文书档案实习报告

第一篇：文书档案实习报告

文书档案实习报告

任晓燕文秘09125号

一、实习目的：

巩固文秘专业的主业知识，进一步提高文书档案实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作。

二、实习时间：

2011年5月3日至2011年5月31日。

三、实习单位：

丽水市公安局

四、实习主要内容：

按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。在这段时间我收到了较好的效果。

现就主要实习情况报告如下：实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，这次实习，根据各单位对档案管理需求的实际情况，老师帮忙联系了丽水市公安局，于是，我很荣幸地在那里开始我的工作。在实习期间，我主要负责的工作内容是丽水市公安局干部处办公室文秘。在办公室的这段时间，由于处在干部处

这个重要的枢纽地位，既联系着上级领导，又管理下级公务员，因此我们的工作很繁忙又紧张。我不仅要负责档案工作，更是一个万事都要帮忙的文秘工作者。

我的实习工作主要有以下几项内容：

第一、利用办公自动软件基础知识负责公务员考试成绩的统 计。我们花了一星期时间来核实、排序成绩，然后根据体检报告，把合格者返回生源地，同时把他们的资料邮寄回去。

第二、全国公务员体检资料录入。这是一个相当繁琐的过程，每一项目都是密密麻麻的数字，每一个检查都包含很多选项，一不小心就会犯错。整整花了一个多星期，马不停蹄，才把一大叠数字输进去。

第三、档案资料的整理。第三周开始，在我们的建议下老师 开始让我们整理档案。做档案是一个细小而又庞大的工程，因为它涉及很多方面。每一个在公安局任职的公务员都有自己的档案袋，有些过于陈旧，磨碎了边沿的，都经过我们新的装拆。档案资料不完整的，依次放入相应的案盒。同时，我还给老师提建议，采取按 姓氏A、B、C、D顺序的排列方法，这样寻找起来有规律又便捷。我们还在外面设一个登记本，每一个人一个数字代号，既简洁又明了。最后，领导们采纳我们的建议，利用这种方法，档案排列有序，有章可循。

第四、进入档案系统软件查找档案。第四周是见习的最后一周了，我们开始新的任务查找2009年重要机密文件。利用办公自动化软件查找起来很便捷，有些涉及机密，我们也遵守保密原则，以身作则。

五、实习建议点 ：

此次实习中，和同学聊天发现部分同学的实习并不是很充实，只是单纯的文字录入。可能是单位本身不相信我们的实力，不放心把档案交给我们处理。所以，我建议我们应该和实习单位沟通完善，互相了解，明确我们实习的目的，充分发挥我们实习生的价值。尊重学生、相信学生。当然，我们也要加强与单位领导的交流沟通，不断进步，不断学习。

同时，希望实习的时段可以改善，建议先提前完成期末重要考试。由于一个月的中途离开，长时间离开书本，回来直接有英语等级考、期末考，这不利于我们的学业。可以尽量安排在6月份实习，现在一般单位都有空调，中暑问题也不严重。

五、实习感想：这真的是一次很宝贵的机会，做了很多，看了很多，心里是满满的感触，也提前了解了以后的工作，提前进入了社会的大家庭中。作为还在学习的我们必须得把握好现在，扎扎实实的学好理论知识，继续学习，不断提升理论素养。同时，也相信办公室文秘的前景将越来越广阔。它是一个综合处理机构，它是一个枢纽地位，是一个社会的需要。

第二篇：文书、档案自检报告

温宿匝道收费站文书、档案工作自检报告

温宿匝道收费站为进一步提升文书、档案工作水平和能力，圆满完成全年工作任务，把文书、档案工作引入深入，始终坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，认真学习实践社会主义荣辱观，坚持政治理论学习，现自检如下：

一、文书工作（3分）

1、机构职责、人员及分工明确；规章制度适用，执行落实有效。

满分：2分自检得分：2分

2、收文、发文管理规范，办理流程符合相关要求；公文种类、格式运用规范，文稿质量高。

满分： 3分自检得分：3分

3、建立印章使用登记审核制度，印章使用管理规范，用印登记记录完备。

满分：3分自检得分：3分

4、建立机要保密工作制度，涉密载体管理严格，清退及时，保管安全。

满分：2分自检得分：2分

（文书工作满分：10分自检得分：10分）

二、档案工作（7分）

1、档案人员落实，职责明确。设有档案室及专用档案库

房，档案安全可靠，基本设施设备齐备。

满分：2分自检得分：2分

2、建立档案工作管理制度，定期归档。档案整理、编目符合相关规定，管理规范。

满分：2分自检得分：2分

3、实现文书档案计算机检索，并建立电子文档。电子类材料集中管理。档案利用好。

满分：2分自检得分：2分

4、制定归档整理、保管、利用、保密、鉴定销毁、档案人员岗位责任制，并严格落实。

满分：2分自检得分：2分

（档案工作满分：6分自检得分：6分）文书、档案工作满分：16分自检得分：16分 以上是2013年温宿匝道收费站文书、档案工作的自检情况，请予以验收。

二〇一三年九月

第三篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第四篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第五篇：文书档案实训报告

