人 事 档 案 管 理 办 法

第一篇：人 事 档 案 管 理 办 法

人 事 档 案 管 理 办 法(试 行）

2008-12-2 10:47:46

第一章 总 则

第一条 为加强我局人事档案（干部、工人、离退人员）的管理，提高科学管理水平，有效保护和利用档案，更好地为我局组织、人事工作及其它各项管理工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定本管理办法。

第二条 人事档案是我局职能部门在组织、人事管理等各项工作中直接形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、学习成绩、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用于部的重要依据。

第三条 人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分，它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。

第四条 在人事档案的管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第二章 体制、机构和职责

第五条 我局干部、工人和离退人员的人事档案按干部管理权限，实行集中统一、分级负责的原则由各单位人事部门集中统一管理。

第六条 各单位要为人事档案配备政治、业务素质较高的专职档案干部，负责人事档案的管理工作，并为科学管理档案提供必要的设备。

第七条 人事档案管理工作职责：

（一）收集、鉴别和整理干部、工人和离退人员档案材料；

（二）保管人事档案，为国家积累档案史料；

（三）登记干部职务、工资的变动情况；

（四）办理人事档案的查阅、借阅和转递；

（五）为有关部门提供所需人员的人事档案信息；

（六）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究、人事档案工作情况，制定相应规章制度，搞好人事档案的业务建设工作；

（八）积极创造条件，逐步实现人事档案现代化管理；

（九）指导下级档案管理工作，完成上级领导交办的其它任务。

第三章 档案内容的整理分类

第八条 人事档案由历史地、全面地反映我局职工个人情况的材料构成。

（一）档案材料共分十类：

第一类履历材料

l、归入本类的材料包括：履历表、简历表、各类登记表，包括军人、学生、职工、聘干转干以前的工人履历表等，凡属个人填写的简历性质的登记表，更改姓名的材料均归入本类；

2、说明：

（l）军转干部的档案有些是履历和其他材料在一起的可拆开来分别归类。

（2）高中毕业生登记表也带有综合性质，有鉴定、学习成绩、体育成绩、社会调查等也可拆开来分别归类。

（3）此类材料排列顺序按时间先后，装订时将最近的履历表放前面。

第二类自传材料

归入本类的材料，本人所写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料，此类材料按时间顺序排列。

第三类鉴定、考核、考察材料

1、归入本类的材料包括：

（1）各种鉴定（含自我鉴定）材料；

（2）以鉴定为主的各类人员登记表；

（3）组织正式出具的含有鉴定性的干部表现情况材料；

（4）对于部考察了解形成的正式考察综合材料；

（5）干部考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。

2、说明：

（l）有的材料题目不是鉴定，比如：思想工作总结、劳动思想小结等材料，后面附有自我鉴定小组意见、支部意见及组织鉴定内容的也属此类。

（2）本人档案中摘录的优、缺点材料不归档。

（3）1970年整党建党阶段的“党员鉴定表”和非党干部的“干部鉴定表”不存档。

（4）个别谈话记录或个人写的干部一般表现情况材料不归档。

（5）此类材料按时间先后顺序排列。

第四类学历和评聘专业技术职务材料（含学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）

1、归入本类的材料包括：

（1）报考各类院校学生登记表、审查表、毕业登记表；

（2）参加各类学校学习的成绩表、成绩单、记分册等学历、学位证明材料；

（3）专业技术职务任职资格申报、评审表、初聘专业技术职务呈报表、聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务审批表、登记表（考绩应归此类，但现在已单独建考绩档案）；

（4）干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）目录；

（5）反映干部学识、专业技术方面的其他材料。

2、说明：

（1）各种考试卷不归档。

（2）此类材料按时间先后顺序排列。

第五类政治历史情况的审查材料（含甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）

l、归入本类的材料包括：

（1）审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料，甄别、复查结论（意见、决定）调查报告，批复及有关的依据材料；

