团总支、学生会档案管理制度

第一篇：团总支、学生会档案管理制度

XXX团总、支学生会档案管理制度

第一章 总则

第一条 制定目的

为客观、全面地反映本会各部门及成员的工作情况，使团总支、学生会的制度完善规范，作到真正的有章可循，奖惩分明，保障档案的安全保管和开发利用特制定本制度。

第二条 档案的意义

团总支、学生会档案是团总支、学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字及实物资料，为以后的工作提供必要的参考资料，是团总支、学生会至关重要的公共财产。

第三条 档案内容

本制度包括总则、档案分类制度、档案管理制度、档案借阅制度和附则五部分。

第二章 档案分类制度

档案按内容划分为：部门档案、人事档案、活动档案、会议档案、外来资料档案及团总支、学生会相关制度档案。

第一条 部门档案

（一）档案范围

本档案共九册（包括主席团人事档案），并按部门划分。包括各部门职能介绍、成员相关资料（简介、个人获奖情况说明等）、成员名单和通讯录。

（二）档案建立

1.本会成员的人事档案由XX部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人及部门填写。

2.部门档案是主席团对各部门日常工作的考核纪录，作为先进评选、奖励的主要依据。

第二条 人事档案

（一）档案范围包括团总支、学生会主管老师简介，主席团简介及各部门委员、干事名单。

（二）档案建立

团总支、学生会主管老师、主席团档案在每年换届后由XX部成员为其建立，其中的个人履历等基础资料由个人填写。

第三条 活动档案

（一）档案范围

档案按内容划分为：迎新与招新活动档案、社团文化艺术节与科技文化艺

术节活动档案、体育类活动档案、文娱类活动档案、学术类活动档案、生活类活动档案。各类档案包括各相关活动的活动策划书、活动通知、活动流程、发言稿、活动工作安排表、活动总结、活动成果等相关文件。

（二）档案建立

1.团总支、学生会各部门在举办大型活动后的3天之内，需把本次活动的所有相关文件一并提交，由XX部存档。2.举办大型活动时，XXX部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，及时将照片、宣传稿件存档，并在XX部工作人员收集时及时提交。

第四条 外来资料档案

（一）档案范围

各XX的通讯录、报刊等外来资料。

（二）档案建立

团总支、学生会XX部月末最后一个星期对团总支、主席团及各职能部门签收领取的学院文件等材料，进行资料整理并交由XX部，重要资料备份存档。

第五条 团总支、学生会制度档案

（一）档案范围

团总支、学生会各职能部门工作制度等相关文档。

（二）档案建立

1.团总支、学生会XX部在团总支、学生会内部制度修订后进行收集，并整理归档。

2.对于外来制度文档进行复印下发各部门，并备份存档。

第三章 档案管理制度

第一条 档案管理人

1.档案收集与管理总监督人为XX部部长。XX部内委任档案管理员，由档案管理员对各个部门进行跟踪负责。在活动频繁时可适当在XX部内成立档案小组进行一对一跟踪负责。

2.档案管理员于各部门举行大型活动后主动联系相关部门提交档案所需文档，并对档案的收集进行监督。

3.各部门应确定一名委员作为档案收集工作的联系人，负责收集活动的相关资料。重要文件（包括工作计划、总结以及某些重要活动的文件资料）。

4.档案管理员负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时整理，根据不同种类文件材料的形成特征，合理分类存放，便于利用和归档。管理员一学期须作一次档案统计汇报工作，并将本学期的重要文件及活动照片统一录入磁盘，以便保管及查阅。

5.归档做到排放合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。按归档时间在档案首页档案目录中进行登记，方便检索。

6．各部门还可以增加收集对团总支、学生会今后工作有参考利用价值的资料。另外，工作计划书与各大型活动的工作总结也应在收集范围之内。

第二条 归档时间

1.各部门的档案收集工作的联系人，在活动结束后七天内把相关资料交给档案管理员进行归档。

2.对于年度工作总结、各种年报、成员名册，应于每个学期末进行归档。

3.每个学期末进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交XX部归档。

第三条 归档范围

按各档案的档案范围进行。

第四条 档案格式

1.各部门上交归档文档统一运用团总支学生会模板，并用A4纸打印后提交。2.外来文档原件归档。

3.每册档案首页为档案目录，档案本每页张贴页码，并要求对更新的文档内容在档案目录进行登记，方便检索。

4.每册档案侧面填写档案名称、册数。

第四章 档案借阅制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

第一条团总支、学生会各部门借阅档案，必须经XX部部长同意并在档案借阅登记表上进行登记，注明借阅人姓名、部门、联系方式、借阅内容，并记录归还时间，是否完整归还等具体事项。特殊情况需借出的，需经XX部部长批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

