外贸回访信

第一篇：外贸回访信

外贸客户回访信 分析下原因,一般情况下我会再写封追踪信给他:

Hope you are fine, my friend.It is regret that I haven't receive any information from your side.May I have your idea about our offer? We will try to satisfy you upon receipt of your reply.As we don't want to lost a good customer like you!

If there is anything we can do for you, we shall be more than pleased to do so.Hope we can build good cooperation with your.如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.(一般情况,70%的客人会告诉你他的原因)

Glad to contact you again!

Have you kindly check my offer? Hope they are workable for your market!Sorry that we still don't receive any information from you.I would apprreciate for your any comment about our offer, including price, quality, sercive.No matter if it is positive answer, It is great help for us to meet your requirement.Waiting for your favorable reply soon!

之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经.我通常是这样写的：

good day!

my quotation of digital photo frame you might have received and considerated.could you kindly advise your comments at your earlier convenience?

if the products isnot your areexpecting,pls advise me your details requirement, i will re-offer asap.i am of service at any time!

但是，不同的客人，我会变换着写邮件，让客人知道我们公司，产品的存在．我不会把客人缠得太紧，约十来天给他一封邮件我通常这样回复的：

Dear ***,Wish you have a nice day!

May I ask whether you have received my quotation?Now I am sending it again,if you have any other ideas.Please feel free to contact me.We will do much better if you can give any advices to us.I am waiting for your reply ASAP.Best regards

Wennie．但是，想成功可不是容易的事情．

dear sir

have you received our quotation of..., if you have any further question,please don't hesitate to contact us.we are waiting for you comment about our quotation.we hope that we can establish a good business relationship with you in the nearest future.your prompt reply will be appreciate.回复A：直接去函敦促 Dear Hugo Chu, Wish everything well with you and your esteemed company!We are in receipt of your letter dated Aug 10 , and as requested was expressed you 3 catalogues for our refrigeration goods.We hope they will reach you in due course and will help you in making your selection.Wish we will promote business as well as friendship!Best wishes!Kevin

回复B： 先写邮件问清情况。本人觉得先写邮件问清情况，简单的询问，如HAVE YOU RECEIVED MY P/I, IS THERE ANY QUESTION OR PROBLEM WITH YOU? 再问何时开L/C 或汇订金过来.....如客户没回复，那你应该(很有必要)打个电话过去问清情况。是价格问题还是临时发生改变? 客户是中间商，还在等最终客户的确认？还是其它问题？然后根据情况做一些措施看能否挽回这一张订单。Dear Sir, Good morning!Hope you have got a wonderful weekend!For several days no news from you, my friend.Now I am writing for reminding you about our offer for item of **** dated ** ** ** according to your relative inquiry.Have you got(or checked)the prices or not?(You can add some words to introduce your advantage of your product or something else to attract the customer).Any comments by return will be much appreciated.It will be our big pleasure if we have opportunities to be on severice of you in near future.Looking forward to your prompt response, Thanks and best regards, Yours Faithfully Kevin

回复C：如果仍然没有回音的话，可以在一、两个月后再写一封信。Dear Sir, Now I am writing for keeping in touch with you for further business.If any new inquiry, welcome here and I will try my best to satisfy you well with comptetitive prices as per your request.By the way, how about your order(or business)with item ***? If still pending I would like to offer our latest prices to promote an opportunity to cooperate with each other.Thanks and best regards, Kevin

第二篇：外贸新人如何写客户追踪信

外贸新人如何写客户追踪信

作为一名外贸新人，收到客户询盘后报价，客户没音信了怎么办？这时千万不能就这么放弃了，一定要定期追踪，力争每一次拿下订单的机会！这里提供一个追踪信的模板仅供参考。

Dear Sirs,How is your business going on recently?

