跟单工作职责

第一篇：跟单工作职责

跟单工作职责

一、与客户沟通

1.邮件沟通

回复客户邮件：收到客户的邮件后确保能在当天内回复，另外，可根据客户所在地确定回复客户邮件的时间。回复询价邮件，先了解清楚客户所询价的产品及其详细要求，告知客户已收到其询价内容并且会尽快提供产品单价；回复客户落订单的邮件，先了解清楚客户所订购的产品及其详细要求，告知客户已收到其订单并且会尽快提供产品最新单价及安排好相关的生产准备工作；回复客户关于产品性能、订单情况及其他信息的邮件，能立即回复的第一时间回复，不能立即回复的告知客户会做相关的了解并尽快作出回复。

回复新求购邮件：收到客户的邮件后确保能在当天内回复，另外，可根据客户所在地确定回复客户邮件的时间。首先应感谢客户对我们公司的关注及其询价信息，但不必急于立即报价，先了解清楚客户所询价的产品及其详细要求、销售市场，或可提供相关的产品信息（图片、产品配置结构等）供客户参考选择，并告诉客户不同的配置、结构将影响到产品单价的不同，如果他能提供准确的信息将对我们的报价准确性大有帮助。

发邮件开拓潜在客户：周期性地给客户发送邮件（每1至2周内发一次），根据客户所在地以及以往与客户沟通的记录确定发邮件给客户的时间及内容。邮件内容、信息应是客户感兴趣的，对其有帮助的（可发送公司最新产品、市场最新信息等），避免发送没有意义的垃圾邮件给客户。

2.传真沟通

重要文件、合同或不能用邮件、电话清晰表达等内容可使用传真的方式来和客户沟通。收到客户传真应第一时间了解清楚客户的意图，所要表达的内容，并立即作相应的回复，如不能立即回复的也要发邮件通知客户已收到其传真，会尽快作出相应的答复。

由于传真内容一般较为重要，回复客户应妥善保管

3.电话沟通

对于比较紧急的事情，需要立即知道答复的，或对于刚开始建立关系的新客户，又或者对于一些长期没有回复的目标客户，可使用电话沟通。打电话给客户前应先想清楚要了解的内容及通过这趟电话要达到的目的，打电话时要注意用简洁的语言将自己的意思表达清楚，及时记录好客户在电话中的谈到的内容，打完电话后要整理好电话记录。

4.客户的拜访

了解清楚客户拜访的时间及意图，想讨论的产品范围，事先准备好与会议相关的资料、文件（曾报过给客户的报价表及客户的订货合同等）及样板，定制好会议议程。会议期间做好会议记录，注意客户在会议期间的每一个细节反映，根据客户的反映及时做好谈话内容的变更。会后及时整理会议记录，并将英文版会议记录发给客户。

二、报价

收到客户的询价后，先了解清楚客户询购的产品的详细要求（型号、尺寸、材质、表面、配置、包装等），再根据这些数据做询价单给工厂报价。收到工厂报价后将产品单价交由销售经理李生统一报价。最后再根据李生报的单价做报价单给客户。

报价单的内容应包括：产品名称/图片，产品描述（材质、表面处理、规格、结构等），单价，包装方法，付款方式，运输方式，有效期等。

将报价单发出给客户后要注意追踪报价情况，咨询客户对我们产品单价的看法，是否需要其他信息，有否采购意向等。

三、制作合同

在收到客户的采购订单，并且根据订单内容向客户提供产品最新单价而客户又确认单价，决定正式订购产品时，我们要出一份购销合同给客户。

合同内容包括：买卖双方的资料，合同日期，合同号，产品名称，产品详细描述（材质、表面处理、规格），单价，数量，总金额，付款方式，包装要求，运输条款，交货日期，我方银行账户资料等。

在买卖双方签名盖章后合同正式成立。

如要收客户预付款的订单，在收到客户预付款后正式安排生产。

四、制作购销合同或外协采购清单给工厂

在与客户签订合同后，应尽快确定生产商，并制作购销合同或协外采购清单（自厂生产的货物制作购销合同，发外生产的货物制作外协采购清单）。

购销合同包括：采购单位，订单编号，订购日期，交货日期，产品编号，产品详细规格、要求，产品材质，产品表面处理，数量，内销金额，总金额，质量要求，包装要求等。另外，随付应跟一份物料清单，列明每一件零配件、包装物的规格，数量。

