个人做外贸流程要怎么做

第一篇：个人做外贸流程要怎么做

（一）企业产品——上传图片（网站）——网上客户询盘——邮件电话传真回复——落实订单

——做单证（寄单证到货代公司）——安排生产——联系运输——产品完成——安排商检

（装箱单，发票，合同，保险单核销单，上传海关）-交货——船期、提单的确定——核实提单

——收货款或交单银行——邮寄提单或电放提单给客户——催回核销单、交人行核销 网上交单。

（二）如何得到客户

外贸操作流程：T/T。L/C。（电汇，即期信用证）

现在很多外贸公司和很多外贸工厂的通常做法如下：

1．网上开设网站，通过比较知名的专业网站来推广自己的公司产品

2．通过参加各种国内的展销会和国外的展览会

3．通过朋友、熟人、客户、中国驻各国的领事馆商务人员来介绍客户

A：比如说做阿里巴巴的高级供应商，EBIGCHINA，EC21，MADE IN CHINA，等

这些网站的推广效率较高，反馈信息多，买家卖家一对一的询盘是比较实用的方法之一，但缺点是客户需要寄样或是下小的定单。

B．展览会对比较大的企业是很适合的。

大的企业自身实力雄厚，对外品牌和形象有一定的影响力，产品在国外有一定的知名度和客源，经常参加展览会，展示产品样品实物给客户看，让客户亲身感受产品的特点和用途，可产生实际的良好效果，大的订单会在当场拍板成交。（不需要样品，但成本相对较高）。

C．这种方法是一些个体的外贸人员的通常做法

一些个体外贸人员在初期做外贸，大都是手中有一些客户，然后跳出来做，本身资金有限，总希望能用小的资金做大的事情，以小博大，我在初期做外贸也是这样成功做过的。我找国外的朋友，熟人通过中国驻德国、希腊、美国、瑞典的大使馆商务人员帮忙来介绍我的产品，并给他们邮寄一些样品资料目录等，让他们在当地的报纸做宣传，这是免费的，商务人员将客户的资料提供给我，让我自己来联系，不过这些客户一般是小客户，一些大客户都是需要亲自到厂要考察企业的规模、实力、质量、生产控制过程、管理等，然后才会下大的订单。

（三）：贸易实战技巧 ：

网上销售 主要和产品的精美度、真实度有关，产品图片精美，客户的情趣被调动起来，引起购买欲。

A）产品管理

1，产品图片——精美真实图片

2，产品资料介绍——准确、齐全、有特色、详细熟悉。

3，报价单——图片+资料

B，邮件管理：

邮件回复要快，强调个性化，回给客户的邮件设计背景图片，资料，语言等，语句谦和通顺，内容真实客观，让客户觉得你是一个诚实脚踏实地做事的人。

C，防骗技巧：当询盘过来，首先核实客户的邮件，地址，电话，如果没有，回邮件给客户，要求他们提供这些资料，语言要谦和一点，一般客户都会提供的。如果有电话，要电话联系本人，确定其人。下订单时，一定要等到订金到帐后再下生产单，客户未付清货款，坚决不能将提单给客户。

如果客户因时间紧急，索要提单，一定要他先将银行汇款底单传真给你，你到银行去核实一下，然后可以做电放提单给客户

以做纺织业务为例：

1．纺织外贸业务流程第一步，也是最关键的一个流程，客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Performa Invoice 给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。

4．纺织外贸业务流程第四步，下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．纺织外贸业务流程之一的业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．纺织外贸业务流程下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产

7． 验货

8．纺织外贸业务流程时需要制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．纺织外贸业务流程中的商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．租船订仓

11．安排拖柜

12．纺织外贸业务流程之委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等

13． 获得运输文件

14． 准备其他文件

15．交单

16．纺织外贸业务流程之业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助

第二篇：个人外贸流程

个人外贸流程.双方协商，签订协议。个人和国外客户确认订单客户汇款或者开立信用证国外客户汇款到帐，LC到达通知和供应商签订合同，下单生产预付定金给工厂订仓报关出口提单确认通知开票收汇完成以后清算支付利润催要核销单

详细流程、双方协商，签订协议 这阶段主要是双方洽谈价格的过程，主要明确以下几点：

A 代理价格

一般来说，市场上外贸代理的价格可以分为2种： 一种是按照买断价格，另一种价格是按照代理费形式收取。买断价格参考：8.9-9.0之间（按照13退税现在的人民币汇率水平为例）代理费参考：按照报关金额的1％－2％ B 外贸公司付货款时间

