OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

第一篇：OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：

第一阶段：实施前期调研阶段

1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能。

2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。

第二阶段：实施准备阶段

这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：

1、系统管理员培训

由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。

2、召开OA项目启动会议

任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。

主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。

3、拟订实施进度计划

任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。

主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

4、确定项目实施组织

项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

第三阶段：项目建设阶段

1、系统安装与初始化配置

在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。

2、注册用户并构建组织机构

注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。

3、业务流程调研

业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。

实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。

4、核心模块定制

定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

5、辅助模块定制

完成系统各辅助模块的定制。

6、系统调试

项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。

第四阶段：切换准备阶段

1、OA培训

OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

2、模拟运行

由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。

第五阶段：OA验收

OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。

在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。

验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。

以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。

第二篇：OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施 2

OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：

第一阶段：实施前期调研阶段

1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能。

2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。项目实施小组成员由各个子公司中层领导构成。第二阶段：实施准备阶段

这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：

1、系统管理员培训

由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。

2、拟订实施进度计划

任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。

主要内容：OA提供方根据前期的调研情况，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

3、确定项目实施组织

项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

第三阶段：项目建设阶段

1、系统安装与初始化配置

在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。

2、注册用户并构建组织机构

注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。

3、业务流程调研

业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细节着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。

实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。

4、核心模块定制

定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

5、辅助模块定制

完成系统各辅助模块的定制。

6、系统调试

项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。第四阶段：切换准备阶段

1、OA培训

OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

2、模拟运行

由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。第五阶段：OA验收

OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。

在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工

作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。

验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。

以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。

第三篇：协同办公系统OA

协同办公系统说明书

一、总体介绍........................................................1

二、系统特点........................................................1

三、系统原理及体系架构..............................................2

3.2系统原理.....................................................2 3.2.体系架构....................................................3

四、系统安全机制....................................................3

五、环境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件档案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常办公...............................................6 6.1.5电子邮件...............................................7 6..1.6电子论坛..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系统管理...............................................9 6.2、增强功能介绍...............................................9

6.2.1资源管理...............................................9 6.2.2总务管理..............................................10

一、总体介绍

协同办公系统（OA）是深圳国信通信技术有限公司推出的针对广大企事业单位及政府机关用户的网络办公系统产品解决方案。

我公司对几百家客户需求进行合理归纳总结，提取标准模型组件，采用模型组件与WEB技术结合的方式，全面提升了系统的广泛适用性及功能扩展可能。

我们的产品具有高度稳定性、安全性、易用性，还具有可装配性、灵活扩展性。

我们的产品凭借其先进管理思想、领先的产品技术以及客户至上的服务理念成为新时期下广大用户单位网络办公解决方案的最佳选择。

二、系统特点

 技术先进性：

全面采用模型组件+WEB技术方式实现，模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的。NET技术标准，支持XML标准，支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。 安全性：

全面严格的标准数据权限范围控制技术，支持多级授权体系。关键数据采用领先的加密存储技术。可扩展CA数字认证，可支持远程安全身份校验。 易用性：

全部操作页面符合标准WEB页面操作风格，标准WINDOWS文件编辑风格，WINDOWS标准风格帮助文件。 定义扩展性：

自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多项的自定义选项设置，充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口，支持客户自定义功能装配。

 产品装配化：

标准化产品安装过程，标准化功能装配设置，安装过程方便快捷。 易维护性：

全B/S结构产品，实现真正意义上的单点维护，全面升级。

三、系统原理及体系架构

3.2系统原理

3.2.体系架构

四、系统安全机制

 操作权限管理机制

基于多层授权搭建，同时对于数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。详尽的操作日志自动记录功能，可以准确反映所有用户的操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。

 安全身份管理机制

用户数据加密存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块，有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。 数据加密存储机制

由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。 数据备份恢复机制

所提供的高效数据备份恢复功能，使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。

五、环境要求

 应用服务器：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存：512M以上（推荐1G）

硬盘：1G以上的可用磁盘空间

 操作系统：

WINDOWS2000及以上操作系统（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推荐：Windows 2000 Server WWW服务：Microsoft IIS5.0以上 数据服务器（对于较小规模用户为了降低投资，可采用数据服务器与应用服务器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存：512M以上（推荐1G）

硬盘：1G以上的可用空间

 终端用户机：

CPU：Intel Pentium(奔腾)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推荐512M)浏览器：IE6.0以上

操作系统：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

对于政府或企业来说，绝大部分日常工作属于流程式活动，如申请审批、公文办理、合同审核、请假报销等。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同，流程结构将发生变化，各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同，同时由于日常工作中的不确定因素，流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用，可以保持单位工作流程的清晰、规范、高效，最大程度提升工作效率。

通过应用中的工作流管理功能，用户可以轻松实现工作流程、表单数据、处理模式、监控提示、角色权限等方面的个性化定制。从而实现各类流程活动信息的规范化、电子化、自动化。通过此功能用户可实现项目审批、请假报销、合同审核等各类流程式操作。