协外采购清单包括：采购单位，订单编号，订购日期，交货日期，产品编号，产品详细规格、要求，产品材质，产品表面处理，数量，质量要求和包装要求等

五、订单生产过程中的跟踪

订单生产过程中要经常了解货物的生产进度，特别是临近交货期时，要确定货物是否能如期出货，如不能如期出货，应提早通知客户货物延迟出货的原因及确切的出货时间。

六、货物出货安排

货物完成后，出货前要发出货通知给工厂。

出货通知内容包括：船唛，订单编号，产品名称，简单的产品描述，数量，出货时间，目的港，国际，运输方式等内容。

七、出货后的跟踪工作

出货后要与船公司核对提单，并根据出货内容制作装箱单、发票等相关的文件（有时还需制作保险单，CO，FORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的订单，在收到正本提单后将提单的COPY 版发给客户，要求客户支付订单余款，在确认收到余款后将正本提到及相关的文件寄给客户。如在出货前已收齐货款的，在收到正本提到后可立即安排将提到和其他相关文件寄给客户。

在出货后的若干天（估计货物到达客户港口后的一周内）应发邮件咨询客户货物情况，是否对质量满意，是否有什么地方需要注意或改正的。并准备迎接客户的下一张订单。一般在客户收到货物一到半个月后咨询客户货物的销售情况，是否有意向再次订购。

第二篇：跟单工作职责

跟单工作职责

1.工作时间：9：00—送货员最后一车送货回来，把运费对好并付款，操作发货，登记好运费、配送费、日常费用的登记。

2.订货：日常订单的订货、催货、付款。

3.批量订货：由杰哥或玲姐下批量采购单，跟单把采购单发给供应商，并打印出来存档，时常跟踪采购单的生产、送货进度、付款进度。

4.审核：各客服发货单的审核，只审核客户的旺旺ID号在后台是否存在、是否已付款，并存档一联。

5.售后补件：售后登记表先由客户登记售后的处理情况，跟单及时跟踪，是否给工厂下补件单，及时跟进、催促。

6.货款：每月1-5号，与供应商的对账与结算。

7.费用：登记运费、配送费、日常生活等费用的核对与登记。

8.收货：仓库员不在时，临时到仓库收货，收货时按仓库存放规则收货。

9.盘存：每月最后一天，盘点仓库的实际库存并登记、核对。

10.库存：库存表的每天登记、更新，及时发货货品的安全库存不足时，提醒公司及时采购。

11.业绩表：每天及时登记各客服业绩的成本。

12.货运部资料：资料的及时更新。

13.单据：跟单每天及时向仓库员收集当天的收货单，及时登记库存表，给客服反馈补件情况，收货单、客服的发货单，时常整理，分门别类存放整齐。

14.分销：给兄弟店铺供货的，打发专用格式的发货单、审核，每月1-5日与对方对账并结算货款。

15.核对：刷销量表中的ID号与金额，是否与登记表相符。

第三篇：跟单主要工作职责

跟单主要工作职责

一、订单转化及统筹：将业务下达的客户需求订单转化为工厂内部生产单，并按目前已

下定单情况分析交期，如有冲突应及时汇报总经理与相关业务看是否作相应更改。生产单签字部门: 下单业务确认，软件工程师，包材仓，电子仓，总经理批准。生产单分发部门：业务，包材仓，电子仓，整机仓，仓库主管，生产主管（样机直接给样机负责人即可），工程主管，品质主管，采购主管，财务主管。

二、BOM跟进及跟催：订单下达两天内应拿到工程部确认的BOM单，收到BOM单后

原件盖“受控文件”章，并将复印件分发到各相关部门, 包括：包材仓，电子仓，仓库主管，生产主管，品质主管，采购主管，财务主管。

三、物料进度汇报：出BOM后3天内到仓库处核对所有物料的到料时间，并记录在BOM

备注栏，将核对好的到料时间表给到副总杨生，如有异常情况应与其沟通作好相关协调。

四、生产异常汇报及协调：生产异常情况应及时汇报到杨副总处，如影响到交期或客户

验货的应及时与各部门协调沟通并汇报相关业务，在迫不得已的情况下才能更改原交期或验货时间。

五、客制资料跟进及存档： 所有的客制资料应在下单后1个礼拜内提供，特急订单另行

商议。业务的所有客制资料均由跟单处备份存档并分发到各相关部门，包括：采购，品质，生产，工程等。客制资料存档原则：按年月及订单号建档存储。

六、打样安排跟进：需要打样的物料业务会填写“物料打样申请单”，由杨副总签字后给

到相关采购与跟单，跟单应按交期负责跟催事宜，按交期交样，交样后应及时令业务（颜色，文字，位置部分），品质（结构，尺寸，功能，品质部分）及工程（部分首次做样的结构，尺寸及功能部分）签样做货，签样时间就控制在3个工作日内。