（2）入党、入团、参军、出国等政审材料；

（3）更改干部的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查材料；

（4）家庭成员及主要社会关系的证明材料；

（5）带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表；

（6）干部爱人登记表；

（7）家庭成员以及主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等。

2、说明：

（1）此类材料一般都是系列材料，应包括批复、结论、报告、证明、本人交待或申请等。在排列顺序上应按材料的主次来排，如批复、结论、报告、主要证明材料（证明材料按问题集中排列）、检举材料、本人检查交待或主要申诉材料。凡属冤假错案经复检改正，原结论放在复查结论后面。

（2）在审查过程中形成的非正式调查报告、同一证明人多次写的内容重复的证明材料可取出登记销毁。

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

1、归入本类的材料包括：

（l）入党志愿书、申请书、转正申请、党员培养对象登记表、党员登记表；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；

（2）不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，暂缓登记期满后的组织决定及有关的材料；

（3）民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料、退党材料、取消预备党员资格的组织意见；

（4）加入民主党派的有关材料。

2、说明：

（1）入党申请和入党志愿书等材料待党员转正后才归档，转正前归支部保管。

（2）入党申请有多份的，捡1－2份全面系统的归档，一般第一次写的申请应归档。

（3）一般思想汇报、入党时调查的一般表现材料不归档。

（4）由组织召开的群众座谈会和党小组、支部大会记录等材料不归档。

（5）被开除党籍、团籍、取消预备党员资格后的入党、入团志愿书归本类，但需在封面上说明“某年某月某日经某某党委（团委）批准开除出党（出团）”。有关处分材料，按性质（政历问题或违纪案件）分别归入五类、八类。

（6）此类材料应按入党、入团、加入民主党派材料分别排序，志愿书放各自材料的前面，其他材料按时间顺序排列（如入党志愿书、申请书、培养表、转正申请、党员登记表、入团志愿书、申请书等，加入民主党派材料）。

第七类奖励材料（含科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）

l、归入本类的材料包括：

（1）正式命名授予的劳动模范、战斗英雄、三八红旗手、新长征突击手、特级教师、优秀党员、先进工作者等各种荣誉称号的审批表和先进事迹材料，从事专业工作三十年人员登记表、审批表；

（2）立功受勋、嘉奖材料；

（3）县、团级以上单位对干部的通报表扬材料；

（4）创造发明事迹，各种业务、技术奖励材料；

2、说明：

（1）未经正式批准的未盖公章的各种先进人物事迹材料不归档，也就是要组织办理了正式手续的才能承认。

（2）此类材料按时间先后顺序排列，但每次奖励应将组织的审批材料放前面。

第八类处分材料（含甄别、复查材料，免于处分的处理意见）

1、归入本类的材料包括：

（1）上级批复、处分决定、本人对处分的意见、调查报告、本人检查或交代材料；

（2）免予处分的处理意见及个人检查；

（3）确属错误（如道德品质、生活作风、经济等方面）组织上不予处分的证明材料和本人的检查材料；

（4）通报批评材料；

（5）法院的刑事判决书、劳动教养审批材料；

（6）甄别、复查报告、决定、上级批复及本人意见和申诉；

（7）反右斗争中错定右派的决定结论及平反改正材料；

（8）反右倾运动中受处分的甄别平反材料；

（9）“文革”中犯有严重错误或经审查定为“三种人”的结论、决定、上级批复、调查报告及本人检查材料，“文革”中犯有一般性错误的审查意见、调查报告、本人检查及专题考察材料。

2、说明：

（1）举报干部工作、思想、经济、作风等违纪问题，经查属一般问题，不归干部档案，存干部部门参考。

（2）此类按材料的主次，如上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等顺序排列，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列，凡经复查已对原结论、决定处分撤消改正的，可将改正结论或决定放在前，原结论、决定放在后。