We made the quotation of *** last week,did you receive it?What do you think about it?Your comments are all my expecting.Looking forward to your early reply.Thank you very much.Best Regards,***

希望可以帮助外贸新人。

第三篇：外贸开发信标题该如何写？

做外贸就离不开邮件营销，如何做好邮件营销其中几点很重要，比如外贸开发信标题该如何写？因为在众多的开发信中，如何快迅抓住老外的眼球，这可起到至关重要的作用，下面小编整理了一些实战例子分享给大家：

相关阅读：

如何写好一封英文开发信？ 分析如何写好外贸开发信模板？ 七大外贸英文书信模板 外贸信函中英文对照范文 外贸邮件回复技巧(一)

1、Manufacturer of bamboo flooring/Supplier of Wal-Mart 这个标题为什么好呢？前半部分告诉客户我是做什么产品的，后半部分告诉客户我是沃尔玛的供货商。因为我们公司原来和沃尔玛合作过，而能成为它的供货商条件还是很苛刻的。首先付款方式是O/A 90天，每3个月结一次帐，如果中间质量或交货期出了什么问题，货款就要扣下来或者打折了。其次沃尔玛的需求量是很高的，这就需要你的生产能力很强，同时保证质量和交货期符合要求。所以如果能成为沃尔玛的供货商，的确是公司的一大卖点。可以毫不犹豫的把它写到邮件标题里，吸引客户的注意。Supplier of Wal-Mart 这一句就可以顶十句话。我用4个字概括叫做名人效应？如果告诉大家我认识凤姐，大家是不是也对我刮目相看了。

有的朋友这时候可能会想，我没有沃尔玛这样的大客户那该怎么办？其实就算没有，也可以这样写。因为你的客户的客户有可能就是知名的大买家。你可以尝试去和你现有客户八卦一下，看看他们的下家客户中有没有大型买家。如果有的话，就可以这样写了。因为事实上，你的货物最终的确是到了大型买家的手上。

2、Re: Ecotimber/product catalogue /brief intro.这个标题后半部分没有什么特别神奇的地方，关键是开头有一个“Re:”。一般我们在回复别人的邮件后，系统自动会在原来邮件前面加一个“Re:”表示这是一封回复邮件。如果在给客人写的第一封信中，就加上了“Re:”会给对方造成一种错觉，以为是自己写了一封邮件，然后你回复他。十有八九客户会点来看一看。这招还是蛮管用的，但是要慎用，属于不得已而为之的方法。

3、John, are you ok with your * suppliers? 这个标题的杀伤力体现在指名道姓，平易近人。如果你知道你写信对象的姓名，那请你务必把它放到你的标题，正文中去。人多自己的名字总是很敏感。如果人群中有人叫你的名字，你会发现这个时候你的耳朵会特别尖。对于一个人最好的尊重就是首先要记得住他的名字。写邮件同样也如此。客户一眼扫过去，100个标题中，唯独你这一条中出现了他的名字，首先被点击的很可能就是你的邮件。

4、Stay Cool With Us–*** air conditioner supplier 这是一家卖空调的供应商，标题中Stay cool with us是一个英语的俗语，意思是和我们在一起可以无忧无虑。同时cool又让人联想到空调，所以是一语双关。这就是一种创意，和老外做生意光有精明的头脑的同时，如果能加上一点幽默感和创意。保证你可以脱颖而出。

5、Regarding mp3, Can you get your questions answered on the spot? 这个标题中，用了一个反问句，问客户你能立即解决你的问题吗？写信人的身份是一家外贸公司的业务员。外贸公司相对于工厂来说，显然具有一些劣势，但优势也是存在的。比如说提供的服务要更好，更灵活，更全面。从这个问句中就是这种优势的体现。

6、Is there a middle man draining your profit.Get rid of them, it’s information age.同样的，这个标题大家看的出来适合于哪一类的供应商吗？没错就是工厂。工厂的优势在于物廉价美，在于定制，在于直接。这个标题就是很好的体现。

7、Can you reach your supplier at 3 p.m.? 这是一个SOHO（SMALL OFFICE HOME OFFICE）外贸员写的一个标题，是一个反问句，反问客户凌晨3点你能找到你的供应商吗？因为国内外有时差，有的时候客户白天遇到问题，十万火急，但是我们这里越是深夜，无法及时沟通。但是SOHO就可以做到，因为他们的上班时间很灵活，这是他们的优势。用最直白简介的话把它表达出来，杀伤力非同一般。看了上面几个正例和反例，大家应该心里对什么是好的标题有点感觉了。归纳成3点就是：

