第一篇:材料采购供应制度及流程
宁夏汇力丰电力科技有限公司银川分公司
材料管理制度
1、目的
为了加强工程部材料设备管理,对物资、构配件、设备采购实施有效控制,确保采购物资符合规定的采购要求,降低材料设备成本支出,提高公司经济效益,特制定材料设备管理制度。
2、适用范围
适用于公司各项目部需用物资的采购活动的全过程和用户提供物资的验证。
3、相关文件
材料采购流程
4、职责
4.1责任领导
本制度的责任领导是工程部经理,其职责为:负责监督、指导本制度的实施。
4.2责任部门
本制度的责任部门为工程部,其职责为:负责检查并执行本制度。4.3执行层
本制度的执行层为公司材料员和项目材料员:
公司材料员其职责为:负责材料管理工作,对材料出入库、盘点、返还等工作全面负责,公司材料员必须严格按照出入库制度、盘点制度、材料返还制度管理公司材料。
项目材料员其职责为:对项目申领材料的使用、消耗、损坏、剩料归还等工作全面负责,做好项目材料领用、归还登记,杜绝材料浪费或挪作他用。
5、材料分类
所有材料分为主材/设备、辅材及小型机器具、机械台班等。a)主材/设备:由项目部根据图纸,拟定主材/设备清单。1)甲供材料(部分主材),由业主采用招投标等方式采购,项目部与业主指定的供应商签订供应合同,由供应商根据项目部所提供的计划,适时、适量地组织供应。
2)主材(甲供材料除外),由公司经营部确定合格供方,项目部在认同质量和价格的基础提交采购申请,并组织进料和质量、数量的验收。b)辅材及小型机器具:根据承包方式、工程规模及合同要求进行责任划分,可分为劳务租赁材料、公司提供物料。
c)机械台班:根据使用性质分为中长期机械和现场应急机械。
6、材料采购及出入库登记制度
6.1材料采购
项目启动时,由经营部确认施工项目内容(施工合同、图纸),由项目部根据施工图纸,拟定《工程材料申请表》(见附件1),上报工程部审核,递交经营部审核,递交财务部审核,最后递呈总经理批准,交总公司材料部采购供应,材料采购后由公司材料员及时登记入库。
材料采购流程图见附图1。6.2材料验收
主材的质量直接影响工程质量,公司材料员接收材料时应做好验收记录,根据《工程材料申请表》确认材料材料品牌、型号、数量、单价、总价等信息是否相符,如有不符可拒绝入库。同时进行严格的质量验收,检查其有无合格材质证明书,核对其材质证书同到达材料外包装的牌号、批号、生产日期是否相同,以及其外观质量、尺寸是否合符标准、有无过期现象等。
对工程有影响的辅助材料以及对保障施工人员人身安全的劳保三安产品,对人身和环境产生危害的化学危险物品,同样应进行数量和质量验收,检查其有无生产许可证、合格证、营业执照、产品外包装是否符合要求等,坚决杜绝三无产品和不合格产品进入施工现场。严禁不合格产品进入施工工地。
6.3材料入库
公司材料员检验材料合格后入库,对入库材料分区、分类堆码,做到堆码整齐、标识齐全、过目成数,并负责保管好各类材料技术证件。
对易燃、易爆、化学危险品,应按规定对其编号、标识、专人保管,并制定严格的管理措施。
对有防湿要求的材料,应按规定进行防潮处理,并做好日常检查工作,发现问题,及时处理。
对顾客(业主)提供的产品,应进行单独存放、单独标识、单独建帐、单独管理。
加强仓库的防火、防盗工作,确保入库材料完好无损。
6.4材料出库
1)材料的出库必须严格按申请计划进行控制,材料的领发必须严格按领发料管理制度执行,严禁非生产用料,最大限度的控制材料成本支出。
2)主材领发必须经工程部经理审批,材料员依据审批的规格、数量,开据出库单,在三查三对后,按先进先发的原则发放,需要技术证件的材料应随行发放,严禁无审批、无计划用料。
3)对化学危险物品,以及在搬运中有特殊要求的材料,材料员应对领料人员或搬运人员说明注意事项,确保人身和材料的安全。4)对小型工器具具应建立发放台帐和保管卡片,做到专料专用,用完后,应及时回收。
5)对劳务租赁材料的采购、使用必须按照材料采购及出入库登记管理制度执行,劳务租用期间,项目部必须严格登记,并按照公司收费标准收取租赁费用。在租赁过程中损坏丢失由劳务方照价赔偿。6)所有用于工程消耗的公司提供物料,必须做到日清月结,及时核销、合理摊销。
7、机械设备管理制度
1)项目部根据施工组织方案及时提报施工设备需用计划,由项目部设备管理人员统一在公司调拨或社会租用;
2)项目部在同等条件下必须优先使用公司调拨设备,对于项目工程所需特种设备,确因公司无法满足,需租用外部设备时,应书面提出申请,经公司领导审批后方可实施;
3)中长期机械管由工程部经理及总经理根据项目机械使用情况寻找机械租赁公司议价并签订租赁合同;
4)现场应急机械由项目经理根据施工需求及项目驻地机械使用价格向报工程部经理申请,经总经理批准后可临时租赁;
5)所有机械设备的使用,必须详细记录《机械使用台班登记表》,并由司机、现场施工员、项目负责人三分签字确认。
6)中长期租赁机械须定期与租赁公司结算,现场应急机械的使用必须在项目完工后及时上报公司报销。
7)项目部设备管理人员应确保设备进入工地前处于良好的技术状态,设备安装前必须先检查,做好验收记录。严禁带故障的设备进入施工工地。
8)项目部设备操作和维修人员应经常性地对所用设备进行检查和维护,特别是在施工过程中,应加强关键、特殊过程配备设备的检查,发现问题,及时修理,排除故障,确保施工安全。如发生项目部无法处理的设备重大、大事故,应立即局公司船机设备管理部门处理。9)项目部机械操作人员必须持证上岗,严格按设备操作规程进行操作,禁止违章操作,禁止将设备交民工操作和私自转让给民工队使用。