七、大货首件确认：凡大货单在上线前必须有首件确认，跟单应根据业务提供的客制资料作签样确认，内容包括：客制丝印，客制包装，客制条码，客制软件，配件规格及要求等。

八、协助验货：客户验货时知会到生产，品质部，令各部配合。

九、出货协助：货物入库后及时通知相关业务出货，协助各业务特别是外部业务（概念数

码，吾乐塑胶，信念实业）出货及发货事宜。相关单据通知各业务自行准备提供。

十、返修机跟进：返修机由业务入库后通知跟单处，跟单应及时跟进品质检验情况并将返

修机品质报告归类存档备查，工程维修报告收集，问题汇总，季度分析报表，汇报业务主管及副总杨生处。

十一、文控文件编号归档：公司文控文件的编号归档分发管理。

十二、会议室样机管理：会议室样机财产管理，维护整理及定时补充新增机型，撤离老

旧过期机型等，更换前后应会知财务做好登记，财产登记表需为正规文件并由双方签字确认好。样机的日常维护：每周六，跟单应对会议室样机做全面检查一次，检查内容包括：样机的数量是否有缺少，样机工作是否正常，配件是否配置完备等。如有样机缺少，应及时会知行政部查核；如有坏机，应及时安排整修。

十三、其它内部协调事宜

第四篇：跟单职责

袁淑萍与杨海滨的 职 责

一、跟单职责：

1．跟踪每张单订单的生产进度并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。

3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。

4．掌握、了解市场信息，在阿里巴巴网上进行业务宣传，开发新的客源。（宣传高尔夫练习机和激光加工、钣金制作）

5．做好售后服务。（开送货单时注明是否已收款）二．跟单时在收到订单后要做的工作： 首先谈接单的方法

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查每张订单都是不同的图纸、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。然后给客户报价，报价算好后给主管审核，传真或发电子邮件给客户，待客户确认单价回传以后再下订单。

3．开生产单、流程卡每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5．小样打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6．修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。三．售后服务客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。

四． 如何沟通好使跟单工作做得更好同本厂内的各部门沟通：面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通：这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了, 五． 对新员工的培训，安全与企业文化、公司制定等的讲解； 六． 部门考勤记录；负责部门人员的季度考核时间安排。七． 客户文件与图纸整理和存档。

八． 通知开会，准备会前资料，做好会议记录。九． 月底进行产值汇总，原料盘点。

十． 每个月要求交一份月报表给领导，并写一份感谢谈谈工作上的不足，和公司的一些不足，提提个人意见。

第五篇：跟单职责

跟单职责：

1.协助生产经理编制工厂生产计划，确定各类产品日.月.季.年的生产任务的指标;完成生产能力核定工作，制定各产品的生产周期.在制品的定额和生产批量

2.组织受理日常订单和紧急订单，根据生产计划安排订单的生产任务，并监督实施

3.对各生产厂区.车间进行日常生产进度的检查，发现问题及时处理或上报解决

4.收集.统计.分析及核算生产数据，掌握生产进度，反馈和处理异常状况

5.根据各种生产计划和生产任务，制定各类产品具体的生产数量和生产顺序；根据定制的生产进度计划，传达各种生产指令，并负责生产计划和生产指令变更的通知工作，对正在生产的产品.生产顺序进行合理的调整

6.跟踪生产计划所需要的物料.能源.设备.人员.场地的准备工作

7.负责各种生产.统计资料的收集.整理和归档工作

8.监督.检查各生产环节半成品的投入和出产进度，发现问题及时协调上报

9.监督.检查生产工序物料缺损情况，跟催生产环节所需物料，确保物料充足.到位及时

10.参加生产会议，汇报生产作业情况，收集整理日.周.月计划完成情况的统计资料和其它生产信息