机关档案工作简报

第一篇：机关档案工作简报

机关档案工作简报

第三期

（总第4期）

三水区档案局编2005年6月30日 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

编者按：年度归档工作是机关档案管理工作的重要组成部分。做好归档工作，对确保档案完整、安全及档案的连续性有十分重要的意义。为进一步加强和规范区直单位的档案管理，去年8月下旬，区档案局首次实行档案年检制度，依法对区直有关单位文件材料归档工作进行检查，通过边查边指导，取得了良好的成效。2004年度文件材料归档工作已经开始，希各单位继续予以重视，加强组织领导，落实好年度归档工作，并认真做好今年档案年检准备工作。

目录

＊ 文件材料归档工作的主要做法

＊ 佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）＊ 简讯三则

文件材料归档工作的主要做法

去年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区范围内开展文件材料归档方法改革。这种全新且简捷的按件整理方法得到多数档案员的认可。据不完全统计，去年我区应用新方法立卷的单位已达80%以上。为让广大档案人员进一步熟悉和掌握这一归档方法，现将有关归档工作的主要做法说明如下。

一、归档原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

二、归档整理主要程序

以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

整理过程中注意对“件”含义的理解：单份文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件合为一件；文件处理单（表）与被处理文件合为一件； 来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。㈠分类

按年度--保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度。

㈡装订

去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订（粘）合。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后。在每页的右下面居中（背页的在左下居中）编页码； 凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制； 在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订（因为会影响到以后将该文件拆订、扫描）。

㈢排列

先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议）文件材料排列在一起。

㈣编号

在每件文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。

档号章的项目及填写内容：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号；

类别号：文书档案的类别号为A；

期限：即保管期限，分三类，填写“永久”、“长期”或“短期”； 年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年；

机构：不分机构编档号的单位此栏可不填；

件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号；同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复；

在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

㈤装盒

档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒（新格式），并在盒的背脊填写“档号”。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一保管期限的文件。

填写盒内备考表：

盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；

整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；

日期：填写归档的年、月、日。

㈥编目

一是编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。“目录夹封面”内容应包括全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目；“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。

二是编制“归档情况登记表”。内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。

三编写“归档说明”。内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

四是填写“归档文件目录”。应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。

五是做好目录的装订。各种保管期限的归档文件目录，按不同年度、不同保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满（使用区府OA的单位也按此执行）。新目录与原来立卷的“案卷目录”和“卷内目录”独立。

“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交档案馆。

六是使用计算机对档案进行管理。按件归档方法是以使用档案管理软件为前提的。目前，我区正推广使用省档案局推荐的优秀档案管理软件。各单位应统一使用该软件，逐步实现我区档案管理软件应用的规范、统一。

七是编制其它检索工具。各单位应根据实际需要（特别是没有使用档案管理软件的单位），选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。

三、做好电子文件管理与移交

各单位档案室日常在收集应归档纸张文件和做好年度文件材料归档的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。

档案室要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁盘进行备份，要求至少复制两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。

各单位在完成文件材料归档工作后应向档案馆移交归档目录，并要用光盘提供相应的电子文件和机读目录。

按：为表彰先进，树立榜样，推动全市档案事业快速、协调、全面发展，6月13日上午，佛山市召开了档案系统先进集体和先进工作者表彰会议，全市55个单位和95人分别受到表彰。我区人事局等8个单位和梁砺等14人分别被授予“佛山市档案系统先进集体”和“佛山市档案系统先进工作者”称号。

佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单（三水区）

先进集体

佛山市公安局三水分局区人事局

区财政局区地方税务局

西南街道办事处乐平镇政府

白坭镇政府西南街基塘村民委员会

先进工作者

卜映芬区档案局梁砺区委、区政府办公室 周艳云区司法局原小梅区发展和改革局 曾笑兰区交通局李凤兰区水利局 何铭驱区审计局林晖区档案局 韦辛彤区档案局伍淑瑜区气象局

梁红中国农业银行佛山三水支行梁萍崧西南街道办事处 刘丽好大塘镇政府黄建棠芦苞镇政府

简讯三则

☆ 5月中旬，为推进区直机关档案目标管理工作，区档案局卜映芬局长与业务指导人员到区司法局、区环保局等十多个已签订《责任书》的单位了解档案目标管理情况及进行业务指导，并与各单位领导商榷如何加强该项工作的领导，尽快完成档案目标管理任务等有关事宜。

☆ 7月6日，区司法局档案目标管理晋升为省特级单位。近年来，区司法局在局领导的重视和支持下，加大了对档案工作的投入。面对大量堆积尚未整理的档案，局领导带领全体干部员工放弃节假日休息参加档案整理工作。领导重视，以身作则，亲力亲为，干部员工相互配合、务实工作，有效地提升了档案管理的效率和水平，使该局档案管理迅速走上了规范化、科学化的轨道，成为与区档案局签订《档案目标管理责任书》的12个单位中第二个晋升省特级的单位，受到市档案局的好评。