 主要功能：

表单定义、流程定义、跟踪监控、查询统计。 功能特点：

＊ 支持表单数据信息自定义

＊

支持多种信息格式（图片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持处理流程自定义

＊ 支持流转条件自定义

＊ 支持自动代理条件设置

＊ 支持数据范围权限自定义

＊ 支持流程文件自动归档

＊ 支持查询统计自定义

＊ 支持与其他功能的动态装配

6.1.1公文管理

公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理单位内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。

公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行，同时大大降低了公文管理人员的日常工作强度，使枯燥的公文管理变的轻松高效。

 功能包括：

＊ 发文管理

＊ 收文登记

＊ 公文办理

＊ 催办督办

＊ 文件归档

＊ 统计查询  功能特点：

＊ 收发文文件格式自定义设置

＊ 支持处理流程自定义设置

＊ 支持文件模版自定义设置

＊ 支持修改痕迹保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳转办理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手写批注功能

＊ 支持手写签名

＊ 支持自定义查询统计格式

6.1.2文件档案

文档管理是对用户中的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能，实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中，管理人员通过对文档、案卷的权限设置，对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。 功能包括：

＊ 文件登记

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 浏览使用

＊ 统计查询等  功能特点：

＊ 支持自定义设置编号规则

＊ 支持自定义多维权限管理

＊ 自定义查询统计格式

＊ 支持组卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密级管理规范

＊ 支持在线授权调阅

＊ 支持浏览日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通过计算机网络进行用户成员之间、部门之间信息交流与共享的公共平台。同时还包括了通知公告、调查问卷、内部通讯录等众多的实用功能。

 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 调查问卷

＊ 内部通讯录  功能特点：

＊ 支持信息栏目自定义

＊ 支持信息模版自定义

＊ 支持多种信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回复自定义设置

＊ 支持调查问卷全面自定义

＊ 支持栏目布局设置自定义

6.1.4日常办公

日常办公模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。通过此 功能用户可以及时了解需要本人办理的各项事务，订阅各类更新信息提示，进行有关工作日程安排，实现在线互动协同工作，进行个人档案夹管理等。

 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 协作管理

＊ 工作组管理

＊ 个人档案夹  功能特点：

＊ 个性化自定义工作提示设置

＊ 支持双向式代理日程安排设置

＊ 支持部门级日程统一管理

＊ 支持成员在线互动协同工作

＊ 支持个性化定义工作组群

6.1.5电子邮件

电子邮件管理模块是系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过电子邮件管理模块可以在系统内部用户之间发送、接收电子邮件，同时也可以收发系统外部的Internet邮件。电子邮件管理模块页面友好、操作简单、便于管理，极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

 功能包括：

＊ 内部邮件收发管理

＊ 外部邮箱设置

＊ 收发Internet邮件

＊ 邮件夹  功能特点：

＊ 个性化邮件签名信息设置

＊ 内部成员点击发送

＊ 内部邮件快捷、安全

＊ 个性化黑名单管理

6..1.6电子论坛

使用电子论坛功能，可以实现用户单位内部信息交互讨论，通过栏目设置可实现讨论组成员范围控制，根据需要确定论坛栏目采用实名或匿名方式，设置栏目管理员及栏目图标等个性化设置。同时支持内容检索及精华信息的收藏。

 功能包括：

＊ 栏目管理

＊ 论坛浏览

＊ 用户管理  功能特点：

＊ 个性化自定义栏目设置

＊ 支持栏目成员范围管理

＊ 支持内容变更信息订阅

＊ 支持实名或匿名发表方式

＊ 支持自定义内容检索

6.1.7常用工具

主要提供用户日常工作活动中经常遇到的各类工具类功能。

 功能包括：

＊ 在线通信

＊ 个人便签

＊ 口令修改

＊ 万年历 ＊ 邮编区号  功能特点：

＊ 在线情况准确浏览

＊ 支持P2P信息及文件传送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息临时存放

＊ 支持公历农历及节假日浏览查询

＊ 支持全国范围邮编区号浏览查询

＊ 支持个性化登陆ID及口令设置

6.1.8系统管理

系统管理是为系统的正常运行提供管理设置功能，首次安装完系统后，首先要通过系统管理模块中的组织机构管理功能建立起用户单位管理体系结构及系统用户信息。同时支持系统登陆界面设置、页面风格设置等管理功能。

 功能包括：

＊ 组织机构

＊ 用户管理

＊ 系统日志

＊ 数据管理  功能特点：

＊ 组织机构体系自定义

＊ 职位级别自定义

＊ 体现模块权限分级授权机制

＊ 实现操作日志及数据日志综合管理

＊ 可进行个性化登陆页面设置

6.2、增强功能介绍

6.2.1资源管理

 人事档案

人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的

调动分配、人员信息查询统计等。功能包括：

＊ 人事档案信息管理

＊ 统计查询

 用品管理

用品管理为针对用户单位需要进行采购、领用、库存统计的各类用品信息进行综合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采购管理

＊ 领用管理

＊ 统计查询  车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，可以实现车辆的基本信息、使用信息、维修信

