2.公文的体式和种类

第一篇：2.公文的体式和种类

第二章 公文的体式和种类

第一节 公文的体式

公文的体式即公文的内容项目（体）及其结构格式（式）。

《国家行政机关公文处理办法》第十条：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

国家质量技术监督局 《国家行政机关公文格式 》第八条：“公文中各要素标识规则：本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。”

一、眉首部分

包括版头、发文字号、秘密等级、紧急程度、文件份号、签发人等。眉首一般占文件首页的三分之一到五分之二，用红色横线（党内公文在红线中间加红色五角星）与主体部分隔开。

（一）版头

是制发公文的机关在印制公文的首页纸上方专门设置的表明公文所属机关的固定标识。位于眉首上部正中央、发文字号之上。

版头的样式有二：

一是由发文机关全称或其规范化的简称加“文件”二字组成。这是最常见的版头样式。如“中共中央文件”、“广东省教育厅文件”。不过，这种样式的版头不可用于报告、请示、批复和一般性通知。

二是在发文机关名称后加圆括号并在其中标注所发公文的文种名称。这种样式的版头比较适合一般机关单位使用。如“广东省总工会（批复）”。

几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，主办单位排在第一位。印有版头的纸称为“版头纸”，简称“头纸”。一个单位一般印有两种头纸，即上行文头纸和平行（下行）文头纸。

（二）发文字号 简称“文号”，是一个机关制发公文的顺序号。它可作为某一机关之某一公文的代称。发文字号的作用有三：一是便于对收文和发文分类登记及分送交办；二是便于查找引用和检查处理；三是便于收文单位与发文单位之间的联系。

发文字号包括机关代字、年号、顺序号。其样式有三： 一是“××发〔××××〕×号”。用于党政领导机关的下行文，如“中发〔2006〕 2号”、“粤府发121〔2006〕8号”等。

二是“××字〔××××〕第×号”。常用于职能部门制发的公文，如“劳政字〔2006〕第9号”等。

三是“××函〔××××〕×号”。这种样式的发文字号中机关代字后紧接带文种性质的字样，函、议案、批复之类的公文常用之，如“国办函〔2006〕8号”；批复也可用“××批〔××××〕×号”的发文字号样式，如“粤府批〔2006〕2号”。

发文字号置于文件名称之下、横线中央上面。几个机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。没有版头的公文文号，一般标注在公文标题的右下方。

编写发文字号要注意：

（1）机关代字要避免混淆。如“计划生育委员会”和“计划经济委员会”，就不可都用“计委”作为机关代字。

（2）机关代字要做到与版头、落款、印章四统一。（3）发“通知”时，不可将“通”字纳入机关代字，如“×厂通字〔2006〕第2号”。（4）年号不可简省。如“1998”不可简为“98”.（5）年号外应使用六角括号或方括号而不能用圆括号，以便于引用。（6）顺序号前不可加“0”，以免显得累赘。如“×府发〔2006〕06 号。（7）机关代字、年号、顺序号的次序不可颠倒。

（8）正式公文都要编排发文字号。某些文种如令、公告、通告、布告等可以省略机关代字和年号。

（9）联合发文的文号，编主办机关的即可，不必罗列各机关的文号。因为罗列各机关的文号，一是过多地占用版面，显得繁杂；二是看不出主办单位；三是转发、引用时累赘。

（三）文件份号 也叫“编号”，是同一公文的印制份数的顺序号。通常由六位阿拉伯数字组成，标注于眉首的左上角，一般的写法是：“编号：××××××”或“NO.××××××”。秘密公文要求标注份号，且在发文时予以登记。标注份号的目的是便于发文和查对。

（四）秘密等级 简称“密级”。凡是秘密公文，都要标明密级。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三等。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为普通件。给秘密公文确定密级，要注意准确，既不要过严，也不要过宽。密级标注于眉首左上角、份号下适中处，使用3号黑体字。标识是“★”，★前标密级，★后标保密年限，如“机密★10年”、“秘密★六个月”、“绝密★长期”。如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为30年，机密件保密期限为20年，秘密件保密期限为l0年。

有密级的文件在发送时，应在封套上加盖与文件密级一致的印记。为了保守国家秘密，带密级的文件要由机要通讯部门传递，禁止用平信或挂号信邮寄。

（五）紧急程度（缓急时限）

这是指对公文送达和办理所规定的时限要求，分为“急”和“特急”两级，还有限时送达的，也归入特急件一类。紧急程度标于眉首左上角、密级之下，采用3号黑体字。同时在寄发公文的信封上也要标明。不需标注紧急程度的公文称作“平件”。