具体情况有如下几种情况：

（A）出货前，外汇先到如何付款 参考做法： 外汇到帐以后，外贸公司在3个工作日以内，按照外汇到帐的时人民币牌价支付给工厂，出货以后，工厂开票上来，全款结清。

（B）出货以后，外汇到 参考做法：（分2种情况）I 外汇到帐以后，如果发票未到，则外贸公司在3个工作日以内，按照人民币牌价支付给工厂。工厂开票上来，全款结清。II 外汇到帐以后，如果发票已到，外贸公司在3个工作日内，全款结清。

（C）其他一些双方权利义务(详细参见代理协议书)注意：一般代理协议书上不会写利润如何支付的，是市场行规。

2、个人和国外客户确认订单 协议签订以后，个人可以用外贸公司的抬头和国外的客户商定订单的事情，外贸公司提供汇款路线，业务上的咨询和单据上的帮助。商量订单的过程完全由个人自己完成，外贸公司不应该插手任何涉及到产品的事情。这流程上的东西不必我来累赘，个人自己更懂。

3、客户汇款或者开立信用证 个人和国外客户确认好订单以后，就涉及到付款的问题。以下是一般的情况： 国外客户如果汇款到外贸公司帐号或者开具L/C到外贸公司，请个人提供相应的单据给外贸公司以便查询。如果是汇款请提供汇款水单，如果是L/C请提供信用证金额，开证行，国家等足以分辨的数字以便快速确认L/C是否到外贸公司。、国外汇款到帐，L/C到达通知 外贸公司财务部在确认外汇到帐,L/C到帐以后，会通知个人，会传真或者扫描相应的到帐水单和L/C复写件给个人，以便个人操作和确认。情况分析：如果外汇长时间不到，个人就应该叫国外客户提供银行的水单而不是客户汇款时候的申请单，银行如果有这样的水单提供，那么可

以90％确认钱已经汇出。那么你就要叫外贸公司仔细核查到底有没有到钱，以免混淆或者外贸代理公司耽误你的到款时间。、和供应商签订合同，下单生产 个人将用外贸公司抬头名义和出货工厂签订内销合同，外贸公司在审核以后给盖合同章以便个人尽快进行备货。

6、预付定金给工厂 个人必需提供工厂完整的帐号和名称，并发正式书面的通知或者EMAIL给外贸公司，以便我司付款。外贸公司付款以后有义务给个人提供清晰的付款凭证以便确认。、订仓报关 个人必须将完整的报关货物的品名，数量，体积，重量，价格，HS编码，出运港口，目的港等提供给外贸公司以书面形式或者EMAIL形式提供给外贸公司，外贸公司将按照这些数据为个人制作报关单证并邮寄货代。订仓公司可以由个人自己指定或者由外贸公司指定。

8、提单确认以及单据制作 个人可以自己确认提单或者委托外贸公司确认，如果外贸公司代个人确认提单，那个人必须提供全套正确的数据以便正确确认提单。一般议付单据也是可以由外贸代理公司制作，或者个人自己制作。

9、通知工厂开票 报关出口以后外贸代理公司会按照报关预录单的要求，制作开票通知给个人，由个人给工厂开具正确的增值税发票。如果个人指定货代，个人有义务配合外贸公司拿到预录单。、收汇完成后清算 L/C交单以后收汇或者国外客户T/T全部完成以后，我司将按照工厂开票金额，付清工厂货款。并和个人结算利润。计算公式：一单个人利润（买断价格形式）：(该票的收汇金额－工厂含税总价/买断汇率)*收汇金额的美元买入价－运费－杂费－保险费 代理费形式 利润＝该票的收汇金额×收汇金额的美元买入价＋（工厂含税总价/1.17*13%）－工厂含税总价－代理费－运费－杂费－保险费 公式中如果不产生的费用，那按照0计算。

11、支付利润 个人利润经过双方确认以后，由外贸公司在双方支付给个人的指定帐号。基本上的外贸公司要叫个人提供费用发票来冲减利润。个人必须要想办法解决这个问题。下面是我部门的付款方式供参考，不用个人费用发票，费用发票我们自己解决，也不扣点。支付时间：

（1）个人指定我司做货运代理，那么支付利润时间在报关出口，收汇完成，发票开上以后3天以内支付

（2）个人未指定我司做货运代理，支付利润时间在报关出口核销单安全退下，收汇完成，发票开上以后3天以内支付。、催讨核销单 核销单必须在报关以后安全退到外贸公司手里，个人有义务协助外贸公司催讨核销单，及时付运费给货代。