10)项目部在设备使用完毕后,应做好退场前的维护和整修,设备管理人员在设备退场时,必须将设备使用时的运转及维修记录一并移交给公司。
附图1:材料采购流程
经营部确认新项目(审核合同、图纸)工程部《工程材料申请表》工程部经理否是经营部否是财务部否是总经理否总公司材料部采购公司材料员入库
第二篇:采购制度及流程
宁波市金泽通信设备有限公司 采购管理制度及操作流程
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、适用范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品。
三、基本原则
采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。
四、工作程序
(一)采购基本事项
1.日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品)采用现需现采购的原则。由需方提出申请统一采购(特殊情况下的急需物料可由急需部门经主管领导批准,先采购后备案)。2.非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料)采用提前申请,需签订合同的特殊物料,按合同程序进行采购。
3.申购部门在请购前须将采购计划或申请(对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料),及时提交供应部,供应部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。4.对价值超过1000元以上的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人写出比价申请报告,经主管领导签署意见报总经理审批后实施; 对价值低于1000元以下的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人提出申请,经主管领导审批后实施。
5.采购应索要发票,金额小的索要收据(待一定数量后,累计发票),网络采购应保留聊天记录及付款证明。
(二)采购申请
1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“外购物资申请单或采购定单”。
2.紧急采购时,由采购部门在“外购物资申请单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。3.若撤销采购,应立即通知采购部门,以免造成不必要的损失。
(三)采购流程
1.采购经办人在“外购物资申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。2.采购之前必须把“外购物资申请单或采购定单”交到总经理审批后,方能进行采购。(四)采购职责
1.建立供应商资料与价格记录。
2.做好采购市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。
4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1.集中计划采购:凡属日常办公用品采取集中计划购买。
2.长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3.每年第一个月重新审定上供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。
(六)采购实施
1.“外购物资申请单”批准签字且到财务部备案后,办理借款手续或通知财务办理汇款手续。2.采购人员按核准的“外购物资申请单或采购定单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。
(七)采购付款方式
1.采购付款按采购物料不同方式进行付款(包括零星付款、合同条款或批量物料分批付款)。物料采购无论金额多少,一律由经办人签字,总经理核准签字后方可报销。
2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
(八)采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。
2.采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退。
(九)采购监督
1.公司审计监察部对日常采购业务实行审计监察制度,原则上以采购金额的10%--20%进行抽查。2.对所采购的大宗物料、设备、仪器及施工项目等,进行逐一监察。
五、附则
1.各部门需要采购时,凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务部将拒绝付款。
六、本制度经总经理核准后实施。
第三篇:采购制度及流程
上海吾间建筑工程有限公司 采购管理制度及操作流程
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、适用范围
适用于本公司所有日常办公器材等用品。