息、年检信息等的综合管理功能。功能包括：

＊ 车辆档案

＊ 用车管理

＊ 维修管理

＊ 年检管理

6.2.2总务管理



会议管理

会议管理主要实现是对用户单位相关会议安排、会议通知以及会议纪要信息进行标准化统 一登记管理功能。功能包括：

＊ 会议安排

＊ 会议通知

＊ 纪要管理

＊ 会议查询

＊ 会议室预约



值班管理

值班管理是对单位值班信息进行综合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查询

.接待管理

接待管理主要实现对于用户单位的各类交流接待活动有关信息的登记管理。

功能包括：

＊ 接待登记

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 统计查询

第四篇：金和OA协同办公管理系统

金和OA协同办公管理系统

金和OA系统

金和OA协同办公管理系统简介：

金和OA协同办公管理系统C6软件（简称金和OA），本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境。

金和OA协同办公管理系统C6软件，通过了软件产品检测中心依据国家相关标准的检测、通过了国家信息产业部的双软认证，并根据《计算机软件保护条例》获得了软件产品著作权证书。当前企业为什么要选择OA协同办公管理软件、搭建信息化管理平台？

一、企业信息化管理是发展的必然

公司随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

二、企业规范化的管理是发展的需要

传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。

三、提高办公效率和质量是企业的追求

如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、文件下发、批复、归档，繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。

四、远程申请、审批是目前无法解决的难题

公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。

五、节约办公成本

针对公司办公耗材浪费的情况，通过OA系统的实施，可以大大节省这方面的开销。随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。实施OA协同办公系统后，可解决以下五点主要问题：

一、建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在公司内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。

二、实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高部门之间协同工作的效率。

三、实现知识管理的自动化

传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的所有工作内容，这样就减少了很多培训环节。

四、辅助办公

像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

五、实现协同办公

就是可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，各分公司及办事处的地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

可以实现所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。

选择金和OA协同办公管理系统可以解决企业内部存在的以下问题：

1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。

4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。

金和OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境、提升企事业单位的管理和信息化应用水平并降低成本。

①功能强大：几十个功能模块，涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足企事业单位的办公需求。

②使用方便：人性化界面设计多种操作导航方式，只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。

③安装维护简单：独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术人员便可轻松完成。④安全可靠：数据可备份、可恢复，完善的权限控制，保证信息发布、传输的保密性。

⑤性能稳定：B/S架构，Web服务器采用IIS(Internet Information Server)，MSSQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大。

⑥服务完善：科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。

⑦性价比高：很小的投入便可带来效益的提升。

使用金和OA协同办公管理系统的平台，可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能，可以对单位内部的各种业务流程进行规范，避免人为因素对业务流程的干扰，极大的方便了领导对内部业务的规范管理。

金和OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：

第一阶段：实施前期调研阶段

1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能等情况。

2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。

第二阶段：实施准备阶段

这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：

1、系统管理员培训由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。

2、召开OA项目启动会议

任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。

主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。

3、拟订实施进度计划

任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

4、确定项目实施组织

项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

第三阶段：项目建设阶段

1、系统安装与初始化配置

在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。

2、注册用户并构建组织机构

注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。

3、业务流程调研

业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。

实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。

4、核心模块定制

定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

5、辅助模块定制

完成系统各辅助模块的定制。

6、系统调试

项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。

第四阶段：切换准备阶段

1、OA培训

OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

2、模拟运行

由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。

第五阶段：OA验收

OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。

在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。

验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。

以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。

在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。

2010年12月4日

第五篇：OA协同办公管理系统

OA协同办公管理系统

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段，选择一套适合自己的OA系统则成了当务之急的事。OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。OA的作用很简单，就是用来处理日常办公事务的管理软件。但是真正把日常办公事务处理好，很简单吗？当然不是。接下来让我们了解OA不简单的一面。

1、建立信息的发布平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。可以包括企业信息的发布、行业信息的发布、部门信息发布、领导讲话发布等等。

2、实现工作流程的自动化。首先能极大的提高工作的效率：办公人员不用拿着各种文件、申请、单据什么的在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网上进行。系统将会自动流转到下一结点，每一步都要走审批流程，而且会有修改留痕，这样便于责任的追溯。流转到领导那里，领导可使用手写签名，而且将自动生成发文阅办单。系统的流程是完全按照公司的情况定制的，如果流程有变动，可在后台对流程进行定制修改，操作便捷简单。其次是节省运营成本：包括时间和纸张等。第三就是规范单位管理：把一些弹性太大的不够规范的工作流程变得井然有序。第四是提高企业竞争力，凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。这样企事业单位内部的凝聚力将大大增强。

3、实现知识管理的自动化 传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，而且文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保存，按权限进行使用和共享。

4、辅助办公 会议管理、日程安排、即时通讯等。

5、实现协同办公 我们使用OA系统，最主要就是达到协同的目的。它可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（办公用品、设备等）无形（业务信息、知识）资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美结合了组织内部的信息流。