二,个人如何做外贸

一、你先要有自己国外的买家，另所出口的产品符合国家法律规定及相关的政策允许（比如出口到欧美等国家的纺织品类一些是需要配额的）。

二、你要确保国内为你提供货源的商家具备一般纳税人资格（也就是能开增值税发票），而且要成品的增值税发票（通常代理公司是不接受面辅料增值税发票的）。

三、尽可能选择当地知名度比较高，信誉良好，从事多年外贸代理的代理公司（尽量选择只从事“代理”出口业务，而公司自己不做业务的代理公司，这样以防代理公司挪用你的资金）。强烈建议你在当地外贸行业里多了解了解你欲选择的代理公司的情况。

流程：

1、以代理公司名义和国外买家签合同。

2、通过代理公司的账户和你出口货物供应商进行结算。

3、以代理公司的名义将货物报关出口，也就是你要问代理公司要盖着他公司章的核销单、报关单、盖着他公司章的空白纸（用来打箱单发票用的）若干张，报关委托书、要做商检的话还得要报检委托书（包括代理公司在当地商检局的注册号码），建议你找家货代公司，让他们去问你的代理公司拿（他们都知道要什么和改干什么），你只要在出货前3-5天左右问货代租船定仓就好了，告诉货代你的货物出口的目的港、箱数、体积、毛净重等，让货代帮你做，简单得很，而且做CNF或者CIF的话，海运费拼箱通常都是退钱给你的，现在日本线的行情是除了cosco等以外的快船，一个立方米返28美金（拼箱），整柜要看季节的，这些你操作一次两次就都知道了，very easy！！！

4、货物出口贸易方式的选择：很信任的客户就一般贸易吧！TT付款（前、后付看情况你和客人谈），一般信誉的客户那就做LC信用证吧，很不了解情况的客户强烈建议做前TT预付款30%以上，还要用自己的货代，货到目的港后要求客人全额付款后才电放提单。最后一步、拿着你的供货商开的增值税发票（抬头当然是你的代理公司名称），这单货的海关退回来的核销单（一般是要货物报关后45天才能回来）、报关单复印件、报关时用的箱单发票等配好了给你的代理公司拿过去算退税。

另：现在目前的代理公司的收费行情是：一个美金0.1元人民币的代理费。即你这单收汇USD10000.00元，那就要给代理公司1000元人民币。

第三篇：外贸流程

T/T口货物流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单。

以下是出口流程简介：

1． 发盘，还盘，接受，询盘

2． 签出口合同

付款方式（前T/T，后出口货物D/A，信用证）

L/C：催证，审证（信用证有总是要求修改：进口商，修改申请，开证行，通知行，发出信用证修改通知书），没问题，拿到有效信用证。

3． 报关前准备事宜

A． 外汇管理局：领取出口收汇核销单

B． 包装，刷唛，C． 准备：商业发票（invoice），装箱单（packing list），报关单（customs declaration form），并随附合同和信用证副本，报检委托书（委托工厂报检），出口商品检验申请单 →商检局→获得商检换证凭单→在离港地所在地的商检局换取处境货物通关单

D． 委托货运代理贷运（填写托运单shipping note）→货运代理（确定船舶后，退回托运单的配舱回单）→填写装货单（shipping order）

4． 准备报关所需的单证：出口货物报关单，装货单或运单，商业发票，各类许可证，出口收汇核销单，代理报关委托协议书，合同（不用商检或采用电子换单的商检不需要），海关认为必要时应交验的贸易合同和产地证。

5． 报关：在海关监管区域对出口货物进行查验→结关放行（海关加盖放行章的装货单），海关处理单据（1.在装货单或运单上加盖放行章 2.在出口收汇核销单海关核放情况栏加盖验讫章 3.签发注有核销单编号的报关单）。

第四篇：外贸流程[范文模版]

做外贸的流程

外贸就是和老外做生意，挣老外的银子。一般的操作流程过程如下：

1）和老外谈生意，接订单――

2）备货：下订单到工厂生产或采购――

3）进出口商品检验检疫局检验货物（这个叫“商检”）――

4）向海关申报出口（“报关”）――

5）把货物运输出国,交给客人（“货运”）――

6）从客人那里收钱结汇（“收汇”）――

7）向外汇管理局申报（“核销”）――

8）向国税局申报（“退税”）。

在这里边，很多工作是交给专门的机构去做的。货代帮你“报关”和“货运”以及买保险，银行帮你“收汇”，工厂帮你“商检”，所以你只要集中心思跟老外谈生意就可以了，但是你也要了解一些这些流程，不光有配合的问题，里边还有费用问题。