第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表大会代表登记表等材料

1、归入本类的材料包括：

（l）见习、定级、晋级、升级等各种工资变动审批表；

（2）解决待遇的审批材料（比如离休前为科级、离休后享受处级待遇，高工30年以上增加5%比例的）；

（3）干部任免呈报表；

（4）录用、招聘、聘干、续聘、选举、提拔、转干等登记表、审批表；

（5）调动、辞职、退职、离（退）休等审批表；

（6）兵役（入伍）登记表、退伍审批表、军衔评定、晋升及军队转业干部审批表；

（7）出国出境人员审批表；

（8）党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会，民主党派代表会代表登记表。

2、说明：

（1）任免通知不归档。

（2）此类材料按时间先后排序（工资变动表、干部职务变动表放前面）。

第十类其它可供组织上参考的材料

l、归入本类的材料包括：

（1）较有参考价值的体检表、残伤等级材料、公伤证明；

（2）干部逝世后悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关遗书；

（3）思想、工作总结材料；

（4）民事判决书、调解书；

（5）大、中专毕业生报到通知书；

（6）其他有参考价值的材料。

2、说明：

（1）党外人士在过去运动中所写的交心检查等材料不归档，如档案中有的，可清理出来登记销毁。

（2）工会会员入会申请，会员登记表不归档。（3）应由本人保存的材料，如独生子女证、奖状等不归档。

（4）此类材料按时间顺序排列。

（二）档案的十类材料分类说明：

内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。

1、带有自传的履历表、简历表，以自传为主的归第三类。

2、履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的归第一类，如以鉴定为主，而本人第三类鉴定材料少的可归第三类。

3、政历问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等归第八类，凡未给予处分的以政历为主归第五类，以违纪错误为主的归第八类。

第四章 管理范围

第九条 海委全面管理的局级领导的档案由海委负责保管。局领导在任职期间；为有利工作，组织部门可建立档案副本，由局人教处档案人员保管。

第十条 人事档案管理人员及其在局内工作的直系亲属的档案，由本单位人事部门指定他人专门保管。

第十一条 “第九条”、“第十条”以外的其他各类人员的人事档案（干部、工人、离退休、死亡人员）均由各单位人事档案管理人员统一保管。

第十二条 职工辞职、退职、自动离职或被辞退、开除后，未就业的，其档案仍由原单位保管。就业后，将档案转至就业单位。档案人员对代为保管的人事档案，制定收费标准，经财务及档案主管领导批准，视其保管期限，收取保管费。

第五章 档案材料的收集、鉴别与归档

第十三条 为使人事档案能够适应干部、人事工作需要，人事档案管理人员要经常通过组织、人事及其他有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部、职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

（一）根据工作需要及档案中缺少材料情况，有计划地布置填写干部履历表、做鉴定、写自传等，并及时把这些材料补充进人事档案。

（二）人事档案管理人员要经常了解和掌握形成人事档案材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的职工收集应归档的材料。

（三）形成人事档案材料的部门，要固定专人，定期向人事档案管理人员送交档案材料，凡组织人事部门形成的档案材料，要在材料形成后10天内送交人事档案管理人员归档，非组织、人事部门形成的档案材料，要在材料形成20天内送交人事档案管理人员归档。

（四）凡由上一级组织、人事部门代管档案的单位，其组织、人事部门要固定专人负责收集本单位人事档案材料，并及时送交档案管理部门归档。

（五）发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。

（六）为确保人事档案材料收集齐全,人事档案管理人员除做好日常收集工作外，一般每半年进行一次集中全面收集。对较大规模的考察、考核、职务和工资变动、评聘专业技术职务等工作总共形成的档案材料，要及时进行重点收集。

第十四条 对收集的材料，必须进行认真的鉴别，属于归档的材料，应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归档。第十五条 不属于归档范围的材料，不得擅自归档，不应归或重复多余的材料（入档材料一般可两份），要填写“清理档案材料登记簿”，逐份登记，分别情况，予以处理。对其中有保存价值的文件、资料，可转文书档案或其他有关部门保存；不属于档案内容，比较重要的证件（如毕业证）、文章等，组织不需保存的，退还本人；无保存价值又不宜退回本人或根据有关规定应清理的材料，可根据规定登记销毁。