公文紧急程度的确定，应力求恰当，尤其注意不要滥用。如果都是急件、特急件，办公部门不能一下子印制出来，反而影响真正急件的及时处理。

（六）签发人

向上级党政机关报送审批的公文，重要的要由本机关、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发；一般事务性的，可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签发。联合行文，需由所有联署机关主管负责人会签。签发人姓名印在发文字号同一行的右端，与发文字号之间空两个字，打印“签发人：×××”，字体与正文相同。

二、主体部分

主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、发文范围等内容项目构成。

（一）公文标题

公文标题是公文的具体名称，要求准确简明地概括公文的主要内容。完整的标题，由发文机关、事由（用介词“关于”领起）、文种三部分组成，这三部分统称为公文标题的“三要素”。也有的公文标题或省去发文机关，或省去事由，或将发文机关和事由都省去。这或者是由于版头中已出现过发文机关名称，或者是为了突出发文机关或事由，或者是因事由单一而篇幅又短小，故不宜或不必在标题中写明发文机关或事由。要注意的是，如果是重要公文，即使版头中已有发文机关名称，也不宜在标题中省略发文机关，这是为了使标题更庄重，以显示公文的重要性。而报告、请示等上行文和函件之类的平行文则一般不在标题中标明发文机关名称，只在正文之后署名，以表示对受文机关的尊重。

公文标题位于眉首横线之下居中的位置（若无横线则居于眉首下正中）。公文标题的优劣直接关系着公文能否得到及时、有效的办理，因而我们要予以足够的重视。具体地说，拟制公文标题要注意以下几点：

（1）发文机关要写全称或规范化的简称。（2）“事由”部分要简明。例如有一份公文的标题是《民政部、财政部、国家劳动总局关于国营农牧场和劳改农场精简退职的老弱残职工是否由民政部门办理原标准工资百分之××救济问题的批复》，一个标题多达六十余字，虽明却不简，既难以醒目，又影响人们对公文内容的理解，同时看一个标题要花费许多时间，也必然会影响人们使用公文的速度。其实，这一标题中起码可以删除“是否„„百分之××”一段，这并不损害标题的内容。当然，明而不简不行，简而不明也不行。例如有这样一个公文标题：《××大学关于××厂废气污染校园的请示》。这个标题就存在简而不明的毛病。本想说“解决××厂废气污染校园的问题”，却由于表述过简，造成辞不达意，使人们从标题中误解成该大学想要某厂废气污染校园。该标题若改为《××大学关于解决××厂废气污染校园问题的请示》就简明了。

公文标题中最常见的毛病是在文种前加上一些不必要的词语，这有两种情况：一种情况是在文种前加修饰词，如《关于××公司经营亏损和违纪问题的审计报告》、《关于认真抓好抗旱备耕的紧急通知》、《××、××关于下达2007年××分配指标的联合通知》等。其实这完全是画蛇添足，去掉这些修饰词，并不影响对题意的理解。尤其是第二例，误用公文的紧急程度充当修饰词，更为不妥。因为倘若“紧急”，可按国务院办公厅2001年发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，在文件名称（版头）的左上角注明“急”或“特急”字样并在信封上作相应的注明，文件处理部门自然会根据其紧急程度选择其传递方式。第二种情况是在“关于”后并列几个意思相关的短语，如《××市政府关于大力发展钢铁工业，筹建××钢铁公司的请示》、《××市教育局关于开展向×××同志学习，争当×××式模范教师的活动的通知》等。其实，这前一个标题中删除“大力„„工业”，后一个标题中删除“争当„„教师”，题意不但不受到丝毫影响，反而显得言简意赅。

（3）几个机关联合发文的标题，如果几个发文机关的名称都写全称，这个标题势必很长，在这种情况下，可以用简称，主办机关名称写在最后，如《××市经贸局、农业局、城建局、科技局、档案局关于加强科学技术档案工作的报告》。如果市政府批转这个报告，各机关的名称都写上，标题过于冗长，则可采取写主办单位的办法，如《××市人民政府转发市档案局等〈关于加强科学技术档案工作的报告〉的通知》，或将原发文机关的名称都省略，如《××市人民政府转发〈关于加强科学技术档案工作的报告〉的通知》。