1、简结，通俗，有名有姓。

2、秀出你的公司，产品或者个人的亮点。

3、避免人云亦云，通过新颖的措辞或创意吸引客户注意力，激发好奇心。良好的开端成功的一半，只有一个好的标题才能让客户继续阅读你的正文。就像在国际站的操作中，好的标题可以提高产品点击率。但是物极必反，如果做过了头就变成“标题党”了。要让一封开发信最终发挥作用，还是要看里面有没有真材实料。

今天先写到这里，在下一篇中我们就来探讨一下开发信正文的具体写法，如何最终一锤定音，抓住客户。

1）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。

一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下： Dear C, Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio 这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

2）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。

比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We’ll send you the samples tomorrow.这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow.用得是被动语态，人称就没有了。

3）经常会问一些毫无意义的话。比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。

还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。

开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。

4）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。

第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写： Item: Solar lantern with soft handle Model No.: HBC-294847/KT Description:„„„„„..(把详细的规格写清楚)Package: color box MOQ: 1,000pcs Pcs/ctn: 20pcs/ctn Ctn size: 50*40*60cm GW/NW: 20kg/18kg Q’ty/20′: „.pcs;Q’ty/40′: „pcs Loading port: Shenzhen Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 days FOB Shenzhen: USD2.39/pc CIF Valencia: USD2.45/pc 以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。

5）喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。6）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成”Could you please help to give me reply today?” 用的是疑问句，加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么？

所以”please, help, kindly, could, thank you, appreciate”这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的几个错误，当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。

呵呵，坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一开始已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写的开发信给大家看看： Dear Katherine: This is C from DEF Co.Ltd.in Shenzhen.Very glad to write to you here!It’s my pleasure to be on service of you if possible!Firstly, let me introduce my company in short.We’re „„„..(长篇大论的公司介绍，写了整整两大段，这边就不贴了)Our products are very popular in both global market and domestic market.Welcome to visit our company if you have time!We’ll arrange the car to pick you up from the airport.It’s convenient to our company, just 50 kilometers!Our goal is„„(这边是写公司的宗旨，什么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话)Enclosed our price quotation sheet for your reference.Please check and find if some items meet your interest.If so, I’ll be happy to send you samples for evaluation!We sincerely hope to establish business relationship with your esteemed company!And I also hope to be your friend in private!If any questions, please contact me freely!Thank you!Looking forward to your early reply!Yours sincerely, C DEF Co.Ltd.****Road, ***city, ***province, China Tel: *** Fax: *** Email: *** Website: *** 够震撼吧？我现在自己看看都想笑。这就是学校里外贸函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似才有。接下来给大家分享一封老外写的email开发信，大家看看： Hey guy, XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me, let’s talk details.Rgds, Rick Phone: „„.这是一个巴西的贸易公司写给陌生的美国公司的开发信。别人也是做trading的，怎么就写的和我们不一样呢？有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。没错，很多老外是很懒，但是你明知道他很懒，你还长篇大论的，你觉得这么懒的人会花时间仔细读你的开发信么？懒是一方面，这点没错，老外通常没有中国人勤奋，但是反过来看，他们往往是言简意赅，只说最重要的话，一句废话都没有。因为在他们的文化里，时间很宝贵，不能耽误自己的时间，也不要耽误别人的时间。运用好邮件营销这种免费高效的方式，让你的外贸业绩快迅增长。

第四篇：外贸信函之敲门砖 — 推广信

编者按：常常有外贸业务员在写英文邮件的时候，会觉得脑子里面一片空白，或者写出来的语句怎么看

怎么别扭。即使是商务英语专业毕业的朋友，也会对英文写作觉得难以下笔。其实，很多时候，书面的信函，只要了解基本的段落分层，参考一些常用的句式，并结合商业信函的特点，我们都可以写出漂亮的英文信！

在外贸过程中，我们跟买家的邮件沟通，主要集中在Marketing Letter（推广信）、Enquiry（询盘回复）、Offer（报价）以及Counter-offer（还价）环节。我们将分成三部分逐一给大家介绍。