《文书工作与档案管理》实训报告

根据《文书工作与档案管理》课程实践要求，本门课程需要完成14课时的实训环节。为了较好达到实训目的，使学生们能够将工作目标和学习系统相结合，围绕任务合理安排各类教学资源，我采用校外实训和校内实训结合的方法，带领学生从校园走出去，再回到校园，在文书与档案管理实际工作的各个环节中加深学生对该门课程从理性到感性的认识。

实训时间：2012年12月27日全天，2013年1月4日全天和1月5日上午，合计两天半，14个课时。

实训对象：商务文秘1101班全体学员27人

带队教师：教研组组长许丽娜老师和任课教师何斓

实训内容：

（一）、校外实训地点：福建省档案馆和福建省博物馆

1、坐落于闽侯上街的福建省档案馆享有“全国最美档案馆”之称，其建筑集古典美与现代气息于一体，外观上融合福建土楼和中国四合院的风格。

首先，我们在馆内工作人员的带领下了解了省档案馆的丰富馆藏。由于我省特殊的政治、经济和地理位置决定了其馆藏档案具有鲜明的地方特色。按照历史发展线索，省档案馆馆藏档案有四部分的内容：第一部分是明清档案；第二部分是民国档案，反映了1912-1949年北洋政府、中华共和国人民革命政府即福建人民革命政府、南京政府统治福建时期的情况；第三部分是革命历史档案；第四部分是1949年中华人民共和国成立后的档案。

其次，我们参观了作为档案管理中重要环节——档案的利用，即对省档案馆举办的四大档案展厅进行观摩，了解新形势下的档案利用与服务。

第一展厅：“潮涌海西”-----福建现代化历史进程展。

第二展厅：中国档案珍品展

第三展厅：“似水流年”-----外国摄影家眼中的闽江和福州

第四展厅：百年跨国两地书-----福建侨批档案展

通过对四大展厅的观摩与学习，同学们认识了形式丰富多样的文书与档案展品，如：照片、公文、圣旨、契约、图表、书刊等，通过各类文书档案来了解福

建历史的真实概貌乃至全中国历史，更加体会到现代文书档案管理的重要意义。

2、福建省博物馆是集文物保护、文物考古、历史、自然标本、艺术研究为一体的省级综合性博物馆，是我们校外实训的第二站。学生们对其馆藏文物和自然标本进行了参观，文物以更真实更直观的形象出现在我们的面前。共参观六处展厅：福建古代文明之光、福建古代外销瓷、工艺藏珍、恐龙世界、海洋动物、动物万象。该馆馆藏文物标本共5万多件，其中一级品360件，以传世艺术品、考古发掘品和革命文物资料为主。

（二）、校内实训内容：校内图书馆各部门。详细介绍我院图书馆的结构功能与划分，并带领学生观摩书籍的装订、上架、排架等，以及检索工作。之后，安排学生轮流进行书籍的装订工作。

三、实训体会：

（一）、此次通过实地观察文书档案管理的工作环境和生动形象的档案展品，可以激发学生对档案的好奇心，从而引发对学习该门课程的兴趣。

（二）此次接触大量丰富的档案展品，可以及时与课堂所学的档案知识相结合：如文书档案的起源、分类著录、档案利用与价值鉴定等。其中学生反映突出在于以下三点：第一，了解信息化社会的新形势下档案的开发利用的特征。档案一改原来枯燥无味的形象，从陈旧泛黄的档案室走出来，映入人们眼帘的是崭新活泼的档案形象，让人们主动利用档案，使档案更好地为人们所服务。第二，对文书档案的价值有了更深刻的体会，尤其是文书档案的历史价值远远大于现实价值。第三，更加理解公文处理工作的基本原则和要求，需要及时、准确和保密。

（三）通过校内实训，学生参与实践操作，增强实际动手能力，根据实际职业岗位设计档案管理实训任务场景，让学生通实践发展档案管理的技能，能够将原则性和灵活性更好地结合起来，努力去提高工作效率和服务水平，