（4）在标题和正文内引用其他机关来文的标题，应加书名号，并且要注意把原发文机关的名称放在书名号内，如《国务院关于当前工作的意见》，而不应写成：国务院《关于当前工作的意见》。因为我们引用的是一个公文的标题，而不是某机关关于某方面的工作活动。

（二）主送机关

又叫受文机关，是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关。除直接面向社会的“公告”、“通告”等之外，一般公文都要写明主送机关。

上行文、平行文和下行文“批复”等，只写一个主送机关。

请示件的主送机关必须是能够正式批复的机关。如某厂写了一份要求对某项产品进行定价的请示，主送给商业部财务司价格处，这个主送机关就不符合有关规定。因价格处只是部机关的一个办事机构，尽管这项工作由其主办，但最终批复必须以部的名义行文，因此该请示应主送商业部。

向所有下级机关发送的公文，称为普发性公文，它有多个主送机关，这类公文的主送机关可写通称，如“各„„”；主送下级并列的机关，一般按党、政、军、群的顺序排列；联合发文要主送几个机关的，机关之间的标点符号要准确，其规则是同类各单位之间用顿号，不同类的各单位之间用逗号，如“广州市、深圳市外贸局，东莞市、惠州市经贸局”，不能写成“广州市、深圳市外贸局、东莞市、惠州市经贸局”。此外，任何公文都不得主送个人，例如“××市长”、“××书记”.之类。

确定主送机关的原则有二：一是隶属关系，二是文件内容和工作确实需要。主送机关在标题之下、正文之上的左端顶格书写，并加冒号。

下列公文一般不写主送机关：①直接面向广大群众的，如通告、公告等；②通报情况的，如简 报等；③非直接对下行文的，如决定、决议、会议纪要等。

（三）正文

正文是公文的主要部分，它叙述文件的主要内容，传达发文机关的意图。

从内容来看，正文一般可分为开头、主干、结尾三部分。从结构形式来看，正文有三种类型：一是“一统式”，即全文只有一层意思，形式上也只有一段，像颁布令、批复、复函、转发性通知等篇幅短小的公文都采用这种结构形式；二是“因果式”，即全文分为两层，第一层为制发本公文的原由（包括根据、目的、原因、背景、意义等），第二层为施办事项或要求等，多数篇幅较长的公文都采用这种结构形式；三是“完整式”，即开头、主干、结尾三部分齐全，这类公文比较正规，篇幅也较长，像请示、报告、决定、决议、通报等采用这类结构的较多。

正文中使用标点符号要注意：①三种标号（引号、括号、书名号）前半边不能放在一行的未尾，后半边不能放在一行的开头；七种点号（顿号、逗号、分号、冒号、句号、问号、感叹号）不能放在一行的开头。②省略号、破折号占两格，行首、行尾都可放置，但不可分作两半而将一半置于一行的末尾，将另一半置于下行的开头。③间隔号不能放在行首第一格，且须位于一格的正中央，如“卡尔·马克思”，不能写成数学上的小数点（.）。④不能把括号写成单书名号。⑤半字横线

（一）用于产品等编号，如“粤-168”等；一字横线

（一）用于标准号之间的连接或地点的起止，或表示相关人物、事物的联系等，如“GB9704一88"，“广州一北京”，“欧洲一地中海地区”；双连横线用作破折号。三者不可混用。⑥由低限到高限的范围号应用“~”，如“168~668号”，而不可用一字横线“一”。

正文中序次语和层次序数后面用的标点符号：①“首先”、“其次”、“再次”、“最后”或“第一”、“第二”、“第三”„„或“其一”，“其二”、“其三”„„等序次语后一律用逗号。②用汉字“一”、“二”„„作序次语时，后面用顿号，顿号占一个字的位置；用汉字加括号如“

（一）”、“

（二）”„„作序次语时，则后面不加标点符号。⑧用阿拉伯数字“1”、“2”„„作序次数码时，后面用圆点（.）；用“1）”、“2）”„„或“①”、“②”„„作序次数码时，后面不加标点符号。