三、基本原则
采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。本采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。
四、工作程序
(一)采购基本事项
1.采购一般遵循现需现采购的原则,一般由后勤人员负责采购,也可由需方直接采购。
2.日常采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈,非日常用品采购应货比三家,选择性价比最高的供应方。
3.采购原则上采取内部员工相互监督的原则,采购前不需要经过审核。但是对价值超过300元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人将采购单提前报告经分管部门领导签署意见后实施。
4.金额特备巨大的(2000元以上),采购人在采购前须将采购计划或申请,交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时,采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料,有后勤互监督人员对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。5.采购应索要发票,金额小的索要收据,网络采购应保留聊天记录及付款证明。
(二)采购申请
1.采购时,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“采购单”。
2.交由后勤部进行采购时,若有紧急采购需要,需方应在在“采购单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。
3.交由后勤部进行采购时,若撤销采购,应立即通知相关人员,以免造成不必要的损失。
(三)采购流程
1.需方可以自行采购也可以通知后勤部门进行采购,均需要填写“采购单”,2.报销时,需方或者后勤人员应将报销凭证及采购单同时交由部门负责人审核,货到后,部门负责人验收无误后,需方或者后勤人员再将报销凭证交由总经理签字,财务根据经理签字后的凭证放款。(四)采购经办人职责
1.建立供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。
4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1.集中计划采购:凡属日常办公用品尽量集中计划购买。2.长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3.每年第一个月重新审定上供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。
(六)采购经办人行为规范
1.采购人员应本着质优价廉的基本原则,经过多方询价、议价、比价后填写定“采购单”。
2.采购经办人应尽职尽责,不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者,给予辞退,情节严重者提交公安机关处理。
五、附则 1.各部门需要采购时,凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的,财务部将拒绝付款。
六、本制度经总经理核准后实施。
2014年4月
第四篇:采购流程及制度(修改版)
采购部流程及制度
一、申购流程
1、由工程资料员或跟单员预算员根据采购分类填写工程材料申购表(表一),注明名称、规格、异型情况、到货时间等,申购人申购材料时应预留部分时间,小批量材料申购时间不得少于5日,大宗及大批量材料申购时间不得少于7日。
2、申购人将申购表交本项目跟单预算员,审核材料的正确性、数量、及预算价,无预算价格或超出预算价格的,预算员需与甲方沟通补充预算或重新核价,确认材料是否购买,并对本申购单进行文字说明。
3、统计员确认材料库存情况及是否有可替代物品的建议。
4、申购单交采购主管初步审核后,由主管交总经理进行最终审批,审批后申购单由主管交予本次采购员进行采购并将审批意见反馈到项目工地。
二、采购部流程
1、供货商要在《供应商名录》中选择,如果是新供应商,则要求提供营业执照、税务登记证及公司的基本资料。
2、少批量零星材料(1000元以内),由采购部自行采购,需采购部两人同时在场;材料款(备用金)由本单采购员经主管确认后申请。
3、长期合作的管材、五金、小批量石材等供货商,每次订货需发材料及单价表(表二),经总经理审批后发给供货商确认并回传公
司。供应商需提供材料及单价表正本、送货单、工地验收单或采购部验收单、发票进行结算,不得电话订货。4、1000元到20000元的材料,供应商报价不得少于三家报价时需注明材料单价、加工费、总额、到货时间、含税情况等条款的简述。报价单需供应商加盖公章或合同专用章,若无公章则需报价人签字确认。
采购时间:3天内询价完成,5天内订货。5、50000元以上大批量或大宗材料要公开投标询价,供应商报价不得少于3家,报价单(表三)需总经理签字后统一发给供货商报价。报价单经主管交予总经理开封并确认供货商,合同需总经理及主管确认后,由跟单采购员负责与供应商办理相关事宜。
采购时间:5天内询价完成,7天内订货。
