学生会档案管理制度

第一篇：学生会档案管理制度

院学生会档案资料管理制度（草案）

为规范南昌大学科学技术学院学生会(以下简称院学生会)档案管理工作，配合院学生会建立健全的学生会规章制度，保障学生会文化、经验的有序传承，经院学生会主席团、秘书处讨论研究决定，特制定院学生会档案管理制度如下。

一、1、院学生会开展工作的相关档案归属于院学生会集体所有。

2、院学生会展开工作的相关档案的收集、分类、存档、管理等工作由院学生会主席团领导，由院学生会办公室具体负责。

3、院学生会开展工作的相关档案资料包含院学生会各项规章制度；院学生会红头文件；院学生会年度工作计划、工作总结；院学生会内部成员信息；院学生会评奖评优相关考评、申请材料；院学生会各部门开展文体类、学术类活动的策划、总结、图片集；学院各社团组织开展日常工作、特色活动的所有相关材料，包括策划、总结、图片集，年度工作计划、工作总结；院学生会对基层学生分会的考评评议材料。

4、院学生会开展工作的相关档案归属于院学生会内部资料范畴，对院学生会所有在编成员开放，院学生会在编成员均有查看、借阅相关档案资料的权利。也有义务配合院学生会办公室的档案管理等相关工作，不得私自泄露与档案资料相关的任何信息，院学生会保留追求相关责任的权利。

三、档案资料的借阅要求

院学生会开展工作的相关档案是院学生会内部财产，需在遵守本制度的前提下查看、借阅。借阅单位有责任保证借阅资料的完整性，并做到按时归还。

（1）、院学生会在编成员查看、借阅相关档案资料可直接在院学生会办公室处登记、借阅。

（2）、院学生会外，学院内的其他学生会组织借阅相关档案资料需填写《院学生会档案资料借阅申请》，经院学生会办公室分管主席批准后，在院学生会办公室处做好登记，方可借阅。

（3）、学院外的组织和个人需发送个人借阅申请或组织借阅信函，填写《院学生会档案资料借阅申请》，经院学生会执行主席批准后方可借阅。

（4）、院学生会开展工作的相关档案资料在未经批准，没有登记的情况下，不得带出院学生会档案室。违规操作的组织和个人，院学生会保留追求其责任的权利。

二、档案资料的分类

学生课外课余文化活动类：

学生课外课余体育竞技类

各社团组织：日常工作、特色活动

学生会规章制度

对各基层学生会的考评评议材料

学生会人事档案

学生会日常工作档案：会议记录，纪律监察，值班考评，值班安排，例会安排

学生会特色活动

学术交流

四、院学生会开展工作的相关档案资料的管理实施细则

1、在《学生会章程》里需明确注明，院学生会的档案资料由院学生会办公室专门负责，院学生会各部门、各社团组织有义务配合办公室做好档案资料的收集工作。

2、院学生会办公室需保证及时、准确的收集相关档案资料。

3、院学生会各部门、各社团组织的年度、学期工作计划、工作总结需以电子介质、纸介质两种形式同时交予办公室。电子介质类可直接发送至院学生会日常工作邮箱（2422173794@qq.com），纸介质类一式两份交予办公室档案管理人员。

4、院学生会办公室档案管理人员需定期查看工作邮箱，保证电子介质类档案的及时下载、存档。电子介质类档案需合理分类，每个星期备份一次，每个学期做一次统一归纳，刻录光盘。

5、院学生会办公室收取纸介质类档案的时间为每周一至周五的工作时间（上午8:00—12:00；下午14:30—17：30；晚上19:00—21:00），院学生会档案室只保留过去两个学期的档案资料，每个学期在第15个工作周时应及时对档案室内一年前的档案进行清点、登记、封箱，存入学生会仓库。

6、在院学生会办公室值班室内查阅档案的人员应在查阅后归还原处。办公室值班人员每天值班结束后，需检查、整理档案，并锁好档案柜。

7、办公室值班人员需及时将归还的档案放置原处，消除借阅登记。并每个星期统计借阅情况，对未按时归还档案的组织和个人应及

时提醒，保证出借档案资料的及时回收。

﹙一﹚成员档案

包括学生或成员名单、平时表现、任职情况及奖励情况。

﹙二﹚会议记录

由办公室负责全部会议记录，各部门召开例会时也要做好相应会议记录，归入档案。

﹙三﹚活动记录

院学生会的各项活动应由承办该活动的部门将活动的策划、过程、影像资料及总结等文件于活动结束后五个工作日内归纳整理，形成书面材料交由办公室归档。

﹙四﹚院学生会各部门及各系部团总支学生会的档案

包括院学生会各部门及各系部团总支学生会每学期的工作计划和总结，各系部团总支学生会主要成员的联系表。

三、院学生会档案管理内容：

﹙一﹚各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据，也是对院学生会成员进行考核和评价的依据。遇有成员新近调入、工作调动或辞职离任时，要及时报办公室备案，并将该成员档案统一装档。