下列情况，在文中不可拆排为两行：①用缩写字母表示的名称，如“DGLG”等等；②整个数据，如99885；③数据前后有附加符号，如一55、80%、一40℃等。

另外，正文中的分数或分式，为避免多占一行位置，应尽量不用叠式，而用斜式（如2/5）。

（四）附件

附件是附于正文的材料，是整个公文的重要组成部分。常见的附件有两类：一类是用于补充说明主件主要内容的，其名称可作为事由列入标题。如发布、转发、印发、批转的文件，可直接附在主件之后，不必在主件里再作标注；另一类是用于补充说明主件某一方面内容的附件，其名称在标题中反映不出来，如所附调查提纲、计划、报表、名单等等，需要在主件里标注清楚。之所以要标注附件，一是便于公文的收发、办理和整理立卷；二是避免因正件与附件分散，难于查对和收集，以致影响档案的完整与利用。

要注意的是，附件必须是不附录就会影响公文正件的办理、执行的不可缺少的材料。因此，不是所有的公文都有附件。

公文如有附件，在正文之后，发文机关之上空两格写明：“附件：”，然后按顺序把附件的标题完整地写上。其格式是：

附件：1.×××××

2.×××××

附件名称不加书名号，末尾也不用标点符号。

附件应与主件合在一起装订，如附件因故不能与主件合在一起装订，必须在附件名称后面用圆括号注明“另发”字样，同时在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。

（五）发文机关

一般称为落款或署名。通常由机关或某一组织署名，少数情况下也可以个人名义行文，如“中华人民共和国主席令”，就署上主席的姓名。如果是两个以上机关联合行文，落款要将行文机关一一列出，并应将主办机关排列在前。发文机关要写全称或规范化的简称。如果是以领导人个人名义行 文的，必须把领导人所代表的单位及职务写上。发文机关写在正文下面（如标注附件，则在附件下面）右侧，最后一个字比正文缩四个字。

有固定版头的文件，落款处可不署发文机关名称，只在成文日期上加盖发文机关印章即可。

（六）成文日期

成文日期是一项很重要的内容，不容忽略。例如有些法令的颁布生效日期关系到在此之前违法和在此之后违祛的不同处理问题；某些有关劳保待遇的公文，其日期直接关系到有些人能享受到有关待遇而另一些人则不能享受的问题。但是，一份公文从起草到发出会出现许多日期概念，到底以哪一个日期作为成文日期呢? 一般地说，凡例行公文如请示、报告、批复、一般性通知、函等以打印成文并发出的日期为成文日期；凡属于命令、决定或重要通知，因其事关重大，故以领导签发日期为成文日期，同时在公文末页底端注明实际发出日期；联合行文，以最后的签发机关的签发日期为成文日期；凡属会议通过的文件，以会议正式通过的日期为成文日期；一些法规生效或执行日期晚于成文日期的，则须在文末注明生效或执行日期。

除“决议”的成文日期以“题注”的形式放在标题下面并用圆括号括住外，其余文种的日期均写在发文机关名称的下面。成文日期应该用汉文数字书写，且年、月、日齐全。

（七）机关印章

机关印章跟发文机关、发文时间一起组成公文的生效标识系统。只有两种情况下的外发公文可不盖机关印章：一是需要人民群众广为知晓而采取登报、张贴等形式公布的公文；二是通过机要渠道下发并且有专门版头的公文。其余各种外发公文一律要加盖机关印章，否则视为无效。机关印章要求盖在发文机关名称和日期上，俗称“骑年盖月”。现在复印技术普遍应用，人们常常会将那些对己有用或与己有关的公文复印若干份备用，为了使复印件的日期清晰可见，公文盖章时就得注意，宜将印章下部无字、无图案的空白部分盖在年月日上。盖章是对公文正确无误和严肃负责的一种表现，因而要盖得端正清晰，不能歪斜或颠倒。

机关印章是由上级机关制发的，表示授予它以法定的职权。机关改换或启用新印章，上级机关要发改换或启用印章的通知给各有关单位，同时在《通知》末尾盖上蓝油印模，告知印章的式样，以便各单位了解、确认。

（八）发文范围

又称为阅读、传达范围。是指限定文件的发送范围和规定阅读对象。

发文范围是根据工作需要和保障机密安全两个方面确定的。标注发文范围的情况有二：一是党和国家的高级领导机关下发的某些特别重要的机密文件，需要在一定时期内限定阅读对象和传达范围；二是下属机关层次较多的机关，文件又不只发给下一级时。一般的决议、通知、通报等文件，以及通常的行政性、业务性文件，都不需要特别规定发文范围。下级机关对上级机关行文或平行机关相互行文，不能规定发文范围。