第二条 外单位来人查阅本单位档案，需经XX部部长和主席团签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

第三条 机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

第四条 对于借阅、借用的档案，未经允许不得圈画、涂改、折卷、裁剪、撕毁、抽调、翻印、转借、公开引用、增删档案中的任何材料及文件等。

第五条 如发现档案错漏请及时与档案管理人员联系，由档案管理人员核实经XX部部长后同意进行修正，不得私自修改。

第六条 对所有借档案或经批准复印的材料要妥善保存。违反要及时追查，并追究有关人员的责任。

第七条 珍贵的实物档案、重要的照片、底片等档案一律不借出。

第五章 附则

第一条 团总支、学生会每年换届时，以往文件移交下届成员作为参考，由XX

部成员接管档案。

第二条 本制度自颁布之日起施行。

第三条 其他未尽事宜由XX部请示主席团后决定。

XX团总支、学生会组织文件统一模板

使用说明：

1.大标题：宋体 三号 加粗 居中 2.副标题：宋体 四号 居中 3.正文第一序号：中文数字； 题目：宋体 四号 左对齐 加粗 例子：

（一）、学生组织概况

4.正文第二序号：阿拉伯数字； 题目：宋体 四号 左对齐 加粗 例子：

（1）、学生组织概况

5.正文：宋体 小四号 两端对齐

6.页边距（默认值）： 左右：2.54cm； 上下：3.17cm 7.行距：1.5倍

8.落款：宋体 四号 加粗 注意日期格式

建议落款统一用：

对外：XXX团总支、学生会 并保持落款的位置

对内：XXX团总支、学生会***部门 并保持落款的位置

XXX团总支、学生会

XX年XX月XX日

第二篇：团总支学生会管理制度

团总支学生会管理制度

团总支学生会管理制度

XX大学荣昌校区动物科学系团总支学生会，是在校区、动科系的正确领导下,校区团工委的直接指导下,紧跟时代步伐,以坚持“艰苦奋斗、负重自强”为信条，“服务大众、锻炼自我”为宗旨，与时俱进，在内部建设、制度完善、机构整顿、系精神文明建设等方面大胆开展各项工作的群众组织,是动科系学生服务和学生互助领域的开拓者。肩负着带领全系团员青年和广大同学组织开展学生科技、文化、体育活动，丰富学生的课余生活，倡导进取向上的学风，开拓视野，锻炼广大同学的思维及实践能力，凝聚全系同学的向心力和集体智慧，提升同学的集体荣誉感，发扬优良传统的崇高使命。

总 纲

一、工作信条

艰苦奋斗、负重自强

二、工作宗旨

服务大众、锻炼自我

三、工作方针

倡导和实践“自我管理、自我学习、自我教育”。

四、发展理念

通过锻炼，使同学们达到“信心足、觉悟高、干劲猛、体会深、情谊重、进步大”的效果。

五、机构设置与职责

（一）决策机构

XX大学荣昌校区动物科学系团总支书记处、学生会主席团，是XX大学荣昌校区动物科学系团总支学生会的决策机构。书记处由书记一名（教师）（必要时设立书记助理），副书记一名组成；主席团由主席一名，副主席、委员若干名组成。各部门负责人对书记处、主席团负责；书记处、主席团成员对团总支学生会负责；书记处书记直接对动物科学系党总支及校区团工委负责。书记处、主席团成员对团总支学生会日常事务的处理有决定权。动物科学系团总支书记处、学生会主席团内部实行民主集中制，在涉及机构设置、制度修改、财务结算、活动举办、奖励处分等重大事项的决策时，必须由书记处、主席团集体决定，并报请学生工作组同意后方可执行。