﹙二﹚各部门每学期工作伊始都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划，在每学期即将结束前向主席团呈交一份工作总结，详细记录下本学期内完成的工作任务；在举办大型活动前，做出可行性计划，包括活动具体方案、活动预算等；活动后，需做出详细的书面

总结和财务报告，交由办公室备案，统一管理。（注：各部门大型活动方案，总结及有关材料除本部门存档外，还需送交办公室一份，活动方案于活动前递交办公室，简报于活动结束后递交）

﹙三﹚在换届工作结束后，本学年全部档案交由院团委统一保管。

四、院学生会档案查询规定：

﹙一﹚档案材料借出需经办公室同意后方可借出,并严格执行登记手续。

﹙二﹚借阅人员要注意保护档案材料,不得在文件上任意折叠或涂改,更不得拆散或私自带走,阅毕归还时，办公室人员须认真仔细检查,确定无误时再归档保存。

﹙三﹚非办公室人员不得丢弃文件或资料，以免造成不必要的损失。

﹙四﹚办公室人员应积极开展工作,为查阅者提供便利,做到热情、耐心、细致。

﹙五﹚如有违反规定者按照学生会章程,干部考核条例处分,由办公室记录,院团委、学生会全体成员监督。

五、建立院学生会与各系部团总支学生会往来档案：

﹙一﹚将院团委、学生会每次与各系部团总支学生会联系的相关资料统一归入档案。

﹙二﹚各系部团总支学生会呈交主席团每学期的工作计划、总结，成员联系表，大型活动策划书等资料，经主席团审阅合格后，由

办公室统一保管。

六、日常档案工作方法：

﹙一﹚各部门应负责本部门日常档案的收集、整理、保管、本部档案。

﹙二﹚加强各部门与办公室的联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展。

七、档案提交方式：

﹙一﹚档案内容共要求整理为大事记录形式，其内容包括活动时间、地点、活动计划、过程、总结及注意事项。

﹙二﹚档案形式要求：各部门大事记录统一以电子版形式上交，由办公室统一整理存档。

八、附则：

﹙一﹚本制度自颁布之日起实施，由学生监督委员会负责监督。﹙二﹚本制度最终解释权归学院学生会所有。

王光君

2012-10-27

第二篇：学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

2010-04-07 阅读：191

德化陶瓷职业技术学院

学生会档案管理制度

学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件资料，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。

一．工作部门

1.学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组成员负责统一管理； 2.各部门应设管理本部门档案的副部长，负责日常档案的收集、整理以及保管工作；

3.各部门负责档案的副部长应与办公室加强联系，沟通思想，交流经验，以便于档案管理制度的顺利推行。

二．学生会档案的分类及内容

1、学生会档案分类为：各类文件类（上级文件、申报表、申请表）、会议记录类、人事档案类（包括各部门及其干部档案类奖惩记录类）、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

有关档案都将据此分类：（1）文件类： 文件（包括上级文件、申请表、申报表）一律按A4纸一份归类存档；（2）会议记录类：

各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况于学期末把本学期部门会议；

（3）人事档案类：

学生会人事档案包括院学生会人事任免、调动、奖惩等情况。主要由办公室配合收集资料的完善；

（4）工作计划类：

学生会各部门每学期工作开始（开学第一、二周）都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；

（5）活动内容类：

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室，此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现，必须交给办公室妥善处理，任何人不得私自占有。

（6）工作内容类：

各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长和副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告，报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案；

2、学生会成员档案管理： 学生会办公室档案组成员把各届学生会成员的档案设宗，主要含以下材料：（1）学生会干部个人档案；

（2）学生会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定；（3）与学生会干部本人有关的各类文字材料；（4）各类材料均一式两份。三．档案管理原则

1.当有办公室档案管理员在场时，直接由管理员负责归档； 2.管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档； 3.管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；

4.未经过主席或者办公室主任同意，任何人不得以私人借口借阅档案； 5.调档时，必须持有主席的签字证明；

6.调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表； 7.档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档； 8.档案管理员不得私自翻看档案；

9.未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理；

10.档案管理人员必须定期整理核查档案。四．档案内容要求： 1.活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训；

2.活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方）五．档案查阅办法：

为了加强档案管理工作，办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则。

1.查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称详细资料； 2.认真填写档案借阅登记表，并由审批人(部长)同意； 3.各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；

