清醒的头脑，以最好的状态投入工作当中。因为一个部门的政治主张、部门形象、以及本部门人员的切身利益都会从秘书的工作中体现出来。所以，要关注政治时事问题，培养自己站在政治的角度看待、分析、解决问题的能力，要保持立场坚定，旗帜鲜明，不做墙头草。提高自己的政治理论修养。

3、灵活的应变能力

秘书工作大多都很繁琐复杂，既要协助领导决策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一细心做好。所以秘书人员就要有灵活的头脑和干练有效的办事能力。在工作中，难免会遇到棘手的事儿，要做到两不耽误，就得沉着冷静下来，不慌乱，尤其是在遇到突发事件时，要知道分清轻重缓急，抓住重点，恰当合理、有条不紊地解决好问题。

4、务实的工作作风

秘书工作复杂枯燥，在这个岗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞，任劳任怨。付出的辛苦不一定能得到补偿和回报，但是要始终保持一种向上的心态，将热情和活力注入到工作中去，服务社会。同时，要看得到他人的优点，从而发现自己的不足，取长补短，扬长避短。给自己适当的定位，树立信心，当然也不能高人一等，坚持正确的价值导向，发掘自己的奉献精神，从而实现自己的价值。秘书工作能否做好，取决于是否能够在岗位上发挥作为秘书应该具备的能力和作用。秘书受人管理，同时也在管理其他人和事，作为桥梁和纽带，秘书人员的工作在整个人事管理过程中就显得尤为重要。所以，每个优秀的领导背后，总有那么一个出色的秘书。

第四篇：沟通在护理工作中的作用

心理沟通不仅是当前社会管理、行政管理、经济管理中的一门重要课题，也是医疗护理中的一项重要工作，且日益重要。护患之间的沟通，其实只是人与人之间的心理沟通过程。能否准确地把握心理沟通的心理特点，运用心理沟通的方法、技巧，明确心理沟通对护理人员的基本要求，是做好护理工作的重要环节。根据本人多年的护理经验，现就护理工作中的护患之间如何开展

心理沟通谈一些体会。

1、心理沟通要把握病人的心理特点。心理沟通是医护人员设身处地考虑病人的心理需求和行为表现的一种思维形式，它能促进沟通的主客体达到心理上的平衡，其旨在于培养人的感情，增加病人的理智，谋求医疗上的默契配合，达到最好的医疗效果。医院的病患来自社会的各个阶层，有工、农、兵、学、商还有行政公务人员和无业者等，其社会职业、地位、民族、信仰、生活、习惯、文化不同，所患疾病不同，年龄、性别和性格也不尽相同，其心理特点都有明显的差异，这就需要我们护理人员熟悉和掌握，才能更好地把握沟通的方法和尺度，对症下药。下面根据病人常见的类型作一个简单的分析：1?

1、根据病人的病情，可划分为病重患者和小病患者两种类型。前者，病情危重，复杂多变，病人及其家属心理压力大，心情焦虑、紧张、恐惧。病人预感到病情对自己构成死亡的威胁，对前途产生怀疑，失去信心，情绪变得异常恐惧，对医护人中的一举一动都特别留意，害怕在医治时稍微“松懈”不慎而突然死去。对此，如果护患之间心理沟通不好，可能贻误医疗最佳时机，这样就要求我们的医护人员必须尽快与病人或其家属沟通，多用安慰的语言安慰他们，鼓励他们战胜疾病。另外，还要尽可能在生活和有关方面帮助他们。后者，心理压力小，但往往容易忽视，对小病抱着无所谓的态度，故有的造成久而不愈，甚至小病酿成大病。对此，我们对不遵医嘱的病人要有针对性地进行沟通，多给他们宣传医疗卫生知识，详细为他们解释小病不尽快治愈的严重后果等。1?