发文范围一般在成文日期左下方、主题词之上加圆括号注明，如“（此件发至××级）”或“（此件发至××级，传达到党内外群众）”，字体字号与正文相同。

三、版记部分

版记部分用于对公文的印发情况加以说明，是公文的附加部分，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数等。公函只有主题词、抄送机关和印刷份数三项。会议纪要改抄送为“分送”，以示不分机关大小和职务高低。

（一）主题词

主题词又称叙词，是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语，也是公文信息输入计算机中的一种信息符号。

标注主题词采用黑体字，—般三到五个，位置在公文版记部分横线之上，词与词之间空一格，不用标点符号。函、通报、会议纪要所标主题词，与抄报抄送栏之间不用横线隔开。

标注主题词，要注意三点：①不要任意生造主题词。如果任意生造主题词，将导致不能用计算机对文件进行主题检索，从而失去标引主题词的意义。②在标引地名，单位名时不要使用非主题词 表中的简称，如将“乌鲁木齐市”简称为“乌市”之类，这同样会导致不能用计算机对文件进行主题检索而使主题词的标引失去意义。⑧主题词的标引要准确、全面。所谓准确，是指标引的主题词能明确地表达公文的主题；所谓全面，是指标引的主题词能完整地表达公文的主要关节。例如：“××省人民政府关于做好粮油收购资金供应工作的通知”，主题词标为“粮食

油料

通知”就不能明确地表达主题，应标为“粮食

油料

收购

资金

通知”；“中共××市委关于×××等同志职务任免的通知”，主题词标为“市委

任职

通知”就不全面，漏掉了“免职”这一关节，应标为“市委

任免

通知”。

（二）抄送机关

抄送机关是指需要了解公文内容或者需要协助承办的机关。抄送机关位于主题词的下面，用横线与主题词隔开。

（三）印发机关、日期

印发机关是指负责印发公文的机关。一般说来，印发机关是发文机关的办公部门。印发日期指办公部门接稿后打印完成的日期。印发机关、日期位于抄送栏下，左端署印发机关的全称，右端署印发日期。如：“×××办公室××××年×月×日印”。若是翻印公文，则须分别在印发机关、印发日期栏下署明翻印机关的全称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期隔开。

（四）印刷份数

印刷份数是指该件公文的总印数，位置一般在印发机关及日期下一行的右端，写（印）作“共印××份”，用横线与印发机关及日期隔开。公函、会议纪要的印刷份数放在抄送或分送栏下一行的左端，不用横线隔开。翻印公文份数置于翻印机关及日期栏下一行的右端，用横线与翻印机关及日期隔开。

印刷份数是按分发范围包括上报、下发、抄送、留用、存档等计算出来的。印刷份数要计算准确，既不能少印，又不能多印。少印了不够发，多印了则造成浪费，又不便管理，还容易失密。

第二节

公文的格式

公文的格式是指公文的规格样式，亦即公文的外观形式。包括公文的纸张尺寸规格、书写形式和公文各内容项目的排列顺序、区域划分、字体字号等。通过对公文页面规格样式的统一设计、合理安排，使公文有一个庄重、鲜明、整齐、美观的外貌，给人以清新悦目之感，既方便阅读，又方便处理与保管。

一、公文的用纸和印装

《国家行政机关公文处理办法》第十二条对公文用纸和装订做出了明确规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。”

要特别说明的是，如果“附件”是图纸、表格等，无法使用A4型纸张，就要将过长、过宽的部分设法折叠起来，使之等于或小于A4型公文纸张。

公文根据纸质，可单面也可双面印刷。

公文用钉书机装订，一定要钉两处，且要间隔适当距离。

二、公文的排印

公文的文字从左到右横排。少数民族文字按其书写习惯排版。各部分项目选用固定的不同型号的字体排印。份号、密级、紧急程度采用三号黑体字印刷。

版头用醒目、整齐、庄重的大号仿宋长方字体套红印刷；联合行文的版头，可使用小初号宋体字套红印刷。

下面正中是发文字号和签发人，用四号宋体字印刷，发文字号与签发人之间空两个字的空间；平行文和下行文不标注签发人，则发文字号位于版头下正中位置。

再下面是一条红线，红线占一行；如果是党内文件，则红线中间缀以红五角星，红线也就以红五星为中心一分为二。红线下是公文标题。公文标题使用2号宋体，副标题使用3号宋体印刷。标题字数较多，分两行排列时，两行要上短下长或上长下短（排列成整齐的两行看上去显得呆板）。如果字数更多，则应考虑分三行排列，排成二短一长，或二长一短，或一短一长一短，或一长一短一长。