（二）常设机构

XX大学荣昌校区动物科学系团总支下设秘书处、组织部、宣传部、实践社团部、素质拓展部等五个部门；学生会下设学习部、自律部、生活部、体育部、文娱部、女生部等六个部门。常设机构共计十一个。每部门设部长（秘书长）一名，副部长若干名，干事若干名；必要时增设临时负责人一名，委员若干名；临时负责人代行部长（秘书长）职权。各部门实行部长（秘书长）负责制。部长(秘书长)对本部门负责。如发生工作失误或突发情况时，必须由部长（秘书长）负责纠正和处理。在本部门重大活动中，部长（秘书长）必须亲自参与，如果出现问题要在最短的时间内解决。如发生重大工作失误及重大事故时，由部长（秘书长）负责处理并承担后果。

部门之间实行工作协调制度。由书记处、主席团成员协调各部门之间的工作。部门与部门之间需要合作时，由部长(秘书长)提请书记处、主席团成员予以协调或在书记处、主席团成员的授权下协调。

（三）常设机构职责 秘书处

1、负责团总支学生会相关会议的安排、通知、纪要记录、组织和考勤；

2、负责各职能部门的联系、协调；

3、负责团总支学生会各类计划、总结、文件、会议领导发言稿的起草；

4、负责文件、资料和数据的收集、传阅、统计整理和存档；

5、负责各类活动、日常工作的值班安排、考勤；

6、协助书记处、主席团进行学生工作办公室的日常管理、团总支日常接待工作和其它工作。

7、负责动科大学生系刊的编辑、通讯等的制作工作；

8、期末时负责团总支、学生会干部、干事的考核工作；

9、完成上级安排的相关工作。组织部

1、结合我系共青团组织建设实际制定我系团组织建设计划、安排组织生活并督促落实；

2、牵头与自律部、秘书处等相关部门负责团总支自身建设和团风、团纪监察工作；

3、协助秘书处做好期末系各级学生干部、干事的考核；

4、负责团干、团员的培训、培养，配合校区团工委做好我系团员青年注册工作、团费收缴、登记并上缴上级组织以及团组织关系的转入与转出等工作；

5、负责进步青年入团的考察、优秀团员入党的推荐以及团干、团员的推优工作；

6、负责协助学生党支部搞好党校学习的组织工作；

7、指导各团支部抓好支部组织建设、组织生活以及观摩赛等工作；

8、对青年团员和全系同学中的先进事迹及存在的问题，做好表彰、批评或处分的工作；

9、完成上级安排的其他工作。宣传部

1、负责对团员青年和广大同学进行党和国家大政方针政策及国内外形势的宣传；

2、汇同秘书处抓好经常性的宣传报导（展板、黑板报、海报等）及系刊编辑；

3、协助书记处、主席团负责指导和审核各班级、支部的宣传工作；

4、负责团总支学生会各项活动的布置工作；

5、搞好相关宣传活动；

6、完成上级安排的其他工作。素质拓展部

1、协助校区、系相关机构搞好我系学生素质拓展的三级和中级认证，指导各班做好素质拓展的初级认证。

2、负责学生会、团总支各部门活动材料的整合，数据的整理及认证；

3、负责跟踪我系学生素质拓展情况的调查；

4、结合跟踪调查结果做工作总结汇报；

5、完成上级安排的其他工作。实践社团部

1、根据上级安排制定本系团员青年社会实践活动计划，组织全系团员青年展开社会实践、社会调查、社会服务等活动；

2、积极与秘书处、宣传部组织开展好'学雷锋，树新风'、“三下乡”等活动；

3、结合社会实践（服务）成果，积极及时向上级有关部门提出合理化的意见和建议；

4、领导我系社会实践队开展工作；

5、搞好“技能大赛”、周末试验等活动；

6、负责系学生社团的日常管理工作；

7、及时向团总支、校区汇报社团工作；

8、完成上级安排的其他工作。学习部

1、对全系学生学习情况进行调查、收集我系教学信息并及时反馈到上级相关部门。

2、配合教学管理部门和科任教师抓好学生上课秩序和考勤工作；

3、组织本系学生学术报告和学术科技活动；

4、指导本系各班干部抓好班级、学风建设；