6、跟单采购员要及时跟踪货物、催货及发票等事宜。
三、工程项目部采购流程
1、申购单报公司审批完成后,由跟单采购员将总经理审批意见反馈工程项目经理,由项目经理自行安排采购。
2、大宗材料(如沙、碎石、水泥、砖等)需项目材料员对本地价格进行询价后报公司采购部,经审批后项目经理与供应商签订供货合同,复印件传采购部、财务部备案,由采购部统一结算。
3、项目部零星材料结算,由项目部直接交予财务部审批。
四、采购员职责
1、采购员严格按照采购流程执行,不得擅自操作。
2、督促各申购人遵守和执行好采购流程。
3、根据采购申请单按照货比三家的原则进行价格、合同谈判工作。
4、灵活操作,在最短、最有效的时间内完成采购工作。
5、随时与项目经理、资料员沟通,第一时间了解项目工地情况。
第五篇:医院采购工作流程 及制度
医院采购工作流程及制度
为了规范医院采购工作流程,更好地保障临床科室的需要和医院日常工作的顺利开展,使采购工作更科学、流程更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉,特制定本流程:
一、采购分类
药品包括:西药(包括针剂、片剂、大液体和中成药)和中药(指中草药);医疗器械包括:医生用的医用工具(如:手术刀柄和刀片、体温计、血压计等)和治疗器械(如:超声雾化器等);医用耗材包括:化验试剂、CT胶片和植入人体内的并单独计费耗材(如:T型节育器等);卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材(如:一次性棉球、一次性输液器、各类手术包)。
二、各部门职责
采购流程涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。
1、主管部门负责药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料采购的申请审核、库存物资的质量(有权确定采购物资的生产厂家,但不能指定供应商)和库存物资出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政科;医疗器械、医用耗材的主管部门是设备科;卫生材料的主管部门是护理部;药品的主管部门是药剂科。
2、财务部门负责固定资产和库存物资采购的申请审核、库存物资的出入库的汇总审核、固定资产和库存物资的总账、固定资产和库存物资的报销审核,库存物资的监督和定期监盘。
3、采购部门负责固定资产和库存物资的采购,固定资产和库存物资验收时的质量保证,审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的“三证”,其中医疗设备的“三证”由设备科负责建立档案并保管,医疗器械、药品和卫生材料的“三证”由仓库集中保管。
4、仓储部门负责库存物品的入库登记,日常库房管理,按照审批的出库单进行出库发放,月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、一般设备、运输设备、办公用品、卫生被服的仓储部门是行政科;医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是药剂科—耗材库;药品的仓储部门是药剂科—药库。
三、药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料的采购 ㈠请购
1、常规药品、医用耗材、卫生材料由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请,由主管部门审批,常用物资的库存量不得超过半
1个月为原则,保证物资周转率达到10次以上。采购目录以外的物资由使用部门(科室)提出申请,主管部门审核,院长审批。采购目录以外的药品、医用耗材、卫生材料申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量,经使用3个月能够正常使用后,纳入相应的采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的,不得纳入相应的采购目录库管理。
2、物资采购申请批准后统一交到仓储部门,由仓储部门库房管理员根据批准的采购申请编制《物资请购单》。《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基本信息,需要专门说明生产厂商的,应在备注栏中注明生产厂商。采购申请部门不得提出指定物资供应商的要求。
3、《物资请购单》由库房管理员编制,同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审,预审完成后,依次应报主管部门、财务部门、院领导审核并签字,物资请购一般每周一次,原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《物资请购单》报采购部,并上传电子档一份。
㈡采购
1、每年年初,各主管部门负责编制全年物资采购预算,编制价格以上实际采购最低价为基础。
