跟单人员职责

第一篇：跟单人员职责

跟单流程

1、对单：接到客户订单后（传真、QQ、邮件），就要进行与客户对单！审读客户订单，针

对客户订单发现订单信息模糊、不清楚或书写使人不明白之处打电话与客户沟通，问清楚关键信息与细节之处同时在订单上做好备注。首先产品颜色、尺寸、规格、款式、网质一定要清楚，如客户有特殊要求要注明。像另加中格、不装拉手、另加边企、超长轨道、、、、2、对好单，客户确认无误之后，把客户订单复印一份，该份交由审核人员保管，方便审核

人员审核订单信息，另一份跟单人员保留。审核人员审单注意事项后面介绍.3、下单：根据客户订单选择相应的算料公式下单，一定是根据客户需求选择正确无误的公

式，填写好相应颜色、网质、属性、数量、规格尺寸，同时对客户订单还编号，编号也要做一个登记，方便订单编号的延续。针对客户特殊要求一定要备注好。凡是订单上有用的信息都不能漏掉，车间要帮忙准备的东西也要下单，比如客户要求配送拉手，如折门拉手趟门拉手几个，折门零配件等，要么在备注里面备注，要么另外下单到车间。算料单下好，自己检查确认无误之后，交由审核人员审核。

4、审单：审核人员审核单据包括下到车间生产的“生产订单”同时也要审核“销售单据“。

生产订单主要是根据复印的客户原始单据，还审核生产订单信息，看客户原始单据与生产订单信息是不是相符合，有错误与漏掉订单信息的不允许进入车间生产，及时指出要跟单人员立即修改直到修改无误，方可下到车间进行生产；订单生产完，要出货时打印的销售单据也要交给审核人员审核，审核销售单有没有打错，特别是单价与数量，根据客户原始订单审核，发现错误及时改单，审核无误后方可安排出货。

5、出货：根据客户要求，安排出货情况，要送货的送货，来厂自己提货的及时通知提货。

要发物流的问清楚是否有指定货运站，没有指定物流的按就近原则发货。送货的及时做好登记，物流该代收的要写清楚代收款已打款的也要备注好。仓库凭单出库没有单据不能从厂区搬离任何东西。要出货时提前准备单据交由仓库，按单点数验货，单据、实物相符方可出车。司机发货回来货运单交由相关人员并做好相关发货记录。

6、针对新客户，第一次与我们合作的客户，要求其订单要付订金，市外要付全款，下次下

单根据客户所在地方情况看能不能代收，不能代收要求其打款，订单一定是款到下单！款项明确订单信息明确之后才能下单。

7、查货：有客户了解订单生产进度时，要及时反馈生产情况！可到车间了解情况并调配好

出货日期给客户明确答复，不可敷衍了事推托！已经出货情况下，客户想知道发货信息及时调出发货记录，提供客户有关发货信息，让客户及时收到货物。

8、收货：有供应商发货或送货过来根据送货单点数验货，看看有无质量问题，有无数量不

对，有无损坏等。验货之后，方可根据验货情况开入仓单，进行入仓。

9、退货：了解退货的原因，是因为厂内部出错导致客户不收货，还是客户要求退回改维修

等。一定要了解退货的原因，与客户协商好解决方法，如是内部错误厂部无条件退换补做而且要承担客户运费；客户自己方面问题，如果难度不是很大可以视情况免费或者适当收费帮助维修补救；物流损坏导致退货，厂家、客户、物流公司沟通之后，厂方免费进行维修换补工作，中间的物流费用由客户或者物流公司承担。尽量减少退货问题，做证质量。

第二篇：跟单人员

跟单文员 名词解释

跟单文员的定义：（什么是跟单文员？）Documentary Handler

跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

官方定义:外贸跟单文员是我国商务行业继国际商务从业资格(外销员)、国际货代员、国际商务单证员职业资格培训考试后第四个岗位的培训与认证考试。外贸跟单员是指在出口贸易业务环节，在外销员签订贸易合同后，承担各类单证运转，衔接合同、货物、单证、订船、报检、保险、报关等环节，协助外销员按贸易合同规定交货的业务助理。外贸跟单员是本世纪以来随着我国国际贸易发展、业务细分出现的一个新岗位。据记者从会上了解，由于生产企业、流通企业、外资企业以及各进出口企业的内部分工不同，名称亦有不同，除跟单员、业务助理、驻厂业务员的称呼外，有的不分跟单员，由外销员一票到底。外贸跟单员又可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止；而全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。绝大多数专家认为外贸跟单员培训内容应包括全程跟单范围，而考试内容则仅为中程跟单范围为宜。目前在一些地区开办的跟单员培训内容以及相关教材，大部分是订单跟单，而非外贸跟单，很少涉及外贸业务知识和工作流程。