第十六条 凡新参加工作或新调入我局的职工，首先到人事部门报到，然后由人事部门将新报到职工档案一起送交人事档案管理人员。

第十七条 职工如有死亡或其他意外事件（如失踪、潜逃等）发生，所在单位务必将事件发生的经过、时间、地点等情况如实详细写清，经组织或人事部门核准签字盖章后送人事档案管理人员归入本人档案。职工的死亡讣告，在丧事处理完毕后，由丧事承办单位负责送交人事档案管理人员归档。

第十八条 凡应归档保存的材料，人事档案管理人员应按国家档案部门及干部管理规定；按性质进行分类，并按要求装订成卷、编写档号、入库保管。整理过程中，如发现缺少必备的材料（如入团、入党材料，履历表和自传等），人事档案管理人员应负责查找或经组织、人事部门同意，让本人重写，对纸张破烂、字迹模糊不清或用纸不

一、长短不齐不便装订的，应采取补救措施，保证案卷规范化。

第十九条 归档材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。归档材料一律为材料原件。

第六章 档案的保管与保护

第二十条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地加以保管。

（一）人事档案管理人员对全局职工，必须进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。

（二）建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制，在热情为各项工作提供服务的同时，一定要严格加强管理，严防错装、错放、错借、错转等现象发生。

（三）应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档案，并与人事部门核对各类人员的增减情况，发现问题及时解决。

（四）设置专门的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开。

（五）要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。室内禁止吸烟及动用一切明火。

（六）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃一24℃，相对湿度45一65％）；检查情况要认真做好记载。

（七）保持档案库房整洁，禁止堆放杂物。

（八）库房的“六防”设施和安全措施要经常检查，每半年进行一次全面检查，发现问题，及时解决，杜绝隐患。

（九）严禁任何个人私自保存他人档案和档案材料。

（十）组织人事部门应制定人事档案管理人员岗位职责，加强对人事档案的保管保护工作。

（十一）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，加快电子计算机人事档案信息管理系统的开发与利用，逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。

第二十一条 档案保密工作

（一）人事档案是党和国家的重要机密。人事档案管理人员和使用人员，要牢固树立保密观念，增强保密意识，严格遵守保密规定。

l、不准以任何理由私自向无关人员提供人事档案或泄露档案内容。对利用档案或档案材料假公济私、营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》的要依法处理。

2、不准携带人事档案游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

3、不准用电话、明码电报索要或提供档案内容。

4、不准在不利于保密的地方存放和查阅干部档案。

（二）档案库房要由专人管理，无关人员不得入内。

（三）在节日放假前，应把借出的档案全部收回保管。

（四）要加强保卫工作，提高警惕，及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防失密、泄密事件的发生。

第七章 档案查（借）阅管理

第二十二条 因工作需要查阅或借用人事档案时，需办理有关借阅手续。凡我局各部门借阅档案时，均须持人教处开具的借阅档案证明，局外单位借阅人事档案时，须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经分管局长签署意见后，方能借阅。借期可视情况而定，一般不得超过两周，逾期不还的，人事档案主管部门要及时催要。借用期间，利用者应注意安全、保密，未到人事档案主管部门批准，不得擅自转借他人。

第二十三条 查阅档案一般在档案室查阅，尚未建立阅档室的单位，可在安全保密的办公室查阅。

第二十四条 凡查阅干部档案，利用单位应派政治上可靠的中共党员干部到档案人员查阅；非党人员不能查阅党员档案；群众不能借阅档案，下级人员借阅上级人员档案时，必须由利用单位主要领导出示手续；任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

第二十五条 查阅档案，人事档案管理人员应按下列要求确定是否提供和提供什么材料。

（一）凡因考察、任免、调动、审干、入党、入团、出国审查和复查、甄别历史案件及职工死亡后写生平等需要查阅本人档案的，可以提供档案；

（二）与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须从其档案中取旁证材料的，可提供档案的有关部分；

（三）公安、保卫部门因业务需要，了解干部有关情况时，可提供有关部分；

（四）凡因编写党史资料、人物传记、地方志、革命根据地斗争史、军史、工运史、学运史等，需了解当事人的经历和社会实践情况，一般可直接找当事人调查了解，如当事人已死亡或重病不能口述的，可提供履历和自传的有关部分。