5、搞好学习经验交流会、辩论赛、演讲比赛等活动；

6、对我系教学和与学习有关的各类活动进行管理和协调；

7、完成上级安排的其他工作。自律部

1、及时向上级反映学生生活、学习等方面的意见和要求，维护学生利益；

2、配合上级做好宿舍、教室等场所的安全检查，及时发现安全隐患，并上报有关部门处理；

3、协助保卫部门做好安全保卫工作，维持会场或公共场所的秩序；

4、定期组织法制教育和法制、消防宣传，提高同学们的法律、消防意识；

5、对每周的升旗、出操等情况进行考勤，如实记录，及时上报；

6、安排团总支、学生会成员进行每周的升旗、出操检查；

7、完成上级安排的其他工作。生活部

1、负责有关学生生活管理的规划和实施，并向有关部门反映，解决同学在生活中的实际问题；

2、组织好同学与校区后勤等部门的对话活动，提高学生伙食管理水平，组织同学开展帮橱、维护就餐秩序等多种有益活动；

3、组织同学搞好公益性劳动和自我服务性劳动；

4、发动学生开展“节约水电”，“勤工俭学”等活动；

5、负责检查寝室卫生状况，如实记录，及时上报；

6、进行“文明寝室”、“优秀室长”评比，“烹饪大赛”等活动的开展；

7、落实我系学生饭卡卡号更正上报等相关事宜；

8、协助我系助学金的发放，贫困同学的助学贷款等问题办理，寒暑假学生火车票的办理；

9、负责领导生活监督小组工作；

10、完成上级安排的其他工作。文娱部

1、计划、组织、协调我系学生的文艺和文化娱乐活动；

2、配合校区的文艺工作，反映同学们的愿望和要求，促进我院文艺工作的进步和同学们文艺素质的提高；

3、发动和组织学生参加课余文艺活动。发现和培养文艺活跃分子，充分发挥文艺骨干的作用；

4、发挥文化载体在思想政治教育中的作用，通过寓教于乐的方式，加强对学生的思想政治教育；

5、在学生中大力开展美育活动，提高学生的文艺鉴赏能力；

6、负责领导系文艺队、主持人小组，并搞好日常训练和活动开展；

7、指导各班文艺工作的有序开展。

8、完成上级安排的其他工作。体育部

1、负责我系学生课余体育活动工作的计划和实施，提高学生身体素质；

2、了解同学对我系各类体育活动的意见和要求，并积极向我系有关部门反映，推动我系体育活动的开展；

3、与校区、系部有关部门建立密切联系，积极创造条件，组织学生开展丰富多彩的群众性体育比赛活动，并组织好大一同学的晨练活动；

4、运用各种形式和途径宣传体育工作的重要性，增强同学的体育观念，动员同学积极参加体育锻炼。

5、负责系篮球队、足球队、乒乓球队、羽毛球队的日常训练和管理；

6、完成上级安排的其他工作。女生部

1、根据女同学自身发展和特殊利益的需要，提出相适应的工作规划并组织实施；

2、关心女同学的学习和生活，及时反映他们的意见和要求，配合有关部门，为女同学解决生活中的困难；

3、根据女同学的心理特点，设计并开展适合女同学需要的各种宣传教育和文体娱乐活动；

4、开展女性生理卫生知识讲座，帮助广大女生健康成长；

5、配合校区、系做好女生寝室卫生、安全保卫工作；

6、负责领导系礼仪队，搞好日常训练和活动的开展；

7、完成上级安排的其他工作。

（四）非常设机构

XX大学荣昌校区动物科学系团总支学生会的非常设机构，由各相关部门代管。其成员纳入团总支学生会管理，但不享受团总支学生会成员待遇（非常设机构成员经所属部门推荐，书记处、主席团批准，可转为团总支学生会成员）；相关事宜由各部门自行安排，报书记处、主席团备案；新组建的非常设机构须经书记处、主席团批准，方可运作。团总支学生会现有非常设机构八个。其中篮球队（男、女）、乒乓球队（男、女）、羽毛球队（男、女）、足球队由体育部领导；文艺队、主持人小组由文娱部领导；生活监督小组由生活部领导；礼仪队由女生部领导；各相关部门应定期向书记处、主席团汇报非常设机构工作。非常设机构职责由各相关部门灵活制定，报书记处、主席团批准备案。