2、采购部应根据医院物资需求情况选好供应商,采购部应当对供应商的资质、商品质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估,确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为医院的物资供应商。对首次纳入医院的供应商应当要求供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案,采购部留资质证明的电子档(所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案,随时供医院和政府相关部门调阅)。
3、年初应由医院组织一次集中招标采购会,由各供应商报价,医院确定全年物资的招标采购价格和确定《物资采购目录》,《物资采购目录》内的物品为常用物品。医院确定《物资采购目录》后,应及时将物品采购目录和招标采购价格以文件的方式下发医院财务部门;物品采购目录和准予公开的采购价格以文件的方式下发医院各主管部门,同时送医院财务部备案。
4、《物资采购目录》以内和以外的药品、医疗器械、医疗耗材和卫生材料均由医院采购部统一采购。《物资采购目录》以外的物品和零星物品(单件价值在50元以内且批量价值在200元以内的物品)由医院采购部自行采购,不需集中招标采购。
5、采购人员收到《物资请购单》后,根据物资采购确定的供应商进行物品采购。、采购人员要严把物品质量关,特别是对有效期不足6个月的药品、医疗耗材和卫生材料禁止采购。
7、《物资请购单》送达采购部后,常用物品一般应于一周内由供应商送达医院仓库;如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊物品,采购部应于《物资请购单》送达3天内反馈到请购部门,原则上物品采购的最长时限为15天。物品供应商不能送达医院仓库的,由采购部提货并送达医院仓库。
㈢验收
1、物资到达仓库时,由最先接收物品的人员通知采购员和主管部门指定的物品验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。
2、验收人员在验收时主要负责物资的质量问题,即:物品的生产日期、到期日期、物品的名称、规格、厂商、包装等质量问题,对物品经验收与订购单不符的物品或质量不符合国家要求的物品,验收人员有权拒绝入库。
3、库房管理员在验收时主要负责物品的数量问题,即:物品的数量是否正确,对超过采购申请数量的物品,库房管理人员有权拒绝入库。
4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的物品,由采购人员负责退货处理。
5、经验收合格的物品,应及时办理入库,并打印物资入库单一式三联,《物资入库单》作为物品验收合格凭证,应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认,与供应商的送货单一并作为付款或应付款项的依据,入库单第一联由库房留存,作为物品入库的依据,第二联交由采购人员作为报销结算的依据,第三联由库房管理员根据供货商分类整理后,于次月3日报财务科作为应付账款入账。
㈣付款
1、一般采取货到付款或月底结算;医疗药品采取先采购,延后两个月付款的方式。
2、月底终了,采购部应收集各供应商的《供应商对账单》,各家供应商的《供应商对账单》应按月编制,在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额,《供应商对账单》(或传真件)须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科,财务科应核对每家供应商的对账单,对账单核实有误的,采购部、仓储部门应当协助查实,确保做到账账相符、账实相符。
3、原则上,下月的药品付款总额应当与上月的药品采购总额相当,医院因资金紧张不能确保药品付款计划的,应于每月10日前根据月份资金使用计划及
时通知采购部药品付款额度,便于采购部编制药品付款计划;采购部因药品采购困难或供应商回款需要增加药品付款计划的,应于每月10日前根据药品付款计划及时向医院财务部门药品说明付款需要,财务部门在资金能够保障的情况下,应适当增加药品付款额度。
4、每月15日前由采购部编制当月物资付款计划表,医院财务部门审核后,报医院院长审批后复印一式两份,原件送财务部门,复印件由采购部留存,同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。
5、采购部根据审核批准后的药品付款计划填制药品付款报销单,药品付款报销单应同时附药品采购发票和药品入库单,并于每月20日前报财务部门审核,经审核符合要求的付款报销单,财务部门集中于每月下旬支付,财务部门支付相应款项后,出纳及时通知采购部付款进度以便其了解付款情况。
6、市场紧缺医疗药品或特需药品、医用耗材、卫生材料等需要预付款或现付款的,应事先报经医院院长批准,财务部门凭批准报告予以预付款或现付款。
㈤质量反馈
1、使用部门(科室)随时将使用过程中发现的物品质量等问题以《物资使用部门反馈问题处置单》的形式报物品主管部门,由物品主管部门将问题集中反馈到采购部门,采购部收到反馈问题处置单后,应及时与供应商联系,以解决物品质量等问题,不能予以解决的,应予以退货,确保物品质量和医疗安全。
2、终了,采购部应当对医院所有物品供应商进行一次评估,加强供应商管理,对供应物品质量差、价格高、供应不及时、信誉不好的供应商予以清理,并吸收一些更适合的供应商作为医院的物品供应商。