2、根据病人的性格特点，可分为情绪稳定型和不稳定型，乐观型和悲观型。情绪稳定的病人心理素质比较好，较容易沟通，能尽快配合治疗，不易发脾气；情绪不稳定的病人，容易发脾气，有的常为小事计较，生气发火，影响病情的治疗。思想乐观的病人，比较容易沟通，其心胸开阔，常怀这样心情的病人，对病有较好的促进作用；思想悲观的病人，情绪低落，常闷闷不乐，不爱说话，表情淡漠，严重影响病情的治疗。以上情绪不稳和悲观的病人，比较难以心理沟通，但恰恰这样的病患尤其需要护理人员的心灵沟通，他们大多生性比较敏感，自尊心强。与他们接触时，首先要尊重他们，理解他们，特别是在交谈时，要注意语言的用词，语气要缓和，语调要低，用关爱的语言，用白衣天使的爱心打开他们的心灵之窗，对病情的治疗有重要的促进作用。此外，还有很多不同类型的病患者，如老人病患者和小孩病患者，男性患者与女性患者等等，其心理特征和性格脾气也有所不同，千差万别，但无不受各自心理规律的制约。因此，心理沟通时只要努力准确地抓住病患者的心理特征和活动规律，就能收到事半功倍的效果。

2、心理沟通要掌握必要的方式方法。沟通可分为语言沟通和非语言沟通、直接沟通和间接沟通。2?

1、语言沟通是指护患之间的交谈，包括交谈的语言、语气和语调。首先与病人的交谈要以文明礼貌的语言为原则，在交谈中多用谦词和安慰、鼓励的语言，切忌居高临下的态势、语言生硬；其次在为病人护理时，要多采用商量的语气，避免用命令式的语言强加于人，令病人反感；再次是应针对谈语的内容，对病人提出的各种问题用婉转的语调，对病人不合理要求要委婉拒之，耐心解释和疏导。总之，护士要努力培养自己的语言能力，恰到好处地运用语言这项工具，在与病人的接触中，润物细无声在促进护患之间的心理沟通，从而达到增进病人身心健康，促进身心共治的目的。2?

2、非语言沟通主要是指护理人员的行为，包括仪表、仪态和表情。表现在对病人的礼貌，对病人的应有尊重等方面。病人在住院期间与护士接触的频率高，时间长，护士的一举一动，一言一行都至关重要，言谈举止中稍有不慎都有可能会引起病人的不满情绪。因此，护士不仅要努力提高护理技术水平，还要在工作中不断加强自身的修养，做到语言美、行为美，仪表和仪态优雅，对待病人和蔼可亲，有亲和力，使病人愿意接近你，想跟你诉说心中的问题，从而达到心理的沟通。2?

3、直接沟通就是护患之间面对面接触，不仅仅是语言交流，而且还有表情和动作的表达。在直接接触中，医护人员将病情、治疗方案和注意事项直接告诉病人，便于互相迅速融通，这样有利于病人的治疗，收效较快。医护人员在与病人的直接接触中，要真诚地为病人所想，为病人所急，给病人及时有效的帮助，这样往往能迅速达到沟通的预期目的。2?

4、间接沟通对于危重病人的治疗具有很重要的作用。首先要及时与病人的家属沟通信息交流。由于危重病人及家属心理压力大，所以要尽快向家属通报病情，使他们做好思想心理准备，减少

心理压力。在这个时候，护士要积极主动地与病人家属通报病人的医疗进展情况，了解病人的有关情况，特别要耐心倾听病人家属的诉说，理解他们的担忧和痛苦，并给予深情地安慰；同时，对病人家属表现出的负面情绪表示理解，分担他们的心理压力，使病人家属感到尊重和被关心。其次建立与病人家属的联系。不仅要向病人家属通报病情，而且要向他们通报医疗费用情况

和用药情况，以及必要的化验检查情况等。病人家属不明白，要耐心地解释，以达到彼此间的有效沟通，心灵的共鸣，这样对病人的治疗有很大的促进作用。

3、心理沟通护士的基本要求。护士在医疗工作中具有重要的地位，病人住院期间有大部分时间是与护士进行交往，护士在每日护理工作中为病人做各种护理，检查治疗等，无时不涉及到与病人的心理沟通问题。因此，要搞好护患之间的心理沟通，从护患之间心理沟通的主体――护士来说，必须具备以下基本素质：3?

1、道德素质。德是做人做事的根本，是人的综合素质的核心。医务人员肩负救死扶伤的重任，首先必须具备崇高的思想道德，高度的责任心、强烈的事业心和献身精神；其次要在工作中以病人为中心，为病人所想，为病人所急，无论病人贵贱高低一视同仁，用爱心去关爱所有病人。3?