第二十六条 干部子女、亲属入党、入团、升学、参军、参加工作等政审不得查阅本人档案；应由干部所在单位党组织根据有关规定出具证明材料。

第二十七条 查阅干部档案应由利用单位党委（党组）或组织、人事部门填写《查阅干部档案审批表》，按照规定办理审批手续。对手续不完备和持调查证明材料介绍信查阅干部档案的，档案管理部门不予接待。

第二十八条 干部档案如遇下列情况，可考虑借出：

（一）对干部某个问题进行复查；

（二）对干部进行组织处理需要了解有关情况；

（三）本单位主管干部任免、调动、考察等工作的部门需要时；

（四）领导干部为了培养、选拔而对某些干部进行必要的了解时；

（五）其他一些特殊情况。第二十九条 档案管理单位的组织人事部门因工作需要查阅档案的，要健全查借阅登记手续。本单位非组织人事部门一般不予查阅，因特殊情况需要查阅的，须经单位主管领导同意。

第三十条 除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部的档案；

第三十一条 查阅、借用人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容，违者严肃处理。

第三十二条 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经人事档案主管部门同意。

第三十三条 从档案中摘抄的材料，一般不予盖章。因与他人案件有密切关系，以及特殊原因必须作为旁证材料的，可予盖章。对所摘抄的档案材料，人事档案主管部门要审查登记，用后由利用单位自行销毁。

第八章 档案的接收与转递

第三十四条 凡我局职工档案的接收和转递工作，原则上均由人事档案管理人员承办和处理；人事部门在办理新调入我局职工有关手续后，应将接收的档案尽快转到人事档案管理人员手里。

第三十五条 人事档案管理人员在收到有关人员的档案材料后，应按档案目录逐件（份）进行清点，核对无误后，办理登记、编号、归档入库。

第三十六条 局内各单位对拟调出的职工，应在其离局前，将散存的属于应归档转出的材料经人事部门审核后及时送交人事档案管理人员，以便随档转出。转递档案应遵守下列规定：

（一）应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交让本人自带。

（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（三）转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

（四）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回执者，转出单位应写信催问，以防丢失。

（五）因区划变动，机构改革等原因需成批移交人事档案时，移交单位要编制《移交清单》一式两份，经双方清点无误后办理移交手续。

（六）为使人事档案能够随着职工调动或职务的变动而及时转递，人事调配、任免工作部门应将职工调入单位和任免通知及时告诉人事档案管理人员，并建立必要的联系制度。

第九章 附 则

第三十七条 本办法由漳卫南局人事劳动教育处负责解释。

第三十八条 本办法自发布之日起施行。

第二篇：人事档案管理办法

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人事档案管理办法

第一章 基本原则

第一条 为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。 第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

清徐县清水湖畔物业管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事档案管理办法

人事档案管理办法

1.目的

为了规范公司人事档案的管理，形成人事档案管理制度，有效的保护和使用档案，为公司各级部门提供开展工作的基础依据，根据相关法律和法规，制定本办法。2.范围

3.总则

人事档案工作是人力资源部工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分，它是为了贯彻执行公司的人才战略、方针政策、为了选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用人才服务的，是公司人力资源部按照公司的政策，组织本部门及相关部门人员对公司员工在工作中和学习中形成的个人经历、学业情况、培训情况、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇、岗位变动等一系列内容及时进行记载，它是反映个人成长历史的重要凭证和依据，由人力资源部实行集中统一管理。4.职责

4.1人力资源部应为每位员工个人建立人事档案，并集中对档案进行收集整理、保管统计、借阅传递等管理工作。

4.2员工个人应按照公司要求及时提供真实准确、详细完善的资料。

4.3档案管理人员应严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论人事档案内容，不得转借给无关人员翻阅；未经审批不得向外公布人事档案内容。4.4人事档案的交接和传递必须由档案管理双方亲自交接，并建立档案交、接台帐（附件1人事档案资料交接清单）。