六、会议制度

（一）会议的召开和周期

1、团总支学生会会议分为书记处、主席团会议，团总支学生会例会，各部门民主生活会（工作会议）；

2、团总支学生会例会由书记处、主席团决定召集，各部门会议由部长决定召集。

3、团总支学生会例会如无特殊情况每两周召开一次，如遇考试或公共假日，会议时间另行通知。各部门会议每月至少召开一次，时间、地点自行决定；

（二）会议职权和内容

1、主席团会议行使学生代表大会闭会期间的议事和决定权，主席团会议内容为讨论或审批长期性工作计划和总结及各种制度的制定；

2、部长会议的内容为学期或学年工作动员和总结，通报和传达重大信息，各部长汇报工作，交流工作经验和信息等；

3、部门会议的内容为本部门工作动员和总结，通报工作动态，布置工作任务，交流工作经验和信息等；

4、团总支、学生会例会的内容主要是结束某项活动的部门由部长做活动通报，和对即将开展新活动的部门由部长做活动计划和具体活动方案的通报；

5、各学生干部要及时、全面的将活动过程中同学们反映的信息和问题及时反馈，充分交流，坚持学生干部的批评和自我批评。

（三）会议工作和主持

1、会议工作包括场地安排、通知发送、议程安排、内容记录等，团总支学生会例会、主席团会议、部长会议、全体学生会干部会议的会议记录工作由秘书处负责，部门会议工作由各部门自行完成。

2、团总支学生会例会、主席团会议、部长会议由书记处或主席团主持，部门会议由部长主持。

（四）会议纪律要求

1、各类会议须严格做好考勤工作（团总支学生会例会由秘书处负责考勤，各部门会议由各部门负责人负责），不得无故缺席，凡不能参加会议的须向秘书处或相应部门请假，会后补请假者须备有关证明。无正当理由按旷会、迟到、罢会的情况，根据相关规定严肃处理；

2、各类会议考勤登记一式两份，一份由秘书处保存，一份张贴公示，由秘书处做好记录；

3、学生会有关部门——学习部、生活部、文艺部、体育部、宣传部等部门，每学期至少召集各班相应班级委员召开两次例会，以加强各方的交流与合作。

4、会议必须依照预定时间准时召开，若无特殊情况，会议时间不得超过一小时；

5、参会人员应做好详尽的会议记录（团总支学生会例会由秘书处记录，各部门会议由各部门相关人员记录）。书记处、主席团不定期抽查会议记录情况，态度恶劣的按照相关规定严肃处理；

6、在会议过程中，与参会人员须遵守会场纪律，自觉关闭通讯设备，勤于思考，踊跃发言，做好个人会议记录，以便为工作提供参考；

7、本制度由秘书处负责解释，自颁布之日起开始实行。

七、活动管理制度

（一）计划工作

1、活动开展前，主管部门需做好活动计划书。在活动组织人员安排中，必须做好活动项目、工作部门、负责人、工作人数、经费用途、到位与离岗时间的具体安排等；

2、书记处、主席团在活动计划中对该计划提出修改意见后报系学生工作组审批后方可实施；

3、主管部门将活动计划书交秘书处备案。

（二）前期工作

1、活动主管部门要在活动开展前联系好场地，如有意外需更改时间地点，必须在活动开始前及时做好更改通知工作；

2、宣传工作：包括制作、张贴海报，拉挂横幅或派发传单的工作。传单、海报的张贴以及横幅的拉挂由本部门完成，如有运作困难等问题可提请书记处、主席团解决；

3、物资购买：包括活动所需用具、奖品或纪念品的购备工作。所需物品列出物资清单，按计划书中的安排购买；

4、邀请工作：做好请柬或邀请信的购买、书写、派发等工作；

5、舞台设计及设备联系工作：舞台设计须在活动计划写明，由书记处、主席团以及主管部门批阅后方可执行，若借用音像器材要列好借用清单，作好专人负责，由主办部门加以落实到位；

6、活动负责部门必须派出专人联系，跟进各项工作的执行，并向活动总负责人汇报情况；

7、活动开展应提前向保卫部门报告，以便顺利的举行。

（三）现场工作

1、前台工作

（1）活动的考勤由秘书处负责完成，工作人员必须穿着整齐（不得穿背心、拖鞋），若有相关证件必须佩戴；

（2）场地布置工作：场地布置所需的物资管理、场地设计及布置工作的执行；（3）后勤工作：饮料的购买、派发工作及活动所需礼品的派发管理；（4）演员安顿：演员的领座、接待（舞台要求、化装等），催场工作；（5）秩序维持工作：（由自律部负责安排）各重要通道出入口、嘉宾席、观众席等秩序维持；