2、专业素质。这是本职工作的基础，是看家本领，必须过硬，且要与时俱进，刻苦钻研，全面掌握业务理论水平和实际操作技术。3?

3、职业素质。首先要有一个好的健康的身体；其次要树立职业理想，行为规范，作风严谨；再次要多方面提高自身的能力，包括语言能力，观察能力，独立思考和解决问题的能力等。只有这样，才能得到病人的普遍欢迎和尊敬，才能在工作中取得优秀的成绩。3?

4、心理素质。首先要掌握好过硬的心理学知识；其次努力培养良好的心理结构，即：兴趣、情绪、意志、性格等，否则，自身心理素质不好，谈何与病人心理沟通。心理学研究表明，人是情感和理智的结合，感情建立了，护患两者在医疗上配合一定比较默契。另外，在医院天天面对疾病缠身的各种患者，要求护理人员要具备比一般人更强的心理承受能力和心理自我调节能力。综上所述，护患心理沟通是一门特殊的艺术，是护士综合素质的体现。护士不仅要精通业务知识和技术，还要尽可能多地掌握社会科学知识和自然科学知识，这样才能更有效地与病人心理沟通，达到提高护理质量的目的。市慢性病防治医院傅青

第五篇：办公自动化在秘书工作中的作用

摘要

办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。“办公自动化”的概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其它问题，从而不断提高工作效率。本论文将通过介绍秘书工作、办公自动化知识以及秘书工作与办公自动化的关系等几个方面，对办公自动化在秘书工作中的作用提出了自己的看法。

关键词： 办公自动化秘书工作文字管理档案管理信息管理

Abstract

In the face of an increasingly competitive social environment, secretarial work in traditional, hand-office mode, can not adapt to modern social development.To this end, we introduce the “office automation” concept, and applied to the work being secretary to Secretary of the personnel from the tedious daily work out of them, saving time to consider other issues at work, so as to continuously improve work efficiency.This article introduces the secretarial work, office automation, knowledge, and secretarial work and office automation aspects of the relationship between, on the office automation work in the role of the Secretary put forward their views.Key words:Secretary office automationinformation managementfile management text management

前言

办公自动化，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化由70年代未80年代初在我国的提出，到现在已有了近二十年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。社会的竞争日益激烈,信息的搜集与利用显的越来越重要,如何作好信息化社会大环境中的秘书工作,如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用,已经成为一个不可争议的话题。办公自动化的导入,使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来,有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情,从而提高了工作效率。本论文将围绕现代秘书在“办公自动化”环境中,如何更好的提高工作效率展开讨论。

目录

前言 ···························································································································· I

第一章 办公自动化概述 ························································································· 3

第一节办公自动化的概念、特征、内容................3

第二节办公自动化的功能与作用.....................3

第二章 办公自动化与秘书工作的关系 ································································· 3

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容..............3

一、文字管理工作 ················································································································ 3

二、信息管理工作 ················································································································ 3

三、档案管理工作 ················································································································ 4

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征....................4

一、高效率的秘书工作 ········································································································ 4

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变 ································································ 4

三、自动化的秘书工作 ········································································································ 4

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用··························································· 5

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化...................5

一、处理情报信息方面的变化 ···························································································· 5

二、处理各种统计数据方面的变化 ···················································································· 5

三、在办理会务工作方面的变化 ························································································ 5

第二节极大地提高秘书工作效率.....................5

一、会务工作方面 ················································································································ 5

二、处理信息方面 ················································································································ 5

第三节促进秘书工作职能的扩展.....................6

一、领导工作中的需要 ········································································································ 6

二、秘书工作的可能性 ········································································································ 6

第四节使秘书的服务意识得到更新.................6

一、秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘 ············································ 6

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建 ············································ 7

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓 ············································ 7 参考文献 ······················································································································· 7 致谢 ························································································· 错误！未定义书签。

办公自动化概述

第一节办公自动化的概念、特征、内容

办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

第二节办公自动化的功能与作用

一是内部通信简捷化。建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。四是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。五是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。六是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

第二章 办公自动化与秘书工作的关系

第一节秘书在办公自动化环境中的主要工作内容

一、文字管理工作

在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如有关文件、信函、报表、决议和命令、文稿、统计资料、数据、政策、规章制度等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。