☆ 7月12～14日，为贯彻落实佛府办〔2005〕116号文精神，加强全市重点建设项目档案管理规范化、标准化建设，提高有关行政管理部门、项目建设单位等档案管理人员的业务水平，佛山市档案局与各区档案局联合举办了三期重点建设项目档案业务培训班。我区档案局组织了区重点建设项目的有关单位的档案管理人员共四十多人参加了培训。

发至：各镇政府（街道办事处）、迳口华侨经济区管委会、区直局以

上单位

抄送：佛山市档案局、陈少浩副区长、李伟坚副主任

《机关档案工作简报》稿件寄送地址：佛山市三水区人民政府大院内3号楼三水区档案局监督指导股，邮编：528100，联系人：韦辛彤，联系电话（传真）：87771319，电子邮箱：ss_wxt@tom.com。

第二篇：档案工作简报

档案工作简报（2012第1期）

台江县档案局办公室2012年2月4日

县档案局认真学习贯彻

县纪委十一届二次全体会议精神 2月3日早上，县档案局党组及时召开会议，组织全局干部职工认真学习县纪委十一届二次全会精神。尽管天气十分寒冷，但并没有影响大家学习的积极性。

会议由局党组书记、局长吴胜平同志主持。会上首先由吴胜平同志传达县委书记戚咏梅同志所作的《营造发展氛围，强化现代建设，为实现更有魅力更具活力新台江提供坚强保障》的书面讲话。然后由局纪检组长刘泽爱同志传达县纪委书记吴莉莉同志所作的《围绕加速发展提速升位，深入推进党风廉政建设和反腐败斗争》报告。随后还展开了学习讨论。

大家在发言中认为，吴莉莉书记的报告从强化监督、服务保障发展，维护保障民生，标本兼治、惩防并举，开展“三污”活动、畅通诉求渠道，专项清理重点领域和工程项目，转变作风、提高能力等六个方面认真实事求是总结了县纪委2011年取得的成绩，对2012年全县的反腐倡廉工作作了认

真的安排。戚书记的讲话，充分肯定了全县2011年的党风廉政和反腐败斗争工作取得的成绩并对2012年的党风廉政和反腐败斗争工作提出了意见。两位县领导的讲话，对我们开展今年全县的党风廉政建设和发腐败斗争工作有很强的指导意义，纷纷表示要在今后的工作中努力学习好，贯彻好。最后，吴胜平局长就县档案局如何贯彻县纪委十一届二次会议精神提出了两点工作意见。

一、领导干部要进一步认真学习中纪委十七届七次全会、省纪委十届七次全会、州纪委九届二次全会精神，牢固树立“党风廉政建设也是生产力”的思想，落实责任，强化意识。切实履行职责，积极服务全县发展大局。

二、结合县档案局工作实际，抓好本单位的行风建设。特别是坚决杜绝“吃、拿、卡、要”和乱收费等不正之风。认真落实岗位责任、首问责任、服务承诺、限时办结等制度，治理好“庸、散、懒、慢、拖”等现象，努力提升服务质量，积极树立档案局的良好形象。

第三篇：机关工作简报3

开展党风廉政建设宣传教育活动

在市委、市政府的正确领导下，在市纪检委、监察局的统一指导下，我局认真把党风廉政建设宣传教育工作作为推进党风廉政建设和反腐败斗争深入开展的一项基础工作，使党风廉政建设宣传教育工作取得了明显的成效。坚持以正面宣传为主，加大宣传力度，广泛宣传我市党风廉政建设和反腐败工作方面好的经验、做法。围绕党风廉政宣传教育，主要进行了以下几个具体工作。

一、以转变工作作风为主线，深入开展学习教育活动。一是组织广大党员干部认真开展了学习活动，全局所有干部职工参加学习，人人记学习笔记，写心得体会。二是加强对干部职工的教育培训，开展全局干部职工纪律作风整顿会，对全局党员领导干部思想、工作、纪律、宗旨观进行了学习教育，为了确保作风整顿真正取得实效。三是通过学习，使机关干部思想政治和业务素质得到提高，积极推动了纪检监察队伍廉洁从政、严格执纪的自觉性。

二、整体联动，增强合力

把党风廉政宣传教育工作看作一项系统工程，动员各方面力量共同参与，形成了上下联动、齐抓共管的宣传教育整体合力。明确各科室职责，夯实工作责任，定期召开党风廉政宣传教育会议、相关工作协调会议，分析通报情况，研究落实任务，协调行动步调，进一步完善和形成了制度。

三、创新载体，激活资源

1、加强教育，筑牢思想道德防线。预防“节日病”，在元旦、春节、五一、十一等重要节日前，召开全局工作人员大会，重申有关纪律规定。

2、强化宣传，大力营造廉政教育良好氛围。不断加大党风廉政宣传力度，积极利用电视、报刊，开辟反腐倡廉专题专栏，大力宣传我局正面廉政勤政典型。

在反腐倡廉宣传工作中，要继续加强建设好党风工作，利用多种途径在全局党员领导干部中进行党风廉政教育宣传。开展好领导干部廉政培训活动。进一步增强思想作风、学风、工作作风、生活作风等，坚持党的宗旨，加强党性修养，筑牢廉洁从政的思想道德防线。确保全局党风廉政宣传教育工作再上新台阶。