正文通常用4号宋体或仿宋体字印刷，两行之间应间隔一个字的距离，左右各留出约2cm的边白。

版记部分，主题词用3号黑体字印刷，其余各项用4号宋体字印刷。各页页面的天头（上）宜略大于地脚（下）。

第三节

公文的种类

由于分类的标准和依据不同，因而分出的公文种类也随之不同。

按其是否对外发送，我国现行公文大体上分为两大部分：一是对外发送的，即《国家行政机关公文处理办法》中确定的十三种公文，我们称之为“通用公文”，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等；二是机关内部系统使用、一般不对外发送的，我们称之为“常用公文”，包括调查报告、简报、大事记、计划、总结、章程、条例、规定、规则、细则等。下面我们就从不同的角度对上述公文进行适当的分类。

一、按特点、作用分

按照公文的特点和作用，可以将公文划分为指挥类公文、报请类公文、知照类公文、规范类公文、会议材料类公文、调研记录类公文、计划总结类公文等。

（1）指挥类公文，包括：命令（令）、批复、决定等。（2）报请类公文，包括：报告、请示。

（3）知照类公文，包括：公告、通告、通知、通报、函、意见等。（4）规章制度类公文，包括：章程、条例、规定、规则、细则等。（5）会议材料类公文，包括：议案、会议纪要等。

（6）调研记录类公文，包括：调查报告、简报、大事记等。（7）计划总结类公文，包括：计划、总结等。

二、按行文方向分

按照公文的行文方向，可以将公文分为上行文、下行文、平行文、不运行文。（1）上行文，指下级机关呈送给它所属的上级机关的公文。如：报告、请示等。

（2）下行文，指领导机关发送给下属机关的公文。如：命令、决定、批复、公告、通报等。（3）平行文，指同级机关或不相隶属（即没有领导或业务指导关系）的机关之间的来往公文。如：函、通告等。

（4）不运行文，指机关内部常用公文。如：总结、大事记等等。

三、按发送与处理的时间要求分

按照公文发送与处理的时间要求，可以将公文分为特急件、急件、平件三类。

四、按秘密程度分

按照公文的秘密程度，可以将公文分为绝密件、机密件、秘密件和普通文件四种。这里要注意的是，我们通常所讲的“内部文件”，是指机关内部常用公文，而不是指秘密公文。

上述四种公文分类法在秘书日常工作中经常使用，故略作介绍，至于其他一些分类法，如按作者性质分、按公文来源分等等，因过于琐细，实践意义不大，故此不再赘述。

第二篇：公文种类

决议适用于党的机关经过会议讨论通过的重大决策事项或重要工作事项，政府机关一

般不宜使用决议。

决定适用于党政机关对重要事项作出决策和部署、奖励有重大贡献的单位和人员、依

法惩处有严重错误的单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。党政 机关办公室一般不宜使用决定。

命令（令）适用于区政府公布规范性文件、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有卓

越贡献的单位和人员。党的机关和其他政府机关一般不宜使用命令（令）。

公报适用于公布重要决定或者重大事项。区级及以下党政机关不宜使用公报。 公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。区级及以下党政机关不宜使用公告。通告适用于政府机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。党的机关一般不宜使

用通告。

意见适用于党政机关就重要问题、重大事项提出指导性、原则性、建设性的见解和处

理办法。

通知适用于党政机关发布、传达要求下级机关和有关单位周知或执行的事项，印发本

机关公文、批转下级机关公文，转发上级、同级或不相隶属机关的公文。

通报适用于党政机关表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位和个人，批评违规违纪

事件，传达重要精神，告知重要情况。

报告适用于党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。

请示适用于党政机关向上级机关就重大问题、重要事项请求指示、批准。 批复适用于党政机关答复下级机关的请示事项。

议案适用于政府机关按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提

请审议事项。党的机关一般不宜使用议案。

函适用于党政机关与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答

复审批事项。

纪要适用于党政机关记载会议重要情况和议定事项。

备注：各级党政机关不得在《条例》规定的公文文种之外自立文种。需制定准则、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案的，应使用“通知”印发。