二、信息管理工作

秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。

秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而推动利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。可以通过计算机采集国内外的各种新闻热点信息，在实现信息联网的同时，还可以实现个人与社会，企事业单位与企事业单位之间的资源共享。

三、档案管理工作

在办公自动化环境中，秘书对档案管理的工作表现在整理，保管和保密上。

秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；确定的标识全宗名；划分全宗群；进行编号和排列。

秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作，在确保档案完整的基础上，还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是，秘书人员在保管档案时要做到以下几点：掌握好库房温度；保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况；防止磁场的干扰；防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面，秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

第二节 秘书工作在办公自动化环境中的特征

一、高效率的秘书工作

信息时代的到来，为信息的采集、传输、处理提出了新的要求。秘书人员的工作效率要想提高，只有引进高科技。当代的社会现状，计算机技术、信息技术、通信技术迅猛发展并紧密结合，为提高工作效率，改善办公管理提供了条件。同时，中文处理技术、信息系统技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工智能技术、管理方法学和行为科学的发展，也为秘书工作提供了许多便利。正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。

二、秘书工作中的“体力”向“脑力”的转变

秘书工作未实行自动化时，只是简单、重复、机械的体力劳动，所需动脑的也只是简单的，常人所有的思维活动，基本不需要高难度复杂的思维活动，基本上全是“体力劳动”。随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。这时人们为追求更高的效率，以省出时间去考虑其它事。从而人们就需要动脑考虑有关软件的升级，开发、引进新的设备。如何才能有效的进行工作？这就需要大量的，复杂的基于简单思维的基础上的高难度思维工作。从而工作就逐渐转变到脑力的使用上，秘书人员的实质也随之发生了变化，从繁重的体力劳动中脱离出来后，带来了思维的高度开发，思维能力由此变活跃，有更多的时间向领导提建议，由“助手”变成“参谋”，自此带来了质的飞跃，这都是秘书由“体力劳动”向“脑力劳动”带来的影响。

三、自动化的秘书工作

自动化秘书工作体现在办公自动化大环境中，就是秘书工作基本任务的根本改变。随着科学技术的高度发展，某些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督、照看的作用。例如：现代机器人有待取代哟写经常性的、无聊的、单调的工作，这是自动化的典范。

这里强调的是自动化的秘书工作，但是再自动化，也离不开作为主体的人，人是秘书工作中最重要的一部分。自动化的秘书公作主要还是秘书人员的职能自动化。在某种程度上讲，这不只是软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程。自动的去工作，自动的去思考，在工作中始终体现出自动，即用一种积极的、主动的、热情的心态去面对自己的本职工作，充分发挥主观能动性，这是自动化秘书工作的一种至高境界。

第三章办公自动化对秘书工作产生的作用

第一节促进秘书工作产生“革命性”变化

在秘书工作中引进计算机技术和一系列办公自动化设备，所带来的效果是“革命性”的，它使传统的抄抄写写式的秘书工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

一、处理情报信息方面的变化。

在自动化程度较高的办公室，秘书人员不必离开工作岗位。即能从计算机档案中调阅所需情报资料。阅读投放在电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发表的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。

二、处理各种统计数据方面的变化。

在上报各种统计分析表时，可以直接利用计算机提供的数据，进行有效地科学分析，并利用传真迅速上报，达到快速、准确、方便的目的。

三、在办理会务工作方面的变化。

传统的办会往往在一个特定的地方，如会议室、办公室或其他某个特定的会议场所。随着网络的发展，各种通讯技术的运用，使会议不局限在某一地方，扩大了会议的场所。如网络会议的产生，使与会人员足不出户，就能参与会议的整个过程，通过电视会议系统，不出差即可召开地区性或更大范围的会议。使用移动通信和电传呼，可以使秘书随时同外出的领导和工作人员保持联系，大大减少出差人员和出差费用，极大地改变了秘书的工作方式。秘书的工作方式虽然发生了重大的变化，但并不代表一些具体秘书工作中的规范处理程序的变化。由于公文办理、档案管理等工作有传统的规范程序，例如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节。即使在办公自动化环境下仍要保持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。综上所述，使秘书人员避免了在领导、同事与部分之间的穿梭，人与人面对面的接触大为减少，纯手工操作的成分大大降低，秘书工作方式发生了重大变化。