开发新客户的时候，一封文笔漂亮、重点突出、语法标准的英文开发信，能很好地传递给买家公

司的专业与严谨。如何写有效的推广信呢？ 我们来看一个例子： K & U Metals No.23, Baizhangdong Rd., Ningbo, Zhejiang, China Website: www.xiexiebang.com, and am contacting you in this instance because I feel our company product portfolio issomething that may be of interest to you.小提示：

1）Dear 是比较礼貌的用词。Hi 则更适用于朋友之间的联系 所用。

2）尽量称呼对方的姓名。如果不清楚对方的性别，使用Dear Sir/Madam 来称呼对方。

3）第一段的第一句话一般是言简意赅的介绍“来意”（在哪 里看到的信息，这个是我们平时容易忽视的，却是买家关 注的。因为对方需要通过这个信息确认我们是否正确地了 解到他的需求。）

Some of the products we are presently manufacturing are similar or use similar materials/process and therefore it would be a fairly straightforward exercise to transfer production to our company.So far as we know, similar products in European market are made in the U.K.with very small amount of production.Our products are qualified with the same European Standard and are of the similar quality as those in your market, but with much lower cost.We believe that our products will make it more

profitable.小提示：

1）尽量如实地向买家介绍自己的产品。如果有可能，尽可能 地了解买家对产品的需求，有的放矢地介绍。如澳大利亚 做马桶生意的买家，其网站上明确提出”Only those with A/S standards will be answered.”那么Watermark 认证的马桶，就应该在邮件中明确提出”The toilets we produce pass the Watermark standard.So we think we must be the right supplier you are looking for”。

2）其次，表明自己对对方市场的了解，告知对方自己的产品 符合对方市场的标准，将有利于对方在本土市场获得更大 的利润。

If you have the time, please browse our website(www.xiexiebang.compliances and I hope we will have the opportunity to tender some of your products prices soon!小提示：

1）提供自己的网站链接（公司网址、电子商务网址），确保 您的链接是有效的、可访问的。让买家可以详细了解我们 的产品和公司情况。

Thank you for reading this.I have tried to make this letter

as brief as possible in order not to waste your valuable time and look forward to hearing from you.Kind regards Gus Lutum Sales Manager, Foreign Trade Dept.以上只是一个sample letter。我们需要根 据自己产品的特点有针对性的推销自己的产品。在这里，我们主要讨论好的推广信的共性。风格上，好的推广信是B.S.H.P

Brief(言简意赅): 不需要花过多的篇 幅介绍自己的公司和自己的产品。要知道，来自陌生人的邮件，买家不会花太多时间 去阅读。我们需要让买家快速了解到我们 是做什么产品的以及我们的重点优势，否 则，我们精心准备好的邮件就很有可能直 接进入到“已删除邮件”甚至被拉入“垃 圾文件”。所以一封有效的开发信应该主 题上和内容上都做到简洁明了，并简明扼 要地介绍自己的产品特点。

Straightforward(直截了当): 邮件第一段 直接说明“来意”。介绍产品的时候，也要直

截了当。一句话概括：“我看到你了，我适合你，我可以帮到你，你意下如何”，等等。Honest(实事求是): 过分鼓吹自己公 司、产品的专业性会让买家产生怀疑。我 们需要做的是尽量如实地向买家介绍自己 的产品，由买家来做判断。尤其是一些技 术性比较强的行业，很多时候买家就是行 业内的专家，他们能从材质等细节处判断 出产品的品质。所以，product talks（产品 自身证明其价值）。”Some of the products we are presently manufacturing are similar or use similar materials/process and therefore it would be a fairly straightforward exercise to transfer production to our company.” 远 比”We are specialized in manufacturing„” 更容易获得买家的信赖。

Polite(有理有节): Business is business。商 务场合下必要的礼节会为您赢得分数。”Your prompt reply is highly appreciated”听上去是不 是比”Please reply to me as soon as possible”更 贴心？另外，在书面信件中，尽量不要使用 pls，assp等非正式的缩写。