（6）接待工作：书记处、主席团负责领导嘉宾席的签到、领座、接待、欢送等工作；（7）活动摄影：秘书处安排专人在活动过程中作好摄影工作。活动照片由秘书处管理；（8）工作人员必须服从活动负责人的安排，活动过程中未经活动总负责人宣布或批准，一律不能无故擅自离去。

２、后台工作（由主管部门在工作计划书中安排并实施）（1）舞台工作：由相关节目负责人负责；

（2）司仪工作：确定司仪人选，为司仪收集有关名单资料，为司仪的出台准备就绪；（3）节目组织工作：落实节目的进行、删改及调动情况；（4）舞台道具工作：准备和搬送表演所需道具。

（四）后期工作

1、活动现场清洁工作：活动主管部门全体成员及全体委员必须留下负责现场清洁工作；

2、物资管理工作：按照清单内容由事先执行部门将借用物品逐一归还；

3、相关部门整理活动结果，在一个星期内做好后期宣传工作；

4、总结工作：活动负责部门须写一份活动总结，于活动后一周内交秘书处备案。

（五）其他

1、活动内容要健康向上，维护同学利益，丰富校园生活，树立学生会良好的形象；

2、活动过程应严格执行，因主观原因导致活动不能按期按质完成，要追究当事人责任；

八、办公室值班制度

１、系学生工作办公室值班人员由团总支学生会成员组成； ２、值班期间值班人员必须履行以下职责：

（１）衣着整齐，对来访老师、学生应热情接待，妥善处理；（２）认真填写工作记录，记录主要内容如下： ①值班时间内办公室的工作情况； ②人员来访接待情况； ③转交、记录和回复情况； ④值班人员姓名及值班时间。

（３）爱护办公室的一切公物，保持办公室的安静，值班人员负责办公室的清洁工作； ３、值班人员应作好自己的本职工作，及时将相关信息报告书记处、主席团；

４、因故未能正常值班者，应及时向秘书处请假。多次无故不值班者，秘书处应提请书记处、主席团审核，予以严肃处理；

5、值班时间按成员课程情况安排。

九、学生干部值周制度

为加强学生干部队伍自身建设，使团总支学生会干部能得到更好的锻炼，充分发挥老师的得力助手作用，心系同学，不断提高团总支学生会的生命力、凝聚力、战斗力和号召力，经书记处、主席团研究决定，在团总支学生会内部实行干部值周制度。相关规定如下：

1、凡在团总支学生会工作三个月（含三个月）以上的成员，均有资格参加值周； ２、值周干部在每周的团总支学生会例会中，由书记处、主席团成员抽签产生，每周一名。若遇重大活动与特殊情况，经书记处、主席团批准，可由多名干部值周或连续值周； ３、团总支学生会赋予值周干部相对独立的职权，可在一定范围内调度各部门人员，各部门应积极配合、相互协作、求同存异，创造性地开展工作；

4、值周干部负责当周系学生工作办公室及团总支学生会的日常相关事务，协助书记处、主席团的工作；

5、值周干部负责向书记处、主席团

第三篇：管理工程学院团总支学生会档案管理制度

管理工程学院团总支学生会档案管理制度

为加强团总支学生会档案管理的系统性，完整性和科学性，妥善保管团总支学生会工作中的各种资料，故制定本制度。具体内容如下：

1、团总支学生会的档案管理工作由团总支学生会办公室负责，对团总支学生会的总体文档进行分类归档管理，为团总支学生会的各项活动提供参考资料，保障各项决策的科学化。团总支学生会档案分类如下：

各级文件类、会议记录、学生干部档案、学生会工作计划、工作总结、活动计划、活动总结、竞赛获奖名单、重要书刊等。

2、团总支学生会各职能部门在每学期将详细的本学期工作计划及上学期的工作总结，一式两份，分别由本部门及办公室存档。团总支学生会总体计划及总结由办公室负责草拟，由学工办通过后实施。

3、各部的工作档案由各部专门保管。凡大型活动的计划、总结及有关资料除本部门存档外，还须送交一份于办公室存档。活动方案于活动前交，总结及有关资料于活动结束后一周内递交，此任务由部长负责。不执行者将以公开批评或其他形式处罚。