第一步、和老外谈生意接订单

这里有四个内容：a,客人怎么来？b,报价怎么报？c,合同怎么签？d,钱该怎么付？ a、客人怎么来？

有几种办法，主要的有，一，网上吆喝，找买家。二，参加展会，揽生意。相对而言，网上找客人费用低，成交率低；展会费用高，成交率高。还有其它找客人的办法。

网上一边找客户一边发布信息，在中文的贸易平台上，你招来的都是国内的贸易公司，但也不要都放弃，说不准有的还有用；要上国外的贸易平台，若是你的邮箱里有Enquiry，说不准你的生意来了。

展会就比较直观了，国内的有广东的广交会，上海的华交会.国外的就更多了，就服装而言，有法国（TEXWORLD）、德国（CPD）有两大著名的展会，仅在德国还有Fashion Look、Herren-Mode-Woche、Hamburg、Sindefingen。。多了去了。若是有老外前来询盘，你就可以跟老外当面外讨价还价了，这就是要报价了。狗狗比较喜欢跑展会。怎么样，哪位愿意让狗狗做你们的代理商。哈哈~~

小提示A 尤其是在网上找客人的业务人员，你给客人的mail 等信函是被快速阅读的，如何吸引人和得到回复，那你的mail必须符合当地的特色，比如说你按欧洲人的标准来写，那将是被认为你在了解欧洲，是“courtoisie”（礼节）。同时信函不要写得太长或太短；不要忘了写自己的职务和名字；不要忘了很多老外对中国是一无所知的。

小提示B 跟中国人一样，老外也看重着装，对于去欧洲参加展会的外贸人士来说一定要注意。欧洲人对这点非常重视，特别是法国英国意大利，观念是根深蒂固。虽然他们嘴上从来不说，却会把你的着装和你的产品联想起来。比如说，狗狗虽然平时穿的象丐帮弟子，但在这种场合下西装只穿深色的（黑色的是丧服，不能穿滴），衬衫是白色，浅蓝，淡粉红，领带和袜子也是深色的，而且领带的图案是保守的。我看到过国内的高级人士穿着实在不敢恭维，穿西服居然还穿白袜子，领带上居然有自己公司的logo。。那个做派就更不谈了，没品，老土！

小提示C 去欧洲参加专业展会要精心准备，一个好的展台，一份好的小册子，一个好的团队。。而不是弄一堆衣服胡乱的挂在那里，那样是找不到客人滴。和客人的良好沟通，招揽更多的眼球关注，是要认真地做好准备滴~~

b、报价怎么报？

报价里有什么内容呢？货物的成本+其他费用+利润。

以一单服装为例，货物的成本就是采购服装的价钱(如果是让工厂生产的话，就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)。其它费用就是运费（价格条件里有说明）+杂费+报关费用+公司日常开销费用。。等等。利润就是自己挣的钱，有两部分组成：从老外那里挣滴+国税局的退税。所以在搞清货物品名、型号、数量、包装规格、交货期、付款方式及柜型等等之时，要搞清报价里还含有哪些东东：

一、汇率

外贸交易一般以美元来结算的。现在的美金对人民币的牌价是：1美元兑换8。05圆RMB。若你卖给老外1000圆的货，换算成美元就是124。23（1000/8。05=124。23）.二、价格条件

这个东东其实就是运输和费用的问题，由于交货的地点不同，产生的费用不一样，国际贸易一般以港口码头作为交货的地点，常用的有几种：

1、FOB。即在中国的码头交货。FOB = 货物的价值 + 国内运杂费 如约定在上海港口交货,就叫做FOB SHANGHAI 在这种条件下,除了货物本身的价值以外,还要加上把货物运到上海码头的运费和报关出口手续费，以及在上海码头上产生的乱七八糟的杂费。这也是成本的一部分。

2、CNF。即在外国码头交货。CNF = FOB + 远洋运费 如约定在美国纽约港口交货，就叫做CNF NEW YORK 这种条件就是FOB价格之外，再加上货物运到美国纽约的海洋运杂费。

3、CIF。也是在外国码头交货,只不过给货物买了保险，途中损坏可索赔。CIF = FOB + 远洋运费 + 保险费。或者 CIF=CNF+保险费。

因为货物的类别和交货地点不同。保险费也略有不同，保险费的多少由保险公司来定，保险的种类也有几个，但我们通常都用一切险：无论出什么事情，都由保险公司都替你扛着。因为我从未出过事情，不知道保险公司是不是真的肯为你扛。保险费不算高,为了安全第一还是买吧。在CIF条款中，租船订舱和保险是卖方(也就是你啦,老外是买方,你是卖方)的责任。保险最好逐笔投保。三,运费和杂费 那么运杂费有多少呢？这就要去向货代（货物运输代理公司）咨询了。