第三篇：公文种类格式

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。

从上所述可以看出以下一些问题：

一、行政机关公文13个文种，含有55个以上类型的行文体式。其中，每个类可以成为一种公文体式。个别的类型，还可形成多种体式。

二、文种虽然是法定的“种”，其文种定义的内容包含着“类”，这些类往往被人们所忽视，也就是争论不休的根本原因。对各类的表述，可以具体，可以抽象，也可简捷。如：《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》是具体称呼的表述，“批转下级机关公文的通知” 是抽象的表述，“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字，如“批转性通知”，这是因为文种定义是按“性质”来铨释的。这不同形式的表述是因使用的情况而定的，但“类”后应冠“文种”名称。

三、文种各“类”是写作的具体体式（格式）。各类具体体式含有“文种”的共性，也有着每“类”个性，在表述中不能笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”，写作中含有批语，如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言，其它类型的通知不一定有这一特性。又如“转发性通知”在执行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要求和受文单位的实际情况而定，是“遵照执行”或“参照执行”，或受文单位没有必要执行。而其它类型的通知不一定有这一特性。

对“类”的拟文，应是文秘人员及教授公文的教师把握的主体内容。因此，在熟之其“种”之后，更要熟知其“类”，包括这“类”的行文对象，所属范围，文体的特点，格式及每个环节应安排拟写的内容等等。

四、行政机关公文的范围要明确，它包括国家主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必须遵循其规范使用。但机关部门的专用文书不在此列。如公、检、法，财税等专用文书，那是机关部门专门的规定文书。也不包括企、事业单位使用的文书，企、事业单位是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包括中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种，那是因为他们的公文也有专门的规定。因此，行政机关公文中不能混用其它有关公文的文件及类型来拟文和举例等。

五、行政机关公文是一种规范性强的公文，不能把某些公文与行政机关公文相同文种的事务文书等同于行政机关公文。如部门开会写个通知、有事写个报告、请示等等，又不按行政机关公文运转，也不按行文规范各个环节的格式撰文，都应视为行政机关内的事务文书，不能表述为行政机关公文。

以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

”中山舰“是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

X X年x月X日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院

××××年×月×日

例文(会议通知)

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四

请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示

院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院工会

××××年×月×日

例文(事务性请示)

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示：

关于××××的请示

院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二条×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

第四篇：公文种类

公文种类

公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。

通 告

一、通告的概念

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。

（二）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。

（三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。

（四）通告不写抬头，无主送单位。

三、通告的种类

周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。

执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。

四、通告的写作格式

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。

正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。

署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。

通 知

一、通知的概念

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

二、通知的种类

印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。

指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。

事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。

三、通知的写作格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等

（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

报 告

一、报告的概念

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

二、报告的种类

综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

三、报告的写作格式

（一）综合性报告的写法

标题事由加文种，如《关于2003年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2003工作情况的报告》。

正文把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

（二）专题报告的写法

标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

（三）回复报告的写法

标题与前两种报告大体相同

正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

四、报告的写作要求

（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

通 报

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

三、通报的格式和写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。正文表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

请 示

一、请示的概念

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。

三、请示的写法

请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。

批准性请示内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。

批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将„„报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

呈转性请示，请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。

呈转性请示和呈转性报告的区别主要有两点：呈转性请示不但要求上级批转，而且一定要有复文。呈转性报告虽也要求上级批转，但不要求上级复文；呈转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法、措施；呈转性报告里要求批转的意见往往是较原则、较概括的政策性意见。

批准性请示和呈转性请示也有较大区别，不仅是要求目的上的区别，而且在执行范围上也有区别。批准性请示执行范围较窄，一般就是请示单位自己；呈转性请示执行范围较宽泛，往往不仅是请示者的本单位，而且还要包括其他很多有关单位共同执行。

呈转性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

请示理由和批准性请示的写法基本相同，只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些，由于这种请示批准转发后带有指导性，所以有时理由交待得要较详细，以期更加引起领导重视。

请示理由之后的过渡语和批准性请示相同。

请示内容，一般都是请示单位的设想和建议。因为比较复杂，提出请示事项和阐述说明道理两条，缺一不可。阐释道理时，可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法。呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明，较长者要分条分项来写。

请示结语，呈转性请示结语也要另起一行空两格书写。写法与批准性请示结尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。