4.档案查阅完毕后请及时归还，过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理；

5.本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六．档案的要求：

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1.学生会办公室每年换任之前整理本学年档案资料分类入库，每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案； 2.学期初，由办公室负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式；学期末，干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档；

3.遇有学生会干部工作调动或辞职离任时，要及时报于办公室备案； 4.对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案组或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；

5.院学生会的其它文件及文字资料是否列入院学生会档案，由院学生会办公室决定；

6.属于学生会所有的档案，由委员会决定公布：未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布。办公室有权查询并作相应处理。

七．档案资料范围：

本制度所称“档案”包括以下内容：

1、各级文件；学生会成员名单及主要学生干部档案；学生会各部门的工作计划、总结活动照片，DV记录等；学生会财务记录、值班记录和会议记录；历届学生会的考核表；学生会的工作简报及上报的其它资料；以及各系学生会、各班委通讯录；以及委员认为要保存的其它资料；

2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。A4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、本制度要求全体学生会全体干部认真遵守执行。

八、本制度由院学生会办公室负责监督执行。

九、本制度最终解释权归德化陶瓷职业技术学院学生委员会。

十、本制度自公布之日起实行。

德化陶瓷职业技术学院学生会

2009

第三篇：学生会档案管理制度

外语学部学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3, 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5.档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,CD,VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。7.档案上交时由办公室签收。二,档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人履历简介、工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法 1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。4)认真填写索档单，并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。6)档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

第四篇：学生会档案管理制度

计算机学院学生会档案管理制度 档案工作是院学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、院学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、院学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3, 院学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5.档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,CD,VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

7.档案上交时由办公室签收。

二,档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人履历简介、工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、工作鉴定是对学院学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由学院学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是学院学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学院有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案 包括院学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、学院学生会工作目录是院学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

4)认真填写索档单，并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

6)档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

第五篇：学生会档案管理制度

金陵科技学院学生会

档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障。为实现工作的正规化，提高工作效率和工作质量，特制定此项制度：

一、总则：

（一）人事档案：

1、学生会成员信息库，由学生会秘书部定期更新；

2、学生会各部门成员（包括未入选者）简历，每学期开学初更新；

3、学生会干部竞选演讲稿，干部辞职报告；

4、学生会成员档案数据库，记录校学生会各成员基本信息、各 项考核成绩及评优结果，及各成员在校期间所获各项荣誉。

（二）工作档案：

1、学生会各部门各学期及各月工作计划；

2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活动申请、活动开展、活动总结，并附活动图片资料。

（三）文件档案：

1、上级组织发布的工作文件及通知;

2、上级组织对工作、活动的批示；

3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料；

4、兄弟院校的发涵。

（四）会议记录：

1、学生会全体成员会议记录；

2、学生会主席团全体会议记录；

3、职能中心会议记录；

4、干部级会议记录；

5、部长级会议记录；

6、干事考核例会记录；

7、其他重要会议和座谈会等会议记录。

（五）出版物档案：

由学生会订阅和编印的各种刊物、资料、论文集等。

二、实施细则：

（一）静态管理条例

第一条 学生会档案由学生会秘书部进行管理并保存于学生会办公

室。

第二条 学生会档案属内部资料，不经允许，不得私自交于外界传

阅

第三条 对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作，未经

主席团许可，不得借阅。

第四条 定期检查各项文件，如有遗失或缺少应立即向主席团报告，事故责任人视情节轻重给予处罚。

第五条 借阅档案必须经过主席团同意，否则不得借阅，未经批准

直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。借阅时需注册登记：姓名，联系方式，借阅内容，借阅时间及归还日期。

第六条 学生会的档案由主席团和管理部门决定其使用和公布，不

经上述机构相关负责人同意，任何组织无权使用档案信息。

（一）动态管理条例

第一条 学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活

动申请、活动开展、活动总结，获奖者名单，活动照片等资料，并及时上交学生会秘书部用于存档。

第二条 学生会秘书部应该及时收取并更新校学生会各项档案，包

括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案、出版物档案并存放于校学生会办公室，整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理，合理放置，使所有文件系统化，以方便借阅及管理。

第三条 由组织部负责记录校学生会成员成长过程，录入校学生会

成员各项考核成绩及评优结果，并于定期考核例会上公布；记录各成员在校期间所获各项荣誉，如月之星、优秀干事、优秀干部等，以便制作各成员校学生会工作证明。

第四条 由组织部负责记录学生会成员转编制情况，动态记录学生

会成员入党进程；

三、附则：

第一条 各部门应积极配合档案管理部门的工作，以使我校学生委

员会档案管理工作井然有序的进行。

第二条 本制度解释与修改权归金陵科技学院校学生会。

第三条 本条例自发布之日起生效。

金陵科技学院学生会

二○一○年三月