第二节极大地提高秘书工作效率

一、会务工作方面

会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需2—3分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，并能及时修改和删除。

二、处理信息方面

网络的发展，使信息和资源由整个机构共享，使众多人员能够一起处理项目。互联网不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给我们打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分利用互联网获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，影响使用，现在通过internet 之后，这些都可以在internet 上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，不仅克服了传统的手工方法和原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决。更重要的是，秘书人员通过网络接触到了比过去更多的信息，掌握了大量情况。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步扩展，这就使得他们有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

第三节促进秘书工作职能的扩展

传统的秘书工作主要是办文、办会、办事三个方面的内容。具体来说主要有文书工作、档案工作、会务工作、信息工作、信访工作、保密工作、督查工作、接待工作等等。随着网络的发展，使秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的工作模式，工作的内容不仅仅是以上所说几点，凡是为领导工作服务的能通过网络解决的事务都可以当作秘书的职能。秘书工作的职能扩展的两个相互对应因素：

一、领导工作中的需要

领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要，比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。又如在会务工作中，秘书人员的工作内容不再仅仅是会前准备、会中服务、会后整理的三大环节，在电视电话会议中，还要帮助领导处理各种技术难题和通讯设备的连接情况。如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。

二、秘书工作的可能性

网络的发展，为秘书提供了一个良好的环境与平台，使秘书工作职能的扩展有了可能性。由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询，还要及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布，定期编制简报和在一定阶段所取得的成果并在网上发布。

第四节使秘书的服务意识得到更新

“秘书意识”是一种角色意识，是主体基于个人的社会活动而形成的对自我的社会地位和由此规定的职责的知觉、理解和体验，它直接源于人的实践活动。随着网络的发展，缩短了大量的体力劳动过程，把全部或部分的体力活动交给计算机去完成，秘书服务内容发生了变化，主要从以下几个方面更新：

一、.秘书意识到有更多的智力补偿有待自己去实施与挖掘

网络的飞速发展，会伴随着系新型办会设备与软件的产生，秘书体力劳动大大减少，智力方面的事务会增多。由于领导不动这些软件与设备的用法，需要秘书去填补这方面的缺陷。秘书面对这一现实，为了更好地实现其自我价值，会花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导提供智力服务。

二、秘书意识到有更多的服务方式有待自己去运用与创建

在办公自动化产生之前，秘书为领导服务的活动是秘书独立完成的，没有凭借外在力量（如计算机办公设备），然而随着网络的发展，秘书可以凭借各种办公设备与软件为领导服务。秘书已经深刻认识到为领导服务方式的多样性是现代优秀秘书人才所必备的基本要求，更重要的是已经有了一种运用旧有的服务方式创建新的服务方式的意识。

三、秘书意识到有更多的服务范围有待自己去占据与开拓

传统的秘书工作使服务范畴停留在抄抄写写式的范围之内，计算机等办公设备扩大了秘书服务范畴。只要是为领导工作服务可以通过办公设备解决的事务都可以列入服务范围之内。同样秘书也认识到服务范围的扩大，通过提高自身素质来适应其需要，去发现更多的服务范围为领导服务。如秘书人员要密切关心当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地搜集及时信息，并技能型归纳总结，找出有参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。秘书服务意识得到更新，主观上会使秘书

服务工作的质量的到提高，指导秘书工作，从而有利于服务工作深入展开。

参考文献

[1] 杨硕，《办公自动化最佳教程》。上海浦东电子出版社，2002年 5月版。

[2] 刘宵，《现代办公自动化实用教程》。北京希望电子出版社，2003年4月版。

[3] 顾孝华，《现代秘书》。上海科学技术出版社，2005年6月版。

[4] 杨洪山，《办公自动化与秘书工作》。上海交通大学出版社，2007年4月版。

[5] 袁维国，《秘书学》。高等教育大学出版社，2006年9月版。

[6] 张宗耀、刘百善，《办公自动化与现代办公设备》。西安电子科技大学出版社，2001年3月。

[7] 周贺来，《办公自动化技术与应用》。中国水利水电出版社，2008年6月版。

[8] 陈冠任，《顶尖秘书》。当代中国出版社，2002年4月版。

[9] 廖金泽，《公司秘书手册》。海天出版社，2004年9月版。

[10] 赵映诚，《秘书学》。中国经济出版社，2009年5月版。