在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。

批 复

一、批复的性质和特点

批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文，具有权威性、针对性和指示性等特点：

1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。

2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。

3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。

二、批复的写作

1、标题批复的标题有两点需要特别强调：

（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。

（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。

2、正文批复的正文一般由三个部分组成：

（1）引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于„„的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于„„问题的请示收悉”。

（2）主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。

（3）结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。

要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。

会议纪要

一、概念和特点

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

会议纪要有以下几个特点：

（一）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

(二)指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（三）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

二、分类

按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等。

办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。

专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。

三、写法

会议纪要一般分两大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

函

一、函的概念

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。

二、函的种类

函可分为公函与便函两种。

三、公函的写作格式

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

四、公函的写作要求

（一）要一函一事，切忌一函数事。

（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

会议记录方法

无论作何种记录，都要求记得快，要点要记的完全和，不能漏记少记。提高记录的效率的根本途径，是平时最好多做听写练习。例如几个人在一直起学习，可以由一个人读一段文章，大家听写；小组开会讨论，可以练习做记录。总之，有动笔的机会，不要轻易放过。这样经常锻炼，不断实践，就会耳灵手快，熟能生巧。但掌握一些辅助方法，对提高记录效率也是十分必要的，这里介绍几种辅助方法：

一、记录时来不及写的字，可以用一些符号或者简称来代替。例如：用“社”字代替社会主义，共产主义可以用“共”字代替，集体主义可以用“集”字代替等等；也可以在“社”、“共”、“集”等字后边加“——”符号，即成为“社——”.......，或者空三格（以便事后补上）。又如：基本建设可以写成“基建”，社会主义精神文明可以写成“社精”等等。

二、运用简化符号。如问题可以写成“门”字里边加个“T”字，资产阶级写成“次”字下面加个“及”字，阶级可以写成“阶”等等。

三、熟悉的地名、社名、队名、厂名、人名等可以只写名字的第一个字或简称，如上海可以写成“沪”，北京可以写成“京”。

四、报告人或发言人引用某本书上较长的话的时候，可以只记所引的第一句和最后一句，中间用“........”，但要注上所引的书名和页数，以便会后找原书查对补上。

五、数字可以写成阿拉伯数目字，百分比可以写%，遇到一连串数字时，可以列表记录。

六、如果有些字一时写不出，可以空些地位跳过去，事后再借别人的笔记来校对补充。

上述几种方法只是作记录的辅助方法，不论采用哪种方法，会议记录必须真实、准确。其中符号、简称、缩写、全体字等方法只能用在记录上，不允许在写作中借用以至滥用。

工作计划的结构

第一部分提出计划目标。要写明计划将达到的总的目标、要求，计划的指导思想，提示计划的轮廓和最核心的内容，有时还要说明制定计划的背景情况，概述前„时期工作的经验教训。这一部分相当于新闻中的“导语”，要高度概括、简明扼要。

第二部分写明工作安排。这是计划的主体部分。要围绕计划目标，展开说明各个方面工作的要求、任务，责任部门、单位和人员，时间、步骤、措施、方法以及时、物的保证。这一部分通常是分工作方面列出次标题，分别说明各工作方面的安排及其相互之间的联系。

第三部分执行要求。这是全文的结语。可根据计划写作的发展情况，或写明要求下级如何具体执行，或将工作事项中屑于思想性、政策性、倾向性的问题集中加以论述，或者照应目标提出切实的号召收束全文。

从语言表达而言，工作计划的用语一定要糟确、鲜明、深刻，不能含糊，以免使执行者感到摸棱两可或产生歧义。计划要写得简明通俗，明明白白，便于群众理解和执行计划；要用宜笔，忌用曲笔，更不要使用夸张一类的修辞手法。工作计划一般以下发执行为主(同时可—上报)，所以语气要肯定、坚决，以示领导的信心和决心，以此去影响、感染、教育群众为实现计划而奋斗。

第五篇：公文种类

一、公文的种类

党的机关公文的常用种类：

（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：用于对重要课题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。

（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：用于公开发布重要决策和或者重大事件。

（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）（十四）办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

（十五）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。

（十六）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

文种比较：

1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。

2文种独立性不同。法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。3功能相同或相似但使用文种不同。

4请示与报告的异同：

（1）共同点：行文方向一致；报送要求一样；签署形式一样。

（2）区别：行文目的不同；行文时限不同；结束语不同。