4、副部长以上干部(含副部长)每学期必须递交一份详细的个人总结或填写一份工作鉴定表，介绍在这期间的工作内容、工作成绩及经验教训，并由办公室存入档案（具体递交时间由办公室统一安排）。

5、凡学生会集体获得的奖品、纪念品，作为工作成绩的体现，必须交办公室妥善管理，任何人不得私自占为已有。

6、团总支学生会的各种报刊，由办公室统一安排整理并加以保管，任何人不得私自占为已有。如需借用阅读，须经办公室批准，阅后按时归还。

7、如借用有关档案，须经办公室或有关部门负责人同意并作登记方可，且用后及时还存档。

8、其它类别档案视具体情况由办公室作出合适安排。

9、本制度由团总支学生会办公室解释，自颁布之日起开始实行。

共青团管理工程学院委员会

二〇一二年十一月十七日

第四篇：学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

2010-04-07 阅读：191

德化陶瓷职业技术学院

学生会档案管理制度

学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件资料，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。

一．工作部门

1.学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组成员负责统一管理； 2.各部门应设管理本部门档案的副部长，负责日常档案的收集、整理以及保管工作；

3.各部门负责档案的副部长应与办公室加强联系，沟通思想，交流经验，以便于档案管理制度的顺利推行。

二．学生会档案的分类及内容

1、学生会档案分类为：各类文件类（上级文件、申报表、申请表）、会议记录类、人事档案类（包括各部门及其干部档案类奖惩记录类）、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

有关档案都将据此分类：（1）文件类： 文件（包括上级文件、申请表、申报表）一律按A4纸一份归类存档；（2）会议记录类：

各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况于学期末把本学期部门会议；

（3）人事档案类：

学生会人事档案包括院学生会人事任免、调动、奖惩等情况。主要由办公室配合收集资料的完善；

（4）工作计划类：

学生会各部门每学期工作开始（开学第一、二周）都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；

（5）活动内容类：

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室，此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现，必须交给办公室妥善处理，任何人不得私自占有。

（6）工作内容类：

各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长和副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告，报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案；

2、学生会成员档案管理： 学生会办公室档案组成员把各届学生会成员的档案设宗，主要含以下材料：（1）学生会干部个人档案；

（2）学生会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定；（3）与学生会干部本人有关的各类文字材料；（4）各类材料均一式两份。三．档案管理原则

1.当有办公室档案管理员在场时，直接由管理员负责归档； 2.管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档； 3.管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；

4.未经过主席或者办公室主任同意，任何人不得以私人借口借阅档案； 5.调档时，必须持有主席的签字证明；

6.调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表； 7.档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档； 8.档案管理员不得私自翻看档案；

9.未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理；

10.档案管理人员必须定期整理核查档案。四．档案内容要求： 1.活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训；

2.活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方）五．档案查阅办法：

为了加强档案管理工作，办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则。

1.查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称详细资料； 2.认真填写档案借阅登记表，并由审批人(部长)同意； 3.各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；

4.档案查阅完毕后请及时归还，过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理；

5.本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六．档案的要求：

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1.学生会办公室每年换任之前整理本学年档案资料分类入库，每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案； 2.学期初，由办公室负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式；学期末，干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档；

3.遇有学生会干部工作调动或辞职离任时，要及时报于办公室备案； 4.对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案组或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；

5.院学生会的其它文件及文字资料是否列入院学生会档案，由院学生会办公室决定；

6.属于学生会所有的档案，由委员会决定公布：未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布。办公室有权查询并作相应处理。

七．档案资料范围：

本制度所称“档案”包括以下内容：

1、各级文件；学生会成员名单及主要学生干部档案；学生会各部门的工作计划、总结活动照片，DV记录等；学生会财务记录、值班记录和会议记录；历届学生会的考核表；学生会的工作简报及上报的其它资料；以及各系学生会、各班委通讯录；以及委员认为要保存的其它资料；

2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。A4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、本制度要求全体学生会全体干部认真遵守执行。

八、本制度由院学生会办公室负责监督执行。

九、本制度最终解释权归德化陶瓷职业技术学院学生委员会。

十、本制度自公布之日起实行。

德化陶瓷职业技术学院学生会

2009

第五篇：学生会档案管理制度

外语学部学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3, 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5.档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,CD,VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。7.档案上交时由办公室签收。二,档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人履历简介、工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法 1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。4)认真填写索档单，并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。6)档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。