4.5人事档案必须由人力资源部档案负责人保管。5.管理制度 5.1案卷内容

5.1.1卷内目录

见附件2人事档案目录 5.1.2入职资料

人员应聘登记表

8张一寸红底免冠照片 身份证正反面复印件 户口本户主页及本人页复印件 毕业证、学位证（或学历证明）复印件

解除（终止）劳动合同证明原件（或离职证明、失业证复印件）无劣迹证明原件

特殊工种作业操作证原件/复印件（焊工、电工、天车工、起重工、司炉工、叉车司机、电瓶车司机）各种资格证和职称的复印件 参加过各种培训的证书复印件

应届大学毕业生还应包括：报到证、户籍迁移证明原件

5.1.3在职资料

员工本人签字确认后的劳动合同/劳动协议文本； 员工转正、转岗相关材料。

5.1.4调薪资料

工资变动审批表及通知书，提职晋级审批及考核、奖励工资审批表、各种待遇审批手续、个人申请类档案存于《薪资档案》，此类档案分门别类，建立检索目录。

5.1.5职务任免文件

审批及通知文件。

5.1.6异动文件、奖惩材料

各类申请书、职称职务评聘、考察、考核、奖惩材料、在职期间病假相关手续（诊断、病志等）等工作学习中形成的可以反映其德、能、勤、绩等文件材料，进入档案。

5.1.7考核、评定工作中形成的有关材料

与个人工资收入考核有关的资料存入《薪资档案》

5.1.8离职资料

①离职申请、离职交接、考勤表、解除劳动关系证明等材料。员工离职后档案仍旧保存。

②未领取完毕的解除劳动关系证明可单独存档保管，建立明细及领取签收记录。

5.1.9其他应归档的资料 5.2员工档案归档时间

5.2.1 例行常规资料归档时间定于每月30日交接完成上月产生的人事资料，对于特殊重要资料应在次日内归档。

5.2.2对于新入职员工的入职资料，人力资源部门应在员工入职当日，将与员工个人有关的材料，进行整理、编号、装订，进行归档。

5.2.3其它归档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的五个工作日内，将相关材料装订，存入该员工的人事档案。（应有纸板、电子版人事档案交接表格见附件1）

5.3归档材料的要求

5.3.1归档材料应做到完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，以项目为单位的归档材料要齐全。

人事档案管理人员应详细审核归档资料是否完整齐全，手续是否完备。档案资料不是孤立的文件，符合入档要求的档案资料应能够反映事件的来龙去脉，应涵盖申请、报批、审批及回复等整个流程，以备查考。档案管理员应做好对人事档案的归档与整理、保管与保护、利用与转递工作，保证归档文件材料完整准确。

5.3.2对符合归档要求的材料，应及时详细登记归档；对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门修订或补办，限期报送；定期核查所管理的档案，发现所缺材料，及时登记、补充。5.3.3人事档案材料的载体和字迹要求。

5.3.3.1纸张要求：应使用A4复印纸。宽幅大于A4纸时，可将纸张折成A4纸大小，小于A4纸时，应将其与A4纸装订一起，档案装订工整，制作规范，分类有序，方便查找；原件如为热敏纸质传真件，请勿在热敏传真纸上签批意见，应复印后再在复印后的文件上批示及存档。

5.5.3.2字迹要求：文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写。书写清楚统一编号，而且确保和电子版档案号一致。

5.5.4人事档案卷首页以《人事档案明细》为目录，应如实填写。

5.5.5人事档案卷编号规则，按照档案建立的顺序排列。电子档案中员工代码依据

入职年限、入职顺序编号同OA中编号一致。例如2011年10月15日入职，员工代码为：1110015。

5.5.6员工本人基本信息发生变化的（如住址变迁，婚姻变更，子女出生，学历、职称等情况的变化），应由所在部门统一时间集中上报到人力资源部，以便人力资源部调整花名册和档案记录。

5.4人事档案的借阅

5.4.1借阅制度

人力资源部门须建立人事档案借阅制度，借阅人必须填写人力资源借阅表格，经审批后方可借阅/领取档案资料。通常情况下，每周周一至周四可以提申请，周五统一领取/借阅档案。