工作定位

一、跟单文员

工作内容：负责处理客户订单

工作规划：（1）了解和掌握处理客户订单的一些知识及问题的解决方法等；

（2）利用所学电子商务专业，如用Dreamwaver做“处理客户订单的网页”等；（3）遵守公司的规则制度，以及服从公司对职位相关调配的工作等。

二、业务员

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单文员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

三、业务助理

跟单员是业务助理：跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作性质

一、跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。因此，跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

二、跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算报价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

三、跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

工作职责

一：跟单文员是从接到订单起的那一时刻起都要忙，对价钱，跟客户确认，制作厂内订单，通知各部门。

二：待货物快完成时还要联系报关，船务公司与拖车行，以及报关单证的填制，信用证跟单和跟进有关的业务。

三：另外，跟单文员也必须对电脑有一定的了解，熟悉互连网基本操作，比如手发EMAL等，报关也是相当重要的一部分，需要有这方面的相关经验，知识。业务要求

跟单文员主要是维护客户方面，不用自己去开发客户，相对来说。业务员压力大些，要独立开发客户.。

注意事项

1：物料是否正确。

2：尺寸是否“准确”。

3：款式是否错误。

4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“正确”。

6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。

8：时间上是否有问题。

员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重要.自己总结。

发展前景

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

这意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

这也意味着：在年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

第三篇：跟单职责

袁淑萍与杨海滨的 职 责

一、跟单职责：

1．跟踪每张单订单的生产进度并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。

3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。

4．掌握、了解市场信息，在阿里巴巴网上进行业务宣传，开发新的客源。（宣传高尔夫练习机和激光加工、钣金制作）

5．做好售后服务。（开送货单时注明是否已收款）二．跟单时在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查每张订单都是不同的图纸、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。然后给客户报价，报价算好后给主管审核，传真或发电子邮件给客户，待客户确认单价回传以后再下订单。

3．开生产单、流程卡每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。三．售后服务客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四． 如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通：面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通：这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了, 五． 对新员工的培训，安全与企业文化、公司制定等的讲解； 六． 部门考勤记录；负责部门人员的季度考核时间安排。七． 客户文件与图纸整理和存档。

八． 通知开会，准备会前资料，做好会议记录。九． 月底进行产值汇总，原料盘点。

十． 每个月要求交一份月报表给领导，并写一份感谢谈谈工作上的不足，和公司的一些不足，提提个人意见。

第四篇：跟单职责

跟单职责：

1.协助生产经理编制工厂生产计划，确定各类产品日.月.季.年的生产任务的指标;完成生产能力核定工作，制定各产品的生产周期.在制品的定额和生产批量

2.组织受理日常订单和紧急订单，根据生产计划安排订单的生产任务，并监督实施

3.对各生产厂区.车间进行日常生产进度的检查，发现问题及时处理或上报解决

4.收集.统计.分析及核算生产数据，掌握生产进度，反馈和处理异常状况

5.根据各种生产计划和生产任务，制定各类产品具体的生产数量和生产顺序；根据定制的生产进度计划，传达各种生产指令，并负责生产计划和生产指令变更的通知工作，对正在生产的产品.生产顺序进行合理的调整

6.跟踪生产计划所需要的物料.能源.设备.人员.场地的准备工作

7.负责各种生产.统计资料的收集.整理和归档工作

8.监督.检查各生产环节半成品的投入和出产进度，发现问题及时协调上报

9.监督.检查生产工序物料缺损情况，跟催生产环节所需物料，确保物料充足.到位及时

10.参加生产会议，汇报生产作业情况，收集整理日.周.月计划完成情况的统计资料和其它生产信息

第五篇：跟单人员手册

跟单人员手册（跟单必看）

概论

本章要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。

一．跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary handler

跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）。

二．跟单员的工作界定：

跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是己对本公司的产品己有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔

结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外业务或业务助理。

2． 生产跟单：对己接进来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送互客户手中。对内

叫：业务经理、生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员。还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责是由业务跟单和生产跟单两部分构成。

三．跟单员的工作定位：（工作性质）

跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此跟单员要：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和特开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，这获取订单为目的。

（5）提供服务：产口的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配经主要客户。

跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接特，管理，跟时客户，因此跟单员要：

（1）函电的回复：

（2）计算机价单

（3）验签订单

（4）填对帐表

（5）目录，样品的寄送与登记

（6）客户的档案的管理

（7）客户来访接待

（8）主管交办事项的处理

（9）与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交