四要素助您写作有效的推广信 投其所好: 动笔之前，设身处地地为 对方着想。每句话都考虑迎合对方的需求（需要什么样的产品、服务）、愿望（是要 开拓新市场还是维护老客户）、好恶（投 其所好，避其所恶）和梦想。言简意赅: 不要过分追求华丽的句型。简单来说，推广信所用的语言，应该跟就 餐时的谈话一样通俗易懂。好处、利润、利益: 重点放在我们的 产品能为对方带来什么好处，而不是夸夸 其谈自己的产品和服务有多么优秀。举个 简单的例子：购买音响的人，不会关注这 部音响有多少根线（产品），他关心的是 音响的效果如何（好处）。所以在我们的 信函中，要着重告诉客户我们的产品能给 他带来什么好处，带来什么利润。

“拉关系”: 在信件中，注意多使用”You”。这样的称呼会让您在写信中不自觉地将邮件 当成与对方的对话，营造身临其境的感觉，对方读上去也更容易产生共鸣。

信函中（信、宣传册或邮件）的文字，都需要遵循简单的规则：首先，我们的信 件一定要能引起对方的注意，尤其是信件 的标题，一个好的标题能第一时间吸引对 方的注意；其次是要引起对方的兴趣。对 方有了兴趣，才会对我们的产品或服务产 生真正的需求。但是，如果对方不采取任 何行动，前面两点做的再好也没有意义。所以最后一点，在信函中，明确告知对方 要与我们建立联系，需要采取什么行动（回 信，索要产品图册或是索要样品等），激 发对方的回应（获得买家回复），为下一 步的议价提供可能。

推广信写好了，最后不要忘了检查邮 件的拼写错误。建议用word 检查，因为 邮件一般没有拼写检查功能。检查完毕，我们就可以把漂亮的邮件发送给买家了！

常用句式参考：

听说: I learnt„;I heard „

请: Please;Kindly;be good enough;Be kind enough;Have the kindness.参见附件: Attached please find „;Enclosed is „

感激: Be grateful;Be appreciated 请回复: Your prompt reply is appreciated;Looking forward to hearing from you.

第五篇：外贸催款信的常用语

外贸催款信的常用语)

一 英文催款信的3种写法

例（1）

催促马上结账

我们已收到你们7月17日的来信，非常感谢。

我们分别在7月2日和7月9日收到275美元和525美元两笔付款。这样还剩下欠款余额320美元。我们想提醒你们，在你们6月22日的来信中，你们答应在6月底前付清欠款。

随函附上到7月31日为止的结算表。我们将非常感谢你们迅速结清此账。

A Letter to Urge Prompt Settlement Dear Sirs, We have received your letter of the 17th July with thanks.We received payments of $275 on the 2nd July, and $525 on the 9th July respectively.This leaves a debit balance of $320.We would like to remind you that in your letter of the 22nd June you promised to repay before the end of June.We enclose a statement for the period ending on the 31st July.We would appreciate a prompt settlement of this account.Yours sincerely, 例（2）

要求支付逾期款

我们已收到你们3月2日的来信，谢谢。

遵照你们的要求，我们随函附上一份新的发票，即有关我们于1994年8月25日提供的服务，此前我们曾开出第829号发票，或许你们没收到。

由于该款逾期已久，我们将万分感谢你们立即处理付款事宜。

A Letter to Demand the Payment of Overdue Account Dear Sirs, We have received your letter of March 2 with thanks.As requested, we are enclosing a fresh invoice for our services offered on August 25, 1994, previously billed under our invoice No.829, which you could not find.Since the account is long overdue, we would very much appreciate your prompt processing of payment on your side.Yours faithfully, 例（3）

答复客户延期付款要求

谢谢你们3 500美元的支票。现在你们账上的欠款尚有3000美元。

我们理解你们遭遇未曾预料的财政困难，我们也及时注意到你们延期付款的请求。考虑到我们之间长期的业务关系，我们向你们提供如下支付计划：在此后的三个月内，每月15日支付1000美元。

如果你们另有设想，请用电话与我们联系，以便我们讨论。否则，我们将在12月15日期待着你们下一张1000美元的支票。

A Reply to a Customers Request for an Extension of Payment Dear Sirs, Thank you for your check for US3 500.The balance remaining on your account is now US$3 000.We understand that you have come across some unexpected financial difficulties and note with due attention your request for an extension.Considering our long-term business relations, we offer you the following payment plan: US$1 000 by the 15th of the month for the next three months.If you have another plan in mind, please contact us by phone so that we may discuss it.Otherwise, we will expect your next check for US$1000 on December 15.Sincerely yours