5.4.2 借阅手续

5.4.2.1公司员工，确因工作或个人需要，可提出档案借阅申请，但须填写《借阅人力资源部相关资料申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间等详细内容，经借阅人部门经理审核，人力资源部经理批准后，在人力资源部门登记，档案管理人员方可办理借阅手续。

5.4.2.2人力资源部门依据借阅内容，提供相关资料，在借阅台帐登记后，必须由借阅人本人签字接收。

5.4.2.3借阅人必须在规定时间内亲自归还所借阅的资料，经档案管理人员检查无误后，方可在借阅台帐上登记注销。（附件3：借阅/领取:人力资源资料申请单）

5.4.3借阅注意事项

5.4.3.1借阅人必须妥善保管所借阅资料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损借阅资料，要保持档案的整洁。

5.4.3.2借阅人不得将借阅资料私自转借他人，也不得将资料内容透露给他人。5.4.3.3未经批准，借阅人不得私自摘抄、复制人事档案材料。如确需要，必须经人力资源部经理批准后，方可进行。

6.电子档案编制原则

6.1电子版档案包括的内容按现有表格如实填写。

6.2员工编号：员工编号能直观体现员工入司时间与ERP项目接轨。它的编制原则和方

法是按照入职年份的末两位，入职月份和入职的先后顺序号，总共七位数字。员工档案编号入职即编号，不分在职和离职，每个人都对应一个唯一号码，不重复。6.3 档案号：指与纸板档案对应的四位编码，便于检索纸版档案。

6.4 电子档案保存与更新：以月为单位保存电子档案，每月底复制一份留存，命名为*年*月电子档案。7.注意事项

在归档的材料中，凡规定要同本人见面的材料（如考评结论、异动、工资定级、处分决定或意见等）应有本人的签字；出具意见方同样应有盖章或相关领导及授权领导签字。8.档案内审工作

8.1目的：以自我管理与提高为目的，规范完善现有工作，符合外部审计工作标准。

8.2安排：每年两次，安排在每年1月、7月，根据近半年人事的重点工作以及人事重要法律要件进行抽查，抽查范围制定方案，抽查过程进行记录，最终以结论报告形式向人资部内部告知。9.附件

附件1：人事档案资料交接清单 附件2：人事档案目录

附件3：借阅、领取人力资源相关资料申请表 附件4：档案明细表

第四篇：人事档案管理办法

人事档案管理规定

一、目的

为了更有效的将员工档案进行妥善管理，维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案类别

1、员工入职、合同档案：个人简历、入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、身份证复印件、照片、毕业证复印件、职称证、执业资格证、劳动合同及协议、离职与公司解除（终止）劳动关系等。

三、档案的管理

1、基本管理

（1）分类存放、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。（2）员工入职前,管理部对人事档案的真实性、有效性进行核查。

（3）对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时录入在职人员《人事档案》、离职人员《人事档案》，并在档案袋填写各种人事资料的名称及对档案进行编号。

（4）当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、个人技术职称变动等），应及时将相关资料交管理部复印归档。

（5）对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。（7）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存三年后方可销毁。（8）要保持档案管理环境的清洁、整洁。

（9）档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

（1）因工作需要查、借阅档案的经部门经理批准签字后方可，并遵循一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借的原则，须填写《档案借阅申请表》。（2）所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还管理部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

（3）管理部做好查、借阅登记，并在《档案借阅登记表》签字登记。

3、查、借阅档案注意事项

（1）不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

（2）不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经总经理同意。

（3）查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

（1）任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

（2）某些档案到了销毁期时，由管理部填写《员工人事档案销毁审批登记》，经总经理批准后销毁。

（3）经批准销毁的人事档案，管理部须认真核对，将批准的《员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

本管理办法经总经理批准后，由管理部实施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事档案管理办法

第一章 基本原则

第一条　为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条　人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条　人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条　在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条　人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条　人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条　人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条　为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条　公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条　收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条　不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条　人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条　人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条　对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条　根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条　档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条　严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条　做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条　凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条　对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章 档案的转递

第二十一条　人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条　如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条　为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条　公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。