在外贸出口中，货代是个重要角色。它可以做不少事情呢。可以帮你做货运，可以帮你报关，可以帮你代办保险。货代在服务上也有好坏，他们的运费和杂费的报价也各有不同，你可以多找几家比较一下，找家价格公道，配合默契的最好了。对于外贸新人，你一定要向货代问清楚这些运杂费都有那些名目，费用是多少等等，做到心中有数，它直接影响到你的报价。你把货物的类别、体积、重量、运输的目的地、大致的发货日期告诉货代，他就会帮你算出所需要的运杂费。

一、跟单

1、制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2、商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。

3、办理C/O或Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

4、验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5、报关：订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或Form A等。

6、拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7、通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8、催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9、退税：在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意：

1、有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。

2、跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。

二、客户来样工作程序

收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。

三、寄样工作程序

工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单）。易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。

第五篇：外贸业务员们每天要做什么

外贸业务员们每天要做什么?给你8个建议

如何让你的外务业务翻翻，每天需要做什么事情才会使你的工作更有效呢?下面是外务业务翻翻技巧的八个小建议，推荐给外贸同行们.外务业务翻翻技巧：

1、收发邮件

每天至少4次收发邮件，上午和下午各2次，多多益善。尽可能快速地回复邮件，如果你不能解决客户在邮件中提出的问题，那就简单地回复说“邮件已经收到，我将尽快处理”，这会让客户知道你已经重视了他的问题，可以让客户安心等待你，而不会再去寻找更多的其他买家。为了与客户同步，晚上加班是不可避免，这是解决时差最佳的办法，可以有效加快沟通的频率，抢占先机。

外务业务翻翻技巧：

2、做好客户信息管理工作

寻找一个合适的外贸软件，如果实在找不到，使用Excel表格也可以。将所有收到的客户信息及时记录下来，并且做好客户要求的分类工作，特别是客户的询盘内容，以方便你的跟踪。记住：客户的询盘就是客户订单的前奏，随着你的信息积累，你就会发现适合你的客户和产品。不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的。做外贸就一定要培养回头客，忠实的客户甚至能传代（你做过1年下单1000万美元的客户吗？如果你做过，你就知道这样的客户轻易不会背叛你）。

外务业务翻翻技巧：

3、花20分钟浏览一些外贸商务网站

主动到相关商务网站里寻找买家。在浏览网站时，要有针对性，善于使用搜索的功能。同时记住，要对你认为有价值的信息进行记录，这些信息很可能会让你走向成功。外务业务翻翻技巧：

4、花10分钟在商务网站上发布一条商业信息

虽然效果不是很好，但是也花不了多少时间。如果你更新的快的话，产品信息就会出现目录的首页，说不定会有所收获，坚持去做会有收获的。

外务业务翻翻技巧：

5、坚持给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息

只要客户没有明确拒绝，就坚持给客户发送一些你认为客户会感兴趣的新产品资料，坚持就会有回报。据统计开发一个新客户所花费的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持，毕竟老客户是你生存的基础。外务业务翻翻技巧：

6、花5分钟浏览一下你所有的客户资料，寻找客户的吉祥日

可以在节日（或客户生日）的时候给客人发送卡片祝福，客人会觉得很亲切，如果这个客户从来没有做过生意，他更会觉得你很有人情味，愉快的合作意向就会因此而产生。使用合适的管理软件，这个工作仅会让你花费5分钟时间。

外务业务翻翻技巧：

7、花1个小时浏览所有执行中合同的进度及跟进情况

你的所有合同应该被科学地管理，而不是散乱在每个人的电脑中，或者零星地藏在你电脑的某个角落。如果使用了正确地方法管理你的合同，你就能快速查询到所有执行中的合同以及这些合同的执行进度。坚持定时浏览这些合同情况，往往你就能发现隐藏的问题，比如交货期和条款欠缺，让你避免了一次重大损失。

外务业务翻翻技巧：

8、花1个小时和管理人员讨论市场情况

坚持例会制度，召开相关管理人员会议，不需要很正式场所，就在你的办公室里即可，让大家及时提交业务问题，分析原因，总结经验，完善工作制度，让工作更简洁高效。台湾企业一般每天都会抽出些时间开会，来总结前一天的工作，做会议记录，业务员提出问题，有经理或高层领导来进行解决，同时也给大家足够的交流时间，培养团队精神和竞争意识。建议要结合公司的实际情况进行。