二 外贸催款的常用语及范例

外贸过程中，拖延付款是常见的。怎样写一封意愿坚定、有理有据、措辞得当的催款信呢？以下给您提供一些参考。

I.USEFUL EXPRESSIONS 常用语 1.How to start your letter? 如何开头？ You have not responded in any way to our recent letters about your past due account.We remind you once more of your open account that is now ___ days beyond our ___-day terms.Your account is still unpaid in spite of our continual reminders asking for payment or an explanation for your delay.We urgently request that you immediately pay your balance of __, which has been outstanding since ___[date] despite several notices from us.2.How to warn the recipient against further delay? 如何警告对方不要拖延？

You must realize that we cannot afford to carry this debt on our books any longer.Any further delay in paying your balance due cannot be accepted.You can no longer delay payment if you wish to keep your account open.Our next step is to take legal action to collect the money due us.This is unpleasant for both of us and is damaging to your credit rating.3.How to specify your deadline or demand immediate payment? 怎样说明你的截至期限和要求马上付款？

We must now insist that your send you payment within the next five days.Unless I receive your remittance within the next three days, our attorney will be instructed to start proceedings to recover the debt.If we do not receive remittance within five days from the above date, we will have no choice but to pursue other collection procedures.After April 30, we will have no choice but to cancel your credit and turn your account over to a collection agency.4.How to end your letter? 如何收尾？ We look forward to your prompt payment.Your immediate response is necessary.It is up to you if any legal actions will be taken.Please make every effort to ensure that we are not forced to take this drastic action.We must hear from you at once to avoid further action.II.SAMPLE 范文 Dear ___: I am afraid your failure to settle your account, which is over due for more than six months, will leave us with no alternative but resort to legal proceedings.This is to notify you that unless we receive your check for $7,550.50 by June 30, we will place your account in the hands of our attorneys for collection.Yours sincerely, ___[name] ___[title] III.TIPS 掌握写作要领

1.Choose a firm tone for your letter.2.Remind the recipient of your previous collection letters.3.Remind the recipient of all the necessary details: The amount owed by the recipient The length of time the bill has been overdue The additional amount of late charge if there is any 4.Tell the recipient what kind of legal action will be taken if the final collection effort fails

三 外贸催款信的书写技巧

（1）怎样写第一封、第二或第三封催款信？ 1.How to start your letter?

I am writing to remind you that you have not settled our invoice #________ for $________.It has been two mon

ths now since we delivered your garments, and we have yet to receive your payment for $1,890.50.We would like to remind you that payment of your account at Metro Mart is past due.May we call your attention to your payment for the disks we delivered to you two months ago? We would like to direct your attention to the following freight bills which are unpaid beyond the credit period permitted by our agreement.2.How to add more details?

A copy of our bill for $_____ is enclosed along with an envelope for your convenience.We have enclosed a copy of the item listed below that remains open on your account:...This amount should have been paid by ________[date], so you can see it is quite old.3.How to specify your request? Please let us know when you will pay or at least start by making partial payments.Please use the enclosed envelope to send in your check for $_______.If your check is in the mail, we say “Thank you.” If not, won't you please give this your prompt attention.If you are not able to pay the balance in full at this time, please let us know and we will be glad to arrange an installment plan with you.It is to your advantage as well as ours to keep your credit accounts current.4.How to end your letter? We look forward to your prompt payment.Your immediate response is necessary.Whether or not we take legal action is now your decision.Please make every effort to ensure that we are not forced to take this drastic action.We must hear from you at once to avoid further action.范文

Dear ___________: We have not received your payment for $_________ which is over due for _______ days.Please check your records.If you have already sent your payment, please disregard this notice and accept our thanks for your payment.Sincerely yours，_________[name]

_________[title] III.TIPS 掌握写作要领

1.Be courteous in your first collection letter.2.Be persuasive rather than threatening.3.Include the necessary details: The amount owed by the customer The length of time the bill has been overdue What specific action the customer should take 4.Encourage prompt response and contact.