第四篇：机关工作简报1

争创学习型机关争做知识型职工

今年我局以“多读书、强素质、作表率”为主题，开展读书学活动，即：每人每月“读一本好书”，每季度组织一次“读书感悟会”，扎实推进机关学习型机关建设。

营造氛围重读书。我局把建设学习型党组织作为加强自身建设的重要环节来抓，明确以开展机关读书活动为主载体，建设学习型党组织。本着“缺什么补什么、干什么学什么”的原则，制定了详细的读书学习计划，明确了学习内容、形式。通过学习，使机关干部更加深刻认识到，读书不仅是提高能力的必由之路，也是做好工作的重要条件。

领导带头先读书。一把手高度重视机关读书学习问题，逢会必讲，鼓励并要求机关干部立足本职工作，从思想观念、内容载体、方式方法、制度机制等各个方面探索求新，丰富学习载体、改进学习方式、激发学习动力、拓宽学习渠道、强化学习制度，使学习型机关建设更富有特点和活力。定期开设读书交流会，以读书促进学习能力的提升，形成了领导带头全员参与的良好局面。通过读书交流会变“一人讲”为“大家悟”，充分调动机关干部的积极性和参与热情。在时间上变“长篇大论”为“短小精干”，所讲内容从一个角度、一件事情入手，以小见大，主题突出，富有针对性和灵活性，并在内容上由“单一型”变为“多样化”，增强了学习吸引力。

构建机制常读书。建立送学机制，采取“资料式阅读”的送学方式，定期摘录领导重要讲话和重大会议精神或书籍、报刊、网络中观点新、内容实、有亮点短小精悍的文章推荐给机关干部阅读学习。建立评学机制，在机关设立了读书成果展示板，表彰读书先进个人，引导干部积累读书成果。有效地保障了读书学习活动地长久和持续，推进了学习成果的转化，构建了读书活动长效机制。读书活动开展所取得效果已在工作中得以显示。通过开展机关读书活动，机关干部理想信念进一步坚定，综合素质进一步提升，知识结构进一步优化，服务基层服务群众的能力进一步拓展，并将读书学习成果运用到指导工作、推动实践、改变生活、提升品位之中。

第五篇：机关工作简报2

消除职业倦怠 调动机关干部工作积极性

近年来，我局加强思想政治工作，坚持正确、合理用人，依靠科学管理，创造良好工作氛围，充分调动了机关干部职工的工作积极性，推进了我局事业的全面、稳定和可持续发展。主要工作内容如下：

一、加强思想政治和作风建设，坚持政治建设队伍 在注重业务培养、学习的同时，通过全面开展思想政治教育和作风建设，提高机关干部认识，树立正确的世界观、人生观、价值观，强化党性观念、敬业精神，进一步凝聚人心，使全体机关干部职工保持思想统一，团结一心，形成了团结拼搏、争先创优的良好氛围。

一是开展整风肃纪。解决机关干部职工作风纪律方面存在的问题，形成了雷厉风行、真抓实干、求真务实、高效热情的工作作风，严肃了工作纪律，振奋了机关干部职工的精神，调动了队伍的工作积极性。

二是开展思想作风纪律整顿。通过围绕工作抓“整顿”，通过“整顿”促工作，工作纪律明显加强，工作效率明显提高，通过检查看落实，听汇报找问题，座谈定措施，形成了比学习、比形象、比工作的良好氛围。

二、确立工作目标，增强机关干部的工作责任心。制定科学的目标，是提高机关干部工作效率和责任心的重要措施。要完善目标管理机制，落实工作责任。一是明确工作目标。目标管理规定的任务和标准，是工作的依据，不能含糊不清。

二是规定时限。无论是长远目标还是近期目标，都有个完成的期限，在要求的时间范围内，对目标都要有具体的时间要求，以便监督。

三是责任到人。为保证把工作落到实处，在工作目标中有必要制定较具体的岗位责任制，增强机关干部的责任心，保证高效率的完成工作。

（三）建立激励机制，提高机关干部争先创优的进取心。一是建立和完善奖惩制度。定期对优秀机关干部进行评比表彰，对业务精、能力强、工作业绩突出的干部，给予表扬奖励，并主动关心他们的成长；对工作成绩突出的干部要积极向上级领导推荐，建议给予提拔重用，激发机关干部工作的热情和积极性。

二是典型的示范引导。利用各种先进个人的先进事迹，激发机关干部职工锐意进取的工作热情，提高奋发有为的工作积极性。树立本单位的先进典型，进一步激励干部职工积极进取、奋发向上，达到典型示范的目的，形成你追我赶、争当先进的工作氛围。